9.1.- ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS SERVICIOS REQUERIDOS

9.1.1.- Objeto de la Licitación

Para el cumplimiento de las funciones de promoción comercial de ProChile se requiere contratar los servicios de una persona natural o jurídica, en adelante “productora de eventos”, que entregue soporte y desarrolle los eventos virtuales, semipresenciales y presenciales nacionales definidos por ProChile durante 24 meses, a través de soporte, logística e imagen para cada uno de ellos, con el fin de abordar las acciones y/o actividades de promoción establecidas en la planificación de la institución.

El servicio requerido se utilizará de acuerdo con las necesidades o actividades que ProChile vaya realizando, bajo la modalidad de suministro, según lo descrito en el numeral 9.1.4 de las presentes Bases.

9.1.2.- Objetivos Específicos.

•    Ejecutar con eficiencia, eficacia y calidad las acciones o actividades virtuales, semipresenciales y presenciales, de promoción, definidas por ProChile, a nivel nacional.

•    Disponer de un equipo de personas para realizar las gestiones de preproducción, producción y postproducción de los eventos, de acuerdo con los objetivos comunicacionales y de imagen definidos por ProChile.

•    Implementar los eventos, en todas sus etapas, en base a los lineamientos entregados por ProChile.

Para tales efectos, la Productora de Eventos deberá considerar lo siguiente:

•    Contar con un equipo de trabajo con experiencia en la producción de eventos (virtuales, semipresenciales y presenciales) que preste apoyo técnico antes, durante y post evento, incluyendo su proceso de desmontaje.

•    Contar con un productor general, asistentes de producción y asistentes técnicos por evento, considerar entre sus funciones la organización previa el evento y preproducción, montajes, pruebas técnicas, desarrollo del evento, desmontaje, organización post evento y postproducción.

•    Contar con un equipo logístico para la implementación de cada uno de los eventos.

•    Disponer de locación para el desarrollo de los eventos.

•    Contar con soporte técnico, en términos audiovisuales, para la implementación de transmisiones en vivo, muestra de material audiovisual en grandes pantallas, grabaciones, etc.

•    Contar con plataformas de transmisión vía streaming, con capacidad para mínimo 1.000 usuarios y máximo 5.000.- 

•    Contar con soporte en términos de montaje o habilitación, que cuente con un amplio abanico de opciones disponibles de mobiliario e ítems decorativos para vestir los eventos semipresenciales y presenciales.

•    Implementar medidas COVID19 vigentes, establecidas por la autoridad sanitaria, para eventos semi presenciales y presenciales.

•    Contar con un sistema de acreditación para eventos semipresenciales y presenciales, que contemple: inscripción, validación, impresión de credenciales y entrega de estas a los asistentes.

•    Contar con el servicio de impresión e instalación de todo el material gráfico que se desarrolle para los eventos, por ejemplo: tótems, gigantografías, señaléticas, invitaciones, menú, toblerones, tarjetones, pendones, cubos, diseños credenciales, merchandising en general, etc.

•    Diseñar, montar y desmontar puntos de activación de marca ProChile u otro, pudiendo ser stands o puntos de atención.

9.1.3.- Tipo de Eventos de ProChile

Para efectos de la presente contratación, se describen los tipos de eventos virtuales, semipresenciales y presenciales, relacionados a acciones y/o actividades de promoción de ProChile.

AMBITO DE APLICACIÓN DE LOS EVENTOS QUE DESARROLLA PROCHILE:

Corresponde a acciones o actividades de promoción que se desarrollen en Chile, que pueden ser virtuales, semipresenciales o presenciales, y que cuenta con una convocatoria representativa para la función de la Institución, con asistencia de autoridades o representantes relevantes del sector público y privado, en línea con la imagen país y con los focos estratégicos establecidos por ProChile para la promoción comercial.

Asimismo, vuelta a la normalidad post-covid, se plantean nuevos desafíos, para lograr cada vez más mayor convocatoria virtual, ajustando la presencialidad a los objetivos de cada evento. No optante lo anterior, en el caso de que la autoridad sanitaria competente declare una nueva alerta sanitaria, aplicaran todas las medidas de resguardo descritas en la presente licitación.

MODALIDADES DE EVENTOS:

Eventos Virtuales:

Producto de la pandemia, la forma de hacer eventos cambió. Las plataformas digitales tomaron fuerza y hoy se considera como una opción viable y consolidada para la ejecución de la actividad.

Transmisión vía streaming del evento, con panelistas, autoridades y moderador conectados de distintas partes del mundo y/o desde Chile.

En este sentido, el evento virtual se define como aquel que involucra a personas que interactúan en torno a una plataforma virtual, estos eventos pueden ser: seminarios, talleres, coaching y ruedas de negocios.

Eventos Semipresenciales:

Este tipo de evento consta de una parte presencial y otra virtual. Las actividades, en este caso, serían desarrolladas a nivel nacional, con un aforo controlado.

La temática de este tipo de eventos deberá estar en línea con los focos estratégicos de la institución, mercados y sectores foco para cada año y estar dentro de la planificación 2023 y siguientes.

Se deberá considerar la implementación y montaje presencial del evento y todo lo necesario en términos de conexiones y soporte para su transmisión online; por lo general estos eventos correspondes a: lanzamientos de programas, charlas o seminarios, inauguraciones, grabaciones en set TV, entre otras.

Eventos Presenciales:

Este tipo de evento se desarrolla de manera presencial a nivel nacional. Su temática deberá estar en línea con los mercados y sectores focos de la institución, se considera un evento de alta convocatoria (exportadores, importadores etc.). Corresponde a todas aquellas actividades que en su formato requiere de grandes y masivas convocatorias y que, además, pueda contener más de una actividad en un solo gran evento.

Se deberá considerar la implementación, montaje presencial, desmontaje, organización y ejecución del evento; por lo general estos eventos corresponden a: Enexpros, encuentros de negocios, ChileWeek, plenarias, cenas, lanzamientos de programas, etc.

EVENTOS “HITO” PARA PROCHILE:

La Institución dentro de su planificación organiza y ejecuta diferentes tipos de eventos de promoción comercial nacional, estos eventos llamados “eventos hitos” se desarrollan, al menos, una vez al año, con alta convocatoria y en línea con los focos estratégicos, a continuación detallaremos cada uno de ellos: 

Enexpros:

Los Encuentros Exportadores, ENEXPROS, son ruedas de negocios segmentadas según los distintos sectores productivos del país, Alimentos, Industrias, Servicios, Minería e Industrias Creativas. Su principal objetivo es generar contactos comerciales entre exportadores e importadores de todo el mundo.

Las empresas participantes, que representan lo mejor de la oferta exportable chilena, cuentan con el acompañamiento, gestión y apoyo de la red nacional de ProChile y de sus más de 50 oficinas comerciales en el mundo.

Este tipo de evento puede ser semipresencial o presencial y contar con actividades en su programa como: seminarios, charlas, degustaciones de productos, cata de vinos, activaciones de marca, cenas, espacios de reuniones bilaterales, shows artísticos, etc.  

Encuentros de Negocios:

Los encuentros de negocios buscan generar un acercamiento entre este sector productivo del país y sus principales socios comerciales, las empresas chilenas (exportadoras o con potencial exportador) que participan en la actividad cuentan con el acompañamiento, gestión y apoyo de la red nacional de ProChile.

Este tipo de evento puede ser semipresencial o presencial y contar con actividades en su programa como: pitch o charlas, seminarios, almuerzos o cenas de networking, espacios de reuniones bilaterales, muestras de productos, etc.

Lanzamientos de programas:

Los lanzamientos son eventos donde ProChile presenta o comunica una actividad, corresponden principalmente a la apertura de una gran convocatoria o programa y/o una acción de promoción sectorial relevante.

Este tipo de evento puede ser semipresencial o presencial, por ejemplo: apertura de convocatorias de herramientas de ProChile (como: GoGlobal, fondos concursales, ProChile a tu Medida), lanzamientos o “puntos de partida” de programas anuales como Mujer Exporta, Género y Pueblos Originarios, Ecommerce, celebración de alianzas público-privadas, etc.

Generalmente participan autoridades de ProChile, autoridades de otros servicios públicos y partners del sector privado; en su mayoría contemplan contratación de speakers, servicios de alimentación (desayuno, coffee, brunch o cóctel), regalo para los asistentes, etc.

Plenarias / Inauguraciones:

Se realizan en el marco de una gran actividad donde participan autoridades de ProChile, autoridades de otros servicios públicos y directivos del sector privado, cuentan con 100 invitados o más y generalmente se desarrollan en locaciones arrendadas para esta función.

Este tipo de evento puede ser semipresencial o presencial, en su mayoría cuentan con contratación de speakers, acreditación para los asistentes y servicios de alimentación (desayuno o coffee).

Seminarios o Talleres:

Son actividades de carácter técnico y académico, pueden ser organizadas en su totalidad por ProChile o en asociación con el sector privado o educacional, puede ser uno o varios asociados a un ciclo.

La finalidad de este tipo de actividad es generar práctica e investigación de alguna disciplina relacionada al negocio de ProChile.

Este tipo de evento puede ser virtual, semipresencial o presencial.

Ferias Nacionales:

ProChile es invitado a ferias nacionales durante el año, con una participación institucional, para dar a conocer sus servicios y herramientas de cara a las empresas chilenas, exportadoras o con potencial para exportar. En este contexto, las participaciones pueden ser a través de stands, puntos de atención o activaciones de marca, donde se requiere la implementación de un stand, impresión e instalación de gráficas, arriendo de mobiliario, soporte eléctrico de funcionamiento y todo lo necesario para el correcto funcionamiento de un stand.

Cooking Show:

Evento de degustación que tiene por finalidad dar a conocer la oferta exportable chilena de alimentos y bebidas, en manos de un chef local, a un grupo reducido de invitados que pueden ser, por ejemplo: importadores, periodistas, lideres de opinión, etc.

