- LLÁMASE a Licitación Pública, a través del Sistema de Información de Compras y Contrataciones de la Administración a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública para la licitación ID 5212-21-LE22.
- APRUÉBASE las siguientes bases de licitación, con sus Anexos, cuyo texto se transcribe a continuación:
1 Características de la licitación
Nombre de adquisición: Software de cobranza en línea para el área de cobranzas de la Unidad de Atención Arancelaria de la Universidad de Valparaíso.
Descripción: Software para el servicio de cobranza en línea para las distintas carteras gestionadas por el área de cobranzas de la Universidad de Valparaíso.
Tipo licitación: Licitación pública mayor a 100 UTM y menor a 1.000 UTM con Contrato
Tipo convocatoria: Abierta
Moneda: Pesos Chilenos (CLP)
Etapas del proceso de apertura: Una etapa (Etapa de apertura electrónica)
Opciones de pago: Transferencia electrónica, Vale Vista
Presupuesto referencial: $32.000.000.- impuesto incluido, para el periodo de 24 meses. Las ofertas no podrán sobrepasar el presupuesto referencial en más de un 10%
2 Antecedentes básicos del organismo demandante
Razón Social: Universidad de Valparaíso
Unidad de compra: Unidad de Atención Arancelaria
R.U.T.: 60.921.000-1
Comuna: Valparaíso
Región en que se genera la adquisición: Valparaíso
3 Etapas y plazos
a) Fecha inicio de preguntas:
Desde la publicación de las bases en el portal www.mercadopublico.cl
c) Fecha final de preguntas
Al 4° día corrido posterior a la fecha de publicación de las bases en el portal www.mercadopublico.cl.
d) Fecha publicación de respuestas
Al 5° día corrido posterior a la fecha de publicación de las bases en el portal www.mercadopublico.cl. En el caso que el número de preguntas que se realicen sea superior a 50, la Universidad podrá aumentar el plazo de respuesta hasta por 2 días, mediante Acto Administrativo que se publicará en el portal www.mercadopublico.cl.
e) Fecha de cierre recepción de ofertas
Al 7° día corrido posterior a la fecha de publicación del llamado a las 17:00 horas.
f) Fecha acto de apertura
El mismo día del cierre de recepción de ofertas en el portal www.mercadopublico.cl.
g) Plazo de Evaluación de Ofertas
Hasta 30 días corridos desde la apertura de ofertas.
h) Fecha de adjudicación
Hasta 60 días corridos posteriores a la fecha de cierre de recepción de ofertas en el portal www.mercadopublico.cl.
En el evento que la adjudicación no se realice dentro del plazo señalado, la Universidad informará mediante nota aclaratoria en el Sistema de Información de Compras Públicas las razones que justifiquen el incumplimiento del plazo para adjudicar, e indicará un nuevo plazo para la adjudicación.
4 Modalidad de aclaraciones y modificaciones de las bases
a) Preguntas y respuestas
Los interesados en participar en la presente licitación podrán formular consultas y solicitar aclaraciones dentro de los plazos señalados en la cláusula 3 de estas bases. Las preguntas deberán formularse a través del Sistema www.mercadopublico.cl. La Universidad pondrá las preguntas y sus respuestas en conocimiento de todos los interesados, a través de su publicación en www.mercadopublico.cl, sin indicar el autor de las preguntas, dentro del plazo señalado en las presentes bases.
Las preguntas y respuestas deberán estar relacionadas estrictamente con el proceso licitatorio y las bases que la regulan.
Las preguntas no podrán ser de carácter genérico.
Cuando la información solicitada esté permanentemente a disposición del público, o lo esté en medios impresos tales como libros, compendios, folletos, archivos públicos de la Administración, así como también en formatos electrónicos disponibles en internet o en cualquier otro medio, se comunicará al oferente la fuente, el lugar y la forma en que puede tener acceso a dicha información.
b) Modificaciones a las bases
Se podrán modificar las presentes bases y sus anexos, ya sea por iniciativa propia o en atención a una aclaración solicitada por alguno de los oferentes, durante el proceso de la propuesta, hasta antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.
Las modificaciones que se lleven a cabo, serán informadas a través del sitio Web www.mercadopublico.cl. Estas modificaciones formarán parte integral de las bases. Las modificaciones de bases estarán vigentes desde la total tramitación del acto administrativo que las apruebe.
Las aclaraciones que se efectúen se entenderán que forman parte de las presentes bases.
Junto con aprobar la modificación, se podrá establecer un nuevo plazo prudencial para el cierre o recepción de las propuestas, a fin de que los potenciales oferentes puedan adecuar sus ofertas.
5 Requisitos mínimos para participar
No haber sido condenado por prácticas antisindicales o infracción a los derechos fundamentales del trabajador dentro de los dos últimos años anteriores a la fecha de presentación de las ofertas o por delitos concursables establecidos en el Código Penal.
Esto se acreditará mediante la declaración jurada que deben presentar los interesados en participar en la presente licitación, sin perjuicio de las facultades de este organismo para verificar esta información, en cualquier momento, a través de Chileproveedores.
6 Requisitos y condiciones que deben cumplir los oferentes para que sus ofertas sean aceptadas
- Documentos administrativos
1) ANEXO 1: Formulario de datos del oferente. (Obligatorio si no se encuentra inscrito en registro Chileproveedores)
2) ANEXO 2: Declaración jurada de aceptación de condiciones. (Obligatorio)
- Documentos económicos
1) ANEXO 3: Oferta económica. (Obligatorio)
- Documentos técnicos
ANEXO 4: Oferta técnica
(Documento que describa las características técnicas del producto/servicio ofertado). (Obligatorio).
b) Condiciones para aceptar ofertas
Las únicas ofertas válidas, serán las presentadas a través del portal www.mercadopublico.cl dentro de los plazos indicados en punto “etapa y plazos” de las presentes bases.
