9.1   ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO REQUERIDO

9.1.1. INTRODUCCIÓN

ProChile, ha implementado un sistema de gestión por competencias que permita gestionar de forma eficiente el desarrollo y desempeño de las personas en su ciclo de vida laboral.

Para esto, se requiere contar con una plataforma digital que lleve a cabo el proceso de gestión del desempeño, el cual permita agregar valor a la gestión del desarrollo de personas, midiendo las competencias del personal en base al modelo institucional establecido, y aportando elementos en la integración entre los procesos internos de gestión de personas (selección, inducción, capacitación, desempeño y perfiles de cargo). Esta información debe ser gestionada, a través de una plataforma que permita un análisis de información óptimo para la toma de decisiones.

La plataforma deberá tomar como base para su implementación el Reglamento Especial de Calificaciones de la Dirección General de Promoción de Exportaciones, aprobado mediante Decreto Exento N° 3, de 2018, del Ministerio de Relaciones Exteriores, y el Reglamento de Calificaciones del Personal Afecto al Estatuto Administrativo, aprobado por el Decreto N° 1.825, de 1998 del Ministerio del Interior, esta normativa -de aplicación supletoria- contempla, entre otras, las siguientes características:

a.      Periodo objeto de calificación de 1 año calendario comprendido entre el 1 de abril y el 31 de marzo del año siguiente.

b.     Las etapas generales del proceso contemplan:

i. Precalificación (dentro de los 10 primeros días hábiles del mes de abril).

ii.               Proceso de calificación (desde 1 de abril a 30 de junio de cada año).

iii.              Establecimiento de metas para el periodo que media entre el 1 de abril y el 31 de agosto (dentro de los primeros 10 días hábiles del mes de abril).

iv.              Informe de desempeño de los funcionarios que comprende el período que media entre el 1 de abril y el 31 de agosto (dentro de los primeros 10 días hábiles del mes de septiembre).

v.               Establecimiento de metas para el periodo que media entre el 1 de septiembre y el 31 de marzo (dentro de los primeros 10 días hábiles del mes de septiembre).

c.      El primer ciclo de implementación considera la precalificación periodo 2022-2023.

d.     Los factores que se evaluarán serán:

i.             Factor 1: Competencias institucionales

ii.            Factor 2: Competencias específicas por familias de cargo.

iii.           Factor 3: Cumplimiento de metas individuales, las que pueden ser modificadas durante el período calificatorio.

e.     Escala de medición en base a cinco intervalos que tienen asignadas las notas 2, 4, 6, 8 y 10, la que, en definitiva, se traduce en un puntaje final de 20 a 100 puntos, conforme a lo señalado en el reglamento calificatorio de ProChile.

f.      Entrevista de retroalimentación como proceso obligatorio entre la jefatura y sus colaboradores/as.

g.      Autoevaluación, la que es solo una referencia para la jefatura directa, no vinculante con la evaluación final.

h.     La persona evaluada puede realizar observaciones a la evaluación realizada por su jefatura directa, tanto en el informe parcial de desempeño como en la precalificación.

i.       El proceso de desempeño debe contemplar una Hoja de Vida del funcionario, donde se registren las actuaciones del/de la empleado/a que impliquen una conducta o desempeño funcionario destacado o reprochable. Esto se traduce en un registro de anotaciones de mérito o demérito solicitadas por la jefatura directa al área de Gestión de Personas para ser registradas en la “Hoja de Vida Funcionaria”.

j.       El proceso de calificación se aplica a personas que hayan tenido un desempeño efectivo de al menos 6 meses continuos o discontinuos durante el periodo calificatorio, salvo las excepciones contempladas en el artículo 5 del decreto N° 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior.

k.      El informe parcial de desempeño y la precalificación son efectuadas por la jefatura directa (ambas deben ser debidamente fundadas). En tanto, la calificación es efectuada por la Junta Calificadora, la cual se constituye por las 5 más altas jerarquías de la Institución, exceptuando al Jefe de Servicio. La Junta Calificadora toma como base la evaluación realizada por la jefatura directa en la precalificación y puede bajar, mantener o subir esta nota.

9.1.2.  OBJETIVOS DE LA LICITACIÓN

Objetivo General

El objetivo general de la presente Licitación es seleccionar una entidad que preste los servicios de administración, suministro y continuidad de una plataforma digital para el sistema de gestión del desempeño de ProChile, que se ajuste a los requerimientos del Reglamento General de Calificaciones, aprobado por el Decreto N° 1.825, de 1998 del Ministerio del Interior, y del Reglamento Especial de Calificaciones de ProChile, aprobado por el Decreto N° 3, del 05 de enero de 2018 del Ministerio de Relaciones Exteriores, documentación que será entregada oportunamente al proveedor adjudicado.

Objetivos Específicos

a.   Disponer de un servicio de plataforma web que apoye la implementación y mantenimiento del sistema de gestión del desempeño en ProChile, siendo los datos almacenados por el oferente.

b.  Disponer de un servicio de apoyo óptimo para la adecuación del servicio de la plataforma web para ProChile.

c.   Contar con una herramienta de apoyo en la gestión de evaluación de desempeño institucional, particularmente en los periodos de alta demanda, de acuerdo a los niveles de servicio determinados.

9.1.3. VOLUMEN OPERACIONAL

Se requiere que la plataforma considere volúmenes para su operatividad y funcionalidades de al menos 600 personas evaluadas por periodo.

9.1.4. SERVICIOS REQUERIDOS

Las condiciones de contratación de los servicios se detallan a continuación:

9.1.4.1. Adecuación e implementación de la plataforma

El oferente deberá presentar una plataforma web, de acuerdo a las necesidades del sistema de gestión de desempeño y su respectiva implementación establecidas en el reglamento de desempeño de ProChile, texto que será proporcionado en integridad al oferente adjudicado para su análisis y aplicación.

Esta plataforma debe contemplar las principales fases, actividades y responsables para llevar a cabo el sistema de gestión del desempeño de ProChile.

La plataforma deberá estar disponible para la realización de la etapa de precalificación, a realizarse durante los primeros diez (10) días del mes de abril de 2023.

