9.1.  ESPECIFICACIONES TECNICAS

9.1.1.  INTRODUCCIÓN

ProChile, es un servicio público centralizado creada por el artículo 36 de la Ley N° 21.080, y tiene como función - entre otras - promover, facilitar y colaborar con el desarrollo de las exportaciones, incluido el posicionamiento de la imagen de Chile en el exterior, ejecutar actividades de promoción y difusión de tanto en Chile como en el extranjero, entre las cuales está la organización de la participación de Chile en ferias y eventos comerciales, colaborar en la promoción y difusión en el exterior del turismo y en la atracción de la inversión extranjera hacia Chile.

9.1.2.  ANTECEDENTES GENERALES

Como es de público conocimiento, en el mes de diciembre de 2019, se produjo un brote en la República Popular China, del virus COVID-19, virus que a la fecha se ha expandido a nivel mundial, por lo anterior, la Organización Mundial de la Salud, ha declarado la propagación del COVID-19 clasificándolo como de “Pandemia”, conminando a todos los países a adoptar las medidas necesarias ante esta Emergencia; dado lo anterior, ProChile tuvo que optar por la modalidad virtual para realizar las actividades de promoción, propias de su función.

En este contexto, las actividades de promoción de exportaciones se están adaptando a formatos 100% virtuales y/o semipresenciales - con aforos reducidos - según la política sanitaria de ese momento; con lo cual también se han adaptado los requerimientos técnicos para los servicios de producción de eventos, incorporando diversos servicios tecnológicos para realizar las convocatorias, diseños y transmisión de los eventos, dándose una mixtura o giro hacia la realización de eventos híbridos.

Para ProChile la participación y organización de eventos de promoción de exportaciones es de gran importancia para el cumplimiento de su función, con el fin de dar a conocer la oferta exportable del país, a los mercados internacionales.

El propósito de los eventos semipresenciales y virtuales es lograr que cada invitado salga de su estado pasivo de espectador, para ser un participante activo que elige como vivir su experiencia, por medio de plataformas que centralizan diferentes tipos de interacción.

9.1.3.   OBJETO DE LA LICITACIÓN Y MODALIDAD DE UTILIZACIÓN DE LOS SERVICIOS

El objeto de la presente licitación es proveer a ProChile de los servicios de producción de eventos semipresenciales y virtuales en el marco de las actividades de promoción que ejecuta ProChile a nivel nacional, bajo la modalidad de suministro. Para esto, los oferentes deberán incluir al ofertar la totalidad de los servicios requeridos en las presentes Bases.

En este contexto, ProChile utilizará los servicios contratados de acuerdo con sus necesidades específicas y la Productora no adquirirá la exclusividad en la prestación del servicio a ProChile.

Asimismo, ProChile no estará obligado a ejecutar la totalidad del monto presupuestado, en relación al contrato que celebre con la Productora, ya que ProChile solicitará los servicios de producción de eventos semipresenciales y/o virtuales, de acuerdo con las necesidades que se presenten durante la vigencia del contrato.

Para la utilización de los servicios, ProChile configurará los eventos confirmando al adjudicatario los ítems que aplicarán para cada caso, siguiendo el procedimiento descrito en el numeral 9.1.12.- PRESENTACIÓN DE PRESUPUESTO POR EVENTO, de las presentes Bases.

9.1.4.       OBJETIVOS ESPECÍFICOS

•    Con esta contratación se quiere lograr actividades de alto impacto mediante temas país y de interés y que cada actividad sea lograda con calidad y eficiencia.

•    Coordinar activamente la gestión de preparación del evento y llevar a cabo la ejecución en todas sus etapas hasta concluir la actividad de acuerdo con los lineamientos entregados por ProChile.

•    Disponer de un equipo de personas para realizar las gestiones de preproducción y ejecución del evento, asegurando la calidad del evento, de acuerdo con los objetivos comunicacionales definidos por el mandante.

 9.1.5. TIPOS DE EVENTOS

A)           EVENTO SEMIPRESENCIAL

Se refiere a transmisiones que combinan dos mundos: el físico y el digital: considera la locación desde donde se realiza el evento y su transmisión es completamente digital, sin público presente, donde sólo participan de manera presencial los relatores o participantes principales. 

Se pueden realizar diversas transmisiones en vivo desde distintos puntos físicos, en donde se centralizan los panelistas en un mismo lugar, bajo todos los protocolos de seguridad vigentes en el momento en que se realizará el evento, lo que permite lograr una mayor visualización de los espacios que dan protagonismo, al diseño del evento y logo de ProChile, implementando en estos espacios una producción técnica.

Actualmente, integra producción y logística, que reúnen múltiples herramientas que maximizan la experiencia de cada evento: como conferencias en simultáneo que cuentan con material de apoyo multimedia, encuestas en vivo, chats, recorridos virtuales 360, muestras de producto en 3D, galerías de imágenes y contenido descargable de ayuda para el desarrollo profesional, entre otras soluciones.

B)           EVENTO VIRTUAL

Actividad vía streaming donde los participantes se conectan desde donde estén para poder participar del foro seminario o charla, a definir por ProChile.

9.1.6.  ETAPAS QUE PODRÁN REQUERIR CADA EVENTO (Semipresenciales y virtuales).

 •    Etapa de Preproducción

▪   Reunión con Equipo Organizador. Una vez que haya entrado en vigor el contrato celebrado entre las Partes (ProChile y la Productora), el Equipo Organizador del evento de ProChile se contactará y/o reunirá con la Productora para coordinar la forma de trabajo y entregar lineamientos necesarios para el inicio del servicio.

▪   Presentar propuestas de locación y Evaluación de factibilidad técnica en terreno. Esta visita será coordinada por el Equipo Organizador y la Productora. Una vez realizada la visita, la Productora podrá comenzar a prepararse para contar con el equipamiento técnico y el equipo de trabajo necesario para asegurar la calidad profesional del servicio y ofrecer alternativas si se requiere solucionar deficiencias de audio, iluminación, conectividad y redes, necesarias para la realización del evento y para mantener la calidad de servicio requerido.

▪   La Productora deberá encargarse de coordinar y probar piezas gráficas para el branding del evento digital, las que serán provistas por ProChile. 

▪   Otros que se pudieran considerar pertinentes o que pudieran surgir en el momento de la prestación del servicio. 


•    Etapa de Producción

•   El día del evento, la Productora deberá disponer del equipo de trabajo y equipamiento para proveer ficha técnica del evento y velar que las condiciones del lugar estén aptas para la realización del evento.

•   Para la correcta ejecución se deberá coordinar previamente la instalación de equipamiento, aseo y sanitización, disposición y decoración del espacio, equipos y conexiones para el funcionamiento de la iluminación, sonido y apoyo audiovisual necesarios y prestar soporte técnico para velar por la correcta continuidad de estos sistemas durante el evento y la proyección de los videos y gráficas en la pantalla gigante.

•  ProChile entregará el Programa del evento y la Productora realizará pruebas técnicas con los expositores el día anterior al evento o en fecha a definir con ProChile.

•  La Productora deberá tomar fotografías de cada evento y deberá entregarlas posteriormente junto con el informe de gestión.

·      Etapa de Post- producción

La Productora deberá entregar un Informe Final de Gestión posterior a la realización de cada evento, en un plazo máximo de 5 días hábiles contados desde el día siguiente al evento. El informe deberá contener los resultados en cuanto al cumplimiento de cada objetivo del evento, métricas básicas de la transmisión y fotografías del evento.

