ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Servicio de Mantenimiento Preventivo y Reparativo para Micrótomos de Anatomía Patológica
Del Hospital Clínico Regional Dr. Guillermo Grant Benavente
- GENERALIDADES
1.1 Las Especificaciones técnicas dan cuenta de las condiciones y características necesarias para contratar un servicio de mantenimiento preventivo y reparativo para el siguiente equipo:
Marca
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Modelo
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Serie
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Tipo
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Mantenimientos
Preventivos Anual
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Leica
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RM 2125 RT
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45737989
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Micrótomo
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2
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Leica
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RM 2035 RT
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13010439
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Micrótomo
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2
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Microm
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HM325
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15203
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Micrótomo
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2
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1.2 El Hospital Clínico Regional Dr. Guillermo Grant Benavente, en adelante el Hospital, entregará todas las facilidades del caso para que el Servicio Técnico, pueda realizar los trabajos de mantenimiento, reparación y/o controles, en lo que dice relación con los accesos a dependencias, seguridad e iluminación de las instalaciones y equipos.
1.3 El presente convenio tendrá una duración de 24 meses, a partir de la fecha y condiciones que se estipulen en el contrato.
- DE LAS EMPRESAS PARTICIPANTES
2.1. Las empresas participantes que sean representantes de las marcas de los equipos antes señalados deberán adjuntar certificado que lo valide, de igual forma deberán hacerlo las empresas que cuenten con experiencia en el mantenimiento de los equipos señalados en la ítem 1.1, adjuntando a la postulación, órdenes de compra o resoluciones de adjudicación de licitaciones.
2.2. La empresa adjudicataria deberá disponer de los equipos necesarios para la revisión (preventiva o reparativa) del equipo en cuestión, incluyendo como mínimo Micrómetro. La documentación de calibración vigente, deberá ser incluida en los anexos técnicos de la licitación (Anexo N°4).
2.3. Previo a la suscripción del contrato, el Adjudicatario deberá presentar un listado del personal que desempeñará su labor en el Hospital, el cual debe estar debidamente capacitado en modelo y marca del equipo que es objeto del presente convenio, lo cual debe ser demostrado con certificados de capacitación de cada uno de los técnicos que realizaran el servicio de mantenimiento. (Anexo Nº 3).
2.4. El adjudicatario deberá informar oportunamente y por escrito la incorporación de nuevos funcionarios, en caso de reemplazar los ya existentes. En este caso, se requerirá que él o los nuevo (os) funcionario (os) cumpla con los mismos requisitos de capacidad comprometidos en la propuesta, según 2.3, lo cual deberá ser informado al Hospital previo a iniciar su trabajo, reservándose el Hospital, la facultad de rechazar o aceptar al mismo. Esto estará sujeto a multas según punto 7.1
2.5. Se prohíbe ejecutar trabajo contratado con personal o funcionarios del Hospital, independiente que esto se realice fuera de las horas de trabajo normal.
2.6. Los técnicos de la empresa adjudicada mientras presten servicio en el establecimiento deberán portar identificación que contenga los nombres, apellidos, fotografía reciente, razón social y logo de la empresa.
- TRABAJOS A REALIZAR
3.1. Los trabajos cubiertos por el Convenio incluirán los costos de mano de obra, limpieza, ajuste, calibraciones, lubricación y diagnóstico de posibles fallas, e insumos básicos, como lubricantes, filtros y otros. No habrá costos adicionales para el Hospital por estos conceptos.
3.2. Servicio de Mantenimiento Preventivo: Para el caso de los equipos que son objeto del presente convenio, se realizarán DOS mantenimientos preventivos anuales, cada seis meses, en días y horas hábiles durante el período que dure el presente convenio (24 meses) y según la calendarización dispuesta por el Departamento de Equipos Médicos e Ingeniería Hospitalaria, del Hospital.
3.2.1. Se entenderá como Mantenimiento Preventivo al conjunto de actividades que incluyen chequeos técnicos de los equipos de todas sus piezas y partes, controles de servicio y funcionamiento, pruebas de rendimiento, actualizaciones de programas, todo conforme a protocolo de mantenimiento preventivo exigido por fábrica.
3.2.2. El adjudicatario deberá presentar el protocolo de mantenimiento preventivo del equipo en cuestión a implementar, de acuerdo a lo exigido por fábrica, lo cual debe ser especificado en la oferta.
3.2.3. Sumado a la implementación de protocolo de mantenimiento preventivo exigido por fábrica, el adjudicatario deberá implementar una pauta mínima indicada en Anexo N°5.
3.2.4. Luego de la ejecución de cada mantenimiento preventivo, el adjudicatario deberá entregar una Orden de Trabajo (O.T.) que resuma el trabajo desarrollado, además del protocolo de mantenimiento preventivo aplicado (según 3.2.1, 3.2.2 y 3.2.3). Toda la documentación debe contener nombre y firma de técnico que ejecuta el mantenimiento tanto como del supervisor del servicio clínico asociado al equipo en cuestión, documentación que deberá ser entregada oportunamente al Departamento de Equipos Médicos e Ingeniería Hospitalaria, del Hospital.
