1. GENERALIDADES:
1.1. Los presentes Términos de Referencia, se refieren a las condiciones y características, necesarias para contratar un “SERVICIO DE MANTENCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA DE DOS ESTERILIZADORES EN BASE A PEROXIDO DE HIDROGENO” equipos se encuentran ubicados en la central de esterilización perteneciente al Hospital Clínico Regional de Concepción Dr. Guillermo Grant Benavente y su individualización es la siguiente:
Nombre
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Vpro N°1
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Vpro N°2
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Marca
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Steris
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Steris
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Modelo
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V-PRO MAX 2
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V-PRO MAX 2
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Serie
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032771913
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032771814
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N° de inventario
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2-55985
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2-55986
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1.2. Las presentes bases de referencia son de carácter general, referidos a la contratación por un periodo de 24 meses de un servicio de mantenimiento preventivo y reparativo, ceñido a las disposiciones de mantenimiento y operación establecidas por el fabricante del equipo.
1.3. El presente convenio, estará definido por dos líneas en la que los participantes deberán ofertar de forma separada, la empresa que se adjudique la línea n°1, se adjudicará automáticamente la línea n°2:
1.3.1. Línea n°1: Convenio de mantenimiento Preventivo y Correctivo. Oferente deberá revisar en detalle cada uno de los puntos solicitados en el presente documento, donde se detallan los alcances del servicio solicitado.
1.3.2. Línea n°2: Convenio de suministro de repuestos. Oferentes deberán completar “Listado de repuestos” adjunto a estas bases, valorizando la totalidad de los repuestos solicitados, para no quedar excluidos del proceso de evaluación. Los oferentes deberán ofertar la línea 2, por el monto disponible para este ítem, que será de $20.000.000 neto. Esto último, independiente del valor que se obtenga de la sumatoria total de repuestos.
1.3.3. Las propuestas de las líneas N°1 deben ser valorizadas sobre la base de mantenimiento preventivo y correctivo por 24 meses. El pago se realizará por mantención ejecutada.
1.3.4. Se debe considerar un monto exclusivo para suministro de repuestos el que será de $20.000.000 neto.- Este monto deberá ser considerado dentro del monto a postular en la licitación (línea 2).
1.3.5. El monto asociado a los repuestos ($20.000.000) será facturado de forma independiente al convenio de mantención y se ira cancelando de acuerdo a los repuestos que se vayan solicitando durante el trascurso del convenio.
1.3.6. Los oferentes deberán valorizar la totalidad de los repuestos detallados en ANEXO N°1 (listado de repuestos). Aquellas empresas que no valoricen la totalidad de los repuestos e indiquen el tiempo de entrega en anexo ya mencionado, quedarán excluidas del proceso de evaluación. Los precios de los repuestos deberán ser expresados en valor neto y pesos chilenos, no sufriendo variaciones a lo ofertado inicialmente durante el periodo que dure el presente convenio.
1.3.7. Se realizará una visita a terreno obligatoria, en donde los oferentes tomarán conocimiento del estado del equipamiento. No existirá tolerancia de atraso para los participantes, por lo que se recomienda llegar a lo menos 15 minutos antes. El lugar y horario de la visita será informado en las bases administrativas de la presente licitación.
2. ACCIONES A EJECUTAR:
2.1. Mantenimiento Preventivo
2.1.1. 2 Mantenimientos Preventivos Anuales, para cada equipo, cambio de kit según corresponda (valor ofertado debe incluir la mano de obra y los kit), considerando lo siguiente:
2.1.1.1. 08 Kit de 750 ciclos para 24 meses para Vpromax 2 (4 para cada equipo)
2.1.1.2. 04 kit de 1500 ciclos para 24 meses para Vpromax 2 (2 para cada equipo)
2.1.1.3. 02 Reservorios en los 24 meses, reemplazo de manera preventiva una vez durante la vigencia del convenio
2.1.1.4. 8 Válvulas de 3 vías anuales.
2.2. Mantenimiento Correctivo
2.2.1. 12 visitas de mantenimiento correctivo anuales en horario hábil de lunes a viernes.
2.2.2. Tiempo de respuesta para mantenimientos correctivos de 48 horas máximo (dos días hábiles).
2.3. Adicionales
2.3.1. 2 Capacitaciones al año, a realizar según solicitud del mandante.
