BASES TÉCNICAS |
BASES TÉCNICAS
LICITACIÓN PÚBLICA
CONVENIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO PARA REFRIGERADORES
HOSPITAL EL CARMEN DR. LUIS VALENTÍN FERRADA
ID: 1057472-7-LQ23
1. DISPOSICIONES GENERALES
Las presentes bases técnicas, forman parte de los antecedentes necesarios para la licitación pública del CONVENIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO PARA REFRIGERADORES para el apoyo técnico de los servicios clínicos, perteneciente al Hospital El Carmen Dr. Luis Valentín Ferrada.
1.1 OBJETIVO DE LA LICITACIÓN
El Hospital El Carmen Dr. Luis Valentín Ferrada, requiere la contratación del CONVENIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO PARA REFRIGERADORES en el establecimiento, de acuerdo con las condiciones establecidas en las presentes bases administrativas, técnicas y sus Anexos.
El fin de brindar mantenimiento al equipo médico, es preservar su estado óptimo de funcionamiento garantizando su confiabilidad, seguridad y la eliminación de tiempos muertos, de manera que se prevengan riesgos hacia los pacientes, usuarios e incremente la productividad y calidad del servicio de atención a la salud que se brinda.
Al hablar de mantenimiento de equipos médicos se considerarán tres aspectos:
- Técnico, para mantener un funcionamiento adecuado del equipamiento médico.
- Económico, para que se realice dentro de los límites de costo estimados.
- Legal, para cubrir a la Unidad Médica de responsabilidades relacionadas con accidentes o mal funcionamiento de la tecnología.
En el aspecto técnico, se evaluará la oferta que cumpla con los requisitos señalados en las bases, la idoneidad y calidad técnica del oferente, de acuerdo con los criterios de evaluación propuestos, con la intención de asegurar que el adjudicatario se ajuste a los requisitos que el “Hospital Clínico Metropolitano El Carmen Dr. Luis Valentín Ferrada” ha especificado para la ejecución del contrato licitado.
En el aspecto económico se espera recibir ofertas ventajosas dentro de los precios de mercado, factor que también será evaluado.
1.2.- GLOSARIO TÉCNICO
Especificaciones Técnicas: Es aquel conjunto de características técnicas que deberá cumplir el equipo, equipamiento y/o servicio en licitación a entregar por el proveedor
Ficha Técnica: Anexo Nº4 puesto a disposición de los proveedores, en formato Word, a través del Portal Mercado Público, que contiene las características particulares que deberá cumplir el equipo/equipamiento y/o servicio, incluyendo normas vigentes aplicables a los distintos modelos, referido a la calidad de materiales y pruebas de control.
Fabricante: La persona física o jurídica responsable del diseño, fabricación, acondicionamiento y etiquetado de un producto sanitario con vistas a la puesta en el mercado de éste en su propio nombre, independientemente de que estas operaciones sean efectuadas por esta misma persona o por un tercero por cuenta de aquella.
Servicio Técnico: Organización técnica capacitada profesionalmente para la realización de mantenimiento preventivo y correctivo del equipo y/o equipamiento, como también el soporte técnico en las instalaciones y puesta en marcha.
Proveedor (o contratista): Persona natural o jurídica, que adquiere el compromiso de suministrar los bienes o servicios adjudicados por la entidad compradora, en las condiciones establecidas en las presentes bases
Usuario: Establecimiento de salud, profesional, cuidador o paciente que utilice los equipos/equipamiento o se dedique a su mantenimiento.
Asistencia técnica: Conjunto de operaciones necesarias para que un producto sanitario se utilice y mantenga el funcionamiento conforme a las especificaciones del fabricante durante su periodo de vida útil. Estas operaciones comprenden la instalación del equipo, el mantenimiento preventivo mediante la realización de las revisiones periódicas y los controles de seguridad dispuestos por el fabricante, así́ como el mantenimiento correctivo mediante la realización de las reparaciones, ajustes, verificaciones y/o calibraciones necesarias para su correcto funcionamiento. Todas las operaciones deben ir encaminadas a la utilización del producto según su finalidad prevista.
Mantención Correctiva: Corresponde al mantenimiento que surge por la necesaria detención del equipo y/o equipamiento, debido a falla de algún componente. Tiene como objetivo principal, restablecer de forma total, todos los parámetros iniciales de funcionamiento del equipo y/o equipamiento.
Mantención Preventiva: Conjunto de acciones técnicas que se realizan para el cuidado e inspección sistemática de un equipo/equipamiento, debido al cumplimiento de un periodo de funcionamiento apropiado según el fabricante, destinado a la conservación de estos mediante realización de revisiones, con el fin de evitar y detectar fallas menores antes de que se conviertan en mayores.
Evento adverso: Acontecimiento que produce una lesión o daño al paciente (o usuario) en forma de incapacidad o muerte, relacionado con el proceso asistencial y no con la enfermedad subyacente.
Uso inadecuado: Acción u omisión por parte del operador o usuario de un producto sanitario como resultado de una conducta fuera de lo previsto por el fabricante en su control de riesgos.
Tiempo de respuesta telefónico: Lapso de tiempo que transcurre entre que un usuario hace una petición (vía electrónica e-mail o telefónica) y la respuesta por parte del proveedor.
Tiempo de respuesta en terreno: Lapso de tiempo que transcurre entre que un usuario hace una petición (vía electrónica e-mail o telefónica) y la asistencia técnica en terreno por parte del proveedor.
Visita para diagnóstico: Asistencia a terreno por parte del proveedor, que tiene el fin de recabar datos para analizarlos e interpretarlos, lo que permite evaluar una condición atribuible (por lo general de falla o desperfecto) al equipo/equipamiento.
Mano de Obra: Es el esfuerzo humano requerido para realizar las labores de producción. Para esta licitación, se utilizará esta definición asociada al esfuerzo humano requerido para labores de mantención preventiva o correctiva (entendiéndose incluida en ella las horas de trabajo, traslado, colación, etc.).
Repuestos: Pieza que se utiliza para reemplazar las originales en un equipo/equipamiento médico, que debido a su uso diario han sufrido deterioro o una avería.
Accesorios: Un artículo destinado específicamente por el fabricante a ser utilizado de forma conjunta con un producto para que este último pueda utilizarse de conformidad con la finalidad prevista para el producto por su fabricante.
Calibración: Proceso para determinar la precisión de un dispositivo comparándolo con un estándar conocido. El dispositivo es ajustado con el estándar dentro de una tolerancia. Pequeños ajustes para cumplir con la precisión especificada está considerado parte del proceso de calibración. Un ajuste mayor o cambio de partes del equipo está considerado como una reparación y no es parte del proceso de calibración.
