La Subsecretaría suscribirá el respectivo contrato con quien se adjudique para la contratación en cuestión, previa acreditación de su inscripción en el portal www.mercadopublico.cl y de haber incorporado la versión digital de todos sus antecedentes que acrediten existencia, vigencia y personería en dicho portal o haberlos presentado formal y físicamente ante la Subsecretaría.
La validez del contrato estará sujeta a la total tramitación del acto administrativo que lo apruebe.
Previa suscripción del contrato quien se adjudique debe acreditar, además, el cumplimiento de las normas laborales y previsionales del equipo que se desempeñará en las labores de la citada prestación de servicios. En caso de ser personal a honorarios, debe presentar una declaración jurada que acredite tal situación.
Posterior a la suscripción del contrato, el proponente debe hacerse cargo de cualquier gasto que eventualmente deba efectuarse como producto de demandas de carácter laboral del personal que se desempeñe en el desarrollo de la mencionada prestación de servicios, conflictos en los cuales la Subsecretaría de Agricultura no tendrá participación alguna.
Para el caso de que la empresa o persona natural que celebre el contrato, registre saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, la Subsecretaría de Agricultura establecerá en el contrato que los primeros estados de pago producto del servicio licitado, deben ser destinados al pago de dichas obligaciones, debiendo quien preste el servicio acreditar, mediante comprobantes y planillas, que la totalidad de las obligaciones se encuentran liquidadas al cumplirse la mitad del período de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses. Se requerirá, también, la presentación mensual de un certificado especial de la Dirección del Trabajo, sobre esta materia.
En caso de incumplimiento de estas obligaciones por parte de la empresa o persona natural contratada, la Subsecretaría de Agricultura podrá dar por terminado el respectivo contrato, pudiendo llamarse a una nueva licitación en la que la empresa o persona natural referida no podrá participar.
Si quien se adjudique no firmare el contrato por causa imputable a él, en el plazo máximo de 10 días corridos, contados desde la comunicación de la adjudicación de la presente Licitación Pública, su oferta podrá dejarse sin efecto, pudiendo la Subsecretaría, en ese caso, aceptar la oferta del proponente que sigue en el orden de precedencia, o declarar desierta la licitación.
La Justicia Ordinaria resolverá los problemas o divergencias que se pudieren suscitar entre las partes con motivo de la prestación del servicio, para lo cual, las partes fijan domicilio en la comuna de Santiago, de la ciudad del mismo nombre, Chile, sin perjuicio de las facultades de la Subsecretaría de Agricultura y las atribuciones de la Contraloría General de la República.
Antecedentes legales para ser contratado:
Quien se adjudique debe reunir y acompañar los antecedentes legales señalados a continuación para ser contratado, ya sea en soporte en papel, o bien, mediante su incorporación en el Registro Electrónico Oficial de Contratistas, www.mercadopublico.cl, en los plazos señalados en el párrafo anterior. En el caso de una Unión Temporal de Proveedores, los antecedentes requeridos, deben ser presentados por cada uno de sus integrantes, además de la escritura pública en que conste su constitución.
A.- Persona jurídica:
- Certificado de Vigencia de la personería de sus representantes legales, extendido por el Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces respectivo, con una antigüedad no superior a 60 días desde su emisión o Certificado de Vigencia emitido por el Registro de Empresas y Sociedades, en el caso de las sociedades acogidas a la Ley 20.659 o, bien, copias de estos, debidamente autorizadas por un Notario Público.
- Fotocopia de la escritura pública de constitución de la sociedad o certificado de estatuto actualizado emitido por el Registro de Empresas y Sociedades, en el caso de sociedades acogidas a la Ley 20.659.
- Fotocopia simple de la cédula nacional de identidad del Representante Legal.
- Fotocopia simple de RUT de la Empresa.
B.- Persona Natural:
- Fotocopia simple de la cédula nacional de identidad del/la adjudicatario/a.