Este tipo de evento puede ser semipresencial o presencial.

Cenas:

Evento presencial que se realiza en el marco que una gran actividad, donde participan autoridades de ProChile, de otros Ministerios o entidades del sector público y del sector privado.

Para su implementación se requieren no solo servicios de alimentación, sino que también equipamientos técnicos, apoyo tecnológico, infraestructura y soporte.

Este tipo de evento puede ser semipresencial o presencial.

Desayunos:

Eventos semipresenciales o presenciales organizados 100% por ProChile, se desarrollan en el marco de una actividad de mayor envergadura, como cierre o punta pie inicial, en general los invitados corresponden a autoridades de la Institución, autoridades del sector público y privado. Si bien cuenta con servicios de alimentación, también considera apoyo logístico y tecnológico.

REFERENCIA DE EVENTOS A EJECUTAR:

ProChile informará oportunamente la planificación de eventos a desarrollarse durante la duración del contrato. Sin embargo, a modo de referencia se estima participar anualmente en:

•    ENEXPRO: 8

•    ENCUENTROS DE NEGOCIOS: 4

•    LANZAMIENTOS:10

•    SEMINARIOS O TALLERES: 5

•    PLENARIAS / INAUGURACIONES: 8

•    FERIAS NACIONALES: 5

•    COOKING SHOWS: 2

•    DESAYUNOS: 5

•    CENAS: 5

9.1.4.- Requerimientos Técnicos y Servicios

I.- Requerimientos MÍNIMOS por tipo de evento:

VIRTUALES: ENEXPRO - ENCUENTROS DE NEGOCIOS – LANZAMIENTOS – SEMINARIOS – TALLERES – PLENARIAS – INAUGURACIONES.

La productora de eventos deberá considerar para el desarrollo de cada evento:

•    Plataforma de transmisión vía streaming, con capacidad para mínimo de 1.000 y máximo de 5.000 usuarios.

•    Monitor de retorno

•    La plataforma debe permitir la interacción entre panelistas e invitados a través de chat (preguntas y respuestas) y video.

•    La plataforma debe permitir mostrar contenido como videos, presentaciones, textos, cámara en vivo, etc. 

•    Gráfica con nombre de panelista, cargo y empresa para eventos virtuales y semipresenciales. 

•    Integración de logo institucional y partner privado cuando corresponda. 

•    Contemplar formularios de inscripción y capacidad de registro.

•    Generación de link de conexión al evento (panelista e invitados).

•    Canal de traducción simultánea. 

•    Grabación del evento, video editado. 

•    Prueba técnica por cada evento en la fecha y horario que ProChile estime conveniente. 

•    Contratación de moderador, debe considerarse una propuesta de al menos dos alternativas, personas reconocidas en Chile y con habilidades en la conducción de un evento. Se requerirá presentar CV de las opciones presentadas. 

•    Lenguaje de señas con certificación C2, servicio de uno o más intérpretes, en horario establecido según la actividad. 

•    Servicio de traducción simultánea para eventos semipresenciales: servicio de uno o más intérpretes español-inglés / inglés–español, en horario establecido según la actividad.

•    Equipo de técnico experimentado en términos audiovisuales que preste apoyo antes y durante el evento, para la implementación de transmisiones en vivo. 

•    Adaptación de las gráficas, si se requiere, durante la prueba técnica o cuando se necesite.

•    Entregar métricas del evento, numero de conectados, tiempo de duración, pick de conexiones, porcentaje de rebote, etc.

SEMIPRESENCIALES (Híbridos): ENEXPRO - ENCUENTROS DE NEGOCIOS – LANZAMIENTOS – SEMINARIOS – TALLERES – PLENARIAS – INAUGURACIONES.

La productora de eventos deberá considerar lo siguiente para el desarrollo de la parte virtual de cada evento: 

•    Plataforma de transmisión vía streaming, con capacidad para mínimo de1.000 y máximo de 5.000 usuarios.

•    La plataforma debe permitir la interacción entre panelistas e invitados a través de chat (preguntas y respuestas) y video.

•    La plataforma debe permitir mostrar contenido como videos, presentaciones, textos, cámara en vivo, etc. 

•    Contemplar GC con nombre de panelista, cargo y empresa. 

•    Contemplar la integración de logo institucional y partner privado cuando corresponda. 

•    Contemplar formularios de inscripción y capacidad de registro.

•    Generación de link de conexión al evento (panelista e invitados).

•    Grabación del evento, video editado. 

•    Prueba técnica por cada evento en la fecha y horario que ProChile estime conveniente. 

•    Contratación de moderador, debe considerarse una propuesta de al menos dos alternativas, personas reconocidas en Chile y con habilidades en la conducción de un evento. Se requerirá presentar CV de las opciones presentadas. 

•    Lenguaje de señas con certificación C2, servicio de uno o más intérpretes, en horario establecido según la actividad. 

•    Servicio de traducción simultánea de uno o más intérpretes español-inglés / inglés–español, en horario establecido según la actividad.

•    Equipo técnico experimentado en términos audiovisuales, que preste apoyo antes y durante el evento, para la implementación de transmisiones en vivo. 

•    Adaptación de las gráficas, si se requiere, durante la prueba técnica o cuando se necesite.

•    Entregar métricas del evento, numero de conectados, tiempo de duración, pick de conexiones, porcentaje de rebote, etc.

•    Internet Wifi. 

Para el desarrollo presencial del evento, considerar un espacio físico, por ejemplo: salón de hotel, salón en centro de eventos, estudio de TV, etc., con al menos, las siguientes características:

•    Salón principal para la grabación, con un tamaño referencial de 256 mt2 (16 x 16 metros) y una altura sobre 4 metros.

•    Salones aledaños como apoyo para backstage, espera, reuniones, entre otros. Todos los salones deben tener mesas de reuniones con sillas y espacios con llave para guardar artículos personales si se requiere.

•    Sistema de iluminación profesional para escenario.

•    Sistema de sonido profesional con todo el equipo audiovisual necesario para el desarrollo del evento, por ejemplo: micrófonos, mesa de control, etc. 

•    Habilitación para mesa técnica.

•    Back digital, pantalla led gigante, tamaño según salón.  

•    Escenario o tarima, tamaño por definir en base a evento.

•    1 podio LED.

•    Mobiliario, este se definirá una vez confirmado el espacio físico, podría contemplar como referencia: poltronas, mesas de apoyo, etc. 

•    Aire acondicionado o calefacción, según corresponda.

•    Montaje y desmontaje. 

•    Contratación de moderador. Debe considerarse una propuesta de al menos dos alternativas, personas reconocidas en Chile y con habilidades en la conducción de un evento. Se requerirá presentar CV de las opciones presentadas. 

•    Considerar espacio para montar coffee break. Considerar un mínimo para 15 personas.

•    Elementos de seguridad e higiene según protocolos COVID19: mascarillas, escudos faciales, termómetro, alcohol gel o en spray.

•    Estacionamientos para equipo ProChile (mínimo 5).

•    Servicio de coffee break para mínimo 15 personas, que considere: 

▪ Servicio de Cafetería: deberá incluir, al menos: café, variedad de leches (sin lactosa, descremada, semidescremada, etc.), té, agua sin gas, bocados dulces y salados y galletas. 

▪ Servicio de Agua: considerar botellas de agua y vasos para los panelistas, autoridades y otros invitados.

▪ Contemplar personal encargado de la distribución (montaje y desmontaje) y para servir o entregar los alimentos (por ejemplo: garzones, manipuladores de alimentos, etc.).

▪ Considerar protocolo COVID19 para la manipulación y exposición de los alimentos. 

▪ Considerar productos alimenticios de primera calidad; en caso de entregar algún producto de mala calidad o en mal estado, la Productora deberá reemplazarlos, sin costo para ProChile.

PRESENCIALES: ENEXPRO Y ENCUENTROS DE NEGOCIOS.

La Productora de Eventos deberá considerar para el desarrollo del evento:

•    Disponer de un lugar para el desarrollo del evento, contemplando salones y foyer, con capacidad para, al menos, 100 personas. (sea arriendo, comodato o de propiedad de la productora). 

•    Medidas COVID19 autorizadas por la autoridad sanitaria:

▪ Test de antígenos para asistentes al evento y personal de producción.

▪ Toma de temperatura para los asistentes al evento y personal de producción.

▪ Alcohol gel o en spray en los accesos del recinto, espacios comunes, salones, foyer, etc.

•    Estacionamientos para el equipo de producción. Considerar al menos 5 para el equipo ProChile.

•    Personal de seguridad.

•    Sistema de acreditación, que contemple inscripción, validación, impresión de credenciales y entrega de estas a los asistentes.

•    Servicio de traslados para delegaciones e invitados con señalética (buses y van).

•    Hotelería, alojamiento por noche en hotel para invitados del evento, lo que deberá previamente ser autorizado por la contraparte técnica. 

•    Mobiliario para vestir el evento, considerar: sillas, mesas, sofás, escenario, podio, mesones de atención y acreditación, tótems con gráfica, señalética, pendones, cubos, back, basureros, etc.

•    Decoración o ambientación para el evento. 

•    Sistema eléctrico disponible para apoyo en reuniones, seminarios, salones y foyer (zapatillas, salidas eléctricas, etc.).

•    Impresión e instalación de gráficas y gigantografías, considerar gráficas asociada a mobiliarios, credenciales, merchandising, etc. 

•    Elementos audiovisuales, tales como proyectores, pantallas, equipos de proyección, micrófonos, etc. 

•    Soporte técnico en términos audiovisuales, para la muestra de material audiovisual en grandes pantallas, grabaciones, etc. 

•    Sistema de iluminación.

•    Sistema de sonido y amplificación.

•    Internet Wifi de buen funcionamiento para todas las áreas del recinto. 