2.3.2. Personal técnico en la Zona (Concepción).
3. DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO:
3.1. El servicio de mantenimiento preventivo se debe realizar según indicaciones del fabricante, considerando periodicidad indica en los presentes términos de referencia, la cual será de dos veces al año o cada 750 ciclos.
3.2. Las actividades de mantenimiento deberán ser a lo menos las siguientes, según corresponda.
3.2.1. Revisión de estado de puertas, impresiones y configuración.
3.2.2. Revisión sensores, ajustar si es necesario.
3.2.3. Revisar estado de sello de puerta, informar daños.
3.2.4. Revisar alimentación eléctrica.
3.2.5. Limpieza general y cámara.
3.2.6. Revisar el funcionamiento correcto de válvulas solenoides.
3.2.7. Revisar el funcionamiento correcto de válvulas check.
3.2.8. Revisar el funcionamiento de válvula de aire.
3.2.9. Verificar presión de cámara.
3.2.10. Verificar presión de vacío.
3.2.11. Temperatura de vaporizador.
3.2.12. Temperatura de cámara.
3.2.13. Revisar posibles fugas de aire.
3.2.14. Revisar posibles fugas de peróxido.
3.2.15. Revisar posibles fugas de aceite.
3.2.16. Revisar posibles fugas de presiones.
3.2.17. Revisar control PLC.
3.2.18. Revisar válvulas por modo de servicio.
3.2.19. Revisar configuraciones de equipo.
3.2.20. Revisar funcionamiento de impresora y papel.
3.2.21. Cambio de kit según corresponda.
3.3. Adjudicado deberá asumir plena responsabilidad técnica por la garantía y confiabilidad de los trabajos del presente convenio, asegurando el buen funcionamiento de las instalaciones.
3.4. Los trabajos cubiertos por el convenio de mantenimiento preventivo y correctivo incluirán los costos de mano de obra, ajustes, calibraciones y diagnóstico de posibles fallas. No habrá costos adicionales para el hospital por estos conceptos.
3.5. Oferente deberá considerar dentro de su oferta todos los insumos (lubricantes, elementos de limpieza, etc.), herramientas, kit de mantenimiento a utilizar en cada intervención preventivas asociadas a este convenio, no habiendo costos adicionales para el hospital por estos conceptos.
3.6. El pago por el servicio de mantenimiento comprende todos los gastos directos e indirectos derivados de la prestación del servicio tales como remuneraciones, movilización, alojamientos, viáticos, gastos de fletes, herramientas y otros elementos que deba proporcionar éste. El costo de mano de obra e insumos por mantenimiento preventivo y correctivo se considerarán incorporados al presupuesto del convenio.
3.7. Los kits de mantenimientos, materiales e insumos correspondientes a las mantenciones preventivas deberán ser de cargo del servicio técnico, garantizando su suministro y confiabilidad durante el periodo de vigencia del convenio. Todas las piezas de recambio y/o elementos necesarios para las intervenciones deberán ser originales de fábrica y en algunos casos calificados, de igual calidad y/o homologas a estas, con garantía mínima de tres meses.
3.8. Todos los elementos que sean cambiados deberán ser presentados al Supervisor del Hospital, con el fin de verificar y controlar los trabajos ejecutados por parte del servicio técnico. Los elementos de deshechos deberán ser retirados del hospital por el Contratista en un plazo máximo de 48 horas.
3.9. Adjudicado será responsable de las buenas prácticas de mantenimiento y procedimientos efectuados como también del aseo y limpieza mecánica de los equipos. Además, será de su responsabilidad los daños producidos (en el equipo o en el recinto), durante la ejecución de los trabajos de mantenimiento y/o reparación.
3.10. Todas las pruebas y mediciones realizadas deben ser ejecutadas en base a la normativa chile vigente, cumpliendo con todas la medidas de higiene y seguridad.
3.11. Las labores de mantención preventiva, a que se compromete la empresa contratada por la presente licitación, se efectuarán dentro del horario de trabajo normal del hospital, a saber; Lunes a jueves de 8:00 hrs. a 17:00 hrs y los viernes de 8:00 hrs. a 16:00 hrs. considerar una hora de colación entre las 13.00 hrs y 14.00 hrs. Al finalizar las labores de mantenimiento preventivo en cada equipo, empresa deberá informar las labores ejecutadas y entregar ficha de mantención correspondiente a encargado del Depto. de Desarrollo Industrial y encargada de Central de Esterilización.