En esta etapa (durante los primeros 30 días desde la vigencia del contrato) deberá considerar además la entrega de manuales de usuarios y la realización de, al menos una capacitación, en formato y fecha a coordinar, en el uso y aplicativo de la plataforma según la configuración de perfiles asignada.

9.1.4.2. Características de la plataforma

La plataforma deberá contar con aplicativos que permitan la ejecución de los siguientes requerimientos:

a.      Evaluación de la persona en base a competencias, conforme a las indicadas en el artículo 2 y del Reglamento Especial de Calificaciones de la Dirección General de Promoción de Exportaciones, distribuidas en:

a.1. competencias institucionales (comunes a todo el personal)

a.2. competencias específicas por familias de cargo (grupos de cargos con competencias comunes)

a.3. cumplimiento de metas individuales. Las cuales varían de 1 a 3 metas fijadas por persona y deben contar con campos de registro para su seguimiento. A su vez, estas metas deben contar con la flexibilidad en la plataforma para ser modificables durante el periodo calificatorio.

b.  El sistema deberá contener una configuración personalizada de ponderaciones por competencia y por nivel.

c.   Conforme con el artículo 3 del Reglamento Especial de Calificaciones de este Servicio, el sistema debe contar con una escala de evaluación de las competencias y metas, determinado en los siguientes intervalos: 2 (insuficiente), 4 (regular), 6 (bueno), 8 (muy bueno) y 10 (excelente). El puntaje total debe ser expresado en un numeral de 20 a 100 puntos.

d.  El sistema debe contar con los módulos para realizar un (1) informe de desempeño (parcial) y una (1) precalificación, ambos realizadas por la jefatura directa y en las que se evalúan las competencias y metas asignadas a la persona.

e.  El sistema debe contar con un módulo de autoevaluación disponible en el informe parcial y en la precalificación, esta información será de referencia para la jefatura directa, no vinculante con la evaluación final.

f.   El sistema deberá entregar las condiciones para que se realice la retroalimentación en el informe parcial y en la precalificación, indicando formas de consulta que permitan chequear que la jefatura cumplió con este deber.

g.   El sistema deberá permitir que cada jefatura pueda efectuar una evaluación múltiple de las competencias que se repiten entre sus colaboradores, si así lo desea. De esta manera podrá optimizar tiempo, y le permitirá visualizar de manera general el comportamiento y los resultados obtenidos por su equipo.

h.  El sistema deberá proveer de una “Hoja de Vida” por cada persona evaluada en la que se registren sus anotaciones de mérito y demérito. Esta Hoja de Vida no será visible para la jefatura directa, sino que su registro y visualización deben ser visibles para los administradores del Subdepartamento de Gestión de Personas.

i.    El sistema debe proveer un espacio para que cada jefatura pueda dejar registro de los planes de acción para cada colaborador/a, el cual permita realizar seguimiento de las acciones implementadas.

j.    El sistema deberá contar con una bitácora para que cada jefatura cargue y almacene información del periodo a evaluar de cada colaborador a cargo.

k.   El sistema debe proveer de un espacio llamado encuesta de cierre para que la persona realice observaciones a su informe parcial de desempeño y a su precalificación, en la medida que lo considere necesario. Estas observaciones deben ser visibles para los administradores del Departamento de Gestión de Personas.

l.    El sistema deberá almacenar los informes de evaluación previos, ya sea parciales o correspondientes a la precalificación de periodos anteriores, los cuales deben ser siempre visibles para cada evaluador/a, para su revisión.

m. El sistema debe contener permisos de visualización de monitoreo para el equipo administrador del Departamento de Gestión de Personas de forma permanente, de manera que les permita monitorear el status del proceso de evaluación.

9.1.4.3. Usabilidad y gestión

La plataforma debe proveer los siguientes requisitos de usabilidad y gestión:

a.      El sistema debe ser 100% móvil y responsive (diseño web adaptable y disponible para todos los dispositivos que requieran acceder, computadores, Tablet, etc.).

b.     El sistema debe entregar reportes en línea respecto al cumplimiento de evaluaciones de las jefaturas.

c.      El sistema debe permitir la notificación automática a los correos electrónicos de las personas que se encuentren pendientes de cumplimiento.

d.     El sistema debe entregar distintos perfiles con visualización segmentada, por ejemplo, administradores, jefaturas, directivos, usuarios, etc.

e.     El sistema debe entregar informes por al menos: evaluación por competencias, metas, dirección, anotaciones de mérito y demérito, calificaciones, etc.

f.      El sistema debe permitir cargas de personas con campos que faciliten su individualización: nombre, RUT, fotografía, dirección, jefatura directa, etc.

g.      El sistema debe proveer un usuario y clave por persona, permitiendo su acceso desde la intranet institucional.

h.     El informe de desempeño (parcial), la precalificación y la calificación deben encontrarse en formato de impresión individual, la que debe contener las notas por cada competencia y meta, con los espacios para firma de la persona evaluada y su jefatura directa.

9.1.4.4.   Requisitos técnicos.

El oferente deberá considerar en su propuesta, como parte de la solución ofertada, el cumplimiento de los siguientes requisitos técnicos de la plataforma:

a.      Un portal web que permita el acceso controlado y perfilado de distintos usuarios de la organización.

b.     El oferente que se adjudique el contrato será el encargado de la carga de administración de los datos de la plataforma para cada una de las etapas del proceso de gestión interno de ProChile. Se le entregará oportunamente -en un plazo no superior a 10 días hábiles- las bases de datos con el personal actual, perfiles asociados y su respectiva línea jerárquica para la carga inicial del sistema.

c.      La solución deber compatible con la última versión de los browsers (Internet Explorer, Chrome y Edge). En el caso que, si existieran nuevas versiones de navegadores, las modificaciones al sistema serán sin costo para ProChile.

d.     La plataforma debe presentar una disponibilidad mensual de acuerdo periodos divididos en baja/alta demanda:

- Alta Demanda: lapso correspondiente a los periodos de precalificación y evaluación. En este periodo la disponibilidad de la plataforma debe corresponder al menos de 99,5%. (es decir, estar fuera de línea 3 horas y 40 minutos al mes como mínimo).

