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- GENERALIDADES
1.1 Las Especificaciones técnicas dan cuenta de las condiciones y características necesarias para contratar un servicio de mantenimiento preventivo y reparativo para los siguientes equipos:
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Inventario
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Marca
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Modelo
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Serie
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Tipo
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Servicio Clínico
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2-46437
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GAMBRO
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PRISMAFLEX
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PA14124
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MÁQUINA DIÁLISIS
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UCI PEDIATRICA
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1.2 Se deberá considerar en mantenimiento a la unidad de control Prismacomfort que se describe a continuación.
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Marca
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Modelo
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Serie
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Tipo
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Servicio Clínico
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BARKEY
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AUTOCONTROL 3 XPT
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1257237
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UNIDAD DE CONTROL
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UCI PEDIATRICA
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1.3 El Hospital Clínico Regional Dr. Guillermo Grant Benavente, en adelante el Hospital, entregará todas las facilidades del caso para que el Servicio Técnico, pueda realizar los trabajos de mantenimiento, reparación y/o controles, en lo que dice relación con los accesos a dependencias, seguridad e iluminación de las instalaciones y equipos.
1.4 El presente convenio tendrá una extensión de 24 meses y será del tipo full repuesto, a partir de la fecha y condiciones que se estipulen en el contrato.
- DE LAS EMPRESAS PARTICIPANTES
2.1 Las empresas participantes que sean representantes de las marcas de los equipos antes señalados deberán adjuntar certificado que lo valide, de igual forma deberán hacerlo las empresas que cuenten con experiencia en el mantenimiento de los equipos señalados en el ítem 1.1, adjuntando a la postulación, órdenes de compra o resoluciones de adjudicación de licitaciones.
2.2 La empresa adjudicataria deberá disponer de los equipos necesarios para la revisión (preventiva o reparativa) del equipo en cuestión. La documentación de calibración vigente, deberá ser incluida en los anexos técnicos de la licitación (Anexo N°5).
2.3 Previo a la suscripción del contrato, el Adjudicatario deberá presentar un listado del personal que desempeñará su labor en el Hospital, el cual debe estar debidamente capacitado en modelo y marca del equipo que es objeto del presente convenio, lo cual debe ser demostrado con documentación vigente. (REQUISITO EXCLUYENTE) Anexo N°4.
2.4 El adjudicatario deberá informar oportunamente y por escrito la incorporación de nuevos funcionarios, en caso de reemplazar los ya existentes. En este caso, se requerirá que él o los nuevo (os) funcionario (os) cumpla con los mismos requisitos de capacidad comprometidos en la propuesta, según 2.3, lo cual deberá ser informado al Hospital previo a iniciar su trabajo, reservándose el Hospital, la facultad de rechazar o aceptar al mismo.
2.5 Los técnicos de la empresa adjudicada mientras presten servicio en el establecimiento deberán portar identificación que contenga los nombres, apellidos, fotografía, razón social y logo de la empresa.
3. TRABAJOS A REALIZAR
3.1. Los trabajos cubiertos por el Convenio incluirán los costos de mano de obra, limpieza, ajuste, calibraciones, lubricación y diagnóstico de posibles fallas, e insumos básicos, kits de mantenimiento preventivos, como lubricantes, filtros y otros asociados a mantenimiento preventivo. No habrá costos adicionales para el Hospital por estos conceptos.
3.2. El adjudicatario deberá tener acceso a llaves de servicio de software para realización de mantenimientos y aplicación de actualizaciones de software periódicas, tanto como actualizaciones derivadas por alertas de seguridad.
3.3. El convenio será del tipo full, con todos los repuestos incluidos, considerando además en oferta equipo en back-up, para este caso deberá completarse el Anexo N°7.
3.4. SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Se considerarán dos mantenimientos anuales, de frecuencia semestral, durante el período que dure el convenio (4 mantenimientos preventivos durante el total del convenio). Los mantenimientos serán realizados en días y horas hábiles, (de acuerdo al Protocolo de visita indicado en Anexo N°1) durante el período que dure el presente convenio, 24 meses, y según la calendarización dispuesta por el Departamento de Equipos Médicos e Ingeniería Hospitalaria, del Hospital.
3.4.1. Se entenderá como Mantenimiento Preventivo al conjunto de actividades que incluyen chequeos técnicos de los equipos de todas sus piezas y partes, controles de servicio y funcionamiento, pruebas de rendimiento, actualizaciones de programas, todo conforme a protocolo de mantenimiento preventivo exigido por fábrica.
3.4.2. El adjudicatario deberá presentar el protocolo de mantenimiento preventivo del equipo en cuestión, de acuerdo a lo exigido por fábrica, lo cual debe ser especificado en la oferta.
