10.1. Formalización de la Contratación:
En atención a que el bien que se pretende adquirir es de simple y objetiva especificación, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 63 del Decreto Supremo N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, la relación contractual se formalizará mediante la emisión de la Orden de Compra y su posterior aceptación del adjudicatario.
Una vez tramitado el acto administrativo que adjudique la presente licitación, el Ministerio emitirá la(s) Orden(es) de Compra al respectivo contratista a través del Sistema de Información de Compras y Contratación de la Administración del Estado. Esta(s) Orden(es) de Compra deberá(n) ser aceptada por el respectivo contratista dentro del plazo de cuarenta y ocho (48) horas desde su envío a través del Sistema de Información de Compras y Contratación de la Administración del Estado.
10.2. Vigencia de la Contratación:
La contratación entrará en vigencia a contar de la total tramitación del acto administrativo que lo apruebe, y se extenderá hasta el cumplimiento íntegro de las obligaciones de las partes, la entrega del vehículo motorizado por parte del proveedor y posterior pago por parte del Ministerio.
Lo anterior, sin perjuicio de lo establecido en el numeral 9.6 de las presentes Bases Administrativas.
10.3. Cesión de la contratación:
El Contratista no podrá, en ningún caso, ceder o transferir en forma alguna, total o parcialmente, los derechos y obligaciones establecidas en la contratación. La infracción de esta prohibición dará derecho al Ministerio para poner término anticipado a la contratación, en forma inmediata. Lo anterior es sin perjuicio de la transferencia -que se pueda efectuar con arreglo a las normas del derecho común- de los documentos justificativos de los créditos que emanen de la respectiva contratación.
10.4 Documentos integrantes:
La relación contractual que se genere entre la entidad licitante y el adjudicatario se ceñirá a los siguientes documentos:
1) Bases de licitación y sus anexos.
2) Aclaraciones, respuestas y modificaciones a las Bases, si las hubiere.
3) Oferta.
4) Orden de compra.
Todos los documentos antes mencionados forman un todo integrado y se complementan recíprocamente, especialmente respecto de las obligaciones que aparezcan en uno u otro de los documentos señalados. Se deja constancia que se considerará el principio de preeminencia o estricta sujeción a las Bases.
10.5. Validez de la oferta:
Las ofertas tendrán una vigencia mínima desde su presentación hasta la emisión de la orden de compra. Si se lleva a cabo una readjudicación, este plazo se extenderá hasta la emisión de la respectiva orden de compra.
Las ofertas técnicas presentadas por los oferentes y los documentos asociados NO serán de propiedad del órgano comprador. Sólo serán de propiedad del órgano comprador la oferta técnica que haya sido adjudicada, así como todos los informes y reportes entregados bajo esta contratación.
10.6. Modificación de la contratación:
La contratación podrá modificarse, previo informe de la contraparte técnica que justifique dicha modificación, por alguna de las siguientes causales:
a) Por mutuo acuerdo de las partes.
b) Por exigirlo el interés público o la seguridad nacional.
Las modificaciones podrán efectuarse con la finalidad de lograr un mejor cumplimiento del objeto de la contratación o de salvar imprevistos ocurridos durante su ejecución, no imputables a los contratantes y que inciden en su normal desarrollo.
Las modificaciones introducidas podrán significar una variación del precio de la contratación, pudiendo aumentar o disminuir los productos adquiridos hasta en un 30% del monto del mismo, IVA incluido, siempre que exista disponibilidad presupuestaria para tales efectos.
Dichas modificaciones deberán ser aprobadas mediante el acto administrativo que corresponda, siempre que no implique una modificación sustancial al objeto de la contratación, que no vulneren el principio de estricta sujeción a las bases, ni de igualdad de los oferentes. El correspondiente acto administrativo se notificará al(los) Proveedor(es) por medio del portal www.mercadopublico.cl.
10.7. Responsabilidades y obligaciones del adjudicatario:
- Será responsabilidad del adjudicatario velar por mantenerse habilitado en el Registro de Proveedores.
