9.1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

9.1.1. Introducción

A la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales del Ministerio de Relaciones Exteriores, le corresponde colaborar con el Ministro de Relaciones Exteriores en materias de relaciones económicas internacionales, conforme a las instrucciones que éste le imparta y a las directrices establecidas por el Presidente de la República.

En el ejercicio de estas funciones, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales requiere adquirir con frecuencia pasajes aéreos nacionales e internacionales, tanto para funcionarios como para personas que realizan actividades insertas en los distintos proyectos que ésta ejecuta o administra.

9.1.2.  OBJETO DE LA LICITACIÓN

Por lo anteriormente expuesto, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales requiere contratar a una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en adelante “la Agencia”, que preste el servicio de gestión de viajes para la compra de pasajes aéreos nacionales e internacionales, bajo la modalidad de suministro.

De manera referencial, se presenta a continuación un resumen de los pasajes adquiridos por la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales durante el periodo julio a diciembre de 2019, por destino y tipo de pasajes, por cantidad de pasajes y en pesos, para viajes en avión.

Cantidad de pasajes:

Cantidad de pasajes reflejados en pesos:

9.1.3.  DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO REQUERIDO

La prestación del servicio de gestión de viajes para la compra de pasajes aéreos nacionales e internacionales, será coordinado en la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales por la División de Operaciones, o la unidad que pudiese cumplir sus funciones. El servicio deberá cumplir con cada uno de los requerimientos que a continuación se señalan, los cuales deberán indicarse detalladamente en el Anexo N° 3 de las presentes Bases. De lo contrario, la oferta será declarada inadmisible y no será evaluada:

1. Atención Personalizada:
   1. Dos Ejecutivo(a)s Senior exclusivos con manejo de rutas de alta complejidad: Disponibles de manera permanente durante el horario hábil, quienes, en caso de ausencia, deberán ser reemplazados por una persona de similar expertise e idoneidad técnica o profesional.
   2. Un Ejecutivo(a) Senior exclusivo adicional en período de alta demanda con manejo de rutas de alta complejidad: Disponible de manera permanente durante el horario hábil, quien, en caso de ausencia, deberá ser reemplazado por una persona de similar expertise e idoneidad técnica o profesional.
   3. Un Supervisor(a) Monitor(a): Estará a cargo de monitorear el trabajo de los ejecutivos asignados a la cuenta, dando una atención preferencial a los requerimientos específicos de la División de Operaciones y apoyo técnico cuando se requiera.
   4. Un Program Manager: A cargo del envío de los Informes citados en el numeral 9.1.10, de monitorear el funcionamiento general de la cuenta, de las contingencias, de la administración y gestión de los convenios con las aerolíneas, y sostener reuniones de trabajo con la contraparte técnica de la Subsecretaría cuando le sea requerido.

Cualquier cambio definitivo del personal del adjudicatario, citado anteriormente, derivado del término de su contrato, cambio de funciones u otra circunstancia similar, deberá ser comunicado con cinco días hábiles de antelación a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales. La designación del reemplazante deberá ser aprobada por la jefatura de la División de Operaciones, antes de que se materialice el cambio. Asimismo, la persona propuesta por el proveedor para el reemplazo deberá mantener, como mínimo, similar idoneidad y experiencia para el cargo que la del personal a reemplazar. Los cambios temporales de personal deberán ser comunicados a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales dentro de las 24 horas de su ocurrencia.

1. Cotización y reserva: La Agencia debe entregar a la División de Operaciones por cada solicitud, si la ruta lo permite, las tres (3) cotizaciones, con a lo menos 2 líneas aéreas más convenientes en términos de costo y calidad. Con el objeto de evaluar la calidad de los vuelos que se cotizan, se tomará en cuenta el horario de los vuelos y la duración del mismo, de preferencia con ausencia de escalas o la menor duración de éstas. La Agencia deberá reservar la opción seleccionada por la Subsecretaría.

1. Restricciones de cada alternativa: Junto con la cotización, la Agencia debe informar a la División de Operaciones, acerca de todas las restricciones que aplican para cada ruta, entre éstas:
   1. Vacunas requeridas o recomendadas.
   2. Visas que se deben tramitar.
   3. Horas de escalas y tiempos de vuelo a la ida y al regreso.
   4. Restricciones de cada pasaje, es decir, si permite cambios, devolución, multas, cantidad de kilos permitidos en equipaje o similares.

1. Retomar reservas en forma continua, a pedido de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, de acuerdo a lo que se indica a continuación:
   1. Se podrán retomar hasta 2 reservas.
   2. Dar alerta oportuna a la Subsecretaría, en caso que existan multas asociadas al hecho de retomar reservas.

1. Cuando la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, a través del correo viajes@subrei.gob.cl, de aviso que no se efectuará el viaje, pudiendo hacerlo hasta 2 días hábiles antes a la fecha del vuelo, la agencia deberá iniciar las gestiones de forma inmediata con la Línea Aérea respectiva para la tramitación de la devolución del boleto y del monto que corresponda, de acuerdo con las restricciones que tenga la tarifa.  Para ello, la agencia deberá incluir en sus informes el estado de situación de las gestiones realizadas y de la fecha de la devolución con su respectiva nota de crédito.

