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Introducción |
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El Instituto de Previsión Social, en adelante e indistintamente, “Instituto” o “IPS”, en conformidad con las normas establecidas en la Ley Nº19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestaciones de Servicios, y su Reglamento, contenido en el D.S. N°250 de 2004, del Ministerio de Hacienda, invita a las personas naturales, jurídicas y uniones temporales, a participar en la Licitación Pública para la contratación del servicio de “SUMINISTRO DE TIMBRES PARA EL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL”, conforme a los requerimientos contenidos en las presentes Bases Administrativas, Técnicas y sus Anexos, en adelante, “Bases” o “Bases de Licitación”.
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De la publicación y tramitación a través del portal Chilecompra |
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El llamado a Licitación será publicado en el Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contratación Pública, en adelante e indistintamente “el Sistema”, “el Portal” o “www.mercadopúblico.cl” y el proceso completo de selección de ofertas, adjudicación y contratación, se efectuará a través del mismo, según las instrucciones, condiciones, normas y políticas de uso de dicho portal y conforme los requerimientos y condiciones de las presentes Bases de Licitación y su Calendario de Eventos, documentos que, con sus eventuales modificaciones, aclaraciones y otros, estarán disponibles en dicho sitio electrónico.
El día de publicación del llamado constituirá el día uno del calendario de eventos establecido, a partir del cual se contarán los plazos de días hábiles para las distintas actuaciones o trámites del presente proceso concursal.
Los días sábados, domingos y festivos se entenderán como inhábiles para efectos de las presentes bases.
Si alguno de los plazos establecidos en las presentes bases expirara en día inhábil, éste se entenderá prorrogado para el día hábil inmediatamente siguiente.
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De las generalidades de las bases |
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3.1.- Aceptación de los términos de las Bases
La participación en el proceso implica la aceptación de los proponentes, de todas y cada una de las disposiciones contenidas en las Bases, sin necesidad de declaración expresa.
3.2.- Interpretación de las Bases
El Instituto se reserva la facultad de interpretar las diferentes materias relacionadas con las presentes Bases de Licitación, conforme a los principios de libre concurrencia de los oferentes e igualdad ante las Bases, sin perjuicio de tener presente siempre la necesidad de máxima eficacia, eficiencia y ahorro en la contratación materia de este proceso concursal, sin que ello implique que necesariamente se adjudicará a la oferta que resulte de menor costo.
Lo anterior, sin perjuicio de las facultades de la Contraloría General de la República y del Tribunal de Contrataciones Públicas.
3.3.- Estatuto Jurídico
La relación contractual se regirá por las normas obligatorias y/o complementarias contenidas en los documentos que se enumeran a continuación, los que, en su caso, formarán parte integrante de la misma, para todos los efectos legales y, en caso de discrepancia, prevalecerán en el orden que se indica:
• Bases Administrativas, Bases Técnicas y sus respectivos Anexos.
• Respuestas y aclaraciones del Instituto, a las consultas formuladas por los interesados, si las hubiere.
• Oferta Técnica y Económica presentada por el adjudicatario.
• Resolución de adjudicación de la Jefatura del Departamento de Administración e Inmobiliaria.
• Contrato suscrito por las partes.
3.4- Modificaciones
El IPS se reserva la facultad de introducir modificaciones a las presentes bases, hasta antes de la fecha de recepción de las propuestas en virtud de lo establecido en el artículo 19 del Reglamento de la Ley N° 19.886, debiendo comunicarlas a través del Portal www.mercadopublico.cl mediante un documento denominado “Modificación de Bases”. Las modificaciones podrán referirse a todo tipo de aspectos económicos, técnicos y administrativos, a prórrogas o suspensiones de plazo o de cualquier otra índole, relevantes para el desarrollo de la licitación y la posterior ejecución de los servicios.
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Del calendario de eventos |
En consideración que los productos licitados son de estándar de simple y objetiva especificación, se rebajarán los plazos del presente proceso licitatorio, de 10 a 5 días, según lo establece el artículo 25 del Decreto N° 250, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, según lo siguiente:
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EVENTO
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LUGAR Y FECHA
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Recepción de Consultas.
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En el portal www.mercadopublico.cl desde el día de publicación de las presentes bases en el portal de Mercado Público y hasta el 2º día hábil del proceso de Licitación, a las 12.00 horas.
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Entrega de Respuestas y/o Aclaraciones.
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En el portal www.mercadopublico.cl el día 4º hábil del proceso de Licitación, a las 12:00 horas.
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Cierre de ingreso de los Antecedentes Generales, y de las Ofertas Técnicas y Económicas en el Sistema.
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En el portal www.mercadopublico.cl el día 5º hábil del proceso, a las 15.31 horas.
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Apertura electrónica de los Antecedentes Generales, de las Ofertas Técnicas y Económicas.
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El día 6º hábil del Proceso de Licitación, a las 16:00 horas.
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Adjudicación.
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Dentro de los 20 días hábiles siguientes al día de Apertura Electrónica de los Antecedentes Generales y de las Ofertas Técnicas y Económicas, por Resolución fundada, del Jefe del Departamento de Administración e Inmobiliaria.
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Suscripción del contrato
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Dentro de los 20 días hábiles siguientes a la emisión de la Resolución Exenta de Adjudicación.
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4.1. - Recepción de Consultas, Entrega de Respuestas y Aclaraciones.
En la oportunidad definida en el Calendario de Eventos, los interesados podrán realizar las consultas que estimen necesarias, relativas al proceso de licitación, a través de www.mercadopublico.cl. Las consultas recibidas serán respondidas en la oportunidad establecida en el Calendario de Eventos y a través del mismo portal, quedando a disposición de todos los interesados. No serán admitidas las consultas o solicitud de aclaraciones formuladas fuera de plazo o por un conducto diferente al señalado.
En la misma oportunidad, si el Instituto lo estima necesario, se emitirán antecedentes anexos a las bases, a través de documentos aclaratorios y/o complementarios, los que en el evento que importen una modificación a las presentes Bases, deberán ser aprobados mediante la correspondiente resolución, totalmente tramitada, en cuyo caso, se otorgará un plazo adicional de cinco días hábiles a los interesados, para que elaboren sus propuestas.
