9.1.- OBJETIVO GENERAL DE LA LICITACIÓN
Contratar una entidad que asesore y apoye a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales (SUBREI) en el procesamiento, digitalización y gestión de archivos en una cifra aproximada de 600 cajas, de acuerdo con las prioridades que defina la institución en el desarrollo de la asesoría.
9.1.1.- ANTEDECENTES GENERALES
La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales (SUBREI), requiere contratar una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, para la prestación de los servicios de Asesoría en Procesamiento, Digitalización y Gestión de Archivos Institucional, considerando para ello los procedimientos, normativa e instrucciones vigentes para el sector público.
La Subsecretaría requiere dar continuidad al procesamiento archivístico de su documentación y de la documentación perteneciente al archivo histórico de la exDIRECON, la que es registrada en un gestor documental desarrollado con Microsoft SharePoint, herramienta donde se registra la documentación procesada archivísticamente y donde se indexan los antecedentes digitalizados según el orden de cada set.
La documentación por procesar se encuentra en buen estado de conservación la que se almacena en cajas del “tipo americana” (43 x 30 x 26 cm.), su clasificación está dada por la SUBREI a través de series documentales con formato de registro para su procesamiento, metodología que aplica en caso de crear nuevas series o tipos de documentos.
Se requiere contar con la documentación procesada y clasificada, incluyendo su tiempo de conservación, para determinar si procede su posterior transferencia al Archivo Nacional, según lo establece el DFL N°5.200 de 1929, y/o su eliminación (expurgo); atendiendo lo establecido por el referido organismo, por la Contraloría General de la República y por las instrucciones y la normativa nacional vigente para el tratamiento de la documentación del sector público.
Actualmente existe una cifra aproximada de 600 cajas con documentación en espera de ser procesadas archivísticamente y digitalizadas.
La institución cuenta con un “Manual de Procedimientos Gestión de Documentos Archivo General SUBREI”, cuyos criterios y normativas generales para el procesamiento documental están basados en las Normas ISAD G e ISO 15489.
La asesoría se ejecutará en el inmueble de la SUBREI ubicado en calle San Martín Nº88, Santiago Centro, Región Metropolitana, en horario de lunes a jueves entre las 9:00 hrs. y las 18:00 hrs. y los viernes de 9:00 hrs. a 17:00 hrs, dicho horario podrá ser ajustado y comunicado por SUBREI de acuerdo con la normativa e instrucciones vigentes.
La prestación del servicio requiere de la provisión de tres escáneres, tres licencias de adobe profesional y de un Bibliotecólogo(a) o un Archivista que preste asesoría de forma presencial o telemática, con un máximo de 10 reuniones de trabajo durante todo el periodo de vigencia del contrato, con horario a convenir cada vez con el adjudicatario, lo que será solicitado con a lo menos 5 días hábiles de anticipación, en caso de las reuniones presenciales éstas se realizarán en dependencias de la SUBREI.
Los acuerdos y definiciones que se adopten como producto de las reuniones sostenidas se incorporarán en una minuta elaborada por el Bibliotecólogo(a) la que será remitida en un plazo no superior a 5 días hábiles a la contraparte técnica de SUBREI que se defina en el contrato.
La prestación del servicio de asesoría requerido tendrá una duración de 12 meses, e implicará entre otros aspectos del procesamiento documental, brindar apoyo en:
- El procesamiento archivístico de la documentación histórica de la exDIRECON y la documentación producida, recibida y gestionada por la SUBREI.
- Digitalizar e indexar la documentación histórica de la ExDirecon y la documentación producida por SUBREI como resultante del procesamiento archivístico.
- Asesorar y apoyar en la forma de incorporar la documentación digital que respalda los registros de la base de datos como resultante del procesamiento archivístico.
Se entenderá por “procesamiento archivístico” las siguientes acciones aplicadas sobre los documentos:
- Organización.
- Valoración y selección de la tipología documental a procesar, según los criterios de la SUBREI y la normativa general.
- Identificación, descripción y registro de las series documentales en el sistema con que cuenta la SUBREI.
- Almacenamiento e instalación de los documentos en cajas.
- Transferencias al depósito externo o a la bodega interna, de las cajas con documentación procesada o devolución de cajas que fueron solicitadas en consulta para el reprocesamiento de nueva documentación.
La asesoría debe contar con un Bibliotecólogo(a) o Archivista y tres (3) asistentes con a lo menos título técnico, con experiencia en el área de procesamiento documental, debiendo cumplir el rol de contraparte y Jefe de Proyecto uno de los tres (3) asistentes ya señalados.
Los materiales para la instalación de la documentación, cajas, carpetas, resmas y acco clips, serán
entregados por la SUBREI. Igualmente, se proveerá el equipamiento computacional para cada uno de los tres (3) asistentes, una (1) impresora, (3) licencias de adobe profesional y tres (3) escáner de uso general, y el material de escritorio que requiera el equipo consultor.
El Adjudicatario deberá proporcionar (3) escáner, (3) licencias de adobe profesional, (1) impresora para etiquetas autoadhesivas (marbetes) y las etiquetas autoadhesivas (marbetes) que identifican el código del registro que contiene cada carpeta con documentación procesada.
Queda estrictamente prohibido retirar documentos desde las dependencias de la SUBREI, a excepción del envío a depósito externo. Asimismo, se debe resguardar la confidencialidad de la información que contienen (Ver numeral 9.23).
El personal del Adjudicatario deberá observar un comportamiento considerado y respetuoso en su trato con los funcionarios de la SUBREI y una presentación personal adecuada a las circunstancias del ambiente laboral. El personal deberá asimismo tener el debido cuidado para no producir daños a las distintas dependencias y a los bienes contenidos en ellos. La SUBREI se reserva el derecho de requerir al Adjudicatario el cambio de personal de la empresa, debiendo aquel, efectuar su reemplazo en un plazo máximo de tres días hábiles, contados desde la fecha de notificación de tal requerimiento. Lo anterior, cuando existan motivos justificados en relación a que su desempeño no permite mantener una buena comunicación o coordinación para la gestión de la prestación de los servicios, y/o que se observe un comportamiento inadecuado.
El Adjudicatario será responsable por todo daño causado en las dependencias o en los bienes de la SUBREI por el personal a su cargo, mientras se realicen los servicios encomendados.
9.1.2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO REQUERIDO
Los proponentes al elaborar su oferta deberán tener presente los siguientes requerimientos exigibles por parte de la SUBREI:
- Asesorar y asistir a la SUBREI para procesar archivísticamente en su inmueble ubicado en calle San Martín N°88, el material documental que se encuentra a la espera de su procesamiento y digitalización, conforme a las prioridades que fije el Departamento de Gestión Documental y de acuerdo con los criterios archivísticos aplicados en la documentación ya procesada, basados en las normas ISAD-G e ISO 15489.
- La asesoría debe lograr intervenir una cifra aproximada de 600 cajas en el período de 12 meses.
- Asistir en el registro en la base de datos de todas las carpetas con series documentales resultantes del procesamiento archivístico. En el Anexo N°7 se muestra imagen de los módulos que contempla la descripción documental.
- Apoyar el acondicionamiento de las cajas con nueva documentación procesada resultante de la intervención realizada, con sus respectivos sellos de seguridad.
- Asistir en la digitalización de los documentos procesados archivísticamente e indexarlos al Gestor Documental.
- Apoyar y dar asistencia para la actualización del “Manual de Procedimientos Gestión de Documentos Archivo General SUBREI”, en caso de proceder.
- Contar con conocimiento en sistemas de Gestión Documental, deseable en Microsoft SharePoint.
- Elaborar y presentar los siguientes informes:
(1)Un Informe Mensual con las tareas realizadas, dando cuenta especialmente de lo siguiente:
*Cantidad de cajas intervenidas.
*Cantidad de cajas procesadas.
*Cantidad de cajas reprocesadas.
*Cantidad de cajas con movimiento de documentos transferidos al depósito externo como resultado del procesamiento archivístico y/o devueltas, luego de haber sido reprocesadas por intercalación de documentos rezagados.