Certificación: Procedimiento mediante el cual el fabricante y/o el proveedor da una garantía por escrito, de que un equipo/equipamiento, un proceso o una prestación está conforme a los estándares y requisitos especificados.
Kit de mantenimiento: Conjunto de partes, piezas, u accesorios que se reemplazan en un mantenimiento, de acuerdo con una periodicidad recomendada por el fabricante.
Consumibles (elementos fungibles): Cualquier material, componente, accesorio u equipo destinado para un solo uso.
Back up (Equipo en reemplazo): Se define como el equipo que se utilizará como reemplazo a uno existente en el presente convenio. Las especificaciones técnicas del backup, deben ser de iguales o superiores características al equipo que queda inoperativo por concepto de mantenimiento correctivo o que requiere soporte para la correcta ejecución de mantenimientos preventivos.
Uptime: Se define como la disponibilidad del equipo funcionando correctamente, realizando todas las funciones para la cual el equipo fue diseñado, cumpliendo con su aplicación clínica en su totalidad.
Horario hábil: Horario entre las 08:00 am hasta las 18:00 pm de lunes a viernes
Horario inhábil: Horario entre las 18:01 pm hasta las 7:59 am de lunes a viernes. Sábados, domingos y festivos, todo el día.
2.- DESCRIPCIÓN DE LOS EQUIPOS
La contratación involucrará el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo para los siguientes equipos:
Ítem Servicio Cantidad de Equipos Cantidad de Mant. Preventivo Anual por Equipo
1 Servicio de Mantenimiento preventivo y correctivo de Refrigeradores, marca Desmon Scientific. 33 2
2 Servicio de Mantenimiento preventivo y correctivo de Refrigeradores, marca Haier. 6 2
3 Servicio de Mantenimiento preventivo y correctivo de Refrigeradores, marca Asber. 3 2
4 Servicio de Mantenimiento preventivo y correctivo de Refrigeradores, marca Panasonic Sanyo. 2 2
5 Servicio de Mantenimiento preventivo y correctivo de Refrigeradores, marca Smeg. 1 2
6 Servicio de Mantenimiento preventivo y correctivo de Refrigeradores, marca Mimet. 1 2
7 Servicio de Mantenimiento preventivo y correctivo de Refrigeradores No Clínicos, marca Varios. 25 2
Ítem # Unidad o Servicio Clínico Nombre Equipo Marca Modelo Serie Cantidad Equipos Cantidad de Mant Preventivo Anual.
1 Medicina Transfusional Refrigerador Desmon Scientific DS-AF140E FF1045DSK0912 1 2
2 Medicina Transfusional Refrigerador Desmon Scientific DS-FS15E FF1046DSK0912 1 2
3 Medicina Transfusional Refrigerador Desmon Scientific DS-GM14GB/I 12POP041090 1 2
4 Medicina Transfusional Refrigerador Desmon Scientific DS-SB10V FF1047DSK0912 1 2
5 Laboratorio Refrigerador Doble Puerta con Termómetro 300-450 Lts. Desmon Scientific DS-SM40GB/I 121POP041103 1 2
6 Laboratorio Refrigerador Doble Puerta con Termómetro 300-450 Lts. Desmon Scientific DS-SM40GB/I 121POP041096 1 2
7 Laboratorio Refrigerador Doble Puerta con Termómetro 300-450 Lts. Desmon Scientific DS-SM40GB/I 121POP041099 1 2
8 Pediatría Refrigerador con Termómetro 60 Lts Desmon Scientific DS-SB10V FF1055DSK0912 1 2
9 Nefrología y Diálisis Refrigerador Doble Puerta con Termómetro 300-450 Lts. Desmon Scientific DS-SM40GB/I 121POP041104 1 2
10 Medicina Refrigerador con Termómetro 60 Lts Desmon Scientific DS-SB10V FF1058DSK0912 1 2
11 Medicina Refrigerador con Termómetro 60 Lts Desmon Scientific DS-SB10V FF1057DSK0912 1 2
12 Medicina Refrigerador con Termómetro 60 Lts Desmon Scientific DS-SB10V FF1050DSK0912 1 2
13 Alto Riesgo Obstétrico Refrigerador con Termómetro 60 Lts Desmon Scientific DS-SB10V FF1059DSK0912 1 2
14 Neonatología y UPC Neonatal Refrigerador con Termómetro 60 Lts Desmon Scientific DS-SB10V FF1048DSK0912 1 2
15 Farmacia Refrigerador Doble Puerta de Vidrio Desmon Scientific DS-GM14GB/I 12POP041094 1 2
16 Farmacia Refrigerador Doble Puerta de Vidrio Desmon Scientific DS-GM14GB/I 12POP041092 1 2
17 Farmacia Refrigerador Doble Puerta de Vidrio Desmon Scientific DS-GM14GB/I 12POP041091 1 2
18 Farmacia Refrigerador Doble Puerta con Termómetro 300-450 Lts. Desmon Scientific DS-SM40GB/I 121POP041105 1 2
19 Farmacia Refrigerador Doble Puerta de Vidrio Desmon Scientific DS-GM14GB/I 12POP041095 1 2
20 Ingeniería Biomédica Refrigerador Doble Puerta con Termómetro 300-450 Lts. Desmon Scientific DS-SM40GB/I 121POP041102 1 2
21 Neonatología y UPC Neonatal Refrigerador Doble Puerta con Termómetro 300-450 Lts. Desmon Scientific DS-SM40GB/I 121POP041098 1 2
22 UPC Adulto Refrigerador con Termómetro 60 Lts Desmon Scientific DS-SB10V FF1052DSK0912 1 2
23 UPC Pediátrica Refrigerador con Termómetro 60 Lts Desmon Scientific DS-SB10V FF1056DSK0912 1 2
24 Emergencia Adulto Refrigerador con Termómetro 60 Lts Desmon Scientific DS-SB10V FF1051DSK0912 1 2
25 Emergencia Infantil Refrigerador con Termómetro 60 Lts Desmon Scientific DS-SB10V FF1053DSK0912 1 2
26 Nutrición Refrigerador Doble Puerta de Vidrio Desmon Scientific DS-GM14GB/I 12POP041093 1 2
27 Nutrición Refrigerador Doble Puerta con Termómetro 300-450 Lts. Desmon Scientific DS-SM40GB/I 121POP041097 1 2
28 Nutrición Refrigerador Doble Puerta con Termómetro 300-450 Lts. Desmon Scientific DS-SM40GB/I 121POP041100 1 2
29 Medicina Transfusional Congelador -30°C Desmon Scientific DS-CV6 CO0609DSK0317 1 2
30 Pabellón Central Refrigerador Doble Puerta con Termómetro 300-450 Lts. Desmon Scientific DS-SM40GB/I 121POP041101 1 2
31 Pabellón Central Refrigerador con Termómetro 60 Lts Desmon Scientific DS-SB10V FF1049DSK0912 1 2
32 Laboratorio Freezer -80 Desmon Scientific DS-K568PL 72928 1 2
33 Nutrición Abatidor de Temperatura con una Puerta Desmon Scientific GB-7 11POP067363 1 2
34 Laboratorio Congelador de 500 litros, de -40°C a -80°C HAIER DW-862578 BE0HHGH00QEF820001 1 2
35 Imagenología Refrigerador Medicamentos 118 Lts HAIER HYC118A BE069DE0N00QEEBU003 1 2
36 Gestión de Bodegas Refrigerador para Medicamentos HAIER HYC-360 B2D9J0019 1 2