No se aceptarán ofertas que se presenten por un medio distinto al establecido en estas bases, excepto en las situaciones previstas en el artículo 62 del Reglamento de la ley N° 19.886.
Tratándose de las situaciones previstas en el artículo 62 del Reglamento de la ley N° 19.886, solo se considerarán las ofertas que ingresen a la oficina de partes de la Universidad ubicada en Blanco 1829, Valparaíso.
En el evento de indisponibilidad técnica contemplado en el artículo 62 Nº2 Reglamento de la ley N° 19.886, los oferentes afectados tendrán un plazo de 2 días hábiles contados desde la fecha del envío del certificado de indisponibilidad, para la presentación de sus ofertas fuera del sistema de Información en la Oficina de partes de la Universidad mencionada precedentemente.
Todos los antecedentes y certificaciones mencionadas en los anexos deberán ser enviados a través del Sistema www.mercadopublico.cl, junto con los anexos.
En los casos que se solicite suscripción de los anexos cuyos formatos se adjuntan en bases de licitación, estos deberán ser suscritos por los oferentes personas naturales o por los representantes legales de los oferentes, en el caso de que éstos sean personas jurídicas.
Los oferentes deben constatar que el envío de sus ofertas técnicas y económicas a través del portal www.mercadopublico.cl haya sido realizado con éxito, incluyendo el previo ingreso de todos los archivos anexos requeridos, para ello se debe verificar el posterior despliegue automático del "Comprobante de Envío de Oferta" que entrega el Sistema, el cual puede ser impreso por el proponente para su resguardo.
Será responsabilidad de los oferentes adoptar las precauciones necesarias para ingresar oportuna y adecuadamente sus ofertas.
En el acto de evaluación de las ofertas, no será considerada información adicional adjuntada por el Proveedor que no esté contemplada en las presentes bases de licitación.
En el caso que lo indicado en los formularios anexos obligatorios sea diferentes a lo ingresado en la Ficha de la Adquisición del portal, prevalecerá lo informado en los Anexos Obligatorios.
Las ofertas deberán mantener su vigencia hasta la aceptación de la Orden de Compra, posterior a la formalización del respectivo contrato.
La Universidad de Valparaíso se reserva el derecho de declarar inadmisible cualquiera de las ofertas presentadas que no cumplan los requisitos o condiciones establecidos en las presentes bases, sin perjuicio de la facultad de la Universidad de solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales de acuerdo con lo establecido en la normativa de compras públicas y en las presentes bases.
Las ofertas técnicas y/o económicas deberán ser puras y simples y en ningún caso podrán estar asociadas a beneficios de ninguna especie (por ejemplo: promociones, productos 2 x 1, dádivas, regalos, entrega de productos en comodato y otros similares) ni sometidas a condición alguna para su adjudicación. La sola mención en la oferta de alguna de las circunstancias señaladas será causal suficiente para declararla inadmisible.
Las ofertas técnicas deberán ser integras, completas y claras, de manera que permitan facilitar de manera más precisa e inequívoca la información que es materia de evaluación, no siendo aceptable la pura y única afirmación del oferente del cumplimiento de las condiciones requeridas.
7 Antecedentes legales para poder ser contratado
- Encontrarse Inscrito en ChileProveedores.
- Declaración jurada simple, según formato Anexo N° 2, que acredite que no se encuentra en ninguna de las inhabilidades contempladas en el artículo 4° de la ley N° 19.886.
- Fotocopia simple de cédula de identidad persona natural que deberá Acreditar en ChileProveedores.
b) Persona Jurídica
- Encontrase Inscrito en ChileProveedores.
- Declaración jurada simple, según formato Anexo N° 2, que acredite que no se encuentra en ninguna de las inhabilidades contempladas en el artículo 4° de la ley N° 19.886.
• Certificado de vigencia del poder del representante legal; o bien, cualquier otro antecedente legal que acredite la vigencia del poder del Representante legal.
• Certificado de Vigencia de la Sociedad.
Tratándose exclusivamente de las personas jurídicas, no podrán contratar con organismos del Estado, aquellas que hayan sido condenadas por los delitos previstos en los artículos 8° y 10° de la Ley 20.393.
Los antecedentes legales para poder ser contratado, sólo se requerirán respecto del oferente que resulte adjudicado y deberán estar disponibles en ChileProveedores o bien ser entregados físicamente o enviados por correo certificado a la Universidad en Banco 1829, Valparaíso dentro de los 30 días hábiles contados desde la notificación de la resolución de adjudicación totalmente tramitada.
En caso que el adjudicatario no esté inscrito en el registro electrónico oficial de contratistas de la administración, ChileProveedores, deberá inscribirse dentro del plazo de 15 días hábiles contados desde la notificación de la resolución de adjudicación totalmente tramitada.
8 Naturaleza y monto de las garantías requeridas
a) Garantía Seriedad de la Oferta
No se requerirá
b) Garantía Fiel de Cumplimiento de Contrato
i. Tipo de Documento
ii. La caución o garantía deberá ser pagadera a la vista y tener el carácter de irrevocable. Podrá ser física o electrónica. En los casos en que se otorgue de manera electrónica, deberá ajustarse a la Ley N° 19.799 sobre Documentos Electrónicos.
- Beneficiario
Universidad de Valparaíso, Rut: 60.921.000-1
- Fecha de Vencimiento:
La fecha de vencimiento será de 60 días hábiles posteriores al término de la vigencia del contrato, sin perjuicio de lo anterior, de ser necesaria la renovación, deberá dictarse el acto administrativo correspondiente según cláusula de renovación y se podrá reemplazar la caución o garantía respectiva, antes de su vencimiento, en iguales condiciones que la original.
- Monto
5% del valor total adjudicado impuestos incluidos, en pesos.