•    Servicio de traducción simultánea, de uno o más intérpretes español-inglés / inglés–español, en horario establecido según la actividad. Se requerirá su asistencia presencial al evento.

•    Servicio de alimentación: coffee break, desayunos, coctel, almuerzos y cenas, según corresponda. 

•    Maestro de ceremonia.

•    Espectáculo o “show artístico”, si se requiere. 

•    Fotógrafo. 

PRESENCIALES: LANZAMIENTOS – SEMINARIOS – TALLERES – INAUGURACIONES – PLENARIAS.

La Productora de Eventos deberá considerar para el desarrollo del evento:

•    Disponer de un lugar para el desarrollo del evento, contemplando salones y foyer, con capacidad para, al menos, 50 personas. (sea arriendo, comodato o de propiedad de la productora). 

•    Medidas COVID19 autorizadas por la autoridad sanitaria:

▪ Test de antígenos para asistentes al evento y personal de producción.

▪ Toma de temperatura para los asistentes al evento y personal de producción.

▪ Alcohol gel o en spray en los accesos del recinto, espacios comunes, salones, foyer, etc.

•    Estacionamientos para el equipo de producción. Considerar al menos 4 para el equipo ProChile.

•    Personal de seguridad.

•    Internet Wifi.

•    Sistema de acreditación, que contemple inscripción, validación, impresión de credenciales y entrega de estas a los asistentes.

•    Mobiliario para vestir el evento, considerar: sillas, mesas de apoyo, poltronas, podio, tótems con gráfica, señalética, pendones, cubos, back, basureros, escenario, etc.

•    Decoración o ambientación para el evento. 

•    Sistema de sonido y amplificación.

•    Impresión e instalación de gráficas y gigantografías, considerar gráficas asociada a mobiliarios, credenciales, merchandising, etc. 

•    Elementos audiovisuales, considerar: proyectores, pantallas, equipos de proyección, micrófonos, etc. 

•    Soporte técnico en términos audiovisuales, para la muestra de material audiovisual en grandes pantallas, grabaciones, etc. 

•    Maestro de ceremonia.

•    Servicio de alimentación: coffee break, coctel, almuerzos o cenas, según corresponda. 

•    Fotógrafo. 

•    Espectáculo, show artístico, DJ, de ser necesario.  

FERIAS NACIONALES PRESENCIALES: 

La Productora de Eventos deberá considerar para el desarrollo del evento:

•    Montaje, habilitación y desmontaje del stand o punto de atención. 

•    Impresión e instalación de gráficas y gigantografías, considerar gráficas asociada a mobiliarios, merchandising (pendones, cubos, lanyard, etc.).

•    Equipamiento audiovisual, pantallas led, iPad, etc., de ser necesario.

•    Mobiliario para vestir el stand o punto de atención (mesas, sillas, poltronas, mesones de atención, etc.). 

•    Iluminación.

•    Decoración o ambientación para el stand. 

•    Internet Wifi.

•    Fotográfo.

•    Personal de seguridad. 

•    Medidas COVID19 autorizadas por la autoridad sanitaria:

▪ Test de antígenos para asistentes al evento y personal de producción.

▪ Toma de temperatura para los asistentes al evento y personal de producción.

▪ Alcohol gel o en spray en los accesos del recinto, espacios comunes, salones, foyer, etc.

COOKING SHOWS SEMIPRESENCIALES (Híbrido):

La Productora de Eventos deberá considerar lo siguiente para el desarrollo de la parte virtual de cada evento: 

•    Plataforma de transmisión vía streaming, con capacidad para mínimo 1.000 usuarios y máximo 5.000.

•    La plataforma debe permitir la interacción entre chef, panelistas e invitados a través de chat (preguntas y respuestas) y video.

•    La plataforma debe permitir mostrar contenido como videos, presentaciones, textos, cámara en vivo durante la preparación de cocina, etc. 

•    Contemplar GC con nombre de panelista, cargo y empresa. 

•    Contemplar la integración de logo institucional y partner privado cuando corresponda. 

•    Contemplar formularios de inscripción y capacidad de registro.

•    Generación de link de conexión al evento (panelista e invitados).

•    Grabación del evento, video editado. 

•    Prueba técnica por cada evento en la fecha y horario que ProChile estime conveniente. 

•    Contratación de moderador, debe considerarse una propuesta de al menos dos alternativas, personas reconocidas en Chile y con habilidades en la conducción de un evento. Se requerirá presentar CV de las opciones presentadas. 

•    Lenguaje de señas con certificación C2, servicio de uno o más intérpretes, en horario establecido según la actividad. 

•    Servicio de traducción simultánea de uno o más intérpretes español-inglés / inglés–español, en horario establecido según la actividad.

•    Equipo de técnico experimentado en términos audiovisuales, que preste apoyo antes y durante el evento, para la implementación de transmisiones en vivo. 

•    Adaptación de las gráficas, si se requiere, durante la prueba técnica o cuando se necesite.

•    Entregar métricas del evento, numero de conectados, tiempo de duración, pick de conexiones, porcentaje de rebote, etc.

•    Internet Wifi. 

Para el desarrollo de la parte presencial del evento, considerar un espacio físico, específicamente montaje de cocina con, al menos, las siguientes características:

•    Cocina totalmente equipada para la grabación, con un mesón, para el desempeño del chef, de 3 metros de largo aprox. 

•    Salones aledaños como apoyo para backstage, espera, reuniones, entre otros. Todos los salones deben tener mesas de reuniones con sillas y espacios con llave para guardar artículos personales si se requiere.

•    Equipamiento para la cocina:

•    Cocina encimera o inducción 60 o 75 cm.

•    Ollas, sartes, bowls, utensilios de cocina, etc.

•    Losa y cubiertos para montaje de platos y para los invitados.

•    Vasos y copas. 

•    Considerar todos los productos o insumos de alimentos y bebidas que se requieran para la elaboración del cooking.

•    Mobiliario para los asistentes: mesas y sillas. 

•    Mantelería.

•    Decoración de mesas.

•    Sistema de iluminación profesional para cocina.

•    Pantalla superior para mostrar el mesón de cocina durante el cooking. 

•    Sistema de sonido profesional con todo el equipo audiovisual necesario para el desarrollo del cooking show, por ejemplo: micrófonos, mesa de control, etc. 

•    Habilitación para mesa técnica.

•    Montaje y desmontaje. 

•    Contratación de moderador. Debe considerarse una propuesta de al menos dos alternativas, personas reconocidas en Chile y con habilidades en la conducción de un evento. Se requerirá presentar CV de las opciones presentadas. 

•    Contratación de garzones. 

•    Contratación del chef seleccionado por ProChile para el desarrollo de un evento. 

•    Considerar coctel para los invitados del evento, previo al inicio del cooking show, este debe considerar: 

▪ Alimentación para 20 personas, mínimo.

▪ 3 alternativas de coctel.

▪ 3 alternativas de entradas.

▪ 3 alternativas de fondos.

▪ 3 alternativas de postre y servicio de café.

▪ Cada tiempo con su maridaje de vinos. 

▪ Servicios de agua, jugos y bebidas. 

▪ Productos alimenticios de primera calidad; en caso de entregar algún producto de mala calidad o en mal estado, la Productora deberá reemplazarlos, sin costo para ProChile. 

▪ Considerar protocolo COVID19 para la manipulación y exposición de los alimentos. 

•    Elementos de seguridad e higiene según protocolos COVID19: mascarillas, escudos faciales, termómetro, alcohol gel o en spray.

•    Estacionamientos para equipo ProChile (mínimo 5).

COOKING SHOWS PRESENCIALES:

La Productora de Eventos deberá considerar para el desarrollo del evento:

•    Disponer de lugar y/o salón para el desarrollo del evento (sea arriendo, comodato o de propiedad de la productora). 

•    Cocina totalmente equipada para la grabación, con un mesón, para el desempeño del chef, de 3 metros de largo aprox. 

•    Salones aledaños como apoyo para backstage, espera, reuniones, entre otros. Todos los salones deben tener mesas de reuniones con sillas y espacios con llave para guardar artículos personales si se requiere.

•    Equipamiento para la cocina:

▪ Cocina encimera o inducción 60 o 75 cm.

▪ Ollas, sartenes, bowls, utensilios de cocina, etc.

▪ Losa y cubiertos para montaje de platos y para los invitados.

▪ Vasos y copas. 

•    Considerar todos los productos o insumos de alimentos y bebidas que se requieran para la elaboración del cooking.

•    Mobiliario para los asistentes: mesas y sillas. 

•    Mantelería.

•    Decoración de las mesas. 

•    Sistema de iluminación profesional para cocina.

•    Pantalla superior para mostrar el mesón de cocina durante el cooking. 

•    Sistema de sonido profesional con todo el equipo audiovisual necesario para el desarrollo del cooking show, por ejemplo: micrófonos, mesa de control, etc. 

•    Habilitación para mesa técnica.

•    Montaje y desmontaje. 

•    Contratación de moderador. Debe considerarse una propuesta de, al menos, dos alternativas, personas reconocidas en Chile y con habilidades en la conducción de un evento. Se requerirá presentar CV de las opciones presentadas. 

•    Contratación de garzones. 

•    Contratación del chef para el desarrollo del cooking show. Debe considerarse una persona reconocida del rubro, con trayectoria nacional y/o internacional. Se requerirá presentar CV de las opciones presentadas. 

•    Considerar coctel para los invitados del evento, previo al inicio del cooking show, este debe considerar: 

▪ Alimentación para 20 personas mínimo.

▪ 3 alternativas de coctel.

▪ 3 alternativas de entradas.

▪ 3 alternativas de fondos.

▪ 3 alternativas de postre y servicio de café.

▪ Cada tiempo con su maridaje de vinos.

▪ Servicios de agua, jugos y bebidas.

▪ Productos alimenticios de primera calidad; en caso de entregar algún producto de mala calidad o en mal estado, la Productora deberá reemplazarlos, sin costo para ProChile. 