9.1.7.  REQUERIMIENTOS PARA EVENTOS SEMIPRESENCIALES

Este tipo de eventos consta de una parte presencial y otra virtual. Las actividades, en este caso, serían desarrolladas en la Región Metropolitana, con un aforo controlado, dada la contingencia actual de pandemia. La temática y sector a tratar será alguno de los sectores focos de ProChile.

La Productora deberá considerar las conexiones de los panelistas, moderador y autoridades tanto de manera presencial como conectadas de distintas partes del mundo y de Chile.

a).- Espacios físicos: salón de Hotel, salón en  Centro de Eventos, estudio de TV o cualquier espacio que permita implementar la actividad con, al menos, las siguientes características:

•    Salón principal de la grabación, con un tamaño referencial de 256 m2 (16 x 16 metros) y una altura sobre 4 metros.

•    Sistema de iluminación profesional para escenario, micrófonos, escenografía, utilería, sala de control, área de transmisión.

•    Foyer.

•    Aire acondicionado o calefacción, según corresponda.

•    Baños en el mismo piso.

•    Arriendo de equipos técnicos y tecnológicos como Ipads, monitores, micrófonos

•    Grabación video tipo cuñas.

•    WIFI, especial para el evento, su transmisión y los participantes en éste.

•    Habilitación para mesa técnica.

•    Implementación técnica (data de 5.000 ansilumines, pantalla).

•    Escenario o tarima de, al menos, 9 metros de largo

•    1 podio LED.

•    Mobiliario (6 poltronas, 5 mesas de apoyo).

•    Espacio suficiente para montar coffee break. Considerar un mínimo para 15 personas.

•    Deseable cercanía al Metro de Santiago.

•    Salones aledaños como apoyo para backstage, espera, desayuno, reuniones, entre otros. Todos los salones deben tener mesas de reuniones y sillas. Deberá contar con conexión wifi y con cable de red, espacio con llave para guardar efectos personales si se requiere.

•    Elementos de seguridad e higiene según protocolos COVID. (mascarillas, escudos faciales, termómetro, alcohol gel).

•    Disponibilidad de estacionamientos para 4 personas.

•    Material MERCH, al menos 4 tótems de cubos, 4 pendones, 1 back

•    Cubos: Tótem compuesto de 4 pisos de 4 caras por piso. De característica modular, lo que permite reemplazar e intercambiar los pisos. Deben venir plegados listos para armar en terreno. ESPECIFICACIONES Cada cubo tiene 4 caras de 55cm x 55cm. Altura: 230 cm. Material: FOMEX o FOAM Grosor:0,5 milímetros o más. Color: 1/0.

•    BACK: Estructura armable en tubos de aluminio liviano. Fácil de armar y desarmar para un mejor traslado. Incluye bolso de transporte.  Características técnicas Se compone por piezas encajables de aluminio liviano que no necesiten herramientas ni esfuerzo. Impresión por sublimación en tela milano poliéster de 260 grs/mt2. Medidas marco armado: 294cm x 225cm.

•    Pendones: medida de 2x1mts.

•    Producción de regalos corporativos.

•    Lenguaje de señas: servicio de 1 o más intérpretes, en horario establecido según la actividad. Se requerirá su asistencia presencial al evento o conexión virtual de acuerdo a la contingencia en que éste se desarrolle.

•    Servicio de traducción simultánea: servicio de 1 o más intérpretes español-inglés/ inglés–español, en horario establecido según la actividad. Se requerirá su asistencia presencial al evento o conexión virtual de acuerdo a la contingencia en que éste se desarrolle.

•    Montaje: dependiendo del tipo de evento y requerimientos se requiere que se monte todo, con al menos 1 día de anticipación al evento, dejando espacio para pruebas técnicas.

•    Desmontaje, inmediatamente finalizado el evento.

•    Moderador para el evento: por cada evento debe considerarse una propuesta de, al menos, dos alternativas, una persona reconocida en Chile y que tenga habilidades en la conducción de un evento y de un panel con pregunta y respuesta entre panelistas. Se requerirá presentar CV de las opciones presentadas.

•    Presentación cultural tales como músicos, danza, folclore y Otros.

b).- Alimentación:

•    Servicio de Café:  Este servicio deberá incluir a lo menos café, leche, té, agua sin gas, bocados y/o galletas.

•    Servicio de Agua: considerar botella de agua y vaso para los panelistas, autoridades y otros invitados.

•    Servicio de Desayuno: considerar agua, café, leche, jugo, té, 1 sándwich por persona, 1 muffin o pedazo de torta por persona, 1 ensalada de fruta por persona. Considerar arreglos florales en la mesa.

•    Servicio de Almuerzo o Cena: Que incluya coctel de inicio, y almuerzo o cena de 3 tiempos que considere; plato de entrada, fondo, postre, café, agua, vino jugo o bebida P/P

Para los servicios de alimentación deben contemplarse, tanto para el personal encargado de la distribución como para servir o entregar los alimentos (por ejemplo, garzones, manipuladores de alimentos, etc.), todos los protocolos de seguridad vigentes por la contingencia actual de pandemia. Asimismo, se deben considerar productos alimenticios de primera calidad para la atención de los eventos. En caso de entregar algún producto de mala calidad o en mal estado, la Productora deberá reemplazarlos, sin costo para ProChile.

c).- Para la transmisión:

•    Sistema de Audio Bose o equivalente técnico – Micrófonos de Solapa (al menos 6) – Podio Led.

•    1 pantalla led de al menos 9 x 2.50.

•    1 procesador de video.

•    1 monitor de retorno 60” Streaming.

•    1 monitor de retorno 60” Ppt / Videos.

•    1 cronómetro de tiempo (Semáforo).

•    3 laptop.

•    1 pasa slide.

•    Circuito cerrado de televisión a 3 cámaras.

•    Iluminación blanca para TV – Led fontral.

•    1 pantalla led de 49¨ para foyer retorno Streaming.

•    6 radios de intercomunicación en sala.

•    Plataformas de transmisión (Streaming/Videoconferencia) contenido mezclado (presentaciones, videos, textos, insertar máscara del evento – insertos, etc.).

•    Deben poder insertar como Generador de Caracteres (GC) lo correspondientes al nombre, empresa y/o logo. Esto se refiere a incluir en la transmisión la generación de caracteres por cada expositor, moderador, autoridad, entre otros.

•    Plataforma para preguntas y respuestas. La plataforma de streaming debe tener la opción de poder tener un chat que permita este tipo de interacción, la cual es entregada por el oferente, pero para cada actividad, quien administra los contenidos es ProChile con apoyo del oferente adjudicado.

•    Métrica. Debe entregar el número de conectados, información del registro pre-evento, informe de transmisión.

•    Registro. Debe entregar el servicio de registro on line a través de un formulario que sea definido por ProChile.

•    Capacidad para mínimo 1.000 usuarios y máximo 5.000.

•    Plataforma que permita selección de idioma (inglés español/ español inglés).

•    Registro Asistentes /Recordatorios.

•    Generación link de conexión.

•    Interacción virtual de Expositores / Asistentes /Participantes (Videollamada/Chat).

•    Capacidad de registro con link de inscripción y los campos que se determinen.

•    Posibilidad de interacción entre moderador y panelistas, tanto para los que estén presentes como los que estén conectados virtualmente.

•    Grabación del evento con edición.

•    Prueba técnica por cada evento en la fecha y horario que estime ProChile.