- Fotocopia simple de iniciación de actividades del SII.
C.- Unión Temporal de Proveedores (UTP):
En caso de adjudicarse una UTP, debe presentar:
- Fotocopia de la escritura pública en que conste la formalización de la Unión Temporal de Proveedores y se establezca, a lo menos, la solidaridad entre las partes, el nombramiento de un representante o apoderado común con poderes suficientes y que la vigencia de esta Unión no sea inferior a la vigencia del contrato que se suscriba; siempre que el/la adjudicatario/a sea dos o más proveedores/as.
16.1. Inicio del contrato
El inicio del contrato estará sujeto a la total tramitación del acto administrativo que lo apruebe y/o la emisión de la orden de compra, y se extenderá por 24 meses.
16.2. Garantía de fiel y oportuno cumplimiento de contrato
Quien se adjudique la presente licitación pública debe entregar, al momento de la firma del contrato, una garantía, a fin de garantizar el fiel y oportuno cumplimiento del contrato y el pago de las obligaciones laborales y previsionales para con los trabajadores del contratante, según lo ordena la Ley N° 20.238.
Dicha garantía podrá ser cualquier documento que asegure el pago de la garantía de manera rápida y efectiva, por ejemplo, una boleta bancaria, vale vista, póliza de garantía o certificado de fianza, siempre que cumpla con las disposiciones establecidas en el artículo 68 del Reglamento de la Ley 19.886.
La garantía debe ser emitida por un monto equivalente al 10% del monto máximo disponible para la contratación, indicado en las bases técnicas, expresado en pesos chilenos, y extendida como irrevocable y pagadera a la vista, a nombre de la Subsecretaría del Ministerio de Agricultura, RUT: 61.301.000-9, con fecha de vencimiento igual a la fecha de término del contrato más 60 días hábiles.
La garantía del fiel y oportuno cumplimiento del contrato debe tener la siguiente glosa: "Garantiza el fiel y oportuno cumplimiento del contrato denominado servicio de Courier para la Subsecretaría de Agricultura”.
En caso de tratarse de un vale vista u otro instrumento que no permita escribir la glosa, quien oferte debe acompañar un acta que dé cuenta que el vale vista o instrumento que garantiza el fiel cumplimiento del contrato, ha sido emitido para el proceso de licitación pública de que se trata, debiendo indicar el ID de la Licitación y la descripción de este, así como la individualización detallada del instrumento bancario.
La garantía podrá ser cobrada a favor de la Subsecretaría de Agricultura cuando quien preste el servicio incurra en alguno de los siguientes incumplimientos de contrato:
I. Si el monto de las multas cobradas al adjudicado sobrepasa el 3% del valor del contrato.
- Si en el desarrollo del contrato, el adjudicado acumula más de tres multas.
- Si quien se adjudique acumula 5 días hábiles sin atender el servicio, sin justificación o causa de fuerza mayor.
Si quien presta el servicio incurre en incumplimiento grave del contrato o cuando quien preste el servicio no ejecute los servicios comprometidos, sin causa o argumento alguno o a sus respectivas bases administrativas, técnicas o anexos.
16.3. Incumplimientos
16.3.1 Tipos de incumplimientos:
La Subsecretaría estará facultada para aplicar multas cada vez que quien preste el servicio no proporcione lo requerido y convenido dentro de los plazos fijados en su oferta o bajo las condiciones establecidas en las presentes bases de licitación. Dichas multas serán aplicadas en forma administrativa, descontándolas del pago que se adeude a quien preste el servicio o de acuerdo a lo que establezca el acto administrativo que aplique la multa, pudiendo incluso descontarse del monto de la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato.
A continuación, se detallan los criterios conforme a los cuales se determinarán y aplicarán las multas por incumplimientos en la contratación:
N°
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Incumplimiento
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Multa
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1
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No dar cumplimiento a la política de indemnización ofrecida, la cual se entiende como obligatoria, inmodificable y parte del contrato una vez adjudicada la licitación al proveedor.