3.12. El encargado de ejecutar las labores de mantenimiento deberá presentarse en oficina de Depto. de Desarrollo Industrial, con enfermeras de central de esterilización, siempre que asista al hospital a realizar labores de mantenimiento preventivo o correctivo, además al terminar sus trabajos deberá informar sobre lo ejecutado a los responsable mencionados, debiendo realizar la pauta asociada.
3.13. La pauta de inspección deberá contener la firma de; el técnico a cargo del mantenimiento, el profesional del Dpto. Desarrollo Industrial, encargada de la Central de Esterilización y el encargado de operar el equipo. Este deberá contar con una lista de chequeo del sistema, una descripción de los trabajos y pruebas realizadas, fecha de inspección, operatividad, observaciones detalladas; describiendo en éstas, elementos que presentan detalles (con sus especificaciones técnicas), deterioros visibles y recomendaciones. Se deberá contar con hoja de servicio para las mantenciones preventivas y correctivas.
3.14. Será responsabilidad del contratista, dotar de la respuesta técnica presencial, que la atención de las posibles contingencias exija, al menos en horario laboral mencionado, de lunes a viernes, a lo largo de la duración del presente convenio.
3.15. Si a causa de los trabajos una prestación no alcanza a terminarse en el horario señalado, la empresa no podrá suspenderlo y deberá continuar hasta darle término, sin que ello signifique una tarifa adicional a la pactada. De ser necesario la empresa adjudicada deberá considerar horarios extraordinarios para la ejecución de algunas tareas, con el fin de no entorpecer la labor de los funcionarios que trabajan en el recinto.
3.16. La empresa adjudicada deberá considerar la dotación de recursos humanos que sea necesaria, y que pueda requerirse en virtud del cumplimiento óptimo de las actividades que se dispongan, a partir del presente convenio y de los trabajos de reparación y mantenimiento que de él emanen.
3.17. En la primera mantención el contratista deberá incorporar al equipo una etiqueta identificadora que debe señalar a lo menos: nombre de la empresa con su logo (si tiene), marca, modelo, serie del equipo y fechas de mantención.
3.18. El servicio técnico, deberá presentar al inicio del convenio un plan y programa de mantenimiento preventivo por cada uno de los equipos, según las especificaciones dadas por el fabricante. El programa deberá incluir la periodicidad del mantenimiento preventivo y el cambio de kits de repuestos asociados a este, los cuales deben estar incluidos dentro de la oferta económica.
3.19. Servicio técnico deberá efectuar una comprobación y diagnóstico medible de todos los parámetros eléctricos, físicos, calibraciones y ajustes del equipo de ser necesarios.
3.20. Empresa deberá certificar mediante una pauta de inspección de mantenimiento legible, que el equipo está dentro de las especificaciones operativas técnicas propuestas por el fabricante en especial lo referente a su aislamiento eléctrico (Fuga de corriente).
3.21. La pauta de inspección asociada al mantenimiento deberá a lo menos indicar, tipo de mantenimiento a realizar, tiempo de ejecución de mantenimiento, descripción causa de falla y de diagnóstico del equipo (si aplica), check list de los sistemas internos y externos en revisión, reparación o diagnóstico de funcionamiento.
3.22. La pauta de inspección por cada equipo deberá contener la firma de; el técnico a cargo del mantenimiento, el profesional del Dpto. Desarrollo Industrial y operador o enfermero encargado dela Central de Esterilización. Este deberá contar con una lista de chequeo del sistema, una descripción de los trabajos y pruebas realizadas, fecha de inspección, operatividad, observaciones detalladas; describiendo en éstas, elementos que presentan detalles, deterioros visibles y recomendaciones. Se deberá contar con hoja de servicio para las mantenciones preventivas y correctivas.
3.23. El SERVICIO TECNICO, deberá llevar y actualizar una Hoja de Vida histórica de mantenimiento de los equipos, en donde se consignarán todas las acciones de mantención preventiva o reparativa realizadas, con indicación de: identificación del equipo, fecha, repuestos cambiados, revisiones y controles ejecutados, costos, observaciones, etc. Una copia de dicha Hoja de Vida deberá quedar en poder del Supervisor del Hospital.
