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13. Descripción del servicio requerido. |
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13.1 Especificaciones Técnicas Generales
13.1.1 Atención al INDH a través de ejecutivo especializado. El proveedor deberá disponer un ejecutivo especializado en la producción de eventos, que reciba y responda las solicitudes de cotización en los plazos establecidos y que se encuentre disponible para la coordinación de los diferentes eventos y actividades que se desarrollen en el transcurso de la duración del servicio licitado. Deberá contar con la disponibilidad de acudir a reuniones en las oficinas del INDH y cuando la institución lo requiera para precisar aspectos de coordinación y ejecución de los eventos.
13.1.2 Accesibilidad. El proveedor deberá considerar, para todos los eventos y actividades a desarrollar, medidas de accesibilidad para personas con discapacidad (visual, auditiva, de movilidad, etc.) y/o adultos mayores, tanto en lo que refiere a los accesos, como respecto al salón, los baños y cualquier otra instalación que se considere de acceso al público.
13.1.3 Lugar para los eventos: El lugar, de acuerdo con las instrucciones impartidas sobre austeridad, será provisto por el INDH a través de alianzas y colaboraciones con otras entidades como Municipalidades, Universidades o Museos.
13.2 Requerimientos Técnicos mínimos para las ceremonias:
13.2.1 Servicio de Streaming.
13.2.2 Servicio de traducción a lengua de señas.
13.2.3 Servicios de producción y edición de video.
13.2.4 Fotografías de jornadas.
13.2.5 Amplificación y microfonía.
13.2.6 Decoración básica de testera (mantelería y flores).
13.2.7 Montaje de stand o punto de prensa.
13.2.8 Asistente de producción y producción general.
13.2.9 Maestro(a) de ceremonia.
13.3 Requerimientos adicionales o complementarios. El INDH podrá solicitar cotizaciones para complementar los eventos, de acuerdo a los conceptos detallados a continuación (se aplicará fee según anexo 7):
13.3.1 Arriendo de locales y/o salones: el proveedor deberá cotizar salones de acuerdo a las especificaciones técnicas entregadas por la Unidad de Administración y Finanzas, y una vez aceptada su propuesta, proveer el servicio en los términos señalados.
13.3.2 Arriendo de sillas, mesas, podios, testeras: el proveedor deberá cotizar sillas, mesas, podios, testeras de acuerdo a las especificaciones técnicas entregadas por la Unidad de Administración y Finanzas, y una vez aceptada su propuesta, proveer el servicio en los términos señalados.
13.3.3 Compra de material de apoyo para las actividades (pendones, gigantografías, folletos, pendrive, archivadores, entre otros). El proveedor deberá cotizar los materiales de apoyo de acuerdo a las especificaciones técnicas entregadas por la Unidad de Administración y Finanzas, y una vez aceptada su propuesta, proveer servicio en los términos señalados.
13.3.4 Servicio de movilización y traslados de personas participantes. El proveedor deberá cotizar el servicio de movilización y traslado de pasajeros/as, de acuerdo a las especificaciones técnicas entregadas por la Unidad de Administración y Finanzas, y una vez aceptada su propuesta, proveer servicio en los términos señalados.
13.3.5 Arriendo de equipos audiovisuales, computacionales, amplificación, micrófonos, iluminación y otros. El proveedor deberá cotizar Arriendo de equipos audiovisuales, computacionales, amplificación, micrófonos, iluminación y otros, para el apoyo de eventos, de acuerdo a las especificaciones técnicas entregadas por la Unidad de Administración y Finanzas, y una vez aceptada su propuesta, proveer servicio en los términos señalados.
13.3.6 Traslado de materiales y equipos a los lugares requeridos. El proveedor deberá cotizar Traslado de materiales y equipos, para el apoyo de Ceremonias y de otros eventos, de acuerdo a las especificaciones técnicas entregadas por la Unidad de Administración y Finanzas, y una vez aceptada su propuesta, proveer servicio en los términos señalados.
