- CONTRATO
La Seremi suscribirá el respectivo contrato con el oferente adjudicado para la contratación en cuestión, previa acreditación de su inscripción en el registro de proveedores el Estado y, de haber incorporado la versión digital de todos sus antecedentes que acrediten existencia, vigencia y personería en dicho portal o haberlos presentado formal y físicamente ante la Seremi.
La validez del contrato estará sujeta a la total tramitación del acto administrativo que lo apruebe.
Previa suscripción del contrato el oferente debe acreditar, además, el cumplimiento de las normas laborales y previsionales del equipo que se desempeñará en las labores de la citada prestación de servicios. En caso de ser personal a honorarios, debe presentar una declaración jurada que acredite tal situación. Posterior a la suscripción del contrato, el proponente debe hacerse cargo de cualquier gasto que eventualmente deba efectuarse como producto de demandas de carácter laboral del personal que se desempeñe en el desarrollo de la mencionada prestación de servicios, conflictos en los cuales la Seremi no tendrá participación alguna.
Para el caso de que la empresa o persona natural que celebre el contrato, registre saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, la Seremi establecerá en el contrato que los primeros estados de pago producto del servicio licitado, deben ser destinados al pago de dichas obligaciones, debiendo acreditar, mediante comprobantes y planillas, que la totalidad de las obligaciones se encuentran liquidadas al cumplirse la mitad del período de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses. Se requerirá, también, la presentación mensual de un certificado especial de la Dirección del Trabajo, sobre esta materia.
En caso de incumplimiento de estas obligaciones por parte de la empresa o persona natural contratada, la Seremi podrá dar por terminado el respectivo contrato, pudiendo llamarse a una nueva licitación en la que la empresa o persona natural referida no podrá participar.
Si el oferente seleccionado no firmare el contrato por causa imputable a él en el plazo máximo de 10 días corridos, contados desde la comunicación de la adjudicación de la presente licitación pública, su oferta podrá dejarse sin efecto, pudiendo la Seremi, en ese caso, aceptar la oferta del proponente que sigue en el orden de precedencia, o declarar desierta la licitación.
La Justicia Ordinaria resolverá los problemas o divergencias que se pudieren suscitar entre las partes con motivo de la prestación del servicio, para lo cual, las partes fijan domicilio en la comuna de Chillán, de la ciudad del mismo nombre, Chile, sin perjuicio de las facultades de la Seremi y las atribuciones de la Contraloría General de la República.
Antecedentes legales para ser contratado:
El proponente adjudicado debe reunir y acompañar los antecedentes legales señalados a continuación para ser contratado, ya sea en soporte en papel, o bien, mediante su incorporación en el Registro del proveedores del Estado, en los plazos señalados en el párrafo anterior. En el caso de una Unión Temporal de Proveedores, los antecedentes requeridos, deben ser presentados por cada uno de sus integrantes, además de la escritura pública en que conste su constitución.
A.- Persona jurídica:
- Certificado de Vigencia de la personería de sus representantes legales, extendido por el Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces respectivo, con una antigüedad no superior a 60 días desde su emisión o Certificado de Vigencia emitido por el Registro de Empresas y Sociedades, en el caso de las sociedades acogidas a la Ley 20.659 o, bien, copias de estos, debidamente autorizadas por un Notario Público.
- Fotocopia de la escritura pública de constitución de la sociedad o certificado de estatuto actualizado emitido por el Registro de Empresas y Sociedades, en el caso de sociedades acogidas a la Ley 20.659.
- Fotocopia simple de la cédula nacional de identidad del Representante Legal.
- Fotocopia simple de RUT de la Empresa.
B.- Persona Natural:
- Fotocopia simple de la cédula nacional de identidad del/a adjudicatario/a.
- Fotocopia simple de iniciación de actividades del SII.
C.- Unión Temporal de Proveedores (UTP):
En caso de adjudicarse una UTP, debe presentar:
- Fotocopia de la escritura pública en que conste la formalización de la Unión Temporal de Proveedores y se establezca, a lo menos, la solidaridad entre las partes, el nombramiento de un representante o apoderado común con poderes suficientes y que la vigencia de esta Unión no sea inferior a la vigencia del contrato que se suscriba; siempre que quien sea contratado sea dos o más proveedores/as.
- INICIO DEL SERVICIO Y PLAZO DEL CONTRATO
El servicio se iniciará en la fecha en que la Seremi comunique a la persona o empresa adjudicada la total tramitación del acto administrativo que aprueba el contrato. El plazo del contrato será de 24 meses.
- GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO
Quien se adjudique debe entregar, al momento de la firma del contrato, una garantía, a fin de garantizar el fiel y oportuno cumplimiento del contrato y el pago de las obligaciones laborales y previsionales para con los trabajadores del contratante, según lo ordena la Ley N° 20.238.
Dicha garantía podrá ser cualquier documento que asegure el pago de la garantía de manera rápida y efectiva, por ejemplo, una boleta bancaria, vale vista, póliza de garantía o certificado de fianza, siempre que cumpla con las disposiciones establecidas en el artículo 68 del Reglamento de la Ley 19.886.
La garantía debe ser emitida por un monto equivalente al 10% del total del contrato, expresado en pesos chilenos, y extendida como irrevocable y pagadera a la vista, a nombre de la Subsecretaría del Ministerio de Agricultura, RUT: 61.301.000-9, con fecha de vencimiento igual a la fecha de término del contrato más 60 días hábiles.
La garantía del fiel y oportuno cumplimiento del contrato debe tener la siguiente glosa: "Garantiza el fiel y oportuno cumplimiento de contrato denominado servicio de aseo y mantención de oficinas para las dependencias de la Secretaría Regional Ministerial de Agricultura de la Región de Ñuble”.
En caso de tratarse de un vale vista u otro instrumento que no permita escribir la glosa, el oferente debe acompañar un acta que dé cuenta que el vale vista o instrumento que garantiza el fiel cumplimiento del contrato, ha sido emitido para el proceso de licitación pública de que se trata, debiendo indicar el ID de la Licitación y la descripción de este, así como la individualización detallada del instrumento bancario.
La garantía podrá ser cobrada a favor de la Seremi de Agricultura cuando quien preste el servicio incurra en alguno de los siguientes incumplimientos de contrato:
I. Si el monto de las multas cobradas al adjudicado sobrepasa el 3% del valor del contrato.
- Si en el desarrollo del contrato, el adjudicado acumula más de tres multas
- Si quien se contrate supera los 7 días hábiles sin asistir a trabajar en las dependencias de la Seremi, sin justificación o causa de fuerza mayor.
- Si quien se contrate incurre en incumplimiento grave del contrato o cuando no ejecute los servicios comprometidos, sin causa o argumento alguno o a sus respectivas bases administrativas, técnicas o anexos.
- INCUMPLIMIENTOS Y MULTAS:
4.1. Tipos de Incumplimientos:
El incumplimiento de las obligaciones motivo de la contratación, será materia de aplicación de multas, de acuerdo con el siguiente cuadro:
Incumplimiento
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Multa
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Inasistencia diaria de todo el personal, sin ser reemplazado.
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0,5 UF por cada día hábil de inasistencia, con un tope máximo de 3 días hábiles, plazo en el que se hará efectivo el cobro de la garantía y se procederá al término anticipado del contrato.
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Inasistencia diaria del personal, sin ser reemplazado.
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1 UF por personal de aseo que no asista y que no sea reemplazado, con tope de 0,8 UF durante la vigencia del contrato. El cálculo de esta sanción se realizará al cierre de cada mes, en caso de existir inasistencias, las que serán notificadas a quien se contrate por correo electrónico en la oportunidad que se produzcan.
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Retrasos reiterados del personal en la hora de ingreso, sin justificación.
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0,25 UF por personal que retrasa su hora de ingreso sin justificación. La multa se cobrará si al cierre de cada mes se han generado más de 15 retrasos.
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No realizar alguna de las labores previstas en el contrato en la forma y frecuencia que se indique.
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0,5 UF por evento, con tope de 5 eventos durante la vigencia del contrato.
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No proporcionar al personal uniformes y zapatos seguridad, según sea necesario de acuerdo a la naturaleza de sus funciones, sanción por evento.
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2 UF por evento, con tope de 5 eventos durante la vigencia del contrato.
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Extravío de especies y/o destrucción, comprobándose la responsabilidad de quien se contrate, además de la restitución inmediata del bien.
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2 UF por evento, con un tope de 5 eventos durante la vigencia del contrato.
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No informar oportunamente la subcontratación del servicio, esto es, con al menos 5 días hábiles anteriores a la fecha de formalizarse la subcontratación.
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5 UF por cada día hábil en que no se informe de la subcontratación para la aprobación de la contraparte técnica.
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No acatar el manual de conducta de funcionarios/as dispuesto por la Seremi.
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1 UF por evento, con tope de 5 eventos durante la vigencia del contrato.