Este informe deberá presentarse los primeros cinco días hábiles del mes posterior al periodo informado, teniendo la SUBREI cuatro días hábiles para aprobarlo o rechazarlo. Sólo una vez aprobado dicho informe por la jefatura del Departamento de Gestión Documental y con el visto bueno de la factura por parte de la Jefatura de la División de Operaciones, se procederá al pago correspondiente al período de la asesoría prestada.
(1) Un Informe Final que deberá contemplar el resumen del trabajo realizado los 12 meses, el cual deberá ser presentado dentro de los diez primeros días hábiles del mes siguiente del término de la vigencia del contrato.
Asimismo, la Contraparte de la SUBREI podrá solicitar mensualmente una o más reuniones al Adjudicatario, para analizar el estado de avance del proyecto. El Adjudicatario deberá levantar un Acta de los temas abordados y las definiciones realizadas.
9.1.3.- CONTENIDO DE LA PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA
La propuesta técnica y económica deberá ser presentada por medios electrónicos mediante el portal www.mercadopublico.cl y contener lo siguiente:
- ANEXO N° 1: Formulario Datos del Oferente
Se debe entregar la información requerida en el Anexo N° 1 definida como obligatoria, los campos opcionales podrán omitirse. Si la información requerida en el Anexo N° 1 se encuentra disponible en el Registro de Proveedores del Estado “ChileProveedores”, se considerará como presentada por el oferente.
- ANEXO N° 2: Formulario Oferta Económica
Los oferentes deberán completar Anexo N°2, indicando el valor mensual del servicio, por el periodo de 12 meses, precio que deberá incluir impuestos y costos asociados.
- ANEXO N° 3: Formulario Oferta Técnica
Presentación escrita de acuerdo con el Anexo Nº 3. La propuesta deberá considerar los siguientes ítems:
Ítem N° I. Descripción de los servicios: Señalar las características y describir los servicios a desarrollar en todos los ámbitos enumerados y detallados en 9.1.2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO REQUERIDO. (Formato libre con un máximo de 10 hojas). En el evento de que se incluyan más de 10 hojas, la SUBREI sólo evaluará el contenido de las primeras 10 hojas.
La descripción de los servicios debe estar en directa relación a los requerimientos indicados por la SUBREI especificando claramente lo solicitado en estas Bases.
Ítem N° II. Experiencia del oferente: Señalar un listado con un máximo de seis (6) prestaciones de servicios similares al solicitado en la presente Licitación (Servicio de asesoría en el procesamiento y gestión de archivos para la SUBREI), por al menos 6 meses, prestados por el oferente entre los años 2021 al 2025 para organismos de la Administración del Estado. Cada prestación de servicios deberá ser acreditada mediante la presentación de alguno de los siguientes documentos: (1) Copia íntegra del contrato de proyectos similares desarrollados, (2) Carta o Certificado simple emitido por el Cliente que confirme la prestación de servicios en una modalidad similar a la licitada, entre los años 2021 y 2025.
En el caso de que los servicios hayan sido prestados a la SUBREI no será necesario que se adjunten
documentos de acreditación. En el evento de que se incluyan más de seis (6) servicios similares al solicitado, la SUBREI sólo evaluará los primeros seis (6) incluidos en el listado del ítem II Experiencia del oferente.
Ítem N° III. Formación y Experiencia de los asistentes: Adjuntar currículum vitae y certificados de formación de cada integrante del equipo que se asignará a esta contratación, en formato libre, el cual deberá indicar información sobre los siguientes antecedentes: (1) Curso o estudios realizados atingentes al conocimiento y/o manejo de herramientas para el procesamiento documental con su respectivo certificado, (2) Conocimiento y uso de herramientas para el procesamiento o gestor documental declaradas en el currículum vitae, deseable uso de Microsoft SharePoint, (3) Entidad en la que ha prestado servicios de procesamiento documental similares a las solicitadas, indicando periodo y persona de contacto, nombre, teléfono y correo electrónico vigente, con un máximo de cuatro (4) entidades.
Ítem N° IV. Experiencia Bibliotecólogo(a): Adjuntar certificado de título y currículum vitae de la persona que se asignará a esta contratación, en formato libre, el cual deberá indicar información sobre los siguientes antecedentes: (1) Estudios en bibliotecología o archivística con su respectivo certificado y/o título, y (2) Asesorías realizadas en el periodo 2021 a la fecha con aplicación de normativa gubernamental sobre procesamiento, conservación, expurgo y transformación digital del estado; indicando entidad, periodo y persona de contacto, nombre, teléfono y correo electrónico vigente. Sólo se aceptarán las ofertas que incluyan a un Bibliotecólogo(a) o Archivista, de lo contrario serán declaradas inadmisibles y no serán
evaluadas.
Las propuestas que no contengan todos los anexos o éstos no se acompañen debidamente completados, en los formatos indicados, no serán evaluadas y sus ofertas serán declaradas inadmisibles
- OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Presentación de Anexo N°4 Declaración Jurada de Persona Natural o Jurídica, según corresponda, sobre prácticas antisindicales, infracción a los derechos fundamentales del trabajador y delitos concursales establecidos en el Código Penal.
En caso de participar como Unión Temporal de Proveedores (UTP), el representante deberá adjuntar el documento público o privado que dé cuenta del acuerdo establecido entre los proveedores, según lo establecido en el Capítulo IX Párrafo 2 De la Unión Temporal de Proveedores de la Ley N° 19.886 y en el Capítulo XIII Párrafo 2 del Reglamento de la ley.
Adjuntar Anexo N° 6 PACTO DE INTEGRIDAD OBLIGATORIO, el que debe ser completado y enviado a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl).
9.2.- REGULACIÓN DE LA LICITACIÓN
La presente Licitación se regirá en todo momento por lo dispuesto en la Ley N° 19.886, su reglamento y las presentes Bases, las que son obligatorias para los que participen en la Licitación y se entenderá que son aceptadas por el sólo hecho de formular una oferta.
Los derechos y obligaciones del adjudicatario se regirán por los siguientes documentos, los cuales forman un todo integrado y armónico, sin perjuicio de la preeminencia de las presentes Bases en su interpretación:
• Ley N°19.886 y su Reglamento.
• Bases, sus Anexos, Aclaraciones, Respuestas y Modificaciones a las Bases si las hubiere.
• Oferta del adjudicatario y aclaraciones a la misma.
• Órdenes de Compra que emita la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales
9.3.- PLAZOS
Los participantes deberán dar cumplimiento a los plazos que se establecen en estas Bases. Para los efectos de la presente Licitación, salvo que se disponga expresamente otra cosa, los plazos se entenderán de días corridos. Si el plazo vence en día sábado, domingo o festivo, se entenderá automáticamente prorrogado hasta el día hábil siguiente sin necesidad de comunicación o resolución alguna.
9.4.- DOMICILIO DE LOS OFERENTES
Toda controversia que se suscite entre la aprobación de las Bases de Licitación y su adjudicación será sometida a conocimiento del Tribunal de Contratación Pública.
Quienes presenten ofertas en esta licitación, deberán, para los efectos del cumplimiento de las obligaciones del contrato, fijar su domicilio en la ciudad y comuna de Santiago, y se someterán a la jurisdicción de sus Tribunales Ordinarios de Justicia, lo que quedará establecido en el convenio correspondiente con el Adjudicatario de la contratación
9.5.- VIGENCIA DE LAS PROPUESTAS
Desde la fecha de cierre del plazo para presentar las ofertas, los proponentes quedarán obligados a mantener vigentes e invariables sus propuestas técnico - económica por un plazo de sesenta (60) días.
9.6.- COSTO DE PRESENTACION DE LA OFERTA
Los costos relacionados con la elaboración y presentación de las ofertas serán de cargo exclusivo de cada oferente, no asistiéndole a la SUBREI responsabilidad alguna en tal materia, cualquiera sea el resultado de la Licitación.
9.7.- ACLARACIONES
Los interesados en participar en la presente Licitación podrán formular consultas y solicitar Aclaraciones dentro de los plazos señalados en el numeral 3.- "Etapas y Plazos", de las presentes Bases. Las Preguntas deberán formularse a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). La SUBREI pondrá las referidas Preguntas y sus Respuestas en conocimiento de todos los interesados, a través de su publicación en el Sistema de Información (www.mercadopublico.cl), sin indicar el autor de las preguntas, dentro del plazo señalado en el referido numeral 3.- "Etapas y Plazos".