1. Dar alerta oportuna antes del vencimiento de cada pasaje no volado, dentro de los plazos que contemplen las distintas líneas aéreas, y que deberán constar en los informes mensuales que se entreguen a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, de acuerdo a lo establecido en el 9.1.10 de estas Bases.

1. Informar en las cotizaciones que presenten a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, los descuentos correspondientes a convenios que mantenga la Subsecretaría con líneas aéreas.

1. Administrar y aplicar los Convenios de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales con aerolíneas, según lo descrito en el numeral 9.1.4.

1. Poner a disposición de la Subsecretaría una terminal GDS SABRE o equivalente (al menos 2 licencias y hasta 4, sin costo adicional), que permita a los funcionarios de la División de Operaciones:
   1. Revisar alternativas de vuelos.
   2. Verificar el costo del pasaje enviado en la cotización (tarifas).
   3. Verificar o consultar disponibilidad de asientos.

1. Contar con un sistema de comunicación que permita la Aprobación de Emisión de Pasajes on-line, debiendo incluir:
   1. Autorización: Incluir modalidad de Visto Bueno que será entregado por parte de la División de Operaciones para la emisión de pasajes.
   2. Proyectos o Centro de Costo: Se debe contemplar esta información para que a cada centro de costo le sean imputados los gastos de emisión del pasaje.
   3. CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestaria): Debe permitir incorporar el número de CDP que certifica la disponibilidad de fondos a cada pasaje emitido.
   4. Responsable Aprobación: Se debe incorporar el nombre del ejecutivo de la División de Operaciones que ha solicitado la emisión del pasaje.
   5. Formulario Solicitud y N° de Resolución o Decreto: Se deberá incorporar el número del formulario de solicitud de viaje y el número de Resolución o Decreto cuando se solicita la emisión del pasaje.

1. Informes mensuales de gestión de Pasajes (Sistema Informático):
   1. Informe de los pasajes efectivamente utilizados en el período respectivo (informe de gestión de pasajes).
   2. Informe de pasajes o tramos no utilizados.
   3. Informe de millas institucionales generadas por los viajes de los funcionarios y contratados a honorarios, para efectos de gestionar canje de pasajes aéreos.
   4. Los informes deberán contener los ítems mínimos y cumplir los plazos previstos en el acápite 9.1.10.

1. Entregar un sistema telefónico que permita a la Subsecretaría contactar a los ejecutivos senior asignados exclusivamente, de acuerdo con lo contemplado en el numeral 9.1.3, letra A) de las presentes Bases.

1. Horarios de la prestación de los servicios: La entidad adjudicataria deberá garantizar la prestación de los servicios estipulados en las presentes Bases, las 24 horas del día, durante todos los días del año. Para efectos de las presentes Bases, se entenderá como horario hábil el que transcurre de forma continua, de lunes a viernes, excepto festivos, entre las 8:30 y las 19:00 horas. Durante este horario, la atención deberá ser directa, mediante el supervisor y los ejecutivos senior de venta a que se refiere el literal A del presente numeral.

1. Poseer servicio de Emergencia las 24 horas del día, durante los 7 días de la semana (tipo 24/7), e indicar procedimiento y vía de comunicación respectivos, incluyendo los tiempos de respuesta, conforme a los tipos de itinerarios descritos en las presentes bases.

1. Contar con un servicio de Asistencia en el Aeropuerto Internacional Comodoro Arturo Merino Benítez de Santiago, de funcionamiento permanente, tipo 24/7, esto es las 24 horas del día, durante los 7 días de la semana, en oficina propia o en convenio con otra Agencia.

1. Contar con un Sistema online, con el fin que funcionarios puedan revisar a través de esta plataforma disponibilidad de vuelos, rutas y horarios de nuevos itinerarios, esta plataforma solo debe ser nivel usuarios sin posibilidad de realizar reservas o emisión salvo que se cuenten con los permisos exclusivo.
2. Tiempos de Respuesta:

La Agencia deberá acusar recibo de la respectiva petición al encargado correspondiente, dentro de una hora hábil o corrida según corresponda, contada desde el envío de la solicitud de itinerario.

Respuestas a solicitud de cotizaciones: La Agencia deberá responder a los requerimientos de cotizaciones por parte de la Subsecretaría, dentro del tiempo ofertado, pero en ningún caso éste podrá exceder de:

La emisión de los pasajes será mediante sistema de ticket electrónico, dentro del plazo máximo de cuatro (4) horas hábiles o corridas según corresponda, desde la autorización de la emisión del boleto por parte de la Subsecretaría. 

1. Efectuar el canje de millaje institucional y de pasajes aéreos, a solicitud de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales.

9.1.4.  De los convenios suscritos entre la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales y las Líneas Aéreas

La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales se reserva el derecho de celebrar directamente convenios con líneas áreas, para la aplicación de descuentos y el otorgamiento de otros beneficios adicionales para la Institución. En caso de existir convenios entre la Subsecretaría con alguna línea aérea, el Adjudicatario deberá aplicar dichos convenios de las siguientes formas:

1. Al cotizar deberá informar el descuento correspondiente, indicándose en aquellos pasajes que se emitan con los descuentos, el “Tour Code” correspondiente a cada convenio.

