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Adjudicación |
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El Instituto se reserva el derecho de adjudicar la licitación a la propuesta que finalmente estime más ventajosa a sus necesidades e intereses, considerando en una estimación de conjunto, los criterios de evaluación y los puntajes y ponderaciones establecidos en las presentes Bases, aunque no sea la de menor valor.
El oferente cuya propuesta u oferta ha sido seleccionada de este modo será, entonces, denominado Adjudicatario.
En el evento que el adjudicatario no se encuentre inscrito en el Registro Electrónico Oficial de Contratistas de la Administración del Estado, estará obligado a inscribirse dentro del plazo de 15 días hábiles, contado desde la fecha de notificación de la resolución que adjudica la propuesta, como requisito previo para la suscripción del contrato. Dentro del mismo plazo, deberá encontrarse hábil en el referido registro.
Para el caso de la Unión Temporal de Proveedores, cada integrante de dicha Unión debe estar inscrito y hábil en el registro oficial de contratistas del Estado. En caso de estar conformado por personas jurídicas extranjeras, esto es, no constituidos y sin operación en Chile, se exigirá solamente la inscripción en el referido Registro.
La adjudicación se efectuará a través de una Resolución Exenta de la Jefatura del Departamento de Administración e Inmobiliaria.
El Instituto se reserva el derecho de prorrogar el plazo para adjudicar, por razones de buen servicio, caso en el cual, antes del cumplimiento del plazo original, informará a través del sitio sobre la referida prórroga, conforme lo establece el artículo 41 del D.S. Nº 250/2004 Hacienda, modificado por el D.S. Nº 1763/2009 Hacienda, que señala: “Cuando la adjudicación no se realice dentro del plazo señalado en las Bases de Licitación, la entidad deberá informar en el Sistema de Información las razones que justifican el incumplimiento del plazo para adjudicar e indicar un nuevo plazo para la adjudicación, debiendo estar contemplada en las Bases esta posibilidad”.
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Readjudicación |
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En el supuesto de que el proveedor adjudicado se rehúse a suscribir el contrato, no entregue la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato en el plazo establecido para estos efectos, no cumpla con los requisitos para contratar establecidos en las presentes bases, se desista de su oferta o sea inhábil para contratar de acuerdo con los términos de la Ley 19.886 y su Reglamento, el IPS podrá, dentro de 60 días hábiles contados desde la publicación de la adjudicación original, junto con dejar sin efecto la adjudicación original, adjudicar al oferente que le siga en su puntaje de acuerdo a la evaluación de las propuestas, y así sucesivamente, a menos que, de acuerdo a los intereses del Servicio, se estime conveniente efectuar una nueva licitación o declarar desierto el proceso.
En el caso de que el adjudicatario sea una unión temporal de proveedores y alguno de sus integrantes estuviese afecto a una inhabilidad para postular o contratar, la unión temporal deberá informar por escrito, dentro del plazo de dos días hábiles, si se desiste o si decide ejecutar el contrato adjudicado, con la integración del resto de sus miembros, siempre que éstos fuesen hábiles. En el evento de no informar lo anterior o de manifestar su intención de desistirse, la licitación será readjudicada al siguiente oferente mejor evaluado. Luego del retiro de alguno de sus miembros, la UTP debe continuar funcionando con al menos 2 integrantes. Si la integración no cumple con el mínimo recién indicado, o el integrante de a UTP que se retira es alguno de los que hubiese reunido una o más características objeto de la evaluación de la oferta, ésta deberá ser dejada sin efecto, pudiendo la licitación ser readjudicada al siguiente oferente mejor evaluado. En todos los casos el Instituto de Previsión Social podrá también declarar desierto el proceso.
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Redacción del contrato y sus fuentes |
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Notificada la adjudicación, el Instituto procederá, a redactar el contrato en conformidad al contenido de estas Bases, a las consultas y respuestas, a los documentos aclaratorios intercambiados por las partes, a la oferta del Adjudicatario y a las disposiciones pertinentes de la Ley Nº19.886 y su Reglamento.
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Ofrecimiento a la firma y plazo |
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Redactado el contrato, se ofrecerá a la firma del Adjudicatario otorgándole un plazo máximo de 10 días hábiles para suscribir, contado desde la fecha en que el IPS le notifique vía correo electrónico que el contrato se encuentra a su disposición para tal efecto.