9.8.- MODIFICACIONES A LAS BASES
La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá modificar las presentes Bases, ya sea por iniciativa propia o en atención a una aclaración solicitada por alguno de los oferentes. En caso de realizarse una modificación antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas, dicho plazo deberá ampliarse en no menos de 5 días, con el objeto de que los Proveedores interesados puedan conocer las modificaciones hechas y adecuar su oferta.
Las modificaciones que se lleven a cabo, serán informadas a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). Estas modificaciones formarán parte integral de las bases y serán aprobadas por resolución de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales.
9.9.- PRESENTACIÓN OFERTA TÉCNICA Y ECONÓMICA
Las únicas ofertas válidas serán las presentadas a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). No se aceptarán ofertas que se presenten por un medio distinto al establecido en estas Bases. Será responsabilidad de los Oferentes adoptar las precauciones necesarias para ingresar oportuna y adecuadamente sus ofertas.
De acuerdo con lo anterior y en relación con la presentación de las ofertas, los proponentes deberán tener presente que sólo se considerarán las ofertas realizadas en los Formularios dispuestos por la SUBREI, en idioma español y sólo aquellas ofertas de los proponentes enviadas oportunamente.
Deberá completar la Ficha Electrónica de la Oferta, indicando las Condiciones Generales de la Oferta ahí requeridas. Respecto del precio, la propuesta deberá indicarse en pesos chilenos, en números enteros sin decimales, con todos los impuestos incluidos. Para estos efectos los oferentes deberán realizar lo siguiente:
- Habiendo ingresado al Sistema de Información (www.mercadopublico.cl) y tras digitar el “Usuario” y “Clave”, en el “Escritorio”, buscar por Número de Adquisición, con el ID 1153624-14-LE25 . Presionar el Botón “Buscar”.
- Se desplegará una página, en la cual se señala: “Se encontró 1 resultado para su búsqueda”. Hacer click sobre “Ofertar” y luego clickear sobre “Ingresar Nueva Oferta”.
- Se abrirá una página con el Paso 1: “Completar Nombre de la Oferta”. Completar el nombre de la oferta y una breve descripción de ella. Luego, presionar sobre el Botón “Siguiente”.
- Paso 2: “Completar oferta económica”, en el campo dispuesto para precio, ingresar un valor de referencia, que no será evaluado, ya que su oferta económica quedará plasmada en el Anexo N° 2 denominado Formulario de Oferta Económica. Luego, presionar sobre el botón “siguiente”.
- Paso 3: “Ingresar Documentación Anexa”, Proceder a ingresar la totalidad de los anexos solicitados en las bases: Anexo N° 1 “Datos del Oferente”, Anexo N° 2 “Formulario Oferta Económica”, Anexo N° 3 “Formulario Oferta Técnica” y Anexo N°4 “Declaración Jurada Obligatoria”. Una vez completada la carga de los anexos, presionar el Botón “Siguiente”.
- Paso 4: “Confirmar e ingresar oferta”, deberá confirmar el ingreso de su propuesta. Una vez presionado el botón “Ingresar Oferta” se desplegará un comprobante de ingreso, pudiendo imprimir y finalizar el proceso.
9.10.- APERTURA
La apertura se efectuará a través del “Sistema de Información”, en un solo acto, por un funcionario de la División de Adquisiciones y Servicios, un representante de la División de Operaciones y un abogado de la Dirección de Asuntos Jurídicos, todos de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales.
El funcionario de la División de Adquisiciones y Servicios de la SUBREI que asista al acto de apertura extenderá un Acta, en que dejará constancia de sus nombres, fecha y hora de inicio y cierre del acto de apertura y sus circunstancias, la individualización de los Oferentes con el nombre o razón social y rol único tributario, los antecedentes de las ofertas y demás documentos recibidos según los requerimientos de las Bases de Licitación. Esta acta será publicada para conocimiento de los participantes.
Si por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, no se pudiere realizar la Apertura Electrónica de las Ofertas, oportuna y electrónicamente ingresadas, la SUBREI podrá fijar nueva fecha y hora para la realización de dicho acto.
9.11.- PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE OFERTAS
La evaluación de las ofertas será realizada en una etapa. Sólo se evaluarán aquellas ofertas que cumplan con los requisitos mínimos para ofertar.
La evaluación será realizada por una Comisión Evaluadora, integrada por tres funcionarios(as) del Departamento de Operaciones de la Dirección Administrativa, de la Subsecretaria de Relaciones Económicas Internacionales. Los integrantes de la Comisión evaluarán en conjunto las propuestas.
Serán funciones de la Comisión Evaluadora, las siguientes:
- Evaluar las ofertas técnicas y económicas presentadas, realizando las verificaciones respectivas cuando corresponda.
- Resolver si las ofertas presentadas por cada proponente se ajustan a las especificaciones que forman parte de las Bases de Licitación. En caso de que ello no ocurra, deberá rechazar la propuesta sin evaluarla.
- Solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales, siempre y cuando las rectificaciones de dichos vicios u omisiones no les confieran a esos oferentes una situación de privilegio respecto de los demás competidores, esto es, en tanto no se afecten los principios de estricta sujeción a las Bases y de igualdad de los oferentes, y se informe de dicha solicitud al resto de los oferentes a través del Sistema de Información.
- Elaborar un Acta de Evaluación en la que dejará constancia, por orden decreciente, de la puntuación obtenida por cada una de las propuestas evaluadas. Además, dejará constancia de las propuestas rechazadas y sus razones y, en general, sobre cualquier hecho relacionado con el proceso de evaluación que le merezca comentar.
- La Comisión Evaluadora podrá durante la evaluación, a través de la División de Adquisiciones y Servicios, solicitar aclaraciones a los oferentes respecto de sus respectivas propuestas. Los oferentes, tendrán un plazo máximo de 1 día hábil, para responder lo solicitado. La Comisión Evaluadora no considerará las respuestas recibidas una vez vencido dicho plazo. Asimismo, en caso de estimarlo necesario, la Comisión Evaluadora podrá solicitar a un oferente acreditar cualquier hecho contenido en su propuesta, debiendo éste acompañar los documentos requeridos dentro del plazo que se le indique.
En caso de solicitar aclaraciones los oferentes para responder deberán seguir los siguientes pasos:
-Paso 1, habiendo ingresado al Sistema de Información (www.mercadopublico.cl) y tras digitar el “Usuario” y “Clave”; En el “Escritorio”, hacer click en “Búsqueda de Licitaciones para Ofertar”, buscar por Número de Adquisición, con el ID 1153624-14-LE25 . Presionar el Botón “Buscar”.
-Paso 2, seleccionar la opción ofertas en la columna “Acciones”.
-Paso 3, en opciones seleccionar “Foro Inverso”.
-Paso 4, ingresar la respuesta a la consulta y anexar la documentación requerida, en caso de solicitarse, y finalmente enviarla.
CRITERIOS DE EVALUACIÓN:
La evaluación de las ofertas se realizará sobre la base de los siguientes criterios y ponderaciones respectivas:
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CRITERIOS A EVALUAR
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Porcentaje
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A. Oferta Económica
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20%
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B. Experiencia del oferente
Prestación de servicios similares o de similar naturaleza
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25%
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C. Formación y Experiencia del equipo (bibliotecólogo o archivista y cada uno de los 3 Asistentes que se asignarán, en servicios similares a esta contratación)
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40%
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D. Propuesta Metodológica
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10%
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E. Programa de Integridad
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5%
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A. Evaluación del criterio oferta económica (20%)
Para la evaluación de este criterio, se tendrá en cuenta la oferta económica ofertada en la propuesta, de acuerdo con lo establecido en el Anexo Nº2 “Formulario Oferta Económica”, incluyendo impuestos y eventuales costos asociados. Se deberá entregar el precio total en pesos chilenos.