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Las multas se descontarán de los estados de pago pendientes y en caso de no existir estados de pagos por liquidar, la Seremi notificará la forma en que se procederá al cobro de la sanción, mediante el respectivo acto administrativo, pudiendo incluso descontarse de la garantía de fiel cumplimiento del contrato, si así procediere y ésta estuviera vigente.
Las multas y el comportamiento general de quien se contrate serán informados en el Sistema de Información de Compras, de acuerdo con lo establecido en el artículo 96 bis.- Comportamiento contractual anterior de los proveedores, del Reglamento de la Ley N° 19.886.
4.2. Procedimiento de cobro de multas:
Una vez producido el incumplimiento la Seremi lo notificará por escrito, mediante el acto administrativo correspondiente a quien preste el servicio, otorgando un plazo de cinco días hábiles a partir de su notificación, para que quien preste al servicio formule sus descargos en el plazo mencionado.
Las notificaciones por carta certificada se entenderán practicadas a contar del tercer día siguiente a su recepción.
Sin perjuicio de lo anterior, también podrá notificarse a través de los otros medios establecidos en la ley N°19.880 y sus modificaciones
Las multas y el comportamiento general de quien preste el servicio serán informados en el Sistema de Información de Compras, de acuerdo con lo establecido en el artículo 96 bis del reglamento de la ley N° 19.886.
4.3. Facturación:
Una vez recibido conforme los servicios mensuales por parte de la Secretaría Regional Ministerial de Agricultura de la Región de Ñuble, quien se contrate debe emitir la factura, de acuerdo con el detalle de la Orden de Compra enviada a través del Sistema de Información de Compras y Contratación Pública, la que hará referencia a los presupuestos aprobados. La factura debe ser emitida de la siguiente forma:
Razón Social : Subsecretaría del Ministerio de Agricultura
RUT : 61.301.000-9
Dirección : Schleyer 145 Chillán
Glosa : Mes del servicio prestado, referencia a la orden de compra.
Giro : Servicio Público
La factura será pagada en un plazo no superior a los 30 días corridos, contados desde su recepción conforme.
El archivo XML de las facturas debe ser ingresado electrónicamente a la siguiente casilla: subagriculturarecepcion@custodium.com . La factura debe contener en el campo folio (801) el ID de la orden de compra y consignar la opción de pago “crédito”.
La Seremi de Agricultura, en el marco de lo dispuesto en el N° 2 del artículo 3° de la ley N° 19.983, tendrá un plazo de ocho días corridos siguientes a la recepción de la factura para reclamar de su contenido o tenerse por irrevocablemente aceptada. Dicho reclamo se entenderá practicado en la fecha de envío de la comunicación, mediante la plataforma electrónica dispuesta por el SII, para dichos efectos.
Quien preste el servicio debe acompañar además de la factura el certificado de cumplimento del pago de las leyes sociales de sus trabajadores. Formulario F-30-1 o certificado de PreviRed, en cualquiera de los casos debe corresponder al pago del mes de servicio anterior al que se está pagando. Dicho certificado garantizará el cumplimiento de las normas legales establecidas en el contrato, en el marco de las disposiciones del código del trabajo, para dichos efectos.
Es responsabilidad de quien preste el servicio incorporar como documentos adjuntos los antecedentes que se requieran como parte del contrato o acuerdo con la Seremi para materializar el pago (guías de despacho, informes, certificado de leyes sociales, etc.).
4.4. Factoring
En caso de que el proveedor ceda a un factoring la(s) factura(s) asociada(s) a esta contratación, deberá asegurarse de confirmar que la notificación de dicho factoring, se realice oportunamente en la debida dirección de este Servicio, individualizada en el segundo párrafo del presente numeral, de tal forma que el pago sea realizado de acuerdo con el contrato suscrito por el contratista.
Cabe señalar que el factoring no se hará efectivo en caso de existir obligaciones o multas pendientes, de acuerdo con lo establecido en el artículo 75 del reglamento de la Ley N° 19.886 de Bases sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios.
Asimismo, cabe hacer presente que, aunque la cesión realizada sea electrónica, el proveedor deberá infórmalo oportunamente al administrador o contraparte técnica del contrato, a fin de que la Seremi actúe en los momentos que correspondan
- METODOLOGÍA DE TRABAJO
El medio de comunicación formal con quien se contrate será a través de la Encargada Administrativa de la Secretaría Regional Ministerial de Agricultura de la Región de Ñuble, mediante los canales que tenga a disposición, ya sea correo electrónico o teléfono.