Al momento de la suscripción de éste, el Adjudicatario deberá hacer entrega del respectivo documento de Garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato.
Al momento de la suscripción del contrato, el Adjudicatario deberá hacer entrega de la nómina de los trabajadores que desarrollarán el servicio o ejecutarán la prestación contratada, con identificación completa de cada uno de ellos, esto es, nombre completo, nacionalidad, N° de Rut, domicilio particular, estado civil y dirección particular. Además, deberán hacer entrega de copia del contrato individual de trabajo de todos ellos.
La no presentación de la nómina de trabajadores en los términos indicados y/o la no entrega de copia de los contratos individuales de trabajo, implica el desistimiento del Adjudicatario, lo cual faculta al Instituto para hacer efectiva la garantía de fiel cumplimiento del contrato e iniciar las acciones judiciales de indemnización de perjuicios pertinentes.
En el evento que, durante el desarrollo o ejecución de los servicios, se incorporen nuevos trabajadores o se produzcan despidos de algunos de los informados en la nómina inicial, la empresa contratada deberá para los nuevos ingresos informar por escrito la identificación del trabajador o trabajadores, adjuntando copia del contrato o los contratos individuales. Respecto de los despidos informar la identificación del o los trabajadores desvinculados y entregar copia del o los finiquitos respectivos.
Por su parte el Instituto al momento del inicio del servicio, entregará al proveedor, copia del Reglamento Especial para Empresas Contratistas y Subcontratistas, acompañado de la Resolución Exenta N° 61, de fecha 17 de enero de 2014, de la Dirección Nacional del IPS, que aprueba dicho reglamento, y que contiene la Política de Seguridad y Salud Ocupacional del IPS.
Cabe hacer presente que dicho reglamento se entenderá parte integrante del proceso.
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Vigencia |
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El contrato tendrá duración hasta el día 31 de diciembre de 2022 y su entrada en vigencia puede ser de alguna de las siguientes maneras:
1. El contrato entrará en vigencia a contar de la fecha en que se notifique al Adjudicatario la total tramitación de la resolución aprobatoria del Contrato; o,
2. Por razones fundadas de estricta necesidad, el Instituto podrá convenir con el Adjudicatario que la prestación del servicio se inicie una vez suscrito el contrato, pero antes de la total tramitación de la resolución aprobatoria respectiva. En este caso, no se cursará pago alguno por los servicios sino hasta la total tramitación del acto administrativo aprobatorio del contrato, oportunidad en que se pagarán los servicios prestados hasta esa fecha.
Esta modalidad excepcional de entrada en vigencia del contrato, emana de la Ley N° 19.880 de Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, cuyo artículo 52 dispone expresamente que “los actos administrativos no tendrán efecto retroactivo, salvo cuando produzcan consecuencias favorables para los interesados y no lesionen derechos de terceros.”
Lo anterior es sin perjuicio de las actividades de coordinación y reuniones de trabajo, que podrá sostener el Instituto con el Adjudicatario, desde la notificación de la adjudicación.
Con todo el administrador del contrato deberá dejar en Acta firmada por las partes, la fecha exacta de la iniciación de los servicios. Dicha Acta deberá formar parte del expediente del contrato.
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Administración y Fiscalización de su Cumplimiento |
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Con el objeto de coordinar y controlar el correcto cumplimiento del contrato, el Instituto designará a dos funcionarios, en calidad de Administrador Titular y Suplente, los que tendrán al efecto las siguientes facultades-responsabilidades:
a) Tomar conocimiento del Manual de Administración de Contratos publicado en la Intranet del IPS, y cumplir estrictamente con las responsabilidades allí asignadas al Administrador del Contrato, y especialmente cumplir con el protocolo de inicio de la prestación contratada, suscribiendo el Acta de inicio de ésta, así como generar el Check List, las notificaciones de multas e informe de término anticipado del contrato cuando corresponda, y siempre el Informe Final del Contrato y la Evaluación del proveedor.
b) Mantener actualizado un archivo con la totalidad de los antecedentes del contrato.
c) Fiscalizar el estricto y oportuno cumplimiento del contrato y proponer la aplicación de multas.
d) Certificar la recepción, a entera satisfacción del “Instituto” de los servicios contratados.
e) Revisar y aprobar los estados de pago, previa verificación del cumplimiento de las obligaciones laborales y sociales del Adjudicatario, considerando las eventuales multas a que hubiere lugar.
