9.1.1. ANTEDECENTES GENERALES
La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales es el órgano de colaboración inmediata del Ministro de Relaciones Exteriores en materia de relaciones económicas internacionales, que tiene como fin ejecutar y coordinar la política de Gobierno en esa materia, la defensa de los intereses de Chile en foros multilaterales y la negociación e implementación de la red de tratados de libre comercio, entre otras materias.
En ese contexto, el personal de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales y otras personas autorizadas y comisionadas por esta Subsecretaría, deben realizar viajes internacionales, para dar cumplimiento a sus objetivos, estrategias y políticas.
9.1.2. OBJETO DE LA LICITACIÓN
La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales requiere contratar una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, que provea de los servicios de asistencia en viajes internacionales para todos (as) los (as) funcionarios (as) de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales hacia y desde el exterior como también para otras personas comisionadas y autorizadas especialmente por esta Subsecretaría.
La contratación comenzará a regir una vez que se encuentre totalmente tramitada la resolución que apruebe el contrato suscrito por las partes.
9.1.3. MODALIDAD DE UTILIZACIÓN DEL CONTRATO
La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales utilizará los servicios contratados de acuerdo con sus necesidades específicas y el Adjudicatario no adquirirá la exclusividad en la prestación del servicio a esta Subsecretaría.
Asimismo, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales no estará obligada a ejecutar la totalidad del monto presupuestado con el Oferente contratado, ya que solicitará los servicios de acuerdo con las necesidades que se presenten durante la vigencia del contrato.
9.1.4. REQUERIMIENTOS
El servicio de asistencia en viajes internacionales requerido deberá contar como mínimo con las siguientes coberturas:
a) Asistencia médica, gastos de hotel y de traslados producidos por Covid 19, con cobertura mínima de US$50.000.-
b) Asistencia médica en caso de accidente, con una cobertura mínima de US$50.000.-
c) Asistencia médica en caso de enfermedades no preexistentes, con una cobertura mínima de US$ 50.000.-
d) Asistencia médica en caso de enfermedades preexistentes, con una cobertura mínima de US$500.-
e) Hospitalización y provisión de medicamentos, con una cobertura mínima de US$ 1.500.-
f) Asistencia odontológica de urgencia, con una cobertura mínima de US$ 500.-
g) Gastos de hotel por convalecencia, con una cobertura mínima de US$ 800.-
h) Compensación por pérdida de equipaje, con una cobertura mínima de US$ 500.-
i) Gastos por demora de equipaje, con una cobertura mínima de US$500.-
j) Arriendo de notebook, con una cobertura mínima de US$200.-
k) Gastos por vuelo demorado más de 6 horas, con una cobertura mínima de US$100.-
l) Transferencia de fondos.
m) Gastos de pasajes y hotel para que viaje un familiar en caso de fallecimiento del pasajero.
n) Traslados y repatriación sanitaria y funeraria.
- o) Cobertura en los cinco continentes.
p) Asistencia las 24 horas los 365 días del año.
9.1.5. COBERTURAS ADICIONALES
Las coberturas adicionales ofrecidas deben tener directa relación a los requerimientos indicados en el punto 9.1.4. precedente y tienen que ir en directo beneficio del asegurado, debiendo ser señaladas en el Anexo N°3, ítem III de las presentes Bases de Licitación.
9.1.6. PROCEDIMIENTO
El procedimiento para el servicio de asistencia en viajes internacionales deberá contemplar lo siguiente:
a) Se deberá emitir el voucher del seguro de forma simultánea a la solicitud de emisión de ticket aéreo, para ello la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales informará a la empresa de seguros, a través de un correo electrónico donde se indicará si la solicitud es de carácter urgente (en caso de no indicarse se considerará una solicitud regular), con la siguiente información:
Información del viaje:
- Fecha de inicio.
- Fecha de regreso.
- Ciudad de origen.
- Ciudad de destino.
Información del Pasajero (a):
- Nombre y Apellido.
- Fecha de Nacimiento.
- Pasaporte o Rut.
- Teléfono.
- Nombre y teléfono de contacto de emergencia.
b) Una vez recibida la información, la empresa aseguradora enviará por la misma vía, el voucher adjunto para ser entregado al pasajero. Dicho voucher contemplará los siguientes datos:
- Información del viaje.
- Información del pasajero(a).
- N° de voucher.
- Teléfono para activar el seguro (en caso de una emergencia).
- Cuadro de coberturas.
El plazo máximo de envío de esta información, para solicitudes regulares, no podrá ser superior a 6 horas (en horario hábil e inhábil) y en el caso de urgencias no podrá ser superior a 2 horas (en horario hábil e inhábil). En tanto que, el plazo de resolución de solicitudes de reembolso no podrá exceder los 30 días corridos desde que el (la) pasajero(a) ingresa el caso a la empresa aseguradora.