Asimismo, es necesario señalar que quien se contrate no tendrá exclusividad para la realización de los trabajos o servicios adicionales o complementarios a la naturaleza que se licita, pudiendo la Seremi cotizar con el u otros proveedores del rubro, a fin de contratar la alternativa más ventajosa.
Eventualmente la Seremi podrá cotizar servicios complementarios o conexos al contrato, los que se autorizan mediante los procedimientos internos de la Seremi, bajo la modalidad de trato directo. Del mismo modo la Seremi podrá solicitar una prórroga del contrato, mientras se lleva a cabo un nuevo proceso de licitación pública.
- SUPERVISIÓN DE LOS SERVICIOS A CONTRATAR
La Secretaría Regional Ministerial de Agricultura de la Región de Ñuble ejercerá la supervisión integral del desarrollo del servicio contratado, en sus aspectos técnicos y administrativos, y designará una Contraparte Técnica para que la represente, la que estará integrada por un/a funcionario/a de la misma Seremi, pudiendo este asesorarse en todo momento por otros profesionales del mismo Servicio o externos, de acuerdo con las materias técnicas a tratar.
Entre las funciones que tendrá la Contraparte Técnica, se mencionan y detallan las siguientes:
a) Atender y resolver situaciones técnicas que se produzcan en el devenir del contrato.
b) Informar formalmente, mediante memorándum, al Departamento de Compras de la Subsecretaría, sobre la procedencia de la aplicación de las multas y/o sanciones que se estipulen en el contrato, según corresponda.
c) Llevar el control de los aspectos técnicos y administrativos que se deriven de la prestación del servicio.
d) Hacer seguimiento a los trabajos en curso, manteniendo constante comunicación con quien se contrate, velando por el estricto cumplimiento de los objetivos señalados en las presentes bases y el contrato.
e) Dar recepción conforme a los trabajos mensuales y dar curso a la gestión de pago.
La referida contraparte tendrá acceso en todo momento a las tareas ejecutadas por quien se contrate, quien debe facilitar el cumplimiento de dicha prerrogativa.
La misma contraparte convocará a las reuniones que estime necesario sostener con quien se contrate o con determinados profesionales del equipo técnico de este último. Quien se contrate debe facilitar la oportuna asistencia y realización de dichas reuniones. Sin perjuicio de lo anterior, las reuniones mencionadas podrán realizarse, también, a requerimiento de quien se contrate.
- TÉRMINO ANTICIPADO DEL CONTRATO
La Seremi podrá poner término anticipado al contrato o modificarlo, sin indemnización de perjuicios, por cualquiera de las causales establecidas en el artículo 13 de la Ley N° 19.886, en el artículo 77 de su reglamento, contenido en el D.S. N° 250, de 2004 del Ministerio de Hacienda y en las presentes bases de licitación, sin perjuicio de hacer efectiva la garantía de fiel cumplimiento y las multas, en aquellos casos en que ello procediere, de acuerdo con las siguientes causales:
- Resciliación o mutuo acuerdo entre los contratantes.
- Cuando quien se contrate incurra en incumplimiento grave de los servicios establecidos en el contrato, lo que se establecen las bases de licitación, sus anexos, consultas y aclaraciones, y si requerido para cumplirlas no lo hiciera dentro del plazo que se le señale, sin perjuicio, además, de cobrar la garantía y hacer efectivas las multas que procedieren. Adicionalmente se entenderá por incumplimiento grave, haber formalizado más de tres multas durante la vigencia del contrato.
- Si quien se contrate registra incumplimiento del pago de remuneraciones de sus trabajadores.
- Estado de notoria insolvencia de quien se contrate, a menos que se mejoren las cauciones entregadas o las existentes sean suficientes para garantizar el cumplimiento del contrato
- Si quien se contrate perdiere las certificaciones y autorizaciones necesarias para funcionar en el giro de su actividad.
- Si quien se contrate supera la aplicación de las multas establecidas en las presentes Bases de Licitación.
- No dar cumplimiento con lo establecido en la cláusula de las subcontrataciones, en el sentido de no informar en la oportunidad que corresponde sobre la subcontratación, impidiendo validar la calidad técnica del subcontratado. La Seremi en cuanto tome conocimiento de que ha ocurrido esta situación notificará el término anticipado del contrato.
En estos casos, la Seremi debe comunicar el término anticipado por escrito, fijándose un plazo de 30 días hábiles, contados desde la fecha de su recepción por parte de quien se contrate para liquidar los saldos que se devenguen en favor del Fisco o abonar los gastos eventuales, siempre que éstos tengan directa relación con los servicios a ser prestados, lo cual se acreditará mediante la presentación de las boletas o facturas correspondientes.