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3 UF por evento, con un tope de 30 UF.
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2
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No responder ante requerimientos administrativos, en un plazo máximo de 3 días hábiles, tales como:
- Correcciones de facturación
- Certificado de leyes sociales (F-30)
- Emisión de notas de crédito
- Entrega de materiales de embalaje, si así correspondiera.
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1 UF por evento, con un tope de 30 UF.
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El pago de las multas se realizará en los términos establecidos en el acto administrativo que las aplique.
16.3.2 Procedimiento del cobro de multas:
Una vez producido el incumplimiento la Subsecretaría lo notificará por escrito, mediante el acto administrativo correspondiente al contratante, otorgando un plazo de cinco días hábiles a partir de su notificación, para que quien preste al servicio formule sus descargos en el plazo mencionado.
Las notificaciones por carta certificada se entenderán practicadas a contar del tercer día siguiente a su recepción.
Sin perjuicio de lo anterior, también podrá notificarse a través de los otros medios establecidos en la ley N°19.880.
Las multas y el comportamiento general de quien preste el servicio serán informados en el Sistema de Información de Compras, de acuerdo con lo establecido en el artículo 96 bis del reglamento de la ley N° 19.886.
16.4. Política de indemnización
Quien oferte debe incluir en la propuesta técnica la política de indemnización en los casos de extravío, pérdidas o daños totales que sean declarados por la Subsecretaría de acuerdo a los canales de atención disponibles para ello.
Además, debe considerar una compensación que considere el valor declarado contenido más el valor del servicio pagado, señalando la forma de pago de la indemnización como también los topes máximos a indemnizar.
Será responsabilidad de quien oferte el establecer los mecanismos y formas de declarar los contenidos de el o los objetos de los envíos, asimismo, será responsabilidad de quien oferte el señalar el procedimiento de embalaje de las encomiendas/bultos de mayor volumen.
En los casos de mermas o daños parciales, la indemnización debe considerar el valor de el o los objetos extraviados y dañados, o bien, su totalidad cuando éstos no pudieren ser reemplazables o reparables, señalando los topes de la indemnización para estos casos.
La Subsecretaría informará el valor de los objetos de los envíos, en la forma y formatos que establezca quien oferte, acompañando para ello medios de verificación.
16.5. Forma de pago y facturación
Una vez recibido conforme el servicio licitado mensual, por parte de la contraparte técnica, quien preste el servicio debe emitir la factura, de acuerdo con el detalle de la orden de compra enviada a través del Sistema de Información de Compras y Contratación Pública.
La factura debe ser emitida de la siguiente forma:
Razón Social : Subsecretaría del Ministerio de Agricultura.
RUT : 61.301.000-9
Dirección : Teatinos N° 40, Santiago.
Giro : Servicio Público
Glosa : Detalle de la compra / ID de la orden de compra.
La factura será pagada en un plazo no superior a los 30 días corridos, contados desde su recepción conforme.
El archivo XML de la factura debe ser ingresado electrónicamente a la siguiente casilla: subagriculturarecepcion@custodium.com, indicando en el campo folio el ID de la orden de compra y en la opción de pago “crédito”, con copia del PDF a correo electrónico: facturasagricultura@minagri.gob.cl, donde podrá acompañar otros antecedentes, si así corresponde.
Quien se adjudique debe acompañar además de la factura el certificado de cumplimento del pago de las leyes sociales de sus trabajadores. Formulario F-30 o certificado de PreviRed, en cualquiera de los casos debe corresponder al pago del mes de servicio que se está cobrando.
La Subsecretaría de Agricultura, en el marco de lo dispuesto en el N° 2 del artículo 3° de la ley N° 19.983, tendrá un plazo de ocho días corridos siguientes a la recepción de la factura para reclamar de su contenido o tenerse por irrevocablemente aceptada.
