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BASES TÉCNICAS |
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1.- SERVICIOS REQUERIDOS.
Se requieren los servicios de producción para el Congreso Científico de Pucón y la Reunión de Delegados en Punta Arenas. Se requieren los servicios de un equipo de trabajo durante el proceso previo, durante y posterior al evento. Servicios profesionales y equipos tecnológicos. Solo se pagarán aquellos servicios efectivamente prestados y la contraparte técnica será la encargada de enviar al menos con dos meses de antelación del evento las cantidades descritas en los siguientes apartados a contratar por cada ítem según el plan presentado por el oferente y las necesidades del servicio.
2.- ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO REQUERIDO.
2.1.- DESCRIPCIÓN
El Comité Científico para la Investigación Antártica (SCAR - Scientific Committee on Antarctic Research) creado en 1958, es una organización no gubernamental constituida por científicos y científicas de Programas Antárticos Nacionales cuyos objetivos son promover, desarrollar y coordinar la investigación científica internacional en el Continente Blanco.
La conferencia abierta del comité mundial de ciencia antártica – reuniones bieniales 2024 se realizará en las ciudades de Pucón y Punta Arenas, a partir del 17 de agosto de 2024. Dicha conferencia, se realiza por primera vez en Chile y sólo por segunda vez en Latinoamérica.
Las Reuniones Bienales del Scientific Committee on Antarctic Research (en adelante SCAR) se componen de la SCAR Open Science Conference (OSC), la principal reunión mundial de ciencia antártica; el SCAR Delegates Meeting, que congrega a las delegaciones de los estados parte del SCAR; y los SCAR Business Meetings que representa a las reuniones satélites de los cuerpos subsidiarios del SCAR. En su conjunto, se erigen como los eventos más relevantes y masivos entre las entidades dependientes del Sistema del Tratado Antártico (STA), por lo que convocan a más de 1500 investigadores e investigadoras, así como decision-makers de todo el orbe.
El Sistema del Tratado Antártico consiste de 4 organizaciones principales que se reúnen en ciclos anuales y bianuales. La investigación antártica chilena ha alcanzado un liderazgo regional que nos pone en productividad (N° de publicaciones Web of Science) e impacto (Impact Factor WoS) a la vanguardia regional y alcanzando a programas que invierten muchos más recursos en su despliegue polar. Este liderazgo ha permitido que hayamos obtenido en 2022 la Vicepresidencia de SCAR, así como la sede de los Biennial Meetings de 2024, fortaleciendo la presencia activa en los foros del STA.
Por lo anterior, con la organización de estas reuniones en Chile se espera brindar el escenario propicio para consolidar la participación de investigadores/as, divulgadores/as y tomadores/as de decisión nacionales e internacionales, en el marco de una nación antártica que propugna principios de cooperación científica, calidad, equidad de género, política exterior turquesa y pertinencia social, orientando esfuerzos hacia los riesgos que implican el cambio climático y sus fenómenos asociados, la pérdida de la biodiversidad y la huella del hombre en Antártica.
Para el desarrollo del presente evento, INACH entrega los servicios de:
- Arriendo de espacios en Pucón y Punta Arenas.
- Coffe break para todos los días y servicio de coctel (Icebreaker) en ambos lugares.
- Arriendo de pantallas led para salón plenario y salones paralelos.
- Arriendo de sistema de amplificación por salón. Específicamente se cuenta con el Salón Plenario: 3 Micrófonos testera, sistema de audio, 2 micrófonos inalámbricos, y técnico (cada salón).
Salones Paralelos: 2 parlantes inamovibles, 1 micrófono inalámbrico y técnico por cada salón.
- Plan de Comunicación Estratégica que involucra todo lo relativo a las comunicaciones de SCAR e INACH.
- Diseños para rollers, imágenes para tótems, diseño merchendasing y todo lo relativo a las imágenes que se usen o difundan durante el congreso.
- Comunicación y Gestión de sponsors (sólo se solicita a producción la adquisición, traslado, montaje y desmontaje del inmobiliario de sponsors en Pucón y Punta Arenas. El número definitivo de sponsors se entregará con un mes de anticipación)
- Registro fotográfico o audiovisual del congreso en Pucón y Punta Arenas.
2.2.- CARACTERÍSTICAS
La conferencia se realizará entre el 19 y 23 de agosto de 2024 en Pucón, ciudad estratégicamente elegida por dos razones: la primera, sus bosques, lagos y volcanes, vistos hoy en día, representan en gran parte la Antártica de hace 70 millones de años y, la descentralización de la ciencia, con un sello de sustentabilidad y un bajo impacto en la huella de carbono que la misma conferencia produzca.