La propuesta de menor valor económico será calificada con el mayor puntaje asignado para este factor (nota 4) siempre y cuando su oferta económica por el total de 12 meses no exceda de$64.800.000.- (sesenta y cuatro millones ochocientos mil pesos), y el resto con un puntaje inversamente proporcional no lineal, de acuerdo con la siguiente fórmula:
Nota Precio Oferente N = Valor económico de la oferta total de menor precio x 4
Valor económico de la oferta total que se analiza
En caso de que se reciba una sola oferta será calificada con nota 4 siempre que no supere el presupuesto disponible.
Las ofertas que excedan de $64.800.000.- (sesenta y cuatro millones ochocientos mil pesos) como monto total por el período de 12 meses no serán evaluadas.
B. Evaluación del criterio experiencia del oferente (25%)
Se evaluará la experiencia del oferente en base a la información proporcionada por el proponente en el Anexo N°3 ítem II.
Para la evaluación de este criterio, se considerará la cantidad de proyectos similares al licitado realizados por el oferente para organismos de la Administración del Estado, entre los años 2021 al 2025, que hayan tenido al menos una duración mínima de seis (6) meses, en base a la información de respaldo entregada: (1) Copia íntegra de contrato de proyectos similares desarrollados, o (2) Carta o Certificado simple emitido por el Cliente que confirme la prestación de servicios en una modalidad similar a la licitada entre los años 2021 y 2025.
Se evaluarán los 6 (seis) primeros proyectos señalados por el oferente en el Anexo N°3 Formulario Oferta Técnica. En el caso que el Oferente haya prestado este tipo de servicio a la SUBREI o a la exDIRECON, no será necesario el respaldo de esta experiencia.
Para la evaluación, para cada caso, se aplicará la siguiente tabla:
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Calificaciones
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Justificación
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Nota 4
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Acredita 6 proyectos realizados similares al licitado para organismos de la Administración del Estado.
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Nota 3
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Acredita 5 proyectos realizados similares al licitado para organismos de la Administración del Estado.
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Nota 2
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Acredita 4 proyectos realizados similares al licitado para organismos de la Administración del Estado.
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Nota 1
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Acredita 3 o menos proyectos realizados similares al licitado para organismos de la Administración del Estado.
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Nota 0
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No acredita proyectos para organismos de la Administración del Estado.
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C. Evaluación del criterio formación y experiencia del equipo. (40%)
Para efectos de la presente licitación se considerará la experiencia de los integrantes del equipo en base a la información proporcionada por el proponente en el Anexo N°3 ítem III.
Se considerará la formación y experiencia en la prestación de servicios similares al licitado, de cada uno de los asistentes, en base a la información presentada: (1) cursos o estudios realizados atingentes al conocimiento y/o manejo de herramientas para el procesamiento documental con su respectivo certificado, (2) conocimiento y uso de herramientas para el procesamiento o gestor documental declaradas en el currículum vitae, deseable uso de Microsoft SharePoint; (3) Declaración Simple de la Entidad en la que ha prestado servicios de procesamiento documental similares a los licitados, indicando fecha de la prestación y una breve descripción de los servicios prestados.
En el caso de la experiencia se evaluará un máximo de 4 servicios por cada integrante del equipo. No se requerirá dicha acreditación cuando los servicios se hayan prestado a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales o exDIRECON.
Para la evaluación de este criterio se aplicarán las siguientes tablas:
C.1 Cursos o Estudios realizados atingentes al conocimiento y/o manejo de herramientas para el procesamiento documental con su respectivo certificado:
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Calificaciones
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Justificación
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Nota 4
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Acredita correctamente la realización de al menos 1 curso o estudio atingente al conocimiento y/o manejo de herramientas para el procesamiento documental.
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Nota 0
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No acredita cursos o estudios.
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La nota para este subcriterio corresponderá al promedio simple de las notas que obtengan los 3 asistentes propuestos.
C.2 Conocimiento y uso de herramientas para el procesamiento o gestor documental declaradas en el currículum vitae, deseable uso de Microsoft SharePoint:
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Calificaciones
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Justificación
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Nota 4
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Informa el conocimiento y uso de 4 herramientas para el procesamiento o gestor documental.
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Nota 3
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Informa el conocimiento y uso de 3 herramientas para el procesamiento o gestor documental.
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Nota 2
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Informa el conocimiento y uso de 2 herramientas para el procesamiento o gestor documental.
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Nota 1
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Informa el conocimiento y uso de 1 herramienta para el procesamiento o gestor documental.
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Nota 0
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No entrega información.
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La nota para este subcriterio corresponderá al promedio simple de las notas que obtengan los 3 asistentes propuestos.
C.3 Servicios similares prestados por cada asistente propuesto en procesamiento documental, similares a los servicios licitados, adjuntando una declaración simple de la entidad que indique periodo y una breve descripción de los servicios prestados.
Se evaluarán las cuatro (4) primeras prestaciones de servicios señaladas por el oferente en el Anexo N°3 Formulario Oferta Técnica. En el caso que el asistente haya prestado este tipo de servicios a la SUBREI o a la exDIRECON, no será necesario el respaldo de esta experiencia:
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Calificaciones
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Justificación
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Nota 4
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Acredita la prestación de 4 servicios similares.
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Nota 3
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Acredita la prestación de 3 servicios similares.
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Nota 2
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Acredita la prestación de 1 ó 2 servicios similares.
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Nota 0
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No acredita la prestación de servicios similares.
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La nota para este subcriterio corresponderá al promedio simple de las notas que obtengan los 3 asistentes propuestos.
C.4. Experiencia del Bibliotecólogo(a) o Archivista
Para efectos de esta licitación, se evaluará la experiencia del bibliotecólogo(a) o Archivista en base a la información proporcionada por el proponente en el Anexo N°3, respecto a asesorías realizadas en el periodo 2021 - 2025, con aplicación de normativa del sector público sobre procesamiento, conservación, expurgo y/o transformación digital del Estado; adjuntando una declaración simple (firmada) de la entidad donde se prestaron los servicios, fecha de la prestación de servicios y una breve descripción de los mismos.
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Calificaciones
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Justificación
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Nota 4
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Acredita tener experiencia en la prestación de 3-4 asesorías similares, con aplicación de normativa del sector público.
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Nota 2
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Acredita tener experiencia en la prestación de 1-2 asesorías similares, con aplicación del sector público.
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Nota 0
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No acredita experiencia.
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Se evaluarán las 4 (cuatro) primeras entidades señaladas por el oferente en el Anexo N°3 Formulario Oferta Técnica. En el caso de que el bibliotecólogo/a o Archivista haya prestado este tipo de servicios a la SUBREI o a la exDIRECON, no será necesario el respaldo de esta experiencia.
La nota del final del criterio formación y experiencia del equipo, corresponderá al promedio simple de las notas que obtengan en C.1, C.2, C.3 y C.4
Los miembros del equipo incluidos en la propuesta del oferente adjudicado deberán ser los que, durante la vigencia del contrato, presten efectivamente los servicios de asesoría. Salvo que la Subsecretaría acuerde lo contrario, no se efectuarán cambios en la composición del equipo de trabajo. Si por cualquier motivo externo o ajeno a la gestión del oferente adjudicado, como jubilación, muerte, incapacidad médica, renuncia, entre otros, fuere necesario sustituir a algún integrante del equipo, el oferente adjudicado lo reemplazará por otra persona con calificaciones y experiencia similares a las de la persona reemplazada, el que deberá ser aprobado previamente por la Subsecretaría.
D. Evaluación del criterio propuesta metodológica (10%)
La evaluación de este criterio será en base a lo señalado por el oferente en el ítem I Descripción de los servicios del Anexo N°3 Formulario Oferta Técnica, en donde deberá señalar todos los ámbitos enumerados y detallados en 9.1.2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO REQUERIDO. La descripción de los servicios debe estar en directa relación al servicio a prestar a la SUBREI especificando claramente lo solicitado en estas Bases.