3.24. El servicio técnico especializado o empresa oferente adjudicada, deberá entregar información de la operación y manejo a los usuarios del equipo, y realizar demostraciones en terreno cuando se requiera (considerar 4 capacitaciones durante el convenio), con el fin de capacitar adecuadamente al personal en las oportunidades en que se efectúen las mantenciones. En caso de ser necesario las demostraciones en terreno deberán ser respaldadas con material de apoyo impreso, a modo resumen de los temas tratados en la capacitación.
3.25. El HOSPITAL, dará todas las facilidades del caso para que el servicio técnico, pueda realizar los trabajos de mantención, reparación y/o controles, en lo que dice relación con los accesos a dependencias e iluminación de las instalaciones y equipos.
3.26. EL PERSONAL DEL SERVICIO TÉCNICO, que se adjudique el servicio de mantención, deberá reportar e informar cualquier observación encontrada en el equipo, en los mantenimientos preventivos programados, de emergencia, o diagnósticos, al encargado del equipamiento industrial.
3.27. Para los efectos de la Supervisión Técnica por parte del HOSPITAL, será de cargo del encargado de convenios y equipamiento industrial, debiendo el SERVICIO TÉCNICO de la empresa adjudicada, coordinar y ejecutar los trabajos conforme a las instrucciones que dicho Supervisor imparta.
4. DEL MANTENIMIENTO CORRECTIVO:
4.1. Se deben considerar un total 12 visitas de emergencia anuales. Con un tiempo de respuesta máximo ante llamados de emergencias de 48 horas.
4.2. Las acciones de mantenimiento preventivo y correctivo (de emergencia), consistirán en cumplir a cabalidad en llevar al equipo a condiciones normales y confiables de funcionamiento, de acuerdo a las especificaciones técnicas del fabricante.
4.3. Las posibles fallas que el equipo sufra deberán ser reparadas en el lugar donde se encuentra instalado. En el caso que la falla amerite el traslado de alguna parte o componente de este equipo a los talleres del SERVICIO TÉCNICO, este traslado será por cuenta del SERVICIO TÉCNICO, comprometiéndose a reparar la falla en el menor tiempo posible. La toma de decisión de traslado de un equipo o parte de éste fuera del Hospital será tomada por el jefe del Departamento de Desarrollo Industrial, perteneciente al C.R. Operaciones, siendo responsabilidad del Contratista realizar las actividades que sean necesarias en virtud de un proceder seguro.
4.4. El SERVICIO TÉCNICO, deberá entregar todos los antecedentes técnicos y de costos de las reparaciones al Supervisor del Hospital, quién evaluará estos trabajos. En ningún caso podrá el SERVICIO TÉCNICO proceder a alguna reparación sin la aprobación previa del Supervisor del Hospital.
5. DEL SUMINISTRO DE REPUESTOS
5.1. Adicional al mantenimiento preventivo se debe considerar un monto exclusivo para suministro de repuestos, este se facturará de manera independiente al convenio de mantenimiento.
5.2. Los participantes de la presente licitación deberán valorizar los repuestos de uso frecuente. Los valores serán netos y deberán ser expresados en Pesos Chilenos sin sufrir variaciones durante el periodo de vigencia de este convenio (24 meses). El documento “Listado de repuestos” será incluido en formulario anexo, el cual obligatoriamente deberá ser completado e ir adjunto en los antecedentes económicos establecidos para la presente licitación. De no valorizar alguno de los repuestos detallados en listado adjunto, empresa quedará excluida del proceso de licitación.
5.3. Oferentes deberán ofertar al convenio de suministros (línea 2), por el monto disponible para este ítem, que será de $ 20.000.000 neto. Esto último, independiente del valor que se obtenga de la sumatoria total de los repuestos, que estará incluido dentro de los criterios de evaluación.
5.4. Los repuestos ofertados en la línea 2, deberán tener garantizando su suministro y confiabilidad durante el periodo de vigencia del convenio, todos los elementos deberán ser nuevos y originales de fábrica.
5.5. El servicio contratado, asumirá plena responsabilidad de los repuestos o materiales suministrados, garantizandolos durante un periodo mínimo de tres meses.
6. DE LA POSTULACIÓN
6.1. Los postulantes deberán acreditar y certificar como empresa, experiencia comprobable en mantención de esterilizadores en base a peróxido de hidrogeno. Para esto deberán presentar la documentación solicita en bases administrativas.