PUCÓN:
Entre el 19 y 23 de agosto del 2024 se realizará el Open Science Conference (Conferencia Mundial de Ciencia Antártica), donde se espera una asistencia de máximo 1200 personas. Esta conferencia tendrá una duración de cinco días, desde el lunes 19 hasta el viernes 23 de agosto, con una parrilla de actividades disponibles para que los asistentes generen también la interacción con la sociedad civil de las ciudades sede. Este evento se realizará en un hotel, en la ciudad de Pucón, el cual está en procedimiento de contratación.
La realización de este evento se ejecutará de manera presencial y las ponencias estarán disponibles para ser vistas al día siguiente de su realización. Se debe incluir además del mismo escenario académico, la contratación de salones paralelos o servicios de producción y post producción, se consideran también actividades de socialización como cenas de apertura y cierre, icebreakers y coffee breaks, hasta encuentros sociales, culturales y de divulgación de las ciencias antárticas a la comunidad.
Los servicios deben considerar al menos lo siguiente:
1- Procesamiento de pago online. La plataforma de pago online debe incluir las categorías de pago para este evento (dichas categorías ya se encuentran definidas por INACH y serán compartidas a la contraparte para facilitar el pago de los asistentes a la Conferencia. Esta plataforma debe estar habilitada al momento de adjudicación de la presente licitación. Asimismo, la recaudación del pago de las entradas va dirigida a una Cuente Corriente única del Banco Estado propiedad de INACH.
2- Servicio de acreditación online y en sitio, que permita registrar los asistentes al evento a través de la impresión de credenciales; acreditación online y check in de los asistentes; debe contar con control de acceso y considerar el mobiliario necesario para la acreditación. Durante esta etapa, se debe entregar las bolsas con merchandising solicitado en estas bases técnicas. El servicio de acreditación debe estar habilitado a partir del 17 de agosto (sábado)para hasta el 23 de agosto en Pucón.
3. Equipos tecnológicos por sala: según la descripción del punto número tres. Los equipos están solicitados en relación al contrato de audiovisuales celebrado con hotel de Pucón y a las características de cada salón. Ver punto 2.1. (DESCRIPCIÓN) y servicios entregados por INACH.
4- Personal capacitado, según el punto N°4 requerido en las presentes bases técnicas. El personal requerido debe tener la experiencia necesaria para la producción y logística del presente evento con la experiencia detallada en el punto mencionado. Asimismo, debe ser capaz de cumplir con los requisitos del proyecto de manera competente y profesional. El personal se requiere en las ciudades de Pucón y Punta Arenas entre el desarrollo del evento los días 19 y 23 de agosto y 26 y 28 de agosto, respectivamente. No obstante, se debe considerar que el personal solicitado debe estar en la etapa de preproducción a partir del 17 de agosto en la ciudad de Pucón y 25 de agosto en la ciudad de Punta Arenas (notar que la cantidad de personal cambia de una ciudad a otra reduciendo el mismo para el segundo evento, ver apartado sobre servicios profesionales requeridos en Punta Arenas). El traslado, estadía y alimentación corresponden a quien adjudique la presente licitación).
1. PLATAFORMA DE INSCRIPCIÓN: Ver punto 4 referido a Servicios Profesionales
2.- SISTEMA DE ACREDITACIÓN EN SITIO:
Detalle Fechas Cantidad Descripción
Arriendo computadores para acreditación de asistentes.
17-21 de agosto
Mínimo 4
Dell Latitude E5430 o equivalente.
Procesador: Intel Core i5 3210M (2500 MHz - 3100 MHz)
RAM: 16GB DDR3 (1333 MHz)
Pantalla: LED 14.0" (1366x768)
Bateria: 6 celdas (60000 mWh)
Almacenamiento: HDD 500GB (7200rpm)
Tarjetas de video: Intel GMA HD Graphics 4000
Unidad óptica: DVD±RW
WiFi: Genérica (802.11 b/g/n)
Puertos USB: 4
Webcam: 1,3 MP
LAN: 10 / 100 / 1000 Mbps.
Lector de tarjetas: 3-en-1
Counter para proceso de acreditación 17-21 de agosto Mínimo 4 d Estructura standard, impresión gráfica en adhesivo blanco Mate. Diseños entregados por INACH.
