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Resolución de Empates |
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En el caso que dos o más ofertas tengan igual puntaje final, se adjudicará aquella oferta que presente la mayor calificación en la propuesta económica. Si el empate persiste se privilegiará la que presente el mayor puntaje en la evaluación técnica.
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Mecanismo para solución de consultas respecto a la adjudicación |
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Los proveedores podrán realizar consultas acerca de la adjudicación al correo electrónico compras@previsionsocial.gob.cl. La publicación de las respuestas se realizará en el portal Mercado Público, en los documentos adjuntos de la licitación.
El plazo para la realización de consultas será de cinco días hábiles, desde la adjudicación del proceso.
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Acreditación de cumplimiento de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social |
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Para proceder a aprobar la contratación, la Subsecretaría verificará que el oferente adjudicado se encuentre inscrito y tenga la calidad de HÁBIL en www.chileproveedores.cl.
El proveedor adjudicado deberá acreditar que no registra saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, mediante la suscripción de la declaración jurada contenida en el Anexo N°3, sin perjuicio de lo establecido en el punto 9.1 de las presentes bases.
Si, transcurrido el plazo de 10 días hábiles, el oferente adjudicado no hubiere dado cumplimiento a los requerimientos ya referidos, o bien se desistiese de su oferta, la Subsecretaría dejará sin efecto la adjudicación y adjudicará la licitación al oferente que, según el Acta Final de Evaluación, hubiese obtenido el siguiente mayor puntaje final, si la respectiva oferta es conveniente para los intereses de la Subsecretaría, y así sucesivamente, o declarará desierta la licitación, según corresponda.
Una vez que el oferente adjudicado se encuentre inscrito y tenga la calidad de HÁBIL en www.chileproveedores.cl, la Subsecretaría procederá al envío de la respectiva Orden de Compra, a través del Sistema de Información de Compras y Contratación Pública, por el presupuesto total del servicio, en consideración a que este es un Contrato de Suministros.
El Proveedor deberá aceptar electrónicamente la Orden de Compra.
El servicio deberá realizarse de acuerdo con las condiciones establecidas en las presentes bases de licitación y a la oferta técnica y económica presentada por el oferente adjudicado en el marco de la presente licitación.
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Presentación de antecedentes omitidos por los oferentes |
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Durante el proceso de evaluación de las ofertas, la Comisión podrá solicitar a los Oferentes que salven los errores u omisiones formales detectados en esta etapa, siempre y cuando las rectificaciones no signifiquen asumir una situación de privilegio respecto a los demás Oferentes, no se afecten los principios de estricta sujeción a las Bases y de igualdad de los proponentes, ni impliquen una modificación de la oferta presentada.
Dicha solicitud, y las correspondientes rectificaciones, deberán ser informadas al resto de los Oferentes a través de www.mercadopublico.cl
Del mismo modo, la Subsecretaría podrá solicitar la presentación de certificaciones o antecedentes que los oferentes hayan omitido presentar al momento de efectuar la oferta, siempre que dichas certificaciones o antecedentes se hayan producido u obtenido con anterioridad al vencimiento del plazo para presentar ofertas, o se refieran a situaciones no mutables entre el vencimiento del plazo para presentar ofertas y el período de evaluación.
Para acompañar los referidos documentos, los oferentes dispondrán del plazo de 48 Hrs fatales contado desde el requerimiento que al efecto haga la Subsecretaría, el que se informará a través de www.mercadopublico.cl
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Pacto de integridad |
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La participación en el proceso implica la aceptación de los proponentes de todas y cada una de las disposiciones contenidas en las Bases, sin necesidad de declaración expresa.
El oferente declara que, por el solo hecho de participar en la presente licitación, acepta expresamente el presente pacto de integridad, obligándose a cumplir con todas y cada una de las estipulaciones contenidas en el mismo, sin perjuicio de las que se señalen en el resto de las Bases de Licitación y demás documentos integrantes. Especialmente, el oferente acepta suministrar toda la información y documentación que sea considerada necesaria y exigida de acuerdo con las presentes Bases de Licitación, asumiendo expresamente los siguientes compromisos:
- El oferente se obliga a no ofrecer ni conceder, ni intentar ofrecer o conceder, sobornos, regalos, premios, dádivas o pagos, cualquiera fuese su tipo, naturaleza y/o monto, a ningún funcionario público en relación con su oferta, con el proceso de licitación pública, ni con la ejecución de él o los contratos que eventualmente se deriven de la misma, ni tampoco a ofrecerlas o concederlas a terceras personas que pudiesen influir directa o indirectamente en el proceso licitatorio, en su toma de decisiones o en la posterior adjudicación y ejecución del o los contratos que de ello se deriven.