13.3.7 Contratación de relatores, maestros de ceremonia, capacitadores y asistentes para apoyo en eventos. El proveedor deberá cotizar la contratación de relatores, maestros de ceremonia, capacitadores y asistentes para apoyo en Ceremonias y otros eventos, de acuerdo a las especificaciones técnicas entregadas por la Unidad de Administración y Finanzas, y una vez aceptada su propuesta, proveer servicio en los términos señalados.
13.3.8 Servicio de traducción simultánea, intérpretes de idiomas. El proveedor deberá cotizar la contratación de servicio de traducción simultánea e intérpretes para las actividades mencionadas precedentemente de acuerdo a las especificaciones técnicas entregadas por la Unidad de Administración y Finanzas, y una vez aceptada su propuesta, proveer servicio en los términos predichos.
13.3.9 Compra de pasajes aéreos nacional e internacional. El proveedor deberá cotizar la Compra de pasajes aéreos nacional e internacional para participantes en las actividades ya citadas de acuerdo a las especificaciones técnicas entregadas por la Unidad de Administración y Finanzas, y una vez aceptada su propuesta, proveer servicio en los términos respectivos.
13.3.10 Compra de servicios de diseños gráficos y escritos para ser incluidos en los eventos, los cuales deben ser realizados en diversos formatos para diferentes soportes, según requerimiento, siempre contando con características de accesibilidad universal.
13.3.11 Reembolso de pasajes terrestres. El proveedor deberá realizar reembolso de pasajes terrestres de los eventos que se informen de acuerdo a las especificaciones técnicas entregadas por la Unidad de Administración y Finanzas, y una vez aceptada su propuesta, proveer servicio en los términos señalados.
13.3.12 Servicios de Alimentación (cafetería, almuerzos, cenas u otros). El proveedor deberá cotizar Servicios de Alimentación (cafetería, almuerzos y/o cenas) para los eventos que se requiera de acuerdo a las especificaciones técnicas entregadas por la Unidad de Administración y Finanzas, y una vez aceptada su propuesta, proveer servicio en los términos descritos previamente.
13.3.13 Servicios de Alojamiento. El proveedor deberá cotizar Servicios de Alojamiento para participantes de las actividades o eventos de acuerdo a las especificaciones técnicas entregadas por la Unidad de Administración y Finanzas, y una vez aceptada su propuesta, proveer servicio en los términos señalados.
13.3.14 Servicios de Acreditación. El proveedor deberá cotizar Servicios de Acreditación en los eventos que así lo requieran de acuerdo a las especificaciones técnicas entregadas por la Unidad de Administración y Finanzas, y una vez aceptada su propuesta, proveer servicio en los términos propuestos.
13.4 Procedimiento de la cotización y despacho orden de compra
13.4.1 El INDH, a través de la contraparte técnica, enviará un requerimiento-formato de cotización de los bienes o servicios establecidos en los apartados precedentes, a través de correo electrónico dirigido al ejecutivo especializado de la empresa.
13.4.2 Recibida la solicitud, y dentro del plazo máximo ofertado, la empresa enviará una cotización formal, por correo electrónico dirigido a la contraparte técnica. Cuando la solicitud contenga requerimientos técnicos mínimos la empresa deberá cotizarlos de acuerdo a su oferta.
13.4.3 Si las cotizaciones no fueren satisfactorias para INDH, la empresa deberá volver a cotizar los servicios en un plazo no mayor a 3 días corridos desde la notificación, por correo electrónico de la contraparte técnica, en que explique el motivo de la insatisfacción.
13.4.4 Si el motivo fuere que existen bienes o servicios equivalentes en el mercado, a un menor precio, la contraparte señalará dónde deberán ser subcontratados por la empresa adjudicataria, la cual estará obligada a tal subcontratación, a menos que iguale el menor precio referido. Lo establecido en este número no se aplicará a los requerimientos técnicos mínimos, sólo tendrá aplicación en los adicionales o complementarios.
13.4.5 Si la cotización contiene los requerimientos particulares del evento y de los servicios requeridos, será aceptada por la contraparte técnica y se despachará la orden de compra respectiva.
13.4.6 La empresa tendrá un plazo de 5 días corridos posteriores a la realización del evento para entregar un informe de cierre al INDH, para la correspondiente visación y facturación.
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