37 Gestión de Bodegas Refrigerador para Medicamentos HAIER HYC-360 B2D9J0026 1 2
38 Medicina Transfusional Congelador -30°C HAIER DW-40L420F BEOH21G1TOOQJH4PXFP2 1 2
39 Sala de Atención Integral del Parto Refrigerador Haier HYC-68A BE069TE0NOOQEM790055 1 2
40 Neonatología y UPC Neonatal Congelador Vertical de 1 Puerta Asber AF05G S/S 1 2
41 Ingeniería Biomédica Congelador Vertical de 1 Puerta Asber AF05G S/S 1 2
42 Ingeniería Biomédica Refrigerador Vertical de 1 Puerta Asber AS05G S/S 1 2
43 Anatomía Patológica Refrigerador Clínico 340 Lts PANASONIC SANYO KM-RS34A1A 14090242 1 2
44 Emergencia Adulto Refrigerador Clínico 340 Lts PANASONIC SANYO KM-RS34A1A 13100826 1 2
45 Laboratorio Refrigerador 1400 lts SMEG FV140G2 4050900021 1 2
46 Laboratorio Refrigerador Clínico Mimet CODER 2P 1356629 1 2
47 Varios Refrigerador No Clínico Varios Varios 25 Unidades 25 2
3- OBLIGACIONES DEL PROVEEDOR
a) Desde la fecha de vigencia del contrato, el proveedor asumirá la obligación de efectuar el SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE REFRIGERADORES en los plazos ofertados, en los tiempos necesarios y espacios dispuestos en las dependencias del Hospital.
b) El proveedor deberá incluir dentro de sus costos todos los kits de mantenimiento preventivo necesarios para la correcta ejecución de los trabajos.
c) Los insumos, materiales básicos, instrumental y cualquier costo derivado del mantenimiento serán de costo del proveedor.
d) El proveedor deberá contar con un coordinador del contrato con el cual se realicen los contactos directos para solicitudes a asistencia correctiva y programación de mantenimientos preventivos. Además, el proveedor deberá facilitar un número de teléfono para llamados de emergencia.
e) El proveedor deberá mantener la garantía de mantenimiento y repuestos ofertada.
f) El proveedor deberá asegurar la disponibilidad operativa del parque de equipos contratados.
g) El proveedor deberá suministrar todos los repuestos, piezas y accesorios necesarios para el mantenimiento y reparación del equipo objeto del contrato, estos estarán incluidos en el costo del contrato por lo que el Hospital no incurrirá en gastos adicionales a los ya contratados en el convenio de mantenimiento, salvo que estos no se encuentren cubiertos por garantía según lo descrito en la letra i).
h) El proveedor será responsable de las partes, piezas o módulos retirados del equipo y, en caso de pérdida, deberá responder con la reposición de partes, piezas o módulos de similares características, y que sean aceptados por la Unidad de Ingeniería Biomédica.
i) Los repuestos/accesorios no cubiertos por la garantía de este contrato, es decir repuestos dañados por falla asociada a mal uso o falla de usuario, deberán ser cursadas en órdenes de compra independientes previa aprobación del Administrador del contrato (Unidad de Ingeniería Biomédica) y el Jefe del Departamento de Logística y Abastecimiento. Las órdenes de compra serán cargadas a la presente licitación. Las cotizaciones deberán entregarse dentro de un plazo no superior a las 72 horas hábiles desde la solicitud por parte de la Unidad de Ingeniería Biomédica.
j) El proveedor deberá entregar oportunamente los informes técnicos (protocolos de mantenimiento preventivo, correctivo, hojas de asistencia técnica, entre otros), dentro de un plazo no superior a las 24 horas hábiles a contar de la asistencia técnica en terreno.
k) El proveedor deberá atender situaciones de contingencias informadas por la Unidad de Ingeniería Biomédica de acuerdo con tiempo de respuesta ofertado.
l) El proveedor deberá apoyar a la Unidad de Ingeniería Biomédica en llamados realizados durante la jornada hábil mediante la asistencia técnica al equipo.
m) El proveedor deberá contar con los equipos necesarios para realizar las pruebas de funcionamiento y mantenimientos preventivos/correctivos, cualquier equipo de medición utilizado en estas actividades debe encontrarse con certificación vigente.
n) El proveedor deberá dar cumplimiento al protocolo de retiro de equipos.
o) El proveedor deberá dar cumplimiento a los protocolos de mantenimiento de acuerdo con lo establecido en las bases técnicas y a lo establecido en la oferta respectiva.
p) En general el proveedor solo se relacionará con la Unidad de Ingeniería Biomédica, si eventualmente lo debe hacer con el usuario del equipo, deberá hacerlo con previa aprobación de la Unidad de Ingeniería Biomédica. Si por cualquier razón se relaciona con el usuario, debe informar el detalle de lo tratado al Jefe de la Unidad de Ingeniería Biomédica o quien el designe.
q) El proveedor deberá considerar la realización de orientaciones técnicas al personal de la Unidad de Ingeniería Biomédica, en cuanto al uso y funcionamiento del equipo. Estas orientaciones se efectuarán durante la ejecución del mantenimiento preventivo y serán sin costo para el Hospital.
r) El proveedor deberá considerar en su oferta y será responsable de todas las horas de trabajo, los gastos de traslado, estadía, alimentación, movilización, viáticos u otros que requiera su personal para la correcta ejecución de los servicios de mantenimiento.
s) El proveedor deberá incluir upgrade (si aplica)
t) El proveedor deberá incluir update (si aplica)
u) Y todas las demás obligaciones que se deriven del contrato.
3.1.- OBLIGACIONES DEL PERSONAL TÉCNICO DEL PROVEEDOR
El proveedor deberá entregar una nómina del personal técnico que efectuará las mantenciones a los equipos y demostrar que se encuentran debidamente capacitados.
El personal técnico que realice las mantenciones deberá presentarse con la contraparte técnica, cada vez que empiece o termine una mantención.
El Hospital no permitirá la intervención técnica de terceros, que no correspondan al personal propio indicado por el proveedor.