Además, se debe considerar que la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá solicitar la extensión del número de días de seguro por cambio de itinerario, lo que deberá ser gestionado a la mayor brevedad por el Adjudicatario.
El Adjudicatario deberá enviar, dentro de los dos primeros días hábiles del mes siguiente, el detalle de las solicitudes requeridas para que la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales pueda contrastar la información y de esa manera emita la Orden de Compra correspondiente.
9.1.7. CONTENIDO DE LA PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA
La propuesta técnica y económica deberá ser presentada por medios electrónicos mediante el portal www.mercadopublico.cl y contener lo siguiente:
ANEXO N°1: Formulario Datos del Oferente
Se debe entregar la información requerida en el Anexo N°1 definida como obligatoria, los campos opcionales podrán omitirse. Si la información requerida en el Anexo N°1 se encuentra disponible en el Registro de Proveedores del Estado “ChileProveedores”, se considerará como presentada por el oferente.
ANEXO N°2: Formulario Oferta Económica
Los oferentes deberán completar Anexo N°2, señalando en forma escrita en dólares de los Estados Unidos de América el costo por el servicio de asistencia de viajes internacionales para una persona por día, donde se deberá incluir impuestos y costos asociados.
ANEXO N°3: Formulario Oferta Técnica
Presentación escrita de acuerdo con el Anexo Nº3. La propuesta deberá considerar los siguientes ítems:
Ítem N°1. Plazos de Información y Resolución: Señalar los plazos de la información en el caso de solicitudes regulares y urgencias, que en ningún caso podrán superar las 6 y 2 horas, respectivamente, en horario hábil e inhábil. Informar los plazos de resolución para las solicitudes de reembolsos en un plazo no mayor a 30 días corridos desde que el (la) pasajero (a) ingresa el caso a la empresa aseguradora. Las ofertas que no cumplan con este punto no serán evaluadas.
Ítem N°2. Coberturas: Señalar las coberturas que se incluyen en el servicio de asistencia en viajes internacionales contenidas en el listado de requerimientos mínimos. Las ofertas que no cumplan con alguno de estos requerimientos no serán evaluadas.
Ítem N°3. Coberturas Adicionales: Señalar los aspectos de cobertura adicionales ofrecidos que se incluyen en el servicio de asistencia en viajes internacionales.
Ítem N°4. Experiencia: Señalar un listado con un máximo de seis (6) prestaciones de servicios similares al solicitado en la presente Licitación (servicio de asistencia en viajes internacionales), prestados por el oferente durante los años 2019, 2020, 2021 y/o 2022. Cada prestación de servicios deberá ser acreditada mediante la presentación de alguno de los siguientes documentos: copia de factura, copia de orden de compra (donde conste la aceptación del servicio), una copia íntegra del contrato respectivo, o bien, de una carta emitida por el respectivo Cliente. Estos documentos deben contener, a lo menos, la siguiente información: nombre del cliente, año de ejecución, monto y una breve descripción del servicio. En el caso que los servicios hayan sido prestados a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales o a la exDIRECON, como antecesora legal, no será necesario que se adjunten documentos de acreditación. En el evento que se incluyan más de seis (6) servicios similares al solicitado, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales sólo evaluará los primeros seis (6) incluidos en el listado del numeral IV. “Experiencia Oferente”, del Anexo Nº3 “Formulario Oferta Técnica”.
9.2.- REGULACIÓN DE LA LICITACIÓN
La presente licitación se regirá en todo momento por lo dispuesto en la Ley N°19.886, su reglamento y las presentes Bases, las cuales son obligatorias para los que participen en la licitación y se entenderá que son aceptadas por el sólo hecho de formular una oferta.
Los derechos y obligaciones del Adjudicatario se regirán por los siguientes documentos, los cuales forman un todo integrado y armónico, sin perjuicio de la preeminencia de las presentes Bases en su interpretación:
ü Ley N°19.886 y su reglamento.
ü Bases, sus Anexos, Aclaraciones, Respuestas y Modificaciones a las Bases si las hubiere.
ü Contrato que suscriba la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales con el Adjudicatario.
ü Oferta del Adjudicatario y aclaraciones a la misma.
ü Órdenes de Compra que emita la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales.
9.3.- PLAZOS
Los (as) participantes deberán dar cumplimiento a los plazos que se establecen en estas Bases. Para los efectos de la presente Licitación, salvo que se disponga expresamente otra cosa, los plazos se entenderán de días hábiles. Si el plazo vence en sábado, domingo o festivo, se entenderá automáticamente prorrogado hasta el día hábil siguiente sin necesidad de comunicación o resolución alguna.
9.4.- DOMICILIO DE LOS OFERENTES
Toda controversia que se suscite entre la aprobación de las Bases de Licitación y su adjudicación será sometida a conocimiento del Tribunal de Contratación Pública.