1. Los beneficios otorgados a la Subsecretaría por las líneas aéreas operarán independientemente de los porcentajes de rebajas a aplicar sobre las tarifas ofrecidas por el Adjudicatario, en el marco de esta licitación.

1. Informar de manera periódica el estado de los convenios debiendo alertar oportunamente sobre su vigencia, beneficios y/o modificaciones.

Asimismo, durante la vigencia del contrato, la Agencia podrá agregar nuevos descuentos de líneas aéreas a las propuestas al ofertar.

9.1.5.  PROCEDIMIENTO PARA Solicitudes de Pasajes y otros  

Todas las solicitudes de itinerarios, de emisión de pasajes y otros servicios, serán efectuadas a la Agencia por los funcionarios de la División de Operaciones. Para tales efectos, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales enviará una nómina por escrito a la Agencia, con indicación de nombre y cédula de identidad de los funcionarios designados para la gestión de pasajes. Del mismo modo, la Subsecretaría informará a la brevedad a la Agencia, de cualquiera modificación que se produzca en dicha nómina.

La Subsecretaría no se hará responsable por los requerimientos que se tramiten por personas no autorizadas para tales efectos, de acuerdo con el procedimiento indicado anteriormente y, por consiguiente, no pagará los costos asociados a dichos requerimientos.

Las solicitudes de itinerarios serán realizadas por la División de Operaciones a la Agencia, mediante un correo electrónico u otro sistema equivalente a proponer. La Agencia responderá, mediante el envío de tres (3) alternativas de itinerario para cada ruta, cuando las hubiere, indicando la más económica en ese momento y reservando la opción seleccionada por la Subsecretaría.

Todas las solicitudes de emisión, se materializarán por medio del sistema de autorización on-line que se haya acordado con la Agencia adjudicataria.

La Agencia deberá acusar recibo de la respectiva petición al encargado correspondiente, dentro de una hora hábil o corrida según corresponda, contada desde el envío de la solicitud de itinerario. En caso que la Agencia no acuse recibo de las respectivas peticiones de servicios, se entenderá que ha recibido la solicitud, comenzando a correr los plazos para la prestación del servicio correspondiente, de acuerdo a lo contemplado en la oferta contenida en su propuesta para “Tiempos de Respuesta”. En el caso que la Agencia disponga de un sistema de respuesta automática para correos electrónicos, el tiempo máximo para acusar recibo se computará a partir de la recepción de dicha respuesta automática.

9.1.6.  PROCEDIMIENTOS REGULARES

Se contemplan distintos tiempos de respuesta para la entrega de cotizaciones en horario hábil por parte de la Agencia adjudicataria, dependiendo del tipo de solicitud que haga la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales:

1. Itinerario nacional o internacional simple: Se consideran solicitudes de este tipo aquéllas que contemplen itinerarios que no implican la emisión de más de un pasaje, independiente de si el pasajero hace una o más escalas utilizando la misma línea aérea u otra que se incluya dentro de un convenio de aerolíneas del que la primera forma parte.

1. Itinerario internacional complejo: Se consideran solicitudes de este tipo, aquéllas que contemplen itinerarios en que el pasajero deberá utilizar más de un pasaje, al momento de hacer una o varias conexiones para llegar a su destino final.

Asimismo, para efecto del tiempo de respuesta, se considerarán solicitudes de este tipo aquéllas en que la cotización sea para un grupo de 10 personas o más.

1. Solicitudes urgentes: Estas solicitudes se calificarán como tales por la jefatura de la División de Operaciones, y pueden ser de dos tipos:

1. Para itinerario nacional o internacional simple o complejo.
2. Para reemisiones o emisiones urgentes.

1. La Agencia deberá dar prioridad a viajes según las fechas del vuelo, lo que será indicado por la División de Operaciones o de acuerdo con las urgencias, calificadas como tales, por la jefatura de la División Operaciones.

9.1.7.  procedimiento excepcional - urgencIas EN horario inhÁbil

Estos procedimientos corresponderán a solicitudes urgentes que se realicen en días feriados, durante el fin de semana o de lunes a viernes, antes de las 08:30 horas o después de las 19:00 horas.

Para las solicitudes de este tipo, el Oferente deberá indicar el procedimiento y vía de comunicación que tendrá disponible para ellas, considerando lo expresado en el Numeral 9.1.3 literal N) precedente y los tiempos de respuesta.

9.1.8.  Emisión y Entrega de los pasajes requeridos

Los pasajes deberán ser puestos a disposición del encargado correspondiente, mediante el sistema de ticket electrónico, con copia al correo electrónico de la División de Operaciones (viajes@subrei.gob.cl), dentro de un plazo máximo de cuatro (4) horas hábiles o corridas según corresponda, contado desde la autorización de la emisión del pasaje (ver numeral 9.20 “Sanciones”).

Serán de cargo de la Agencia, todos los gastos por concepto de gestiones de emisión y entrega de pasajes.

9.1.9.  Soporte mínimo requerido

El Adjudicatario deberá contar con un sistema de comunicación telefónica y/o similar, que permita contactar en forma simultánea a los ejecutivos senior de atención personalizada para la Subsecretaría. Asimismo, deberá contar con un sistema de información en línea, que refleje las transacciones realizadas según lo establecido en los servicios requeridos letra J) del numeral 9.1.3.    