- Baja Demanda: corresponde a los períodos del año no contemplados en la letra a) y debe considerar una disponibilidad de la plataforma de 99% (Esto implicar estar fuera de línea como mínimo, 7 horas y 18 minutos).

- La concurrencia de usuarios conectados simultáneamente para “Alta Demanda” debe ser de al menos del 25% y para “Baja Demanda” de al menos un 10% del total de usuarios indicados en la sección 9.1.3. de las presentes bases.

e.     Debe considerar los siguientes niveles de servicio de soporte para la resolución de incidencias:

f.      La solución debe incluir la integración del sistema con nuestro Active Directory (AD), para la autenticación de usuarios a la plataforma.

g.      El proveedor debe incorporar en su oferta un ambiente de testing para que PROCHILE valide los cambios y mejoras antes de poner en producción.

h.     El proveedor debe considerar la preparación y entrega de manuales de usuarios.

i.       La solución debe considerar el análisis de vulnerabilidad y ciberseguridad de la plataforma. Debe incluir acciones de corrección y mitigación aplicadas.

j.       Disponibilidad horaria del servicio de administración y soporte de plataforma, como mínimo en horario hábil, es decir, de lunes a viernes, excepto festivos, entre las 09:00 y 18:00 horas.

k.      Deberá disponer de un equipo que brinde soporte a colaboradores, ante dudas, solicitud de recomendaciones, entre otros, en el mismo horario señalado anteriormente.

l.       Los oferentes deberán considerar que una vez se haya completado un módulo de evaluación (precalificación), se solicitará un diagnóstico y levantamiento de posibles mejoras a aplicar en servicio, las que deberán ser desarrolladas y aplicadas para el segundo módulo de evaluación (informe parcial de desempeño). Todos los mantenimientos correctivos y evolutivos de la plataforma asociados a este punto deberán estar incorporados en su oferta técnica-económica.

m.    Se debe incluir carga inicial de metas y mantenimiento de organigrama y subrogancia de evaluadores, información que será entregada oportunamente por ProChile.

n.     Una vez autorizado el contrato respectivo, la plataforma deberá contar con la información del personal cargada, sin superar en esta etapa 10 días corridos desde la total tramitación de la resolución que aprueba el contrato y la entrega de los datos por parte del equipo de ProChile, considerando que se debe realizar la primera evaluación por la plataforma durante el mes de abril de 2023. El Oferente debe considerar un equipo de trabajo acorde para dar cumplimiento al plazo indicado.

9.1.4.5.   Entregables.

-        Informes parciales 2 (dos): deberán ser remitidos en formato PDF, el primero, durante el mes de mayo 2023, dando cuenta de un análisis de la gestión de desempeño realizada hasta la fecha de presentación. El segundo, deberá ser presentado durante el mes de septiembre 2023, dando cuenta que un análisis de la gestión de desempeño realizada hasta la fecha de presentación.

-        Informe Final 1 (uno):  Una vez finalice el servicio, deberá ser remitido en formato PDF, un informe final de todos los servicios prestados durante el periodo de contratación, además de identificación de los principales resultados y recomendaciones si corresponde. Este informe final debe ser presentado durante el mes de marzo de 2024.

9.1.5. CONTENIDO DE LA PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA

La propuesta técnica y económica deberá ser presentada por medios electrónicos mediante el portal www.mercadopublico.cl y contener lo siguiente:

•       ANEXO N° 1: Formulario Datos del Oferente

Se debe entregar la información requerida en el Anexo N° 1 definida como obligatoria, los campos opcionales podrán omitirse. Si la información requerida en el Anexo N° 1 se encuentra disponible en el Registro de Proveedores, se considerará como presentada por el oferente.

•       ANEXO N° 2: Formulario Oferta Económica

Presentación escrita en pesos chilenos, del monto total ofertado por la implementación de la solución, por un período de 12 meses de prestación de los servicios. Dicho monto no podrá exceder del presupuesto estimado, que asciende a $ 8.500.000.- (ocho millones quinientos mil pesos), incluyendo impuestos y costos asociados.

•       ANEXO N° 3: Formulario Oferta Técnica

Presentación escrita de acuerdo al Anexo Nº 3 “Formulario Oferta Técnica”. La propuesta deberá considerar los siguientes ítems:

I. Descripción de los Servicios: Una presentación escrita con la descripción detallada de las características del servicio ofrecido, específicamente respecto de: a) la adecuación de la plataforma, b) sus características, c) usabilidad y gestión; d) Requisitos Técnicos y e) Carta Gantt, o un equivalente.

II.               Experiencia Oferente: Experiencia del Oferente completando el listado con un máximo de cinco 5 servicios similares (servicios de implementación de plataforma de gestión del desempeño, o similar, con una cantidad de al menos 440 usuarios soportados), realizados desde el año 2019 en adelante, según formato contenido en el Anexo N°3. Se ponderará positivamente cuando la experiencia declarada corresponda a instituciones públicas chilenas.

Cada uno de los servicios señalados en el listado anterior deberá contar con el respectivo respaldo, el cual podrá consistir en una copia íntegra del contrato o un certificado emitido por el cliente. Los documentos utilizados para acreditar la experiencia deberán contener al menos la siguiente información: cliente, nro. de usuarios soportados, descripción y año en que se prestó el servicio.

En el evento de que se incluyan más de 5 servicios similares al solicitado, ProChile sólo evaluará los primeros cinco (5) incluidos en el listado.

Si el servicio fue prestado para PROCHILE o DIRECON deberá indicar los datos en el listado, pero no será necesario adjuntar documentos de acreditación.

No serán considerados como válidos los comprobantes que se deban obtener o consultar en otra fuente que no sea la documentación contenida en la propuesta.

III.             Información referida a los criterios sustentables: El oferente deberá agregar información referida al Sello Mujer, Sello ProPyme y a la Contratación de personas con discapacidad.