▪ Considerar protocolo COVID19 para la manipulación y exposición de los alimentos. 

•    Elementos de seguridad e higiene según protocolos COVID19: mascarillas, escudos faciales, termómetro, alcohol gel o en spray.

•    Estacionamientos para equipo ProChile (mínimo 5).

CENAS PRESENCIALES:

La productora de eventos deberá considerar para el desarrollo del evento:

•    Disponer de lugar y/o salón para el desarrollo del evento (sea arriendo, comodato o de propiedad de la productora), considerando salón y foyer con capacidad para al menos, 100 personas. 

•    Medidas COVID19 autorizadas por la autoridad sanitaria:

▪ Test de antígenos para asistentes al evento y personal de producción.

▪ Toma de temperatura para los asistentes al evento y personal de producción.

▪ Alcohol gel o en spray en los accesos del recinto, espacios comunes, salones, foyer, etc.

•    Estacionamientos para el equipo de producción, considerar al menos 5 para el equipo ProChile.

•    Personal de seguridad.

•    Sistema de acreditación, que contemple inscripción, validación, impresión de credenciales y entrega de estas a los asistentes.

•    Servicio de traslado para delegaciones e invitados. Los buses o van deben contar con señalética.

•    Mobiliario para vestir el evento, considerar: sillas, mesas, escenario, podio, mesones de atención y acreditación, gigantografías, escenario, pendones, cubos, back, etc.

•    Decoración de mesas y ambientación para el evento. 

•    Sistema eléctrico disponible para apoyo en el salón y foyer (zapatillas, salidas eléctricas, etc.).

•    Impresión e instalación de gráficas y gigantografías, considerar gráficas asociada a mobiliarios y merchandising, etc. 

•    Elementos audiovisuales, considerar: proyectores, pantallas, equipos de proyección, micrófonos, amplificación, etc. 

•    Soporte técnico en términos audiovisuales, para la muestra de material audiovisual en grandes pantallas, grabaciones, etc. 

•    Sistema de iluminación.

•    Sistema de sonido y amplificación.

•    Internet Wifi de buen funcionamiento para todas las áreas del recinto. 

•    Servicio de traducción simultánea, de uno o más intérpretes español-inglés / inglés–español, en horario establecido según la actividad. Se requerirá su asistencia presencial al evento.

•    Considerar coctel para los invitados del evento, previo al inicio de la cena, este debe considerar: 

▪ Alimentación para 100 personas aprox. o según la envergadura del evento.

▪ 3 alternativas de coctel.

▪ 3 alternativas de entradas.

▪ 3 alternativas de fondos.

▪ 3 alternativas de postre y servicio de café.

▪ Cada tiempo con su maridaje de vinos. 

▪ Servicios de agua, jugos y bebidas. 

▪ Productos alimenticios de primera calidad; en caso de entregar algún producto de mala calidad o en mal estado, la Productora deberá reemplazarlos, sin costo para ProChile. 

▪ Considerar protocolo COVID19 para la manipulación y exposición de los alimentos.

•    Equipamiento para la cocina:

▪ Cocina encimera o inducción 60 o 75 cm.

▪ Ollas, sartenes, bowls, utensilios de cocina, etc.

▪ Losa y cubiertos para montaje de platos y para los invitados.

▪ Vasos y copas. 

•    Considerar todos los productos o insumos de alimentos y bebidas que se requieran para la elaboración de la cena.

•    Mantelería.

•    Espectáculo o “show artístico”, si se requiere. 

•    Fotógrafo.

•    Contratación de moderador. Debe considerarse una propuesta de, al menos, dos alternativas, personas reconocidas en Chile y con habilidades en la conducción de un evento. Se requerirá presentar CV de las opciones presentadas. 

•    Contratación de garzones. 

•    Contratación del chef para el desarrollo del cooking show, debe considerarse una persona reconocida del rubro, con trayectoria nacional y/o internacional. Se requerirá presentar CV de las opciones presentadas. 

II.- Requerimientos COMPLEMENTARIOS para eventos semipresenciales (híbridos) y presenciales:

La Productora de Eventos podrá proporcionar elementos complementarios para cada uno de los tipos de eventos descritos anteriormente. 

Material Complementario y de Merchandising para vestir los eventos presenciales o semipresenciales: 

A continuación, se listan, a modo de referencia, 6 elementos complementarios deseables de mayor utilización en el desarrollo de eventos para ProChile. Por tratarse de elementos opcionales, el Oferente de indicar expresamente su incorporación como parte de su propuesta técnica en el ítem III, del Anexo N°3, pudiendo incorporar otros servicios adicionales directamente relacionados:

1)  Cubos fabricados en PAI (Poliestireno de Alto Impacto), revestimiento total en adhesivo impreso - sistema digital de alta resolución.

Medidas: 50 x 50 x 50 cm y 30 x 30 x 30 cm.

2)  Pendones roller con estructura liviana de aluminio. Medidas: 90 x 200 cm.

3)  Back tipo araña, de estructura en aluminio plegable, resistente y ultraligero, con bolsa de transporte. Medidas: 300 x 230 cm.

4)  Letras Chile color blanco: conjunto de letras confeccionadas en mdf (madera), lacado color blanco, considera base en madera para encaje de las letras. Medidas: letras 100 cm (alto) / base 3 cm (alto)

5)  Material de merchandising para de apoyo, tales como: lanyards, libretas o blocks, lápices, bolsas, acrílicos porta gráficas, etc. 

6)  Servicio audiovisual por evento, para editar y elaborar video resumen por evento (duración referencial 30 minutos). 

Todo este material, en el caso de ser incluido por el oferente, deberá ser aprobado por ProChile antes de su producción. Los diseños serán entregados por ProChile y deberán seguir la línea gráfica de la institución. 

9.1.5.- PROCEDIMIENTO DE OPERACIÓN DEL CONTRATO

A.- PRESENTACIÓN DE PRESUPUESTO POR EVENTO

La Productora de Eventos adjudicada, ante un requerimiento de ProChile, deberá presentar en un plazo máximo de 7 días corridos desde la solicitud formal por parte de ProChile (esta solicitud será enviada con antelación tomando en cuenta los plazos para ejecutar y producir la actividad) un “Presupuesto del Evento”, indicando el valor del servicio requerido de conformidad a lo ofertado en el Anexo N° 2: Formulario Oferta Económica. Asimismo, deberá confirmar en dicho Presupuesto, en detalle, el Equipo de Trabajo asignado y cronograma de ejecución del servicio requerido.

La Contraparte Técnica de ProChile deberá revisar el Presupuesto verificando que se encuentre todo en concordancia con lo señalado en el párrafo anterior. Una vez comprobado lo anterior, aprobará dicho presupuesto y lo comunicará por escrito mediante correo electrónico a la Productora de Eventos.

Antes de cada evento confirmado, la Contraparte Técnica de ProChile solicitará al Departamento de Compras, la emisión de la “Orden de Compra”, con lo cual se confirmará a la Productora de Eventos que deberá proceder a realizar los trabajos, según cronograma y servicios ofertados.

En el evento que se produzca un aumento de los servicios requeridos, no considerados en el presupuesto del evento inicial, una vez finalizado el evento, la Productora de Eventos deberá remitir un presupuesto adicional de conformidad a lo ofertado en el Anexo N° 2 Formulario Oferta Económica. La Contraparte Técnica de ProChile, revisará y según corresponda, dará su conformidad y solicitará al Departamento de Compras, la emisión de una Orden de Compra complementaria al evento realizado.

En el caso de que se produzca una disminución en la cantidad de servicios cotizados y contratados para un evento específico con la Productora, por causa no imputable a ésta, éstos serán descontados de la orden de compra emitida y corresponderá facturar solo los efectivamente prestados según la recepción conforme de la contraparte técnica de ProChile.

B.- PRESUPUESTOS POR EVENTOS

Los presupuestos por evento deberán contener todos los servicios necesarios para desarrollar el evento, este presupuesto estará compuesto por el listado de servicios y/o productos previamente cotizados en esta licitación, más los servicios y/o productos adicionales que surjan al momento de cotizar un evento en particular.

B.1 LISTADO DE SERVICIOS Y/O PRODUCTOS COTIZADOS EN PRECIOS FIJOS (CLP/PESOS CHILENOS):

Esta modalidad corresponde al presupuesto que se construya en base al ítemizado de servicios y/o productos previamente cotizados para esta licitación, con valores fijos en pesos chilenos, contenidos en el ítem I del Anexo N°2, Formulario de Oferta Económica, de las presentes Bases, estos valores fijos deben contener impuestos, tasas, ganancia, etc. Estos valores no estarán afectos a la aplicación del Fee.

No obstante, lo anterior, considerando la variabilidad de los precios fijos es estos ítems, se realizará una actualización de precios, cada 12 meses, de acuerdo a la variación que haya experimentado en ese período el índice de precios del consumidor (IPC). Ver numeral 9.16.

B.2 LISTADO DE SERVICIOS Y/O PRODUCTOS COTIZADOS ADICIONALES (CLP/PESOS CHILENOS):

Las solicitudes de producción de eventos de ProChile a la Productora, podrán incluir servicios que no se encuentran listados y ofertados en el anexo N° 2, los ítems I SERVICIOS REQUERIDOS (valores fijos) de las presentes bases. En estos casos, la Productora, a requerimiento de la contraparte técnica de ProChile, deberá cotizar en detalle estos servicios, presentando al menos (2) dos cotizaciones, donde uno de éstos podría ser proporcionado directamente por ProChile. La Contraparte Técnica de ProChile seleccionará la más conveniente, ponderando precio y calidad, según el tipo de evento del que se trate. Estos valores estarán afectos a la aplicación del Fee.

B.3 FEE DEL SERVICIO:

El FEE del servicio corresponde a la tarifa o comisión del Oferente, expresada en un porcentaje fijo, que se aplicará al costo total por cada evento que se cotice. Este porcentaje fijo no podrá exceder el 10% (diez por ciento).