•    Adaptación de las gráficas si se requiere durante la prueba técnica o cuando se necesite.

9.1.8.  REQUERIMIENTOS PARA EVENTOS VIRTUALES

Se trata de actividades de media jornada con panelistas, autoridades y un moderador conectados de distintas partes del mundo y de Chile.

En este sentido el “evento virtual”, “evento en línea u online” se define como aquel que involucra a personas o invitados que interactúan en un entorno virtual en la web, a través de 1 plataforma. Los eventos virtuales de ProChile por lo general son eventos en línea de varias sesiones que incluyen, entre otros, seminarios web, talleres y ruedas de negocios.

A continuación, se detallan los principales requerimientos para la realización de eventos virtuales:

•    Plataforma de streaming.

•    Capacidad para mínimo 1.000 usuarios y máximo 5.000.

•    Capacidad de registro con link de inscripción y los campos que se determinen

•    Generación link de conexión.

•    Métrica. Debe entregar el número de conectados, información del registro pre-evento, informe de transmisión.

•    Plataforma para preguntas y respuestas. La plataforma de streaming debe tener la opción de poder tener un chat que permita este tipo de interacción, la cual es entregada por el oferente, pero para cada actividad quien administra los contenidos es ProChile con apoyo del oferente adjudicado.

•    Streaming con máscara, contenido mezclado (presentaciones, videos, textos, insertos, etc).

•    Canal para traducción simultánea y configuración de ésta, de manera que los asistentes puedan elegir en su panel virtual de notebook personal escuchar la traducción deseada.

•    Deben poder insertar GC correspondientes con nombre, empresa y/o logo. Esto se refiere a incluir en la transmisión la generación de caracteres por cada expositor, moderador, autoridad, entre otros.

•    Incrustación de logo, si aplica

•    Posibilidad de interacción entre moderador y panelistas.

•    Grabación del evento con edición.

•    Prueba técnica por cada evento en la fecha y horario que estime ProChile.

•    Moderador para el evento: por cada evento debe considerarse una propuesta de al menos dos alternativas, una persona reconocida en Chile y que tenga habilidades en la conducción de un evento y de un panel con pregunta y respuesta entre panelistas. Se requerirá presentar CV de las opciones presentadas.

•    Lenguaje de señas: servicio de 1 o más intérpretes en horario establecido según la actividad. Se requerirá su conexión virtual para el día del evento y prueba técnica.

•    Servicio de traducción simultánea: servicio de 1 o más intérpretes español-inglés / inglés–español, en horario establecido según la actividad. Se requerirá su conexión virtual para el día de la realización de la actividad, según indicaciones de ProChile, así como a la prueba técnica.

•    Técnico que controle la plataforma durante la transmisión, prueba técnica y generación de los links.

•    Adaptación de las gráficas, si se requiere, durante la prueba técnica o cuando se necesite.

      9.1.9.  EVENTOS A REALIZAR SEGÚN PROGRAMACIÓN PRELIMINAR (REFERENCIAL)

a).- Evento inaugural año 2022, en alianza con colaboradores estratégicos, sean empresariales o mediáticos. Fecha estimada: primer semestre de 2022. Modalidad Semi Presencial o Virtual.

b).-  Evento a mediados del año 2022, en alianza con colaboradores estratégicos, sean empresariales o mediáticos.  Fecha estimada: julio de 2022. Modalidad Semipresencial o Virtual

c).- Evento a mediados del año 2022, en alianza con colaboradores estratégicos, sean empresariales o mediáticos. Fecha estimada: noviembre de 2022. Modalidad Semipresencial o Virtual.

d).- Evento al cierre del año 2022, en alianza con colaboradores estratégicos, sean empresariales o mediáticos. Fecha estimada: noviembre de 2022. Modalidad Semipresencial o Virtual.

Sin perjuicio de lo anterior, se podrán realizar eventos adicionales a los mencionados, bajo la misma modalidad contratada, lo que será informado con una antelación estimada de 4 semanas a la realización del evento.

9.1.10.- CONFIRMACIÓN DE SOLICITUD DE SERVICIOS POR EVENTO

La Productora, ante un requerimiento de ProChile, deberá presentar en un plazo máximo de 10 días hábiles un “Presupuesto del Evento” indicando el valor del servicio requerido de conformidad a lo ofertado en el Anexo N° 2 Formulario Oferta Económica. Asimismo, deberá confirmar en dicho Presupuesto, en detalle, el cronograma de ejecución del servicio requerido.

La Contraparte Técnica de ProChile deberá revisar el Presupuesto verificando que se encuentre todo en concordancia con lo señalado en el párrafo anterior. Una vez comprobado lo anterior, aprobará dicho presupuesto en forma escrita y lo comunicará por correo electrónico a la Productora, quien deberá proceder a realizar los trabajos, según cronograma ofertado.

En caso de existir un aumento de los servicios requeridos, no considerados en el presupuesto del evento inicial, finalizado el evento, la Productora deberá remitir presupuesto adicional de conformidad a lo ofertado en el Anexo N° 2 Formulario Oferta Económica, donde la Contraparte Técnica de ProChile deberá confirmar la recepción conforme.

9.1.11. DEL EQUIPO DE TRABAJO

El Oferente deberá contar, como mínimo, con el siguiente Equipo de Trabajo:

i.-  Productor/a: a cargo de la coordinación general de todas las etapas del servicio, del equipo de trabajo y punto de contacto principal con ProChile. Además, es el responsable en la etapa de preproducción, de contratar el equipo de trabajo, equipamiento, o servicio necesario para la correcta ejecución del evento, además, es el responsable directo de la etapa de post- producción. Adjuntar título técnico o profesional.

ii.- Asistente Técnico: a cargo de evaluar la factibilidad técnica e implementar los requerimientos tecnológicos para la correcta ejecución del servicio. Adjuntar título técnico o profesional.

iii.- Apoyo logístico: a cargo de ejecutar las tareas que le encomiende el/la Productor/a o el/la Asistente Técnico para el correcto cumplimiento de plazos, ejecución y logro de los objetivos del servicio. Adjuntar certificado de estudios (mínimo enseñanza media).

 Perfil requerido para los miembros del equipo:

i.-  Productor/a: profesional áreas de las comunicaciones, ciencias sociales, relaciones públicas, producción de eventos, con experiencia de al menos 5 años, en la prestación de servicios de producción de eventos presenciales y virtuales nacional e internaciones con transmisión de contenidos a través de plataformas digitales.

ii.- Asistente Técnico: profesional o técnico de las áreas de las tecnologías de la información y comunicación, audiovisual, técnico relacionado o carrera afín, con experiencia de al menos 2 años, en el desarrollo de proyectos tecnológicos, relacionados con producción de eventos.

iii.- Apoyo logístico: persona con experiencia en apoyo logístico y de gestión administrativa, con facilidad para comprender y ejecutar con rapidez y calidad las instrucciones del Productor/a y/o del Asistente Técnico, con experiencia de al menos 2 años, en la producción de eventos presenciales y virtuales.

En el caso que el Oferente proponga un equipo de trabajo inferior en los perfiles solicitados, dicha propuesta será descartada y no será evaluada.

9.1.12. CONTENIDO DE LA PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA

La propuesta técnica y económica deberá ser presentada por medios electrónicos mediante el portal www.mercadopublico.cl y contener lo siguiente:

ANEXO N°1: Formulario Datos del Oferente

Se debe entregar la información requerida en el Anexo N° 1 definida como obligatoria, los campos opcionales podrán omitirse. Si la información requerida en el Anexo N° 1 se encuentra disponible en el Registro de Proveedores del Estado, se considerará como presentada por el oferente.