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De las ofertas |
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Cada Oferta deberá contemplar todos los aspectos que permitan su adecuada evaluación. En consecuencia, corresponderá a los oferentes aportar la totalidad de los antecedentes requeridos y necesarios para su calificación. Así, cada Oferta deberá estar conformada por:
• Los Antecedentes Generales.
• La Oferta Técnica: que corresponde a la descripción de los bienes solicitados.
• La Oferta Económica: que corresponde al precio o valor de los bienes solicitados.
5.1. Antecedentes Generales
Todos los proponentes, deberán adjuntar obligatoriamente el antecedente que se singulariza a continuación, en soporte electrónico y a través de www.mercadopublico.cl (salvo que se entren disponibles en dicho portal):
A) Antecedentes identificatorios
Si es Persona Natural:
1.- Fotocopia Simple por ambos lados de la cédula de identidad.
2.- Declaración Jurada Simple de habilidad para postular en la presente licitación, contenida en Anexo Nº 1 de estas Bases.
Si es Persona Jurídica:
1.- Fotocopia Simple, por ambos lados, del R.U.T.
2.- Fotocopia Simple, por ambos lados, de la cédula de identidad del representante legal.
3.- Copia autorizada de la(s) escritura(s) pública(s) donde conste la personería del representante legal, y en caso de ser un tercero, además del o los documentos(s) donde conste la personería del representante legal de la persona jurídica, documento(s) donde conste el poder notarial otorgado al referido tercero para actuar en la presente licitación.
4.- Declaración Jurada Simple de habilidad para postular en la presente licitación, contenida en Anexo Nº 1 de estas Bases.
Si es Unión Temporal de Proveedores:
1.- Documento privado o público que da cuenta del acuerdo para participar de esta forma, firmado por el representante, y que establezca la solidaridad entre las partes respecto de todas las obligaciones que se generen con el IPS, el nombramiento del representante o apoderado común con poderes suficientes y la vigencia de la unión, que no podrá ser inferior a 27 meses. Los integrantes de la unión temporal de proveedores no podrán ser modificados durante el período de evaluación de ofertas.
Si la unión temporal de proveedores no adjunta el presente documento, la oferta será declarada inadmisible. La oferta también será declarada inadmisible si durante el proceso de evaluación de las ofertas uno de los integrantes de la unión temporal de proveedores se retira, siempre cuando sus características hayan sido incluidas para la evaluación. Cualquiera de los integrantes de la unión temporal de proveedores podrá informar esta situación al Instituto de Previsión Social.
2.- Fotocopia Simple, por ambos lados, del R.U.T. o cédula nacional de identidad de todos los integrantes de la unión de proveedores.
3.- Fotocopia Simple, por ambos lados, de la Cédula de Identidad del representante o apoderado.
4.- Declaración Jurada Simple de habilidad para postular en la presente licitación, contenida en Anexo Nº 1 de estas Bases, de cada integrante que conforme la unión temporal.
En caso de no adjuntarse el Anexo Nº 1 en el portal, la oferta será rechazada en el Acto de Apertura y, por ende, no evaluada.
5.2. La Oferta Técnica
Es la que, cumpliendo las exigencias mínimas de estas Bases, pero pudiendo mejorarlas en todo lo que no sea contrario a ellas, detalla las características de los bienes ofertados, en todos sus aspectos esenciales, según detalle establecido en Anexo Nº 2.
Deberá presentarse electrónicamente en el portal www.mercadopublico.cl, en la oportunidad establecida en el calendario de eventos, de acuerdo a las condiciones, normas y políticas de uso del sitio y con los contenidos mínimos establecidos en la publicación, tales como marca, modelo, fichas técnicas, folletos, plazos de entrega, garantías y otros que se consideren necesarios.
Se deja constancia que el oferente deberá adjuntar la ficha técnica y las certificaciones pertinentes (según corresponda), de acuerdo con el formato contenido en el Anexo N°2 “Ficha Técnica del Producto”, para su evaluación y aprobación por parte de la Unidad de Seguridad, Prevención y Salud en el Trabajo del IPS. En caso contrario, el producto será descartado de la evaluación y no participará del proceso de evaluación de ofertas.
5.3. La Oferta Económica
Es la que detalla el precio unitario y total, de todos los bienes requeridos. El oferente deberá completar Anexo N°3 Oferta económica, con los valores unitarios de cada modelo de timbre requerido. En caso de no incluirse alguno de los bienes solicitados, la oferta será declarada inadmisible.
Deberá presentarse electrónicamente a través del sistema www.mercadopublico.cl, en las horas y fechas estipuladas en la publicación, y de acuerdo con las condiciones, normas y políticas de uso del sitio.
Los valores ingresados al portal deberán expresarse en pesos, moneda nacional, sin impuestos.
Todos los antecedentes señalados, deberán presentarse a través de los formatos establecido, en las horas y fechas estipuladas en la publicación. No se recibirán ofertas por otros medios.
5.4. Costo de formulación de las ofertas.
Los gastos en que incurran los proponentes para la presentación de sus ofertas serán de su exclusivo cargo y no tendrán derecho a reembolso alguno.
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Apertura electrónica de los antecedentes generales y de las ofertas |
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La Apertura Electrónica se efectuará en la oportunidad y lugar indicado en el Calendario de Eventos. Estará cargo de la Jefatura del Subdepartamento de Compras dependiente del Departamento de Administración e Inmobiliaria del IPS, o del funcionario que esta jefatura designe.
La Apertura es electrónica y no un acto presencial, en el que se procederá a la Apertura Electrónica de los Antecedentes Generales del Oferente y de las Ofertas Técnicas y Económicas.
La Jefatura del Subdepartamento de Compras del Instituto, o el funcionario que sea designado al efecto, procederá a verificar la inscripción de aquellos proponentes que hayan manifestado encontrarse inscritos en www.chileproveedores.cl y abrirá todos los archivos electrónicos de “Antecedentes Generales” de los oferentes, desde el portal www.mercadopublico.cl, revisando y dando cuenta de la presencia de todos y cada uno de los documentos exigidos, sin apreciar su mérito, pues ello también competerá a la Comisión Evaluadora.
