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BASES TÉCNICAS |
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BASES TÉCNICAS
“LICITACIÓN PÚBLICA
CONVENIO DE MANTENIMIENTO PARA ELECTROENCEFALOGRAFOS MARCA NATUS-XLTEK
HOSPITAL CLÍNICO METROPOLITANO EL CARMEN DR. LUIS VALENTÍN FERRADA”
ID: 1057472-87-LQ21
1. DISPOSICIONES GENERALES
Las presentes bases técnicas, forman parte de los antecedentes necesarios para la licitación pública del CONVENIO DE MANTENIMIENTO PARA ELECTROENCEFALOGRAFOS MARCA NATUS-XLTEK para el Hospital Clínico Metropolitano El Carmen Dr. Luis Valentín Ferrada.
1.1.- OBJETIVO DE LA LICITACIÓN
El Hospital Clínico El Carmen Dr. Luis Valentín Ferrada, requiere la contratación del CONVENIO DE MANTENIMIENTO PARA ELECTROENCEFALOGRAFOS MARCA NATUS-XLTEK en el establecimiento, de acuerdo con las condiciones establecidas en las presentes bases administrativas, técnicas y sus Anexos.
El fin de brindar mantenimiento al equipo médico, es preservar su estado óptimo de funcionamiento garantizando su confiabilidad, seguridad y la eliminación de tiempos muertos, de manera que se prevengan riesgos hacia los pacientes, usuarios e incremente la productividad y calidad del servicio de atención a la salud que se brinda.
Al hablar de mantenimiento de equipos médicos se considerarán tres aspectos:
- Técnico, para mantener un funcionamiento adecuado del equipamiento médico.
- Económico, para que se realice dentro de los límites de costo estimados.
- Legal, para cubrir a la Unidad Médica de responsabilidades relacionadas con accidentes o mal funcionamiento de la tecnología.
En el aspecto técnico, se evaluará la oferta que cumpla con los requisitos señalados en las bases, la idoneidad y calidad técnica del oferente, de acuerdo con los criterios de evaluación propuestos, con la intención de asegurar que el adjudicatario se ajuste a los requisitos que el “Hospital Clínico Metropolitano El Carmen Dr. Luis Valentín Ferrada” ha especificado para la ejecución del contrato licitado.
En el aspecto económico se espera recibir ofertas ventajosas dentro de los precios de mercado, factor que también será evaluado.
1.2.- GLOSARIO TÉCNICO
Especificaciones Técnicas: Es aquel conjunto de características técnicas que deberá cumplir el equipo, equipamiento y/o servicio en licitación a entregar por el proveedor
Ficha Técnica: Anexo Nº4 puesto a disposición de los proveedores, en formato Word, a través del Portal Mercado Público, que contiene las características particulares que deberá cumplir el equipo/equipamiento y/o servicio, incluyendo normas vigentes aplicables a los distintos modelos, referido a la calidad de materiales y pruebas de control.
Fabricante: La persona física o jurídica responsable del diseño, fabricación, acondicionamiento y etiquetado de un producto sanitario con vistas a la puesta en el mercado de éste en su propio nombre, independientemente de que estas operaciones sean efectuadas por esta misma persona o por un tercero por cuenta de aquella.
Servicio Técnico: Organización técnica capacitada profesionalmente para la realización de mantenimiento preventivo y correctivo del equipo y/o equipamiento, como también el soporte técnico en las instalaciones y puesta en marcha.
Proveedor (o contratista): Persona natural o jurídica, que adquiere el compromiso de suministrar los bienes o servicios adjudicados por la entidad compradora, en las condiciones establecidas en las presentes bases
Usuario: Establecimiento de salud, profesional, cuidador o paciente que utilice los equipos/equipamiento o se dedique a su mantenimiento.
Asistencia técnica: Conjunto de operaciones necesarias para que un producto sanitario se utilice y mantenga el funcionamiento conforme a las especificaciones del fabricante durante su periodo de vida útil. Estas operaciones comprenden la instalación del equipo, el mantenimiento preventivo mediante la realización de las revisiones periódicas y los controles de seguridad dispuestos por el fabricante, así́ como el mantenimiento correctivo mediante la realización de las reparaciones, ajustes, verificaciones y/o calibraciones necesarias para su correcto funcionamiento. Todas las operaciones deben ir encaminadas a la utilización del producto según su finalidad prevista.
Mantención Correctiva: Corresponde al mantenimiento que surge por la necesaria detención del equipo y/o equipamiento, debido a falla de algún componente. Tiene como objetivo principal, restablecer de forma total, todos los parámetros iniciales de funcionamiento del equipo y/o equipamiento.
Mantención Preventiva: Conjunto de acciones técnicas que se realizan para el cuidado e inspección sistemática de un equipo/equipamiento, debido al cumplimiento de un periodo de funcionamiento apropiado según el fabricante, destinado a la conservación de estos mediante realización de revisiones, con el fin de evitar y detectar fallas menores antes de que se conviertan en mayores.
Evento adverso: Acontecimiento que produce una lesión o daño al paciente (o usuario) en forma de incapacidad o muerte, relacionado con el proceso asistencial y no con la enfermedad subyacente.
Uso inadecuado: Acción u omisión por parte del operador o usuario de un producto sanitario como resultado de una conducta fuera de lo previsto por el fabricante en su control de riesgos.
Tiempo de respuesta telefónico: Lapso de tiempo que transcurre entre que un usuario hace una petición (vía electrónica e-mail o telefónica) y la respuesta por parte del proveedor.
Tiempo de respuesta en terreno: Lapso de tiempo que transcurre entre que un usuario hace una petición (vía electrónica e-mail o telefónica) y la asistencia técnica en terreno por parte del proveedor.
Visita para diagnóstico: Asistencia a terreno por parte del proveedor, que tiene el fin de recabar datos para analizarlos e interpretarlos, lo que permite evaluar una condición atribuible (por lo general de falla o desperfecto) al equipo/equipamiento.