9.1.10.  Informes

La Agencia adjudicataria deberá proporcionar, con la frecuencia que corresponda, de manera digital, mediante planilla de cálculo u otro equivalente, los informes que se indican a continuación:

1. Informe Mensual de los pasajes efectivamente utilizados en el periodo respectivo: El informe mensual deberá entregarse en un plazo no superior a los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente de emitidos los pasajes, para las rutas aéreas nacionales e internacionales y contener información relativa al número de pasajes utilizados; nombre de las líneas aéreas; nombre del pasajero; cédula de identidad del pasajero; el destino; la fecha del vuelo o viaje; y las millas institucionales generadas por los viajes de los funcionarios y contratados a honorarios  para efectos de gestionar canje de pasajes aéreos.

La planilla en que conste el informe, no obstante podrá contener otra información adicional, deberá configurarse de acuerdo a los siguientes ítems mínimos:

1. Informe Mensual de pasajes o tramos no utilizados: El informe deberá indicar información relativa a la fecha de vencimiento para su utilización; nombres de las líneas aéreas; nombre del pasajero; fecha del viaje o tramo; valor del pasaje o tramo; costo por reemisión, canje o devolución asociado a dicho pasaje.

La planilla en que conste el informe, no obstante puede contener otra información adicional, se deberá configurar de acuerdo a los siguientes ítems mínimos:

1. Informe mensual de millas institucionales generadas por los viajes de los funcionarios y contratados a honorarios, para efectos de gestionar canje de millas.

1. Otros Informes relevantes para la gestión que proponga el Oferente .

9.1.11.  Encargado del Contrato

El Adjudicatario designará por escrito y dentro de los 15 días corridos contados desde la fecha de suscripción del contrato, a la persona que actuará como “Encargado del Contrato”, como a su reemplazante, en caso de ausencia. Esta persona será quien represente al Adjudicatario, de manera permanente, ante la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, por lo que deberá estar siempre disponible para una comunicación rápida y fluida con los funcionarios de la División de Operaciones de la Subsecretaría.

9.1.12.   MODALIDAD DE LA UTILIZACIÓN DEL CONTRATO

Se hace presente que la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales utilizará el servicio de acuerdo con sus necesidades específicas, no adquiriendo el adjudicatario exclusividad en la prestación del servicio a esta Subsecretaría.

Por lo tanto, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales quedará facultada para recurrir a otro proveedor si la tarifa o las condiciones de vuelo publicadas por la línea aérea e informadas por la Agencia resultan más gravosas para la Subsecretaría, que aquellas informadas por el otro proveedor o el Adjudicatario no puede cumplir definitivamente con la entrega de los itinerarios dentro del plazo establecido en la respectiva solicitud.

Lo anterior, en ningún caso, será considerado como una infracción de contrato por parte de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, ni generará ningún tipo de responsabilidad ni obligación de indemnizar al Adjudicatario de este proceso de licitación.

Asimismo, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales no estará obligada a utilizar la totalidad del monto estimado, ya que los servicios se irán solicitando al Adjudicatario de acuerdo con las necesidades que se presenten durante la vigencia del contrato.

9.1.13. CONTENIDO DE LA PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA

La propuesta técnica y económica deberá ser presentada por medios electrónicos mediante el portal www.mercadopublico.cl y contener lo siguiente:

ANEXO N° 1: Formulario Datos del Oferente

Se debe entregar la información requerida en el Anexo N° 1 definida como obligatoria, los campos opcionales podrán omitirse. Si la información requerida en el Anexo N° 1 se encuentra disponible en el Registro de Proveedores del Estado “ChileProveedores”, se considerará como presentada por el oferente.

ANEXO N° 2: Formulario Oferta Económica

Los oferentes deberán completar el Anexo N°2, señalando en forma escrita en dólares de los Estados Unidos de América, deberá indicar el monto de los FEE que cobrará la Agencia a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, por:  compra de pasajes aéreos en Rutas Nacionales, en Rutas Sudamérica o Continental; por Rutas Resto del Mundo o Intercontinental; por Canje de Pasaje;  por reemisión de Pasaje;  por Devolución de Pasaje emitido; por Canje de Millaje institucional (Formato en Anexo N°2, I “Monto Fee”); y por Grupo (10 personas o mas).

Además deberá indicar, como parte de la Propuesta Económica, los porcentajes de descuento que la Agencia aplicará a pasajes clase ejecutiva (business class o premium economy) y a clase económica (economy class), sobre el valor final de cada tipo de pasaje (Formato en Anexo N°2, II “Descuento Sobre valor Pasaje”).

ANEXO N° 3: Formulario Oferta Técnica

Presentación escrita de acuerdo al Anexo Nº 3. La propuesta deberá considerar los siguientes ítems:

Ítem N°1. Descripción del Servicio Requerido: El oferente debe describir al menos, los siguientes elementos que componen su oferta (formato libre): atención personalizada, cotización y reserva, restricciones de cada alternativa, retomar reservas en forma continua, dar alerta oportuna antes del vencimiento de cada pasaje no volado, informar en las cotizaciones sobre descuentos de convenios con líneas aéreas, administrar y aplicar los convenios de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales con aerolíneas, según lo descrito en el numeral 9.1.4., terminal GDS SABRE o equivalente, contar con un sistema de aprobación de emisión de ticket o pasaje on-line, informes de gestión de pasajes (sistema informático), sistema telefónico, horarios de la prestación de los servicios, servicio de emergencia 24/7, e indicar procedimiento y servicio en aeropuerto Arturo Merino Benítez A, describir en detalle el Sistema online plataforma de disponibilidad de vuelos, rutas y horarios.