Los proponentes podrán efectuar observaciones dentro de las 24 horas siguientes a la apertura electrónica de las ofertas a través del Sistema de Información del portal www.mercadopublico.cl.
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De la Evaluación de las Ofertas |
7.1. Comisión Evaluadora.
La Comisión Evaluadora estará integrada por funcionarios (as) pertenecientes al Instituto de Previsión Social, y se formalizará mediante la Resolución Exenta que aprueba las Bases.
La conformación de la Comisión Evaluadora deberá ajustarse a lo dispuesto en el artículo 37º del reglamento de la Ley de Compras Públicas, es decir, integrada a lo menos por tres profesionales y/o técnicos calificados por el IPS y publicarse en el portal www.mercadopublico.cl.
La comisión evaluadora emitirá el informe de evaluación correspondiente, el que contendrá el detalle del proceso de evaluación y los resultados de esta.
7.2. Consultas Aclaratorias a Oferentes.
Durante el período de evaluación, la Comisión Evaluadora, de estimarlo necesario, podrá efectuar consultas a uno o más proponentes, para aclarar puntos específicos de las respectivas ofertas. Tales consultas y sus respuestas deberán ser puestas en conocimiento de todos los oferentes a través del portal www.mercadopúblico.cl.
7.3. Posibilidad de subsanar errores u omisiones formales detectadas durante la evaluación.
Durante el período de evaluación, la Comisión Evaluadora podrá solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales, siempre y cuando las rectificaciones de dichos vicios u omisiones no les confieran a esos oferentes una situación de privilegio respecto de los demás, esto es, en tanto no se afecten los principios de estricta sujeción a las bases y de igualdad de los oferentes, requerimiento que será informado al resto de los oferentes a través del sistema de información.
Dentro del plazo fatal de 2 días hábiles de efectuado el requerimiento por parte de la Comisión Evaluadora, los oferentes podrán corregir estos errores o acompañar las certificaciones o antecedentes que hayan omitido presentar al momento de efectuar la oferta, siempre que dichas certificaciones o antecedentes se hayan producido u obtenido con anterioridad al vencimiento del plazo para presentar ofertas o se refieran a situaciones no mutables entre el vencimiento del plazo para presentar ofertas y el período de evaluación.
En caso de no presentar los antecedentes solicitados, tendrá como efecto, la declaración de inadmisibilidad de las ofertas por parte del Instituto.
7.4. Evaluación de las Ofertas.
Estará principalmente centrada en una lógica de rigor y control de la seriedad, capacidad y aptitud de los oferentes para prestar el servicio requerido, sin afectar los principios de igualdad de los oferentes y estricta sujeción a las Bases.
Cada factor será evaluado considerando los siguientes aspectos y ponderaciones:
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CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
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PONDERACIÓN
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1.
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Oferta Técnica
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30%
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2.
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Oferta Económica
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70%
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TOTAL
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100%
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En el análisis de los antecedentes presentados en las respectivas ofertas de los oferentes se asignará un puntaje de 100 a 0 a los factores que a continuación se detallan, con su correspondiente ponderación antes mencionada.
7.4.1 Oferta Técnica (30%)
La oferta técnica será evaluada de conformidad al siguiente factor de evaluación:
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N°
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FACTOR DE EVALUACIÓN
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POND.
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ESCALA
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1
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Plazo de Entrega
Se contará desde la fecha en la cual el Instituto de Previsión Social emita la orden de trabajo
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100%
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Hasta 5 días hábiles
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100 puntos
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6 a 10 días hábiles
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75 puntos
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11 a 15 días hábiles
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25 puntos
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16 días hábiles o más
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0 puntos
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7.4.2 De la Oferta Económica (70%)
El criterio de evaluación de las ofertas económicas está orientado a determinar, dentro de aquellas ofertas técnicas que cumplan con las exigencias de las Bases, cuál resulta económicamente más ventajosa para el Instituto.
Se evaluará con el mayor puntaje la oferta más económica. Las demás ofertas se evaluarán de acuerdo a la siguiente fórmula:
POE = (OM / OQ) * 100
Dónde:
POE= Puntaje Oferta Económica
OM = Oferta Menor o más económica
0Q = Oferta del Oferente
Para estos efectos, el puntaje máximo a alcanzar será de 100 puntos de acuerdo a la fórmula antes indicada.
La Oferta Económica debe ser presentada por los oferentes según Anexo Nº 3 (se deben completar todos los ítems requeridos). En caso de que algún oferente no respete el Formato de Presupuesto establecido para esta licitación, la oferta podrá ser dejada fuera de todo análisis técnico y por ende fuera de Bases de la Licitación. Esta circunstancia la determinará la Comisión Evaluadora al momento del análisis de las ofertas.
7.4.3 Evaluación General de las Propuestas
El puntaje final (PF) de cada propuesta se calculará en base al puntaje de evaluación de la oferta técnica (POT) y la oferta económica (POE), de acuerdo a la siguiente fórmula:
100% PF = (POT * 30%) + (POE * 70%)
Donde:
PF = Puntaje Final
POT = Puntaje Oferta Técnica
POE = Puntaje Oferta Económica
Este puntaje final permitirá establecer un ranking de las ofertas, que determinará el orden de prelación para adjudicar y que podrá ser aplicable en caso de que el adjudicatario no entregue la documentación necesaria dentro del plazo establecido al efecto para la suscripción del mismo.
7.4.4. Sobre Mecanismo de Resolución de Empates
En caso de igualdad en el puntaje final, se privilegiará al oferente que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación económica. De mantenerse el empate, se escogerá entre esas ofertas, al proponente que haya obtenido mayor puntuación en la evaluación del plazo ofertado. Finalmente, de persistir el empate, se seleccionará al oferente que primero haya ingresado su oferta al portal.
7.4.5. Sobre la Validez de la Oferta
El plazo de validez de las ofertas será de 40 días corridos, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 63º del Reglamento de Compras, D.S. Nº 250 de 2004, del Ministerio de Hacienda.
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Resolución del Proceso |
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8.1. Adjudicación
El Instituto adjudicará la licitación a la propuesta que finalmente estime más ventajosa a sus necesidades e intereses, considerando, en una estimación de conjunto, los criterios de evaluación y los puntajes y ponderaciones establecidos en las presentes Bases, y aunque ella no sea la de menor valor.