Para la evaluación de este criterio, se aplicará lo siguiente:
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Calificación
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Justificación
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Nota 4
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La propuesta técnica cumple con todos los estándares de calidad y excelencia en todos los elementos descritos en las especificaciones técnicas del servicio requerido en las Bases de Licitación, detalla e incorpora elementos particulares de la administración pública lo que le permite entregar propuestas de mejoras en su oferta que vayan en directa relación con mejorar la calidad del servicio.
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Nota 3
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La propuesta técnica cumple con todos los elementos descritos en las especificaciones técnicas del servicio requerido en estas Bases de Licitación.
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Nota 1
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La propuesta técnica no describe claramente uno o más de los elementos descritos en las especificaciones técnicas del servicio requerido en estas Bases de Licitación.
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Nota 0
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La propuesta técnica no detalla claramente los requerimientos establecidos en estas Bases de Licitación, por lo tanto, la información es insuficiente para poder evaluarla.
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El resultado de la evaluación se obtendrá de la suma de los puntajes considerando las notas obtenidas en cada uno de los criterios de evaluación y los porcentajes de ponderación asignados a dichos factores.
5. Programa de Integridad (5%)
Para la evaluación de este criterio, se evaluará si el oferente posee un programa de integridad que sea conocido por su personal, lo cual deberá ser declarado en el Anexo N°7. Se entenderá por programas de integridad cualquier sistema de gestión que tenga como objetivo prevenir y si resulta necesario, identificar y sancionar las infracciones de leyes, regulaciones, códigos o procedimientos internos que tienen lugar en una organización, promoviendo una cultura de cumplimiento”. A fin de comprobar su declaración se deberá adjuntar a la oferta el referido programa de integridad.
De acuerdo con lo señalado, la asignación de puntajes en este criterio se realizará de acuerdo a lo siguiente:
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Calificaciones
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Justificación
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Nota 4
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Posee y adjunta un programa de integridad que sea conocido por su personal.
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Nota 0
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No posee y/o no adjunta un programa de integridad que sea conocido por su personal.
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En caso de que dos o más oferentes obtuvieren el mismo puntaje final, se procederá a aplicar los siguientes criterios de desempate en orden de precedencia si es que éste persiste:
Mayor puntaje total obtenido en evaluación del criterio “Formación y Experiencia del equipo”.
Mayor puntaje total obtenido en evaluación del criterio “Experiencia del ofertante”.
Mayor puntaje total obtenido en evaluación del criterio “Oferta Económica”.
Mayor puntaje total obtenido en evaluación del criterio “Propuesta metodológica”.
9.12.- ADJUDICACIÓN
Terminada la evaluación, y en la medida que sea conveniente para los intereses del Servicio, se aceptará la oferta más ventajosa, considerando los criterios de evaluación con sus correspondientes puntajes y ponderaciones establecidos en estas Bases.
La adjudicación se efectuará a través de una resolución fundada que será publicada en www.mercadopublico.cl una vez que se encuentre totalmente tramitada, la que incluirá las declaraciones de inadmisibilidad correspondientes.
En caso de que la adjudicación no se realice dentro del plazo señalado en el numeral 3.- “Etapas y plazos”, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, informará en el Sistema de Información, las razones que justifican el incumplimiento del plazo para adjudicar e indicará un nuevo plazo para la adjudicación, la que además deberá ser publicada en el Sistema de Información.
La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales declarará inadmisibles las ofertas presentadas que no cumplan con alguno de los requisitos mínimos establecidos en el numeral 4.- “Antecedentes para incluir en la oferta”.
La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá asimismo declarar desierta la licitación, cuando no se presenten ofertas o cuando éstas no resulten convenientes a sus intereses.
Dichas declaraciones se efectuarán por resolución fundada. Los oferentes cuyas ofertas hayan sido rechazadas no tendrán derecho a solicitar indemnización alguna por este hecho.
9.13.- DEJAR SIN EFECTO LA ADJUDICACIÓN
La adjudicación será dejada sin efecto por resolución fundada en los siguientes casos:
- Si el oferente rechaza expresamente la adjudicación;
- Si el adjudicatario adquiere un conflicto de intereses con la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales;
- Si el adjudicatario no acredita encontrarse hábil en el Registro de Proveedores que está a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública, al momento de la emisión de la Orden de Compra;
- Si el adjudicatario no adjunta la totalidad de la documentación exigida para la emisión de la Orden de Compra dentro del plazo fijado para este fin en la resolución adjudicataria, incluida la garantía de fiel cumplimiento del contrato.
- Si los documentos presentados por el adjudicatario hubiesen inducido a un error esencial del Servicio, que de no existir no se habría adjudicado la licitación a éste; la misma sanción se aplicará si el error se detecta durante la vigencia del contrato.
- Si el Adjudicatario no cumple con las condiciones comerciales estipuladas en su propuesta, Técnica y Económica.
En tales casos la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá readjudicar la licitación al segundo proponente mejor evaluado, y así sucesivamente, conforme el orden de las propuestas consignado en el Acta de Evaluación, o declarar desierta la licitación si estima que el resto de las ofertas presentadas no resultan convenientes para los intereses del Servicio.
9.14.- CONDICIONES CONTRACTUALES
Dentro del plazo de quince (15) días hábiles contados desde la publicación de la resolución adjudicatoria en el “Sistema de Información” (www.mercadopublico.cl) y siempre que el adjudicatario haya acompañado la documentación legal respectiva, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales elaborará y gestionará la firma del contrato por el oferente adjudicatario, debiendo éste devolverlo suscrito en un plazo no superior a cinco (5) días hábiles, contado desde la fecha en que se le solicite la suscripción. Si no se suscribiera dentro de este término, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá dejar sin efecto el acto administrativo en virtud del cual se adjudicó al proveedor. En tal caso, se hará efectivo el documento de garantía de seriedad de la oferta, a favor de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales.
Junto con la devolución del contrato firmado y la correspondiente Declaración Jurada, conforme al Anexo N°4, el Adjudicatario deberá entregar el documento de garantía de fiel y oportuno cumplimiento del mismo, que además asegurará el pago de las obligaciones laborales y sociales.
Para la elaboración del contrato, el adjudicatario deberá remitir a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales los siguientes Antecedentes Legales:
1.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Natural (chilena o extranjera):
Declaración Jurada, según formato Anexo N° 5-A, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en los artículos 4° y 35 quáter de la Ley N°19.886.
2.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Jurídica con fines de lucro:
- Copia de la documentación en que consten los poderes del representante legal de la persona jurídica, con facultades para celebrar contratos de la naturaleza de la presente Licitación, con certificación de vigencia, de una fecha no superior a 60 días anteriores a la de su presentación.
- Copia de Inscripción de constitución de la sociedad en el Registro de Comercio, con anotaciones marginales completas emitida por el Conservador de Comercio correspondiente, de fecha no superior a 60 días anteriores a la fecha de adjudicación, con certificación de vigencia.
- Copia de la Escritura Pública de Constitución de la sociedad y de sus modificaciones sociales, si correspondiere.
- Fotocopia simple de la publicación del extracto de escritura de constitución de la persona jurídica en el Diario Oficial y de las modificaciones, si correspondiere.
- Fotocopia simple de las inscripciones de las modificaciones realizadas por la persona jurídica, en el Conservador de Comercio respectivo, si las hubiere.
- Declaración Jurada, según formato Anexo N°5-B, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en los artículos 4° y 35 quáter de la Ley N° 19.886 y que identifique los principales socios o accionistas del Adjudicatario
3.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Jurídica sin fines de lucro:
- Copia de la escritura pública que contenga los estatutos de la persona jurídica o del acta Constitutiva aprobatoria de los Estatutos.
- Copia de la publicación en el Diario Oficial del Decreto del Ministerio que otorgó personalidad jurídica.
- Certificado de vigencia con indicación del representante legal, emitido por el organismo oficial competente, de una fecha no superior a 60 días anteriores a la de su presentación.
- Declaración Jurada, según formato Anexo N°5-C, que acredite que no se encuentra en algunas de las circunstancias contempladas en éste.
4.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Jurídica Extranjera:
- Declaración Jurada, según formato Anexo N°5-D, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en los artículos 4° y 35 quáter de la Ley N° 19.886 y que identifique los principales socios o accionistas de la empresa Adjudicatario.