f) Certificar o proponer a través de un informe técnico que lo fundamente, modificaciones contractuales, si fuere procedente. Estos últimos no podrán ser ejecutados sin antes contar con la autorización mediante Resolución Exenta del Departamento Administración e Inmobiliaria.
g) Revisar el contenido íntegro de la factura, considerando lo señalado en la Ley N° 19.983 Artículo 3°, que indica “… se tendrá por irrevocablemente aceptada la factura si no se reclamara en contra de su contenido mediante alguno de los siguientes procedimientos: 1. Devolviendo la factura y la guía o guías de despacho, en su caso, al momento de la entrega, ó 2. reclamando en contra de su contenido dentro de los ocho días corridos siguientes a su recepción...”
h) Remitir las facturas del proveedor contratado, al Área de Finanzas, previa aprobación de los correspondientes estados de pago, en un plazo no mayor a 8 días de recepcionadas éstas, a fin de dar cumplimiento con lo estipulado en la Circular Nº 23, del Ministerio de Hacienda, de fecha 13 de abril de 2006, que señala que el plazo de pago a proveedores deberá ser en el menor tiempo posible, y no mayor a treinta días corridos desde la fecha de recepción de las facturas correspondientes.
i) Cursar la devolución de la Garantía de Fiel y Oportuno cumplimiento del contrato o solicitar que se haga efectiva, según corresponda.
j) Velar por el fiel, oportuno y correcto cumplimiento del Reglamento Especial para Empresas Contratistas, Subcontratistas y de Servicios Transitorios del Instituto de Previsión Social.
k) En general, desarrollar todas las acciones referidas al control y gestión que faciliten la ejecución del contrato.
Asimismo, el Adjudicatario deberá designar un Coordinador Técnico que se relacionará con el Administrador del Contrato para todos los efectos señalados.
Todas las definiciones adoptadas por el Administrador del Contrato y el Coordinador Técnico deberán constar en Actas firmadas por ambos.
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Cumplimiento de normas sobre higiene y seguridad laboral |
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Los trabajadores de la adjudicataria desarrollarán los servicios que se contratan, con sujeción a las disposiciones del Reglamento Especial para Empresas Contratistas, Subcontratistas y de Servicios Transitorios del Instituto de Previsión Social, del Instituto de Previsión Social, documento que ha sido ingresado al Portal.
El Adjudicatario deberá cumplir fielmente con lo dispuesto en los incisos 1° y 2° del artículo 184 del Código del Trabajo, que dispone que “el empleador estará obligado a tomar todas las medidas necesarias para proteger eficazmente la vida y salud de los trabajadores, manteniendo las condiciones adecuadas de higiene y seguridad en las faenas, como también los implementos necesarios para prevenir accidentes y enfermedades profesionales”. “Deberá asimismo prestar o garantizar los elementos necesarios para que los trabajadores en caso de accidente o emergencia puedan acceder a una oportuna y adecuada atención médica, hospitalaria y farmacéutica”.
Obligaciones respecto a la Alerta Sanitaria por virus Sars:
1. Gestionar permisos de traslado en caso de cuarentena: Debe gestionar los permisos de traslado para los trabajadores que presten servicio en las dependencias del IPS en la Región de Tarapacá.
2. Control y registro de temperatura: Se deberá contar con un libro de registro, donde los trabajadores de su empresa que presten servicios de guardia en las dependencias de los centros de atención del IPS en la región de Tarapacá deberán registrar a diario su temperatura al momento de ingresar a las oficinas.
3. Contar con los EPP de rigor: Es de exclusiva responsabilidad del empleador hacer entrega semanal de los elementos de protección personal (guantes, mascarillas desechables, buzo o pecheras desechables, alcohol gel, termómetro o cualquier elemento que designe el servicio de salud para tal efecto) a sus trabajadores contando con el registro y firma de recepción.
4. Examen PCR COVID-19: El Adjudicatario deberá realizar los exámenes correspondientes a sus trabajadores, si se levanta alerta de protocolo COVI-19 en la dependencia que ellos se desempeñen.
5. Protocolo COVID-19: el proveedor deberá contar con un protocolo de acción frente a un posible caso de COVID-19 de su personal, además de proveer el reemplazo de este con la finalidad de una continuidad en el servicio.
En caso de detectarse incumplimientos por parte del proveedor adjudicado a la normativa vigente sobre higiene y seguridad social o las obligaciones aquí registradas, el Administrador del contrato designado por el Instituto tendrá la facultad de ordenar la inmediata paralización del servicio.