Ítem N°2. Tiempos de respuesta: Señalar los plazos de la información en el caso de solicitudes regulares y urgencias, que no podrán superar las 4 y 2 horas, respectivamente. Las ofertas que no cumplan con este punto no serán evaluadas. Además, deberá describir (formato libre) los procedimientos excepcionales - urgencias en horario inhábil.

Ítem N°3. Experiencia del Oferente: Señalar un listado con un máximo de cinco (5) clientes corporativos en la prestación de servicios similares a los licitados, correspondiente a los años 2017, 2018, 2019 y 2020. Dichos clientes corporativos, deberán tener una facturación con el oferente por venta de pasajes aéreos nacionales e internacionales u otros servicios similares del rubro, por una suma total anual e individual igual o superior a $500.000.000.- (quinientos millones de pesos). Cada prestación de servicios deberá ser acreditada mediante la presentación de alguno de los siguientes documentos: una copia íntegra del contrato respectivo, o bien, de una carta emitida por el respectivo Cliente. Estos documentos deben contener, a lo menos, la siguiente información: nombre del cliente, año de ejecución, monto y una breve descripción del mismo. No se evaluará aquella información que no haya sido respaldada mediante la documentación solicitada. Sin embargo, en el caso que los servicios hayan sido prestados a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales (o a DIRECON RUT: 70.020.190-2), no será necesario que se adjunten documentos de acreditación. En el evento de que se incluyan más de cinco (5) servicios similares al solicitado, la Subsecretaría sólo evaluará los primeros cinco (5) incluidos en el listado del numeral III. “Experiencia Oferente”, del Anexo Nº 3 “Formulario Oferta Técnica”.

Ítem N°4. Experiencia del Personal de la Agencia Asignado a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales: Indicar el nombre, los años de experiencia en el rubro y la formación técnica o profesional del Supervisor de los dos (2) Ejecutivos Senior de venta exclusivos asignados para responder a las solicitudes de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, del Ejecutivo Senior Adicional en periodos de alta demanda (inciso final del acápite 9.1.7) y del Program Manager. Para cada caso, el oferente deberá adjuntar a su propuesta el Currículum Vitae (formato libre), con copia simple de los certificados que acrediten la formación técnica o profesional con la que cuenten (Formato en Anexo N°3, IV “Personal de la Agencia Asignado a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales”).

9.2.- REGULACIÓN DE LA LICITACIÓN

La presente licitación se regirá en todo momento por lo dispuesto en la ley 19.886, su reglamento y las presentes Bases, las cuales son obligatorias para los que participen en la licitación y se entenderá que son aceptadas por el sólo hecho de formular una oferta.

Los derechos y obligaciones del adjudicatario se regirán por los siguientes documentos, los cuales forman un todo integrado y armónico, sin perjuicio de la preeminencia de las presentes Bases en su interpretación:

9.3.- PLAZOS

Los participantes deberán dar cumplimiento a los plazos que se establecen en estas Bases. Para los efectos de la presente Licitación, salvo que se disponga expresamente otra cosa, los plazos se entenderán de días corridos. Si el plazo vence en día sábado, domingo o festivo, se entenderá automáticamente prorrogado hasta el día hábil siguiente, sin necesidad de comunicación o resolución alguna.

9.4.- DOMICILIO DE LOS OFERENTES

Toda controversia que se suscite entre la aprobación de las Bases de Licitación y su adjudicación será sometida a conocimiento del Tribunal de Contratación Pública.

Quienes presenten ofertas en esta licitación, deberán, para los efectos del cumplimiento de las obligaciones del contrato, fijar su domicilio en la ciudad y comuna de Santiago, y se someterán a la jurisdicción de sus Tribunales Ordinarios de Justicia, lo que quedará establecido en el convenio correspondiente con el Adjudicatario de la contratación.

9.5.- VIGENCIA DE LAS PROPUESTAS

Desde la fecha de cierre del plazo para presentar las ofertas, los proponentes quedarán obligados a mantener vigentes e invariables sus propuestas técnica - económicas por un plazo de sesenta (60).

9.6.- COSTO DE PRESENTACION DE LA OFERTA

Los costos relacionados con la elaboración y presentación de las ofertas serán de cargo exclusivo de cada oferente, no asistiéndole a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales responsabilidad alguna en tal materia, cualquiera sea el resultado de la licitación.

9.7.- ACLARACIONES

Los interesados en participar en la presente licitación podrán formular consultas y solicitar aclaraciones dentro de los plazos señalados en el numeral 3. “Etapas y Plazos”, de las presentes Bases. Las preguntas deberán formularse a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales pondrá las referidas preguntas y sus respuestas en conocimiento de todos los interesados, a través de su publicación en el Sistema de Información (www.mercadopublico.cl), sin indicar el autor de las preguntas, dentro del plazo señalado en el referido numeral 3. “Etapas y Plazos”.