Impresora a color con tóner habilitado 17-21 de agosto 1 Multifuncional HP Smart Tank 519 o equivalente. Se necesita para imprimir cualquier eventualidad puesto que la intención es usar la menor cantidad de papel posible. Debe incluir cartuchos de tinta negra y a color.
Arriendo arco pórtico de bienvenida 17-23 de agosto 1 Dimensiones por confirmar durante la visita de trabajo de productora a terreno.
Material: Cartón corrugado, emplacado con gráfica adhesiva corporativa de patrocinadores.
Diseño entregado por INACH.
Personal área acreditación 17-21 de agosto Al menos 10 Personal a cargo del proceso de acreditación y registro. El personal requerido debe manejar el idioma inglés.
3.- EQUIPOS TECNOLÓGICOS POR SALA
Salones: Los salones a ocupar para el desarrollo del evento deben cumplir con las directrices propuestas por SCAR, motivo por el cual, INACH dispondrá de un salón plenario y de salones para reuniones satélites, con las siguientes características:
a) Salón plenario: con alcance para un máximo de 1.200 personas considerando un formato auditorio.
SALA PLENARIA
Detalle Fechas Cantidad Descripción
Arriendo computador Portátil 19-23 de agosto 1 Notebook MAC. Se requiere de un computador Mackbook Pro para sesiones inaugurales a modo de respaldo.
Apple MacBook Pro (13" con Chip M2 CPU 8 núcleos y GPU 10 núcleos, 8GB RAM, 256GB SSD) o equivalente
Arriendo pódium con micrófono 19-23 de agosto 1 Micrófono Cuello de Ganso, Podium acrílico SKU 25 o equivalente. Logo corporativo grabado láser incluido en pódium.
Arriendo señalizador láser 19-23 de agosto 1 Presentador Láser Inalámbrico USB Apuntador /3gmarket o equivalente
Arriendo contador de cuenta atrás (cronómetro) 19-23 de agosto 1 Cuatro dígitos con contador negativo.
Arriendo adaptadores para computadores 19-23 de agosto 5 Adaptadores HDMI MAC para computadores de asistentes.
Arriendo teleprompter de escenario para proyectar texto 19-23 de agosto 1 De 25 pulgadas. Marca Ulanzi o equivalente.
b) La sala Plenaria además requerirá de la siguiente distribución
SUBDIVISIÓN PLENARIAS
Subdivisión 1
Detalles Fechas Cantidad Descripción
Arriendo puntero laser
19-23 de agosto 1
Presentador Láser Inalámbrico USB Apuntador /3gmarket o equivalente
Subdivisión 2
Arriendo puntero laser 19-23 de agosto 1 Presentador Láser Inalámbrico USB Apuntador /3gmarket o equivalente
Subdivisión 3
Arriendo puntero laser 19-23 de agosto 1 Presentador Láser Inalámbrico USB Apuntador /3gmarket o equivalente
c) Salones reuniones satélite: tres (3) salones con capacidad para 60 personas en formato auditorio más un (1) salón con capacidad para 120 personas en formato auditorio. Se requiere:
Salones reuniones satélites
Salón 1
Detalles Fechas Cantidad Descripción
Arriendo micrófono cuello de ganso 19-23 de agosto 2 arca Shure, Audio – Technica, JTS o equivalente.
Arriendo puntero laser 19-23 de agosto 1 Presentador Láser Inalámbrico Usb Apuntador /3gmarket o equivalente
Salón 2
Arriendo micrófono cuello de ganso 19-23 de agosto 2 arca Shure, Audio – Technica, JTS o equivalente.
Arriendo puntero laser
19-23 de agosto 1 Presentador Láser Inalámbrico USB Apuntador /3gmarket o equivalente.
Salón 3
Arriendo micrófono cuello de ganso mi 19-23 de agosto 2 Marca Shure, Audio – Technica, JTS o equivalente.
Arriendo puntero laser 19-23 de agosto 1 Presentador Láser Inalámbrico USB Apuntador /3gmarket o equivalente
Salón 4
Arriendo micrófono cuello de ganso 19-23 de agosto 2 Marca Shure, Audio – Technica, JTS o equivalente.
Arriendo puntero laser 19-23 de agosto 1 Presentador Láser Inalámbrico USB Apuntador /3gmarket o equivalente
Además, se requerirá de los siguientes servicios para:
SALA DE PRENSA
Arriendo micrófono cuello de ganso mi 19-23 de -agosto 2 Marca Shure, Audio – Technica, JTS o equivalente.