- El oferente se obliga a no intentar ni efectuar acuerdos o realizar negociaciones, actos o conductas que tengan por objeto influir o afectar de cualquier forma la libre competencia, cualquiera fuese la conducta o acto específico y, especialmente, aquellos acuerdos, negociaciones, actos o conductas de tipo o naturaleza colusiva, en cualquiera de sus tipos o formas.
- El oferente se obliga a revisar y verificar toda la información y documentación que deba presentar para efectos del presente proceso licitatorio, tomando todas las medidas que sean necesarias para asegurar la veracidad, integridad, legalidad, consistencia, precisión y vigencia de la misma.
- El oferente se obliga a ajustar su actuar y cumplir con los principios de legalidad, ética, moral, buenas costumbres y transparencia en el presente proceso licitatorio.
- El oferente manifiesta, garantiza y acepta que conoce y respetará las reglas y condiciones establecidas en las Bases de Licitación, sus documentos integrantes, y él o los contratos que de ellos se derivasen.
- El oferente se obliga y acepta asumir las consecuencias y sanciones previstas en estas Bases de Licitación, así como en la legislación y normativa que sean aplicables a la misma.
- El oferente reconoce y declara que la oferta presentada en el proceso licitatorio es una propuesta seria, con información fidedigna y en términos técnicos y económicos ajustados a la realidad, que aseguren la posibilidad de cumplir con la misma en las condiciones y oportunidad ofertadas.
- El oferente se obliga a tomar todas las medidas que fuesen necesarias para que las obligaciones anteriormente señaladas sean asumidas y cabalmente cumplidas por sus empleados y/o dependientes y/o asesores y/o agentes y, en general, todas las personas con que éste o éstos se relacionen directa o indirectamente en virtud o como efecto de la presente licitación, haciéndose plenamente responsable de las consecuencias de su infracción, sin perjuicio de las responsabilidades individuales que también procediesen y/o fuesen determinadas por los organismos correspondientes.
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Bases Técnicas |
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BASES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE ALMACENAJE, CUSTODIA Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA SUBSECRETARÍA DE PREVISIÓN SOCIAL.
Objetivo General.
La Subsecretaría de Previsión Social convoca a una Licitación Pública para contratar el servicio de Almacenamiento y Administración de documentos, contenidos actualmente en empresa de almacenaje Docustore Spa, ubicada en calle Productores 4436, Comuna de Huechuraba.
Situación actual:
• El N° de cajas de documentación institucional que se encuentran en almacenaje y resguardo es el siguiente:
- 1110 cajas (25x32x42).
• En relación al requerimiento de envío de documentos para consulta mensualmente este es muy baja y varía entre 1 y 3 pero es muy eventual.
• Las actuales cajas se encuentran en buen estado.
I. OBJETIVOS ESPECIFICOS.
Los objetivos específicos de la presente licitación son los siguientes:
• Almacenaje, conservación y resguardo de los documentos y merchandising de proyectos de Fondo de Educacional Previsional, y Archivos contables, y otros definidos por la Subsecretaría.
• Responder oportunamente a solicitudes de envío de antecedentes, carpetas o archivos en los términos que se definan.
• Lograr una óptima administración, clasificación, ordenamiento, y acceso a los documentos, carpetas o archivos encargados por esta Subsecretaría.
• Contar con un servicio que resguarde la integridad, confiabilidad e inviolabilidad de los documentos.
Alcances del servicio:
• Una vez adjudicada la licitación, el proveedor adjudicado, de ser necesario, deberá realizar el proceso de traslado de los documentos desde la empresa en que actualmente se encuentran resguardados. De estar en malas condiciones las cajas, el nuevo proveedor podrá cambiar la información a sus propias cajas, lo que deberá certificar la CPT de la SPS presente en el acto de traslado.
• El desarrollo del proceso de traslado de documentos será acordado y coordinado con el proveedor adjudicado. La programación del traslado e inicio del contrato será acordado a través de una reunión en que se dará inicio una vez realizada la adjudicación, lo cual se formalizará a través de un acta que será debidamente publicada en el Portal Mercado Público, y será parte del contrato.