ANEXO N°2: Formulario Oferta Económica

Los oferentes deberán completar el Anexo N°2, indicando el valor total por ítem descrito, el que deberá incluir impuestos y costos asociados.

Para efectos de la elaboración de la Propuesta Económica (Anexo Nº 2), los oferentes deberán cotizar los siguientes aspectos:

I.- Servicios requeridos eventos semipresenciales.

II.- Servicios requeridos eventos virtuales.

III.- Descuento por monto total de Orden de Compra.

ANEXO N°3: Formulario Oferta Técnica

Presentación escrita, atendiendo a lo solicitado en las presentes Bases de Licitación, que debe considerar la totalidad de los servicios requeridos de acuerdo con el Anexo Nº3.

La propuesta técnica deberá considerar los siguientes ítems:

Ítem I: “Requerimientos de Servicios requeridos eventos semipresenciales”

Los oferentes deberán completar el Anexo N°3, Ítem I “Requerimientos de Servicios requeridos eventos semipresenciales”, considerando los requerimientos técnicos establecidos en el numeral 9.1. de las presentes bases. 

Ítem II: “Requerimientos de Servicios requeridos eventos virtuales”.

Los oferentes deberán completar el Anexo N°3, Ítem II “Requerimientos de Servicios requeridos eventos virtuales”, considerando los requerimientos técnicos establecidos en el numeral 9.1. de las presentes bases.

Ítem III: “Requerimientos Servicios y/o equipamientos adicionales ofertados”.

Los oferentes deberán completar el Anexo N°3, Ítem III “Requerimientos Servicios adicionales ofertados”, considerando los requerimientos técnicos establecidos en el numeral 9.1. de las Bases.

Para efectos de evaluación y consideración de “servicios y/o equipamientos adicionales” a ofertar, se deberá tener presente lo siguiente:

i).-   Incorporación de equipamiento complementario o adicional, no mencionado en las Bases de Licitación. Quedarán excluidos de esta clasificación elementos que no se consideren relevantes para la realización del evento, el mobiliario o el equipamiento en general, tales como: set de oficina, botiquín, kit de limpieza, adaptadores de enchufes, entre otros.

ii).-   Incorporación de servicios que complementen un mejor funcionamiento de la actividad, diferentes a los descritos en las Bases de Licitación. Quedarán excluidos de esta clasificación servicios tales como: transporte, carga de materiales, sistema para proporcionar internet al evento.

Ítem IV: “Del Equipo de trabajo”

Los oferentes deberán incluir como parte de su propuesta la descripción del Equipo de trabajo, considerando lo descrito en el numeral 9.1.11. DEL EQUIPO DE TRABAJO.

Asimismo, por cada integrante, deberán incluir Currículum Vitae y una copia simple de los certificados de título, en los casos que corresponda.

Ítem V: “Experiencia del Oferente”

Se evaluará la experiencia de los oferentes en la realización de servicios de producción de eventos similares al de la presente Licitación, cuyo monto facturado sea de $ 10.000.000.- (diez millones) o superior, realizados desde el año 2018 y hasta la fecha de cierre de la recepción de las ofertas, con un máximo de cinco (5) prestaciones de servicios similares. Para efectos de evaluación, se considerarán como servicios similares, la producción de eventos semipresenciales, de convocatoria masiva con asistentes semipresenciales, considerando los requerimientos técnicos establecidos en el numeral 9.1.

Cada prestación de servicios deberá ser acreditada mediante la presentación de: (1) copia íntegra del contrato respectivo, (2) copia de la correspondiente factura, (3) Copia de Orden de Compra en estado “aceptada y/o con recepción conforme” ó (4) Carta o certificado emitido por el respectivo cliente. Estos documentos deben contener, a lo menos, la siguiente información: Nombre del cliente, fecha o año de la prestación, monto facturado y breve descripción del servicio.

En el evento de que se incluyan más de cinco (5) servicios similares al solicitado, ProChile solo evaluará cinco (5) de los servicios incluidos en el listado del numeral IV “Experiencia del oferente” del Anexo N°3 “Formulario Oferta Técnica”, que cumplan con las presentes bases de licitación. En el caso que los servicios hayan sido prestados a ProChile o a DIRECON, no será necesario que se adjunten documentos de acreditación, pero si deberá indicarlo expresamente en el mencionado numeral IV.

No serán considerados como válidos los proyectos cuyos antecedentes se deban obtener o consultar en otra fuente que no sea la documentación contenida en la propuesta, o bien, los proyectos cuya información no se encuentre acreditada totalmente con los documentos acompañados en la oferta.

Las propuestas que no contengan todos los anexos y/o éstos no se acompañen debidamente completados conforme a lo indicado en las secciones antes mencionadas, en los formatos indicados, no serán evaluadas.

9.2.- REGULACIÓN DE LA LICITACIÓN

La presente licitación se regirá en todo momento por lo dispuesto en la Ley N°19.886, el Decreto N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprobó el reglamento de dicha ley y las presentes Bases, las cuales son obligatorias para los que participen en la licitación y se entenderá que son aceptadas por el sólo hecho de formular una oferta.

Los derechos y obligaciones del adjudicatario se regirán por los siguientes documentos, los cuales forman un todo integrado y armónico, sin perjuicio de la preeminencia de las presentes Bases en su interpretación:

•    Ley N°19.886 y el Decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprobó su Reglamento.

•    Bases, sus Anexos, Aclaraciones, Respuestas y Modificaciones a las Bases si las hubiere.

•    Contrato que suscriba ProChile con la Adjudicataria.

•    Oferta de la Adjudicataria y aclaraciones a la misma.

•    Órdenes de Compra que emita ProChile.

9.3.- PLAZOS

Los participantes deberán dar cumplimiento a los plazos que se establecen en estas Bases. Para los efectos de la presente Licitación, salvo que se disponga expresamente otra cosa, los plazos se entenderán de días corridos. Si el plazo vence en un sábado, domingo o festivo, se entenderá automáticamente prorrogado hasta el día hábil siguiente sin necesidad de comunicación o resolución alguna.

9.4.- DOMICILIO DE LOS OFERENTES

Quienes presenten ofertas en esta licitación, deberán, para los efectos del cumplimiento de las obligaciones del contrato, fijar su domicilio en la ciudad y comuna de Santiago y se someterán a la jurisdicción de sus Tribunales Ordinarios de Justicia.

9.5.- VIGENCIA DE LAS PROPUESTAS

Desde la fecha de cierre del plazo para presentar las ofertas, los proponentes quedarán obligados a mantener vigentes e invariables sus propuestas técnica – económicas por un plazo de sesenta (60) días.

9.6.- COSTO DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA

Los costos relacionados con la elaboración y presentación de las ofertas serán de cargo exclusivo de cada oferente, no asistiéndole a ProChile responsabilidad alguna en tal materia, cualquiera sea el resultado de la licitación.

9.7.- ACLARACIONES

Los interesados en participar en la presente licitación podrán formular consultas y solicitar aclaraciones dentro de los plazos señalados en el numeral 3.- “Etapas y Plazos”, de las presentes Bases. Las preguntas deberán formularse, a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). ProChile pondrá las referidas preguntas y sus respuestas en conocimiento de todos los interesados, a través de su publicación en el Sistema de Información (www.mercadopublico.cl), sin indicar el autor de las preguntas, dentro del plazo señalado en el referido numeral 3.- “Etapas y Plazos”.