Mano de Obra: Es el esfuerzo humano requerido para realizar las labores de producción. Para esta licitación, se utilizará esta definición asociada al esfuerzo humano requerido para labores de mantención preventiva o correctiva (entendiéndose incluida en ella las horas de trabajo, traslado, colación, etc.).
Repuestos: Pieza que se utiliza para reemplazar las originales en un equipo/equipamiento médico, que debido a su uso diario han sufrido deterioro o una avería.
Accesorios: Un artículo destinado específicamente por el fabricante a ser utilizado de forma conjunta con un producto para que este último pueda utilizarse de conformidad con la finalidad prevista para el producto por su fabricante.
Calibración: Proceso para determinar la precisión de un dispositivo comparándolo con un estándar conocido. El dispositivo es ajustado con el estándar dentro de una tolerancia. Pequeños ajustes para cumplir con la precisión especificada está considerado parte del proceso de calibración. Un ajuste mayor o cambio de partes del equipo está considerado como una reparación y no es parte del proceso de calibración.
Certificación: Procedimiento mediante el cual el fabricante y/o el proveedor da una garantía por escrito, de que un equipo/equipamiento, un proceso o una prestación está conforme a los estándares y requisitos especificados.
Kit de mantenimiento: Conjunto de partes, piezas, u accesorios que se reemplazan en un mantenimiento, de acuerdo con una periodicidad recomendada por el fabricante.
Consumibles (elementos fungibles): Cualquier material, componente, accesorio u equipo destinado para un solo uso.
Back up (Equipo en reemplazo): Se define como el equipo que se utilizará como reemplazo a uno existente en el presente convenio. Las especificaciones técnicas del backup, deben ser de iguales o superiores características al equipo que queda inoperativo por concepto de mantenimiento correctivo o que requiere soporte para la correcta ejecución de mantenimientos preventivos.
Uptime: Se define como la disponibilidad del equipo funcionando correctamente, realizando todas las funciones para la cual el equipo fue diseñado, cumpliendo con su aplicación clínica en su totalidad.
Horario hábil: Horario entre las 08:00 am hasta las 18:00 pm de lunes a viernes
Horario inhábil: Horario entre las 18:01 pm hasta las 7:59 am de lunes a viernes. Sábados, domingos y festivos, todo el día.
2.- DESCRIPCIÓN DE LOS EQUIPOS
La contratación involucrará el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los siguientes equipos:
Ítem# Nombre del Equipo Marca Modelo Cantidad Equipos Cantidad de Mantenimientos Preventivos Anuales.
1 Electroencefalógrafo Natus - Xltek Brain Monitor 2 2
N° Servicio Clínico Nombre del Equipo Marca Modelo Serie
1 Centro de Atención y Procedimientos Ambulatorios Electroencefalógrafo Natus - Xltek Brain Monitor 10388C12758
2 Centro de Atención y Procedimientos Ambulatorios Electroencefalógrafo Natus - Xltek Brain Monitor Portátil 10388C12757
3- OBLIGACIONES DEL PROVEEDOR
a) Desde la fecha de vigencia del contrato, el proveedor asumirá la obligación de efectuar el CONVENIO DE MANTENIMIENTO PARA ELECTROENCEFALOGRAFOS MARCA NATUS-XLTEK en los plazos solicitados, en los tiempos necesarios y espacios dispuestos en las dependencias del Hospital.
b) El proveedor deberá incluir dentro de sus costos todos los kits de mantenimiento preventivo necesarios para la correcta ejecución de los trabajos.
c) Los insumos, materiales básicos, instrumental y cualquier costo derivado del mantenimiento serán de costo del proveedor.
d) El proveedor deberá contar con un coordinador del contrato con el cual se realicen los contactos directos para solicitudes a asistencia correctiva y programación de mantenimientos preventivos. Además, el proveedor deberá facilitar un número de teléfono para llamados de emergencia.
e) El proveedor deberá mantener la garantía de mantenimiento y repuestos ofertada.
f) El proveedor deberá asegurar la disponibilidad operativa del parque de equipos contratados.
g) La adquisición e instalación de repuestos o accesorios que no hayan sido incluidos en el valor ofertado serán cursadas en órdenes de compra independientes de acuerdo con la necesidad del Hospital, previa cotización por parte del proveedor y verificación y autorización por parte de la Unidad de Ingeniería Biomédica y el Jefe del Departamento de Logística y Abastecimiento. Las cotizaciones deberán entregarse dentro de un plazo no superior a 3 días hábiles desde la solicitud por parte de la Unidad de Ingeniería Biomédica.
h) El proveedor será responsable de las partes, piezas o módulos retirados del equipo y, en caso de pérdida, deberá responder con la reposición de partes, piezas o módulos de similares características, y que sean aceptados por la Unidad de Ingeniería Biomédica.
i) Los repuestos/accesorios no cubiertos por la garantía de este contrato, es decir repuestos dañados por falla asociada a mal uso o falla de usuario, deberán ser cursadas en órdenes de compra independientes previa aprobación del Administrador del contrato (Unidad de Ingeniería Biomédica) y el Jefe del Departamento de Logística y Abastecimiento. Las órdenes de compra serán cargadas a la presente licitación. Las cotizaciones deberán entregarse dentro de un plazo no superior a 3 días hábiles desde la solicitud por parte de la Unidad de Ingeniería Biomédica.
j) El proveedor deberá entregar oportunamente los informes técnicos (protocolos de mantenimiento preventivo, correctivo, hojas de asistencia técnica, entre otros), dentro de un plazo no superior a 3 días hábiles a contar de la asistencia técnica en terreno.
k) El proveedor deberá atender situaciones de contingencias informadas por la Unidad de Ingeniería Biomédica de acuerdo con tiempo de respuesta ofertado.
l) El proveedor deberá apoyar a la Unidad de Ingeniería Biomédica en llamados realizados durante la jornada hábil mediante la asistencia técnica al equipo.
m) El proveedor deberá contar con los equipos necesarios para realizar las pruebas de funcionamiento y mantenimientos preventivos/correctivos, cualquier equipo de medición utilizado en estas actividades debe encontrarse con certificación vigente.