- Documentos que acrediten su existencia legal, como, asimismo, las facultades del o los representantes legales de éste. Además de lo anterior, deberá remitir los datos que permitan individualizar a su o sus representantes legales facultados para suscribir el contrato correspondiente (nacionalidad, número de documento de identificación), como también, los nombres de sus socios o de sus principales accionistas.
Los antecedentes legales para poder ser contratado, sólo se requerirán respecto del Adjudicatario, quien deberá remitirlos dentro del plazo fijado en la correspondiente adjudicación, que en ningún caso podrá ser inferior a 5 días hábiles.
El Adjudicatario sólo deberá remitir a la SUBREI aquellos antecedentes que no estén en el Registro de Proveedores. En caso de que el Adjudicatario no esté inscrito en el Registro de Proveedores, deberá inscribirse dentro del plazo previsto para la suscripción del Contrato.
En el caso que se trate de una Unión Temporal de Proveedores (UTP), el acuerdo en que conste la Unión Temporal deberá materializarse por escritura pública, como documento para contratar, sin que sea necesario constituir una sociedad.
9.15.- MODIFICACION DEL CONTRATO
En caso de que se presentaren situaciones emergentes no consideradas en el contrato, ambas partes de común acuerdo podrán efectuar modificaciones a éste en la medida que no impliquen variaciones en el precio acordado y se refieran a: 1) Un eventual cambio de dirección del Archivo Documental de la SUBREI; 2) Agregar o quitar información que describe las cajas enviadas a bodegaje.
9.16.- DEL PAGO
El pago será en pesos chilenos y se efectuará en forma mensual, conforme al valor indicado en la propuesta para lo cual deberá adjuntar lo indicado en el numeral 9.22.3.i de las presentes Bases.
-Cada pago se realizará dentro de los treinta (30) días siguientes a la recepción de la respectiva Factura, emitida de acuerdo con lo establecido en la Orden de Compra, y siempre que cuente con aprobación de la contraparte técnica.
-Cada factura deberá ser enviada al correo electrónico: 62000670-k@prd.inbox.febos.cl.
-Cada factura deberá ser emitida a nombre de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales (en caso contrario no se podrá proceder al pago y el documento será devuelto), señalando como “Giro”: Actividades de la Administración Pública General y como “Dirección”: Teatinos Nº180, Santiago.
- En el caso de presentar Factura no electrónica, previo a cada pago, el Departamento de Pagos de la SUBREI deberá confirmar con el adjudicatario que el cuadruplicado cobro ejecutivo cedible de la respectiva factura no ha sido transferido a un tercero. Ratificado tal hecho, la SUBREI procederá a pagar al adjudicatario y éste entregará a su vez el mencionado cuadruplicado para su inutilización.
- Cada pago estará sujeto a que se encuentre totalmente tramitado el acto administrativo que apruebe el contrato suscrito al efecto y aceptadas las Órdenes de Compra emitidas a través de www.mercadopublico.cl
El pago podrá efectuarse a través de cheque o transferencia electrónica, para lo cual el proponente Adjudicatario deberá informar el banco, número de cuenta y demás datos que sean necesarios para girar los fondos.
9.17.- CONTRAPARTE TÉCNICA
Actuará como contraparte técnica en la SUBREI, la Jefa del Departamento Gestión Documental de la División de Operaciones, quien será individualizado en el contrato respectivo, y a quien le corresponderá gestionar el contrato, la coordinación, supervisión y control del fiel cumplimiento de lo contratado, la aprobación de los servicios que se estipulen en el contrato y las garantías asociadas. En caso de ausencia o impedimento, será la correspondiente jefatura quien designará al reemplazante.
9.18.- PLAZO DE VIGENCIA DEL CONTRATO
El contrato que se suscriba al efecto entre la SUBREI y la Adjudicataria entrará en vigencia una vez que se encuentre totalmente tramitada la resolución de la SUBREI que lo apruebe y se extenderá por el período de 12 meses.
9.19.- TÉRMINO ANTICIPADO DEL CONTRATO
El Contrato podrá terminarse anticipadamente por la SUBREI sin derecho a indemnización alguna para el Adjudicatario, si concurre alguna de las causales que se señalan a continuación:
-La muerte o incapacidad sobreviniente de la persona natural, o la extinción de la personalidad jurídica de la sociedad contratista.
-Resciliación o mutuo acuerdo de las partes, siempre que el adjudicatario no se encuentre en mora de cumplir sus obligaciones.
-Incumplimiento grave de las obligaciones contraídas por el adjudicatario, entendiéndose por tal la aplicación de cuatro o más multas durante la vigencia del contrato.
-Si el adjudicatario se encuentra en un procedimiento concursal de liquidación en calidad de deudor o se encuentra en manifiesta insolvencia financiera, a menos que se mejoren las cauciones entregadas.
-La imposibilidad de ejecutar la prestación en los términos inicialmente pactados, cuando no sea posible modificar el contrato. En tal caso, la Subsecretaría sólo pagará el precio por los bienes y/o servicios que efectivamente se hubieren entregado o prestado, según corresponda, durante la vigencia del contrato. Asimismo, en el evento que la imposibilidad de cumplimiento del contrato obedeciere a motivos imputables al adjudicatario, procederá que se ejecute la garantía d fiel cumplimiento.
-Por exigirlo el interés público o la seguridad nacional.
-Por la incapacidad de la empresa adjudicataria para seguir adelante con la ejecución del contrato, derivada de problemas internos, como en caso de huelga de sus trabajadores, entre otros.
-Si los representantes o el personal dependiente de la empresa adjudicataria no observan los más altos niveles éticos o cometen actos de fraude, corrupción, soborno y extorsión.
-No entrega oportuna de la Garantía de Fiel Cumplimiento, si correspondiere.
-Registrar saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, a la mitad del período de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses.
-Si los documentos presentados por el adjudicatario hubiesen inducido a un error esencial del Servicio, ya sea durante el proceso de licitación o durante la vigencia del contrato.
-Si se impusiere al proveedor la medida de inhabilitación para contratar con el Estado, en los términos previsto en la ley Nº 21.595 de Delitos Económicos.
Para concretar lo indicado en el párrafo precedente, una vez así calificado la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales deberá notificarlo por escrito al adjudicatario, con un aviso de 10 (diez) días corridos previo a la fecha de término que se fije. Asimismo, una vez dictada la correspondiente resolución fundada, esta deberá publicarse en el Sistema de Información (www.mercadopublico.cl), a más tardar dentro de las 24 horas de dictada.
En caso de que el contrato se termine anticipadamente, el contratado se obliga a asegurar a la Subsecretaría la mantención de la solución entregada por el tiempo que se requiera para ejecutar una transición ordenada a un nuevo contratado.
9.20.- SANCIONES
El Adjudicatario será sancionado por la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales con el pago de multas en los siguientes casos:
a) Incumplimiento en la entrega de los informes mensuales que acreditan el avance del proyecto en el plazo de los primeros 5 días hábiles de cada mes. La multa será equivalente al 2% de la factura mensual que corresponda, por cada día de atraso con un tope de 10 días hábiles.
b) Incumplimiento en la entrega del informe final que contempla el resumen del trabajo realizado los 12 meses, en el plazo de los cinco primeros días hábiles del mes siguiente del término de la vigencia del contrato. La multa será equivalente al 4% de la factura correspondiente, por cada día de atraso con un tope de 10 días hábiles.
c) Incumplimiento en la asesoría del bibliotecólogo en relación con la propuesta técnica contenida en la oferta. Esta multa será equivalente a un 10% de la factura mensual que corresponda, y será descontada del mismo.
El total de las multas aplicadas no podrá superar el treinta por ciento del precio del contrato.
La multa no se aplicará si el evento se produce por caso fortuito o fuerza mayor.
Si la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales considerare que existe mérito suficiente para la aplicación de una multa, comunicará por escrito su decisión al Adjudicatario, indicando el monto y fundamento de la misma. El Adjudicatario dispondrá de un plazo de cinco días hábiles a contar de la comunicación para formular descargos. Con el mérito de los descargos o transcurrido el plazo aludido sin que éstos se hubiesen formulado, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales resolverá sobre el particular mediante resolución fundada, previa ponderación de los antecedentes, remitiéndole al Adjudicatario, copia del Acto Administrativo pertinente.