- El adjudicatario liberará de toda responsabilidad a la entidad licitante en caso de acciones entabladas por terceros debido a transgresiones de derechos intelectuales, industriales, de patente, marca registrada y de diseños, como los indicados en la Ley N° 17.336 sobre Propiedad Intelectual.
- El proveedor será responsable, en forma exclusiva, y sin que la enumeración sea taxativa, del pago oportuno de las remuneraciones, honorarios, indemnizaciones, desahucios, gratificaciones, gastos de movilización, beneficios y, en general, de toda suma de dinero que, por cualquier concepto, deba pagar a sus trabajadores.
- Las reuniones que se soliciten durante la ejecución de la contratación deberán ser requeridas por la persona debidamente autorizada por el adjudicatario, lo que deberá documentarse fehacientemente.
- Suministrar los productos licitados que le fueron adjudicados en los plazos comprometidos según su oferta adjudicada y cumpliendo con las especificaciones técnicas correspondientes establecidas en estas bases de licitación.
- Responder y gestionar, según corresponda, todos los casos de reclamos y/o consultas reportadas por la entidad licitante en un plazo máximo de 2 días hábiles, contado desde su notificación.
10.8. Gastos, derechos e impuestos:
Todos los gastos, así como los impuestos que se generen o produzcan por causa o con ocasión de esta contratación, tales como los gastos notariales de celebración de contratos y/o cualesquiera otros que se originen en el cumplimiento de obligaciones que, según las Bases, ha contraído el proveedor adjudicado, serán de cargo exclusivo de éste, salvo que la regulación específica de tales gastos o impuestos disponga otra cosa.
10.9. Término anticipado:
El Ministerio está facultado para poner término a la contratación por resolución fundada, en cualquier momento, y sin derecho a indemnización alguna para el adjudicado, si concurre alguna de las causales que se señalan a continuación:
- Por incumplimiento grave de las obligaciones contraídas por el proveedor adjudicado, siempre que sea imputable a éste. Se entenderá por incumplimiento grave la no ejecución o la ejecución parcial por parte del adjudicatario de las obligaciones contractuales, descritas en las presentes Bases, sin que exista alguna causal que le exima de responsabilidad, y cuando dicho incumplimiento le genere a la entidad licitante perjuicio en el cumplimiento de sus funciones.
- Si el adjudicado se encuentra en estado de notoria insolvencia o fuere declarado deudor en un procedimiento concursal de liquidación, a menos que se mejoren las cauciones entregadas o las existentes sean suficientes para garantizar el cumplimiento de la contratación.
- Por exigirlo el interés público o la seguridad nacional.
- Registrar saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, a la mitad del período de ejecución de la contratación, con un máximo de seis meses.
- Si se disuelve la empresa o la unión temporal de proveedores adjudicada.
- Si el adjudicatario, sus representantes o el personal dependiente de aquél, no actuaren éticamente durante la ejecución de la respectiva contratación, o propiciaren prácticas corruptas, tales como:
- Dar u ofrecer obsequios, regalías u ofertas especiales al personal de la entidad licitante, que pudiere implicar un conflicto de intereses, presente o futuro, entre el respectivo adjudicatario y la entidad licitante.
- Dar u ofrecer cualquier cosa de valor con el fin de influenciar la actuación de un funcionario público durante la relación contractual objeto de la presente licitación.
- Tergiversar hechos, con el fin de influenciar decisiones de la entidad licitante.
- En caso de que el incumplimiento por atraso en la entrega, entrega parcial o por rechazo.
- Por incumplimiento de obligaciones de confidencialidad establecidas en las presentes Bases.
- En caso de ser el adjudicatario de una Unión Temporal de Proveedores (UTP) y concurra alguna de las siguientes circunstancias:
- Inhabilidad sobreviniente de uno de los integrantes de la UTP en el Registro de Proveedores, que signifique que la UTP no pueda continuar ejecutando la contratación con los restantes miembros en los mismos términos adjudicados.