n) El proveedor deberá dar cumplimiento al protocolo de retiro de equipos.
o) El proveedor deberá dar cumplimiento a los protocolos de mantenimiento de acuerdo con lo establecido en las bases técnicas y a lo establecido en la oferta respectiva.
p) En general el proveedor solo se relacionará con la Unidad de Ingeniería Biomédica, si eventualmente lo debe hacer con el usuario del equipo, deberá hacerlo con previa aprobación de la Unidad de Ingeniería Biomédica. Si por cualquier razón se relaciona con el usuario, debe informar el detalle de lo tratado al Jefe de la Unidad de Ingeniería Biomédica o quien el designe.
q) El proveedor deberá considerar la realización de orientaciones técnicas al personal de la Unidad de Ingeniería Biomédica, en cuanto al uso y funcionamiento del equipo. Estas orientaciones se efectuarán durante la ejecución del mantenimiento preventivo y serán sin costo para el Hospital.
r) El proveedor deberá considerar en su oferta y será responsable de todas las horas de trabajo, los gastos de traslado, estadía, alimentación, movilización, viáticos u otros que requiera su personal para la correcta ejecución de los servicios de mantenimiento.
s) Y todas las demás obligaciones que se deriven del contrato.
3.1.- OBLIGACIONES DEL PERSONAL TÉCNICO DEL PROVEEDOR
El proveedor deberá entregar una nómina del personal técnico que efectuará las mantenciones a los equipos y demostrar que se encuentran debidamente capacitados.
El personal técnico que realice las mantenciones deberá presentarse con la Unidad de Ingeniería Biomédica, cada vez que empiece o termine una mantención.
El Hospital no permitirá la intervención técnica de terceros, que no correspondan al personal propio indicado por el proveedor.
El personal técnico tendrá la responsabilidad de:
a) Realizar las labores de mantención y reparación con eficiencia, responsabilidad y discreción.
b) No entorpecer el trabajo de los funcionarios del Hospital.
c) Informar a la contraparte técnica y Unidad de Ingeniería Biomédica sobre la ejecución de los trabajos e indicar malas prácticas en el uso de los equipos, en caso de ocurrir, así como de recomendaciones e identificación de equipos vulnerables o susceptibles de fallas.
d) Mantener el orden del lugar de trabajo y dejarlo limpio una vez finalizada la actividad.
e) No generar ruidos molestos que afecten la tranquilidad del lugar.
f) Responder con respeto, amabilidad y seriedad, posibles consultas de los funcionarios del Hospital.
g) Asistir con buena presentación personal, elementos de seguridad necesarios para la realización de su trabajo e identificación como personal autorizado por la empresa.
h) Traer sus propias herramientas de trabajo según la especialidad y en buen estado de manera que no representen un riesgo para las personas.
4.- ESPECIFICACIONES PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
4.1.- ASPECTOS GENERALES
Durante los 15 (quince) días hábiles posteriores a la firma del contrato, el adjudicatario junto, a la Unidad de Ingeniería Biomédica coordinarán:
a) Ratificación de contacto coordinador del contrato del proveedor.
b) Fechas tentativas para la ejecución de mantenimiento preventivo, de acuerdo con el calendario de fechas gestionado por la Unidad de Ingeniería Biomédica.
c) Ratificación del horario hábil para la ejecución de mantenimientos preventivos y/o correctivos.
d) Formatos de informes de mantenimiento preventivo y correctivo, los cuales se deberán mantener durante la vigencia del contrato. En caso de requerir modificaciones en los formatos, estas deberán ser solicitadas para su autorización por la Unidad de Ingeniería Biomédica.
e) Verificación de estado funcional de los equipos a cubrir mediante el contrato.
4.2.- MANTENIMIENTO PREVENTIVO
El mantenimiento preventivo deberá considerar:
a) Todos los kits de mantenimiento preventivo necesarios para la correcta ejecución de los trabajos, sin costo adicional para el Hospital.
b) Cumplimiento del protocolo de mantenimiento preventivo recomendado por fábrica.
c) Entrega de informe de mantenimiento, el cual indique las principales actividades realizadas y además contener los datos del equipo (marca, modelo, nº de serie). El informe debe ser aprobado y firmado por la Unidad de Ingeniería Biomédica. Junto al informe el proveedor deberá entregar copia del protocolo de fábrica realizado. Este informe deberá ser entregado a más tardar 3 días hábiles después de efectuado el mantenimiento.
d) Completar y firmar un protocolo institucional, cuando corresponda, el cual establece las actividades obligatorias realizadas al equipo. Este protocolo es firmado por técnico/ingeniero que efectuó el mantenimiento preventivo y la Unidad de Ingeniería Biomédica.
e) En caso de no poder efectuarse la actividad preventiva en el día acordado por la no disponibilidad del equipo, la Unidad de Ingeniería Biomédica coordinará con el proveedor una nueva fecha, la cual deberá ser dentro del mismo mes agendado previamente, de acuerdo con la disponibilidad del Servicio Clínico. Además, la visita debe ser registrada, a través de un reporte, el cual debe indicar que el mantenimiento preventivo no pudo ser realizado debido a la no disponibilidad del equipo. Sólo se aceptarán reprogramaciones en casos tales como: equipo en reparación a espera de repuesto o equipo conectado a paciente. Este reporte debe ser firmado por la Unidad de Ingeniería Biomédica.
f) En caso de que el proveedor no cumpla con las fechas de mantenimiento preventivo y/o no justifique la reprogramación, serán aplicadas las multas correspondientes.
g) Cada mantenimiento preventivo deberá finalizar con las pruebas de funcionamiento correspondientes para así asegurar la calidad y el funcionamiento del equipo del Hospital, las cuales deben ser explicitadas en el informe de mantenimiento.