9.8.- MODIFICACIONES A LAS BASES

La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá modificar las presentes Bases, ya sea por iniciativa propia o en atención a una aclaración solicitada por alguno de los oferentes. En caso de realizarse una modificación antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas, dicho plazo deberá ampliarse en no menos de 5 días, con el objeto de que los Proveedores interesados puedan conocer las modificaciones hechas y adecuar su oferta.

Las modificaciones que se lleven a cabo, serán informadas a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). Estas modificaciones formarán parte integral de las bases y serán aprobadas por resolución de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales.

9.9.- PRESENTACIÓN OFERTA TÉCNICA Y ECONÓMICA

Las únicas ofertas válidas serán las presentadas a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). No se aceptarán ofertas que se presenten por un medio distinto al establecido en estas Bases. Será responsabilidad de los Oferentes adoptar las precauciones necesarias para ingresar oportuna y adecuadamente sus ofertas.

De acuerdo a lo anterior y en relación a la presentación de las ofertas, los proponentes deberán tener presente que sólo se considerarán las ofertas realizadas en los Formularios dispuestos por la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, en idioma español y sólo aquellas ofertas de los proponentes enviadas oportunamente.

Deberá completar la Ficha Electrónica de la Oferta, indicando las Condiciones Generales de la Oferta allí requeridas. Respecto de la oferta económica, la propuesta deberá indicarse en dólares, con todos los impuestos incluidos. Para estos efectos los oferentes deberán realizar lo siguiente:

1. Habiendo ingresado al Sistema de Información (www.mercadopublico.cl) y tras digitar el “Usuario” y “Clave”, en el “Escritorio”, buscar por Número de Adquisición, con el ID 1153625-1-LP21. Presionar el Botón “Buscar”.
2. Se desplegará una página, en la cual se señala: “Se encontró 1 resultado para su búsqueda”.  Hacer click sobre “Ofertar” y luego clickear sobre “Ingresar Nueva Oferta”
3. Se abrirá una página con el Paso 1: “Completar Nombre de la Oferta”. Completar el nombre de la oferta y una breve descripción de ella. Luego, presionar sobre el Botón “Siguiente”.
4. Paso 2: “Completar oferta económica”, en el campo dispuesto para precio, ingresar un valor de referencia, de 1 dólar, que no será evaluado, ya que su oferta económica quedará plasmada en el Anexo N° 2 denominado Formulario de Oferta Económica. Luego, presionar sobre el botón “siguiente”.
5. Paso 3: “Ingresar Documentación Anexa”, Proceder a ingresar la totalidad de los anexos solicitados en las bases: Anexo N° 1 “Formulario Datos del Oferente”, Anexo N° 2 “Formulario Oferta Económica” y Anexo N° 3 “Formulario Oferta Técnica”. Una vez completada la carga de los anexos, presionar el Botón “Siguiente”.
6. Paso 4: “Confirmar e ingresar oferta”, deberá confirmar el ingreso de su propuesta. Una vez presionado el botón “Ingresar Oferta” se desplegará un comprobante de ingreso, pudiendo imprimir y finalizar el proceso.

9.10.- APERTURA

La apertura se efectuará a través del “Sistema de Información”, en un solo acto, por un funcionario de la División de Adquisiciones y Servicios, otro de la División de Operaciones y un abogado de la Dirección de Asuntos Jurídicos, todos de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales.

El funcionario de la División Adquisiciones y Servicios que asista al acto de apertura, extenderá un Acta en que dejará constancia de los nombres de los funcionarios asistentes, fecha y hora de inicio y cierre del acto de apertura y sus circunstancias, la individualización de los Oferentes con el nombre o razón social y rol único tributario, los antecedentes de las ofertas y demás documentos recibidos según los requerimientos de las Bases de Licitación. Esta acta será publicada para conocimiento de los participantes.

Si por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, no se pudiere realizar la Apertura Electrónica de las Ofertas, oportuna y electrónicamente ingresadas, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá fijar nueva fecha y hora para la realización de dicho acto.

La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales declarará inadmisible cualquiera de las ofertas presentadas que no cumpla con alguno de los requisitos mínimos establecidos en el numeral 4.- “Antecedentes para incluir en la oferta”.

9.11.- PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE OFERTAS

La evaluación de las ofertas será realizada en una etapa. Sólo se evaluarán aquellas ofertas que cumplan con los requisitos mínimos para ofertar.

La evaluación será realizada por una Comisión Evaluadora integrada por cinco (5) funcionarios: dos de la División de Operaciones, uno del Gabinete, uno de la División de Servicios y Economía Digital y uno de la División de Asia y Oceanía, todos de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales. Los integrantes de la Comisión evaluarán en conjunto las propuestas.