6.2. Equipo cuentan con clave para el acceso a parámetros de servicio técnico, oferente deberá contar con acceso a estas claves para realizar el mantenimiento preventivo adjuntando un certificado que respalde esta información, requisito excluyente.
6.3. Oferente deberá contar con Servicio Técnico Autorizado por la marca STERIS, debiendo adjuntar el respectivo certificado de representatividad al momento de la postulación, este punto será considerado dentro de los criterios de evaluación.
6.4. El tiempo de repuestas para visitas de emergencia es máximo de 48 horas y debe estar claramente estipulado dentro de su oferta.
6.5. El personal del servicio técnico deberá contar con capacitación en el equipo Vpromax 2, respaldando esto con certificados emitidos por la marca.
6.6. Al momento de la postulación oferentes deben adjuntar un documento en donde acepten a totalidad lo solicitado en bases técnicas, firmado por representante legal de la empresa.
6.7. El pago por el servicio de mantenimiento comprende todos los gastos directos e indirectos derivados de la prestación del servicio tales como remuneraciones, movilización, alojamientos, viáticos, gastos de fletes, herramientas y otros elementos que deba proporcionar éste. El costo de mano de obra, insumos y repuestos de valor menos a 1 UF se considerarán incorporados al presupuesto del convenio.
6.8. Será obligación de la empresa que adjudique, brindar toda la asesoría técnica y de ingeniera cuando sea necesario referido a la adquisición de nuevo equipamiento, modificaciones y/o futuras instalaciones según las necesidades del equipo en convenio no habiendo costos adicionales por estos conceptos.
6.9. Adjudicado será responsable del retiro de residuos que emanen de los procesos de mantención, los cuales deben ser desechados en donde corresponda luego de cada trabajo.
7. DE LA PREVENCIÓN DE RIESGOS
7.1. En la ejecución de los trabajos, la empresa adjudicada, deberá tomar todas las medidas de prevención de riesgos, higiene y de ambientes de trabajo necesarias para la protección de pacientes, usuarios y de su propio personal; pues será su exclusiva responsabilidad cualquier incidente o accidente que se produzca durante la ejecución del mantenimiento.
7.2. La empresa adjudicada antes de comenzar deberá presentar al Departamento de Prevención de Riesgos del HGGB, la siguiente documentación
7.2.1. Nómina de trabajadores
7.2.2. Examen de altura física de cada uno de los trabajadores
7.2.3. Protocolo de seguridad HGGB (este será entregado a la empresa adjudicada).
7.2.4. Formulario derecho a saber, art. 21
7.2.5. Formulario entrega de reglamento interno
7.2.6. Formulario entrega de elementos de protección personal
7.2.7. Plan de emergencia y rescate
7.2.8. Formulario de registro Mutualidad afiliada.
7.3. EL PERSONAL DEL SERVICIO TÉCNICO, que se adjudique la mantención, deberá portar una tarjeta de identificación implementada por el SERVICIO TÉCNICO y debidamente timbrada y firmada, la que deberá ser presentada al personal de guardia en cada visita al HOSPITAL. La tarjeta de identificación deberá llevar los siguientes datos: Nombre de la Empresa, logo, nombre del funcionario, cargo, una foto tamaño carnet y R.U.T. del funcionario.
7.4. Empresa deberá contar con una matriz de riesgos asociada a cada uno de los trabajos que realice al interior del establecimiento. Esta será solicitada al adjudicatario, una vez comience el contrato se establecerá un plazo para que sea entregada al mandante.
7.5. Personal de la empresa deberá utilizar los respectivos EPP, que ameriten de acuerdo con lo que se requiera ejecutar en cada actividad.
7.6. Empresa adjudicada debe cumplir con ley 16.744 y sus decretos anexos.
7.7. La empresa oferente, deberá tener presente que trabajará en un recinto hospitalario de funcionamiento activo, tomará todas las medidas necesarias de seguridad para el control de su personal y de manejo de materiales para la realización de cada mantenimiento. No ocupará áreas o pasillos, que afecten el tránsito de personal o usuarios que no sean las indicadas expresamente en la ejecución de los servicios.
7.8. Deberá tomar todas las medidas de prevención de riesgos, higiene y de ambientes de trabajo, necesarias para la protección de pacientes, usuarios o de su propio personal.
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