La adjudicación se efectuará a través de una Resolución fundada de la Jefatura del Departamento de Administración e Inmobiliaria del Instituto. Dicha resolución será publicada en el portal de Mercado Público, junto con el cuadro comparativo de las ofertas, y el Acta de Evaluación de la Comisión Evaluadora, todos documentos firmados por cada uno de los funcionarios que participó en la respectiva evaluación.
En el evento que el adjudicatario no se encuentre inscrito en el Registro Electrónico Oficial de Contratistas de la Administración del Estado, Chileproveedores, estará obligado a inscribirse dentro del plazo de 15 días hábiles, contado desde la fecha de notificación de la resolución que adjudica la propuesta, como requisito previo para la suscripción del contrato. Dentro del mismo plazo, deberá encontrarse hábil en el referido registro.
En el caso que se presente una Unión Temporal de Proveedores, todos sus miembros deberán inscribirse dentro del plazo de 15 días hábiles, contado desde la fecha de notificación de la resolución que adjudica la propuesta, como requisito previo a la suscripción del contrato. Dentro del mismo plazo, deberá encontrarse hábil en el referido registro.
El Instituto se reserva el derecho de prorrogar el plazo para adjudicar, por razones de buen servicio, caso en el cual, antes de cumplimiento del plazo original, informará a través del sitio sobre la referida prórroga, conforme lo establece el artículo 41 del D.S. N° 250/2004 del Ministerio de Hacienda, modificado por el Decreto Supremo N° 1.763/2009.- que señala: “Cuando la adjudicación no se realice dentro del plazo señalado en las Bases de Licitación, la entidad deberá informar en el Sistema de Información las razones que justifiquen el incumplimiento del plazo para adjudicar e indicar el nuevo plazo para la adjudicación, debiendo estar contemplada en las bases esta posibilidad”.
8.2. Mecanismos para la Solución de Consultas respecto a la adjudicación
Los oferentes podrán hacer consultas en relación a la adjudicación, en el plazo de tres días hábiles a contar de la fecha de la publicación en el portal www.mercadopublico.cl de la Resolución adjudicataria. Dichas consultas deberán realizarse a través del portal www.mercadopublico.cl.
Todas las respuestas serán evacuadas y puestas en conocimiento de todos los oferentes, a través del sistema www.mercadopublico.cl, en el plazo de 2 días hábiles, contados desde el vencimiento del plazo indicado en el párrafo anterior
8.3. Notificación
La Resolución de adjudicación se notificará a los proponentes a través del sistema www.mercadopublico.cl, y además el Instituto requerirá vía correo electrónico dirigido al adjudicatario, los siguientes antecedentes para la suscripción del contrato, los cuales deberán ser entregados en originales o copias en el lugar señalado en el correo y en un plazo máximo de 5 días hábiles, salvo que estos consten en el Registro www.chileproveedores.cl, en cuyo caso no les serán exigibles:
Para Personas Naturales:
1. Declaración jurada que acredita que se encuentra hábil para contratar con el Estado, contenida en Anexo N°4.
2. Certificado de Antecedentes Laborales y Previsionales emitido por la Dirección del Trabajo, con validez a la fecha de entrega del documento.
Para Personas Jurídicas:
1. Escritura de constitución de la persona jurídica y sus modificaciones posteriores, si las hubiere, con constancia de su inscripción en el Registro de Comercio y publicación en el Diario Oficial o formulario de constitución o modificación del Registro de empresas y sociedades del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo, si correspondiere.
2. Certificado de Vigencia de la sociedad, emitido por el respectivo Conservador de Comercio o por el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo si correspondiere, de una antigüedad no superior a 90 días contados hacia atrás desde la fecha de Apertura de la Licitación.
3. Declaración jurada que acredita que se encuentra hábil para contratar con el Estado, contenida en Anexo N°4.
4. Certificado de Antecedentes Laborales y Previsionales emitido por la Dirección del Trabajo, con validez a la fecha de entrega del documento.
Unión Temporal:
Los antecedentes señalados precedentemente, deben ser presentados por cada una de las personas naturales y jurídicas que la integran, según corresponda.
8.4. Readjudicación
El IPS podrá, en el caso de que el proveedor adjudicado no suscriba el contrato en el plazo establecido para estos efectos, no cumpla con los requisitos para contratar establecidos en las presentes bases, se desista de su oferta o sea inhábil para contratar de acuerdo con los términos de la Ley 19.886 y su Reglamento; adjudicar al oferente que le siga en puntaje de acuerdo a la evaluación de las propuestas, y así sucesivamente, a menos que, de acuerdo a los intereses del Servicio, se estime conveniente efectuar una nueva licitación.
En el caso de que el adjudicatario sea una unión temporal de proveedores y alguno de sus integrantes estuviese afecto a una inhabilidad para postular o contratar, la unión temporal deberá informar por escrito, dentro del plazo de dos días hábiles, si se desiste o si decide ejecutar el contrato adjudicado, con la integración del resto de sus miembros, siempre que éstos fuesen hábiles. En el evento de no informar lo anterior o de manifestar su intención de desistirse, la licitación será readjudicada al siguiente oferente mejor evaluado. Luego del retiro de alguno de sus miembros, la UTP debe continuar funcionando con al menos 2 integrantes. Si la integración no cumple con el mínimo recién indicado, o el integrante de a UTP que se retira es alguno de los que hubiese reunido una o más características objeto de la evaluación de la oferta, ésta deberá ser dejada sin efecto, debiendo la licitación ser readjudicada al siguiente oferente mejor evaluado.
8.5. Eventual Rechazo de las ofertas o declaración de licitación desierta.
En conformidad al artículo 9º de la Ley N° 19.886, de Compras Públicas, el Instituto, como órgano del Estado, se reserva el derecho de declarar inadmisible o rechazar, por Resolución fundada, al momento en que debe decidir la adjudicación del servicio, cualquier oferta de algún proponente, cuando ésta no cumple con los requisitos establecidos en las Bases, y/o de acuerdo al resultado obtenido de la ponderación que haga de los documentos esenciales referidos en los Antecedentes Generales del Oferente.