- Glosa
Para Garantizar el Cumplimiento de la Adquisición ID 5212-21-LE22
Forma y oportunidad de Restitución: El procedimiento de solicitud de restitución de las garantías será realizado íntegramente mediante correo electrónico, el proveedor deberá solicitar la devolución de la garantía al correo electrónico adquisiciones@uv.cl, la Universidad de Valparaíso analizará la solicitud e informará, mediante la misma vía, de la fecha y horario en la cual el proveedor podrá retirar el documento, si es que fuera el caso, con un plazo estimado de 10 días corridos contados desde la solicitud de devolución de garantía. No se aceptarán llamadas telefónicas, ni retiros presenciales, sin la confirmación previa vía correo electrónico por parte de la Universidad de Valparaíso. Para hacer efectiva la devolución se debe coordinar con el Departamento de Adquisiciones tomándose en cuenta las medidas vigentes de protección para el COVID-19 antes de fijar fecha de entrega.
En caso de cobro de esta caución derivado del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que impone esta licitación, el proveedor deberá reponer la caución por igual monto y por el mismo plazo de vigencia que la que reemplaza, dentro de los 5 días hábiles siguientes contados desde el cobro de la primera, en caso de no restituir dicha boleta en los plazos indicados anteriormente, se procederá al término anticipado del contrato.
Será responsabilidad del contratado mantener vigente la garantía de fiel cumplimiento hasta 60 días hábiles después de culminado el contrato. Mientras se encuentre vigente el contrato, las renovaciones de esta garantía serán de exclusiva responsabilidad del Proveedor.
Será responsabilidad del oferente el retiro de los documentos una vez que se haya cumplido los plazos indicados en las bases y la correspondiente notificación de la Universidad de Valparaíso mediante correo electrónico.
La devolución de la caución solo procederá en aquellos casos en que no corresponda hacer efectivo su cumplimiento.
La caución o garantía deberá ser pagadera a la vista y tener el carácter de irrevocable. Podrá ser física o electrónica. En los casos en que se otorgue de manera electrónica, deberá ajustarse a la Ley N° 19.799 sobre Documentos Electrónicos.
Condiciones para su cobro: En caso de incumplimiento del proveedor adjudicado, de acuerdo a lo acordado con proveedor de acuerdo a las bases, oferta del proveedor y del contrato, según procedimiento indicado en el punto Nº 9 letra h).
9 Evaluación y adjudicación de las ofertas
a) Criterios y procedimiento de evaluación de las ofertas
Todos los puntajes de los criterios tendrán una escala de evaluación de 0 a 10.
Estos criterios son:
Descripción: Precio en administración de carteras vigentes y vencidas
Ponderación del puntaje final: 14%
Forma de cálculo: Con una escala de evaluación de 0 a 10 puntos, se evaluará con mayor calificación (máximo 10 puntos) la propuesta que oferte el mejor precio, de acuerdo a lo siguiente:
P (i) = (menor precio ofertado/precio oferta) X 10
- Tipo criterio: Técnico 1
Descripción: Etapas entrega sistema de Cobranza
Ponderación del puntaje final: 10%
Forma de cálculo: Con una escala de evaluación de 0 a 10 puntos, se evaluará con mayor calificación (máximo 10 puntos) la propuesta que oferte la menor cantidad de horas, de acuerdo a lo siguiente:
P (i) = (menor total de horas del proceso ofertadas/total horas ofertadas) X 10
- Tipo criterio: Técnico 2
Descripción: Especificaciones técnicas de los Servicios
Ponderación del puntaje final: 20%
Forma de cálculo: Con una escala de evaluación de 0 a 10 puntos, se evaluará con mayor calificación (máximo 10 puntos) la propuesta que oferte especificaciones técnicas que superen lo solicitado en las bases de licitación, el puntaje se calculará de acuerdo a lo siguiente:
- Las especificaciones técnicas superan a lo solicitado en las bases de licitación, 10 puntos, lo que debe ser debidamente justificado en acta comisión evaluadora.
- Las especificaciones técnicas cumplen con lo solicitado en las bases de licitación, 5 puntos, lo que debe ser debidamente justificado en acta comisión evaluadora.
- Las especificaciones técnicas ofertadas no cumplen con lo solicitado en las bases de licitación, la oferta será declarada inadmisible, lo que debe ser debidamente justificado en acta comisión evaluadora.
- Tipo criterio: Técnico 3
Descripción: Experiencia, evidencia de Software de cobranzas con funcionalidad SAAS operativos en el mercado
Ponderación del puntaje final: 20%
Forma de cálculo: Con una escala de medición de 0 a 10 puntos, la experiencia del oferente se mediará de acuerdo lo siguiente:
- 10 puntos si presenta experiencia igual o superior a 5 años en el rubro licitado.
- 5 puntos si presenta experiencia igual o superior a 3 años y menos de 5 años en el rubro licitado.
- 2 puntos si presenta experiencia igual o superior a 1 año y menos de 3 años en el rubro licitado.
- 0 puntos si presenta experiencia inferior a 1 año o no acredita experiencia.
Para acreditar experiencia el proveedor deberá presentar contrato y factura que acrediten los años de experiencia declarados en Software de cobranzas con funcionalidad SAAS operativos en el mercado.
Las ofertas que declaren y no adjunten lo solicitado serán evaluadas con 0 puntos.
Las facturas deberán corresponder a la experiencia solicitada.
v. Tipo criterio: Técnico 4
Descripción: Experiencia en Integración con sistemas nativos vía web service:
Ponderación del puntaje final: 20%
Forma de cálculo: Con una escala de medición de 0 a 10 puntos, la experiencia del oferente se mediará de acuerdo lo siguiente:
- 10 puntos, presenta experiencia
- 0 puntos, no presenta experiencia
Para acreditar experiencia el proveedor deberá presentar contrato y factura que acredite el tener Experiencia en Integración a través de web service.