El personal técnico tendrá la responsabilidad de:
a) Realizar las labores de mantención y reparación con eficiencia, responsabilidad y discreción.
b) No entorpecer el trabajo de los funcionarios del Hospital.
c) Informar a la contraparte técnica sobre la ejecución de los trabajos e indicar malas prácticas en el uso de los equipos, en caso de ocurrir, así como de recomendaciones e identificación de equipos vulnerables o susceptibles de fallas.
d) Mantener el orden del lugar de trabajo y dejarlo limpio una vez finalizada la actividad.
e) No generar ruidos molestos que afecten la tranquilidad del lugar.
f) Responder con respeto, amabilidad y seriedad, posibles consultas de los funcionarios del Hospital.
g) Asistir con buena presentación personal, elementos de seguridad necesarios para la realización de su trabajo e identificación como personal autorizado por la empresa.
h) Traer sus propias herramientas de trabajo según la especialidad y en buen estado de manera que no representen un riesgo para las personas.
4.- ESPECIFICACIONES PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
4.1.- ASPECTOS GENERALES
Durante los 15 (quince) días hábiles posteriores a la firma del contrato, el adjudicatario junto, a la Unidad de Ingeniería Biomédica coordinarán:
a) Ratificación de contacto coordinador del contrato del proveedor.
b) Fechas tentativas para la ejecución de mantenimiento preventivo, de acuerdo con el calendario de fechas gestionado por la Unidad de Ingeniería Biomédica.
c) Ratificación del horario hábil para la ejecución de mantenimientos preventivos y/o correctivos.
d) Formatos de informes de mantenimiento preventivo y correctivo, los cuales se deberán mantener durante la vigencia del contrato. En caso de requerir modificaciones en los formatos, estas deberán ser solicitadas para su autorización por la Unidad de Ingeniería Biomédica.
e) Verificación de estado funcional de los equipos a cubrir mediante el contrato.
4.2.- MANTENIMIENTO PREVENTIVO
El mantenimiento preventivo deberá considerar:
a) Todos los kits de mantenimiento preventivo necesarios para la correcta ejecución de los trabajos, sin costo adicional para el Hospital
b) Cumplimiento del protocolo de mantenimiento preventivo recomendado por fábrica.
c) Entrega de informe de mantenimiento, el cual indique las principales actividades realizadas y además contener los datos del equipo (marca, modelo, nº de serie). El informe debe ser aprobado y firmado por la Unidad de Ingeniería Biomédica. Junto al informe el proveedor deberá entregar copia del protocolo de fábrica realizado. Este informe deberá ser entregado el mismo día del mantenimiento o a más tardar 1 día hábil después de efectuado el mantenimiento.
d) Completar y firmar un protocolo institucional, cuando corresponda, el cual establece las actividades obligatorias realizadas al equipo. Este protocolo es firmado por técnico/ingeniero que efectuó el mantenimiento preventivo y la Unidad de Ingeniería Biomédica.
e) En caso de no poder efectuarse la actividad preventiva en el día acordado por la no disponibilidad del equipo, la Unidad de Ingeniería Biomédica coordinará con el proveedor una nueva fecha, la cual deberá ser dentro del mismo mes agendado previamente, de acuerdo con la disponibilidad del Servicio Clínico. Además, la visita debe ser registrada, a través de un reporte, el cual debe indicar que el mantenimiento preventivo no pudo ser realizado debido a la no disponibilidad del equipo. Sólo se aceptarán reprogramaciones en casos tales como: equipo en reparación a espera de repuesto o equipo conectado a paciente. Este reporte debe ser firmado por la Unidad de Ingeniería Biomédica.
f) Cada mantenimiento preventivo deberá finalizar con las pruebas de funcionamiento correspondientes para así asegurar la calidad y el funcionamiento del equipo del Hospital, las cuales deben ser explicitadas en el informe de mantenimiento.
g) El mantenimiento preventivo será ejecutado de acuerdo con el calendario de mantenimiento programado del Hospital, o a solicitud de la Unidad de Ingeniería Biomédica, según disponibilidad de los equipos.
4.3.- MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Los mantenimientos correctivos incluirán:
a) Atención de los llamados por el Hospital Clínico Metropolitano el Carmen Dr. Luis Valentín Ferrada, a través de la Unidad de Ingeniería Biomédica por inoperatividad o sospecha de falla de equipo, así como la reparación de las fallas detectadas, en los plazos de tiempo de respuesta ofertados. En caso de producirse un retraso deberá justificarse debidamente o se aplicarán las multas correspondientes.
b) El proveedor deberá entregar a la Unidad de Ingeniería Biomédica el diagnóstico de falla, mediante la entrega de un informe que detalle dicho diagnóstico y los repuestos necesarios para la operatividad del equipo, cuando aplique.
c) Operatividad del equipo una vez realizada la reparación.
d) Cambio de todos los repuestos, piezas, partes, accesorios y/o actualizaciones/mejoras necesarias para garantizar el correcto funcionamiento del equipo.
e) En caso de requerir intervenciones a nivel de infraestructura o instalaciones para cumplir con requerimientos de seguridad o exigencias normativas relacionadas con la autorización sanitaria, estas se deberán considerar como acciones correctivas no cubiertas por la garantía del contrato, por lo que el pago será cursado mediante órdenes de compra independientes previa aprobación del administrador del contrato (Unidad de Ingeniería Biomédica) y Jefe del Departamento de Logística y Abastecimiento.
f) Cada mantenimiento correctivo deberá finalizar con calibraciones y pruebas de funcionamiento correspondientes para así asegurar la calidad y el funcionamiento del equipo en el servicio y hacia el paciente. Este debe ser explicitado en el informe.
g) Toda la mano de obra (incluidas las horas de trabajo, traslado, colación, etc.) involucrada en mantenimiento correctivo debe estar incluida en el costo del contrato (mano de obra incluida en la cuota mensual del convenio).
h) Los repuestos/accesorios no cubiertos por la garantía, es decir aquellos dañados por falla asociada a mal uso o falla de usuario, serán adquiridos por el Hospital mediante la emisión de órdenes de compra independientes cargadas a la presente licitación, previa aprobación del administrador del contrato (Unidad de Ingeniería Biomédica) y Jefe del Departamento de Logística y Abastecimiento.
i) Las reparaciones y repuestos (incluyendo kits) deben quedar garantizadas por el período ofertado, y solo podrá cotizar un nuevo repuesto en periodo de garantía si se demuestra técnicamente que el cambio de este no corresponde a la reparación garantizada o el equipo es dañado por el usuario.
j) Entrega de un informe que indique explícitamente que la actividad es de carácter correctivo. Debe indicar todos los procedimientos realizados en el mantenimiento correctivo e indicar las pruebas de funcionamiento realizadas para comprobar la operatividad del equipo. El informe debe incluir los datos del equipo revisado como: marca, modelo, número de serie y debe ser aprobado y firmado por la Unidad de Ingeniería Biomédica. Este informe deberá ser entregado a más tardar 3 días hábiles después de realizada la visita.
k) Si el equipo está demasiado dañado y a juicio del contratante la reparación no es confiable o resulta demasiado onerosa, el proveedor deberá entregar un informe justificado recomendando la baja del equipo y haciendo devolución de éste.