9.2.- REGULACIÓN DE LA LICITACIÓN

La presente licitación se regirá en todo momento por lo dispuesto en la Ley N° 19.886 y su Reglamento, aprobado por el Decreto Supremo Nº 250 de 2004, del Ministerio de Hacienda, y las presentes Bases, las cuales son obligatorias para los que participen en la licitación y se entenderá que son aceptadas por el sólo hecho de formular una oferta.

Los derechos y obligaciones del adjudicatario se regirán por los siguientes documentos, los cuales forman un todo integrado y armónico, sin perjuicio de la preeminencia de las presentes Bases en su interpretación:

-     Ley N° 19.886 y el Decreto Supremo Nº 250 de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprobó su reglamento.

-     Bases, sus anexos, aclaraciones, respuestas y modificaciones a las Bases si las hubiere.

-     Contrato que suscriba ProChile con el adjudicatario.

-     Oferta del adjudicatario y aclaraciones a la misma.

-     Orden de Compra que emita ProChile.

9.3.- PLAZOS

Los participantes deberán dar cumplimiento a los plazos que se establecen en estas Bases. Para los efectos de la presente licitación, salvo que se disponga expresamente otra cosa, los plazos se entenderán de días corridos. Si el plazo vence en día sábado, domingo o festivo, se entenderá automáticamente prorrogado hasta el día hábil siguiente sin necesidad de comunicación o resolución alguna.

9.4.- DOMICILIO DE LOS OFERENTES

Quienes presenten ofertas en esta licitación, deberán, para los efectos del cumplimiento de las obligaciones de lo contratado, fijar su domicilio en la ciudad y comuna de Santiago, y se someterán a la jurisdicción de sus Tribunales Ordinarios de Justicia, lo que quedará establecido en el convenio correspondiente con el adjudicatario de la contratación.

9.5.- VIGENCIA DE LAS PROPUESTAS

Desde la fecha de cierre del plazo para presentar las ofertas, los proponentes quedarán obligados a mantener vigentes e invariables sus propuestas técnica - económicas por un plazo de sesenta (60) días.

9.6.- COSTO DE PRESENTACION DE LA OFERTA

Los costos relacionados con la elaboración y presentación de las ofertas serán de cargo exclusivo de cada oferente, no asistiéndole a ProChile responsabilidad alguna en tal materia, cualquiera sea el resultado de la licitación.

9.7.- ACLARACIONES

Los interesados en participar en la presente licitación podrán formular consultas y solicitar aclaraciones dentro de los plazos señalados en el numeral 3.- "Etapas y Plazos", de las presentes Bases. Las preguntas deberán formularse a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). ProChile pondrá las referidas preguntas y sus respuestas en conocimiento de todos los interesados, a través de su publicación en el Sistema de Información (www.mercadopublico.cl), sin indicar el autor de las preguntas, dentro del plazo señalado en el referido numeral 3.- "Etapas y Plazos".

9.8.- MODIFICACIONES A LAS BASES

ProChile podrá modificar las presentes Bases, ya sea por iniciativa propia o en atención a una aclaración solicitada por alguno de los oferentes. En caso de realizarse una modificación antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas, dicho plazo deberá ampliarse en no menos de 2 días, con el objeto de que los Proveedores interesados puedan conocer las modificaciones hechas y adecuar su oferta.

Las modificaciones que se lleven a cabo serán informadas a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). Estas modificaciones formarán parte integral de las bases y serán aprobadas por resolución de ProChile.

9.9.- PRESENTACIÓN OFERTA TÉCNICA Y ECONÓMICA

Las únicas ofertas válidas serán las presentadas a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). No se aceptarán ofertas que se presenten por un medio distinto al establecido en estas Bases. Será responsabilidad de los Oferentes adoptar las precauciones necesarias para ingresar oportuna y adecuadamente sus ofertas.

De acuerdo a lo anterior y en relación a la presentación de las ofertas, los proponentes deberán tener presente que sólo se considerarán las ofertas realizadas en los Formularios dispuestos por ProChile, en idioma español y sólo aquellas ofertas de los proponentes enviadas oportunamente.

Deberá completar la Ficha Electrónica de la Oferta, indicando las Condiciones Generales de la Oferta ahí requeridas. Respecto del precio, la propuesta deberá indicarse en pesos, con todos los impuestos incluidos. Para estos efectos los oferentes deberán realizar lo siguiente:

a.      Habiendo ingresado al Sistema de Información (www.mercadopublico.cl) y tras digitar el “Usuario” y “Clave”, en el “Escritorio”, buscar por Número de Adquisición, con el ID 1082957-8-LE23. Presionar el Botón “Buscar”.

b.     Se desplegará una página, en la cual se señala: “Se encontró 1 resultado para su búsqueda”.  Hacer click sobre “Ofertar” y luego clickear sobre “Ingresar Nueva Oferta”.

c.      Se abrirá una página con el Paso 1: “Completar Nombre de la Oferta”. Completar el nombre de la oferta y una breve descripción de ella. Luego, presionar sobre el Botón “Siguiente”.

d.     Paso 2: “Completar oferta económica”, en el campo dispuesto para precio, ingresar un valor de referencia, que no será evaluado, ya que su oferta económica quedará plasmada en el Anexo N° 2 denominado Formulario de Oferta Económica. Luego, presionar sobre el botón “siguiente”.

e.     Paso 3: “Ingresar Documentación Anexa”, Proceder a ingresar la totalidad de los anexos solicitados en las bases: Anexo N° 1 “Datos del Oferente”, Anexo N° 2 “Formulario Oferta Económica” y Anexo N° 3 “Formulario Oferta Técnica”. Una vez completada la carga de los anexos, presionar el Botón “Siguiente”.

f.      Paso 4: “Confirmar e ingresar oferta”, deberá confirmar el ingreso de su propuesta. Una vez presionado el botón “Ingresar Oferta” se desplegará un comprobante de ingreso, pudiendo imprimir y finalizar el proceso.

9.10.- APERTURA

La apertura se efectuará, a través del “Sistema de Información”, en un solo acto, por un funcionario del Departamento de Compras de la Dirección Administrativa de ProChile.

