BASES TÉCNICAS
2.1.- GENERALIDADES
Las especificaciones técnicas que se detallan a continuación se refieren a las condiciones, alcances y características relativas a la contratación del servicio de mensajería o email marketing.
2.2.- DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
El Ministerio de Vivienda y Urbanismo, en adelante "MINVU", dentro de sus necesidades requiere contratar el “Servicio de mensajería o email marketing”, para otorgar información de interés a los postulantes inscritos en los diferentes programas de Subsidios, manteniendo así un canal fluido de comunicación directo con la ciudadanía.
Por otra parte, es necesario facilitar la activación de campañas específicas respecto a temas país que sin duda afectan la tradicional forma de atención y orientación de los programas habitacionales, re orientando a nuestros usuarios a acceder vía online a postulaciones, informativos, etcétera, junto con potenciar los canales de información y comunicación respecto a las distintas alternativas que tienen las familias de acuerdo a sus necesidades habitacionales.
2.2.1.- OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN
Contar con un servicio de emailing para la gestión de mensajería masiva, a objeto de enviar y notificar información a los ciudadanos que se encuentran inscritos para postular a algún programa de subsidio de vivienda, o bien requieran información respecto a los programas habitacionales del MINVU, para quienes se inscriban en MINVU Conecta, por ejemplo. Además, informar respecto de temas relevantes como entrega, retiro y pagos de subsidios, prórrogas de certificados, entre otros. Esto, junto con difundir información de interés para los funcionarios del MINVU.
2.2.2.- CONDICIONES MÍNIMAS DEL SERVICIO A ADQUIRIR
El servicio a contratar debe, al menos, incorporar o abordar aspectos relacionados con la creación y envío de campañas vía email, encuestas e invitaciones a eventos y reportería de gestión asociada, considerando un universo de al menos 500.000 (quinientos mil) contactos y envío ilimitado de emails a dichos contactos, durante todo el periodo que dure el contrato o extensiones de plazo de éste. Con un sistema de reportería y estadísticas claro y fácil de interpretar, que entregue información sobre la trazabilidad de éstos (abiertos, rebotes, clic en los hipervínculos de los correos, etcétera) y asegurando un correcto envío.
2.2.3.- ASPECTOS TÉCNICOS
El servicio a contratar debe permitir enviar información a un público objetivo definido por el MINVU, en al menos dos modalidades:
- A través de una plataforma web disponibilizada por el proveedor del servicio, la cual debe considerar seguridad en el acceso con al menos rol de administrador y rol de consulta, restringiendo así el acceso sólo a personal autorizado por el MINVU.
- Por integración con sistemas MINVU, mediante un webservice o API que permita el envío masivo y directo a la plataforma de emailing, sin restricciones a la cantidad de contactos e independiente de los remitentes o dominios utilizados a los cuales se les pueda enviar información; ya sea, a todos o a un grupo particular de ellos, según criterio de la campaña o envío.
Adicionalmente, la plataforma de emailing deberá contar con los siguientes criterios de seguridad:
- Integridad: Sólo los usuarios autorizados deben ser capaces de modificar los datos cuando sea necesario.
- Disponibilidad: Los datos deben estar disponibles para los usuarios cuando sea necesario.
- Confidencialidad: Sólo los usuarios autorizados pueden acceder a recursos, datos e información los cuales son propiedad del MINVU.
De los mensajes enviados, deberá quedar registro de trazabilidad en la plataforma de emailing, respecto del despacho y recepción de los mismos, incorporando información de clic únicos y totales de los hipervínculos insertos en los correos.
También se debe permitir la administración y mantención de contactos, dando la opción de remover aquellos que presenten datos erróneos o reemplazar por nuevos contactos.
2.2.3.1.- SOPORTE
El servicio debe considerar una componente de soporte que permita solucionar incidentes con Niveles de Acuerdo de Servicio definidos y cobertura de atención de lunes a viernes entre las 09:00 y las 18:30 horas.
2.2.3.2.- ENTRENAMIENTO
El proveedor deberá considerar en su oferta, el entrenamiento respecto del uso de la plataforma emailing, para el o los funcionarios que estarán a cargo de su administración y operación en el MINVU. La planificación de esta actividad será coordinada por las contrapartes correspondientes, estableciendo su desarrollo en horario hábil (lunes a viernes entre las 09:00 y las 18:30 horas).
2.2.3.3.- OTROS REQUISITOS DEL SERVICIO
En cuanto a las funcionalidades que deberá incorporar la solución a contratar, a continuación, se presenta un resumen por cada temática:
Campañas de Emailings:
- Editor de texto integrado.
- Facilitar la creación de plantillas de diseño.
- Categorización de campañas.
- Envío de campañas de email marketing.
- Incorporar programación de envíos.
- Almacenamiento de imágenes de hasta 100Mb.
- Múltiples remitentes de envío.
- Plantillas en HTML con diferentes diseños.
Eventos Online:
- Generar eventos online, con segmentación de invitados.
- Gestionar las inscripciones a eventos, día, lugar, hora y mapa de geolocalización.
- Diseñar invitaciones personalizadas.
- Reportería gráfica y descargable de las invitaciones enviadas.
- Integración con redes sociales.
Encuestas Online:
- Preguntas de Selección Múltiple • Selección Simple
- Selección de Matriz • Campo de Texto
- Porcentajes • Párrafos de Texto
- Imágenes incrustadas en encuestas.
- Paginación.
- Reportes por pregunta.
- Detalle de respuesta por persona.
- Envío de encuestas por email al segmento.
- Incrustación de encuesta en sitio web.
- Personalización gráfica de la encuesta.
- Navegación de resultados de encuesta.
- Posibilidad de enviar encuestas anónimas.
Reportes y Análisis
- Reportes de envío: Abiertos, por abrir, rebotados y aperturas por hora.
- Reportes comparativos por campañas enviadas.
- Rastreo de apertura y clics (eventos).
- Cantidad de correos por dominio.
- Frecuencia de primera lectura.
- Rastreo de rebotados y las razones de rebote (duros y blandos)
- Integración de campañas con Google Analytics.
- Exportación de datos a Excel.