3.4.3. Sumado a la implementación de protocolo de mantenimiento preventivo exigido por fábrica, el adjudicatario deberá implementar una pauta mínima de mantenimiento preventiva, indicada en Anexo N°6, para el equipo que es objeto del presente convenio.
3.4.4. Luego de la ejecución de cada mantenimiento preventivo, el adjudicatario deberá entregar una Orden de Trabajo (O.T.) que resuma el trabajo desarrollado, además del protocolo de mantenimiento preventivo aplicado (3.4.2 y 3.4.3). Toda la documentación debe contener nombre y firma tanto de técnico que ejecuta el mantenimiento como del supervisor del servicio clínico asociado al equipo en cuestión, documentación que deberá ser entregada oportunamente al Departamento de Equipos Médicos e Ingeniería Hospitalaria, del Hospital. Tal como señala Anexo N°2.
3.4.5. Para la programación de Mantenimientos Preventivo, se considerará como canal formal de confirmación, aviso vía correo electrónico emanado desde el Departamento de Equipos Médicos e Ingeniería Hospitalaria, del Hospital. En caso de reprogramaciones de fechas previamente acordadas, estas deberán ser informadas formalmente, vía correo electrónico, por lo menos con 24 horas de anticipación.
3.4.6. La empresa adjudicataria deberá incluir todos los componentes necesarios para que el equipo funcione.
3.5. SERVICIO DE MANTENIMIENTO REPARATIVO: Se solicitará según necesidad por todas las veces que corresponda, según requerimiento durante el periodo de duración del convenio, para el equipo que es objeto del presente convenio.
3.5.1. Se entenderá como Mantenimiento Correctivo al conjunto de actividades a realizar, originadas a partir de una falla, avería o funcionamiento inesperado del equipo que es objeto del presente convenio. La detección de estas podrán ser a través de personal del Hospital o de actividades de mantenimiento preventivo realizadas por personal de la empresa adjudicataria.
3.5.2. El objetivo del servicio de mantenimiento reparativo es recuperar o corregir funcionalidad anómala del equipo. Estas actividades podrán ser programadas o de realización inmediata, no superando un plazo de respuesta en terreno de 12 horas hábiles una vez notificada, formalmente, la empresa adjudicataria.
3.5.3. El adjudicatario deberá entregar una Orden de Trabajo (O.T.) que resuma el trabajo desarrollado (mantenimiento correctivo), indicando las pruebas realizadas y el resultado de la evaluación, ya sea:
• Equipo Operativo.
• Inoperativo.
• Con Observaciones.
• Requiere ser enviado a servicio técnico.
• etc.
La documentación debe contener nombre y firma de técnico tanto como del supervisor del servicio clínico asociado al equipo en cuestión, documentación que deberá ser entregada oportunamente al Departamento de Equipos Médicos e Ingeniería Hospitalaria, del Hospital. Tal como señala Anexo N°2
3.5.4. El servicio técnico deberá entregar resumen con los repuestos que son necesario reponer, según prioridad.
4. ACCIONES DE MANTENIMIENTO
4.1. El servicio técnico debe entregar una hoja con el registro del servicio prestado, que debe cumplir las características que se detallará en Anexo N°2 y según lo dispuesto en 3.4.2. y 3.4.3.
4.2. Durante la estadía del servicio técnico en el establecimiento, debe informar oportunamente los hechos relevantes, como equipos fuera de servicio y/o envíos a laboratorio de la empresa; en este último caso, si el técnico no retira el equipo, debe desmontarlo para ser enviado.
4.3. Toda la información que genere el mantenimiento del equipo, deberá ser entregada al Departamento de Equipos Médicos e Ingeniería Hospitalaria, del Hospital, a través de una hoja de servicio, la cual será utilizada en el llenado de Hoja de Vida del o los equipos en convenio. Esta documentación será el respaldo para el pago de facturas por mantenimiento efectivamente realizado. Esto es, se solicita el Mantenimiento, luego se ejecuta y genera documentación de Hoja de Reporte, Protocolo de Mantenimiento y Pauta Mínima exigida. Una vez se realice recepción conforme de la documentación, se solicitará Orden de Compra. Los informes que mencionen algún motivo por el cual no se realizó el mantenimiento preventivo, no se considerarán para pago hasta que efectivamente se realice dicho mantenimiento, todo lo anterior según lo resumido en esquema 4.1.
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Solicitud de Fecha Ejecución Mantenimiento
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Se genera documentación de respaldo por no ejecución de Mantenimiento, firmada por técnico y servicio clínico.