Las ofertas que declaren y no adjunten lo solicitado serán evaluadas con 0 puntos.
Las facturas deberán corresponder a la experiencia solicitada.
- Tipo criterio: Técnico 5
Descripción: Soporte
Ponderación del puntaje final: 10%
Forma de cálculo: Con una escala de evaluación de 0 a 10 puntos, se evaluará con mayor calificación (máximo 10 puntos) la propuesta que oferte del tiempo de respuesta, el puntaje se calculará de acuerdo a la siguiente fórmula:
Puntaje = (menor tiempo de repuesta entre las ofertas/tiempo de respuesta ofertado) x 10
La oferta del tiempo de respuesta debe ser en días corridos.
- Tipo criterio: Técnico 6
Descripción: Periodo de implementación
Ponderación del puntaje final: 5%
Forma de cálculo: considerando una escala de evaluación de 0 a 10 puntos, la comparación de periodos de implementación se realizará de acuerdo con la siguiente fórmula:
Puntaje = (Menor periodo de implementación/ periodo ofertado) x 10
La evaluación se hará en bases a días hábiles
- Tipo criterio: Administrativo
Descripción: Cumplimiento de requisitos formales
Ponderación del puntaje final: 1%
Forma de cálculo: En virtud del artículo 40, inciso 2°, del Reglamento de la ley N° 19.886, se medirá este criterio según los siguientes parámetros:
- Cumple con los requisitos formales de presentación de oferta con anterioridad del plazo de cierre de ofertas: 10 puntos
- Cumple con los requisitos formales de presentación de oferta dentro del plazo de requerimiento de la entidad: 0 puntos.
- No cumple con los requisitos formales de presentación de oferta: La oferta será inadmisible
El puntaje final de la suma ponderada de los criterios de evaluación cada oferta se expresará utilizando dos decimales, aplicando regla de redondeo
b) Solicitud de aclaraciones y antecedentes de las ofertas
Una vez realizada la apertura electrónica de las ofertas, la Universidad podrá solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales, siempre y cuando las rectificaciones de dichos vicios u omisiones no les confieran a esos oferentes una situación de privilegio respecto de los demás competidores, esto es, en tanto no se afecten los principios de estricta sujeción a las bases y de igualdad de los oferentes, y se informe de dicha solicitud al resto de los oferentes si correspondiere a través del Sistema de Información.
Se permitirá, asimismo, la presentación de certificaciones o antecedentes que los oferentes hayan omitido presentar al momento de efectuar la oferta, siempre que dichas certificaciones o antecedentes se hayan producido u obtenido con anterioridad al vencimiento del plazo para presentar ofertas o se refieran a situaciones NO mutables entre el vencimiento del plazo para presentar ofertas y el periodo de evaluación.
Los oferentes tendrán un plazo máximo de 24 horas corridas, establecidas en el foro de Aclaración de ofertas, contados desde la notificación del respectivo requerimiento, para responder a lo solicitado por la Universidad o para acompañar los antecedentes requeridos por ésta.
La Universidad no considerará las respuestas o los antecedentes recibidos una vez vencido dicho plazo.
Las aclaraciones de las ofertas no podrán modificar los elementos esenciales de la oferta, especialmente los que determinan admisibilidad y los elementos que forman parte de los criterios de evaluación, exceptuándose de esta condición las aclaraciones que se refieran a errores aritméticos
c) Conversión de monedas de las ofertas
Para la conversión de monedas se considerará como fuente de datos la base de datos estadística del Banco Central del Chile, que se accede a través de su sitio web. Se considerará la fecha de cierre de recepción de ofertas para efectuar toda conversión de monedas.
d) Adjudicación de ofertas
La Universidad declarará inadmisibles cualquiera de las ofertas presentadas que no cumplan los requisitos o condiciones establecidos en las presentes bases de licitación, sin perjuicio de la facultad para solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales de acuerdo con lo establecido en la normativa de compras públicas y en las presentes bases.
La Universidad licitante podrá, además, declarar desierta la licitación cuando no se presenten ofertas o cuando éstas no resulten convenientes a sus intereses.
Dichas declaraciones deberán materializarse a través de la dictación de una resolución fundada.
La licitación se adjudicará al proponente que haya obtenido el más alto puntaje, de acuerdo con los criterios de evaluación y sus ponderaciones, establecidos en las presentes bases, a través de una resolución que será publicada en www.mercadopublico.cl, una vez que se encuentre totalmente tramitada.
e) Concordancia entre el producto ofertado y el producto entregado
El proveedor que resulte adjudicado deberá siempre entregar el tipo de producto de acuerdo a la especificación técnica que haya declarado en su oferta.
f) Resolución de empates en puntajes de ofertas
En caso de presentarse un empate entre 2 o más ofertas, ello se resolverá adjudicando al oferente que hubiese obtenido el mayor puntaje en el criterio Especificaciones técnicas de los Servicios.
Si aplicando la fórmula anterior aún persiste el empate entre oferentes, dicha situación se resolverá adjudicando al oferente que hubiese obtenido el mayor puntaje en el criterio Experiencia, evidencia de Software de cobranzas con funcionalidad SAAS operativos en el mercado.
De persistir el empate, se adjudicará al oferente que hubiese obtenido el mayor puntaje en el criterio Experiencia en Integración con sistemas nativos vía web service.
Solo para la resolución de empates el puntaje los criterios de evaluación cada oferta se expresará utilizando tres decimales, aplicando regla de redondeo.
Entre aquellos oferentes que continúen empatados luego de aplicar todos los criterios anteriores, se preferirá a aquel que primero haya ingresado su oferta en el portal, de acuerdo a la información que conste en los respectivos comprobantes de ingreso de oferta.
g) Notificación de la adjudicación de oferta
Una vez que se encuentre totalmente tramitada la resolución de adjudicación, se procederá a notificar dicha decisión a los adjudicatarios, mediante su publicación en el sistema www.mercadopublico.cl.
h) Resolución de consultas respecto de la adjudicación
Si luego de realizado el proceso de evaluación de ofertas, hubiese consultas respecto de la adjudicación, deberán ser enviadas en el plazo de 10 días corridos contados desde la total tramitación de la resolución adjudicatoria, a través del Sistema de Información.