- De constatarse que los integrantes de la UTP constituyeron dicha figura con el objeto de vulnerar la libre competencia. En este caso, deberán remitirse los antecedentes pertinentes a la Fiscalía Nacional Económica.
- Retiro de algún integrante de la UTP que hubiere reunido una o más características objeto de la evaluación de la oferta.
- Cuando el número de integrantes de una UTP sea inferior a dos y dicha circunstancia ocurre durante la ejecución del contrato.
- Disolución de la UTP.
- Por incumplimiento de la cláusula de Confidencialidad.
De concurrir cualquiera de las causales antes señaladas, excepto la del numeral 3), además del término anticipado, se procederá al cobro de la garantía de fiel cumplimiento de la contratación, si se hubiere exigido dicha caución en las Bases.
Resuelto el término anticipado, no operará indemnización alguna para el adjudicatario, debiendo la entidad licitante concurrir al pago de las obligaciones ya cumplidas que se encontraren insolutas a la fecha.
Resciliación o término de mutuo acuerdo
No obstante, lo anterior, el Ministerio y el respectivo adjudicatario podrán poner término a la contratación en cualquier momento, de común acuerdo, sin constituir una medida por incumplimiento. En este caso, no aplicará el cobro de la garantía de fiel cumplimiento.
10.10. Procedimiento para la aplicación de sanciones por incumplimiento:
Para poner término anticipado a la contratación, el Ministerio deberá notificar de ello al Contratista mediante carta de la Subsecretaria, acompañando a dicha comunicación un informe suscrito por la Contraparte Técnica, donde se dé cuenta detallada de los hechos en que se funda la decisión adoptada.
La notificación de lo anterior se efectuará mediante correo electrónico dirigido al Ejecutivo de cada Contratista, que sea indicado al momento de la presentación de los antecedentes legales y administrativos para ser contratado, entendiéndose notificado a contar de su recepción.
Una vez notificado, el Contratista tendrá un plazo de diez días hábiles para formular sus descargos ante la Subsecretaria, quien resolverá dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha en que los descargos sean ingresados a través de la Oficina de Partes del Ministerio si existe o no incumplimiento contractual susceptible de ser sancionado. De no formularse reparos a la decisión o en caso de que el Contratista se allanare expresamente, la sanción deberá aplicarse mediante resolución de la Subsecretaria, la que podrá ser impugnada conforme a lo establecido en la Ley N° 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado.
Se entenderá que el(los) Contratista(s) está en mora por el incumplimiento de los plazos establecidos cuando aquél no haya cumplido cualquiera de las obligaciones pactadas, para lo cual no será necesario requerimiento judicial previo.
10.11. Del Pago:
El Ministerio se obligará a pagar el precio fijado en la respectiva orden de compra contra la entrega de un documento emitido por el proveedor y remitido a la Contraparte Técnica, que certifique la entrega del vehículo motorizado. En razón a la validación de la entrega de lo indicado anteriormente, si el producto recibido estuviera correcto, se validará este acto mediante la entrega del Certificado de Conformidad al Área de Bienes y Servicios de la División de Administración General del Ministerio, quienes a su vez solicitarán la emisión de la factura al proveedor para proceder a gestionar el pago correspondiente.
El pago será efectuado dentro de los 30 días corridos siguientes, contados desde la recepción conforme del producto adquirido y la aceptación de la factura respectiva, salvo las excepciones indicadas en el artículo 79 bis del Reglamento de la Ley N° 19.886.
El pago de los productos será en pesos chilenos. Cuando el resultado del monto a facturar sea un número con decimales, se redondeará al número entero siguiente en caso de que la primera cifra decimal sea igual o superior a 5. En caso contrario, el monto deberá ser redondeado al número entero anterior.
El adjudicatario deberá adjuntar a la factura la respectiva orden de compra para el trámite de pago.