4.3.- MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Los mantenimientos correctivos incluirán:
a) Atención de los llamados por el Hospital Clínico Metropolitano el Carmen Dr. Luis Valentín Ferrada, a través de la Unidad de Ingeniería Biomédica por inoperatividad o sospecha de falla de equipo, así como la reparación de las fallas detectadas, en los plazos de tiempo de respuesta ofertados. En caso de producirse un retraso deberá justificarse debidamente o se aplicarán las multas correspondientes.
b) El proveedor deberá entregar a la Unidad de Ingeniería Biomédica el diagnóstico de falla, mediante la entrega de un informe que detalle dicho diagnóstico y los repuestos necesarios para la operatividad del equipo, cuando aplique.
c) Operatividad del equipo una vez realizada la reparación.
d) Cambio de todos los repuestos, piezas, partes, accesorios y/o actualizaciones/mejoras necesarias para garantizar el correcto funcionamiento del equipo.
e) En caso de requerir intervenciones a nivel de infraestructura o instalaciones para cumplir con requerimientos de seguridad o exigencias normativas relacionadas con la autorización sanitaria, estas se deberán considerar como acciones correctivas no cubiertas por la garantía del contrato, por lo que el pago será cursado mediante órdenes de compra independientes previa aprobación del administrador del contrato (Unidad de Ingeniería Biomédica) y Jefe del Departamento de Logística y Abastecimiento.
f) Cada mantenimiento correctivo deberá finalizar con calibraciones y pruebas de funcionamiento correspondientes para así asegurar la calidad y el funcionamiento del equipo en el servicio y hacia el paciente. Este debe ser explicitado en el informe.
g) Toda la mano de obra (incluidas las horas de trabajo, traslado, colación, etc.) involucrada en mantenimiento correctivo debe estar incluida en el costo del contrato (mano de obra incluida en la cuota mensual del convenio).
h) Los repuestos/accesorios no cubiertos por la garantía, es decir aquellos dañados por falla asociada a mal uso o falla de usuario, serán adquiridos por el Hospital mediante la emisión de órdenes de compra independientes cargadas a la presente licitación, previa aprobación del administrador del contrato (Unidad de Ingeniería Biomédica) y Jefe del Departamento de Logística y Abastecimiento.
i) Las reparaciones y repuestos (incluyendo kits) deben quedar garantizadas por el período ofertado, y solo podrá cotizar un nuevo repuesto en periodo de garantía si se demuestra técnicamente que el cambio de este no corresponde a la reparación garantizada o el equipo es dañado por el usuario.
j) Entrega de un informe que indique explícitamente que la actividad es de carácter correctivo. Debe indicar todos los procedimientos realizados en el mantenimiento correctivo e indicar las pruebas de funcionamiento realizadas para comprobar la operatividad del equipo. El informe debe incluir los datos del equipo revisado como: marca, modelo, número de serie y debe ser aprobado y firmado por la Unidad de Ingeniería Biomédica. Este informe deberá ser entregado a más tardar 3 días hábiles después de realizada la visita.
k) Si el equipo está demasiado dañado y a juicio del contratante la reparación no es confiable o resulta demasiado onerosa, el proveedor deberá entregar un informe justificado recomendando la baja del equipo y haciendo devolución de éste.
Si el servicio clínico no está conforme con alguna reparación y/o mantenimiento preventivo, la Unidad de Ingeniería Biomédica rechazará la reparación. En estos casos los plazos de reparación y mantenimiento, para efectos de multas, seguirán corriendo, considerando que el equipo sigue fuera de servicio o sin el mantenimiento al día.
4.4.- BACK UP (O REEMPLAZO) PERMANENTE
Con el fin de asegurar la continuidad en la prestación de los Servicios Clínicos del Hospital, se solicita disponer de un CABEZAL PARA ELECTROENCEFALOGRADO MARCA NATUS XLTEK en back up (o reemplazo) de manera permanente, en las dependencias del hospital, durante toda la vigencia del contrato.
El cabezal entregado debe compatible con los equipos incluidos en las presentes bases de licitación, que son:
N° Servicio Clínico Nombre del Equipo Marca Modelo Serie
1 Centro de Atención y Procedimientos Ambulatorios Electroencefalógrafo Natus - Xltek Brain Monitor 10388C12758
2 Centro de Atención y Procedimientos Ambulatorios Electroencefalógrafo Natus - Xltek Brain Monitor Portátil 10388C12757
El cabezal en back up deberá ser nuevo y con vida útil vigente (se deberá entregar una copia de los documentos cuando se entregue al Hospital).
Considerar jornadas de capacitación sobre el uso y cuidado al personal, en caso de ser necesario.
El plazo de entrega no podrá ser superior a 60 días hábiles desde adjudicada la presente licitación.
5.- OTRAS CONSIDERACIONES
El proveedor deberá entregar a la Unidad de Ingeniería Biomédica los repuestos de equipos, tanto kits de mantenimiento preventivo como partes o piezas reemplazadas por concepto de mantenimiento correctivo, así también indicar toda propuesta de mejora relacionada al ámbito de infraestructura y/o requerimientos de instalación.
5.1.- RETIRO DE PARTES DEL EQUIPO
a) El proveedor deberá retirar, en caso de ser necesario, a través de la Unidad de Ingeniería Biomédica del Hospital, partes o módulos del equipo para reparación.
b) Ninguna parte del equipo puede ser retirada del Hospital sin la visación y autorización de la Unidad de Ingeniería Biomédica o superiores directos, según sea el caso. Para ello, el hecho se registrará y respaldará con una hoja de salida y las respectivas autorizaciones.
c) El proveedor deberá entregar un reporte correctivo indicando la necesidad de retirar la parte o módulo del equipo con fallas para evaluación en otras dependencias, lo cual debe ser firmado por la Unidad de Ingeniería Biomédica y el Jefe del Servicio Clínico involucrado.
d) Al momento del retiro, al proveedor se le entregará una “Hoja de Salida”, la cual identifica a la persona que retira la parte del equipo, proveedor correspondiente, información del equipo como marca, modelo, Nº de serie, Nº de inventario, accesorios que acompañan la parte del equipo, servicio clínico al cual pertenece, fecha y motivos del retiro. El documento debe ir firmado por la Unidad de Ingeniería Biomédica, Jefe del Servicio Clínico y por el proveedor.
e) Todas las partes o módulos del equipo que el proveedor lleve a sus dependencias para la correcta ejecución de la debida mantención estarán sujetos a un cuidado especial, cualquier daño ocasionado por el traslado o resguardo, será de total responsabilidad del proveedor.