Si el servicio clínico no está conforme con alguna reparación y/o mantenimiento preventivo, la Unidad de Ingeniería Biomédica rechazará la reparación. En estos casos los plazos de reparación y mantenimiento, para efectos de multas, seguirán corriendo, considerando que el equipo sigue fuera de servicio o sin el mantenimiento al día.
4.4.- EQUIPOS EN BACK UP
Con el fin de asegurar la continuidad en la prestación de los Servicios Clínicos del Hospital, se solicita disponer de equipos en back up de iguales o superiores características que los equipos incluidos en las presentes bases de licitación.
Serán de cargo de proveedor todos los costos implicados en el traslado de los equipos en Back Up y de las capacitaciones correspondientes en caso de ser equipos de otro modelo.
Los equipos en back up serán requeridos para las siguientes líneas:
Nombre del Equipo Marcas
Refrigeradores Desmon Scientific, Haier, Asber, Panasonic Sanyo, Smeg, Mimet.
Congeladores Desmon Scientific, Haier, Asber.
Los equipos en back up deberán tener mantenimiento preventivo vigente (se deberá entregar una copia del documento de mantenimiento cuando se entreguen los equipos al Hospital).
Para el mantenimiento preventivo, considerar entrega de back up cuando se requiera soporte para la correcta ejecución de la actividad.
Para el mantenimiento correctivo, se requiere disponer de un equipo en back up para cada línea de este punto, el cual deberá estar disponible en el Hospital en un plazo no superior a 5 días hábiles desde notificada la falla del equipo al proveedor y cuando la operatividad del equipo defectuoso sea superior a 7 días hábiles. El equipo back up, deberá permanecer en el Hospital hasta que vuelva a estar operativo el equipo notificado con falla.
4.5.- SISTEMA DE MONITOREO REMOTO
Con el fin de asegurar el correcto funcionamiento de los refrigeradores que mantienen productos críticos para la operatividad de los Servicios Clínicos del Hospital, se deberá considerar en la presente licitación, una solución única e integrada para el monitoreo de temperaturas para 47 equipos de refrigeración a través de un sistema de medición online.
La ubicación y cantidad de refrigeradores que necesitan un sistema de monitorización continua son:
Servicio Clínico Cantidad
Laboratorio 10
Medicina Transfusional 6
Farmacia 5
Gestión de Bodegas 4
Neonatología 4
UPC Adulto 2
UPC Pediátrica 1
Urgencia Adulto 2
Urgencia Pediátrica 1
Nutrición 2
Back up o Por definir 10
TOTAL 47
4.5.1.- OBJETIVO DEL REQUERIMIENTO
En lo específico se requiere que el cumpla con los siguientes objetivos:
1. Sistema base-web en idioma 100% Español Latinoamericano, para su acceso mediante cualquier navegador web, vía usuario con contraseña.
2. Seguimiento/monitoreo On-Line y continuo (24x7).
3. Arquitectura de la solución debe ser independiente de la red de datos e infraestructura del Hospital.
4. Solución compatible con PC, Tablets y Smartphones.
5. Licenciamiento ilimitado para número de usuarios.
6. Debe permitir agregar, modificar y eliminar sensores y equipos para el control On-Line de temperaturas.
7. Los datos recopilados por los sensores instalados, deberán ser almacenados en un servidor externo al Hospital. La custodia de los datos deberá cubrir toda la vigencia del servicio contratado, con una holgura de al menos 3 meses adicionales.
8. El sistema y los sensores de temperatura, deben contar con certificado de calibración, emitido por un ente competente pej: DICTUC.
9. Deseable que el sistema sea inalámbrico para minimizar las intervenciones y obras civiles.
10. Debe contar con diferentes tipos de configuraciones (SETUP)
o Por Servicio clínico
o Por Ubicación
o Por Equipo
o Por Alarmas (cotas)
11. Debe contar con diferentes ventanas de visualización de datos sensados:
o Curvas de temperatura
o Por rangos de fechas
o Por alarmas generadas
12. Permitir la descarga de datos de temperatura, por Equipo y rango de fechas.
El sistema de monitoreo debe ser suministrado de manera total por el proveedor durante toda la vigencia del contrato, por tanto, adicional a los objetivos señalados anteriormente, se deberán considerar los siguientes aspectos:
1. Incluir todos los accesorios necesarios para el correcto funcionamiento del sistema.
2. Incluir todos los sensores de temperatura para Refrigeradores y Congeladores, según sea el caso. Deben soportar el rango de temperatura de trabajo de cada uno de estos.
3. Administración de la plataforma a cargo del Oferente. Esto incluye: Mantención de usuarios, Mantención de equipos monitoreados, ajuste de cotas de alarmas, entre otros.
4. Plan de mantenimiento preventivo de acuerdo a lo recomendado por el fabricante. Incluir plan de mantenimiento.
5. Incluir programa de capacitaciones a usuarios clínicos y personal de la Unidad de Ingeniería Biomédica.
6. En caso de mantenimiento correctivo, se debe incluir equipo en backup (respaldo).
4.5.2.- SEGURIDAD DE INFORMACIÓN PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Todo el personal externo que desarrolle labores para el establecimiento deberá cumplir con las directrices de las políticas y procedimientos del Sistema de Seguridad de la Información MINSAL. En caso de incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones, el establecimiento se reserva el derecho de veto sobre el personal que haya cometido la infracción, así como las sanciones legales y contractuales que se consideren pertinentes en relación con la empresa o persona contratada.
La empresa proveedora deberá asegurar que todo su personal tiene la formación y capacitación apropiada para el desarrollo del servicio provisto, tanto a nivel específico en las materias correspondientes a la actividad asociada a la prestación del servicio como de manera transversal en materia de seguridad de la información, para lo cual deberá asegurarse, al menos, de que todo el personal asociado al servicio conoce y se compromete a resguardar la confidencialidad de la información a la que tenga acceso y a cumplir las Políticas de Seguridad de la Información de MINSAL, disponibles en https://www.minsal.cl/seguridad_de_la_informacion/
4.5.3.- SEGURIDAD Y AUDITORIA
Debe ser capaz de manejar distintos roles y perfiles de usuario.
Debe asegurar el correcto acceso al tratamiento de información relacionada a las cuentas y gestión dentro del sistema.