Quienes presenten ofertas en esta licitación, deberán, para los efectos del cumplimiento de las obligaciones del contrato, fijar su domicilio en la ciudad y comuna de Santiago, y se someterán a la jurisdicción de sus Tribunales Ordinarios de Justicia, lo que quedará establecido en el convenio correspondiente con el Adjudicatario de la contratación.
9.5.- VIGENCIA DE LAS PROPUESTAS
Desde la fecha de cierre del plazo para presentar las ofertas, los proponentes quedarán obligados a mantener vigentes e invariables sus propuestas técnica - económicas por un plazo de sesenta (60) días.
9.6.- COSTO DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
Los costos relacionados con la elaboración y presentación de las ofertas serán de cargo exclusivo de cada oferente, no asistiéndole a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales responsabilidad alguna en tal materia, cualquiera sea el resultado de la licitación.
9.7.- ACLARACIONES
Los interesados en participar en la presente licitación podrán formular consultas y solicitar aclaraciones dentro de los plazos señalados en el numeral 3. “Etapas y Plazos”, de las presentes Bases. Las preguntas deberán formularse a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales pondrá las referidas preguntas y sus respuestas en conocimiento de todos los interesados, a través de su publicación en el Sistema de Información (www.mercadopublico.cl), sin indicar el autor de las preguntas, dentro del plazo señalado en el referido numeral 3. “Etapas y Plazos”.
9.8.- MODIFICACIONES A LAS BASES
La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá modificar las presentes Bases, ya sea por iniciativa propia o en atención a una aclaración solicitada por alguno de los oferentes. En caso de realizarse una modificación antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas, dicho plazo deberá ampliarse en no menos de 5 días, con el objeto de que los Proveedores interesados puedan conocer las modificaciones hechas y adecuar su oferta.
Las modificaciones que se lleven a cabo serán informadas a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). Estas modificaciones formarán parte integral de las bases y serán aprobadas por resolución de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales.
9.9.- PRESENTACIÓN OFERTA TÉCNICA Y ECONÓMICA
Las únicas ofertas válidas serán las presentadas a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). No se aceptarán ofertas que se presenten por un medio distinto al establecido en estas Bases. Será responsabilidad de los Oferentes adoptar las precauciones necesarias para ingresar oportuna y adecuadamente sus ofertas.
De acuerdo con lo anterior y en relación con la presentación de las ofertas, los proponentes deberán tener presente que sólo se considerarán las ofertas realizadas en los Formularios dispuestos por la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, en idioma español y sólo aquellas ofertas de las proponentes enviadas oportunamente.
Deberá completar la Ficha Electrónica de la Oferta, indicando las Condiciones Generales de la Oferta allí requeridas. Respecto del precio, la propuesta deberá indicarse en dólares de los Estados Unidos de América, con todos los impuestos incluidos. Para estos efectos los oferentes deberán realizar lo siguiente:
ü Habiendo ingresado al Sistema de Información (www.mercadopublico.cl) y tras digitar el “Usuario” y “Clave”, en el “Escritorio”, buscar por Número de Adquisición, con el ID 1153625-2-LE23. Presionar el Botón “Buscar”.
ü Se desplegará una página, en la cual se señala: “Se encontró 1 resultado para su búsqueda”. Hacer click sobre “Ofertar” y luego clickear sobre “Ingresar Nueva Oferta”
ü Se abrirá una página con el Paso 1: “Completar Nombre de la Oferta”. Completar el nombre de la oferta y una breve descripción de ella. Luego, presionar sobre el Botón “Siguiente”.
ü Paso 2: “Completar oferta económica”, en el campo dispuesto para precio, ingresar un valor de referencia, que no será evaluado, ya que su oferta económica quedará plasmada en el Anexo N° 2 denominado Formulario de Oferta Económica. Luego, presionar sobre el botón “siguiente”.
ü Paso 3: “Ingresar Documentación Anexa”, Proceder a ingresar la totalidad de los anexos solicitados en las bases: Anexo N° 1 “Formulario Datos del Oferente”, Anexo N° 2 “Formulario Oferta Económica”, Anexo N° 3 “Formulario Oferta Técnica” y Anexo N°4 “Declaración Jurada2. Una vez completada la carga de los anexos, presionar el Botón “Siguiente”.
ü Paso 4: “Confirmar e ingresar oferta”, deberá confirmar el ingreso de su propuesta. Una vez presionado el botón “Ingresar Oferta” se desplegará un comprobante de ingreso, pudiendo imprimir y finalizar el proceso.
9.10.- APERTURA
La apertura se efectuará a través del “Sistema de Información”, en un solo acto, por un funcionario de la División Adquisiciones y Servicios, un funcionario de la División de Operaciones y un abogado de la Dirección de Asuntos Jurídicos, todos de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales.