De ser la empresa adjudicada una diferente a la actual, se hará entrega de la documentación en las actuales cajas que contienen la información y la empresa nueva deberá reutilizarlas rotulándolas con su sistema de control.
• Una vez rotuladas las cajas, el proveedor debe enviar archivo en Excel con la codificación actual pareada con la codificación antigua. Esto para control interno.
• Se debe procurar la conservación y resguardo eficiente de la documentación en el lugar de depósito de la empresa manteniendo normas estrictas de seguridad, mantener la integridad de los registros, condiciones ambientales eficientes, y resguardando la confidencialidad de los documentos.
• Brindar un servicio garantizado, en donde la empresa presente cobertura ante los posibles riesgos y siniestros.
• El recinto debe contar al menos con extintores de incendio, red húmeda, mangueras para combatir incendio, sensores de humo, sistema de evacuación de agua para el caso de inundaciones, sistemas de control de humedad ambiental, control de plagas, guardias que prestan su servicio las 24 hrs. y todos los días del año, contar con a lo menos un vehículo para el transporte de la documentación y contar con seguro de responsabilidad civil.
• La Subsecretaría, de proceder, entregará al proveedor adjudicado, base de datos del contenido de las cajas, en formato Excel.
• Las cajas utilizadas durante la vigencia del contrato serán sin costo (préstamo). Solo se cancelará el costo de estas si en los próximos procesos licitatorios se debe cambiar el proveedor adjudicado, según valor indicado en anexo N°4.
II. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
Contraparte técnica.
Destinar un ejecutivo que sea la contraparte técnica con el Coordinador del Contrato, que responda todas las consultas, resuelva las dificultades, apoye la comunicación entre ambas entidades y/o cualquier situación que se presente durante éste, el nombramiento de este ejecutivo es de carácter obligatorio y debe ser presentado en la reunión de inicio.
Medidas de seguridad.
El proveedor deberá asegurar que la información contenida en sus bodegas cuente con medidas de seguridad que respondan a un estándar alto de calidad, de manera de asegurar que tanto dentro de las instalaciones como en los procesos de transporte estas estén resguardadas.
Para ello contará con a lo menos los siguientes requerimientos:
Sistema de Prevención de incendio.
Contar con sistemas de apoyo en caso de incendios como por ejemplo válvula de protección de incendios, estanques de agua propia para responder rápidamente en incendio. Contar con extintores.
Estanterías adecuadas.
Contar con estanterías que aseguren el correcto resguardo y mantención de las cajas que contiene la información entregada.
Control de acceso a las dependencias.
Contar con sistemas de ingreso que permitan un control adecuado del personal que tendrá acceso a las cajas. Además, contar con guardias que aseguren la correcta seguridad de la información.
Tiempo de respuesta.
Responder a los requerimientos de acuerdo a los plazos ofertados.
III. SERVICIOS BÁSICOS REQUERIDOS.
Referido a los servicios que deberá cumplir la empresa adjudicataria y que estará vigente durante todo el período que dure el contrato.
Gestión de la información: Disponer de plataforma informática que administre la base de datos y proporcione información para revisiones.
Administración de documentación en papel: mantener un movimiento ordenado del documento tanto del ingreso como egreso a la empresa, registros diarios, reportes mensuales, consultas, o pedidos. Control histórico de consultas, envíos y estado de la documentación.
Traslado físico de las cajas: desde y hacia la empresa que asegure su entrega según los plazos ofertados y garantice la calidad del traslado, evitando deterioro del documento.
Solicitud por parte de la Subsecretaría de información para revisión: Proveer servicio de despacho de la documentación desde las bodegas del adjudicatario hacia las dependencias de la Subsecretaría.
Destrucción de Documentación: A solicitud de la Subsecretaría de Previsión Social se podrá realizar la eliminación (destrucción) de la documentación contenida en cajas, el proceso deberá contar con certificación.
Finalización del contrato: Al finalizar el contrato, la empresa adjudicataria deberá entregar los embalajes y los códigos de barras de embalajes y/o documentos en forma íntegra. Es decir, la empresa entregara a la Subsecretaría las cajas que fueron utilizadas en el periodo de contrato, de proceder.
Cabe señalar que la Subsecretaría de Previsión Social podrá solicitar en el transcurso de la vigencia del contrato servicios adicionales a los señalados en las presentes bases, siempre que estos tengan directa relación con el objeto de esta licitación.
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