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Pago del servicio |
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El servicio se pagará por mes vencido, una vez recepcionado conforme por el Instituto de Previsión Social. Para estos efectos, el adjudicatario deberá presentar un Estado de Pago, dentro de los 5 primeros días del mes siguiente, al Administrador del contrato con el cobro del mes respectivo, quien tendrá un plazo máximo de 10 días corridos podrá efectuar observaciones, transcurridos el cual, sin que ellas se hayan formulado, deberá presentar la factura correspondiente. Si las formulare, las pondrá en conocimiento inmediato del Adjudicatario, el que sin cargo adicional alguno, deberá satisfacerlas, reemplazando o modificando el Estado de Pago, en lo que fuere pertinente.
Presentada la factura de acuerdo al Estado de Pago aprobado, el “Instituto” la pagará en un plazo máximo de 30 días corridos siguientes al de presentación del referido documento.
El Instituto en forma previa al pago, exigirá al Adjudicatario, la certificación o acreditación documentada del cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales de sus trabajadores, a través de un certificado emitido por la Dirección del Trabajo, quedando facultado en caso de detectarse incumplimientos, para retener el pago y actuar en conformidad a la ley laboral respecto de las empresas o servicios del Estado y/o de los solidaria o subsidiariamente obligados.
El pago se realizará por transferencia electrónica de fondos, al momento de presentar la factura, para lo cual, el Adjudicatario deberá entregar los siguientes datos, en caso de presentar alguna modificación a los datos o razón social de la empresa, deberá dar aviso de forma inmediata:
● Dirección del proveedor
● Teléfono de contacto
● Correo electrónico de contacto
● Cuenta corriente (asociada al RUT del proveedor)
● Banco
● Tipo de cuenta
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Multas |
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El Instituto estará facultado para aplicar y cobrar multas al Adjudicatario por incumplimiento de sus obligaciones contractuales, por hechos imputables a su responsabilidad.
Se entenderá que hay incumplimiento grave en las siguientes situaciones:
Infracción Monto de Multa
1.- Deficiente atención de parte del personal del adjudicatario, verificado a través del formulario de Sugerencias y Reclamos dispuestos en los respectivos inmuebles institucionales.
2.- Incumplimiento de la dotación. No contar los equipos de comunicación definidos en las bases técnicas o que estos se encuentren en mal estado.
3.- No entrega de los EPP necesarios a sus trabajadores
4.- No tener actualizados los libros y planillas exigidos para la dependencia.
5.-No presentar o presentar en forma incompleta, las fotocopias de las liquidaciones de sueldos y planillas de pago de cotizaciones previsionales de sus trabajadores, en forma previa al pago mensual del servicio.
5% del valor Neto de la facturación del mes en que ocurra la situación que dé origen a la sanción, por cada una de las infracciones cometidas y se descontará de la facturación del mes siguiente al que se dicte la resolución que disponga su aplicación.
Con todo, el total de las multas a aplicar para un mes de servicio en particular, no podrá exceder del 20% del valor neto mensual del contrato señalado y se descontará de la facturación del mes siguiente al que se dicte la resolución que disponga su aplicación. En caso de no ser posible el descuento, el Instituto podrá exigir el pago directamente al adjudicatario o rebajar el monto de la garantía de oportuno y fiel cumplimiento del contrato.
Si se verificare la ocurrencia de las infracciones antes citadas, el Instituto comunicará por escrito su decisión al Adjudicatario, indicando el monto y fundamento de la misma. El Adjudicatario dispondrá de un plazo de cinco días hábiles a contar de la comunicación para formular descargos. Con el mérito de ellos o transcurrido el plazo aludido sin que éstos se hubiesen formulado, el Instituto resolverá sobre el particular mediante resolución o resoluciones fundadas del Departamento de Administración e Inmobiliaria, previa ponderación de los antecedentes, remitiéndose copia del acto administrativo al Adjudicatario.
Vencido el plazo para la interposición de recursos o rechazado (s) éste (os), la multa quedará firme, y podrá ser descontada del Estado de Pago correspondiente.
No procederán estas sanciones si se estableciere la concurrencia de un caso fortuito o fuerza mayor calificada así por el Instituto, mediante Resolución fundada del Departamento de Administración e Inmobiliaria.
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