El Oferente deberá indicar su propuesta de FEE o Comisión en el ítem II, del Anexo N°2, Formulario de Oferta Económica, de las presentes Bases.

9.1.6. MODALIDAD DE UTILIZACIÓN DEL CONTRATO

ProChile utilizará los servicios contratados de acuerdo a sus necesidades específicas y la Productora de Eventos adjudicada no adquirirá la exclusividad en la prestación del servicio a ProChile.

Asimismo, ProChile no estará obligada a ejecutar la totalidad del monto presupuestado al Oferente contratado, ya que solicitará los servicios de acuerdo a las necesidades que se presenten durante la vigencia del contrato.

9.1.7. CONTENIDO DE LA PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA

La propuesta técnica y económica deberá ser presentada por medios electrónicos mediante el portal www.mercadopublico.cl y contener lo siguiente:

ANEXO N°1: Formulario Datos del Oferente

Se debe entregar la información requerida en el Anexo N° 1 definida como obligatoria, los campos opcionales podrán omitirse. Si la información requerida en el Anexo N° 1 se encuentra disponible en el Registro de Proveedores, se considerará como presentada por el oferente.

ANEXO N°2: Formulario Oferta Económica

Los oferentes deberán completar el Anexo N°2, indicando el valor total por ítem descrito, el que deberá incluir impuestos y costos asociados.

Para efectos de la elaboración de la Propuesta Económica (Anexo Nº 2), los oferentes deberán cotizar los siguientes aspectos:

Ítem I.- Servicios requeridos para eventos virtuales, semipresenciales y presenciales.

Ítem II.- Fee del servicio.

ANEXO N°3: Formulario Oferta Técnica

Presentación escrita, atendiendo a lo solicitado en las presentes Bases de Licitación, que debe considerar la totalidad de los servicios requeridos, de acuerdo al Anexo Nº3.

La propuesta técnica deberá considerar los siguientes ítems:

Ítem I: Descripción de la propuesta técnica

Los oferentes deberán describir su propuesta técnica para la producción, organización e implementación de cada uno de los eventos descritos en el numeral 9.1.3.- Tipo de Eventos de ProChile, de las presentes bases. 

Se sugiere entregar descripción de cada uno de los elementos considerados para su producción, render (imagen 3D) de cada uno de los tipos de eventos e imágenes de referencia respecto a imagen y decoración.

Ítem II: Experiencia del Oferente en Producción de Eventos

Listado de hasta 20 prestaciones de servicios de producción de eventos presenciales y/o semipresenciales, de los años 2021, 2022 y 2023. Serán contabilizados sólo los eventos desarrollados a nivel nacional, tales como congresos, seminarios, lanzamientos de programas, ruedas de negocios o eventos similares, con carácter internacional y con presencia de autoridades, bajo las temáticas de promoción internacional e internacionalización de empresas chilenas, considerando lo establecido en el numeral 9.1.3.

Para efectos de la presente contratación, se entenderá por “eventos similares” aquellos eventos desarrollados a nivel nacional, tipo congresos, seminarios, lanzamientos de programas, ruedas de negocios, etc., con carácter internacional y con presencia de autoridades, idealmente bajo temáticas tales como: promoción internacional e internacionalización de empresas chilenas, en modalidades semipresencial y presencial, que contemplen una convocatoria representativa para la institución (medianos y/o grandes eventos).

No se considerarán como experiencia en servicios similares para esta contratación: recitales (musicales), eventos municipales de carácter social o eventos masivos de carácter social.

Cada prestación de servicios deberá ser acreditada mediante la presentación una carta emitida y firmada por el cliente, acompañada de la(s) factura(s) asociadas al respectivo evento.

La carta del cliente para la correcta acreditación de experiencia deberá contener, a lo menos, la siguiente información:

•    Nombre de Cliente.

•    Año de ejecución (fecha).

•    Nombre del evento.

•    Declaración de satisfacción del servicio entregado.

•    Descripción del evento con carácter internacional.

•    Convocatoria del evento (cantidad de asistentes).

•    Participación de autoridades (indicar al menos el/los cargo/s).

ProChile solo evaluará las primeras veinte (20) prestaciones incluidas en el listado del item II.- “Experiencia del Oferente en Producción de Eventos”, del Anexo N°3 “Formulario Oferta Técnica”. En el caso de que los servicios hayan sido prestados a ProChile, no será necesario que se adjunten documentos de acreditación, pero deberá indicarlo expresamente en el mencionado ítem II.

Ítem III: Requerimientos Técnicos Complementarios

El oferente deberá completar, el Anexo N°3, Ítem III “Requerimientos técnicos complementarios ofertados”, de acuerdo a lo establecido en el numeral 9.1.3., podrá incluir servicios adicionales directamente relacionados con el servicio de producción de eventos virtuales, semipresenciales y presenciales y equipo de soporte como parte de su propuesta técnica.

Ítem IV: Criterio de evaluación sustentables e inclusivos

En relación con la evaluación del criterio de evaluación inclusivo, los oferentes deberán completar el formulario establecido en el numeral IV del Anexo N° 3 y adjuntar la documentación solicitada para verificar lo declarado, de acuerdo con el siguiente detalle:

Sello Empresa Mujer:  En el caso de que el proveedor sea una persona natural, la única condición necesaria es ser mujer y en el caso de que el proveedor sea una persona jurídica, éste cumple con dos condiciones: (1) el 50% de la propiedad de la empresa corresponde a una o más mujeres y (2) el representante legal o gerente general es mujer (descripción obtenida en el Registro de Proveedores).

El/la oferente acredita “Sello Empresa Mujer” que identifica las empresas lideradas por mujeres que son proveedoras del Estado y es validado a través del Certificado Empresa Mujer, disponible en Chile Proveedores.

Contratación de personas con discapacidad: El oferente deberá señalar, si cuenta con personas con discapacidad dentro de la empresa, para acreditar este hecho deberá adjuntar contrato de trabajo vigente firmado por ambas partes junto con la credencial de discapacidad correspondiente o certificado de discapacidad.

Convenio de disposición y/o reciclaje de desechos: El oferente deberá indicar si dispone de convenios de disposición y/o reciclaje de desechos, considerando insumos usados en sus procesos productivos, papel, latas, vidrios u otros. Para acreditar este hecho deberá adjuntar copia de contrato, convenio o certificado que acredite que dicha política se encuentre vigente al momento de la apertura de la presente licitación.

No se considerarán otras acreditaciones distintas a las antes señaladas.

Las propuestas que no contengan todos los anexos y/o éstos no se acompañen debidamente completados conforme a lo indicado en las secciones antes mencionadas, en los formatos indicados, o bien no adjunten los antecedentes requeridos, no serán evaluadas.

9.2.- REGULACIÓN DE LA LICITACIÓN

La presente licitación se regirá en todo momento por lo dispuesto en la Ley N° 19.886, su Reglamento y las presentes Bases, las cuales son obligatorias para los que participen en la licitación y se entenderá que son aceptadas por el sólo hecho de formular una oferta.

Los derechos y obligaciones del adjudicatario se regirán por los siguientes documentos, los cuales forman un todo integrado y armónico, sin perjuicio de la preeminencia de las presentes Bases en su interpretación:

•    Ley N°19.886 y su Reglamento.

•    Las Bases, sus Anexos, Aclaraciones, Respuestas y Modificaciones a las Bases, si las hubiere.

•    Contrato que suscriba ProChile con el Adjudicatario.

•    Oferta del Adjudicatario y aclaraciones a la misma.

•    Órdenes de Compra que emita ProChile.

9.3.- PLAZOS

Los participantes deberán dar cumplimiento a los plazos que se establecen en estas Bases. Para los efectos de la presente Licitación, salvo que se disponga expresamente otra cosa, los plazos se entenderán de días corridos. Si el plazo vence en día sábado, domingo o festivo, se entenderá automáticamente prorrogado hasta el día hábil siguiente, sin necesidad de comunicación o resolución alguna.

9.4.- DOMICILIO DE LOS OFERENTES

Quienes presenten ofertas en esta licitación deberán, para efectos de dar cumplimiento a las obligaciones del contrato, fijar su domicilio en la ciudad y comuna de Santiago, sometiéndose a la jurisdicción de sus Tribunales Ordinarios de Justicia, lo que quedará establecido en el convenio correspondiente con el Adjudicatario de la contratación.

9.5.- VIGENCIA DE LAS PROPUESTAS

Desde la fecha de cierre del plazo para presentar las ofertas, los proponentes quedarán obligados a mantener vigentes e invariables sus propuestas técnica - económicas por un plazo de sesenta (60) días corridos.

9.6.- COSTO DE PRESENTACION DE LA OFERTA

Los costos relacionados con la elaboración y presentación de las ofertas serán de cargo exclusivo de cada oferente, no asistiéndole a ProChile responsabilidad alguna en tal materia, cualquiera sea el resultado de la licitación.

9.7.- ACLARACIONES

Los interesados en participar en la presente licitación podrán formular consultas y solicitar aclaraciones dentro de los plazos señalados en el numeral 3. “Etapas y Plazos”, de las presentes Bases. Las preguntas deberán formularse a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). ProChile pondrá las referidas preguntas y sus respuestas en conocimiento de todos los interesados, a través de su publicación en el Sistema de Información (www.mercadopublico.cl), sin indicar el autor de las preguntas, dentro del plazo señalado en el referido numeral 3. “Etapas y Plazos”.

9.8.- MODIFICACIONES A LAS BASES

ProChile podrá modificar las presentes Bases, ya sea por iniciativa propia o en atención a una aclaración solicitada por alguno de los oferentes. En caso de realizarse una modificación antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas, dicho plazo deberá ampliarse en no menos de 5 días, con el objeto de que los Proveedores interesados puedan conocer las modificaciones hechas y adecuar su oferta.