El funcionario del Departamento de Compras revisará y verificará el cumplimiento de los antecedentes indicados en el numeral 4. ANTECEDENTES PARA INCLUIR EN LA OFERTA, y dejara constancia del o los oferentes que no cumplan dichos requisitos mínimos exigidos en la presente bases, lo cual quedara reflejada en la apertura electrónica. Esta acta será de conocimiento de los participantes.

Si por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, no se pudiere realizar la Apertura Electrónica de las Ofertas, oportuna y electrónicamente ingresadas, ProChile podrá fijar nueva fecha y hora para la realización de dicho acto.

9.11.- PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE OFERTAS

La evaluación de las ofertas será realizada en una etapa. Sólo se evaluarán aquellas ofertas admisibles que cumplan con los requisitos mínimos para ofertar.

La evaluación será realizada por una Comisión Evaluadora, integrada por tres funcionarios(as) de la Dirección Administrativa de PROCHILE. Los integrantes de la Comisión evaluarán en conjunto las propuestas.

Serán funciones de la Comisión Evaluadora, las siguientes:

-        Evaluar las ofertas técnicas y económicas presentadas, realizando las verificaciones respectivas cuando corresponda.

-        Resolver si las ofertas presentadas por cada proponente se ajustan a las especificaciones que forman parte de las Bases de Licitación. En caso de que ello no ocurra, deberá rechazar la propuesta sin evaluarla.

-        Solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales, siempre y cuando las rectificaciones de dichos vicios u omisiones no les confieran a esos oferentes una situación de privilegio respecto de los demás competidores, esto es, en tanto no se afecten los principios de estricta sujeción a las Bases y de igualdad de los oferentes, y se informe de dicha solicitud al resto de los oferentes a través del Sistema de Información.

-        Elaborar un Acta de Evaluación en la que dejará constancia, por orden decreciente, de la puntuación obtenida por cada una de las propuestas evaluadas. Además, dejará constancia de las propuestas rechazadas o inadmisibles y sus razones y, en general, sobre cualquier hecho relacionado con el proceso de evaluación que le merezca comentar.

-        La Comisión Evaluadora podrá durante la evaluación, a través del Departamento de Compras, solicitar aclaraciones a los oferentes respecto de sus respectivas propuestas. Los oferentes, tendrán un plazo máximo de 2 días hábiles, desde publicada la consulta, para responder lo solicitado. La Comisión Evaluadora no considerará las respuestas recibidas una vez vencido dicho plazo. Asimismo, en caso de estimarlo necesario, la Comisión Evaluadora podrá solicitar a un oferente acreditar cualquier hecho contenido en su propuesta, debiendo éste acompañar los documentos complementarios requeridos dentro del plazo que se le indique.

En caso de solicitar aclaraciones los oferentes para responder deberán seguir los siguientes pasos:

•    Paso 1, habiendo ingresado al Sistema de Información (www.mercadopublico.cl) y tras digitar el “Usuario” y “Clave”; En el “Escritorio”, hacer click en “Búsqueda de Licitaciones para Ofertar”, buscar por Número de Adquisición, con el ID 1082957-8-LE23 Presionar el Botón “Buscar”.

•    Paso 2, seleccionar la opción ofertas en la columna “Acciones”.

•    Paso 3, en opciones seleccionar “Foro Inverso”.

•    Paso 4, ingresar la respuesta a la consulta y anexar la documentación requerida, en caso de solicitarse, y finalmente enviarla.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN:

La evaluación de las ofertas se realizará sobre la base de los siguientes criterios y ponderaciones respectivas:

a.            Descripción y Calidad de la Propuesta Técnica 45%

b.            Experiencia del Oferente 40%

c.            Propuesta Económica 10 %

d.            Criterios sustentables 5%

1. Evaluación del criterio Descripción y Calidad Técnica de la Propuesta (45%)

Para medir este criterio se evaluará la descripción, metodología y calidad de las características técnicas propuestas por cada oferente y el cumplimiento de los requerimientos técnicos contemplados en las presentes Bases en relación a:

•    9.1.4.1. Adecuación e implementación de la plataforma.

•    9.1.4.2. Características de la plataforma.

•    9.1.4.3. Usabilidad y gestión.

•    9.1.4.4. Requisitos técnicos

Al respecto, cabe señalar que se entiende como propuesta de mejoras, a aquellos aspectos que hagan más atractiva la oferta e implicando un perfeccionamiento objetivo en el servicio prestado.

 2. Evaluación del criterio Experiencia del Oferente (40%)

Para la evaluación de este criterio, se tendrá en cuenta la experiencia que acrediten los oferentes, en la realización de servicios similares al de la presente licitación, respecto a servicios de implementación de plataforma de gestión del desempeño, o similar, con una cantidad de al menos 440 usuarios soportados), realizados desde el año 2019 en adelante, según formato contenido en el Anexo N°3. Se ponderará positivamente cuando la experiencia declarada corresponda a instituciones públicas chilenas.

Solo se considerarán los servicios anotados en el Listado del Numeral II del Anexo N°3 “Formulario Oferta Técnica”, debidamente acreditados con la documentación indicada en el numeral 9.1.5. de estas bases.

En el evento de que se incluyan más de 5 servicios similares al solicitado, ProChile sólo evaluará los cinco (5) primeros incluidos en el listado

 3. Evaluación del criterio Propuesta Económica (10%)

Para la evaluación de este criterio, se tendrá en cuenta el monto total ofertado, por el período de 12 meses de prestación de los servicios, incluyendo impuestos y eventuales costos asociados.

La Nota de cada oferente por su “Valor total ofertado para Evaluación” se calculará de la siguiente forma: La propuesta de menor valor será calificada con el mayor puntaje asignado para este factor (nota 4). Las siguientes ofertas serán calificadas con un puntaje proporcional a dicha propuesta, de acuerdo a la siguiente fórmula:

Nota Oferente:   Valor total de la oferta de menor precio   x 4

                              Valor total de la oferta que se analiza

En caso de que se reciba una sola oferta será calificada con nota 4 siempre que no supere el presupuesto disponible. Las ofertas que excedan de $8.500.000.- (ocho millones quinientos mil pesos chilenos) no serán evaluadas.