Es responsabilidad de quien preste el servicio incorporar como documentos adjuntos los antecedentes que se requieran como parte del contrato o acuerdo con la Subsecretaría para materializar el pago (guías de despacho, informes, certificado de leyes sociales, etc.).
A fin de mitigar errores o descoordinaciones al momento del pago, será obligación que el o los proveedores informen, mediante correo electrónico o directamente consignándolo en su factura o documento tributario, los siguientes datos: razón social, RUT, banco, N° cuenta corriente y correo electrónico para la notificación.
El proveedor debe mantener su habilidad para contratar con el Estado durante toda la vigencia del contrato, como también actualizar sus datos en la plataforma electrónica: Domicilio, Representantes legales, Datos de Contacto.
16.6. Factoring
En caso de que quien preste el servicio ceda a un factoring la(s) factura(s) asociada(s) a esta contratación, deberá asegurarse de confirmar que la notificación de dicho factoring, se realice oportunamente en la debida dirección de este Servicio, individualizada en el segundo párrafo del presente numeral, de tal forma que el pago sea realizado de acuerdo con el contrato suscrito por quien preste el servicio.
Cabe señalar que el factoring no se hará efectivo en caso de existir obligaciones o multas pendientes, de acuerdo con lo establecido en el artículo 75 del Reglamento de la ley N° 19.886, de Bases sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios.
Tratándose de cesión electrónica se debe notificar a la contraparte administrativa sobre la decisión de cesión.
16.7. Término anticipado de la contratación
La Subsecretaría podrá poner término anticipado a la o las contrataciones que emanen de la presente licitación, por las siguientes causales:
- Resciliación o mutuo acuerdo entre los contratantes.
- Cuando quien preste el servicio incurra en incumplimiento grave de las obligaciones contraídas en virtud de la presente contratación, las presentes bases, sus anexos, consultas y aclaraciones, y si requerido para cumplirlas no lo hiciera dentro de los plazos que se le señale, sin perjuicio, además, de hacer efectiva las multas que procedieren. Adicionalmente se entenderá por incumplimiento grave lo siguiente:
a) Incumplimiento de los estándares técnicos de calidad ofertados y adjudicados.
b) La negativa, sin causa justificada, de entregar el servicio comprometido.
c) Aplicación de más de tres multas durante la vigencia del contrato.
d) Las demás causales establecidas por el Reglamento de la ley N° 19.886.
En este caso, la Subsecretaría debe comunicar el término anticipado por escrito, fijándose un plazo de 30 días hábiles, contados desde la fecha de su recepción por parte de quien preste el servicio, para liquidar los saldos que se devenguen en favor del Fisco o abonar los gastos eventuales, siempre que éstos tengan directa relación con el servicio, lo cual se acreditará mediante la presentación de las boletas o facturas correspondientes.
16.8. Supervisión y contraparte técnica
La Subsecretaría de Agricultura ejercerá la supervisión integral del contrato a suscribir, en sus aspectos técnicos y administrativos, y designará una contraparte técnica para que la represente, la que estará integrada por un funcionario del Departamento de Administración y Operaciones de la misma Subsecretaría.
Entre las funciones que tendrá la contraparte técnica, se mencionan y detallan las siguientes:
a) Supervisar y controlar la entrega de los documentos y/o encomiendas a despachar, velando por el estricto cumplimiento de los objetivos señalados en las bases técnicas y de los plazos acordados.
b) Llevar el control de los aspectos técnicos y administrativos que se deriven de la prestación del servicio.
c) Informar al Departamento de Compras y Contrataciones, mediante memorándum, sobre la procedencia de la aplicación de multas ante eventuales incumplimientos por parte de quien preste el servicio.
d) Otorgar la recepción conforme de los servicios mensuales.
La referida Contraparte tendrá acceso en todo momento a las tareas ejecutadas por quien preste el servicio, quien debe facilitar el cumplimiento de dicha prerrogativa.