SALA SECRETARIA
Arriendo puntero laser 19-23 de agosto 1 Presentador Láser Inalámbrico USB Apuntador /3gmarket o equivalente
Arriendo micrófono cuello de ganso 19-23 de agosto 2 Marca Shure, Audio – Technica, JTS o equivalente.
Arriendo telón con trípode 19-23 de agosto 1 Telón con trípode Dinon 1.80 ancho X 1.35 alto metros.
Arriendo proyector 19-23 de agosto 1 Proyector LED Levo o equivalente
SALA MULTICANCHA
Arriendo paneles científicos 19-23 de agosto 200 Arriendo e instalación de paneles para exposición de Pósters científicos. Uso por ambas caras. Se requieren estructuras para póster científicos. 1m de ancho x 2,5m de alto.
Los paneles deben ser despachados en Hotel Enjoy Pucón.
4.- PERSONAL PARA EL EVENTO
a) Jefatura de Producción
Encargado/a de la producción total del evento, tanto en las ciudades de Pucón como en Punta Arenas. Bajo su responsabilidad estarán todas las personas que se contraten como parte de este servicio para llevar a cabo la organización y logística del evento durante las etapas de preproducción, producción y postproducción.
La jefatura de producción comunicará y rendirá todo lo referido al evento a la contraparte técnica de INACH. Entre sus responsabilidades se encuentra el planificar, coordinar y supervisar todas las actividades de producción relacionadas con el evento, desde la fase de planificación hasta la ejecución y desmontaje; gestión de su equipo de trabajo; elaboración y gestión del presupuesto de producción asociado al evento, optimizando recursos que garanticen la rentabilidad del proyecto; establecer y mantener relaciones efectivas con proveedores externos asegurando la calidad de los servicios contratados; supervisar el cumplimiento de los servicios requeridos durante todo el evento.
Se requiere que el perfil del Jefe/a de Producción, sea Profesional de carreras afines en producción de eventos y experiencia en producción de eventos de gran envergadura, se valorará que posea experiencia en producción de eventos científicos de al menos, 10 años en la planificación, diseño, organización y producción de eventos.
Se solicita CV y respaldo de eventos realizados a través de cartas de recomendación que contengan a lo menos el número de participantes, nombre del evento, duración y costo del evento.
b) Encargado de Audiovisual
Debe tener conocimiento de sistemas de sonido e imagen como experiencia en la operación de equipos de grabación y edición de video. Contar con habilidades técnicas sólidas para la resolución de problemas y la realización de ajustes en tiempo real durante el evento. Entre sus responsabilidades se encuentra la transmisión e integración de imágenes e información en equipos audiovisuales (tótems y videowall) que estarán ubicados en el foyer del hotel.
Adicionalmente, estará a cargo del servicio de streaming desde el 19 al 23 de agosto para Ceremonia de Apertura, Charlas Plenarias, Minisimposios y entrega de premiación en la ciudad de Pucón. Servicio de streaming para la Reunión de Delegados el 26 y 28 de agosto en la ciudad de Punta Arenas.
Debe contar con una experiencia de al menos 3 años en tecnología audiovisual para eventos de similar envergadura.
*Número de referencia: tres audiovisuales.
Educación mínima: Universitaria/I.P/C.F.T
c) Personal Área acreditación
Se requiere que gestionen el proceso de registro y acreditación de los asistentes al evento; recepcionar a los asistentes y verificar su identidad comprobando correspondencia de sus datos en el registro; entregar las credenciales de acceso a los asistentes ya completado el proceso de acreditación, proporcionado información sobre los horarios, ubicaciones e información relevante del evento; resolución de problemas o consultas relacionadas al proceso de acreditación, brindando asistencia y orientación según sea necesario; mantención y actualización de registros.
En general, deben apoyar en su totalidad el proceso de acreditación y entregar el material referido al congreso. Debe contar con habilidades para utilizar herramientas de registro y acreditación.
Requisitos:
- El personal requerido debe comunicarse tanto en español como en inglés.
- La propuesta debe considerar el personal suficiente para la acreditación y los servicios contratados.
d) Personal para traslado, almacenaje y montaje de los servicios requeridos.