El resultado de la evaluación se obtendrá de la suma de los puntajes considerando los puntos obtenidos en cada uno de los criterios de evaluación y los porcentajes asignados a dichos factores.

4. Criterios sustentables (5%)

Criterios de Desempate

El resultado de la evaluación se obtendrá de las notas obtenidas en cada uno de los criterios de evaluación y los porcentajes de ponderación asignados a dichos factores, los que al ser sumados serán considerados como puntaje final.

En caso de que dos o más oferentes obtuvieren el mismo puntaje final, se procederá a aplicar los siguientes criterios de desempate en orden de precedencia si es que éste persiste:

-     Mayor puntaje total obtenido en evaluación del criterio Descripción y Calidad de la        Propuesta Técnica.

-     Mayor puntaje total obtenido en evaluación del criterio Experiencia del Oferente.

-     Mayor puntaje total obtenido en evaluación del criterio Propuesta Económica.

9.12.- ADJUDICACIÓN

Terminada la evaluación, y en la medida que sea conveniente para los intereses del Servicio, se aceptará la oferta más ventajosa, considerando los criterios de evaluación con sus correspondientes puntajes y ponderaciones establecidos en estas Bases.

 La adjudicación se efectuará a través de una resolución fundada que será publicada en www.mercadopublico.cl, una vez que se encuentre totalmente tramitada, la que incluirá las declaraciones de inadmisibilidad correspondientes.

En caso de que la Adjudicación no se realice dentro del plazo señalado en el numeral N° 3.- “Etapas y plazos”, ProChile informará en el Sistema de Información las razones que justifican el incumplimiento del plazo para adjudicar e indicará un nuevo plazo para la adjudicación.

ProChile declarará inadmisible cualquiera de las ofertas presentadas que no cumpla con alguno de los requisitos mínimos establecidos en el acápite 4.- Antecedentes para incluir en la oferta.

ProChile podrá además declarar desierta la Licitación, cuando no se presenten ofertas, o cuando éstas no resulten convenientes a sus intereses.

Dichas determinaciones se efectuarán por resolución fundada. Los proponentes cuyas ofertas hayan sido rechazadas no tendrán derecho a solicitar indemnización alguna por este hecho.

9.13.- DEJAR SIN EFECTO LA ADJUDICACIÓN

Se podrá dejar sin efecto la adjudicación, por resolución fundada, concurriendo alguna de las siguientes causales:

a).- Si el oferente rechaza expresamente la adjudicación;

b) - Si el adjudicatario adquiere un conflicto de intereses con ProChile;

c).-  Si el adjudicatario no acredita encontrarse hábil en el Registro de Proveedores que está a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública, al momento de la suscripción del contrato;

d).-  Si el adjudicatario no adjunta la totalidad de la documentación exigida para la firma del contrato dentro del plazo fijado para este fin en la resolución adjudicataria.

e).-  Si el adjudicatario no devuelve firmado el contrato dentro del plazo fijado en el numeral 9.14.- “Condiciones contractuales”.

f).-  Si los documentos presentados por el adjudicatario hubiesen inducido a un error esencial del Servicio, que de no existir no se habría adjudicado la licitación a éste.

En tales casos, verificada alguna de las causales anteriores, ProChile podrá dejar sin efecto la adjudicación y adjudicar la licitación al segundo proponente mejor evaluado, y así sucesivamente, conforme el orden de las propuestas consignado en el Acta de Evaluación, o declarar desierta la licitación si estima que el resto de las ofertas presentadas no resultan convenientes para los intereses del Servicio.

9.14.- CONDICIONES CONTRACTUALES

Notificada la adjudicación en el portal www.mercadopublico.cl, no deberá mediar un plazo superior a los 20 días hábiles, salvo razones fundadas calificadas por el Servicio que justifiquen su ampliación, para la celebración del contrato, período en que debe gestionarse la presentación de antecedentes por parte del Adjudicatario, la elaboración del contrato, firma de éste y tramitación del acto administrativo que lo apruebe. Si no se suscribiera dentro de este término, ProChile podrá dejar sin efecto el acto administrativo en virtud del cual se adjudicó al proveedor.

Conjuntamente con la devolución del contrato firmado, deberá entregar la correspondiente Declaración Jurada.

Para la elaboración del contrato, el adjudicatario deberá remitir a ProChile los siguientes Antecedentes Legales:

1.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Natural (chilena o extranjera):

-     Declaración Jurada, según formato Anexo N° 4-A, que acredite que no se encuentra afectado    por alguna de las inhabilidades contempladas en el artículo 4° de la Ley N°19.886.

-     Cédula de identidad del Adjudicatario.

-     Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores,

-     los antecedentes señalados en el presente listado deberán ser presentados por cada una de las personas naturales que la integran.

2.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Jurídica con fines de lucro:

-     Copia de la documentación en que consten los poderes del representante legal de la persona jurídica, con facultades para celebrar contratos de la naturaleza de la presente Licitación, con certificación de vigencia, de una fecha no superior a 60 días anteriores a la de su presentación.

-     Copia de Inscripción de constitución de la sociedad en el Registro de Comercio, con anotaciones marginales completas emitida por el Conservador de Comercio correspondiente, de fecha no superior a 60 días anteriores a la fecha de adjudicación, con certificación de vigencia.

-     Copia de la Escritura Pública de Constitución de la sociedad y de sus modificaciones sociales, si correspondiere.

-     Fotocopia simple de la publicación del extracto de escritura de constitución de la persona jurídica en el Diario Oficial y de las modificaciones, si correspondiere.

-     Fotocopia simple de las inscripciones de las modificaciones realizadas por la persona jurídica, en el Conservador de Comercio respectivo, si las hubiere.

-     Declaración Jurada, según formato Anexo N° 4-B, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en el artículo N° 4 de la Ley N° 19.886 y que identifique los principales socios o accionistas del Adjudicatario.