Las modificaciones que se lleven a cabo serán informadas a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). Estas modificaciones formarán parte integral de las bases y serán aprobadas por resolución de PROCHILE.

9.9.- PRESENTACIÓN OFERTA TÉCNICA Y ECONÓMICA

Las únicas ofertas válidas serán las presentadas a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). No se aceptarán ofertas que se presenten por un medio distinto al establecido en estas Bases. Será responsabilidad de los Oferentes adoptar las precauciones necesarias para ingresar oportuna y adecuadamente sus ofertas.

De acuerdo a lo anterior y en relación a la presentación de las ofertas, los proponentes deberán tener presente que sólo se considerarán las ofertas realizadas en los Formularios dispuestos por ProChile, en idioma español y sólo aquellas ofertas de los proponentes enviados oportunamente.

Deberá completar la Ficha Electrónica de la Oferta, indicando las Condiciones Generales de la Oferta allí requeridas. Respecto de la oferta económica, la propuesta deberá indicarse como un peso. Para estos efectos los oferentes deberán realizar lo siguiente:

Habiendo ingresado al Sistema de Información (www.mercadopublico.cl) y tras digitar el “Usuario” y “Clave”, en el “Escritorio”, buscar por Número de Adquisición, con el ID 1082957-36-LR23. Presionar el Botón “Buscar”.

•    Se desplegará una página, en la cual se señala: “Se encontró 1 resultado para su búsqueda”.  Hacer click sobre “Ofertar” y luego clickear sobre “Ingresar Nueva Oferta”

•    Se abrirá una página con el Paso 1: “Completar Nombre de la Oferta”. Completar el nombre de la oferta y una breve descripción de ella. Luego, presionar sobre el Botón “Siguiente”.

•    Paso 2: “Completar oferta económica”, en el campo dispuesto para precio, ingresar un valor de referencia, de 1 peso, que no será evaluado, ya que su oferta económica quedará plasmada en el Anexo N° 2 denominado Formulario de Oferta Económica. Luego, presionar sobre el botón “siguiente”.

•    Paso 3: “Ingresar Documentación Anexa”, Proceder a ingresar la totalidad de los anexos solicitados en las bases: Anexo N° 1 “Formulario Datos del Oferente”, Anexo N° 2 “Formulario Oferta Económica” y Anexo N° 3 “Formulario Oferta Técnica”. Una vez completada la carga de los anexos, presionar el Botón “Siguiente”.

•    Paso 4: “Confirmar e ingresar oferta”, deberá confirmar el ingreso de su propuesta. Una vez presionado el botón “Ingresar Oferta” se desplegará un comprobante de ingreso, pudiendo imprimir y finalizar el proceso.

9.10.- APERTURA

La apertura se efectuará, a través del “Sistema de Información”, en un solo acto, por un/a funcionario/a del Departamento de Compras de la Dirección Administrativa de ProChile.

El/la funcionario/a del Departamento de Compras extenderá un Acta, en que dejarán constancia la individualización de los Oferentes con el nombre o razón social y rol único tributario, los antecedentes de las ofertas, garantías de seriedad de la oferta y demás documentos recibidos según los requerimientos de las Bases de Licitación. Esta acta será publicada para conocimiento de los participantes.

Si por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, no se pudiere realizar la Apertura Electrónica de las Ofertas, oportuna y electrónicamente ingresadas, ProChile podrá fijar nueva fecha y hora para la realización de dicho acto.

9.11.- PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE OFERTAS

La evaluación de las ofertas será realizada en una etapa. Sólo se evaluarán aquellas ofertas que cumplan con los requisitos mínimos para ofertar.

La evaluación será realizada por una Comisión Evaluadora integrada por tres funcionarios/as de la Dirección General de Promoción de Exportaciones. Los integrantes de la Comisión evaluarán en conjunto las propuestas.

Serán funciones de la Comisión Evaluadora, las siguientes:

•    Evaluar las ofertas técnicas y económicas presentadas, realizando las verificaciones respectivas cuando corresponda.

•    Resolver si las ofertas presentadas por cada proponente se ajustan a las especificaciones que forman parte de las Bases de Licitación. En caso de que ello no ocurra, deberá rechazar la propuesta sin evaluarla.

•    Solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales, siempre y cuando las rectificaciones de dichos vicios u omisiones no les confieran a esos oferentes una situación de privilegio respecto de los demás competidores, esto es, en tanto no se afecten los principios de estricta sujeción a las Bases y de igualdad de los oferentes, y se informe de dicha solicitud al resto de los oferentes a través del Sistema de Información.

•    Elaborar un Acta de Evaluación en la que dejará constancia, por orden decreciente, de la puntuación obtenida por cada una de las propuestas evaluadas. Además, dejará constancia de las propuestas rechazadas y sus razones y, en general, sobre cualquier hecho relacionado con el proceso de evaluación que le merezca comentar.

•    La Comisión Evaluadora podrá durante la evaluación, a través del Departamento de Compras, solicitar aclaraciones a los oferentes respecto de sus respectivas propuestas. Los oferentes, tendrán un plazo máximo de 2 días hábiles, para responder lo solicitado. La Comisión Evaluadora no considerará las respuestas recibidas una vez vencido dicho plazo.

En caso de solicitar aclaraciones los oferentes para responder deberán seguir los siguientes pasos:

•    Paso 1, habiendo ingresado al Sistema de Información (www.mercadopublico.cl) y tras digitar el “Usuario” y “Clave”; En el “Escritorio”, hacer clic en “Búsqueda de Licitaciones para Ofertar”, buscar por Número de Adquisición, con el ID 1082957-36-LR23. Presionar el Botón “Buscar”.

•    Paso 2, seleccionar la opción ofertas en la columna “Acciones”.

•    Paso 3, en opciones seleccionar “Foro Inverso”.

•    Paso 4, ingresar la respuesta a la consulta y anexar la documentación requerida, en caso de solicitarse, y finalmente enviarla.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN:

La evaluación de las ofertas se realizará sobre la base de los siguientes criterios y ponderaciones respectivas:

 A. Criterio Propuesta Económica (30%)

Para la evaluación de este criterio se considerará lo ofertado por cada proveedor en los ítems I, II, III y IV, del Anexo Nº 2 “Formulario Oferta Económica

A.1.- Subcriterio Precios Fijos (20%)

Para la evaluación de este subcriterio se considerarán, los valores de los servicios requeridos, para lo cual se evaluará cada precio de cada ítem en pesos chilenos, de acuerdo a lo establecido en el ítem I, del Anexo Nº 2 “Formulario Oferta Económica”, incluidos impuestos y costos asociados.  La propuesta de menor valor económico de cada ítem será calificada con el mayor puntaje asignado para este criterio (Nota 4), las siguientes serán calificadas con el puntaje proporcional a dicha propuesta, de acuerdo a la siguiente fórmula:

Nota Oferente:   Valor económico de la oferta de precio fijo de menor valor x 4

                                  Valor de la oferta que se analiza

Nota final Subcriterio Precios Fijos = Nota promedio servicios Eventos Virtuales x 3% + Nota promedio servicios Eventos Semipresenciales y Presenciales x 7%

A.2.- Subcriterio FEE de Servicio  (10%)

Para la evaluación de este subcriterio se considerará el porcentaje ofertado como FEE, según la propuesta ingresada en el ítem III, del Anexo Nº 2 “Formulario Oferta Económica”, y será evaluado según la siguiente tabla:

El porcentaje máximo ofertado no podrá exceder el 10%, el que se aplicará para cada evento contratado.

Nota Final

Criterio Propuesta Económica:

Nota Precio Fijo x 20% + Nota Fee x 10%

B.- Criterio Calidad de la Propuesta Técnica (25%)

La evaluación de este criterio se realizará en base a la descripción de la propuesta técnica, de acuerdo con lo establecido en el numeral 9.1.3., según la siguiente tabla:

C.- Criterio Experiencia del Oferente en Producción de Eventos (40%)

Se evaluará la experiencia de los oferentes en base a la información proporcionada por el proponente en el ítem II del Anexo N°3 “Formulario Oferta Técnica”, la que deberá estar debidamente acreditada con la documentación indicada en el numeral 9.1.7, ANEXO N°3, Ítem II de estas bases.

Lo anterior, dice relación con la cantidad de eventos similares ejecutados los años 2021,2022 y 2023. Para la evaluación de este criterio se aplicará la siguiente tabla:

D.- Criterio Requerimientos Técnicos Complementarios (5%)

La evaluación de este criterio se realiza en base a lo establecido en el numeral 9.1.4. II.- Requerimientos COMPLEMENTARIOS para eventos semipresenciales (híbridos) y presenciales, ofertados por el proponente.

La evaluación de este criterio se realizará de la siguiente forma:

E.- Criterio de evaluación sustentables e inclusivos (5%)

Para la evaluación de este criterio los oferentes informarán conforme al formato del ítem IV. Del Anexo

N° 3, de acuerdo a lo indicado en numeral 9.1.7 “CONTENIDO DE LA PROPUESTA TÉCNICA Y

ECONÓMICA”.

Para efectos del presente proceso de contratación, se considera como “criterios sustentables e

inclusivos” a los siguientes:

• Sello Empresa Mujer

• Contratación de personas con discapacidad

• Convenio de disposición y/o reciclaje de desechos

La propuesta se calificará de acuerdo al cuadro que se indica a continuación:

Los oferentes que no acrediten alguna de las condiciones mencionadas en la tabla anterior, obtendrá nota 0, en el criterio.

Criterios de Desempate

En caso que dos o más oferentes obtuvieren el mismo puntaje final, se procederá a aplicar los siguientes criterios de desempate en orden de precedencia si es que éste persiste:

▪     Mayor puntaje obtenido en “Experiencia del Oferente en Producción de Eventos”.

▪     Mayor puntaje obtenido en “Propuesta Económica”.