Debe al menos manejar roles y perfiles de: Administrador, enrolador y usuario con distintos niveles de privilegios. Existiendo la posibilidad de parametrizar nuevos perfiles de usuario requeridos por establecimiento. Además, debe considerar perfiles de sólo visualización.
Además, las funciones de Auditoría deben registrar todas las diferentes acciones de creación modificación en los datos de las cuentas realizados por los usuarios. Además de trazabilidad de los registros.
4.5.4.- SEGURIDAD DE ACCESO Y CONFIDENCIALIDAD DE DATOS SENSIBLES
Cualquier tipo de intercambio de información que se produzca entre el establecimiento y las empresas se entenderá que ha sido realizado dentro del marco establecido por el contrato de provisión de servicios correspondiente, de modo que dicha información no podrá ser utilizada en ningún caso fuera de dicho marco, ni para fines diferentes a los asociados a dicho contrato.
Además, el adjudicatario está obligado a desestimar:
• El uso de la información para su propio beneficio o con cualquier otro propósito distinto al de prestar los servicios en los términos y condiciones establecidos en el Contrato.
• Revelar información de los Contratantes a terceros, excepto a aquellos de sus empleados o asesores que requieran conocer dicha Información con el fin de prestar el referido servicio. En ninguna circunstancia este hecho relevará a la Empresa de las responsabilidades y obligaciones que le impone el Contrato.
• Adoptar todas las medidas necesarias y conducentes para proteger la confidencialidad y evitar la divulgación y uso indebido de la información. Cada parte acuerda informar inmediatamente en la forma establecida a la otra si tuviere conocimiento de cualquier mal uso o apropiación indebida de tal información.
Sin perjuicio de lo anterior, se deberá dar cumplimiento a la legislación vigente del Decreto Supremo N° 83, publicado el 12 de enero de 2005 en el Diario Oficial; la Ley N°20.584, referida a Deberes y Derechos que tienen las Personas en relación con acciones vinculadas a su Atención de Salud; la Ley N° 19.628, referida a Protección de Datos de Carácter Personal; el Reglamento de ficha clínica y las disposiciones de las políticas y procedimientos de seguridad de la información de MINSAL, y en especial aquellas que regulan los datos sensibles acorde la legislación aplicable.
Esta obligación se mantendrá aun cuando el contrato que se suscriba se dé por terminado, ya sea por expiración del plazo establecido o por alguna de las otras causales de término de contrato establecidas en presentes bases de licitación.
No se va a entender que por un incumplimiento de las obligaciones señaladas precedentemente si la información es de público conocimiento con antelación a la suscripción del contrato o es divulgada públicamente por el propio Contratante o como resultado de la exigencia de una autoridad judicial o administrativa.
Respecto al grado y mecanismo de confidencialidad, a considerar los siguientes aspectos:
• Es de obligación el uso de clave a alta seguridad: mínimo de 08 caracteres, alfanumérica (01 letra en mayúscula, 01 letra en minúscula y 01 número), según estándar definido en las políticas y procedimientos de seguridad de información del Ministerio de Salud.
• Pasado 03 meses que la cuenta de un usuario no registre movimiento deberá ser bloqueada.
• Después de 03 fallos de identificación, el usuario debe ser bloqueado en el formulario de ingreso. El usuario debe contactarse con el soporte de usuario propuesto por el adjudicatario para que recupere su contraseña.
• Se debe utilizar siempre protocolo de comunicación seguros, mediante la utilización de certificados de seguridad SSL o TLS siempre y cuando el servicio se encuentre publicado hacia el exterior
4.5.5.- SISTEMA/SOFTWARE ANTIVIRUS
Los servidores, así como los equipos finales (sensores y/o pc) implementados deben contar con algún tipo de sistema/software para la detección de virus malicioso, estos sistema/softwares deben estar debidamente licenciados en modo escaneo en tiempo real y actualizados a su última base de datos de virus
4.5.6.- PROPIEDAD INTELECTUAL
El personal externo, deberá garantizar el cumplimiento de las restricciones legales al uso del material protegido por normas de propiedad intelectual.
Los sistemas operativos instalados en el equipamiento deben estar debidamente licenciados y activos de una forma comprobable, así como sus actualizaciones de seguridad al día. De ser necesaria la bajada de los servicios de producción para la instalación de estas se debe coordinar con anticipación a la contraparte de TIC.
Queda estrictamente prohibido el uso de programas informáticos que no cuenten con licencia. Asimismo, queda prohibido el uso, reproducción, cesión, transformación o comunicación pública de cualquier tipo de obra o invención protegida por la propiedad intelectual sin la debida autorización.
4.5.7.- CONTROL DE CAMBIOS EN LOS SISTEMAS
Los cambios o modificaciones de cualquier tipo a los sistemas dentro del ciclo de vida de desarrollo y producción deben ser controlados mediante procesos de control de cambios formales.
La introducción de nuevos sistemas y cambios a los sistemas existentes debe seguir un proceso y registro de documentación, especificación, pruebas, control de calidad, identificación de riesgos, procedimiento de reversión ante fallas e implementación administrada. Esto debe realizarse mediante formato proporcionado por el establecimiento.
4.5.8.- PRUEBAS DE SEGURIDAD DE LOS SISTEMA
Los sistemas nuevos y actualizaciones se deberán someter a pruebas y verificaciones exhaustivas durante los procesos de desarrollo, incluida la preparación de un programa de actividades detallado y entradas de pruebas y los resultados esperados bajo una variedad de condiciones.
4.5.9.- PRUEBAS DE ACEPTACIÓN DE LOS SISTEMAS
Se deberán establecer programas de pruebas de aceptación y criterios relacionados para los sistemas de información, actualizaciones y nuevas versiones.
Las pruebas de aceptación del sistema deberán incluir las pruebas de los requisitos de seguridad de la información y la adherencia a las prácticas de desarrollo del sistema seguro.
4.5.10.- PROTECCIÓN DE LOS DATOS DE PRUEBA
No se deberán usar datos operacionales que contienen información personal identificable o cualquier otro tipo de información confidencial para fines de prueba y otro que sea diferente a lo autorizado por MINSAL.
4.5.11.- AUDITORÍA
Para todo proyecto de sistema/software y/o modificación deben establecerse los mecanismos de auditoria de seguridad de la información, los registros, responsables y los periodos de revisión. Debiendo conservar los registros de auditoría de las actividades que se realicen, incluyendo administradores y operadores, de las excepciones o incidentes de información y mantenerlos durante un período acordado para ayudar en investigaciones futuras y en el seguimiento y monitoreo del control de acceso
MINSAL podrá realizar auditorías los procesos, controles de desarrollo y soluciones de los proveedores para verificar su nivel de seguridad. Ante la eventualidad de detección de Vulnerabilidades e Incidentes de Seguridad de Información, el proveedor deberá estableces un plan de acción correctiva y preventiva que asegure la no ocurrencia de lo detectado.