5.2.- CONDICIONES DE INSTALACIÓN
a) El proveedor deberá considerar realizar levantamiento de las condiciones de instalación e infraestructura, con el fin de evitar daños y perjuicios al equipo bajo el convenio de mantenimiento.
b) El proveedor deberá considerar que el Hospital Clínico Metropolitano El Carmen Dr. Valentín Ferrada es un Hospital cuya infraestructura y servicios no médicos se encuentran concesionados, por lo cual queda estrictamente prohibido realizar modificaciones sin la previa coordinación a través del Mandante con Concesionaria San José – Tecnocontrol.
c) Todo hallazgo o evento que condicione o ponga en riesgo el correcto funcionamiento del equipo bajo convenio, deberá ser notificado de manera formal, a través del Coordinador del contrato a la Unidad de Ingeniería Biomédica. La Unidad de Ingeniería Biomédica, entendiendo las razones expuestas, solicitará informe técnico al contratista para la tramitación formal a la Sociedad Concesionaria.
5.3.- CAPACITACIONES
a) El proveedor deberá considerar dentro de los costos de la presente contratación, la realización de al menos 02 jornadas de capacitación por año.
b) Las jornadas de capacitación deben considerar el uso, cuidados y rutinas de limpieza del equipo.
c) El proveedor deberá considerar la realización de orientaciones técnicas al personal de la Unidad de Ingeniería Biomédica, en cuanto al uso y funcionamiento del equipo. Estas orientaciones se efectuarán durante la ejecución del mantenimiento preventivo y serán sin costo para el Hospital.
d) Las capacitaciones deberán ser sin costos adicionales para el Hospital y serán solicitadas en la cantidad indicada en el Anexo N°4 – Especificaciones Técnicas, con el objetivo de garantizar el correcto uso, manipulación, rutinas de mantenimiento y seguridad del Paciente.
e) La coordinación de la capacitación será sólo, a través de la solicitud de la Unidad de Ingeniería Biomédica, independiente que ésta corresponda a capacitación para el Servicio Clínico o capacitación para la Unidad de Ingeniería Biomédica.
6.- SISTEMA DE INFORMACIÓN – ACTUALIZACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y ARQUITECTURA DE LA SOLUCIÓN
El proveedor debe considerar proporcionar actualización, instalación, puesta en marcha y mantención del hardware y del sistema informático (software) que poseen los equipos de la presente licitación. Esto incluye:
• Upgrade/update del sistema actualmente instalado, de referencia actual Natus Database versión 7.1. La actualización debe venir en la última versión que tengan disponible.
• Considerar además la instalación, configuración, capacitación correspondiente a los usuarios y puesta en marcha del sistema.
• Reemplazo del equipamiento asociado al equipo médico, (PC, teclado y mouse ergonómicos) e impresora, en cada EEG. Se solicita que no se entregue notebook.
• Instalación de servidor, considerando que el Housing (espacio físico, comunicación, energización y refrigeración) es provisto por el HEC.
6.1 GENERALIDADES
• Actualmente se realizan exámenes a pacientes pediátricos y adultos, tanto de forma ambulatoria como a solicitud en las unidades de hospitalización.
• Los informes son realizados por 2 neurólogos (1 adulto y 1 pediátrico), quienes se conectan por VPN (entregados por HEC) a las estaciones de trabajo de los equipos de EEG para ver los trazados y generar informe. Esto ha generado conflicto debido a las características de conectividad de las VPN. Debido a esto último, se requiere dar la opción de que los dos neurólogos puedan conectarse a la vez (al mismo tiempo) desde el servidor, generando dos instancias distintas en él.
• Se requiere que el informe posea un formato institucional (con el logo HEC) y entregue información a definir por el HEC y proveedor; deseable que los datos de los pacientes como nombre, rut, quien toma el examen, y otros, se autocomplete al efectuar el informe.
Cantidad de exámenes mensuales realizados y proyección:
CUPOS POR AGENDA MENSUAL ACTUAL CUPOS POR AGENDA PROYECCIÓN NORMAL MENSUAL*
EEG ADULTO 60 120
EEG PEDIÁTRICO 40 80
EXTENSIÓN HORARIA ADULTO 60 60
TOTAL: 160 260
Tabla 1.-
*Proyección normal mensual: sin Pandemia.
CANTIDAD DE EXAMENES REALIZADOS ACTUALMENTE DE FORMA MENSUAL*
EEG ADULTO 95
EEG PEDIÁTRICO 35
TOTAL: 130
Tabla 2.-
*En contexto Pandemia.
6.2 LICENCIAMIENTO
Actualmente el HEC posee 2 licencias del sistema, que permiten informar/tomar exámenes, y que dan acceso al sistema en las estaciones de trabajo del equipo de EEG. A fin de mejorar el flujo de trabajo se solicitan 3 licencias más:
- Se requiere 1 licencia para dar acceso desde la estación de trabajo de Enfermera de Neurología quien requiere visualizar e imprimir informes. El PC que requiere acceso es de propiedad del HEC. El proveedor deberá realizar y asegurar la instalación del sistema en esta estación de trabajo para el correcto funcionamiento. Considerar que esta estación de trabajo puede ser cambiado, por cualquier eventualidad en caso de mal funcionamiento, etc; por lo que se requiere que el proveedor se encargue de la reinstalación y dejar en funcionamiento en otro pc que el HEC facilite en caso necesario.
- Se requieren 2 licencias para dar acceso desde el servidor (en dos instancias distintas) donde se conectarán los profesionales con las VPN entregadas por parte de HEC (considerar generar máquina virtual para que puedan trabajar más de 1 profesional conectado por VPN al servidor a la vez).