Debe coordinar y supervisar la descarga, almacenaje y distribución de equipos, materiales y suministros necesarios para el evento; gestionar el inventario de manera eficiente, asegurando que todos los elementos necesarios estén disponibles en el momento adecuado y en las cantidades correctas; supervisar el montaje y desmontaje de estructuras, stands y otros elementos de producción asegurando que se realice de acuerdo con los estándares de calidad y seguridad establecidos; mantener un registro preciso y actualizado de todos los materiales y equipos almacenados utilizados durante el evento, así como coordinar su retorno una vez finalizado el evento.
Requisitos:
- Se deben disponer de al menos 5 personas entre los días 17 - 24 de agosto de 2024 en Pucón y al menos 2personas entre el 26 y 29 (siendo el 29 la fecha de desmontaje) de agosto en Punta Arenas.
- Educación Media y experiencia previa en roles de almacenaje o montaje, preferiblemente en eventos o producciones de eventos.
4.- SERVICIOS PROFESIONALES
Los servicios profesionales se requieren durante todo el periodo de contratación (17 de agosto al 28 de agosto de 2024 a excepción del punto a) referido a la “mantención de la página web”)
d) Mantención Sitio Web
Se debe mantener y actualizar regularmente el sitio web del evento; realizar ajustes en la funcionalidad del sitio web según las necesidades del evento; asegurar la compatibilidad y accesibilidad del sitio web en diferentes dispositivos y navegadores; monitorear el rendimiento y seguridad del sitio web implementado medidas preventivas y correctivas a fin de garantizar su buen funcionamiento y protección contra posibles amenazas; gestionar la disponibilidad y estabilidad del sitio web durante todo el período del evento; brindar soporte técnico y asistencia a los usuarios, respondiendo preguntas, resolviendo problemas y proporcionando orientación sobre el uso del sitio web. También debe incluir sección sponsors (logos e información), links a redes sociales.
*Cabe señalar que ya se encuentra disponible el sitio web oficial del Congreso. Éste sería entregado al oferente para que continúe con la mantención y actualización (el contenido referido al Congreso será entregado por INACH) del sitioweb.
*Su mantención debe ser desde la fecha en que se entrega el sitio del congreso (ya online) a la productora hasta dos semanas después de finalizado el evento en Punta Arenas.
b) Plataforma de pago online y asistencial comercial
La plataforma debe tener un diseño que contenga, al menos, elementos como: registro de usuarios a través de perfiles personalizados con información detallada (categorías de género, país procedente, próximos a detallar más adelante); comunicación automatizada que envíe confirmaciones de registro así como recordatorios y comunicaciones relevantes referidas al congreso de manera automatizada (al momento de inscribirse se debe recibir un correo electrónico con comprobante de registro y QR que se debe presentar el día de la visita al congreso; seguridad y privacidad a través de la protección de datos personales y la confidencialidad de la información del usuario mediante medidas de seguridad avanzadas. La plataforma de pago que debe ser incorporada al sitio web (ya proporcionado por INACH). Por medio de la plataforma se realiza el pago de inscripción de los asistentes a la conferencia, motivo por el cuál, debe ser capaz de recibir pagos nacionales e internacionales; contar con asistencia comercial 24/7; accesible en su uso y con soporte de equipo. Además, contar con criterios de privacidad (protección de datos de los clientes) e integridad (imposibilidad de editar o modificar datos), uso de certificados SSL para proteger datos del usuario, entre otros. Cabe señalar, que se deberán entregar reportes mensuales sobre los movimientos efectuados en la plataforma o a solicitud de la contraparte técnica del contrato
*La plataforma debe estar disponible al inicio del contrato hasta el desarrollo de la conferencia.
c) Servicio de APP para el Congreso
Debe estar disponible desde el 19 al 23 de agosto. Debe incluir la información clave del Congreso (proporcionado por INACH): agenda, expositores, ubicaciones de venues e información relacionada a la conferencia. El diseño y funcionalidad de la aplicación deberá ser presentada a la contraparte técnica al menos con un mes de anticipación al desarrollo de la conferencia.
d) Gestión Sponsors
Se debe coordinar la logística relacionada con la participación del sponsor en el evento, a saber: el traslado, ubicación de stands, materiales promocionales (counter pibox o equivalente) y pendones. Éstos últimos estarán ubicados en los espacios del hotel en Pucón y Punta Arenas.
5.- MATERIALES PARA PARTICIPANTES
Detalle Fecha Cantidad Descripción
Lanyard Simple porta credencial Entrega 18-21 de agosto 1200 Lanyard Simple porta credencial sublimación– Vertical. 2 cm de ancho, impreso a 1 color, colgante c/broche perrito.