-     Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, el antecedente señalado precedentemente deberá ser presentado por cada una de las personas jurídicas que la integren.

3.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Jurídica sin fines de lucro:

-     Copia de la escritura pública que contenga los estatutos de la persona jurídica o del acta              Constitutiva aprobatoria de los Estatutos.

-     Copia de la publicación en el Diario Oficial del Decreto del Ministerio que otorgó personalidad jurídica.

-     Certificado de vigencia con indicación del representante legal, emitido por el organismo oficial competente, de una fecha no superior a 60 días anteriores a la de su presentación.

-     Declaración Jurada, según formato Anexo N° 4-C, que acredite que no se encuentra en algunas de las circunstancias contempladas en éste.

-     Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, el antecedente señalado precedentemente deberá ser presentado por cada una de las personas jurídicas que la integren.

  4.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Jurídica Extranjera:

-     Declaración Jurada, según formato Anexo N° 4-D, que acredite que no se encuentra  afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en los incisos 1° y 6° del artículo N° 4 de la Ley N° 19.886 y que identifique los principales socios o accionistas de la empresa Adjudicatario.

-     Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, el antecedente señalado precedentemente deberá ser presentado por cada una de las personas jurídicas que la integren.

-     Documentos que acrediten su existencia legal, como, asimismo, las facultades del o los representantes legales de éste. Además de lo anterior, deberá remitir los datos que permitan individualizar a su o sus representantes legales facultados para suscribir el contrato correspondiente (nacionalidad, número de documento de identificación), como también, los nombres de sus socios o de sus principales accionistas.

Los antecedentes legales para poder ser contratado, sólo se requerirán respecto del Adjudicatario, quien deberá remitirlos dentro del plazo fijado en la correspondiente adjudicación, que en ningún caso podrá ser inferior a 5 días hábiles.

El Adjudicatario sólo deberá remitir a ProChile aquellos antecedentes que no estén en el Registro de Proveedores. En caso de que el Adjudicatario no esté inscrito en el Registro de Proveedores, deberá inscribirse dentro del plazo previsto para la suscripción del Contrato.

9.15.- MODIFICACIÓN DEL CONTRATO

En caso de que se presentaren situaciones emergentes no consideradas en el contrato, ambas partes de común acuerdo podrán efectuar modificaciones a éste en la medida que no impliquen variaciones en el precio acordado y se refieran a las siguientes materias: a) Adecuaciones menores a la plataforma en su etapa de diseño e implementación, b) fechas y cantidad de capacitaciones propuestas y b) aumento o disminución de usuarios evaluados y evaluadores de hasta en un 10%.

9.16.- DEL PAGO

El pago será en pesos chilenos y se efectuará de la siguiente forma:

Los pagos se realizarán en cuatro (4) cuotas, de acuerdo con los módulos de evaluación establecidos en el sistema de gestión de desempeño de ProChile. Dichas cuotas se encontrarán distribuidas en los 12 meses de vigencia de la contratación, de acuerdo con los siguientes hitos:

a.      Primer Pago: por un monto equivalente al 50% del precio total del contrato, una vez que se encuentre operativa la plataforma.

b.     Segundo Pago: por un monto equivalente al 15% del precio total del contrato, se pagará una vez finalizada y entregada la precalificación periodo 2022-2023, y después de remitir el informe parcial durante el mes de mayo 2023.

c.      Tercer Pago: por un monto equivalente al 15% del precio total del contrato, se pagará una vez finalizado y entregado el informe de desempeño (parcial) durante el mes de septiembre 2023.

d.     Cuarto Pago: por un monto equivalente al 20% del precio total del contrato, se pagará una vez entregado, el informe final durante el mes de marzo de 2024 y aprobado por la contraparte técnica de ProChile.

-     Los pagos se realizarán dentro de los 30 días siguientes a la recepción, por parte de  PROCHILE, de la respectiva factura emitida una vez prestados los servicios y de acuerdo a lo establecido en la Orden de Compra, siempre que cuente con aprobación de la contraparte técnica de PROCHILE.

-     La factura electrónica debe ser enviada, a los correos electrónicos “62000680-7@prd.inbox.febos.cl” y “dipresrecepcion@custodium.com”.

-     Cada factura deberá ser emitida a nombre de la Dirección General de Promoción de Exportaciones considerando ésta como única alternativa válida (en caso contrario no se podrá proceder al pago y el documento será rechazado o devuelto).

-     Lo anterior, señalando como “Giro”: Actividad de la Administración Pública en General “Dirección”: Teatinos N°180, Santiago.

-     El pago estará sujeto a que se encuentre totalmente tramitado el acto administrativo que apruebe el contrato que las partes suscriban al efecto y aceptada la respectiva Orden de Compra emitida.

-     El pago se realizará, a través de transferencia electrónica, para lo cual el proponente adjudicatario deberá informar el banco, número de cuenta y demás datos que sean necesarios para girar los fondos.

9.17.- CONTRAPARTE TÉCNICA

Actuará como contraparte técnica en ProChile, el Jefe del Departamento de Gestión de Personas, a quien le corresponderá gestionar el contrato, la coordinación, supervisión y control del fiel cumplimiento de lo contratado. En caso de ausencia o impedimento, será la correspondiente jefatura quien designará al remplazante.

9.18.- PLAZO DE VIGENCIA DEL CONTRATO

El contrato entrará en vigencia una vez que se encuentre totalmente tramitada la Resolución de ProChile que lo apruebe y se extenderá por un período de 12 meses.

Sin perjuicio de lo señalado, la extensión de su vigencia más allá del ejercicio presupuestario anual quedará supeditado a la existencia de recursos suficientes para este efecto. Por lo anterior, ProChile queda, desde ya, facultado para poner término anticipado al contrato que para los efectos de la ejecución del servicio se celebre, invocando como fundamento, la falta de recursos suficientes en el ejercicio presupuestario de que se trate, sin que ello deba hacerse con una anticipación determinada y sin que genere responsabilidad alguna para el Servicio, por lo cual, dicha decisión unilateral no implicará el pago de suma alguna por ningún concepto que no sea el pago de los servicios efectivamente prestados por la entidad contratada, lo cual deberá ser certificado por la Contraparte Técnica de ProChile.