La Universidad dispondrá del mismo tiempo indicado precedentemente para dar respuesta a dichas consultas.
i) Re-adjudicación
Si el respectivo adjudicatario se desiste de su oferta, no entrega los antecedentes legales para contratar, no acepta la orden de compra, no entrega los productos o modelos indicados en su oferta, o no se inscribe en Chileproveedores en los plazos que se establecen en las presentes bases, la entidad licitante podrá dejar sin efecto la adjudicación y seleccionar al oferente que, de acuerdo al resultado de la evaluación le siga en puntaje, y así sucesivamente, a menos que, de acuerdo a los intereses de la Universidad, se estime conveniente declarar desierta la licitación.
j) Validez de la oferta
De conformidad a lo dispuesto en las letras precedentes, las ofertas deberán mantener su vigencia hasta la fecha de aceptación de la Orden de Compra, posterior a la formalización del respectivo contrato.
En el caso que el oferente adjudicado desistiera de su oferta, esto habilitará a la Universidad de Valparaíso a informar del incumplimiento a la Dirección de Compras Públicas.
k) Aplicación de redondeo de decimales
Si el siguiente decimal es menor que 5, el anterior no se modifica. Ejemplo: Al expresar el número 1,344 utilizando dos decimales, aplicando la regla de redondeo, el resultado es 1,34
Si el siguiente decimal es mayor o igual que 5, el anterior se incrementa en una unidad. Ejemplo: Al expresar el número 1,345 utilizando dos decimales, aplicando la regla de redondeo, el resultado es 1,35
l) Interpretación de las bases
Las bases, así como el contrato, se interpretarán en forma armónica, de manera que exista entre todos ellos la debida correspondencia.
Todos los documentos relativos a la licitación se interpretarán siempre en el sentido de la más perfecta ejecución del contrato, de acuerdo con las reglas de la ciencia y la técnica aplicables según sea el caso particular de que se trate.
En caso de discrepancia en la interpretación, primará lo dispuesto en las bases por sobre lo establecido en la oferta del adjudicatario.
Cualquier falta, descuido u omisión de los oferentes o adjudicatarios en la obtención de información y estudio de los documentos relativos al proceso de licitación, no los exime de la responsabilidad de apreciar adecuadamente los costos necesarios para la elaboración y desarrollo de su propuesta o ejecución del contrato. Por lo tanto, serán del cargo del oferente todos los costos en que incurran para corregir faltas, errores, descuidos u omisiones resultantes de su análisis e interpretación de la información disponible o que se obtenga.
Para efectos de esta Licitación toda interpretación de las bases será resuelta por el Rector de la Universidad de Valparaíso, sin perjuicio de las facultades de la Contraloría General de la República.
10 Condiciones contractuales y otras cláusulas
a) Definiciones
Caso fortuito y fuerza mayor: se configura el caso fortuito o la fuerza mayor cuando concurren copulativamente los siguientes elementos: a) la inimputabilidad del hecho, esto es, que provenga de una causa totalmente ajena a la voluntad del afectado, quien no debe haber contribuido en forma alguna a su ocurrencia; b) la imprevisibilidad del hecho, es decir, que no se haya podido prever dentro de cálculos ordinarios o corrientes, y c) la irresistibilidad del hecho, vale decir, que no se haya podido evitar ni aún en el evento de oponerle las defensas idóneas para lograr tal objetivo.
Incumplimiento grave: Se entenderá por incumplimiento grave la no ejecución o la ejecución parcial por parte del adjudicatario de las obligaciones del contrato, descritas en las presentes bases, sin que exista alguna causal que le exima de responsabilidad, y cuando dicho incumplimiento le genere a la Universidad un perjuicio significativo en el cumplimiento de sus funciones, especialmente durante el horario y días de funcionamiento normal de la Universidad cuando se imparta docencia o cuando se pueda comprobar de manera fehaciente que se haya afectado la ejecución o haya impedido el logro de algunos de los objetivos de un proyecto de investigación o extensión y esto genere un perjuicio económico a la institución.
Incumplimiento reiterado: se entenderá por incumplimiento reiterado aquella que ocurra al menos dos veces durante la vigencia del contrato, con una diferencia menor o igual a 7 días entre eventos de incumplimiento.
Atraso injustificado: Se entenderá como el simple retardo de la ejecución de lo contratado que provenga de acciones u omisiones o errores del proveedor durante la duración del contrato y que tengan relación con eventos previsibles.
Interrupción injustificada: Se entenderá como la paralización total o parcial de lo contratado que provenga de acciones u omisiones o errores del proveedor durante la duración del contrato y que tengan relación con eventos previsibles
b) Plazo de suscripción del contrato
El respectivo contrato deberá suscribirse dentro de los 30 días hábiles siguientes a la notificación de la resolución de adjudicación totalmente tramitada.
c) Contenido del contrato
La oferta adjudicada se entenderá como parte de lo adquirido.
La oferta no podrá contener cláusulas que contravengan los principios de continuidad del servicio y de eficacia, contenidos en los artículos 3° y 28, y 5°, respectivamente, de la ley N° 18.575, de Bases Generales de la Administración del Estado.
Las estipulaciones contempladas en el contrato no podrán restringir las facultades propias de la Administración del Estado ni pueden traducirse en renuncias a derechos y acciones que no estén permitidos en el ordenamiento jurídico.
d) Modificación de lo contratado
Se podrá modificar el contrato.