Leyenda para sublimación será entregada por INACH. El Lanyard y la Credencial impresa deben ser entregadas en la etapa de registro y acreditación de los participantes en Hotel de Pucón.
Credencial Impresa Entrega 18-21 de agosto
1200 Credencial de identificación impresas (ECOTARJETAS), con datos y sin foto. La credencial debe incluir nombre asistente, información del evento (nombre, lugar y fechas) e información sobre el hotel (teléfono y dirección)
Deben ser entregadas en la etapa de registro y acreditación.
*Esta cantidad se confirmará con la contraparte técnica con un mes antes de la realización del evento.
Incluir en el monto credencial de identificación productora y credencial de identificación personal INACH.
Botella Ecológica Entrega 18-21 de agosto 1200
Botella reutilizable de vidrio, con tapa de bamboo y funda de silicona, que deben ser entregadas en la etapa de registro y acreditación de los asistentes. Diseño entregado por INACH.
Lápiz Bambú Entrega 18-21 de agosto 1200 Grabado en Láser o impresión en cama plana a todo color (Diseño entregado por INACH). Bolígrafo de Madera de Bambú, con clip metálico y Puntero Touch - Screen. Escritura azul.
Piochas Entrega 18-21 de agosto 1200 Piochas de 2 cms de diámetro.Piochas de 2 cms de diámetro, Insignias base metálica logo a todo color aplicación cristalino, recubrimiento niquelado, sujeción pinche americano, en empaque individual. Diseño entregado por INACH.
Bolso Congreso Vertical ecodiseño. Entrega 18-21 de agosto 1200 Bolso congreso vertical Pirata Perdido o equivalente Tamaño: 24 x 32 x 4 cm. (tamaño referencial)
Logo entregado por INACH.
6.- MATERIALES IMPRESOS
Detalle Fechas Cantidad Descripción
Panel Publicitario reciclado Pibox o equivalente 18-23 1 Diseños entregados por INACH. 5m*3m (metros referenciales a ser confirmados en visita a terreno durante el desarrollo del contrato)
Malla Mesh Impresa 18-23 1 Diseños entregados por INACH. 7m*3m (metros referenciales a ser confirmados en visita a terreno)
7.- DISEÑO, ESCENOGRAFÍA, DECORACIÓN Y SEÑALIZACIÓN
SALA PLENARIA
Detalle Fechas Cantidad Descripción
Banderas con Mástil
18-23
2
Medidas: estándar (por confirmar); Mástil rectangular de aluminio; Mástil rectangular de aluminio. Bandera Chilena y SCAR.
Arriendo Tótem
18-23
1 Tótem indoor vertical doble marco de aluminio, vidrio templado, LED Full HD, alta calidad de color e imagen. Información e imágenes proporcionadas por INACH.Marca Led Studio o equivalente. 204 cms * 70 cms
Arriendo Videowall
18-23
1 Pantalla 46¨, 100 cm * 60cm *10 cm. (medias referenciales a ser confirmados en visita a terreno).Información e imágenes proporcionadas por INACH. Marca Dahua o equivalente.
8.- STANDS - CENTRO DE EXHIBICIÓN
Se requieren de stands de modulación para los sponsors del evento en relación a las categorías de participación. En esta solicitud se debe considerar el traslado de los stands y la colocación del counter de cada sponsor en los espacios del hotel.
* El material de los stands es sustentable (pibox o equivalente)
9.- SERVICIO DE STREAMING
Arriendo tres cámaras HD: Para transmisión en directo con, al menos 3 (tres) cámaras y audio de alta calidad (considerar mesa de sonido y sonidistas), una para plano general y conjunto, la otra para planos medios y primeros, que registren en calidad Full HD Eventos de Apertura (1); Plenarias (4); Mini simposios (5); Ceremonia de premiación (1), las cuales se realizarán en salón Plenario. Se debe considerar el refuerzo de la señal de internet para la realización de este servicio, link de grabación para todo el evento y la grabación de la transmisión en vivo. El producto debe ser entregado a INACH en un formato de video compatible con distintas plataformas. Incluir manejo y generador de contenidos, durante la transmisión. Se debe considerar al menos una visita técnica de planificación y coordinación del evento, para asegurar que se dispone de todas las condiciones para el desarrollo de la jornada.