6.3 INTEROPERABILIDAD DE LA SOLUCIÓN
Para la interoperabilidad con los sistemas disponibles en el HEC, se deben considerar integraciones sincrónicas y bidireccionales a través del motor de integración del HEC; se privilegiará que las interfaces sean realizadas mediante HL7 V2.X, usando comunicación vía proxy (con usuario y contraseña). Se debe considerar como mínimo los flujos de integración: Admisión, Solicitud de procedimiento, Pacientes e Informes. Además, debe contar como mínimo con la siguiente mensajería habilitada para su uso:
• Mensajes ADT – HL7
• Mensajes SIU – HL7
• Mensajes ORM – HL7
• Mensajes ORU – HL7
6.3.1 SOLUCIÓN EEG – RCE
La integración debe cubrir todos los procesos necesarios entre su plataforma y la solución de Registro Clínico Electrónico (RCE) del HEC, la que actualmente es FLORENCE provisto por proveedor RAYEN SALUD, adquirida bajo modalidad de Gran Compra de Convenio Marco ID 2239-7-LP14 con Acuerdo Complementario ID 45384. Sin perjuicio de lo anterior, el proveedor adjudicado debe considerar que el HEC, eventualmente puede estar sujeto a un cambio de plataforma de RCE por lo que el proveedor adjudicado debe garantiza, sin costos para el HEC, la integración al actual sistema informático, así como también al nuevo sistema, si es que existiera un eventual cambio. Proveedor debe considerar:
• Mensajería descrita (Punto 6.3)
6.4 ARQUITECTURA DE LA SOLUCIÓN
6.4.1 SERVIDOR
El proveedor debe entregar 1 servidor rack server, con sus respectivos rieles, (se solicita rack server, y no se aceptará tower server o blade server) para albergar las aplicaciones, bases de datos, etc, y que quede en el Hospital. El servidor debe tener fuentes de poder redundantes con conexión MAGIC, y tener conexiones ethernet redundantes. Considerar que debe estar dimensionado según la cantidad de estudios y proyección de acuerdo a la tabla 1 del punto 6.1 de las presentes bases técnicas. Además, se deberá contemplar la carga en este servidor del histórico de los exámenes del hospital, el cual corresponde a 2,5 GB.
El servidor deberá tener como mínimo las siguientes características:
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS MÍNIMAS A CUMPLIR SERVIDORES
TIPO Rackeable 1U
PROCESADOR Intel Xeon E52609V4 1.70Ghz o similar
MEMORIA 16GB o superior
DISCO 1TB
ETHERNET Ethernet 1GB
RAID 1
SISTEMA OPERATIVO Compatible con solución presentada por proveedor, debe incluir licencia
Además, se deberá presentar una propuesta para dar solución a la problemática de conexión de usuarios, ya que debiesen conectarse múltiples usuarios simultáneamente al aplicativo.
6.4.2 ACTUALIZACIÓN DE SISTEMA EEG/PSG
El proveedor deberá considerar en su oferta, la actualización de los 2 (dos) hardware del sistema EEG/PSG, para lo cual deberá cumplir al menos con las siguientes características:
Características Técnicas
Tipo: ALL IN ONE
Procesador: Intel Core i5 novena generación o superior
Memoria: 8GB DDR4
Unidad óptica: Lector/ Grabador de CD o DVD
En caso de no contar con esto, deberá proporcionar un Lector/ Grabador de CD o DVD externo o un disco duro externo de 1TB o superior
Disco Duro: 1 TB SATA o superior
Pantalla: FHD (1920 x 1080), 20 pulgadas o superior, ajustable en altura
CAL: Windows Server CAL, a nombre del HEC
Gráficos: HD Graphics o superior
Cámara: Cámara web incorporada HD o Superior
Teclado: Español- USB con reposición
Mouse: Ergonómico estático
Puertos: 4 puertos USB mínimo
Wi-fi: SI, compatible Bluetooth
Ethernet: Gigabit Ethernet
Audio: High Definition (HD) audio, entrada MIC y MIC incorporado
Accesorios: - Candado Seguridad con clave, mínimo 2 mts o superior
- Cable UTP CAT 6 mínimo 3 mts o superior
- Cable de corriente (nacional)
- Incluir cámara domo por IP o Joystick para controlar zoom y rotación 360°.
- Incluir UPS de al menos 1 Kva.
- Asesoría e implementación sistema de almacenamiento base de datos en red.
Seguridad: Ranura para candado de seguridad en carcasa
Estándar VESA: Soporta norma VESA 100mm (solo en caso de anclarse a un soporte de pared o brazo)
Garantí¬a: Duración del acuerdo complementario o licitación
Licencia SO: Windows 10 PRO 64 bit
Sistema Operativo Precargado: Windows 10 PRO 64 bit
Suite de Oficina: Office 365 Professional plus-español, 64 bit
Antivirus: Licencia local no centraliza o Actualización centralizada.
Seguridad: Disponer de un sistema de anclaje para cada PC en el carro de los dos equipos EEG.
6.5 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Prestación de servicios
Todo el personal externo que desarrolle labores para HEC deberá cumplir con las directrices de las políticas y procedimientos del Sistema de Seguridad de la Información de MINSAL. En caso de incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones, el establecimiento se reserva el derecho de veto sobre el personal que haya cometido la infracción, así como las sanciones legales y contractuales que se consideren pertinentes en relación con la empresa o persona contratada.
La empresa proveedora deberá asegurar que todo su personal tiene la formación y capacitación apropiada para el desarrollo del servicio provisto, tanto a nivel específico en las materias correspondientes a la actividad asociada a la prestación del servicio como de manera transversal en materia de seguridad de la información, para lo cual deberá asegurarse, al menos, de que todo el personal asociado al servicio conoce y se compromete a resguardar la confidencialidad de la información a la que tenga acceso y a cumplir las Políticas de Seguridad de la Información de MINSAL.
Seguridad y Auditoria
- Debe ser capaz de manejar distintos roles y perfiles de usuario.