Asimismo, el Instituto podrá, por resolución fundada, declarar desierta la licitación cuando no se presenten ofertas, cuando se excedan los marcos presupuestarios disponibles o cuando, en general, éstas no resulten convenientes a los intereses institucionales, sin incurrir por todo ello en responsabilidad alguna por tratarse del ejercicio de potestades facultativas propias, así reconocidas expresamente por los proponentes.
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De la suscripción, vigencia y duración del contrato |
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9.1.- Elaboración del contrato.
Notificada la adjudicación, el Instituto procederá, a redactar el contrato en conformidad al contenido de estas Bases, a las consultas y respuestas, a los documentos aclaratorios intercambiados por las partes, a la oferta del adjudicatario y a las disposiciones pertinentes de la Ley Nº 19.886, de Compras Públicas, y su Reglamento.
9.2.- Requisitos para contratar.
Para la suscripción del contrato, el adjudicatario deberá acompañar además, la Declaración Jurada Simple, debidamente firmada, contenida en el Anexo Nº 4 de estas Bases, en la que manifiesta no haber sido condenado con la prohibición temporal o perpetua de celebrar actos y contratos con Organismos del Estado, contemplados en los artículos 8º y 10º del artículo primero de la Ley Nº 20.393, sobre responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos de lavado de activos, financiamiento al terrorismo y delitos de cohecho y que no tiene vínculo de parentesco con los funcionarios directivos del Instituto, en los términos del inciso 6º, del artículo 4º de la Ley Nº 19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.
9.3.- Ofrecimiento a la firma y plazo.
Redactado el contrato, el Instituto lo ofrecerá a la firma del adjudicatario otorgándole un plazo máximo de 5 días hábiles para suscribirlo. En caso de ser necesario, se podrán ampliar los plazos para suscribir dicho contrato de común acuerdo entre el adjudicatario y el Instituto.
9.4. Vigencia y duración.
El contrato entrará en vigor a contar de la total tramitación de la resolución que lo apruebe y tendrá un plazo de duración de 24 meses.
La entrada en vigencia del contrato podrá producirse de dos maneras excluyentes entre sí:
a) Regla general: El contrato entrará en vigencia a contar de la fecha en que se notifique al adjudicatario de la total tramitación de la Resolución aprobatoria. Asimismo, su entrada en vigencia podrá aplazarse hasta la fecha de iniciación efectiva de los servicios, circunstancia que deberá ser consignada en un acta elaborada por el administrador del contrato, sin perjuicio de la facultad del Instituto de poner término anticipado al contrato, en las situaciones que se señalan en estas Bases o de acuerdo a la respectiva disponibilidad presupuestaria.
b) Regla de excepción: Por razones fundadas de estricta necesidad, el Instituto podrá convenir con el adjudicatario que la prestación servicios se inicie una vez suscrito el contrato, pero antes de la total tramitación de la Resolución aprobatoria respectiva. En este caso, no se cursará pago alguno por los servicios sino hasta la total tramitación del acto administrativo aprobatorio del contrato, oportunidad en que se pagarán los servicios prestados hasta esa fecha. Esta modalidad excepcional de entrada en vigencia del contrato, emana de la Ley N° 19.880 de Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, cuyo artículo 52 dispone expresamente que “los actos administrativos no tendrán efecto retroactivo, salvo cuando produzcan consecuencias favorables para los interesados y no lesionen derechos de terceros.”
Queda expresamente señalado que, de aplicarse esta regla excepcional, todo el tiempo en que se prestaron los servicios con anterioridad a la total tramitación de la Resolución aprobatoria, será imputado a los meses de duración del contrato.
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Ejecución y Cumplimiento del Contrato |
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10.1 Administración y fiscalización del contrato.
Con el objeto de coordinar y controlar el correcto cumplimiento del servicio prestado por el adjudicatario, el Instituto designará a dos funcionarios que, en calidad de Administrador Titular y Suplente, tendrán las siguientes facultades y responsabilidades:
a) Tomar conocimiento del Manual de Administración de Contratos publicado en la Intranet del IPS, y cumplir estrictamente con las responsabilidades allí asignadas al Administrador del Contrato, y especialmente cumplir con el protocolo de inicio de la prestación contratada, suscribiendo el Acta de Inicio de ésta, así como generar el Check List, las notificaciones de multas e informe de término anticipado del contrato cuando corresponda y siempre, el informe final del Contrato y la evaluación del proveedor.
b) Mantener actualizado un archivo con la totalidad de los antecedentes del servicio.
c) Fiscalizar el estricto cumplimiento del servicio y proponer la aplicación de multas.
d) Revisar y aprobar los estados de pago, previa verificación del cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales del adjudicatario, y en su caso, de su subcontratista, considerando las multas a que hubiere lugar.
e) Certificar la recepción, a entera satisfacción del Instituto de los bienes adquiridos.
f) Certificar o proponer a través de un informe técnico que lo fundamente, modificaciones contractuales, si fuere procedente. Estos últimos no podrán ser ejecutados sin antes contar con la autorización mediante Resolución Exenta del Departamento Administración e Inmobiliaria.
g) Remitir la factura del proveedor contratado, al Departamento de Finanzas, previa aprobación del correspondiente estado de pago, en un plazo no mayor a 8 días de recepcionada ésta, a fin de dar cumplimiento con lo estipulado en la Circular Nº 23, del Ministerio de Hacienda, de fecha 13 de abril de 2006, que señala que el plazo de pago a proveedores deberá ser en el menor tiempo posible, y no mayor a treinta días corridos desde la fecha de recepción de las facturas correspondientes.
h) Revisar el contenido íntegro de la o las facturas, considerando lo señalado en la Ley 19.983 Artículo 3°, que indica “… se tendrá por irrevocablemente aceptada la factura si no se reclamara en contra de su contenido mediante alguno de los siguientes procedimientos: 1. Devolviendo la factura y la guía o guías de despacho, en su caso, al momento de la entrega, ó 2. reclamando en contra de su contenido dentro de los ocho días corridos siguientes a su recepción…..”.
i) En general, desarrollar todas las acciones referidas al control y gestión que faciliten la ejecución del servicio.
Por su parte, el Adjudicatario deberá designar un Coordinador Técnico que se relacionará con el Administrador del Contrato para todos los efectos señalados.