9.8.- MODIFICACIONES A LAS BASES

ProChile podrá modificar las presentes Bases, ya sea por iniciativa propia o en atención a una aclaración solicitada por alguno de los oferentes. En caso de realizarse una modificación antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas, dicho plazo deberá ampliarse en no menos de 2 días, con el objeto de que los Proveedores interesados puedan conocer las modificaciones hechas y adecuar su oferta.

Las modificaciones que se lleven a cabo serán informadas, a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). Estas modificaciones formarán parte integral de las bases y serán aprobadas por resolución de ProChile.

 9.9.- PRESENTACIÓN OFERTA TÉCNICA Y ECONÓMICA

Las únicas ofertas válidas serán las presentadas, a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). No se aceptarán ofertas que se presenten por un medio distinto al establecido en estas Bases. Será responsabilidad de los Oferentes adoptar las precauciones necesarias para ingresar oportuna y adecuadamente sus ofertas.

De acuerdo con lo anterior y en relación con la presentación de las ofertas, los proponentes deberán tener presente que sólo se considerarán las ofertas realizadas en los formularios dispuestos por ProChile, en idioma español y sólo aquellas ofertas de los proponentes enviadas oportunamente.

Deberá completar la Ficha Electrónica de la Oferta, indicando las Condiciones Generales de la Oferta ahí requeridas. Respecto del precio, la propuesta deberá indicarse en dólares americanos, con todos los impuestos incluidos. Para estos efectos los oferentes deberán realizar lo siguiente:

Habiendo ingresado al Sistema de Información (www.mercadopublico.cl) y tras digitar el “Usuario” y “Clave”, en el “Escritorio”, buscar por Número de Adquisición, con el ID 1137689-3-LE21. Presionar el Botón “Buscar”.

•    Se desplegará una página, en la cual se señala: “Se encontró 1 resultado para su búsqueda”.  Hacer click sobre “Ofertar” y luego cliquear sobre “Ingresar Nueva Oferta”.

•    Se abrirá una página con el Paso 1: “Completar Nombre de la Oferta”. Completar el nombre de la oferta y una breve descripción de ella. Luego, presionar sobre el Botón “Siguiente”.

•    Paso 2: “Completar oferta económica”, en el campo dispuesto para precio, ingresar un valor de referencia, un (1) dólar americano, que no será evaluado, ya que su oferta económica quedará plasmada en el Anexo N° 2 denominado Formulario de Oferta Económica. Luego, presionar sobre el botón “siguiente”.

•    Paso 3: “Ingresar Documentación Anexa”, Proceder a ingresar la totalidad de los anexos solicitados en las bases: Anexo N° 1 “Datos del Oferente”, Anexo N° 2 “Formulario Oferta Económica”, Anexo N° 3 “Formulario Oferta Técnica” y Anexo N° 4, “Declaración Jurada”. Una vez completada la carga de los anexos, presionar el Botón “Siguiente”.

•    Paso 4: “Confirmar e ingresar oferta”, deberá confirmar el ingreso de su propuesta. Una vez presionado el botón “Ingresar Oferta” se desplegará un comprobante de ingreso, pudiendo imprimir y finalizar el proceso.

9.10.- APERTURA

La apertura se efectuará, a través del “Sistema de Información”, en un solo acto, por un funcionario del Departamento de Compras de la Dirección Administrativa de ProChile.

El funcionario del Departamento de Compras extenderá un Acta, en que dejarán constancia la individualización de los Oferentes con el nombre o razón social y rol único tributario, los antecedentes de las ofertas y demás documentos recibidos según los requerimientos de las Bases de Licitación. Esta acta será publicada para conocimiento de los participantes.

Si por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, no se pudiere realizar la Apertura Electrónica de las Ofertas, oportuna y electrónicamente ingresadas, ProChile podrá fijar nueva fecha y hora para la realización de dicho acto.

9.11.- PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE OFERTAS

La evaluación de las ofertas será realizada en una etapa. Sólo se evaluarán aquellas ofertas que cumplan con los requisitos mínimos para ofertar.

La evaluación será realizada por una Comisión Evaluadora integrada por tres funcionarios(as) del Departamento Dirección de Marketing y Eventos, todos de ProChile. Los integrantes de la Comisión evaluarán en conjunto las propuestas.

Serán funciones de la Comisión Evaluadora, las siguientes:

•    Evaluar las ofertas técnicas y económicas presentadas, realizando las verificaciones respectivas cuando corresponda.

•    Resolver si las ofertas presentadas por cada proponente se ajustan a las especificaciones que forman   parte de las Bases de Licitación. En caso de que ello no ocurra, deberá rechazar la propuesta sin evaluarla.

•    Solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales, siempre y cuando las rectificaciones de dichos vicios u omisiones no les confieran a esos oferentes una situación de privilegio respecto de los demás competidores, esto es, en tanto no se afecten los principios de estricta sujeción a las Bases y de igualdad de los oferentes, y se informe de dicha solicitud al resto de los oferentes a través del Sistema de Información.

•    Elaborar un Acta de Evaluación en la que dejará constancia, por orden decreciente, de la puntuación obtenida por cada una de las propuestas evaluadas. Además, dejará constancia de las propuestas rechazadas y sus razones y, en general, sobre cualquier hecho relacionado con el proceso de evaluación que le merezca comentar.

•    La Comisión Evaluadora podrá durante la evaluación, a través del Departamento de Compras, solicitar   aclaraciones a los oferentes respecto de sus respectivas propuestas. Los oferentes, tendrán un plazo máximo de 2 días hábiles, desde publicada la consulta, para responder lo solicitado. La Comisión Evaluadora no considerará las respuestas recibidas una vez vencido dicho plazo.

En caso de solicitar aclaraciones los oferentes para responder deberán seguir los siguientes pasos:

•    Paso 1, habiendo ingresado al Sistema de Información (www.mercadopublico.cl) y tras digitar el “Usuario” y “Clave”; En el “Escritorio”, hacer click en “Búsqueda de Licitaciones para Ofertar”, buscar por Número de Adquisición, con el ID 1137689-3-LE21. Presionar el Botón “Buscar”.

•    Paso 2, seleccionar la opción ofertas en la columna “Acciones”.

•    Paso 3, en opciones seleccionar “Foro Inverso”.

•    Paso 4, ingresar la respuesta a la consulta y anexar la documentación requerida, en caso de solicitarse, y finalmente enviarla.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

La evaluación de las ofertas se realizará sobre la base de los siguientes criterios y ponderaciones respectivas:

 A).- Calidad de la Propuesta técnica (45%): 

La evaluación de este criterio se realizará en base a la descripción que hagan los oferentes de los aspectos técnicos de la propuesta, según lo señalado en el numeral 9.1. Especificaciones Técnicas y lo descrito en el Anexo N° 3 “Formulario Oferta Técnica”, Ítems I, II y III.

Para efectos de evaluación y consideración de servicios adicionales a ofertar, se deberá tener presente lo señalado en el numeral 9.1.12. Contenido de la Propuesta Técnica y Económica, ANEXO N°3: Formulario Oferta Técnica, Ítem III: “Requerimientos Servicios adicionales ofertados”.