El funcionario de la División de Adquisiciones y Servicios de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales que asista al acto de apertura extenderá un Acta, en que dejará constancia de sus nombres, fecha y hora de inicio y cierre del acto de apertura y sus circunstancias, la individualización de los Oferentes con el nombre o razón social y rol único tributario, los antecedentes de las ofertas, las Garantías de Seriedad de la Oferta y demás documentos recibidos según los requerimientos de las Bases de Licitación. Esta acta será publicada para conocimiento de los participantes.
Si por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, no se pudiere realizar la Apertura Electrónica de las Ofertas, oportuna y electrónicamente ingresadas, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá fijar nueva fecha y hora para la realización de dicho acto.
La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales declarará inadmisible cualquiera de las ofertas presentadas que no cumpla con alguno de los requisitos mínimos establecidos en el acápite 4.- “Antecedentes para incluir en la oferta”.
9.11.- PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE OFERTAS
La evaluación de las ofertas será realizada en una etapa.
La evaluación será realizada por una Comisión Evaluadora integrada por la Jefa de División de Operaciones, la Jefa del Departamento de Viajes Institucionales y un funcionario del Departamento de Viajes Institucionales. Los integrantes de la Comisión evaluarán en conjunto las propuestas.
Serán funciones de la Comisión Evaluadora, las siguientes:
-Evaluar las Ofertas Técnicas y Económicas presentadas, realizando las verificaciones respectivas cuando corresponda.
-Resolver si las ofertas presentadas por cada proponente se ajustan a las especificaciones que forman parte de las Bases de Licitación. En caso de que ello no ocurra, deberá rechazar la propuesta sin evaluarla.
-Solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales, siempre y cuando las rectificaciones de dichos vicios u omisiones no les confieran a esos oferentes una situación de privilegio respecto de los demás competidores, esto es, en tanto no se afecten los principios de estricta sujeción a las Bases y de igualdad de los oferentes, y se informe de dicha solicitud al resto de los oferentes a través del Sistema de Información.
-Elaborar un Acta de Evaluación en la que dejará constancia, por orden decreciente, de la puntuación obtenida por cada una de las propuestas evaluadas. Además, dejará constancia sobre cualquier hecho relacionado con el proceso de evaluación que le merezca comentar.
-La Comisión Evaluadora podrá durante la evaluación, a través de la División de Adquisiciones y Servicios solicitar aclaraciones a los oferentes respecto de sus respectivas propuestas. Los oferentes, tendrán un plazo máximo de 1 día hábil, para responder lo solicitado. La Comisión Evaluadora no considerará las respuestas recibidas una vez vencido dicho plazo. Asimismo, en caso de estimarlo necesario, la Comisión Evaluadora podrá solicitar a un oferente acreditar cualquier hecho contenido en su propuesta, debiendo éste acompañar los documentos requeridos dentro del plazo que se le indique.
En caso de solicitar aclaraciones los oferentes para responder deberán seguir los siguientes pasos:
-Paso 1, habiendo ingresado al Sistema de Información (www.mercadopublico.cl) y tras digitar el “Usuario” y “Clave”; En el “Escritorio”, hacer clic en “Búsqueda de Licitaciones para Ofertar”, buscar por Número de Adquisición, con el ID 1153625-2-LE23. Presionar el Botón “Buscar”.
-Paso 2, seleccionar la opción ofertas en la columna “Acciones”.
-Paso 3, en opciones seleccionar “Foro Inverso”.
-Paso 4, ingresar la respuesta a la consulta y anexar la documentación requerida, en caso de solicitarse, y finalmente enviarla.
CRITERIOS DE EVALUACIÓN:
La evaluación de las ofertas se realizará sobre la base de los siguientes criterios y ponderaciones respectivas:
a) Precio por persona por día: 50%
b) Plazos de información y resolución: 30%
c) Experiencia del oferente: 10%
d) Coberturas adicionales: 10%
a) Evaluación del criterio Precio por persona por día (50%):
Para la evaluación de este criterio, se tendrá en cuenta el precio ofrecido en la propuesta, de acuerdo con lo establecido en la Anexo N°2, Formulario de Oferta Económica, incluyendo impuestos y eventuales costos asociados.
La propuesta de menor valor económico de precio por día será calificada con el mayor puntaje asignado para este factor (nota 4) y las siguientes con un puntaje proporcional a dicha propuesta, de acuerdo con la siguiente fórmula:
Nota Oferente: Valor económico de la oferta de menor precio por día x 4
Valor económico de la oferta que se analiza
En el caso de que sea evaluado un solo oferente la Nota 4 corresponderá al precio presentado por el oferente evaluado.
b) Evaluación del criterio Plazos de información y resolución (30%):
La evaluación de este factor se realizará en base a la información proporcionada por el proponente en el Anexo N°3 “Formulario Oferta Técnica”: Numeral I.- 1. Plazos de Información, relacionada con el envío de la información en el caso de solicitudes regulares, 2. Plazos de Información, relacionada con el envío de la información en el caso de las urgencias, y 3. Plazos de Resolución, relacionado con resolver las solicitudes de reembolso en un tiempo determinado.