Todas las decisiones, definiciones y acuerdos adoptados por el Administrador del Contrato del IPS y el Coordinador Técnico, deberán constar en Actas firmadas por ambos.
10.2. Sobre la entrega, el plazo y la recepción de los bienes adquiridos
El proveedor adjudicatario deberá despachar y entregar los bienes adquiridos en las direcciones y a los funcionarios que en la orden de trabajo se indiquen.
La entrega deberá cumplirse en el plazo indicado en la oferta, contados desde la fecha de emisión de la Orden de trabajo.
En caso de atrasos por circunstancias fuera del ámbito del proveedor (calificadas), podrá pedirse prorroga sólo antes de la fecha máxima de entrega. En caso de atenuantes posteriores, estos no serán considerados.
En caso de que los bienes deban ser despachados dentro del Área Metropolitana, será informada su dirección final en la orden de trabajo, con el contacto asociado. En este caso los usuarios deberán cuantificar el material recepcionando en la Guía de Despacho o Factura con identificación de la cantidad que recibe, nombre, timbre, Rut y firma de la persona encargada de recepción de los materiales.
En el caso de despacho a bodega, ubicada en Camino Agrícola Nº 1697 – Macul, la Recepción de la Unidad Almacenes posee todas las atribuciones para devolver los productos que no se ajusten a lo solicitado en sus especificaciones y/o medios de embalaje y marcas que no correspondan a lo solicitado.
No se aceptarán bienes que no cumplan con las especificaciones indicadas en la oferta entregada y en el detalle de la respectiva orden de trabajo.
Todos los insumos y gastos de traslado provenientes de los servicios de entrega y garantía postventa emanados de las ofertas, serán de cargo del proveedor adjudicado.
10.3. Sobre modificaciones de la oferta y entrega de productos
El proveedor adjudicado no podrá modificar unilateralmente el diseño y/o composición de los bienes solicitados. Si por razones de mejor funcionamiento el adjudicatario estima necesario efectuar un cambio, éste deberá solicitarlo por correo electrónico antes de la entrega física, especificando en qué consiste el cambio y las implicancias que esto tendría. El Instituto dará su consentimiento “por escrito” al correo del proveedor, siempre y cuando la modificación no implique variar los precios ofrecidos ni variar la calidad y/o funcionalidad de los artículos o bienes adquiridos. Si no es autorizado el cambio, el adjudicatario deberá entregar los artículos con las características originalmente ofrecidas.
10.4. Sobre el pago de los bienes adquiridos
El pago se realizará por mes vencido, considerando la (s) orden (es) de trabajo que se hubiere (n) emitido en dicho periodo y siempre que se hubieren recibido conforme el total de los bienes requeridos en el lugar o lugares de destino solicitados.
Si para un mes en particular, el Instituto de Previsión Social no requiriere el servicio de suministro de timbres no se cursará pago alguno.
Para estos efectos, el adjudicatario deberá presentar un Estado de Pago, al Administrador del contrato, con el cobro respectivo. El Administrador del Contrato contará con un plazo máximo de 5 días corridos para efectuar observaciones, transcurrido el cual, sin que ellas se hayan formulado, el adjudicatario presentará la factura correspondiente. Si las formulare, las pondrá en conocimiento inmediato del adjudicatario, el que sin cargo adicional alguno, deberá satisfacerlas, reemplazando o modificando el Estado de Pago en lo que fuere pertinente. En caso de que este documento presentare diferencias u otros inconvenientes imputables al adjudicatario, el plazo mencionado se contará desde su reingreso debidamente corregido.
El proveedor, una vez autorizado el estado de pago, deberá presentar dos copias de la Factura, debidamente canceladas y las respectivas Guías de Despacho, en original, cuando corresponda. Dichos documentos deberán presentarse al administrador del contrato.
Es obligación del proveedor adjuntar las Guías de Despacho recibidas conforme a la Factura de Compra.
Presentada la factura de acuerdo al Estado de Pago aprobado, el Instituto la pagará en un plazo no superior a 30 días corridos.
El Instituto, en forma previa al pago, exigirá al adjudicatario, la certificación o acreditación documentada del cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales de sus trabajadores, a través de un certificado emitido por la Dirección del Trabajo y planillas de pago de remuneraciones y cotizaciones previsionales, cuyo incumplimiento facultará al Instituto para retener el pago, para efectos de dar cumplimiento a las obligaciones laborales y previsionales del adjudicatario, hasta su total cumplimiento.
El pago se hará mediante Transferencia Electrónica, debiendo el proveedor adjudicatario entregar obligatoriamente la Cuarta copia factura cedible, solamente para los documentos manuales e informar, al momento de suscripción del contrato, los siguientes datos:
• Nombre proveedor
• RUT proveedor
• Dirección
• Teléfono de Contacto
• Correo electrónico de Contacto
• Cuenta Corriente (asociada a RUT del proveedor)
• Banco
• Tipo de Cuenta
10.5. Cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales del adjudicatario.
En el evento que el adjudicatario registre saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, los primeros Estados de Pago producto del contrato licitado, deberán ser destinados al pago de dichas obligaciones, debiendo el adjudicatario acreditar que la totalidad de las obligaciones se encuentran liquidadas al cumplirse la mitad del período de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses.
El Instituto exigirá al adjudicatario que efectúe dichos pagos y presente los comprobantes y planillas que demuestren el total cumplimiento de la obligación. El incumplimiento de estas obligaciones por parte del adjudicatario facultará al Instituto para terminar anticipadamente el contrato, pudiendo llamarse a una nueva licitación en la que el adjudicatario no podrá participar, en conformidad a lo establecido en el inciso 2º, del artículo 4º de la Ley Nº 19.886, de Compras Públicas.
10.6. Cumplimiento de normas de seguridad laboral
El proveedor adjudicatario y su personal deberán observar y cumplir las normas de seguridad laboral y las normas de prevención de riesgos durante el despacho, transporte, distribución y entrega de los bienes adquiridos, además, de las normas específicas e instrucciones que sobre la materia indique el IPS.