9.19.- TÉRMINO ANTICIPADO DEL CONTRATO

El Contrato podrá terminarse anticipadamente por la ProChile sin derecho a indemnización alguna para el Adjudicatario, si concurre alguna de las causales que se señalan a continuación:

a)     Resciliación o mutuo acuerdo de las partes.

b)     Incumplimiento grave de las obligaciones contraídas por el adjudicatario, entendiéndose            por tal la aplicación de más de 2 multas durante la duración del contrato.

c)      Estado de notoria insolvencia del contratado, a menos que se mejoren las cauciones entregadas o las existentes sean suficientes para garantizar el cumplimiento del Contrato.

d)     Por exigirlo el interés público o la seguridad nacional.

e)     Por la ocurrencia de un caso fortuito o fuerza mayor que hagan imposible o dificulte significativamente la prestación de los servicios de la manera en que fueron contratados.

f)      Por la incapacidad del adjudicatario para seguir adelante con la ejecución del Contrato, derivada de problemas internos, como en caso de huelga de sus trabajadores, entre otros.

g)     Si los representantes o el personal dependiente del adjudicatario cometen actos de fraude, corrupción, soborno y extorsión.

h)     Registrar saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, a la mitad del período de ejecución del Contrato, con un máximo de seis (6) meses.

i)       Si los documentos presentados por el adjudicatario hubiesen inducido a un error esencial del Servicio, ya sea durante el proceso de Licitación o durante la vigencia del Contrato.

j)      En caso de no existir disponibilidad presupuestaria en el año respectivo, de acuerdo a lo especificado en las presentes bases de licitación.

Para concretar lo indicado en el párrafo precedente, una vez así calificado ProChile deberá notificarlo por escrito al adjudicatario, con un aviso de 10 (diez) días corridos previo a la fecha de término que se fije. Asimismo, una vez dictada la correspondiente Resolución fundada, esta deberá publicarse en el Sistema de Información (www.mercadopublico.cl), a más tardar dentro de las 24 horas de dictada.

9.20.- SANCIONES

El adjudicatario será sancionado por ProChile con el pago de multas, por no cumplir con la disponibilidad (Uptime) definido en la sección 9.1.4.4, letra d), para los niveles de servicios, en cuyo caso se aplicará una multa del 5% de la correspondiente factura pendiente de pago, con un tope de 15% en total, una vez transcurrido el máximo de tiempo permitido por cada mes, establecido en la referida sección 9.1.4.4., letra d).

-        Respecto a los niveles de servicio para la resolución de incidencias, establecidos en la letra e), del numeral 9.1.4.4, PROCHILE aplicará multa de 2% de la facturación mensual por cada hora adicional a los mínimos allí anotados, con un tope máximo de 12 horas.

-        Asimismo, el Adjudicatario podrá ser sancionado por ProChile con el pago de multas, por no proporcionar los servicios contratados en los plazos, bajo las modalidades y conforme a los estándares de calidad y presentación exigidos en estas Bases de Licitación Pública, y ofrecidos por el adjudicatario en su oferta, por causas que le sean imputables. Cada multa será por un monto equivalente a un 2% de la factura mensual.

Si ProChile considerare que existe mérito suficiente para la aplicación de una multa, comunicará por escrito su decisión al Adjudicatario, indicando el monto y fundamento de la misma. El Adjudicatario dispondrá de un plazo de cinco días hábiles a contar de la comunicación para formular descargos. Con el mérito de los descargos o transcurrido el plazo aludido sin que éstos se hubiesen formulado, ProChile resolverá sobre el particular mediante Resolución fundada, previa ponderación de los antecedentes, remitiéndole al Adjudicatario, copia del Acto Administrativo pertinente.

En caso de que ProChile determine la procedencia de la aplicación de la multa conforme al procedimiento anterior, la Adjudicataria deberá pagar directamente la multa mediante Vale Vista Bancario emitido a nombre de la Dirección General de Promoción de Exportaciones, en un plazo no superior a cinco (5) días contados desde su notificación. De no efectuarse el pago dentro del plazo señalado, ProChile quedará facultada para descontar el monto de la multa de la facturación pendiente de pago. En todo caso, de devengarse multas su pago no exonera a la adjudicataria del cumplimiento de la obligación principal.

Sin perjuicio de lo anterior, el referido acto administrativo será impugnable por el adjudicatario por la vía de la interposición de los correspondientes recursos de reposición y/o jerárquico, contemplados en el artículo 59 de la ley Nº 19.880.

9.21.- APLICACIÓN DEL PAGO A OBLIGACIONES PENDIENTES CON LOS TRABAJADORES (Sólo respecto de las personas naturales con domicilio en Chile y las personas jurídicas chilenas)

De conformidad a lo dispuesto en el artículo 4º inciso 2º de la Ley Nº 19.886, modificada en este punto por la Ley Nº 20.238, la empresa adjudicataria que hubiese declarado que registra saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad  social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, deberá acreditar que la totalidad de las obligaciones se encuentran liquidadas al cumplirse la mitad del período de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses. ProChile, previo al pago de los servicios contratados, exigirá que la empresa adjudicataria proceda a dichos pagos y le presente los comprobantes y planillas que demuestren el total cumplimiento de la obligación

El incumplimiento de estas obligaciones por parte de la empresa contratada, dará derecho a ProChile a poner término anticipado al contrato, pudiendo llamarse a una nueva Licitación en la que la empresa referida no podrá participar.

9.22.- CONFIDENCIALIDAD

El personal del adjudicatario que realice las tareas objeto de esta licitación, estará obligado a guardar estricta reserva o confidencialidad sobre los datos personales a los que tengan acceso en virtud de la misma, cuando provengan o hayan sido recolectados de fuentes no accesibles al público, como asimismo sobre los demás datos y antecedentes relacionados con un banco de datos, obligación que no cesa por haber terminado sus actividades en ese campo, según lo dispuesto en el Artículo 7 de la Ley 19.628.