B).- Experiencia del oferente (25%):

Para la evaluación de este criterio se considerará la cantidad de proyectos similares al licitado realizados por el oferente y que digan relación con servicios de producción de eventos semipresenciales, de convocatoria masiva con asistentes semipresenciales, realizados desde el año 2018 en adelante, correctamente acreditados, de acuerdo con lo indicado en el numeral 9.1.14. “Contenido de la propuesta técnica y económica”, Ítem IV: Experiencia del Oferente, de las bases de Licitación.

Para la evaluación, para cada caso, se aplicará la siguiente tabla:

C).- Oferta Económica (20%):

Para la evaluación de este criterio, se tendrá en cuenta los valores de los servicios requeridos para “Eventos Semipresenciales” y “Eventos Virtuales” ofertados, para lo cual se evaluará cada precio de cada ítem, de acuerdo a lo establecido en cada caso del numeral I, del Anexo Nº 2 “Formulario Oferta Económica”, incluidos impuestos y costos asociados. La propuesta de menor valor económico de cada ítem será calificada con el mayor puntaje asignado para este criterio (Nota 4), las siguientes serán calificadas con el puntaje proporcional a dicha propuesta, de acuerdo a la siguiente fórmula:

Nota Oferente:   Valor económico de la oferta de menor precio x 4

                                  Valor de la oferta que se analiza

Cada descuento ofertado, se evaluará en cada rango, de acuerdo a lo establecido en el numeral III, del Anexo Nº 2 “Formulario Oferta Económica”. Se calculará mediante el promedio simple de notas de cada ítem que compone dicho cuadro de descuentos.

La propuesta de mayor descuento ofertado será calificada con el mayor puntaje asignado para este factor (nota 4), y las siguientes con un puntaje proporcional a dicha propuesta, de acuerdo a la siguiente fórmula:

Nota Oferente:     Descuento por monto de orden de compra que se analiza   x  4

                                Mayor descuento por monto de orden de compra ofertado

Nota final = Nota promedio servicios Eventos Semipresenciales x 15% + Nota promedio servicios Eventos Virtuales x 10% + Nota promedio Descuento por monto total de la orden de compra del evento x 5%.

A).- Equipo de trabajo (10%): 

La evaluación de este criterio se realizará en base a la descripción que hagan los oferentes respecto del Equipo de Trabajo propuesto, según lo señalado en el numeral 9.1. Especificaciones Técnicas y lo descrito en el Anexo N° 3 “Formulario Oferta Técnica”, Ítem IV.

Para la evaluación, para cada caso, se aplicará la siguiente tabla:

 Criterios de Desempate

En caso de que dos o más oferentes obtuvieren el mismo puntaje final, se procederá a aplicar los siguientes criterios de desempate, en orden de precedencia, si es que éste persiste:

•    Mayor puntaje total obtenido en el criterio “Calidad de la propuesta técnica”.

•    Mayor puntaje total obtenido en el criterio “Oferta Económica”.

•    Mayor puntaje total obtenido en el criterio “Experiencia del oferente”

9.12.- ADJUDICACIÓN

Terminada la evaluación, y en la medida que sea conveniente para los intereses del Servicio, se aceptará la oferta más ventajosa, considerando los criterios de evaluación con sus correspondientes puntajes y ponderaciones establecidos en estas Bases.

 La adjudicación se efectuará, a través de una resolución fundada que será publicada en www.mercadopublico.cl, una vez que se encuentre totalmente tramitada, la que incluirá las declaraciones de inadmisibilidad correspondientes.

En caso de que la Adjudicación no se realice dentro del plazo señalado en el numeral N°3.- “Etapas y plazos”, ProChile informará en el Sistema de Información las razones que justifican el incumplimiento del plazo para adjudicar e indicará un nuevo plazo para la adjudicación.

ProChile declarará inadmisible cualquiera de las ofertas presentadas que no cumpla con alguno de los requisitos mínimos establecidos en el numeral “4.- ANTECEDENTES PARA INCLUIR EN LA OFERTA”.

ProChile podrá además declarar desierta la Licitación, cuando no se presenten ofertas, o cuando éstas no resulten convenientes a sus intereses.

Dichas determinaciones se realizarán mediante resolución fundada. Los proponentes cuyas ofertas hayan sido rechazadas no tendrán derecho a solicitar indemnización alguna por este hecho.

9.13.- DEJAR SIN EFECTO LA ADJUDICACIÓN

Se podrá dejar sin efecto la adjudicación, por resolución fundada concurriendo alguna de las siguientes causales:

•    Si el oferente rechaza expresamente la adjudicación.

•    Si el oferente no acompaña la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato al momento de suscribirlo.

•    Si el adjudicatario adquiere un conflicto de intereses con ProChile.

•    Si el adjudicatario no acredita encontrarse hábil en el Registro de Proveedores que está a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública, al momento de la suscripción del contrato.

•    Si el adjudicatario no adjunta la totalidad de la documentación exigida para la firma del contrato dentro del plazo fijado para este fin en la resolución adjudicataria.

•    Si el adjudicatario no devuelve firmado el contrato dentro del plazo fijado en el numeral “9.14. CONDICIONES CONTRACTUALES”.

•    Si los documentos presentados por el adjudicatario hubiesen inducido a un error esencial del Servicio, que de no existir no se habría adjudicado la licitación a éste.

Verificada alguna de las causales anteriores, ProChile podrá readjudicar la licitación al segundo proponente mejor evaluado, y así sucesivamente, conforme el orden de las propuestas consignado en el Acta de Evaluación, o declarar desierta la licitación si estima que el resto de las ofertas presentadas no resultan convenientes para los intereses del Servicio.

9.14.- CONDICIONES CONTRACTUALES

Notificada la adjudicación en el portal www.mercadopublico.cl, no deberá mediar un plazo superior a los 20 días hábiles, salvo razones fundadas calificadas por el Servicio que justifiquen su ampliación, para la celebración del contrato, período en que debe gestionarse la presentación de antecedentes por parte del Adjudicatario, la elaboración del contrato, firma de éste y tramitación del acto administrativo que lo apruebe. Si no se suscribiera dentro de este término, ProChile podrá dejar sin efecto el acto administrativo en virtud del cual se adjudicó al proveedor.

Junto a la devolución del contrato firmado y la correspondiente Declaración Jurada, conforme al Anexo N°4, el Adjudicatario deberá entregar el documento de garantía de fiel y oportuno cumplimiento de este, que además asegurará el pago de las obligaciones laborales y sociales.

Para la elaboración del contrato, el adjudicatario deberá remitir a ProChile los siguientes Antecedentes Legales:

1.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Natural (chilena o extranjera):

•    Declaración Jurada, según formato Anexo N°4-A, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en el artículo 4° de la Ley N°19.886.

•    Cédula de identidad del Adjudicatario.

•    Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, los antecedentes señalados en el presente listado deberán ser presentados por cada una de las personas naturales que la integran.

2.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Jurídica con fines de lucro:

•    Copia de la documentación en que consten los poderes del representante legal de la persona jurídica, con facultades para celebrar contratos de la naturaleza de la presente Licitación, con certificación de vigencia, de una fecha no superior a 60 días anteriores a la de su presentación.

•    Copia de Inscripción de constitución de la sociedad en el Registro de Comercio, con anotaciones marginales completas emitida por el Conservador de Comercio correspondiente, de fecha no superior a 60 días anteriores a la fecha de adjudicación, con certificación de vigencia.

•    Copia de la Escritura Pública de Constitución de la sociedad y de sus modificaciones sociales, si correspondiere.