4.5.12.- GESTIÓN DE VULNERABILIDADES
El proveedor deberá realizar cada semestralmente un escaneo de la plataforma y del propio sistema/software en busca de vulnerabilidades, manteniendo un registro de los resultados y las acciones correctivas tomadas con sus respectivas fechas, comunicando a la contraparte TIC mediante detallado informe formal. De levantarse una alerta de una vulnerabilidad crítica que afecta a los sistemas que componen la aplicación durante el tiempo previo a un nuevo escaneo, se deberá gatillar de inmediato una revisión preventiva
4.5.13.- GESTIÓN DE INCIDENTES
Ante un incidente el proveedor deberá recuperar el nivel habitual de funcionamiento del servicio y minimizar en todo lo posible el impacto negativo, de forma que la calidad de servicio y la disponibilidad se mantengan.
4.5.14.- PROCEDIMIENTO DE CONTINGENCIA
Con el fin de mantener la continuidad operativa que repercute directamente en la gestión del mantenimiento realizada por la unidad de Ingeniería Biomédica, el proveedor deberá proponer un Plan de Contingencia, en caso de interrupción o inoperatividad, que dé cuenta de acciones que respalden el trabajo durante la interrupción del sistema y que permitan que los datos generados sean cargados en nuevamente en el de forma masiva una vez que éste se haya recuperado la operatividad del mismo.
4.5.15.- RESPALDO DE LA INFORMACIÓN
El proveedor adjudicado debe garantizar la disponibilidad e integridad de la información almacenada en su sistema, por lo que debe considerar para sus aplicativos y Bases de Datos todas las configuraciones necesarias y conducentes para realizar respaldos diarios, semanales y mensuales, de tipo completo e incremental, los que no deben interferir con la continuidad de la plataforma productiva instalada en los establecimientos. Los medios de almacenamiento de estos respaldos deben ser provistos por el adjudicatario.
4.5.16.- DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO
Toda la documentación asociada al proyecto desde el inicio de la implementación hasta el cierre del proyecto con la eliminación de data será propiedad del mandante.
4.5.17.- ENTREGA DE INFORMACIÓN
El proveedor adjudicado debe garantizar que toda la información almacenada en sus sistemas durante el transcurso del proyecto es entregada al establecimiento una vez validada que es una fiel copia de la base de datos de producción. El proveedor deberá entregar, además, su diccionario de datos, reglas de negocios y todos los parámetros que permitan lograr la correcta relación entre los datos.
El proveedor deberá considerar la disposición final de toda la data gestionada mediante él, una vez terminado el periodo de vigencia del contrato. La disposición de los datos deberá ser en formato no encriptado y para su uso inmediato de acuerdo a lo requerido por el Hospital (Archivos en formato CSV para su migración a planillas Excel).
4.5.17.- ELIMINACIÓN DE DATOS DEL HOSPITAL
Una vez entregados las Bases de Datos al Hospital, se procederá a la eliminación de estos, bajo la presencia del personal de Hospital que éste designe para tal efecto. Esta eliminación se realizará siguiendo un proceso definido en conjunto por ambas partes previa validación.
4.5.18.- DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA DE MONITOREO DE TEMPERATURA DE REFRIGERADOR/FREEZER
La interacción de las partes debe ser coherente y funcional, permitiendo la gestión proactiva del control de temperaturas de refrigeradores. En figura N°1 se plasma las interacciones deseadas del sistema:
Figura N°1 – Interacción del Sistema de Monitoreo.
4.5.19.- CRITERIOS QUE DETERMINAN LA INOPERATIVIDAD O NO FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA
Se considerará que el sistema de monitoreo no se encuentra en plena producción, cuando se presente cualquiera de las siguientes situaciones, sea parcial o total:
• Servidores fuera de operación (aplicación o base de datos, interfaces o web).
• Base de Datos que sustenta al fuera de operación o con excesiva lentitud en las transacciones.
• Sensor con fallas que no permitan la emisión de datos.
Frente a cualquier situación de inoperatividad, se deberá actuar de acuerdo con el plan de contingencia propuesto por el oferente, de acuerdo con lo indicado en punto 4.5.14.- PROCEDIMIENTO DE CONTINGENCIA de las presentes bases técnicas.
4.5.20.- ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO (SLA)
Se entiende que es un sistema de misión crítica para el Hospital, dado que de él dependen el control de temperaturas de medicamentos, fármacos y vacunas, por consecuencia, el aseguramiento de calidad en la atención clínica de nuestros usuarios/pacientes del Hospital.
El deberá operar con una disponibilidad de 24x7, sin embargo, se excluye de esta disponibilidad los tiempos de mantenimiento preventivo previamente acordados con el Hospital, sea para mejoras en la funcionalidad de la herramienta o mera actualización de los productos de sistema/software, mantención de servidores o cualquier otro componente que implique bajar provisoriamente los servicios del sistema. Dichas mantenciones serán acordadas de realizar en momentos de baja demanda asistencial, prevaleciendo el criterio del Hospital para este efecto.
Tiempo de mantenimiento preventivo mensual estimado = 2 horas (por evento).
Cualquier tiempo adicional a esta labor se computará como indisponibilidad del servicio contratado y será acumulado en la revisión de multas.
Los tiempos de mantenimiento preventivo se consideran solo de forma mensual, no siendo acumulables entre ellos.
Los SLA a aplicar según módulo son los siguientes:
N° NOMBRE DEL SERVICIO O MÓDULO DEL SISTEMA TIEMPOS DE
INACTIVIDAD O DE
DURACIÓN DE LA INCIDENCIA TIPO DE FALLA
1 Sistema control de temperaturas
2-4 Horas
4-6 Horas
6 Horas o mas Leve
Mediana
Graves
2 Biblioteca de datos históricos 6 - 12 Horas
24 - 48 Horas
48 Horas o mas Leve
Mediana
Graves
3 Sensores de temperatura 2-4 Horas
4-6 Horas
6 Horas o mas Leve
Mediana
Graves
Todos los tiempos serán computados desde el momento que es notificado al proveedor hasta el momento de resolución del problema.
El proveedor deberá establecer los mecanismos de contacto para la notificación de eventuales incidencias de sistema/software, a través de una Mesa de Ayuda & Soporte dedicada con contacto 24x7.
Esta Mesa de Ayuda de preferencia debe estar localizada en Chile, a fin de dar respuesta rápida en caso de que se requiera presencia en terreno, en caso contrario, el proveedor deberá declarar en Procedimiento de Contingencia las medidas de resguardo para la correcta obtención de soporte técnico.