Además de las causales contempladas en el artículo 77 del Decreto Nº 250 de 2004, del Ministerio de Hacienda, Reglamento de la Ley Nº 19.886, se establecen las siguientes:
i. Por mutuo acuerdo.
- En el caso fortuito o la fuerza mayor.
- En el caso de obsolescencia técnica o funcional de los productos o servicios adquiridos.
En el caso de servicios, si la Universidad requiera el aumento o disminución de cobertura y alcance del servicio conforme a lo establecido en las bases, para garantizar la continuidad y calidad de este. Toda modificación no podrá superar el 30% del total del original del servicio, impuestos incluido, la cual será autoriza mediante el respectivo acto administrativo.
e) Término anticipado del contrato
Además de las causales contempladas en el artículo 77 del Decreto Nº 250 de 2004, del Ministerio de Hacienda, Reglamento de la Ley Nº 19.886, se establecen las siguientes:
i. Por mutuo acuerdo.
- Si se disuelve la empresa adjudicada.
- Por el incumplimiento reiterado de las obligaciones contraídas por el adjudicatario.
- Si la empresa es multada o infraccionada 3 veces por cualquier autoridad externa conforme a la normativa aplicable.
- En el caso de atrasos, por atraso por más de cinco días corridos en su ejecución que no haya sido causada por fuerza mayor o justificada plenamente.
- En el caso de incumplimientos, por cualquier interrupción en la ejecución que dure más de tres días corridos que no haya sido causada por fuerza mayor o caso fortuito.
- En el caso de servicios, por la interrupción por más de 60 días por cualquier causa.
- Si el adjudicatario, sus representantes, o el personal dependiente de aquél, no observaren el más alto estándar ético exigible, durante la ejecución del respectivo contrato, o propiciaren prácticas corruptas, tales como:
- Dar u ofrecer obsequios, regalías u ofertas especiales al personal adscrito a la Universidad, que pudiere implicar un conflicto de intereses, presente o futuro, entre el respectivo adjudicatario y la Universidad.
- Dar u ofrecer cualquier cosa de valor con el fin de influenciar la actuación de un funcionario público durante la ejecución del contrato objeto de la presente licitación.
- Tergiversar hechos, con el fin de influenciar la ejecución del contrato.
El proveedor no podrá dar término anticipado del contrato de manera unilateral, sin perjuicio de que la Universidad pague por los servicios efectivamente prestados y aplique las multas que en derecho correspondan.
El procedimiento a aplicar para el término anticipado del contrato será el indicado en el punto “Multas y Procedimiento para aplicación”.
f) Plazos y condiciones de entrega
El plazo será acorde al periodo de implementación indicado por el proveedor en su oferta adjudicada.
g) Multas y Procedimiento para Aplicación
Cada vez que el adjudicado incurra en los incumplimientos definidos en el presente pliego de condiciones, la Universidad podrá aplicar administrativamente multas, salvo que sea debido a casos de fuerza mayor o caso fortuito, los que deberán ser justificados por el proveedor ante la contraparte técnica.
- Procedimiento de aplicación
Cuando se verifiquen hechos que, de acuerdo a lo establecido en estas bases sean constitutivos de multa, la contraparte técnica notificará esta circunstancia al adjudicado, indicando en forma precisa los hechos que se imputan. El proveedor dispondrá de un plazo de cinco días hábiles, contados desde la fecha de su notificación, para efectuar los descargos que estime pertinentes, adjuntando los antecedentes que sustenten sus alegaciones, por escrito y entregado en la Oficina de partes ubicada en Blanco 1829, comuna de Valparaíso.
Una vez realizados los descargos por parte del contratista, o en su defecto, una vez transcurrido el plazo de cinco días hábiles sin que el proveedor haya formulado descargos, la contraparte técnica informará esta situación a la Dirección de Administración y Logística solicitando la aplicación de la multa, en caso de que ello sea procedente.
La multa será aplicada mediante resolución, la que será notificada publicando el acto administrativo en la Plataforma Mercado Publico, entendiéndose notificado el proveedor con sólo esta publicación. El proveedor adjudicado podrá interponer recurso de reposición en contra de la resolución que le aplique la multa, dentro del plazo de cinco días hábiles contados desde la fecha de su notificación, por escrito y entregado en la Oficina de partes en Blanco 1829, comuna de Valparaíso. La Universidad resolverá la reposición presentada mediante acto administrativo en un plazo de hasta 20 días hábiles, acogiendo total o parcialmente los fundamentos dados por el contratista, o bien, la rechazará confirmando la multa aplicada, publicando el acto administrativo en la Plataforma Mercado Publico sin perjuicio de los demás recursos que contempla la ley N° 19.880, que sean procedentes.
- Causales y monto de las multas.
Para los efectos de la aplicación de multas, la causal que puede originarlas es la siguiente:
Atraso en la entrega de productos o comienzo de servicios: 1 UF por día corrido de atraso
Nota: La U.F. (unidad de fomento) aplicable, será la pertinente al día del pago efectivo.
Las multas se podrán aplicar por cada vez que se verifique una causal que individualmente considerada la haga procedente.
En todo caso, las multas se aplicarán solamente hasta alcanzar en total, en forma acumulada, un 30% del valor total del contrato.
- Pago de multas
El contratista podrá pagar las multas directamente en el departamento de Finanzas de la Universidad, debiendo otorgársele recibo para tal efecto. En caso contrario, el monto total de las multas impagas y que no se encuentren con reclamación pendiente o con el plazo vigente para reclamar de ella, será descontado del pago siguiente.
h) Del pago de servicios prestados y/o productos entregados
Los documentos tributarios serán pagados en un plazo no superior a 30 días, desde la recepción conforme del documento, siempre que el documento cumpla con todos los requisitos indicados en el procedimiento de pago, ya que de caso contrario el documento de cobro será devuelto al adjudicatario.
La Universidad se reserva el derecho de revisar los antecedentes presentados.