Sin perjuicio de lo anterior, el referido acto administrativo será impugnable por la adjudicataria por la vía de la interposición del correspondiente recurso de reposición y/o jerárquico, acorde con las disposiciones de la Ley Nº 19.880.
En caso de que la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales determine la procedencia de la aplicación de la multa conforme al procedimiento anterior, la Subsecretaría quedará facultada para descontar el monto de la multa de la facturación pendiente de pago, o bien, hacer efectiva la garantía de fiel cumplimiento del contrato. En todo caso, de devengarse multas su pago no exonera a la adjudicataria del cumplimiento de la obligación principal.
9.21.- APLICACIÓN DEL PAGO A OBLIGACIONES PENDIENTES CON LOS TRABAJADORES (Sólo respecto de las personas naturales con domicilio en Chile y las Personas Jurídicas chilenas)
De conformidad a lo dispuesto en el artículo 4º inciso 2º de la Ley Nº 19.886, modificada en este punto por la Ley Nº 20.238, el Adjudicatario que hubiese declarado que registra saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, deberá acreditar que la totalidad de las obligaciones se encuentran liquidadas al cumplirse la mitad del período de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses.
La SUBREI, previo al pago de los servicios contratados, exigirá que el Adjudicatario proceda a dichos pagos y le presente los comprobantes y planillas que demuestren el total cumplimiento de la obligación.
El incumplimiento de estas obligaciones por parte del oferente contratado dará derecho a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales a hacer efectiva la boleta de garantía prevista en el numeral 8.- “Garantías requeridas” y a poner término anticipado al contrato, pudiendo llamarse a una nueva Licitación en la que la empresa referida no podrá participar.
9.22.- TRABAJO EN RÉGIMEN DE SUBCONTRATACIÓN
9.22.1.- El personal que desempeñe trabajos relacionados con los servicios objeto de esta Licitación, deberá estar efectivamente contratado por el Adjudicatario, mediante los correspondientes contratos de trabajo, extendidos conforme a la ley. Dicho personal no tendrá relación laboral, de subordinación ni dependencia, ni relación contractual de ninguna naturaleza con la “SUBREI”, siendo de cargo del Adjudicatario, el pago de sueldos, sobresueldos, cotizaciones, impuestos u otros, derivados de los contratos que al efecto se celebren.
Dentro de los siete primeros días del inicio de las labores propias del contrato, el Adjudicatario deberá entregar a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales la nómina completa del personal que realizará las labores y copias de todos los contratos de trabajo del personal a su cargo que esté destinado directamente a la prestación de los servicios contratados, quienes deberán tener la idoneidad requerida para la ejecución de las obras o servicios contratados, tanto técnica como moral. El Adjudicatario sólo podrá destinar a las labores correspondientes a los servicios contratados, a aquellas personas que figuren en las referidas nóminas y se obliga, además, a mantenerlas actualizadas durante la vigencia del Contrato.
En el evento que se produzca el término del contrato de trabajo de alguno de los trabajadores que realicen las labores correspondientes a los servicios que se contraten, cualquiera sea la causa o motivo, el Adjudicatario deberá informarlo prontamente a la SUBREI, remitiéndole copia del finiquito de
trabajo legalmente extendido.
9.22.2.- El Adjudicatario dará estricto cumplimiento a sus obligaciones laborales y previsionales respecto de los trabajadores que se desempeñen en dependencias de la SUBREI, reconociendo expresamente los derechos de información y retención contemplados en el artículo 183-C del Código del Trabajo.
Para lo anterior, el Adjudicatario deberá acreditar mensualmente que ha dado cumplimiento a las normas legales sobre protección contra accidentes del trabajo y enfermedades profesionales, así como del pago de las cotizaciones previsionales y de salud correspondiente a los empleados que tiene asignados para la prestación de servicios respectiva, obteniendo de los organismos fiscalizadores correspondientes, los comprobantes que le sean requeridos sobre el particular por la SUBREI. Sin perjuicio de ello, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá por si o a través de las entidades que designe, ejercer control laboral respecto de las obligaciones de dicha naturaleza que mantenga el Adjudicatario con su personal.
9.22.3.- En prevención de la responsabilidad legal establecida en los Artículos 183-B y siguientes del Código del Trabajo o en las normas jurídicas que a futuro regulen o complementen la misma materia y en resguardo del interés fiscal, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales tendrá las facultades de control laboral que se indican a continuación.
9.22.3. i.- En todo momento, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá exigir al Adjudicatario que le acredite el cumplimiento de todas las obligaciones laborales y previsionales que tenga con sus trabajadores asignados a las labores correspondientes a los servicios contratados y podrá utilizar cualquier mecanismo de auditoría laboral que estime conveniente para verificar la información proporcionada por el Adjudicatario o aquella que la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales estime necesaria, sea con medios propios o externos. Requerido que sea el Adjudicatario por la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales para acreditar cualquiera de las obligaciones mencionadas, la debida acreditación por parte del Adjudicatario será condición esencial para el pago de la factura.
Sin perjuicio de lo anterior, el monto y estado de cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales aludidas precedentemente, deberá ser acreditado mensualmente mediante los siguientes documentos a entregar por el Adjudicatario a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales conjuntamente con la factura respectiva:
a.Certificado, dado conforme a la ley, que acredite el cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales del Adjudicatario respecto de los trabajadores que hayan tomado parte o intervenido en la ejecución de las actividades o labores propias del contrato, correspondiente a los servicios prestados en el período mensual anterior al correspondiente a la facturación.
b.Acreditación del pago mensual de remuneraciones de sus trabajadores, mediante liquidaciones de sueldo debidamente firmadas por aquéllos.
c.Contratos de trabajo, respecto de los trabajadores incorporados en el período correspondiente, y de los que hayan sido trasladados a otras faenas o establecimientos, con su respectivo anexo.
d.Finiquitos, si correspondiera, de todos los trabajadores que dejen de prestar sus servicios asociados al presente contrato en el período respectivo.
e.Planillas de cotizaciones previsionales y de salud, incluidas las correspondientes al seguro Ley Nº 16.744, correspondientes a las remuneraciones pagadas a sus trabajadores durante el mes anterior, con la constancia de su debida declaración y pago ante los organismos correspondientes.
Se deja expresa constancia del hecho que, para efectos del contrato que resulte de la presente Licitación, no se entenderá debidamente presentada una factura a la cual falte todo o parte de la documentación mínima de respaldo establecida precedentemente.
El incumplimiento de las obligaciones laborales respecto de los trabajadores del Adjudicatario que presten servicios a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales como consecuencia del correspondiente contrato dará derecho a hacer efectiva la garantía de Fiel Cumplimiento del Contrato y será considerada incumplimiento grave de las obligaciones contraídas por parte del Adjudicatario.
9.22.3.ii.- A más tardar 60 días antes del vencimiento del contrato a que dé origen esta licitación y respecto de los trabajadores que sean contratados por el Adjudicatario de manera temporal o transitoria, ya sean trabajadores directos o subcontratados, para desarrollar la labor objeto de esta licitación, el Adjudicatario se obliga a presentar a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales un Plan de Desmovilización con motivo de la terminación del respectivo contrato de prestación de servicios y con el objeto de garantizar la completa indemnidad de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales en materia laboral.
Cualquiera sea el Plan de Desmovilización que presente el Adjudicatario, éste deberá contemplar el finiquito de todos los contratos de trabajo involucrados en la ejecución de los servicios materia de esta contratación y el pago de las indemnizaciones que pudieren corresponder.
Este plan deberá indicar:
a.La fecha en que pondrá término a los contratos de trabajo de cada uno de sus trabajadores con motivo del término del respectivo contrato comercial. Asimismo, la oportunidad en que les dará aviso del término del vínculo laboral.
b.La fecha en que sus subcontratistas pondrán término a los contratos de trabajo de cada uno de sus trabajadores con motivo del término del respectivo contrato comercial. Asimismo, la oportunidad en que les dará aviso del término del vínculo laboral.
c.El proyecto de texto de los finiquitos de los contratos de trabajo y el monto unitario y total aproximados de los valores a pagar.