3.2.5. Para la programación de Mantenimientos Preventivo, se considerará como canal formal de confirmación vía correo electrónico emanado desde el Departamento de Equipos Médicos e Ingeniería Hospitalaria, del Hospital. En caso de reprogramaciones de fechas previamente acordadas, estas deberán ser informadas formalmente, vía correo electrónico, por lo menos con 48 horas de anticipación.
3.2.6. La empresa adjudicataria deberá incluir cobertura todo componente necesario para que el sistema o equipos que son objeto de la presente licitación funcionen correctamente.
3.3. Servicio de Mantenimiento Reparativo: Se solicitará según necesidad por todas las veces que corresponda según requerimiento durante el periodo de duración del convenio, para los equipos que son objeto del presente convenio.
3.3.1. Se entenderá como Mantenimiento Correctivo al conjunto de actividades a realizar, originadas a partir de una falla, avería o funcionamiento inesperado del equipo que es objeto del presente convenio. La detección de estas podrán ser a través de personal del Hospital o de actividades de mantenimiento preventivo realizadas por personal de la empresa adjudicataria.
3.3.2. El objetivo del servicio de mantenimiento reparativo es recuperar o corregir funcionalidad anómala del equipo. Estas actividades podrán ser programadas o de realización inmediata, no superando un plazo de respuesta de 72 horas hábiles una vez notificada, formalmente, la empresa adjudicataria.
3.3.3. El adjudicatario deberá entregar una Orden de Trabajo (O.T.) que resuma el trabajo desarrollado (mantenimiento correctivo), indicando las pruebas realizadas y el resultado de la evaluación, ya sea: equipo operativo, inoperativo, con observaciones, requiere ser enviado a servicio técnico, etc. La documentación debe contener nombre y firma de técnico tanto como del supervisor del servicio clínico asociado al equipo en cuestión, documentación que deberá ser entregada oportunamente al Departamento de Equipos Médicos e Ingeniería Hospitalaria, del Hospital.
3.3.4. El servicio técnico deberá entregar resumen con los repuestos que son necesario reponer, según prioridad.
- ACCIONES DE MANTENIMIENTO
4.1. El servicio técnico debe entregar una hoja con el registro del servicio prestado, que debe cumplir las características que se detallará en Anexo N°1 y según lo dispuesto en 3.2.3. y 3.3.3.
4.2. Durante la estadía del servicio técnico en el establecimiento, debe informar oportunamente los hechos relevantes, como equipos fuera de servicio y/o envíos a laboratorio de la empresa; en este último caso, si el técnico no retira el equipo, debe desmontarlo para ser enviado.
4.3. Toda la información que genere el mantenimiento del equipo, deberá ser entregada al Departamento de Equipos Médicos e Ingeniería Hospitalaria, del Hospital, a través de una hoja de servicio, la cual será utilizada en el llenado de Hoja de Vida del o los equipos en convenio. Esta documentación será el respaldo para el pago de facturas por mantenimiento efectivamente realizado. Esto es, se solicita el Mantenimiento, luego se ejecuta y genera documentación de Hoja de Reporte, Protocolo de Mantenimiento y Pauta Mínima exigida. Una vez recepcionado la documentación conforme, se solicitará Orden de Compra. Los informes que mencionen algún motivo por el cual no se realizó el mantenimiento preventivo, no se considerarán para pago hasta que efectivamente se realice dicho mantenimiento, todo lo anterior según lo resumido en esquema 4.1.
Solicitud de Fecha Ejecución Mantenimiento
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Ejecución de Mantenimiento
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¿Mantenimiento Ejecutado Correctamente?
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Se genera documentación de respaldo por no ejecución de Mantenimiento, firmada por técnico y servicio clínico.
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NO
SI
Documentación Generada:
- O.T. y Protocolo de Mantenimiento aplicado.
- Pauta Mínima exigida, Interna.
- Ambos firmadas por Técnico y Servicio Clínico
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Recepción Conforme de la documentación en Depto de Equipos Médicos
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Solicitud Generación Orden de Compra
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Unidad de Abastecimiento hace Envío Orden de Compra a proveedor a Empresa
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Esquema 4.1.: Ejecución y Pago de Mantenimientos
4.4. En cada mantenimiento el servicio técnico deberá colocar en cada uno de los equipos un adhesivo que registre: nombre de la empresa, Nº de serie del equipo, Nº de inventario y fecha de mantenimiento, deberá ser actualizado en cada mantenimiento.
4.5. El servicio técnico debe realizar el mantenimiento preventivo, entregando las copias de las hojas de servicio al supervisor del convenio a medida que se realicen los mantenimientos; también entregará las hojas de servicio de los equipos que por motivos de fuerza mayor no se pudo realizar mantenimiento, estas hojas de servicio deben ser validadas por el responsable del Servicio Clínico. Esta situación obliga a re-agendar el mantenimiento preventivo.