El proveedor deberá indicar el número de Orden de Compra en la factura.
El proveedor deberá facturar toda vez que sean recibidas conforme la totalidad de los servicios y/o productos.
Los pagos que se generen con imputación a presupuestos futuros sólo procederán en la medida que exista disponibilidad presupuestaria y se cumplan las condiciones previstas para esos desembolsos.
i) Coordinador por parte del proveedor adjudicado
El proveedor adjudicado deberá nombrar un Coordinador de contrato, cuya identidad deberá ser informada a la Universidad de Valparaíso.
En el desempeño de su cometido, el Coordinador de contrato deberá, a lo menos:
i. Informar oportunamente a la Universidad de Valparaíso de todo hecho relevante que pueda afectar el cumplimiento del contrato.
- Representar al Proveedor, en la discusión de las materias relacionadas con la ejecución del contrato.
- Coordinar las acciones que sean pertinentes para la operación y cumplimiento de este contrato.
La designación del coordinador y todo cambio relativo a este deberá ser informado a la Universidad de Valparaíso a más tardar dentro de las 24 horas siguientes de efectuado la designación o cambio. La Universidad de Valparaíso podrá rechazar o aprobar dicha designación. En caso de rechazo, el proveedor deberá nombrar otro coordinador y seguir el mismo procedimiento señalado precedentemente.
j) Supervisión y coordinación del contrato por parte de la Universidad
La Universidad definirá un administrador de contrato que será quien ejercerá las siguientes funciones:
i. Supervisar, coordinar y fiscalizar el cumplimiento de los procedimientos establecidos en las bases para el oportuno cumplimiento del contrato.
- Coordinar las acciones que sean pertinentes para la operación y cumplimiento de este contrato.
- Dar visto bueno y recepción conforme de los productos y/o servicios, como también la tramitación de pagos y sanciones.
Las demás que le encomiende el presente instrumento
k) Pacto de integridad
El oferente declara que, por el sólo hecho de participar en la presente licitación, acepta expresamente el presente pacto de integridad, obligándose a cumplir con todas y cada una de las estipulaciones que están contenidas en el mismo, sin perjuicio de las que se señalen en el resto de las bases de licitación y demás documentos integrantes. Especialmente, el oferente acepta el suministrar toda la información y documentación que sea considerada necesaria y exigida de acuerdo a las presentes bases de licitación, asumiendo expresamente los siguientes compromisos:
i. El oferente se obliga a no ofrecer ni conceder, ni intentar ofrecer o conceder, sobornos, regalos, premios, dádivas o pagos, cualquiera fuese su tipo, naturaleza y/o monto, a ningún funcionario público en relación con su oferta, con el proceso de licitación pública, ni con la ejecución de él o los contratos que eventualmente se deriven de la misma, ni tampoco a ofrecerlas o concederlas a terceras personas que pudiesen influir directa o indirectamente en el proceso licitatorio, en su toma de decisiones o en la posterior adjudicación y ejecución del o los contratos que de ello se deriven.
- El oferente se obliga a no intentar ni efectuar acuerdos o realizar negociaciones, actos o conductas que tengan por objeto influir o afectar de cualquier forma la libre competencia, cualquiera fuese la conducta o acto específico, y especialmente, aquellos acuerdos, negociaciones, actos o conductas de tipo o naturaleza colusiva, en cualquier de sus tipos o formas.
- El oferente se obliga a revisar y verificar toda la información y documentación, que deba presentar para efectos del presente proceso licitatorio, tomando todas las medidas que sean necesarias para asegurar la veracidad, integridad, legalidad, consistencia, precisión y vigencia de la misma.
- El oferente se obliga a ajustar su actuar y cumplir con los principios de legalidad, ética, buenas costumbres y transparencia en el presente proceso licitatorio.
- El oferente manifiesta, garantiza y acepta que conoce y respetará las reglas y condiciones establecidas en las bases de licitación, sus documentos integrantes y él o los contratos que de ellos se derivase.
- El oferente se obliga y acepta asumir, las consecuencias y sanciones previstas en estas bases de licitación, así como en la legislación y normativa que sean aplicables a la misma.
- El oferente reconoce y declara que la oferta presentada en el proceso licitatorio es una propuesta seria, con información fidedigna y en términos técnicos y económicos ajustados a la realidad, que aseguren la posibilidad de cumplir con la misma en las condiciones y oportunidad ofertadas.
- El oferente se obliga a tomar todas las medidas que fuesen necesarias para que las obligaciones anteriormente señaladas sean asumidas y cabalmente cumplidas por sus empleados y/o dependientes y/o asesores y/o agentes y en general, todas las personas con que éste o éstos se relacionen directa o indirectamente en virtud o como efecto de la presente licitación, incluidos sus subcontratistas, haciéndose plenamente responsable de las consecuencias de su infracción, sin perjuicio de las responsabilidades individuales que también procediesen y/o fuesen determinadas por los organismos correspondientes.
l) Acreditación de cumplimiento de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social
Durante la vigencia del respectivo contrato, el adjudicatario deberá acreditar mediante la presentación del Certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales (Ley de Subcontratación), emitido por la Dirección de Trabajo, que no registra saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años. Estos certificados deberán ser presentados al cumplirse la mitad del período de ejecución del contrato, o cada seis meses de vigencia de éste. Sin perjuicio de ello, la Universidad también podrá solicitar al adjudicatario, en cualquier momento, la presentación de estos certificados de la Dirección del Trabajo u otros antecedentes que estime pertinentes para acreditar el cumplimiento de las obligaciones laborales antes señaladas.
Con todo, el respectivo adjudicatario deberá acreditar, al término del correspondiente contrato, el cumplimiento del pago de remuneraciones y cotizaciones de seguridad social en los términos descritos, a través de los certificados o antecedentes respectivos.
m) Domicilio para efectos legales
Para todos los efectos legales que se deriven del contrato, las partes fijan su domicilio en la comuna de Valparaíso y se someten a la competencia de sus Tribunal Ordinarios de Justicia.