Los tiempos de respuesta de según prioridad, se detallan en la siguiente tabla:
PRIORIDAD (DE ACUERDO AL TIPO DE FALLA) TIEMPO MÁXIMO RESPUESTA INICIAL TIEMPO MÁXIMO ENTREGA PLAN DE CONTINGENCIA TIEMPO MÁXIMO DE RESOLUCIÓN FEEDBACK O REPORTE DE ESTADO
Graves 15 minutos a partir del reporte efectuado por el Hospital 01 hora a partir del reporte efectuado por el Hospital 2,5 horas a partir del reporte efectuado por el Hospital A demanda
Mediana 04 horas a partir del reporte efectuado por el Hospital 08 horas a partir del reporte efectuado por el Hospital 24 horas a partir del reporte efectuado por el Hospital 02 veces al día
Leve 48 horas a partir del reporte efectuado por el Hospital 05 días hábiles a partir del reporte efectuado por el Hospital Según lo acordado entre proveedor y Hospital Semanalmente
4.5.20.- PLAZOS IMPLEMENTACIÓN Y CAPACITACIÓN
La implementación del sistema será a convenir con la Unidad de Ingeniería Biomédica y no podrá superar los 45 días corridos a contar de la fecha de adjudicación. El proveedor deberá ofertar el plazo de implementación en Anexo N°5, el cual comenzará a contar desde la adjudicación del proceso.
El Oferente deberá disponer de todos los medios (RRHH y Tecnológicos) para ejecutar los trabajos necesarios para la implementación del proyecto en forma oportuna y de acuerdo con los plazos establecidos.
Se realizará un plan de capacitación sin costo para el Hospital, y que deberá ser replicado cuantas veces sea necesario durante la duración del contrato, a los siguientes perfiles de usuario:
USUARIO FINAL (PERSONAL CLÍNICO)
Duración: 10 minutos como mínimo
Modalidad: Presencial obligatorio y con respaldo multimedia (video explicativo) para posterior repaso de las materias.
Objetivo: Dar entrenamiento al personal clínico en el uso del sistema. Tras la capacitación el usuario deberá ser capaz de:
• Acceder al sistema
• Interpretar registros de temperatura
• Interpretar alertas
• Bajar informes y gráficos
PERSONAL TÉCNICO DE MANTENCIÓN (EJECUTOR)
Duración: 30 minutos como mínimo
Modalidad: Presencial obligatorio y con respaldo multimedia (video explicativo) para posterior repaso de las materias.
Objetivo: Dar entrenamiento los técnicos en el uso del sistema. Tras la capacitación el usuario deberá ser capaz de:
• Acceder al sistema
• Interpretar registros de temperatura
• Interpretar alertas
• Bajar informes y gráficos
• Identificar fallas en sensores
• Identificar fallas en sistema
La coordinación de la capacitación será sólo, a través de la solicitud de la Unidad de Ingeniería Biomédica, independiente que ésta corresponda a capacitación para el Servicio Clínico o capacitación para la Unidad de Ingeniería Biomédica.
5.- OTRAS CONSIDERACIONES
El proveedor deberá entregar a la Unidad de Ingeniería Biomédica los repuestos de equipos, tanto kits de mantenimiento preventivo como partes o piezas reemplazadas por concepto de mantenimiento correctivo, así también indicar toda propuesta de mejora relacionada al ámbito de infraestructura y/o requerimientos de instalación.
5.1.- RETIRO DE PARTES DEL EQUIPO
a) El proveedor deberá retirar, en caso de ser necesario, a través de la Unidad de Ingeniería Biomédica del Hospital, partes o módulos del equipo para reparación.
b) Ninguna parte del equipo puede ser retirada del Hospital sin la visación y autorización de la Unidad de Ingeniería Biomédica o superiores directos, según sea el caso. Para ello, el hecho se registrará y respaldará con una hoja de salida y las respectivas autorizaciones.
c) El proveedor deberá entregar un reporte correctivo indicando la necesidad de retirar la parte o módulo del equipo con fallas para evaluación en otras dependencias, lo cual debe ser firmado por la Unidad de Ingeniería Biomédica y el Jefe del Servicio Clínico involucrado.
d) Al momento del retiro, al proveedor se le entregará una “Hoja de Salida”, la cual identifica a la persona que retira la parte del equipo, proveedor correspondiente, información del equipo como marca, modelo, Nº de serie, Nº de inventario, accesorios que acompañan la parte del equipo, servicio clínico al cual pertenece, fecha y motivos del retiro. El documento debe ir firmado por la Unidad de Ingeniería Biomédica, Jefe del Servicio Clínico y por el proveedor.
e) Todas las partes o módulos del equipo que el proveedor lleve a sus dependencias para la correcta ejecución de la debida mantención estarán sujetos a un cuidado especial, cualquier daño ocasionado por el traslado o resguardo, será de total responsabilidad del proveedor.
f) El traslado y transporte de equipos será de responsabilidad del proveedor, como así también los costos de retiro y entrega deberán estar incluido en el valor de la reparación.
5.2.- CONDICIONES DE INSTALACIÓN
a) El proveedor deberá considerar realizar levantamiento de las condiciones de instalación e infraestructura, con el fin de evitar daños y perjuicios al equipo bajo el convenio de mantenimiento.
b) El proveedor deberá considerar que el Hospital Clínico Metropolitano El Carmen Dr. Valentín Ferrada es un Hospital cuya infraestructura y servicios no médicos se encuentran concesionados, por lo cual queda estrictamente prohibido realizar modificaciones sin la previa coordinación a través del Mandante con Concesionaria San José – Tecnocontrol.
c) Todo hallazgo o evento que condicione o ponga en riesgo el correcto funcionamiento del equipo bajo convenio, deberá ser notificado de manera formal, a través del Coordinador del contrato a la Unidad de Ingeniería Biomédica. La Unidad de Ingeniería Biomédica, entendiendo las razones expuestas, solicitará informe técnico al contratista para la tramitación formal a la Sociedad Concesionaria.
5.3.- CAPACITACIONES
a) Las jornadas de capacitación deben considerar el uso, cuidados y rutinas de limpieza del equipo.
b) El proveedor deberá considerar la realización de orientaciones técnicas al personal de la Unidad de Ingeniería Biomédica, en cuanto al uso y funcionamiento del equipo. Estas orientaciones se efectuarán durante la ejecución del mantenimiento preventivo y serán sin costo para el Hospital.
c) Las capacitaciones deberán ser sin costos adicionales para el Hospital y serán solicitadas en la cantidad indicada en el Anexo N°4 – Especificaciones Técnicas, con el objetivo de garantizar el correcto uso, manipulación, rutinas de mantenimiento y seguridad del Paciente.
d) La coordinación de la capacitación será sólo, a través de la solicitud de la Unidad de Ingeniería Biomédica, independiente que ésta corresponda a capacitación para el Servicio Clínico o capacitación para la Unidad de Ingeniería Biomédica.
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