Serán funciones de la Comisión Evaluadora, las siguientes:

En caso de solicitar aclaraciones los oferentes para responder deberán seguir los siguientes pasos:

1. Paso 1, habiendo ingresado al Sistema de Información (www.mercadopublico.cl) y tras digitar el “Usuario” y “Clave”; En el “Escritorio”, hacer clic en “Búsqueda de Licitaciones para Ofertar”, buscar por Número de Adquisición, con el ID 1153625-1-LP21. Presionar el Botón “Buscar”.
2. Paso 2, seleccionar la opción ofertas en la columna “Acciones”.
3. Paso 3, en opciones seleccionar “Foro Inverso”.
4. Paso 4, ingresar la respuesta a la consulta y anexar la documentación requerida, en caso de solicitarse, y finalmente enviarla.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN:

La evaluación de las ofertas se realizará sobre la base de los siguientes criterios y puntajes:

Propuesta Técnica – 70%

Propuesta Económica – 30%

A. EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA TÉCNICA

El puntaje de la Propuesta Técnica de cada oferente, se obtendrá de la suma de los puntajes parciales obtenidos en cada uno de los factores de evaluación considerados. El máximo puntaje a obtener en la evaluación de la Propuesta Técnica es de cien (100) puntos.

A.1. Evaluación del criterio Tiempo de respuesta. (Anexo 3, formulario II) (60 puntos)

Este factor se evaluará en base a los tiempos de respuesta que indique el oferente en su propuesta, para atender los requerimientos de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales según los respectivos itinerarios. El tiempo de respuesta en horas hábiles o corridas, según corresponda, se contará desde el acuse de recibo de la solicitud de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales por parte del Adjudicatario o directamente con el envío de las alternativas cotizadas. Para estos efectos, aplicarán las siguientes tablas de puntajes:

i) Itinerario nacional o internacional simple (20 puntos).

ii) Itinerario internacional complejo (20 puntos).

iii) Solicitudes urgentes para Itinerario nacional o internacional simple o complejo (10 puntos).

1. Solicitudes urgentes para reemisiones o emisiones   (10 puntos).

Para efectos de las presentes bases, son horas hábiles las que transcurren entre los días lunes y viernes, excepto feriados, de 8:30 a 19:00 horas. En caso que las horas hábiles de un determinado tiempo de respuesta no alcancen a transcurrir en un mismo día, el tiempo restante comenzará a contabilizarse el día hábil siguiente, en horario hábil. Sin embargo, tratándose de solicitudes urgentes los plazos son de horas corridas.  

A.2. Evaluación del criterio Experiencia y preparación técnica del Equipo de trabajo (30 pts.)

Para la evaluación de este criterio es necesario que cada oferente adjunte a su propuesta el Currículum Vitae (formato libre) de: i) Supervisor a cargo de la cuenta la Subsecretaría, ii) Tres Ejecutivos Senior de Venta Exclusivos y iii) Program Manager, con copia simple de los certificados que acrediten su preparación técnica o profesional.

La evaluación de este criterio tomará en cuenta factores académicos y experiencia:

i) Del Supervisor a cargo de la cuenta

Este factor reflejará la evaluación de la información entregada por el oferente acerca de la persona que se asignará como Supervisor de la cuenta la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, como resultado de la suma del puntaje obtenido, de acuerdo a las siguientes dos tablas:

Experiencia Laboral:

Preparación Profesional o Técnica:

ii) De los tres Ejecutivos Senior de Ventas Exclusivos

Se evaluarán los antecedentes de cada uno de los tres Ejecutivos Senior, en lo que respecta a su experiencia laboral y profesional y/o técnica, de acuerdo a las dos tablas que se indican a continuación. Se sumarán los resultados individuales obtenidos por cada ejecutivo y el puntaje final será el promedio que resulte de dividir dicha sumatoria por tres.

Experiencia Laboral:

Preparación Profesional o Técnica:

iii)          Del Program Manager

Este factor reflejará la evaluación de la información entregada por el oferente acerca de la persona que se asignará como Program Manager, según la nota final que resulte de la suma del puntaje obtenido de acuerdo a cada una de las dos tablas siguientes.

Experiencia Laboral:

Preparación Profesional o Técnica:

A.4. Evaluación del criterio Experiencia de la Agencia (5 pts.)

Para la evaluación de este criterio, se considerará la experiencia de la Agencia en la prestación de servicios similares a los licitados, con cinco (5) clientes corporativos, relevantes, durante los años 2017, 2018, 2019 y 2020. Dichos clientes deberán tener una facturación con el oferente por venta de pasajes aéreos nacionales e internacionales, reservas de hoteles u otros servicios similares del rubro, por una suma anual e individual igual o superior a $500.000.000.- (quinientos millones de pesos), debidamente acreditada.

Serán consideradas para la evaluación no más de 5 prestaciones similares.

Para contabilizar las prestaciones indicadas por el oferente, cada prestación de servicios deberá ser acreditada mediante la presentación de alguno de los siguientes documentos: una copia íntegra del contrato respectivo, o bien, de una carta emitida por el respectivo Cliente. Estos documentos deben contener, a lo menos, la siguiente información: nombre del cliente, año de ejecución, monto y una breve descripción del mismo. Sin embargo, en el caso que los servicios hayan sido prestados a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales (o DIRECON RUT N° 70.020.190-2), no será necesario que se adjunten documentos de acreditación.

Para la evaluación de este criterio, se aplicará el siguiente cuadro:

A.5. Evaluación del criterio Cumplimiento de Documentación (5 pts.)