11 Productos / Servicios Requeridos
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Producto/Servicio
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Descripción
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Cantidad
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Unidad
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Servicios de cobranzas
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Software de cobranza en línea para el área de cobranzas de la Unidad de Atención Arancelaria de la Universidad de Valparaíso.
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1
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Unidad
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ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA EL SOFTWARE ESPECIALIZADO DE COBRANZA DE DEUDORES GESTIONADOS POR EL ÁREA DE COBRANZAS.
El propósito del servicio es contar con un software que permita gestionar y administrar la cobranza de las carteras administradas por el área de cobranzas.
Contar con un servicio de cobranza que se conecte y pueda funcionar en línea con información actualizada de las gestiones realizadas así como de los pagos y recaudaciones recibidas, y por otra parte, la empresa contratada disponga de la información, actualizada y en línea, de los deudores de la Universidad de Valparaíso, sin que hayan desviaciones en los montos o los valores a cobrar, o del estado de situación de la deuda o de la cobranza, producto de pagos, regularizaciones o cambios de situación, posteriores al envío de la cobranza.
A.- SERVICIOS REQUERIDOS:
Se requiere un sistema que permita gestionar las acciones de cobranzas para distintas carteras y deudas por cobrar que presenta la Universidad de Valparaíso.
Las carteras a gestionar corresponden a documentos vigentes, vencidos o en mora tales como como cheques; letras vencidas y protestadas; Deuda Pagaré Arancel; Facturas por cobrar; Crédito Universidad de Valparaíso, Crédito por Ayuda Económica Bienestar.
Cartera 1.- Arancel Histórico Pregrado
Correspondiente a saldo del periodo anterior de todos los alumnos con arancel de pregrado y que no hayan repactado su deuda. Esta administración ha considerado un objetivo importante hacer más eficiente la gestión de cobro de los deudores mediante un gestor de cobranzas, de manera de hacer todo lo posible para evitar los índices de morosidad.
Cartera 2.- Cheques Vencidos y Protestados
Corresponde a cartera de Cheques vencidos y protestados dejados como forma de pagos de cuota de arancel, repactadas de deuda arancel.
Cartera 3.- Letras Vencidas y Protestadas
Corresponde a cartera de Letras vencidas y protestadas por documentos generados en procesos de repactación de deuda arancel y repactaciones de documentos.
Cartera 4.- Crédito Universidad de Valparaíso (CUV)
Crédito otorgado por la Universidad a los alumnos en UTM y tasa anual de 2% Se comienza su cobro una vez transcurrido desde su egreso y un año ante cualquier otra situación.
Cartera 5.- Facturas
Corresponde a facturas que no han sido cancelada, en un período acordado y que superan los 30 días de vencimiento, de acuerdo al registro contable del Fin 700.
Cartera 6.- Crédito Bienestar.
Corresponde a préstamos regulares de emergencia a Ex - alumnos de la universidad.
Cartera 7.- CAE
Beneficio del Estado que se otorga a estudiantes que acrediten méritos académicos y que necesitan financiamiento para iniciar o continuar una carrera en instituciones de educación superior acreditadas que formen parte del Sistema de Crédito con Garantía Estatal.
B.- ASPECTOS A CONSIDERAR POR EL PROPONENTE:
- El oferente debe considerar capacitación para el personal usuario del software.
- Debe considerar soporte remoto para todas las dependencias de la UV en donde se encuentre la Unidad de Atención Arancelario.
- Debe considerar un sistema con multimoneda, multicartera, multidocumentos.
- Debe considerar una actualización dinámica de deudas como de pagos, para rut individuales como para nóminas masivas.
- Debe considerar usuarios internos y empresas de cobranzas externas, con privilegios de escritura o de lectura según corresponda.
- Para el usuario interno debe considerar todas las carteras.
- Para el usuario externo debe considerar el tipo de deuda (Pre-judicial; Judicial)
- Se requiere que el software considere plataforma de comunicación que permita mantener informado al cliente, proveedores, colaboradores y deudores, sobre deudas, pagos, trámites u otro evento que ocurra respecto de la gestión de cobranza.
- Centralizar, controlar, auditar, permitir el envío de mensajes predefinidos, notificaciones y alertas a través de e-mail, sms, Whatsapp, llamadas telefónicas y otros canales, según sea necesario.
- Debe considerar un sistema de discado directo con grabación de llamados telefónicos, con respaldos de acuerdo a lo establecido en la normativa de cobranza del Servicio Nacional del Consumidor.
- Debe considerar un módulo de recaudación ya sea de forma presencial, por banco o por webpay.
- El oferente debe considerar un módulo de reportería que contemple indicadores de recupero considerando la cronología de tiempo (diario, semanal, mensual, semestral, trimestral, anual), además de reportes de recaudación, mora y los indicadores de kpi de desempeño.
- El oferente debe ofrecer un software de gestión de cobranza que se integre y pueda operar en línea y en forma simultánea, con el actual sistema FIN 700, que utiliza la UV. El oferente, en la etapa de presentación de las ofertas, debe acompañar en un Anexo, la forma en que se integrarían la plataforma del sistema de cobranzas, con la plataforma FIN 700 de la Universidad de Valparaíso, y así dar cumplimiento a la operación en línea y en forma simultánea. Además, el software de gestión de cobranza que se ofrezca, debe permitir revisar en línea las diferentes gestiones realizadas y las respuestas del deudor cuando las haya, a través de alguna bitácora u otro módulo equivalente.
- Debe considerar en la propuesta las horas de desarrollo que se requieran para adaptar el software ofertado a los requerimientos de los sistemas internos
- Los gastos en que incurra el oferente por la presente licitación y por el software de cobranza, serán de su cargo exclusivo.