Para iniciar el procedimiento de pago, el proveedor emitirá el respectivo documento tributario electrónico, en adelante e indistintamente “DTE”, el que deberá contener el número de la orden de compra respectiva, dentro del Campo N° 801 (dispuesto para ingresar el número de orden compra), como requisito del nuevo sistema de gestión de documentos tributarios electrónico. Luego, el proveedor deberá enviar el DTE, en formato XML, al Servicio de Impuestos Internos, de manera que se capture la orden de compra y sea factible proseguir con el proceso de pago centralizado.
Posteriormente, el proveedor deberá enviar el DTE, a la casilla de intercambio segpresrecepcion@custodium.com. En caso de que no se haya adjuntado el archivo en formato XML, no se haya citado la orden de compra o se haya enviado a una casilla distinta a la anterior, la plataforma procederá a su rechazo en forma automática transcurridas 48 horas, contadas desde la ocurrencia de alguno de las tres circunstancias anteriores.
En caso de que se rechace un DTE, el proveedor deberá contactarse con la contraparte técnica ministerial, con el objeto de reiniciar el proceso de facturación.
Para efectos del pago, el proveedor adjudicado deberá adjuntar a la factura, la respectiva orden de compra, la recepción conforme emitida por la entidad compradora, el Certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales (Ley de Subcontratación) de la Dirección del Trabajo, que indique que no registra saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores, y en caso de que corresponda, un informe de aplicación de multas.
10.12. Confidencialidad de la información o política de privacidad:
El adjudicatario declara conocer y aceptar la Política de Seguridad de la Información del Ministerio y se obligará en forma irrevocable a que toda información que éste le proporcione o le suministre con motivo de la contratación tendrá el carácter de confidencial, cualquiera sea la forma o formato a través del cual se exprese dicha información, sea que se contenga en documentos, memorandos, escritos de otra naturaleza, discos, cintas, pendrives, archivos computacionales o en cualquiera otra forma.
El adjudicatario sólo utilizará la Información Confidencial con el fin de alcanzar los objetivos de la contratación y no divulgará, publicará ni permitirá la publicación de todo o parte de ella.
Al momento de la terminación, por cualquier causa, de la contratación, el adjudicatario deberá restituir, según lo indique el Ministerio, la Información Confidencial y toda copia, resumen o extracto de esta, contenida en cualquier documento de trabajo, memorandos u otros escritos, dispositivos de almacenamiento externo o archivos computacionales, sin retener copias, resúmenes o extractos de la misma, en ninguna forma.
En el evento que por orden judicial o de autoridad competente, el adjudicatario se viere obligado a divulgar todo o parte de la Información Confidencial, deberá notificar previamente y de inmediato esta circunstancia al Ministerio.
La divulgación, por cualquier medio, de la totalidad o parte de la información referida por parte del proveedor durante la vigencia de la contratación o después de su finalización sin la aprobación de la Contraparte Técnica, dará lugar al Ministerio a entablar las acciones judiciales que correspondan contra el proveedor.
10.13. Seguridad de la información:
El adjudicatario deberá adoptar todas las medidas técnicas y organizativas de seguridad que sean precisas para efectos de evitar que la información sea accedida por terceros no autorizados, o esta se extravíe o dañe.
Asimismo, para efectos de claridad, se deja expresa constancia que el adjudicatario deberá adoptar las medidas de respaldo de la información que impidan que ésta se pierda como consecuencia de alguna contingencia que afecte sus sistemas informáticos.
En el tratamiento de los datos, el adjudicatario deberá exigir a sus dependientes el más alto estándar de confidencialidad respecto de los mismos, siendo de su cuenta y riesgo la responsabilidad que se genere como consecuencia de su divulgación por parte de las personas que trabajen con ellos. Por otra parte, en el desarrollo de los servicios, se deberá dar estricto cumplimiento a las obligaciones que establece la Ley N° 19.628, sobre Protección de Datos de Carácter Personal.