La evaluación de este factor se realizará en base a si la totalidad de los antecedentes fueron o no entregados por el oferente al momento de la apertura.

B.   EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA (30%):

B.1 Montos de los FEE (75 pts.)

Para la evaluación de este factor, se tendrá en cuenta la nota promedio de los costos de los fee que el oferente cobre por la emisión, canje de pasajes y reemisión de pasajes, devolución de pasajes emitidos, canje de millaje institucional, fee por grupo de diez o más personas, que el oferente haya incluido en el número I, del Anexo N°2 de su propuesta, según el siguiente promedio ponderado:

Nota oferente = Nota Fee Nacional x 10% + Nota Fee Sudamérica o Continental x 10% + Nota Fee Resto del Mundo o Intercontinental x 15% + Nota Fee por Canje de Pasaje x 5% + Nota Fee por Reemisión x 15% + Nota Fee por Devolución x 5% + Nota Fee por Canje de Millaje institucional x 5% + Nota Fee por Grupo de diez o más personas x 10%

El puntaje de cada oferente, por cada concepto de Fee se calculará aplicando la siguiente fórmula:

Nota Oferente:           Valor Fee de la oferta de menor Fee    x  75

                                Valor Fee de la oferta que se analiza

B.2. Porcentaje de Descuento en Valor de Pasajes Clase Ejecutiva y Pasajes Clase Económica (25 pts.)

Para la evaluación de este factor se considerará el porcentaje de descuento indicado por el oferente en su propuesta económica, en el Anexo N°2, II “Descuento sobre Valor Pasaje”. El puntaje de cada oferente por cada concepto de descuento, se calculará aplicando la siguiente tabla:

Clase Ejecutiva: (business class o premium economy)

Clase Turista: (economy class)

El máximo puntaje a obtener en la evaluación de la Propuesta Económica es de cien (100) puntos.

Nota Final (Evaluación Técnica y Económica)

La oferta mejor evaluada será aquella que obtenga el mayor puntaje que resulte de la suma ponderada en la Propuesta Técnica y en la Propuesta Económica, esto es:

                             PF  =  0,7 x PT  +  0,3 x PE

Dónde:

           PF: puntaje final

           PT: puntaje de la Propuesta Técnica

           PE: puntaje de la Propuesta Económica

En caso que dos o más oferentes obtuvieren el mismo puntaje final, se aplicarán los siguientes criterios de desempate, en orden de precedencia, si es que éste persistiere:

9.12.- ADJUDICACIÓN

Terminada la evaluación, y en la medida que sea conveniente para los intereses del Servicio, se aceptará la oferta más ventajosa, considerando los criterios de evaluación con sus correspondientes puntajes y ponderaciones establecidos en estas Bases. En el caso que la oferta que obtenga la más alta puntuación final no se considere conveniente para los intereses del Servicio, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá declarar desierta la licitación.

La adjudicación se efectuará a través de una resolución fundada que será publicada en www.mercadopublico.cl, una vez que se encuentre totalmente tramitada, la que incluirá las declaraciones de inadmisibilidad correspondientes.

En caso que la adjudicación no se realice dentro del plazo señalado en el numeral 3. “Etapas y plazos”, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales informará en el Sistema de Información las razones que justifican el incumplimiento del plazo para adjudicar e indicará un nuevo plazo para la adjudicación.

La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá asimismo declarar desierta la licitación, cuando no se presenten ofertas o cuando éstas no resulten convenientes a sus intereses.

Dichas declaraciones se efectuarán por resolución fundada. Los proponentes cuyas ofertas hayan sido rechazadas no tendrán derecho a solicitar indemnización alguna por este hecho.

9.13.- DEJAR SIN EFECTO LA ADJUDICACIÓN

La adjudicación será dejada sin efecto por resolución fundada en los siguientes casos:

En tales casos la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá readjudicar la licitación al segundo proponente mejor evaluado, y así sucesivamente, conforme el orden de las propuestas consignado en el Acta de Evaluación, o declarar desierta la licitación si estima que el resto de las ofertas presentadas no resultan convenientes para los intereses del Servicio.

9.14.- CONDICIONES CONTRACTUALES

Dentro del plazo de quince (15) días hábiles contado desde la publicación de la resolución adjudicataria en el “Sistema de Información” (www.mercadopublico.cl) y siempre que el adjudicatario haya acompañado la documentación legal respectiva, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales elaborará y gestionará la firma del contrato por el oferente adjudicatario, debiendo éste devolverlo suscrito en un plazo no superior a cinco (5) días hábiles, contado desde la fecha en que se le solicite la suscripción. Si no se suscribiera dentro de este término, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá dejar sin efecto el acto administrativo en virtud del cual se adjudicó al proveedor. En tal caso, se hará efectivo el documento de garantía de seriedad de la oferta, a favor de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales.

Conjuntamente con la devolución del contrato firmado y la correspondiente Declaración Jurada, el Adjudicatario deberá entregar el documento de garantía de fiel y oportuno cumplimiento del mismo, que además asegurará el pago de las obligaciones laborales y sociales.

Para la elaboración del contrato, el adjudicatario deberá remitir a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales los siguientes Antecedentes Legales:

1.- En caso de que el adjudicatario sea una Persona Natural (chilena o extranjera):