- SUBCONTRATACIÓN
La persona o empresa adjudicada podrá subcontratar con terceros la prestación parcial de los servicios contratados hasta un 30% de la totalidad del contrato, siempre que ello sea informado por escrito a la Seremi, con la debida antelación, esto es, con a lo menos cinco días hábiles anteriores a la fecha de la subcontratación. La Seremi se pronunciará por escrito, en orden a la aceptación o rechazo de la propuesta de subcontratación efectuada.
El incumplimiento de la notificación antes mencionada generará el cobro de multas pertinentes. Del mismo modo, el subcontratista debe dar debido cumplimiento a las condiciones del contrato, siendo el titular el responsable final de las acciones.
La persona del subcontratista o sus socios o administradores, no pueden estar afectos a las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en el artículo 92, de conformidad con lo que se dispone en el numeral 2, del inciso segundo, del artículo 76, ambos del Reglamento de la Ley N° 19.886.
- OTRAS OBLIGACIONES DE QUIEN SE CONTRATE
Sin perjuicio de las obligaciones que derivan de la naturaleza de la contratación, quien se contarte tendrá las siguientes obligaciones:
- No podrá hacer por iniciativa propia cambio alguno a las especificaciones técnicas contenidas en las bases.
- Asumir la responsabilidad en cuanto a la buena ejecución del contrato.
- Quien se contrate debe tomar las medidas necesarias para que su personal de cumplimiento cabal a la normativa, directrices y/o instrucciones que dispongan las autoridades fiscalizadoras y sanitarias de Gobierno, tales como Carabineros de Chile, u otro organismo especializado.
- Dar fiel cumplimiento a las normas legales vigentes en materias de accidentes del trabajo y prevención de riesgos, como asimismo a las directrices que establezca la contraparte técnica.
- Es responsable de todo accidente o daño que durante la vigencia del contrato le pudiera ocurrir al personal o a las dependencias de la Seremi, que sean imputables al proveedor.
- Quien se contrate será responsable de la entrega de la indumentaria y elementos de protección requeridos para cada tipo de actividad asociada al servicio que se presta, cumpliendo así con la protección a su personal. (ejemplo, mascarillas para prevención de contagios, mascarillas para evitar contaminación con elementos tóxicos, zapatos de seguridad, etc.).
- De igual modo, quien se contrate será del cuidado los bienes, materiales, equipos e instalaciones de su propiedad. En consecuencia, no tendrá derecho alguno a indemnización de ninguna especie por perdida, destrucción, deterioro, desgaste producidos por robo, uso, mal uso u otra razón, incluyendo la fuerza mayor y caso fortuito.
- Presentar un manual de conducta de su personal, señalando en el mismo, las buenas prácticas que deben realizarse dentro de la ejecución del servicio. En caso de carecer de él, la Seremi proveerá de una guía práctica de conductas para los operarios y supervisores. El no acatamiento reiterado de dicho manual o de guía de conductas será considerado un incumplimiento grave de las obligaciones del contrato.
- Mantener un permanente control sobre la ejecución de los servicios, a través de cualquier medio o forma que resulte idónea para el efecto.
- Dar cumplimiento a las instrucciones otorgadas por la Seremi para efectos de la realización de las tareas.
- Las demás que le encomienden las presentes bases.
10. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO
Ni quien se contrate ni la Seremi serán responsable en caso de demora o tardanza en la ejecución de sus obligaciones contractuales debido a hechos calificados como fuerza mayor o caso fortuito, conforme lo dispuesto el artículo 45 del Código Civil.
En caso de que quien se contrate se vea afectado por una situación de fuerza mayor o caso fortuito notificará, por escrito a la Seremi, dentro de los cinco primeros días de ocurrido el hecho; además, la solicitud de prórroga que se requiera al efecto deberá contener los fundamentos y antecedentes en que consten los hechos que constituyen la situación señalada acompañando los documentos necesarios para mejor resolver.
La calificación de fuerza mayor o caso fortuito, corresponderá resolverla a la Seremi mediante resolución fundada, sobre la base de los antecedentes que le proporcione quien se contrate y/o aquellos que obtenga de terceros o sean de conocimiento público.
En caso de que la situación descrita implique una ampliación de la vigencia del contrato, dicha situación también será formalizada mediante el respectivo acto administrativo, debiendo quien se contrate también extender las garantías vigentes, hasta cumplir con los términos y condiciones de las presentes bases.