10.14. Propiedad de la información:
La entidad licitante será la titular de todos los datos de transacciones, bitácoras (logs), parámetros, documentos electrónicos y archivos adjuntos y, en general, de las bases de datos y de toda información contenida en la infraestructura física y tecnológica que le suministre el proveedor contratado y que se genere en virtud de la ejecución contractual de la presente licitación.
El proveedor no podrá utilizar la información indicada en el párrafo anterior, durante la ejecución de la contratación ni con posterioridad al término de su vigencia, sin autorización escrita de la entidad licitante. Por tal motivo, una vez que el proveedor entregue dicha información a la entidad o al finalizar la relación contractual, deberá borrarla de sus registros lógicos y físicos.
10.15. Pacto de integridad:
El oferente declara que, por el sólo hecho de participar en la presente licitación, acepta expresamente el presente pacto de integridad, obligándose a cumplir con todas y cada una de las estipulaciones contenidas el mismo, sin perjuicio de las que se señalen en el resto de las bases de licitación y demás documentos integrantes. Especialmente, el oferente acepta el suministrar toda la información y documentación que sea considerada necesaria y exigida de acuerdo con las presentes bases de licitación, asumiendo expresamente los siguientes compromisos:
- El oferente se compromete a respetar los derechos fundamentales de sus trabajadores, entendiéndose por éstos los consagrados en la Constitución Política de la República en su artículo 19, números 1º, 4º, 5º, 6º, 12º, y 16º, en conformidad al artículo 485 del Código del Trabajo. Asimismo, el oferente se compromete a respetar los derechos humanos, lo que significa que debe evitar dar lugar o contribuir a efectos adversos en los derechos humanos mediante sus actividades, productos o servicios, y subsanar esos efectos cuando se produzcan, de acuerdo con los Principios Rectores de Derechos Humanos y Empresas de Naciones Unidas.
- El oferente se obliga a no ofrecer ni conceder, ni intentar ofrecer o conceder, sobornos, regalos, premios, dádivas o pagos, cualquiera fuese su tipo, naturaleza y/o monto, a ningún funcionario público en relación con su oferta, con el proceso de licitación pública, ni con la ejecución de el o los contratos que eventualmente se deriven de la misma, ni tampoco a ofrecerlas o concederlas a terceras personas que pudiesen influir directa o indirectamente en el proceso licitatorio, en su toma de decisiones o en la posterior adjudicación y ejecución del o los contratos que de ello se deriven.
- El oferente se obliga a no intentar ni efectuar acuerdos o realizar negociaciones, actos o conductas que tengan por objeto influir o afectar de cualquier forma la libre competencia, cualquiera fuese la conducta o acto específico, y especialmente, aquellos acuerdos, negociaciones, actos o conductas de tipo o naturaleza colusiva, en cualquiera de sus tipos o formas.
- El oferente se obliga a revisar y verificar toda la información y documentación, que deba presentar para efectos del presente proceso licitatorio, tomando todas las medidas que sean necesarias para asegurar su veracidad, integridad, legalidad, consistencia, precisión y vigencia.
- El oferente se obliga a ajustar su actuar y cumplir con los principios de legalidad, probidad y transparencia en el presente proceso licitatorio.
- El oferente manifiesta, garantiza y acepta que conoce y respetará las reglas y condiciones establecidas en las bases de licitación, sus documentos integrantes y él o los contratos que de ellos se derivase.
- El oferente reconoce y declara que la oferta presentada en el proceso licitatorio es una propuesta seria, con información fidedigna y en términos técnicos y económicos ajustados a la realidad, que aseguren la posibilidad de cumplir con la misma en las condiciones y oportunidad ofertadas.
El oferente se obliga a tomar todas las medidas que fuesen necesarias para que las obligaciones anteriormente señaladas sean asumidas y cabalmente cumplidas por sus empleados, dependientes, asesores y/o agentes y, en general, todas las personas con que éste o éstos se relacionen directa o indirectamente en virtud o como efecto de la presente licitación, incluidos sus subcontratistas, haciéndose plenamente responsable de las consecuencias de su infracción, sin perjuicio de las responsabilidades individuales que también procediesen y/o fuesen determinadas por los organismos correspondientes.