- Debe asegurar el correcto acceso al tratamiento de información relacionada a las cuentas y gestión dentro del sistema.
- Debe al menos manejar roles y perfiles, por ejemplo, de médico que realiza informe, funcionario que toma examen, u otro que disponga el sistema. Además, idealmente debe considerar perfiles de sólo visualización.
- Además, las funciones de Auditoría deben registrar todas las diferentes acciones de creación modificación en los datos de las cuentas realizados por los usuarios.
Seguridad de Acceso y Confidencialidad de Datos Sensibles
Cualquier tipo de intercambio de información que se produzca entre el establecimiento y las empresas se entenderá que ha sido realizado dentro del marco establecido por el contrato de provisión de servicios correspondiente, de modo que dicha información no podrá ser utilizada en ningún caso fuera de dicho marco, ni para fines diferentes a los asociados a dicho contrato.
Además, el adjudicatario está obligado a desestimar:
• El uso de la información para su propio beneficio o con cualquier otro propósito distinto al de prestar los servicios en los términos y condiciones establecidos en el Contrato.
• Revelar información de los Contratantes a terceros, excepto a aquellos de sus empleados o asesores que requieran conocer dicha Información con el fin de prestar el referido servicio. Bajo ninguna circunstancia este hecho relevará a la Empresa de las responsabilidades y obligaciones que le impone el Contrato.
• Adoptar todas las medidas necesarias y conducentes para proteger la confidencialidad y evitar la divulgación y uso indebido de la información. Cada parte acuerda informar inmediatamente en la forma establecida a la otra si tuviere conocimiento de cualquier mal uso o apropiación indebida de tal información.
Sin perjuicio de lo anterior, se deberá dar cumplimiento a la legislación vigente del Decreto Supremo N° 83, publicado el 12 de enero de 2005 en el Diario Oficial; la Ley N°20.584, referida a Deberes y Derechos que tienen las Personas en relación con acciones vinculadas a su Atención de Salud; la Ley N° 19.628, referida a Protección de Datos de Carácter Personal; el Reglamento de ficha clínica y las disposiciones de las políticas y procedimientos de seguridad de la información de MINSAL, y en especial aquellas que regulan los datos sensibles acorde la legislación aplicable.
Esta obligación se mantendrá aun cuando el contrato que se suscriba se dé por terminado ya sea por expiración del plazo establecido o por alguna de las otras causales de término de contrato establecidas en presentes bases de licitación.
No se va a entender que por un incumplimiento de las obligaciones señaladas precedentemente si la información es de público conocimiento con antelación a la suscripción del contrato o es divulgada públicamente por el propio Contratante o como resultado de la exigencia de una autoridad judicial o administrativa.
Respecto al grado y mecanismo de confidencialidad, a considerar los siguientes aspectos:
• RUT de las personas debe ser visible solo para usuarios que cuenten con el perfil que lo autorice. Para todos los demás usuarios este dato debe estar enmascarado.
• A nivel de base de datos se debe implementar el modo Audit.
• La encriptación de la contraseña debe basarse en el algoritmo MD5, agregando el uso de una semilla de seguridad, u otro mejor.
• Pasado 03 meses que la cuenta de un usuario no registre movimiento deberá ser bloqueada.
• Es de obligación el uso de clave a alta seguridad: mínimo de 08 caracteres, alfanumérica (01 letra en mayúscula, 01 letra en minúscula y 01 número), según estándar definido en las políticas y procedimientos de seguridad de información del Ministerio de Salud.
• Después de 03 fallos de identificación, el usuario debe ser bloqueado en el formulario de ingreso. El usuario debe contactarse con el soporte de usuario propuesto por el adjudicatario para que recupere su contraseña.
Software Antivirus
Aplica si el sistema operativo es window: Los servidores, así como los equipos finales (PC) implementados deben contar con algún tipo de software para la detección de virus malicioso, estos softwares deben estar debidamente licenciados en modo escaneo en tiempo real y actualizados a su ultima base de datos de virus. Esto deberá ser evidenciado en el informe de vulnerabilidades
Propiedad Intelectual
El personal externo, deberá garantizar el cumplimiento de las restricciones legales al uso del material protegido por normas de propiedad intelectual. Queda estrictamente prohibido el uso de programas informáticos que no cuenten con licencia. Asimismo, queda prohibido el uso, reproducción, cesión, transformación o comunicación pública de cualquier tipo de obra o invención protegida por la propiedad intelectual sin la debida autorización.
Los sistemas operativos instalados en el equipamiento deben estar debidamente licenciados y activos de una forma comprobable, así como sus actualizaciones de seguridad al día. De ser necesaria la bajada de los servicios de producción para la instalación de estas se debe coordinar con anticipación a la contraparte de TIC.
• Para soluciones WINDOW debe contener sistema operativo 2016 o superior para servidores.
• Para soluciones WINDOW debe contener sistema operativo window 10 pro o superior para clientes u otros.
• Para soluciones Linux debe contener Centos 7, Ubuntu 16, red hat Enterprise 7 o cualquier versión superior
• Para soluciones con sistemas operativos no estipuladas en este documento se debe coordinar con el área de TIC encargado de redes para revisar la solución propuesta.
Control de cambios en los Sistemas
Los cambios o modificaciones de cualquier tipo a los sistemas dentro del ciclo de vida de desarrollo y producción deben ser controlados mediante procesos de control de cambios formales.
La introducción de nuevos sistemas y cambios a los sistemas existentes debe seguir un proceso y registro de documentación, especificación, pruebas, control de calidad, identificación de riesgos, procedimiento de reversión ante fallas e implementación administrada. Esto debe realizarse mediante formato proporcionado por el establecimiento.
Pruebas de seguridad de los sistemas
Los sistemas nuevos y actualizaciones se deberán someter a pruebas y verificaciones exhaustivas durante los procesos de desarrollo, incluida la preparación de un programa de actividades detallado y entradas de pruebas y los resultados esperados bajo una variedad de condiciones.
Pruebas de aceptación de los sistemas
Se deberán establecer programas de pruebas de aceptación y criterios relacionados para los sistemas de información, actualizaciones y nuevas versiones.