Para la evaluación de este criterio, se aplicará lo siguiente:
1. Plazos de envío de información para solicitudes regulares (10%)
2. Plazos de envío de información para solicitudes urgentes (10%)
3. Plazos de resolución de solicitudes de reembolso (10%)
Los plazos de cada oferta, se calculará de la siguiente forma:
La propuesta de menor Plazo de información y resolución será calificada con el mayor puntaje asignado para este factor (nota 4). Las siguientes ofertas serán calificadas con un puntaje proporcional a dicha propuesta, de acuerdo con la siguiente fórmula para cada uno de los 3 plazos solicitados:
Nota Oferente: Menor plazos de información y resolución x 4
Plazos de la oferta que se analiza
*El puntaje final para este criterio será el promedio simple de las notas obtenidas por el Subcriterio solicitudes regulares, el Subcriterio solicitudes urgentes y el Subcriterio de solicitudes de reembolso.
c) Evaluación del criterio Experiencia del Oferente (10%):
Para la evaluación de este criterio, se considerará la cantidad de servicios de asistencia en viajes internacionales, similares al Licitado, realizados por el oferente, durante los años 2019, 2020, 2021 y/o 2022, en base a la información proporcionada por el proponente en el Anexo N°3 “Formulario Oferta Técnica”: Numeral IV.- Experiencia del Oferente. No se contabilizarán más de 6 servicios para cada oferente.
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Clasificación
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Justificación
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Nota 4
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Acredita la realización de 6 servicios similares al licitado.
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Nota 3
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Acredita la realización de 4 ó 5 servicios similares al licitado.
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Nota 2
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Acredita la realización de 2 ó 3 servicios similares al licitado.
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Nota 1
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Acredita la realización de 1 servicio similar al licitado.
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Nota 0
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No se entrega información o no acredita la realización de servicios similares al licitado.
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d) Evaluación del criterio Coberturas adicionales (10%)
La evaluación de este factor se realizará en base a las Coberturas adicionales proporcionadas por el proponente en el Anexo N°3 “Formulario Oferta Técnica”: Numeral III.-
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Clasificación
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Justificación
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Nota 3
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La propuesta técnica incluye 3 o más coberturas adicionales.
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Nota 2
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La propuesta técnica incluye 2 coberturas adicionales.
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Nota 1
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La propuesta técnica incluye 1 cobertura adicional.
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Nota 0
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No se entrega información de servicios de coberturas adicionales.
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El resultado de la evaluación se obtendrá de la suma de los puntajes considerando las notas obtenidas en cada uno de los criterios de evaluación y los porcentajes de ponderación asignados a dichos factores.
Si dos o más oferentes obtuvieren el mismo puntaje final, se procederá a aplicar los siguientes criterios de desempate en orden de precedencia si es que éste persiste:
Mayor puntaje total obtenido en el criterio “precio por persona por día”.
b) Mayor puntaje total obtenido en el criterio “plazos de información y resolución”.
c) Mayor puntaje total obtenido en el criterio “coberturas adicionales”.
9.12.- ADJUDICACIÓN
Terminada la evaluación, y en la medida que sea conveniente para los intereses del Servicio, se aceptará la oferta más ventajosa, considerando los criterios de evaluación con sus correspondientes puntajes y ponderaciones establecidos en estas Bases.
La adjudicación se efectuará a través de una resolución fundada que será publicada en www.mercadopublico.cl una vez que se encuentre totalmente tramitada, la que incluirá las declaraciones de inadmisibilidad correspondientes.
En caso de que la adjudicación no se realice dentro del plazo señalado en el numeral 3.- “Etapas y plazos”, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, mediante Resolución fundada, señalará las razones que justifican el incumplimiento del plazo para adjudicar e indicará un nuevo plazo para la adjudicación, la que además deberá ser publicada en el Sistema de Información.
La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá asimismo declarar desierta la licitación, cuando no se presenten ofertas o cuando éstas no resulten convenientes a sus intereses.
Dichas declaraciones se efectuarán por resolución fundada. Los proponentes cuyas ofertas hayan sido rechazadas no tendrán derecho a solicitar indemnización alguna por este hecho.
9.13.- DEJAR SIN EFECTO LA ADJUDICACIÓN
La adjudicación será dejada sin efecto por resolución fundada en los siguientes casos:
-Si el oferente rechaza expresamente la adjudicación;
-Si el Adjudicatario adquiere un conflicto de intereses con la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales;
-Si el Adjudicatario no acredita encontrarse hábil en el Registro de Proveedores que está a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública, al momento de la suscripción del contrato;
-Si el Adjudicatario no adjunta la totalidad de la documentación exigida para la firma del contrato dentro del plazo fijado para este fin en la resolución adjudicataria.