En consideración a la actual contingencia a causa de la pandemia del Covid-19, se le exigirá a cada uno de los trabajadores del proveedor, contar con mascarillas y guantes, como también le deberá proveer alcohol gel, y asimismo, deberán mantener una distancia prudente entre ellos, de manera de evitar la propagación del virus.
Asimismo, corresponderá al adjudicatario gestionar los correspondientes permisos necesarios para entregar los productos objetos de la presente licitación.
En caso de detectarse incumplimiento por parte del proveedor adjudicado a la normativa vigente sobre higiene y seguridad laboral, el administrador del contrato designado por el Instituto tendrá la facultad de ordenar la inmediata paralización.
10.7. Sobre la permanente supervisión al cumplimiento de las normas referidas a la seguridad y salud ocupacional.
Sin prejuicio de las funciones y responsabilidad del Administrador sobre la materia, los funcionarios y funcionarias del IPS, están facultados para realizar en cualquier momento observaciones respecto de transgresiones a la seguridad, la salud ocupacional y medioambiental, las cuales se pondrán en conocimiento del Administrador, el cual documentara por escrito, individualizando los hechos y nombres del trabajador involucrado. El Administrador comunicara lo sucedido al contratista recomendándole las acciones correctivas pertinentes.
Dichas acciones, en cuanto a la responsabilidad de la persona, podrán variar desde una simple amonestación verbal a una solicitud formal de reemplazo o termino anticipado del contrato en la Institución, dependiendo de la magnitud o frecuencia de la falta, sin perjuicio de la indemnización a que en derecho al IPS se haga acreedor por los daños producidos.
10.8. Responsabilidad por daños
El proveedor adjudicatario deberá adoptar, en tiempo oportuno, todas las disposiciones, medidas y precauciones necesarias a fin de evitar daños al Instituto, a su personal y a terceros, incluidos aquellos de carácter ambiental.
Será responsable por todos los perjuicios generados por su personal que afecten las instalaciones del IPS, así como los que se produjeran en edificios e instalaciones vecinas, a terceras personas, y en general, por todos los daños a personas o cosas causados durante el despacho, transporte, distribución y entrega de los bienes adquiridos.
Si a pesar de las precauciones adoptadas, se produjeran tales daños o perjuicios, el proveedor adjudicatario queda obligado a reparar los daños causados e indemnizar los perjuicios producidos.
10.9. Modificaciones contractuales
Atendida la posibilidad de que varíen las actuales necesidades institucionales, se establece expresamente la posibilidad de disminuir o aumentar el servicio en hasta un 30% del monto total de la cuantía del contrato (impuestos incluidos).
Para hacer efectiva esta facultad, deberá suscribirse la respectiva modificación de contrato, la que será aprobada mediante el acto administrativo, debidamente tramitado.
El Instituto de Previsión Social podrá solicitar al oferente adjudicado, excepcionalmente, cotizaciones sobre modelos de timbres distintos a los señalados en las bases técnicas. Para ello, el administrador deberá enviar la solicitud de presupuesto, por escrito al oferente, y éste dispondrá de un plazo de 3 días hábiles para dar respuesta. El Instituto determinará la conveniencia o no de realizar la adquisición.
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Sobre sanciones por incumplimiento de obligaciones |
11.1. Multas
El Instituto estará facultado para aplicar y cobrar multas al proveedor adjudicatario por las siguientes infracciones:
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Infracción
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Multa
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Incumplimiento de los plazos de entrega de los bienes adquiridos.
Nota aclaratoria: Para efectos del cálculo de la multa, los días se considerarán hábiles y la fracción del día será considerada día completo, y se contaran desde la emisión de la orden de trabajo por parte del Instituto de Previsión Social.
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1% por día de atraso.
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Incumplimiento de las medidas de seguridad laboral establecidas en las presentes bases por parte del adjudicatario.
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5% por cada infracción.
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Incumplimiento del deber de garantía de los bienes adquiridos, conforme al numeral 12 de las presentes bases.
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1% por cada día hábil de atraso.
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Si el Instituto considerare que existe mérito suficiente para la aplicación de una multa, comunicará por escrito su decisión al adjudicatario, indicando el monto y fundamento de la misma.
El adjudicatario dispondrá de un plazo de cinco días hábiles, a contar de la fecha de la comunicación, para formular descargos. Con el mérito de ellos, o transcurrido el plazo aludido sin que éstos se hubiesen formulado, el Instituto resolverá sobre el particular, mediante resolución fundada de la Jefatura del Departamento Administración e Inmobiliaria, previa ponderación de los antecedentes, remitiéndole copia del acto administrativo al adjudicatario.
Si el adjudicatario interpusiere recursos, la multa solo será aplicada una vez que éstos se encuentren totalmente tramitados.
El monto máximo de las multas para un mes de servicio en particular, no podrá exceder del 15% de la facturación total y será deducida directamente de la factura respectiva.
No procederá esta sanción, si se estableciere la concurrencia de un caso fortuito o fuerza mayor calificado así por el Instituto, mediante Resolución fundada jefe del Departamento de Administración e Inmobiliaria.
11.1. Modificación o término anticipado del contrato por incumplimiento.
El Instituto podrá, previa calificación de las circunstancias y resolución fundada del Departamento de Administración e Inmobiliaria, modificar o poner administrativamente término al contrato, en forma anticipada e inmediata, por las siguientes causales:
a) Por resciliación de las partes.
b) Por incumplimiento grave de las obligaciones previstas en las Bases, entendiéndose por tal:
- Cuando se supere el porcentaje máximo de multa.
- La no ejecución o la ejecución parcial por parte del adjudicatario de las obligaciones contractuales, descritas en las presentes Bases, sin que exista alguna causal que le exima de responsabilidad.
- El atraso de 10 días hábiles o más en la entrega de los productos requeridos.
- El incumplimiento en 3 o más oportunidades del deber de garantía de los bienes adquiridos, conforme al numeral 12 de las presentes bases.
c) Por estado de notoria insolvencia del contratante, a menos que se mejoren las cauciones entregadas o las existentes sean suficientes para garantizar el cumplimiento del contrato.
d) Por exigirlo el interés público o la seguridad nacional.
e) Por registrar saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, a la mitad del período de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses.
f) Por pérdida de las certificaciones y autorizaciones necesarias para que el contratante pueda funcionar en el giro de su actividad.
g) Por incumplimiento del Pacto de Integridad establecido en estas Bases de Licitación.
h) Por agotamiento de los recursos disponibles para la presente contratación.
i) En caso de ser el adjudicatario una Unión Temporal de Proveedores (UTP):
- Cuando el número de integrantes de una UTP sea inferior a dos y dicha circunstancia ocurre durante la ejecución del contrato.