•    Fotocopia simple de la publicación del extracto de escritura de constitución de la persona jurídica en el Diario Oficial y de las modificaciones, si correspondiere.

•    Fotocopia simple de las inscripciones de las modificaciones realizadas por la persona jurídica, en el Conservador de Comercio respectivo, si las hubiere.

•    Declaración Jurada, según formato Anexo N° 4-B, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en el artículo 4° de la Ley N° 19.886 y que identifique los principales socios o accionistas del Adjudicatario.

•    Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, el antecedente señalado precedentemente deberá ser presentado por cada una de las personas jurídicas que la integren.

3.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Jurídica sin fines de lucro:

•    Copia de la escritura pública que contenga los estatutos de la persona jurídica o del acta Constitutiva aprobatoria de los Estatutos.

•    Copia de la publicación en el Diario Oficial del Decreto del Ministerio que otorgó personalidad jurídica.

•    Certificado de vigencia con indicación del representante legal, emitido por el organismo oficial competente, de una fecha no superior a 60 días anteriores a la de su presentación.

•    Declaración Jurada, según formato Anexo N° 4-C, que acredite que no se encuentra en algunas de las circunstancias contempladas en éste.

•    Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, el antecedente señalado precedentemente deberá ser presentado por cada una de las personas jurídicas que la integren.

4.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Jurídica Extranjera:

•    Declaración Jurada, según formato Anexo N° 4-D, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en los incisos 1° y 6° del artículo N° 4 de la Ley N° 19.886 y que identifique los principales socios o accionistas de la empresa Adjudicatario.

•    Documentos que acrediten su existencia legal, como asimismo, las facultades del o los representantes legales de éste. Además de lo anterior, deberá remitir los datos que permitan individualizar a su o sus representantes legales facultados para suscribir el contrato correspondiente (nacionalidad, número de documento de identificación), como también, los nombres de sus socios o de sus principales accionistas.

•    Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, el antecedente señalado precedentemente deberá ser presentado por cada una de las personas jurídicas que la integren.

Los antecedentes legales para poder ser contratado, sólo se requerirán respecto del Adjudicatario, quien deberá remitirlos dentro del plazo fijado en la correspondiente adjudicación, que en ningún caso podrá ser inferior a 5 días hábiles.

El Adjudicatario sólo deberá remitir a ProChile aquellos antecedentes que no estén en el Registro de Proveedores. En caso de que el Adjudicatario no esté inscrito en el Registro de Proveedores, deberá inscribirse dentro del plazo previsto para la suscripción del Contrato.

9.15.- MODIFICACIÓN DEL CONTRATO

En caso de que se presentaren situaciones emergentes no consideradas en el contrato, ambas partes de común acuerdo podrán efectuar modificaciones a éste en la medida que no impliquen variaciones en el precio acordado y se refieran a las siguientes materias: a) Cambio en los equipos tecnológicos ofertados, por unos de mejor tecnología; b) Cambios en el equipo de trabajo cumpliendo o superando los perfiles requeridos.

9.16.- DEL PAGO

El pago por los servicios contratados será realizado directamente por ProChile mediante el sistema de “facturación por evento”, previo envío y aceptación de la Orden de Compra, proceso que se desarrollará mediante el portal www.mercadopublico.cl.

La emisión de cada Orden de Compra se realizará en dólares y el pago se realizará en pesos chilenos, para lo cual el proveedor deberá indicar en la factura el tipo de cambio del día de facturación, para aplicar la equivalencia.

Cada pago se efectuará de la siguiente forma:

•    ProChile solicitará cotizar la producción del evento requerido, al tenor de los valores ofertados y adjudicados en esta licitación y éste enviará una cotización con los costos totales, a más tardar en un plazo de 48 horas. ProChile, de aceptar la cotización, solicitará al Departamento de Compras la emisión de una Orden de Compra por medio del portal www.mercadopublico.cl, lo que se convertirá en la confirmación de la necesidad y contratación del servicio.

•    La Adjudicataria debe aceptar la orden de compra y proceder con la prestación del servicio, y finalmente facturar en función de esa Orden de Compra.

•    Cada pago se realizará dentro de los treinta (30) días siguientes a la recepción de la respectiva Factura, emitida de acuerdo con lo establecido en la Orden de Compra, por los servicios contratados, y siempre que cuente con aprobación de la Contraparte Técnica de ProChile. 

•    Las facturas electrónicas deben ser enviadas, a los correos electrónicos “62000680-7@prd.inbox.febos.cl” y “dipresrecepcion@custodium.com”.

•    Cada factura deberá ser emitida a nombre de la Dirección General de Promoción de Exportaciones (en caso contrario no se podrá proceder al pago y el documento será devuelto). Lo anterior, señalando como “Giro”: Actividad de la Administración Pública en General “Dirección”: Teatinos N°180, Santiago.

Asimismo, con respecto a los pagos se deberá tener presente lo siguiente:

Facturación por Unidad de Compra y financiamiento: El financiamiento de esta contratación se realizará mediante distintos fondos de ProChile, correspondientes a distintas Unidades de Compra. Para tales efectos, cada Orden de Compra deberá ser facturada de manera individual, es decir, presentar una factura por cada orden de compra emitida.

Cada pago estará sujeto a que se encuentre totalmente tramitado el acto administrativo que apruebe el contrato suscrito al efecto y aceptadas las Órdenes de Compra emitidas, a través de www.mercadopublico.cl.

Los pagos podrán efectuarse, a través de transferencia electrónica, para lo cual el proponente adjudicatario deberá informar el banco, número de cuenta y demás datos que sean necesarios para girar los fondos.

El proveedor que resulte contratado durante la vigencia del contrato, y en la medida que exista disponibilidad presupuestaria, podrá solicitar el pago anticipado de uno o más pagos definidos precedentemente, para lo cual deberá presentar una Garantía por el 100% del monto anticipado, la cual debe ser emitida de acuerdo a lo establecido en el numeral 8. Garantías requeridas, bajo el título “Otras garantías”, de las presentes Bases. Lo anterior, una vez emitida la orden de compra correspondiente.

9.17.- CONTRAPARTE TÉCNICA

Actuará como contraparte técnica en ProChile, la Directora del Departamento Dirección de Marketing y Eventos, cuya función será la de gestionar el contrato, la coordinación, supervisión y control del fiel cumplimiento de lo contratado, y la aprobación de los servicios que se estipulen en el contrato y las garantías asociadas.

En caso de ausencia o impedimento, será la correspondiente jefatura quien designará al reemplazante.

9.18.- PLAZO DE VIGENCIA DEL CONTRATO

El contrato entrará en vigor una vez que se encuentre totalmente tramitada la resolución de ProChile que lo apruebe y se extenderá por un período de 24 meses o hasta que ProChile haya pagado la suma total de US$62.000.- (sesenta y dos mil dólares americanos) por los servicios prestados, evento que acontezca primero.