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Ejecución de Mantenimiento
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¿Mantenimiento Ejecutado Correctamente?
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NO
SI
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Unidad de Abastecimiento hace Envío Orden de Compra a proveedor a Empresa
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Solicitud Generación Orden de Compra
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Recepción Conforme de la documentación en Depto de Equipos Médicos
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Documentación Generada:
- O.T. y Protocolo de Mantenimiento aplicado.
- Pauta Mínima exigida, Interna.
- Ambos firmadas por Técnico y Servicio Clínico
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Esquema 4.1.: Ejecución y Pago de Mantenimientos.
4.4. En cada mantenimiento el servicio técnico deberá colocar en cada uno de los equipos un adhesivo que registre: nombre de la empresa, Nº de serie del equipo, Nº de inventario y fecha de mantenimiento, deberá ser actualizado en cada mantenimiento.
4.5. El servicio técnico debe realizar el mantenimiento preventivo, entregando las copias de las hojas de servicio al supervisor del convenio a medida que se realicen los mantenimientos; también entregará las hojas de servicio de los equipos que por motivos de fuerza mayor no se pudo realizar mantenimiento, estas hojas de servicio deben ser validadas por el responsable del Servicio Clínico. Esta situación obliga a re-agendar el mantenimiento preventivo.
4.6. El servicio técnico deberá contar con un registro propio de las actividades (preventivas, reparativas o de emergencia) realizadas por cada equipo (hoja de vida) de manera cronológica. Este registro podrá ser consultado en cualquier momento por personal del hospital.
5. DE LOS REPUESTOS
5.1. Se deberán considerar el acceso a repuestos originales. Si no son originales los repuestos, estos deberán tener las mismas propiedades y características técnicas equivalentes a los originales lo cual deberá ser respaldado por documentación y certificados respectivos y contar con garantía el mismo tiempo de durabilidad que un original (REQUISITO EXCLUYENTE).
5.2. Dado que el convenio será del tipo full, empresa deberá presentar certificado de disponibilidad de repuestos. (REQUISITO EXCLUYENTE).
5.3. El adjudicado debe tener a disposición, es decir stock suficiente, de los repuestos necesarios para hacer frente a las contingencias para futuras reparaciones.
6. MODIFICACIONES
6.1. El o los equipos que estando en convenio de mantenimiento fuesen dados de baja, podrán ser reemplazados por otro(s) equipo(s) si fuese necesario. En el caso que no ocurra lo anterior, entonces se podrá poner fin anticipado al presente convenio.
7. OTROS ELEMENTOS
7.1. Se podrán solicitar capacitaciones y/o manuales de usuario, según sea solicitado lo cual no tendrá un costo adicional en el convenio.
7.2. Todos los repuestos que sean cambiados, serán entregados al Supervisor del Hospital, con el fin de verificar y controlar los trabajos efectivamente ejecutados por parte del servicio técnico.
7.3. El pago por el servicio de mantenimiento comprende todos los gastos directos e indirectos derivados de la prestación del servicio tales como remuneraciones, movilización, alojamiento, viáticos, gastos de fletes, de los instrumentos, herramientas y otros elementos que deba proporcionar éste, costo de mano de obra e insumos y se considerarán incorporado en el presupuesto del convenio.
7.4. La vigencia del convenio se considerará a partir de la total tramitación del contrato y la resolución que lo aprueba y tendrá una duración de 24 meses.
7.5. El proveedor con sólo presentar su oferta, declara en el Anexo N°3, el estudio de todos los documentos de la licitación, aceptando las condiciones de la misma.
7.6. Podrá acordarse entre las partes la extensión del contrato por plazo no superior a 6 meses en caso fortuito o fuerza mayor debidamente calificada y/o cuando producto de las circunstancias no previstas en el nuevo proceso licitatorio, no sea posible contar oportunamente con un nuevo contrato y siempre que dicha extensión no supere las 1000 UTM.
7.7. En caso de extenderse el contrato, la boleta de garantía por fiel cumplimiento de Contrato deberá canjearse por otra de un valor similar a la que se reemplaza bajo los mismos requisitos de forma y plazo. De no hacerlo, facultará al Hospital para ejecutar dicha boleta de garantía.
7.8. El adjudicatario deberá adaptarse al envío de toda información/documentación generada por mantenimientos preventivos/correctivos cambios de repuestos, según el Departamento de Equipos médicos le solicite, ya sea a través de documentación física, digital, correo electrónico o plataforma de gestión de mantenimiento de equipos médicos propio del departamento de equipos médicos.
7.9. Empresa debe completar para la efectiva postulación los Anexos documentados en la presente licitación.
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