- Disolución de la UTP.
- Inhabilidad sobreviniente de uno de los integrantes de la UTP, que signifique que la UTP no pueda continuar ejecutando el contrato con los restantes miembros en los mismos términos adjudicados.
- De constatarse que los integrantes de la UTP constituyeron dicha figura con el objeto de vulnerar la libre competencia. En este caso, deberán remitirse los antecedentes pertinentes a la Fiscalía Nacional Económica.
- Retiro de algún integrante de la UTP que hubiere reunido una o más características objeto de la evaluación de la oferta.
Adoptada esta medida y exceptuando las causales descritas en las letras a) y d) precedentes, el Instituto podrá ejercer las acciones que procedan, especialmente la indemnizatoria de los perjuicios causados.
Para terminar anticipadamente un contrato, el Instituto comunicará por escrito su decisión al prestador, indicando la causal y fundamento de esta. El prestador dispondrá de un plazo de cinco días hábiles, a contar de la fecha de la comunicación, para formular descargos. Con el mérito de ellos o transcurrido el plazo aludido sin que éstos se hubiesen formulado, el Instituto resolverá sobre el particular, mediante resolución fundada del Departamento de Administración e Inmobiliaria, previa ponderación de los antecedentes, remitiéndose copia del acto administrativo al prestador, sin perjuicio del procedimiento establecido en la Ley Nº 19.880.
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Sobre Garantías de los Bienes Adquiridos |
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Por defectos de fabricación u otras causales no atribuibles a la Institución, el producto deberá ser reparado o repuesto según sea el caso.
Para estos efectos, el instituto notificará mediante correo electrónico al proveedor el defecto detectado, debiendo éste repararlo o reponerlo en un plazo de 3 días hábiles. Si no lo hiciere, podrá ser objeto de sanciones, conforme a lo señalado en estas bases.
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Solución de Controversias |
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El Instituto y el adjudicatario resolverán, de común acuerdo y mediante negociaciones directas, las diferencias que surjan en cuanto a la aplicación del contrato.
En el evento que no se logre un acuerdo entre las partes, cualquiera de éstas podrá llevar las controversias al conocimiento de los Tribunales Ordinarios de Justicias, siendo competente los de la ciudad de Santiago, todo ello en conformidad a la legislación vigente.
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Notificaciones durante el Contrato |
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Las notificaciones entre las partes se efectuarán vía correo electrónico, pudiendo complementarse mediante carta certificada dirigida al domicilio fijado por el adjudicatario. Las notificaciones se producirán en la fecha que figure en el reporte del correo electrónico respectivo.
Para los efectos de toda notificación el domicilio del Instituto será: Escuela Camino Agrícola 1697, Subdepartamento de Logística del Departamento de Administración e Inmobiliaria, u otro que previamente se indique.
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Pacto de Integridad |
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El oferente declara que, por el sólo hecho de participar en la presente licitación, acepta expresamente el presente pacto de integridad, obligándose a cumplir con todas y cada una de las estipulaciones que contenidas el mismo, sin perjuicio de las que se señalen en el resto de las bases de licitación y demás documentos integrantes. Especialmente, el oferente acepta el suministrar toda la información y documentación que sea considerada necesaria y exigida de acuerdo a las presentes bases de licitación, asumiendo expresamente los siguientes compromisos:1.- El oferente se obliga a no ofrecer ni conceder, ni intentar ofrecer o conceder, sobornos, regalos, premios, dádivas o pagos, cualquiera fuese su tipo, naturaleza y/o monto, a ningún funcionario público en relación con su oferta, con el proceso de licitación pública, ni con la ejecución de él o los contratos que eventualmente se deriven de la misma, ni tampoco a ofrecerlas o concederlas a terceras personas que pudiesen influir directa o indirectamente en el proceso licitatorio, en su toma de decisiones o en la posterior adjudicación y ejecución del o los contratos que de ello se deriven.2.- El oferente se obliga a no intentar ni efectuar acuerdos o realizar negociaciones, actos o conductas que tengan por objeto influir o afectar de cualquier forma la libre competencia, cualquiera fuese la conducta o acto específico, y especialmente, aquellos acuerdos, negociaciones, actos o conductas de tipo o naturaleza colusiva, en cualquier de sus tipos o formas.3.- El oferente se obliga a revisar y verificar toda la información y documentación, que deba presentar para efectos del presente proceso licitatorio, tomando todas las medidas que sean necesarias para asegurar la veracidad, integridad, legalidad, consistencia, precisión y vigencia de la misma.4.- El oferente se obliga a ajustar su actuar y cumplir con los principios de legalidad, ética, moral, buenas costumbres y transparencia en el presente proceso licitatorio.5.- El oferente manifiesta, garantiza y acepta que conoce y respetará las reglas y condiciones establecidas en las bases de licitación, sus documentos integrantes y él o los contratos que de ellos se derivase.6.- El oferente se obliga y acepta asumir, las consecuencias y sanciones previstas en estas bases de licitación, así como en la legislación y normativa que sean aplicables a la misma.7.- El oferente reconoce y declara que la oferta presentada en el proceso licitatorio es una propuesta seria, con información fidedigna y en términos técnicos y económicos ajustados a la realidad, que aseguren la posibilidad de cumplir con la misma en las condiciones y oportunidad ofertadas.8.- El oferente se obliga a tomar todas las medidas que fuesen necesarias para que las obligaciones anteriormente señaladas sean asumidas y cabalmente cumplidas por sus empleados y/o dependientes y/o asesores y/o agentes y en general, todas las personas con que éste o éstos se relacionen directa o indirectamente en virtud o como efecto de la presente licitación, incluidos sus subcontratistas, haciéndose plenamente responsable de las consecuencias de su infracción, sin perjuicio de las responsabilidades individuales que también procediesen y/o fuesen determinadas por los organismos correspondientes.
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