▪     Mayor puntaje obtenido en “Calidad de la Propuesta Técnica”

▪     Mayor puntaje obtenido en “Requerimientos Técnicos Complementarios”.

9.12.- ADJUDICACIÓN

Terminada la evaluación, y en la medida que sea conveniente para los intereses del Servicio, se aceptará la oferta más ventajosa, considerando los criterios de evaluación con sus correspondientes puntajes y ponderaciones establecidos en estas Bases. En el caso que la oferta que obtenga la más alta puntuación final no se considere conveniente para los intereses del Servicio, ProChile podrá declarar desierta la licitación.

La adjudicación se efectuará a través de una resolución fundada que será publicada en www.mercadopublico.cl, una vez que se encuentre totalmente tramitada, la que incluirá las declaraciones de inadmisibilidad correspondientes.

En caso de que la adjudicación no se realice dentro del plazo señalado en el numeral 3. “Etapas y plazos”, ProChile informará en el Sistema de Información las razones que justifican el incumplimiento del plazo para adjudicar e indicará un nuevo plazo para la adjudicación.

ProChile podrá además declarar desierta la licitación, cuando no se presenten ofertas o cuando éstas no resulten convenientes a sus intereses.

Dichas declaraciones se efectuarán por resolución fundada. Los proponentes cuyas ofertas hayan sido rechazadas no tendrán derecho a solicitar indemnización alguna por este hecho.

9.13.- DEJAR SIN EFECTO LA ADJUDICACIÓN

Se dejará sin efecto la adjudicación, por resolución fundada concurriendo alguna de las siguientes causales:

o    Si el oferente rechaza expresamente la adjudicación;

o    Si el oferente no acompaña la Garantía de Fiel y Oportuno Cumplimiento del Contrato al momento de suscribirlo;

o    Si el Adjudicatario es una Unión Temporal, cuando ésta no materialice por escritura pública el Acuerdo en que conste dicha unión temporal;

o    Si el Adjudicatario no acredita encontrarse hábil en el Registro de Proveedores que está a cargo de la Dirección ChileCompra, al momento de la suscripción del Contrato;

o    Si el Adjudicatario no adjunta la totalidad de la documentación exigida para la firma del Contrato dentro del plazo fijado para este fin en la Resolución Adjudicataria;

o    Si el Adjudicatario no devuelve firmado el Contrato dentro del plazo fijado en el numeral 9.14.- “Condiciones contractuales”;

o    Si los documentos presentados por el Adjudicatario hubiesen inducido a un error esencial del Servicio, que de no existir no se habría adjudicado la Licitación a éste.

Verificada alguna de las causales anteriores, ProChile podrá dejar sin efecto la adjudicación y adjudicar al segundo proponente mejor evaluado, y así sucesivamente, conforme el orden de las propuestas consignado en el Acta de Evaluación, o declarar desierta la licitación si estima que el resto de las ofertas presentadas no resultan convenientes para los intereses del Servicio.

9.14.- CONDICIONES CONTRACTUALES

Notificada la adjudicación en el portal www.mercadopublico.cl, no deberá mediar un plazo superior a los 20 días hábiles, salvo razones fundadas calificadas por el Servicio que justifiquen su ampliación, para la celebración del contrato, período en que debe gestionarse la presentación de antecedentes por parte del Adjudicatario, la elaboración del contrato, firma de éste y tramitación del acto administrativo que lo apruebe. Si no se suscribiera dentro de este término, ProChile podrá dejar sin efecto el acto administrativo en virtud del cual se adjudicó al proveedor.

Junto con la devolución del contrato firmado y la Declaración Jurada, conforme al Anexo N° 4 (A, B, C o D, según corresponda), el Adjudicatario deberá entregar el documento de garantía de fiel y oportuno cumplimiento del mismo, que además asegurará el pago de las obligaciones laborales y sociales de sus trabajadores.

Para la elaboración del contrato, el adjudicatario deberá remitir a ProChile los siguientes Antecedentes Legales:

1.- En caso de que el adjudicatario sea una Persona Natural (chilena o extranjera):

•    Declaración jurada, según formato anexo N° 4-A, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en el artículo 4 de la Ley 19.886.

•    Cédula de identidad del Adjudicatario.

•    Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, los antecedentes señalados en el presente listado deberán ser presentados por cada una de las personas naturales que la integran.

2.- En caso de que el adjudicatario sea una Persona Jurídica con fines de lucro:

•    Copia de la documentación en que consten los poderes del representante legal de la persona

jurídica, con facultades para celebrar contratos de la naturaleza de la presente licitación, con

certificación de vigencia, de una fecha no superior a 60 días anteriores a la de su

presentación.

•    Copia de Inscripción de constitución de la sociedad en el Registro de Comercio, con anotaciones marginales completas emitida por el Conservador de Comercio correspondiente, de fecha no superior a 60 días anteriores a la fecha de adjudicación, con certificación de vigencia.

•    Copia de la Escritura Pública de Constitución de la sociedad y de sus modificaciones sociales, si correspondiere.

•    Fotocopia simple de la publicación del extracto de escritura de constitución de la persona

jurídica en el Diario Oficial y de las modificaciones, si correspondiere.

•    Fotocopia simple de las inscripciones de las modificaciones realizadas por la persona jurídica,

en el Conservador de Comercio respectivo, si las hubiere.

•    Medios de verificación suficientes para acreditar cumplimiento de pago al día de remuneraciones y cotizaciones con empleados.

•    Declaración jurada, según formato anexo N° 4-B, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en el artículo 4 de la Ley 19.886 y que identifique los principales socios o accionistas de la empresa adjudicataria.

•    Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, el antecedente señalado precedentemente deberá ser presentado por cada una de las personas jurídicas que la integren.

•    Entrega de certificados de cumplimiento F-30 y F-31, para acreditar antecedentes y cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales.

•    Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, copia de escritura pública del Acuerdo en que conste dicha unión temporal.

3.- En caso de que el adjudicatario sea una Persona Jurídica sin fines de lucro:

•    Copia de la escritura pública que contenga los estatutos de la persona jurídica o del acta Constitutiva aprobatoria de los Estatutos.

•    Copia de la publicación en el Diario Oficial del Decreto del Ministerio que otorgó personalidad jurídica.

•    Certificado de vigencia con indicación del representante legal, emitido por el organismo oficial competente, de una fecha no superior a 60 días anteriores a la de su presentación.

•    Medios de verificación suficientes para acreditar cumplimiento de pago al día de remuneraciones y cotizaciones con empleados.

•    Declaración jurada, según formato anexo N° 4-C, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en el artículo 4 de la Ley 19.886.

•    Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, el antecedente señalado precedentemente deberá ser presentado por cada una de las personas jurídicas que la integren.

4.- En caso de que el adjudicatario sea una Persona Jurídica Extranjera:

•    Declaración jurada, según formato anexo N° 4-D, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en el inciso 6° del artículo 4 de la Ley 19.886 y que identifique los principales socios o accionistas de la empresa contratista.

•    Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, el antecedente señalado precedentemente deberá ser presentado por cada una de las personas jurídicas que la integren.

•    Documentos que acrediten su existencia legal, como asimismo, las facultades del o los representantes legales de éste. Además de lo anterior, deberá remitir los datos que permitan individualizar a su o sus representantes legales facultados para suscribir el contrato correspondiente (nacionalidad, número de documento de identificación), como también, los nombres de sus socios o de sus principales accionistas.

Los antecedentes legales para poder ser contratado, sólo se requerirán respecto del adjudicatario, quien deberá remitirlos dentro del plazo fijado en la correspondiente adjudicación, que en ningún caso podrá ser inferior a 5 días hábiles.

El Adjudicatario sólo deberá remitir a ProChile aquellos antecedentes que no estén en el Registro de Proveedores. En caso de que el adjudicatario no esté inscrito en el Registro de Proveedores, deberá inscribirse dentro del plazo previsto para la suscripción del contrato.

En el caso que se trate de una Unión Temporal de Proveedores (UTP), el acuerdo en que conste la Unión Temporal deberá materializarse por escritura pública, como documento para contratar, sin que sea necesario constituir una sociedad.

9.15.- MODIFICACIÓN DEL CONTRATO

En caso de que se presentaren situaciones emergentes no consideradas en el contrato, ambas partes de común acuerdo podrán efectuar modificaciones a éste en la medida que no impliquen variaciones en el precio acordado y se refieran a las siguientes materias: a) Cambio en los equipos técnicos ofertados por mejor tecnología; y/o, b) Cambios en el Equipo de Trabajo, asignado para uno o más eventos.

9.16.- DEL PAGO

El pago será en pesos chilenos, de acuerdo a la oferta económica realizada por el Oferente en el Anexo N° 2, y se efectuará mediante el sistema de “facturación por evento”.

•    Cada pago se realizará dentro de los treinta (30) días siguientes a la recepción de la respectiva Factura, emitida de acuerdo a lo establecido en la respectiva Orden de Compra, por los servicios contratados, y siempre que cuente con aprobación de la Contraparte Técnica.

•    Las facturas electrónicas deben ser enviadas al correos electrónicos “62000680-7@prd.inbox.febos.cl” y “dipresrecepcion@custodium.com”.

•    Cada factura deberá ser emitida a nombre de ProChile. Sólo se aceptará la alternativa que se indica a continuación (en caso contrario no se podrá proceder al pago y el documento será rechazado o devuelto): Dirección General de Promoción de Exportaciones.

•    Lo anterior, señalando como “Giro”: Actividad de la Administración Pública en General “Dirección”: Teatinos N°180, Santiago.

•    Cada pago estará sujeto a que se encuentre totalmente tramitado el acto administrativo que apruebe el contrato suscrito al efecto y aceptada la respectiva Orden de Compra emitida, a través de www.mercadopublico.cl.

•    Cada pago se realizará, a través transferencia electrónica, para lo cual el Adjudicatario deberá informar el banco, número de cuenta y demás datos que sean necesarios para girar los fondos.