-Si el Adjudicatario no devuelve firmado el contrato dentro del plazo fijado en el acápite 9.14.- “Condiciones contractuales”.
-Si los documentos presentados por el Adjudicatario hubiesen inducido a un error esencial del Servicio, que de no existir no se habría adjudicado la licitación a éste; la misma sanción se aplicará si el error se detecta durante la vigencia del contrato.
En tales casos la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá readjudicar la licitación al segundo proponente mejor evaluado, y así sucesivamente, conforme el orden de las propuestas consignado en el Acta de Evaluación, o declarar desierta la licitación si estima que el resto de las ofertas presentadas no resultan convenientes para los intereses del Servicio.
9.14.- CONDICIONES CONTRACTUALES
Dentro del plazo de quince (15) días hábiles contados desde la publicación de la resolución adjudicatoria en el “Sistema de Información” (www.mercadopublico.cl) y siempre que el Adjudicatario haya acompañado la documentación legal respectiva, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales elaborará y gestionará la firma del contrato por el oferente adjudicatario, debiendo éste devolverlo suscrito en un plazo no superior a cinco (5) días hábiles, contado desde la fecha en que se le solicite la suscripción. Si no se suscribiera dentro de este término, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá dejar sin efecto el acto administrativo en virtud del cual se adjudicó al proveedor. En tal caso, se hará efectivo el documento de garantía de seriedad de la oferta, a favor de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales.
Conjuntamente con la devolución del contrato firmado y la correspondiente Declaración Jurada, conforme al Anexo 4, el Adjudicatario deberá entregar el documento de garantía de fiel y oportuno cumplimiento del mismo, que además asegurará el pago de las obligaciones laborales y sociales.
Para la elaboración del contrato, el Adjudicatario deberá remitir a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales los siguientes Antecedentes Legales:
1.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Natural (chilena o extranjera):
Declaración Jurada, según formato Anexo N° 5-A, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en el artículo 4° de la Ley N°19.886.
2.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Jurídica con fines de lucro:
-Copia de la documentación en que consten los poderes del representante legal de la persona jurídica, con facultades para celebrar contratos de la naturaleza de la presente Licitación, con certificación de vigencia, de una fecha no superior a 60 días anteriores a la de su presentación.
-Copia de Inscripción de constitución de la sociedad en el Registro de Comercio, con anotaciones marginales completas emitida por el Conservador de Comercio correspondiente, de fecha no superior a 60 días anteriores a la fecha de adjudicación, con certificación de vigencia.
-Copia de la Escritura Pública de Constitución de la sociedad y de sus modificaciones sociales, si correspondiere.
-Fotocopia simple de la publicación del extracto de escritura de constitución de la persona jurídica en el Diario Oficial y de las modificaciones, si correspondiere.
-Fotocopia simple de las inscripciones de las modificaciones realizadas por la persona jurídica, en el Conservador de Comercio respectivo, si las hubiere.
-Declaración Jurada, según formato Anexo N° 5-B, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en el artículo N° 4 de la Ley N° 19.886 y que identifique los principales socios o accionistas del Adjudicatario.
3.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Jurídica sin fines de lucro:
-Copia de la escritura pública que contenga los estatutos de la persona jurídica o del acta Constitutiva aprobatoria de los Estatutos.
-Copia de la publicación en el Diario Oficial del Decreto del Ministerio que otorgó personalidad jurídica.
-Certificado de vigencia con indicación del representante legal, emitido por el organismo oficial competente, de una fecha no superior a 60 días anteriores a la de su presentación.
-Declaración Jurada, según formato Anexo N° 5-C, que acredite que no se encuentra en algunas de las circunstancias contempladas en éste.
4.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Jurídica Extranjera:
- Declaración Jurada, según formato Anexo N° 5-D, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en el inciso 6° del artículo N° 4 de la Ley N° 19.886 y que identifique los principales socios o accionistas de la empresa Adjudicatario.
-Documentos que acrediten su existencia legal, como, asimismo, las facultades del o los representantes legales de éste. Además de lo anterior, deberá remitir los datos que permitan individualizar a su o sus representantes legales facultados para suscribir el contrato correspondiente (nacionalidad, número de documento de identificación), como también, los nombres de sus socios o de sus principales accionistas.
Los antecedentes legales para poder ser contratado, sólo se requerirán respecto del Adjudicatario, quien deberá remitirlos dentro del plazo fijado en la correspondiente adjudicación, que en ningún caso podrá ser inferior a 5 días hábiles.
El Adjudicatario sólo deberá remitir a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales aquellos antecedentes que no estén en el Registro de Proveedores. En caso de que el Adjudicatario no esté inscrito en el Registro de Proveedores, deberá inscribirse dentro del plazo previsto para la suscripción del Contrato.