La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales tendrá un plazo de diez (10) días para aprobar o rechazar el plan presentado por el Adjudicatario, vencido el cual se entenderá aprobado. En caso de rechazarlo, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales señalará los elementos del plan que deben ser corregidos.
El Adjudicatario tendrá un plazo de cinco (5) días para corregir los elementos del plan de desmovilización que haya objetado la SUBREI, al término del cual deberá ponerlo en conocimiento de ésta.
Aprobado definitivamente el plan de desmovilización, el Adjudicatario deberá dar estricto cumplimiento a sus términos.
9.22.3.iii.- Tratándose de trabajadores que tengan contrato de trabajo de carácter indefinido, que sean destinados a la prestación de las labores objeto de esta licitación, el Adjudicatario deberá acreditar que se ha incluido como anexo a sus respectivos contratos de trabajo una cláusula que estipula expresamente la fecha a partir de la cual el trabajador comenzará a prestar servicios en el marco del contrato que su empleador ha suscrito con la SUBREI.
Asimismo, a la expiración del contrato a que de origen esta licitación, el Adjudicatario deberá acreditar, del mismo modo que en el párrafo anterior, la fecha de término de la prestación de los servicios para la SUBREI.
9.22.3.iv.- Se entenderá que el Adjudicatario ha incumplido las obligaciones referidas en los numerales 9.22.3.ii y 9.22.3.iii si no se ajustare al procedimiento y plazos antes señalados o no aplicare efectivamente el Plan de Desmovilización aprobado, facultándose expresamente a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales para retener en su oportunidad el pago de la factura por los servicios prestados por el Adjudicatario durante los dos últimos meses, según corresponda, hasta la acreditación del cumplimiento íntegro del Plan de Desmovilización aprobado o bien para imputar tales valores al pago por subrogación de las obligaciones laborales referidas en el Artículo 183-B del Código del Trabajo.
9.22.4.- Será obligación esencial del Adjudicatario, cumplir estrictamente con las normas de Higiene y Seguridad que establezca e imparta la SUBREI, así como aquellas normas que impongan las leyes y reglamentos de prevención de riesgos, de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales (Ley N° 16.744); las del Código Sanitario; las normas del Decreto N° 594, de 1999, del Ministerio de Salud, que reglamenta las condiciones sanitarias y ambientales básicas en los lugares de trabajo, y todas aquellas normas que complementen y modifiquen tales disposiciones.
El Adjudicatario deberá adherirse a una entidad mutualista de seguridad, con el objeto de dar plena garantía a sus trabajadores y a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales en el cumplimiento de las normas de Seguridad e Higiene. En tal sentido, el Adjudicatario, en su calidad de empleador, contratará y mantendrá vigentes durante el plazo de vigencia del contrato que suscriba con la SUBREI, Seguros de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales dispuestos en la Ley N° 16.744 para su personal y demás seguros contemplados y exigidos por la Ley Chilena, lo que la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá pedir sea acreditado en cualquier oportunidad.
El Adjudicatario deberá obligatoriamente proporcionar todos los equipos de protección personal e implementos de seguridad que cada uno de sus trabajadores requiera para las labores correspondientes a los servicios contratados, debiendo fiscalizar su uso en terreno.
9.23.- CONFIDENCIALIDAD
El personal del Adjudicatario que realice las tareas objeto de esta licitación, estará obligado a guardar estricta reserva o confidencialidad sobre los datos personales a los que tengan acceso en virtud de la misma, cuando provengan o hayan sido recolectados de fuentes no accesibles al público, como asimismo sobre los demás datos y antecedentes relacionados con un banco de datos, obligación que no cesa por haber terminado sus actividades en ese campo, según lo dispuesto en el Artículo 7 de la Ley 19.628.
Asimismo, el Adjudicatario quedará obligado a guardar absoluta reserva y confidencialidad acerca de la información de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales a que pueda tener acceso en razón de la ejecución del contrato. Esta obligación recaerá, además, en las personas que le presten servicios, permanentes o no y a cualquier título, asumiendo el adjudicatario la responsabilidad por el cumplimiento de dicha obligación.
9.23.1 Definiciones:
El Adjudicatario no podrá divulgar, en todo o parte, la información y material que le sea proporcionado por la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales para la realización del servicio de procesamiento y gestión de los archivos de la SUBREI.
En el caso de información referida a personas, se entenderá para estos efectos según lo dispuesto en la Ley Nº 19.628 sobre Protección de la Vida Privada, en los siguientes términos:
A) Datos de carácter personal o datos personales, son aquellos relativos a cualquier información concerniente a personas naturales, identificadas o identificables.
Quedan comprendidos dentro de esta definición, independiente del soporte en que se encuentren, datos tales como: nombre, edad, sexo, rol único tributario o rol único nacional, estado civil, profesión, domicilio, números telefónicos, dirección postal, correo electrónico, entre otros.
B) Datos sensibles, son aquellos datos personales que se refieren a las características físicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como los hábitos personales, el origen racial, las ideologías y opiniones políticas, las creencias o convicciones religiosas, los estados de salud físicos o psíquicos y la vida sexual.
C) Registro o banco de datos, son el conjunto organizado de datos de carácter personal, sea automatizado o no y cualquiera sea la forma o modalidad de su creación u organización, que permita relacionar los datos entre sí, así como realizar todo tipo de tratamiento de datos.
Se entenderá por tratamiento de datos cualquier operación o complejo de operaciones o procedimientos técnicos, de carácter automatizado o no, que permitan recolectar, almacenar, grabar, organizar, elaborar, seleccionar, extraer, confrontar, interconectar, disociar, comunicar, ceder, transferir, transmitir o cancelar datos de carácter personal, o utilizarlos en cualquier otra forma.
9.23.2 Obligaciones:
a. La información respecto de la cual el Adjudicatario tenga acceso en virtud del contrato celebrado será tratada con confidencialidad, comprometiéndose, asimismo, a no difundirla, entregarla o cederla a ningún título o a hacer uso de ella para fines distintos del objeto del contrato suscrito.
b.El Adjudicatario reconoce que la información a la cual accede mediante el servicio regulado en el contrato respectivo es total y exclusivamente propiedad de la SUBREI. Su acceso a dicha información es temporal, solo por el periodo contemplado en el contrato y para el objeto acordado en ese instrumento.
c.El Adjudicatario se obliga a no utilizar bajo ninguna circunstancia, ni aún después de terminada la vigencia del contrato, la información proporcionada por la SUBREI, salvo en lo que diga estricta relación con la aplicación del mismo. Bajo esta prohibición se incluye a todo el personal dependiente del Adjudicatario, quién será solidariamente responsable.
d. En atención al tratamiento de datos, estas operaciones, solo podrán ser realizadas por la(s) persona(s) designada(s) especialmente para tal efecto por las partes. Para ello las partes dejan expresamente establecido que la información a la que se accede podrá ser usada sólo y únicamente por el Adjudicatario, incluyendo a todo su personal y demás personas de su dependencia o relacionadas con ella para la finalidad establecida en el contrato.
e. La copia de dicha información por cualquier medio, para sí o para terceros, su transmisión o envío, total o en partes, constituirá un incumplimiento grave al contrato, que podrá dar lugar a que la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales entable acciones judiciales en contra del Adjudicatario, sin perjuicio de la aplicación de otro tipo de sanción que se prevea en el contrato.
f. Una vez ocurrido el término del contrato, el Adjudicatario deberá restituir a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales inmediatamente, en un solo acto, todos y cada uno de los bienes de su propiedad, tales como documentos, informes, archivos, bases de datos y demás antecedentes impresos o en otro tipo de soporte o archivo que se encuentre en su poder y que sean de propiedad de la SUBREI, relativos a ella o al servicio prestado, que le hayan sido entregados o en los cuales aparezca su nombre. Asimismo, deberá borrar de forma permanente todos sus archivos físicos o magnéticos proporcionados por la SUBREI.