- De la entrega de los productos.
1.1. Todos los productos distribuidos deberán estar previamente certificados por CENABAST de acuerdo a lo dispuesto en el capítulo X de estas Bases.
1.2. Las cantidades, así como las fechas definitivas de entrega serán informadas por CENABAST con una antelación mínima de 10 días, a través de correo electrónico dirigido al contacto responsable del contrato identificado en el Anexo N°1 de las presentes bases.
1.3. El proveedor deberá informar semanalmente a CENABAST el stock disponible de productos el primer día hábil de la semana hasta las 11:00 a.m., a través de correo electrónico en planilla Excel, conteniendo la siguiente información: Código Cenabast, Código Minsal, Denominación, Presentación, Serie y/o Lote, Fecha de Vencimiento, Stock disponible (N° de Dosis), Metros cúbicos utilizados, de acuerdo a la planilla de control de stock (Anexo N°8, tabla 4). La dirección de correo electrónico que se utilizará para la recepción de estos antecedentes será indicada al adjudicatario al momento de la emisión del contrato.
1.4. Los proveedores que resulten adjudicados deberán asegurar que los empaques primarios y secundarios de los productos y sus embalajes cumplan con las exigencias que permitan buenas prácticas de almacenaje y transporte, que sean capaces de mantener los productos refrigerados en los rangos de temperatura indicados por el fabricante, así como una adecuada presentación, características que serán verificadas y exigidas al momento de la correspondiente certificación. El Proveedor debe contar con procedimientos y un sistema de control Tiempo-Temperatura (Data Logger o similar), para los productos que serán despachados, en cada uno de los transportes. Estos registros serán controlados en los establecimientos al momento de la recepción.
1.5. El proveedor deberá cumplir con la calidad y oportunidad de entrega de las vacunas, obligándose a que la recepción (descarga y entrega) no merezca reparo alguno por parte del establecimiento de destino.
1.6. CENABAST podrá realizar visitas de inspección aleatorias a las bodegas de almacenamiento de los proveedores. El Proveedor adjudicado deberá entregar información de las Cámaras de Frio en donde se encuentran almacenados los productos adjudicados, los antecedentes al menos deberán ser:
- Planilla control Temperatura desde que el producto llega al lugar de almacenamiento, hasta que son despachados.
- Planilla del Control de vectores en transporte.
- Informe de protocolo emergencia.
- Condiciones de almacenamiento.
- Estandarización de embalajes para productos en cadena de frío (rangos y sistema).
1.7. Respecto del transporte de productos, el proveedor deberá contar con un sistema de comunicación para el control de ruta, un sistema de control de tiempo y temperatura. Los registros generados por este sistema podrán ser solicitados por CENABAST a objeto de control de las condiciones de la cadena de frío.
1.8. El proveedor debe entregar información del transporte utilizado en caso de ser requerido:
- Condición de camión transporte (acondicionado para refrigeración, camión refrigerado).
- Certificado de mantención de sistema de refrigeración del camión (a lo menos semestral).
- Certificado de mantención del sistema mecánico del camión.
- Información de la Cinética de Temperatura del camión.
1.9. Los proveedores deberán identificar los bultos con la siguiente información:
- Nombre y dirección del establecimiento de entrega;
- Número de factura o guía de despacho asociada a la entrega;
- Identificación del número de bultos por entrega “1 de n”;
- Código de Barras en formato GS1 128, (indicando cuando sea saldo);
- Peso y volumen de cada bulto;
- Sello característico del proveedor que asegure la inviolabilidad del contenido del bulto.
1.10. Todos los productos deberán ser entregados siguiendo los contenidos dispuestos en el documento “Estándares de Codificación GS1, Fase 1” que se incorpora en el Anexo N°5 de estas Bases. Deberán ser entregados en empaques múltiples que faciliten la recepción y almacenamiento, debiendo contener la misma información exigida para la o las unidades de medida adjudicada(s). Su material, grosor y resistencia deben ser acordes y proporcionales al peso del contenido. La unidad de medida de los envases unitarios estériles, deberán permitir fácil apertura. La entrega deberá ceñirse estrictamente a las especificaciones adjudicadas.
1.11. El proveedor deberá, previo a la distribución, realizar la coordinación de ésta con los administradores y/o encargados de las Seremis indicados en el Anexo N°8. El proveedor deberá entregar los bienes en los puntos de entrega señalados en el Anexo Nº8 tabla 2, de acuerdo a las instrucciones de distribución enviadas por CENABAST, con posterioridad a la certificación. Durante la ejecución del contrato, CENABAST podrá modificar cantidades, fechas de entrega y/o puntos de entrega, siempre que de aviso al proveedor con una antelación de 10 días hábiles a la entrega respectiva, lo cual será obligatorio para el proveedor. Una vez realizada la distribución, el proveedor deberá reportar la realización de éstas de acuerdo a las tablas de información incluidas en el Anexo N°8, tablas 3, 5 y 6.
1.12. Será obligación del proveedor respaldar por escrito toda modificación solicitada por CENABAST, ya sea en cantidades, fechas y/o puntos de entrega, antecedente que será exigido al momento del pago de las facturas y tomado en consideración ante eventuales aplicaciones de sanciones.
1.13. El horario de recepción en los puntos de entrega es de lunes a viernes de 08:00 a 16:00 horas. Se entenderá cumplida la entrega cuando el producto haya sido puesto, en tiempo y forma, en bodega del establecimiento, y recibido conforme, por el encargado de esta última, circunstancia que deberá constar en la factura o guía de despacho respectiva.
1.14. A la fecha de recepción de los bienes en el punto de entrega, estos deberán tener un período de eficacia mayor o igual a 12 meses, salvo que en el Anexo N°9 de estas Bases se señale un período de eficacia distinto.
1.15. El establecimiento podrá recibir un producto con un vencimiento inferior contra la entrega de una carta de canje previamente autorizada por CENABAST, según lo estipulado en capítulo X punto 1.3. de estas Bases, donde el proveedor garantice el reemplazo del 100% de los lotes y/o serie involucrados de productos que se venzan. Este canje se realizará cumpliendo con las mismas exigencias de vigencias (período de eficacia mayor o igual a 12 meses contados desde la entrega de los productos, salvo que en el Anexo N°9 de estas Bases se señale un período distinto).
1.16. Las entregas que comprendan varias series del mismo producto, deberán ser diferenciadas físicamente (que los embalajes no mezclen series), indicando en la guía de despacho los números de serie, lote y la cantidad del producto correspondiente a cada serie y lote.
1.17. En los casos que corresponda, la cantidad de unidades de cada lote o serie de disolvente o producto adyuvante debe ser el necesario para todas las unidades del medicamento distribuido.
1.18. CENABAST podrá realizar, en conjunto con funcionarios del Programa Nacional de Inmunizaciones del Ministerio de Salud, visitas inspectivas a las bodegas de almacenamiento de los productos adquiridos, con el objeto de verificar el cumplimiento de lo establecido tanto en las presentes bases como en lo estipulado en la oferta técnica del proveedor. (Ver Bases N° 325 Adjunta)