En el caso que se trate de una Unión Temporal de Proveedores (UTP), el acuerdo en que conste la Unión Temporal deberá materializarse por escritura pública, como documento para contratar, sin que sea necesario constituir una sociedad.
9.15.- MODIFICACIÓN DEL CONTRATO
En caso, que se presentaren situaciones emergentes no consideradas en el contrato, ambas partes de común acuerdo podrán efectuar modificaciones a éste en la medida que no impliquen variaciones en el precio acordado. Se podrá modificar el respectivo contrato en las siguientes materias: 1) Incluir otro tipo de coberturas que no se encuentren incluidas en este proceso de Licitación 2) Plazos de envíos de información.
9.16.- DEL PAGO
Los pagos al Adjudicatario serán realizados en dólares de los Estados Unidos de América directamente por la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, previo envío y aceptación de las órdenes de compra, cuyo proceso se desarrollará mediante el portal www.mercadopublico.cl
El procedimiento general será el siguiente:
- Para la cobertura diaria de funcionarios(as), el Adjudicatario deberá enviar dentro de los cinco primeros días hábiles del mes siguiente del servicio prestado, el detalle de las asistencias en viaje prestadas, para que la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales pueda contrastar la información y de esa manera emita la Orden de Compra correspondiente por medio del portal www.mercadopublico.cl. Una vez recibida la “Orden de Compra”, el oferente deberá ingresar las facturas al sistema de documentos tributarios electrónicos que dispone la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales y enviarlas al correo electrónico viajes@subrei.gob.cl.
- Cada pago se realizará dentro de los treinta (30) días siguientes a la recepción de la respectiva Factura, emitida de acuerdo con lo establecido en la Orden de Compra emitida, y siempre que cuente con aprobación de la contraparte técnica.
- Cada factura deberá ser enviada al correo electrónico: 62000670-k@prd.inbox.febos.cl. En el caso de entrega física, deberá ser entregada en Oficina de Partes de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, ubicada en calle Bombero Salas Nº 1345, Santiago Centro, Región Metropolitana.
- Cada factura deberá ser emitida a nombre de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales (en caso contrario no se podrá proceder al pago y el documento será devuelto), señalando como “Giro”: Actividades de la Administración Pública General y como “Dirección”: Teatinos Nº 180, Santiago.
- En el caso de presentar Factura no electrónica, previo a cada pago, la División de Finanzas de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales deberá confirmar con el Adjudicatario que el cuadruplicado cobro ejecutivo cedible de la respectiva factura no ha sido transferido a un tercero. Ratificado tal hecho, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales procederá a pagar al Adjudicatario y éste entregará a su vez el mencionado cuadruplicado para su inutilización.
- Cada pago estará sujeto a que se encuentre totalmente tramitado el acto administrativo que apruebe el contrato suscrito al efecto y aceptada la Orden de Compra emitida a través de www.mercadopublico.cl.
- El pago podrá efectuarse a través de cheque o transferencia electrónica, para lo cual el Adjudicatario deberá informar el banco, número de cuenta y demás datos que sean necesarios para girar los fondos.
9.17.- CONTRAPARTE TÉCNICA
Actuará como contraparte técnica en la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, la Jefa del Departamento de Viajes Institucionales, quien será individualizada en el Contrato respectivo, y a quien le corresponderá gestionar el Contrato, la coordinación, supervisión y control del fiel cumplimiento de lo contratado, la aprobación de los servicios que se estipulen en el contrato y las garantías asociadas. En caso de ausencia o impedimento, será la correspondiente jefatura quien designará a su reemplazante.
9.18.- PLAZO DE VIGENCIA DEL CONTRATO
El contrato entrará en vigencia una vez que se encuentre totalmente tramitada la Resolución de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales que lo apruebe y se extenderá por el período de 24 meses o hasta que se haya gastado la suma total de US$ 50.000,00.- (cincuenta mil dólares de los Estados Unidos de América), evento que acontezca primero.
9.19.- TÉRMINO ANTICIPADO DEL CONTRATO
El Contrato podrá terminarse anticipadamente por la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales sin derecho a indemnización alguna para el Adjudicatario, si concurre alguna de las causales que se señalan a continuación:
- Resciliación o mutuo acuerdo de las partes.
- Incumplimiento grave de las obligaciones contraídas por el Adjudicatario, entendiéndose por tal la aplicación de dos o más multas durante la vigencia del contrato.
- Si el contratante se encontrare en notoria insolvencia, o si adquiriese la calidad de deudor en un procedimiento concursal de liquidación.
- Por exigirlo el interés público o la seguridad nacional.
- Por la incapacidad de la empresa adjudicataria para seguir adelante con la ejecución del contrato, derivada de problemas internos, como en caso de huelga de sus trabajadores, entre otros.