Las pruebas de aceptación del sistema deberán incluir las pruebas de los requisitos de seguridad de la información y la adherencia a las prácticas de desarrollo del sistema seguro.
Protección de los datos de prueba
No se deberán usar datos operacionales que contienen información personal identificable o cualquier otro tipo de información confidencial para fines de prueba y otro que sea diferente a lo autorizado por MINSAL.
Auditoría
Para todo proyecto de software y/o modificación deben establecerse los mecanismos de auditoria de seguridad de la información, los registros, responsables y los periodos de revisión. Debiendo conservar los registros de auditoría de las actividades que se realicen, incluyendo administradores y operadores, de las excepciones o incidentes de información y mantenerlos durante un período acordado para ayudar en investigaciones futuras y en el seguimiento y monitoreo del control de acceso
MINSAL podrá realizar auditorías los procesos, controles de desarrollo y soluciones de los proveedores para verificar su nivel de seguridad. Ante la eventualidad de detección de Vulnerabilidades e Incidentes de Seguridad de Información, el proveedor deberá estableces un plan de acción correctiva y preventiva que asegure la no ocurrencia de lo detectado.
Gestión de Vulnerabilidades
El proveedor deberá realizar cada tres meses un escaneo de la plataforma y del propio software en busca de vulnerabilidades, manteniendo un registro de los resultados y las acciones correctivas tomadas con sus respectivas fechas, comunicando a la contraparte TIC mediante detallado informe formal. De levantarse una alerta de una vulnerabilidad crítica que afecta a los sistemas que componen la aplicación durante el tiempo previo a un nuevo escaneo, se deberá gatillar de inmediato una revisión preventiva.
Gestión de Incidentes
Ante un incidente el proveedor deberá recuperar el nivel habitual de funcionamiento del servicio y minimizar en todo lo posible el impacto negativo, de forma que la calidad de servicio, la disponibilidad y la calidad. Todo incidente será cubierto por Mantenimiento Correctivo y sus respectivos Tiempos de Respuesta.
PROCEDIMIENTO DE CONTINGENCIA
Con el fin de mantener la continuidad operativa del sistema que repercute directamente en la gestión y la continuidad del servicio, el proveedor deberá proponer un Plan de Contingencia, el cual en caso de interrupción o inoperatividad de los servicios del sistema se asegure:
• La continuidad de operación de la gestión y la operación.
• La existencia de acciones que respalden el trabajo durante la interrupción del sistema y que permitan que los datos generados sean cargados en nuevamente en el sistema de forma masiva una vez que éste se haya recuperado la operatividad de este. Esta será tarea del proveedor adjudicado.
Respaldo de la Información
El proveedor adjudicado debe garantizar la disponibilidad e integridad de la información almacenada en su sistema, por lo que debe considerar para sus aplicativos y Bases de Datos todas las configuraciones necesarias y conducentes para realizar respaldos diarios, semanales y mensuales, de tipo completo e incremental, los que no deben interferir con la continuidad de la plataforma productiva instalada en los establecimientos. Los medios de almacenamiento de estos respaldos deben ser provistos por el adjudicatario.
Documentación del Proyecto
Toda la documentación asociada al proyecto desde el inicio de la implementación hasta el cierre del proyecto con la eliminación de data será propiedad del mandante.
• Manual de usuario (en español)
• Manual del administrador de plataforma (en español).
• Manual con todos los informes que emite el sistema y su forma de generarlos.
• Manual de seguridad, incluyendo el sistema de recuperación en caso de desastres.
• Procedimiento de Contingencia
• Cierre de eventos (incidentes, requerimientos, etc)
• Reporte de vulnerabilidades y corrección.
• Reporte de respaldos y estado de estos.
Disponibilidad información histórica Hospital
El proveedor adjudicado deberá almacenar toda la información histórica y nueva que contiene el hospital, así como también garantizar la disponibilidad y la integridad de la información almacenada.
En el apartado de servidores se dará a conocer el espacio en disco que se necesita para contener la información histórica del hospital.
Entrega de la información
Sin importar el caso en que cierre el vínculo contractual con el proveedor, no se extinguen las obligaciones asumidas por la empresa debe garantizar que, al finalizar contrato, pondrá a disposición del HEC y del nuevo proveedor, toda la información almacenada en sus sistemas durante el transcurso del proyecto, una vez validada que es una fiel copia de la base de datos de producción. El proveedor deberá entregar, además, su diccionario de datos, reglas de negocio y todos los parámetros que permitan lograr la correcta relación entre datos, Por otro lado, debe garantizar que un consultor idóneo de su empresa y toda la documentación necesaria con el fin de realizar una migración exitosa al nuevo sistema, estos trabajos no deben extender los 120 días.
Eliminación de datos del Hospital
Una vez entregado la información al Hospital se procederá a la eliminación de estos, ya sea en base de datos u equipos bajo la presencia del personal de Hospital que éste designe para tal efecto. Esta eliminación se realizará siguiendo un proceso definido en conjunto por ambas partes.
6.6 SOPORTE Y MANTENIMIENTO DE LA SOLUCIÓN
El adjudicatario del sistema deberá cumplir con requerimientos de Soporte y Mantención propios de la solución, los que deben contemplar Mantenimiento: Preventivo y Correctivo.
Este punto se refiere específicamente al soporte y mantención del sistema informático asociado al equipo, no refiriéndose a las condiciones de mantenimiento preventivo y correctivo del equipo en sí mismo.
1. Mantenimiento Preventivo: Considera por parte y a costo del adjudicatario todas las actividades de mantenimiento preventivo relativos a software, hardware (servidor) o integración que sean necesarios para asegurar un adecuado funcionamiento y continuidad operativa del servicio. Estos mantenimientos no deben afectar la continuidad operativa de la plataforma.
2. Mantenimiento Correctivo: Considera por parte y a costo del adjudicatario todos los cambios necesarios para corregir alguna falla de software, hardware (servidor) o integración de la solución provista.
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