10.16. Contraparte Técnica Ministerial y Administrador de la Contratación:
Contraparte Técnica Ministerial:
Ejercerá la labor de Contraparte Técnica de la contratación Abel Labraña Baeza, profesional de la División de Administración General del Ministerio, correo electrónico alabrana@minsegpres.gob.cl, o la persona que su jefatura designe en su reemplazo. Serán funciones de la Contraparte Técnica las siguientes:
a. Dirigir, supervisar y controlar la entrega de los equipos y accesorios requeridos, velando por el estricto cumplimiento de los pactado en la(s) Orden(es) Compra y en la(s) oferta(s) técnica(s) adjudicada(s).
b. Recibir conforme la recepción y validación de los equipos y accesorios requeridos.
c. Requerir la aplicación de garantía de los productos en los casos que corresponda.
d. Requerir la aplicación de multas en los casos que corresponda.
e. Requerir modificación de la contratación si corresponde.
- Todas aquellas que sean necesarias para la correcta ejecución de la contratación.
Administrador de la Contratación:
Ejercerá la labor de Administrador de la contratación, Lorenzo Vargas Salgado, el Analista del Área de compras y contrataciones de la División de Administración General de este Ministerio, correo electrónico lvargas@minsegpres.gob.cl, o la persona que su jefatura designe en su reemplazo, quien tendrá las siguientes funciones:
a. Validar la(s) factura(s), según la conformidad y validación de los equipos y accesorios, emitida por la contraparte técnica.
b. Aclarar y orientar respecto del desarrollo de la contratación.
c. Supervisar el cumplimiento de los plazos de la misma.
d. Todas aquellas que sean necesarias para el correcto desempeño de la contratación.
10.17. Ejecutivo del Contratista:
a. El adjudicatario deberá designar a un ejecutivo, quien será su representante permanente ante el Ministerio.
b. Este ejecutivo deberá estar fácilmente disponible para una comunicación rápida con la Contraparte Técnica del Ministerio. Lo anterior, sin perjuicio de la participación de la persona natural, del representante legal en el caso de las personas jurídicas o del representante o apoderado de la unión temporal de proveedores, cuando ella sea requerida.
c. La designación se deberá comunicar al momento de la presentación de los antecedentes legales y administrativos para ser contratado, indicando una casilla de correo electrónico y un número telefónico fijo y/o celular de contacto de la persona nombrada.
d. A este ejecutivo le corresponderá, principalmente:
d.1. Representar al contratista en la discusión de las materias relacionadas con la ejecución de la contratación.
d.2. Coordinar las acciones que sean pertinentes para la ejecución de la materia de la presente licitación.
d.3. Entregar toda la información pertinente requerida por el Ministerio.
d.4. Acudir a las citaciones realizadas por la Contraparte Técnica o el Administrador de la Contratación del Ministerio.
d.5. Dar respuesta a las consultas efectuadas por la Contraparte Técnica o el Administrador de la contratación del Ministerio.
d.6. Las demás que le encomienden las presentes bases de licitación.
En caso de ser necesario su reemplazo, el contratista deberá comunicar dicha situación por correo electrónico, a la Contraparte Técnica y Administrador de la Contratación del Ministerio.
Asimismo, el Ministerio podrá solicitar el cambio del ejecutivo nombrado por el adjudicatario por motivos fundados, mediante correo electrónico de la Contraparte Técnica. El adjudicatario tendrá el plazo de tres (03) días corridos para efectuar sus descargos, de los que conocerá la Contraparte Técnica, quien definirá finalmente si se ratifica la solicitud. En caso de que el adjudicatario no efectúe descargos o la Contraparte Técnica ratificase la solicitud de cambio del ejecutivo del adjudicatario, éste último tendrá el plazo de siete (07) días corridos a partir de la comunicación, para hacerlo efectivo.