9.19.- TÉRMINO ANTICIPADO DEL CONTRATO

El Contrato podrá terminarse anticipadamente por parte de ProChile sin derecho a indemnización alguna para la Adjudicataria, si concurre alguna de las causales que se señalan a continuación:

a).- Resciliación o mutuo acuerdo de las partes.

b).- Incumplimiento grave de las obligaciones contraídas por la adjudicataria, entendiéndose por tal la aplicación de más de tres multas o sanciones.

c).- Estado de notoria insolvencia de la Productora, a menos que se mejoren las cauciones entregadas o las existentes sean suficientes para garantizar el cumplimiento del Contrato.

d).- Por exigirlo el interés público o la seguridad nacional.

e).- Por la ocurrencia de un caso fortuito o fuerza mayor que hagan imposible o dificulte significativamente la prestación de los servicios de la manera en que fueron contratados.

f).- Por la incapacidad de la Productora para seguir adelante con la ejecución del Contrato, derivada de problemas internos, como en caso de huelga de sus trabajadores, entre otros.

g).- Si los representantes o el personal dependiente del adjudicatario cometen actos de fraude, corrupción, soborno y extorsión.

h).- No renovación o reposición de la Garantía de Fiel y Oportuno Cumplimiento, según lo dispuesto en el párrafo final del numeral “8. GARANTÍAS REQUERIDAS” de las presentes Bases.

i).- Registrar saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, a la mitad del período de ejecución del Contrato, con un máximo de seis (6) meses.

j).- Si los documentos presentados por la adjudicataria hubiesen inducido a un error esencial del Servicio, durante la vigencia del Contrato.

k) En caso de no existir disponibilidad presupuestaria en el año respectivo, de acuerdo a lo especificado en las presentes bases de licitación.

Para concretar lo indicado en el párrafo precedente, una vez así calificado ProChile deberá notificarlo por escrito a la Adjudicataria, con un aviso de 10 (diez) días corridos previo a la fecha de término que se fije. Asimismo, una vez dictada la correspondiente resolución fundada, esta deberá publicarse en el Sistema de Información (www.mercadopublico.cl), a más tardar dentro de las 24 horas de dictada.

Sin perjuicio de lo anterior, el referido acto administrativo será impugnable por la Adjudicataria por la vía de la interposición del correspondiente recurso de reposición y/o jerárquico, acorde con las disposiciones de la Ley N° 19.880.

ProChile deberá cobrar la Garantía de Fiel y Oportuno Cumplimiento del Contrato en caso de término anticipado del Contrato, salvo en el caso de los causales números a), d), e) y k) indicadas precedentemente.

9.20.- SANCIONES

La Productora será sancionada por ProChile con el pago de multas en los siguientes casos:

a)  Por la entrega de los servicios solicitados con incumplimiento en la modalidad o calidad según con los estándares de calidad y presentación exigidos en el numeral “9.1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS” de estas bases y ofertados por la Adjudicataria, por causas que le sean imputables, el monto de la sanción ascenderá al 5% (cinco por ciento) del valor total del servicio solicitado y no entregado oportunamente o en condiciones distintas a las solicitadas con un tope de 30%.

b)  Si se reciben 1 o más reclamos en contra de la Productora, debidamente notificados a ésta por la Contraparte Técnica, durante la ejecución de un evento, la multa será el equivalente al 5% (cinco por ciento) del monto que sumen las facturaciones asociadas a los eventos en reclamo y se descontará en la facturación correspondiente pendiente de pago de notificada la sanción, con un tope de un total de 30%.

c)   Si se produce un atraso en la entrega del servicio o inicio del evento imputable a la Productora, se aplicará una multa equivalente al 5% (cinco por ciento) del valor total del servicio solicitado y no entregado oportunamente, por cada hora de atraso, según carta gantt ofertada al cotizar cada evento, con un tope de un total de 30%.

La multa no se aplicará si algunos de los supuestos, indicados en las letras precedentes, se produce por caso fortuito o fuerza mayor.

Si ProChile considerare que existe mérito suficiente para la aplicación de una multa, comunicará por escrito su decisión al Adjudicatario, indicando el monto y fundamento de esta. El Adjudicatario dispondrá de un plazo de cinco días hábiles a contar de la comunicación para formular descargos. Con el mérito de los descargos o transcurrido el plazo aludido sin que éstos se hubiesen formulado, ProChile resolverá sobre el particular mediante resolución fundada, previa ponderación de los antecedentes, remitiéndole al Adjudicatario, copia del acto administrativo pertinente.

Sin perjuicio de lo anterior, el referido acto administrativo será impugnable por la adjudicataria por la vía de la interposición del correspondiente recurso de reposición y/o jerárquico, acorde con las disposiciones del artículo 59 de la Ley Nº 19.880.

En el caso que ProChile determine la procedencia de la aplicación de la multa conforme al procedimiento anterior, la Adjudicataria deberá pagar directamente la multa mediante Vale Vista Bancario emitido a nombre de la Dirección General de Promoción de Exportaciones, en un plazo no superior a cinco (5) días contados desde su notificación. De no efectuarse el pago dentro del plazo señalado, ProChile quedará facultada para descontar el monto de la multa de la facturación pendiente de pago, o bien, hacer efectiva la garantía de fiel cumplimiento del contrato. En todo caso, de devengarse multas su pago no exonera a la adjudicataria del cumplimiento de la obligación principal.

9.21.- POLITICA DE CANCELACIÓN O MODIFICACIÓN

En caso que se decida cancelar o modificar el evento, por motivos de fuerza mayor, desastres públicos o naturales, casos fortuitos, actos de terrorismo, participación insuficiente, fluctuaciones del mercado, levantamiento de alertas sanitarias, regulación gubernamental o por otras razones similares, la productora contratada deberá aceptar los cambios propuestos, sin derecho al pago de indemnización alguna, los cuales serán informados al menos con 20 días de anticipación. Lo anterior, podrá implicar la cancelación total de lo contratado o bien, si la antelación de la notificación es menor a 20 días, se podrá pagar los gastos en que haya incurrido la Productora hasta esa fecha para la prestación de los servicios contratados, lo que deberá ser debidamente acreditado, aprobado por la Contraparte Técnica y sancionado por un acto administrativo.

9.22.- APLICACIÓN DEL PAGO A OBLIGACIONES PENDIENTES CON LOS TRABAJADORES (Sólo respecto de las personas naturales con domicilio en Chile y las personas jurídicas chilenas)

De conformidad a lo dispuesto en el artículo 4, inciso 2º, de la Ley Nº 19.886, modificada en este punto por la Ley Nº 20.238, la Adjudicataria que hubiese declarado que registra saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, deberá acreditar que la totalidad de las obligaciones se encuentran liquidadas al cumplirse la mitad del período de ejecución del contrato, con un máximo de seis (6) meses. ProChile, previo al pago de los servicios contratados, exigirá que la empresa adjudicataria proceda a dichos pagos y le presente los comprobantes y planillas que demuestren el total cumplimiento de la obligación.

El incumplimiento de estas obligaciones por parte de la empresa contratada dará derecho a ProChile a hacer efectiva la garantía prevista en el numeral 8.- “Garantías requeridas” y a poner término anticipado al contrato, pudiendo llamarse a una nueva licitación en la que la empresa referida no podrá participar.

9.23.- CONFIDENCIALIDAD

El personal del Adjudicatario que realice las tareas objeto de esta licitación estará obligado a guardar estricta reserva o confidencialidad sobre los datos personales a los que tengan acceso en virtud de la misma, cuando provengan o hayan sido recolectados de fuentes no accesibles al público, obligación que no cesa por haber terminado sus actividades, según lo dispuesto en el Artículo 7 de la Ley 19.628.

Asimismo, la Productora quedará obligada a guardar absoluta reserva y confidencialidad acerca de la información de ProChile a que pueda tener acceso debido a la ejecución del contrato. Esta obligación recaerá, además, en las personas que le presten servicios, permanentes o no y a cualquier título, asumiendo la Productora la responsabilidad por el cumplimiento de dicha obligación.