Asimismo, con respecto a los pagos se deberá tener presente lo siguiente:

•    El precio ofertado por el Adjudicatario se reajustará anualmente de acuerdo a la variación del Índice de Precios al Consumidor (IPC), determinado por el Instituto Nacional de Estadísticas o por el organismo que lo suceda o reemplace legalmente. Para aplicar el reajuste, se entenderá que un (1) año se cumple a los 12 meses contados a partir de la fecha de total tramitación del acto administrativo que apruebe el contrato respectivo, siempre y cuando exista disponibilidad presupuestaria.

9.17.- CONTRAPARTE TÉCNICA

Actuará como contraparte técnica en ProChile, el/la Jefe/a Subdepartamento de Eventos y Proyectos, quien deberá gestionar el contrato, y estar a cargo de la coordinación, supervisión y control del fiel cumplimiento de lo contratado y de la garantía asociada. En caso de ausencia o impedimento para desempeñarse como tal, será la correspondiente jefatura quien designará al reemplazante.

9.18.- PLAZO DE VIGENCIA DEL CONTRATO

El contrato entrará en vigor una vez que se encuentre totalmente tramitada la Resolución de ProChile que lo apruebe y se extenderá por un período de 24 meses o hasta que ProChile haya pagado la suma total de $800.000.000.- (ochocientos millones de pesos), por los servicios prestados, evento que acontezca primero.

Sin perjuicio de lo señalado, la extensión de su vigencia más allá del ejercicio presupuestario anual quedará supeditado a la existencia de recursos suficientes para este efecto, en el presupuesto anual respectivo de la Institución. Por lo anterior, ProChile queda, desde ya, facultado para poner término anticipado al contrato que para los efectos de la ejecución del servicio se celebre, invocando como fundamento, la falta de recursos suficientes en el ejercicio presupuestario de que se trate, sin que ello deba hacerse con una anticipación determinada y sin que genere responsabilidad alguna para el Servicio, por lo cual, dicha decisión unilateral no implicará el pago de suma alguna por ningún concepto que no sea el pago de los servicios efectivamente prestados por la entidad contratada, lo cual deberá ser certificado por la Contraparte Técnica de ProChile.

9.19.- TÉRMINO ANTICIPADO DEL CONTRATO

El contrato podrá terminarse anticipadamente por ProChile sin derecho a indemnización alguna para el Adjudicatario, si concurre alguna de las causales que se señalan a continuación:

a).- Resciliación o mutuo acuerdo de las partes.

b).- Incumplimiento grave de las obligaciones contraídas por el Adjudicatario, entendiéndose por tal la aplicación de más cinco o más multas o sanciones

c).- Estado de notoria insolvencia del Adjudicatario, a menos que se mejoren las cauciones entregadas o las existentes sean suficientes para garantizar el cumplimiento del Contrato.

d).- Por exigirlo el interés público o la seguridad nacional.

e).- Por la ocurrencia de un caso fortuito o fuerza mayor que hagan imposible o dificulte significativamente la prestación de los servicios de la manera en que fueron contratados.

f).- Por la incapacidad de la Adjudicataria para seguir adelante con la ejecución del Contrato, derivada de problemas internos, como en caso de huelga de sus trabajadores, entre otros.

g).- Si los representantes o el personal dependiente de la Adjudicataria cometen actos de fraude, corrupción, soborno y extorsión.

h).- No renovación o reposición de la Garantía de Fiel y Oportuno Cumplimiento, según lo dispuesto en el párrafo final del numeral “8. GARANTÍAS REQUERIDAS” de las presentes Bases.

i).- Registrar saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, a la mitad del período de ejecución del Contrato, con un máximo de seis meses.

j).- Si los documentos presentados por el Adjudicatario hubiesen inducido a un error esencial del Servicio, ya sea durante el proceso de Licitación o durante la vigencia del Contrato.

k).- En caso de no existir disponibilidad presupuestaria en el año respectivo.

En el caso en que se configure alguna causal de término anticipado del contrato que sea imputable al adjudicatario, será utilizado el mismo procedimiento para la aplicación de sanciones descrito en el numeral 9.20. “SANCIONES” de las presentes Bases, en aquellas secciones que corresponda.

Se dictará una resolución fundada disponiendo el término anticipado de la contratación, la cual se pronunciará sobre el alcance de la terminación, la fecha a partir de la cual ésta entrará en vigor y los descargos efectuados, si existieren. El referido acto administrativo será impugnable por la Adjudicataria, por la vía de la interposición del correspondiente recurso de reposición y/o jerárquico, acorde con las disposiciones de la Ley N° 19.880, que establece las Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.

Una vez dictada la correspondiente resolución fundada, esta deberá publicarse en el Sistema de Información (www.mercadopublico.cl), a más tardar dentro de las 24 horas de dictada.

ProChile deberá cobrar la Garantía de fiel cumplimiento del contrato en caso de término anticipado del contrato, salvo en el caso de las causales señaladas en los literales a), d), e) y k) indicadas precedentemente.

9.20.- SANCIONES

El Adjudicatario será sancionado por ProChile al pago de multas, en los siguientes casos:

a).-  Por no proporcionar los servicios contratados y bajo las modalidades exigidos en  estas Bases de Licitación Pública y ofrecidas por el Adjudicatario en su Propuesta, por causas que le sean imputable, en cuyo caso se aplicará una multa del 5% del monto total del evento contratado, con un tope del 15%.

b).-  Incumplimiento en los plazos ofertados para cada evento, por cada hora de incumplimiento. Se aplicará una multa de un 3% del monto total del evento contratado, con un tope de 15%.

Las multas no se aplicarán si el evento se produce por caso fortuito o fuerza mayor.

Si ProChile considerare que existe mérito suficiente para la aplicación de una multa, comunicará por escrito su decisión al Adjudicatario, indicando el monto y fundamento de la misma. El Adjudicatario dispondrá de un plazo de cinco días hábiles a contar de la comunicación para formular descargos. Con el mérito de los descargos o transcurrido el plazo aludido sin que éstos se hubiesen formulado, ProChile resolverá sobre el particular mediante resolución fundada, previa ponderación de los antecedentes, remitiéndole al Adjudicatario, copia del Acto Administrativo pertinente.

Sin perjuicio de lo anterior, el referido acto administrativo será impugnable por la adjudicataria por la vía de la interposición del correspondiente recurso de reposición y/o jerárquico, acorde con las disposiciones de la Ley N° 19.880.

En caso que ProChile determine la procedencia de la aplicación de la multa conforme al procedimiento anterior, el Adjudicatario deberá pagar directamente la multa mediante Vale Vista Bancario emitido a nombre de la Dirección General de Promoción de Exportaciones, en un plazo no superior a 5 días contados desde su notificación. De no efectuarse el pago dentro del plazo señalado o así lo solicite el Adjudicatario, ProChile quedará facultado para descontar el monto de la multa de la facturación pendiente de pago o hacer efectiva la Garantía de Fiel Cumplimiento del Contrato. En todo caso, de devengarse multas su pago no exonera al Adjudicatario del cumplimiento de la obligación principal.

9.21.- APLICACIÓN DEL PAGO A OBLIGACIONES PENDIENTES CON LOS TRABAJADORES (Sólo respecto de las personas naturales con domicilio en Chile y las personas jurídicas chilenas)

De conformidad a lo dispuesto en el artículo 4 inciso 2º de la Ley Nº 19.886, modificada en este punto por la Ley Nº 20.238, la Adjudicataria que hubiese declarado que registra saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad  social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, deberá acreditar que la totalidad de las obligaciones se encuentran liquidadas al cumplirse la mitad del período de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses.

ProChile, previo al pago de los servicios contratados, exigirá que la Adjudicataria proceda a dichos pagos y le presente los comprobantes y planillas que demuestren el total cumplimiento de la obligación.

El incumplimiento de estas obligaciones por parte del oferente contratado dará derecho a ProChile a hacer efectiva la boleta de garantía prevista en el numeral 8.- “Garantías requeridas” y a poner término anticipado al contrato, pudiendo llamarse a una nueva Licitación en la que la empresa referida no podrá participar.

9.22.- CONFIDENCIALIDAD

El personal del Adjudicatario que realice las tareas objeto de esta licitación, estará obligado a guardar estricta reserva o confidencialidad sobre los datos personales a los que tengan acceso en virtud de la misma, cuando provengan o hayan sido recolectados de fuentes no accesibles al público, como asimismo sobre los demás datos y antecedentes relacionados con un banco de datos, obligación que no cesa por haber terminado sus actividades en ese campo, según lo dispuesto en el Artículo 7 de la Ley 19.628.

Asimismo, el Adjudicatario quedará obligado a guardar absoluta reserva y confidencialidad acerca de la información de ProChile a que pueda tener acceso en razón de la ejecución del contrato. Esta obligación recaerá, además, en las personas que le presten servicios, permanentes o no y a cualquier título, asumiendo el adjudicatario la responsabilidad por el cumplimiento de dicha obligación.

9.23.- POLITICA DE CANCELACIÓN O MODIFICACIÓN

En caso que se decida cancelar o modificar un evento, por motivos de fuerza mayor, desastres públicos o naturales, casos fortuitos, actos de terrorismo, participación insuficiente, fluctuaciones del mercado, levantamiento de alertas sanitarias, regulación gubernamental o por otras razones similares, la productora contratada deberá aceptar los cambios propuestos, sin derecho al pago de indemnización alguna, los cuales serán informados, al menos, con 20 días de anticipación. Lo anterior, podrá implicar la cancelación total de lo contratado o bien, si la antelación de la notificación es menor a 20 días, se podrá pagar los gastos en que haya incurrido la Productora hasta esa fecha para la prestación de los servicios contratados, lo que deberá ser debidamente acreditado, aprobado por la Contraparte Técnica y sancionado por un acto administrativo.