Observación: al finalizar el evento en la ciudad de Pucón el oferente deberá embalar y trasladar todo el material e insumos o merchandising (restante) a dependencias del INACH, en un plazo no mayor a 30 días (corridos) el cual será recepcionado por la contraparte técnica del contrato, indicando detalle y cantidades recepcionadas, el costo del embalaje y traslado del material e insumos antes mencionado debe estar incluido en la oferta económica
EVENTO EN PUNTA ARENAS: desde el 26 -28 de agosto de 2024, a desarrollarse en hotel o salón para albergar alrededor de 200 personas, por definir (clausula sujeta a modificación, INACH podrá modificar el lugar sólo para Punta Arenas con meses de anticipación lo que será por comunicado por la contraparte técnica de INACH)
Los servicios deben considerar al menos lo siguiente:
1.- REGISTRO Y ACREDITACIÓN EN SITIO:
El registro y acreditación de asistentes debe incluir:
1- Sistema de Acreditación en sitio y control de acceso. Se debe señalar que el pago de inscripciones corresponde a una sola vez para asistir a la Conferencia en Pucón; para el evento en Punta Arenas sólo se requiere de acreditación en sitio.
2- Personal capacitado descrito en el punto N°4 de las presentes bases.
3- Seguridad de datos y mobiliario necesario para el registro y acreditación
2. Sistema de acreditación en sitio.
Detalle Fecha Cantidad Descripción
Arriendo computadores para registro de asistentes. 26-28 de agosto Según necesidad Dell Latitude E5430 o equivalente.
Procesador: Intel Core i5 3210M (2500 MHz - 3100 MHz)
RAM: 16GB DDR3 (1333 MHz)
Pantalla: LED 14.0" (1366x768)
Bateria: 6 celdas (60000 mWh)
Almacenamiento: HDD 500GB (7200rpm)
Tarjetas de video: Intel GMA HD Graphics 4000
Unidad óptica: DVD±RW
WiFi: Genérica (802.11 b/g/n)
Puertos USB: 4
Webcam: 1,3 MP
LAN: 10 / 100 / 1000 Mbps.
Lector de tarjetas: 3-en-1
Impresoras a color con tóner habilitado 26-28 de agosto 1 Multifuncional HP Smart Tank 519 o equivalente. Se necesita para imprimir cualquier eventualidad puesto que la intención es usar la menor cantidad de papel posible. Debe incluir cartuchos de tinta negra y a color. Estará ubicada en salón de Enjoy Hotel Pucón destinada para el comité organizador de INACH
Personal área acreditación
26-28 de agosto Al Menos 3 Personal a cargo del proceso de acreditación y registro. El personal requerido debe saber inglés.
Lanyard Simple porta credencial 26-28 de agosto 200
(referencial) Lanyard Simple porta credencial sublimación– Vertical. 2 cm de ancho, impreso a 1 color, colgante c/broche perrito.
Leyenda para sublimación será entregada por INACH. El Lanyard y la Credencial impresa deben ser entregadas en la etapa de registro y acreditación de los participantes en Hotel de Punta Arenas
Credencial Impresa
26-28 de agosto 200 (referencial) Credencial de identificación impresas (ECOTARJETAS), con datos y sin foto. La credencial debe incluir nombre asistente, información del evento (nombre, lugar y fechas) e información sobre el hotel (teléfono y dirección)
Deben ser entregadas en la etapa de registro y acreditación.
2.- EQUIPOS TECNOLÓGICOS POR SALA
SALON PRINCIPAL
Detalle Fecha Cantidad Descripción
Arriendo computador Portátil 26-28 de agosto 1 Notebook MAC. Se requiere de un computador Mackbook Pro para sesiones inaugurales a modo de respaldo.
Apple MacBook Pro (13" con Chip M2 CPU 8 núcleos y GPU 10 núcleos, 8GB RAM, 256GB SSD) o equivalente
Arriendo señalizador láser 26-28 de agosto 4 Presentador Láser Inalámbrico Usb Apuntador /3gmarket o equivalente
Arriendo adaptadores para computadores 26-28 de agosto 5 Adaptadores HDMI MAC para computadores de asistentes
Arriendo Impresora 26-28 de agosto 1
Multifuncional HP Smart Tank 519 o equivalente. Se necesita para imprimir cualquier eventualidad puesto que la intención es usar la menor cantidad de papel posible. Por lo mismo, se requiere de una sola unidad para ambos eventos.
Debe incluir cartuchos de tinta negra y a color.