4.6. El servicio técnico deberá contar con un registro propio de las actividades (preventivas, reparativas o de emergencia) realizadas por cada equipo (hoja de vida) de manera cronológica. Este registro podrá ser consultado en cualquier momento por personal del hospital.
- DE LOS REPUESTOS
5.1. Se deberán considerar el acceso a repuestos originales. Si no son originales los repuestos, estos deberán tener las mismas propiedades y características técnicas equivalentes a los originales lo cual deberá ser respaldado por documentación y certificados respectivos y contar con garantía el mismo tiempo de durabilidad que un original.
5.2. El adjudicado debe tener a disposición, es decir stock suficiente, de los repuestos necesarios para hacer frente a las contingencias para futuras reparaciones.
- MODIFICACIONES
6.1. El o los equipos que estando en convenio de mantenimiento fuesen dados de baja, podrán ser reemplazados por otro(s) equipo(s) si fuese necesario. En el caso que no ocurra lo anterior, entonces se podrá poner fin anticipado al presente convenio.
- OTROS ELEMENTOS
7.1. Se podrán solicitar capacitaciones y/o manuales de usuario, según sea solicitado lo cual no tendrá un costo adicional en el convenio.
7.2. Todos los repuestos que sean cambiados, serán entregados al Supervisor del Hospital, con el fin de verificar y controlar los trabajos efectivamente ejecutados por parte del servicio técnico.
7.3. El pago por el servicio de mantenimiento comprende todos los gastos directos e indirectos derivados de la prestación del servicio tales como remuneraciones, movilización, alojamiento, viáticos, gastos de fletes, de los instrumentos, herramientas y otros elementos que deba proporcionar éste, costo de mano de obra e insumos y se considerarán incorporado en el presupuesto del convenio.
7.4. La vigencia del convenio tendrá una duración de 24 meses.
7.5. El proveedor con sólo presentar su oferta, declara en el Anexo N°2, el estudio de todos los documentos de la licitación, aceptando las condiciones de la misma.
7.6. Podrá acordarse entre las partes la extensión del contrato por plazo no superior a 6 meses en caso fortuito o fuerza mayor debidamente calificada y/o cuando producto de las circunstancias no previstas en el nuevo proceso licitatorio, no sea posible contar oportunamente con un nuevo contrato y siempre que dicha extensión no supere las 1000 UTM.
7.7. En caso de extenderse el contrato, la boleta de garantía por fiel cumplimiento de Contrato deberá canjearse por otra de un valor similar a la que se reemplaza bajo los mismos requisitos de forma y plazo. De no hacerlo, facultará al Hospital para ejecutar dicha boleta de garantía.
- MULTAS
8.1. Las faltas se señalan en tres niveles, el monto de las multas y los ítems evaluados en relación con la calidad del servicio prestado. El no cumplimiento de esto expone a la empresa a multas:
Falta
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Multa
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Causales
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Leve
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1 UTM
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- Atraso injustificado hasta 3 días en entrega de equipo reparado de acuerdo a propuesta ofertada (no considera cambio de repuestos).
- No registro ni recepción de informe técnico y check list al finalizar visita, correctamente completado con nombre y firma tanto del técnico como del usuario del hospital.
- No entregar cotización de repuestos a reemplazar hasta 5 días hábiles desde el diagnostico realizado al equipo si fuera necesario.
- En caso de no informar el cambio de personal técnico, según lo estipulado en punto 2.4. Multa será cobrada por cada cambio no notificado.
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Moderada
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2 UTM
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- Atraso injustificado entre 4 y 7 días en entrega de equipo reparado de acuerdo a propuesta ofertada (no considera cambio de repuestos).
- No entregar copia digital de informe técnico en equipos médicos en papel o en formato PDF.
- No entregar la programación anual.
- No cumplir con la periodicidad solicitada de mantenimientos preventivos de manera anual.
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Grave
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4 UTM
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- Atraso injustificado mayor a 7 días en entrega de equipo reparado de acuerdo a propuesta ofertada (no considera cambio de repuestos).
- No cumplir con las fechas y horarios acordados en el mantenimiento preventivo y correctivo.
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8.2. En caso de juntarse más de una multa en una misma ocasión se aplicará solo la multa de mayor gravedad y monto.
8.3. Las multas son acumulativas y la acumulación de 3 faltas graves, 6 faltas moderadas o 10 faltas leves, se entenderán como causa para dar termino al contrato de forma inmediata, independiente de lo anterior la empresa debe responder y entregar los mantenimientos en ejecución hasta la fecha de término del contrato. Sin embargo, la empresa puede emitir por correo una justificación formal respecto a cualquiera de las multas anteriores, con lo cual se analizará cada caso, dicha justificación podrá ser admitida o rechazada por profesional de Equipos Médicos y su jefatura.
Concepción, Junio del 2022.