- Si los representantes o el personal dependiente de la empresa adjudicataria no observan los más altos niveles éticos o cometen actos de fraude, corrupción, soborno y extorsión.
- No entrega oportuna de la Garantía de Fiel Cumplimiento, si correspondiere.
- Registrar saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, a la mitad del período de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses.
- Si los documentos presentados por el Adjudicatario hubiesen inducido a un error esencial del Servicio, ya sea durante el proceso de licitación o durante la vigencia del contrato.
Para concretar lo indicado en el párrafo precedente, una vez así calificado la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales deberá notificarlo por escrito al Adjudicatario, con un aviso de 10 (diez) días corridos previo a la fecha de término que se fije. Asimismo, una vez dictada la correspondiente resolución fundada, esta deberá publicarse en el Sistema de Información (www.mercadopublico.cl), a más tardar dentro de las 24 horas de dictada.
La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales deberá cobrar la Garantía de Fiel y Oportuno Cumplimiento del Contrato que corresponda, en caso de término anticipado del Contrato, salvo en el caso de los causales números i y iv indicadas precedentemente.
9.20.- SANCIONES
El Adjudicatario será sancionado por la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales al pago de multas, en los siguientes casos:
1.- Envío del voucher de seguro de asistencia y resolución de reembolso en un plazo superior a aquellos establecidos en la oferta para la solicitud regular, urgente y la resolución de reembolso.
2.- Error en la información contenida en el voucher enviado.
Se aplicará una multa de US$ 150 (ciento cincuenta dólares de los Estados Unidos de América) por cada dos eventos en el período de un mes, con un tope de US$300 (trescientos dólares de los Estados Unidos de América).
La multa no se aplicará si el evento se produce por caso fortuito o fuerza mayor.
Si la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales considerare que existe mérito suficiente para la aplicación de una multa, comunicará por escrito su decisión al Adjudicatario, indicando el monto y fundamento de la misma. El Adjudicatario dispondrá de un plazo de cinco días hábiles a contar de la comunicación para formular descargos. Con el mérito de los descargos o transcurrido el plazo aludido sin que éstos se hubiesen formulado, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales resolverá sobre el particular mediante Resolución fundada, previa ponderación de los antecedentes, remitiéndole al Adjudicatario, copia del Acto Administrativo pertinente.
En caso de que la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales determine la procedencia de la aplicación de la multa conforme al procedimiento anterior, descontará el monto de la multa de la facturación pendiente de pago y/o podrá hacer efectiva la Garantía de fiel cumplimiento del Contrato. En todo caso, de devengarse multas su pago no exonera a la Adjudicataria del cumplimiento de la obligación principal.
Sin perjuicio de lo anterior, el referido acto administrativo será impugnable por el adjudicatario por la vía de la interposición del correspondiente recurso de reposición y/o jerárquico, acorde con las disposiciones de la Ley N°19.880.
9.21.- APLICACIÓN DEL PAGO A OBLIGACIONES PENDIENTES CON LOS TRABAJADORES (Sólo respecto de las personas naturales con domicilio en Chile y las personas jurídicas chilenas)
De conformidad a lo dispuesto en el artículo 4º inciso 2º de la Ley Nº 19.886, modificada en este punto por la Ley Nº 20.238, la empresa adjudicataria que hubiese declarado que registra saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, deberá acreditar que la totalidad de las obligaciones se encuentran liquidadas al cumplirse la mitad del período de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses. la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, previo al pago de los servicios contratados, exigirá que la empresa adjudicataria proceda a dichos pagos y le presente los comprobantes y planillas que demuestren el total cumplimiento de la obligación
El incumplimiento de estas obligaciones por parte de la empresa contratada dará derecho a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales a hacer efectiva la boleta de garantía prevista en el acápite 8.- “Garantías requeridas” y a poner término anticipado al contrato, pudiendo llamarse a una nueva licitación en la que la empresa referida no podrá participar.
9.22.- CONFIDENCIALIDAD
El personal del Adjudicatario que realice las tareas objeto de esta licitación, estará obligado a guardar estricta reserva o confidencialidad sobre los datos personales a los que tengan acceso en virtud de la misma, cuando provengan o hayan sido recolectados de fuentes no accesibles al público, como asimismo sobre los demás datos y antecedentes relacionados con un banco de datos, obligación que no cesa por haber terminado sus actividades en ese campo, según lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley N°19.628.
Asimismo, el Adjudicatario quedará obligado a guardar absoluta reserva y confidencialidad acerca de la información de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales a que pueda tener acceso debido a la ejecución del contrato. Esta obligación recaerá, además, en las personas que le presten servicios, permanentes o no y a cualquier título, asumiendo el Adjudicatario la responsabilidad por el cumplimiento de dicha obligación.