Arriendo telón 26-28 de agosto 1 Telón Mural De Proyector Portátil 100 Pulgadas. Dimensiones por confirmar. Referencial: 4m X 3m.
Arriendo proyector 26-28 de agosto 1 Proyector 2000 Lumenes Philco Blanco y Negro o equivalente
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Servicio de Internet 26-28de agosto 1 Se solicita señal de internet para asistentes. Considerar 200 PAX por lo que la señal debe ser estable y segura. Acceso a internet con señal exclusiva para los delegados y ampliación de red para asegurar la correcta conexión a internet.
Arriendo sistema de audio para microfonía 26-28 de agosto 1 Debe incluir equipos de parlantes acorde al espacio (Referencia dos parlantes)
Servicio de Streaming 26-28 de agosto 1 Mismo servicio solicitado en Pucón pero con seis cámara para salón plenario y sistema de audio. Incluir manejo y generador de contenidos, durante la transmisión.
3.- PERSONAL PARA EL EVENTO: se requiere jefatura de producción y audiovisual según los requisitos establecidos para la Conferencia de Pucón (Ver punto N°4 de las presentes bases)
4.- MATERIALES IMPRESOS
Detalle Fecha Cantidad Descripción
Credencial Staff Productora y credencial personal INACH. 26-28 de agosto A determinar. Deben contener nombre (identificación) y logo del evento.
2 sets de portanombre para testeras 26-28 de agosto A determinar. Deben tener el nombre del país y de las asociaciones asistentes
5. Reporte Final del Evento
Detalle Cantidad
Descripción
Reporte y material resultante del Encuentro
1 Sobre su presentación formal, el informe debe considerar lo siguiente:
a) Identificación del evento y servicio entregado.
b) Resumen Ejecutivo sobre el desarrollo del evento.
c) Índice de Contenidos
d) Formato Letra tamaño N° 11, hoja tamaño carta, espacio interlineado 1,15 o 1,5. 5.2.
Reseña de los resultados de la actividad, detallando como mínimo:
● Número de asistentes y registro diario de asistencia.
● Descripción del desarrollo del evento.
● Material gráfico utilizado
Incorporación de datos relativos a difusión de la conferencia a través de redes sociales; Identificar razones por las cuales los participantes asistieron a la conferencia; calificación de satisfacción e insatisfacción del evento considerando las categorías: contenido académico, charlas, posibilidades de networking, presentación de posters, estructura del evento, servicio y acceso a la página web, asistencia online y calidad de los venues; análisis financiero sobre la recepción de pagos por inscripciones y recepción de auspicios, a saber: Número total de registros, Número total de visualizaciones a través de canal de SCAR en Youtube, grabación audiovisual en bruto del evento vía streaming.
El reporte final debe ser entregado con una copia impresa en la Oficina de Partes de INACH: Plaza Muñoz Gamero 1055 - Punta Arenas Chile y una copia digital a la contraparte técnica de INACH.
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MULTAS |
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Si el contratista no cumple con los niveles de servicios definidos en las presentes Bases, el INACH podrá aplicar administrativamente multas, salvo que sea debido a casos de fuerza mayor o caso fortuito, los que deberán ser debidamente justificados por el contratista ante INACH. Estos antecedentes deben ser enviados antes de la fecha de entrega comprometida, a los correos electrónicos de inach@inach.cl con copia al correo electrónico mlarrain@inach.cl e igimenez@inach.cl
Cuando se verifique el hecho que, de acuerdo a lo establecido en estas Bases, es constitutivo de multa, la contraparte técnica notificará por escrito esta circunstancia al contratista, indicando en forma precisa el/los hechos/s que se le imputa/n. El contratista dispondrá de un plazo de 5 días hábiles contados desde la fecha de su notificación para efectuar los descargos que estime pertinentes, adjuntando los antecedentes que sustenten sus alegaciones, por escrito, a los correos electrónicos a inach@inach.cl con copia al correo electrónico mlarrain@inach.cl e igimenez@inach.cl
Los correos electrónicos y/o archivos que se reciban serán ingresados durante el horario de funcionamiento regular de la Oficina de Partes, esto es, de lunes a jueves de las 8:00 a 17:00 horas y viernes de 8:00 a 16:00 horas. Cualquier documento ingresado fuera del horario indicado será tramitado con fecha del día hábil siguiente.
Una vez realizados los descargos por parte del contratista, o en su defecto, una vez transcurrido el plazo de cinco días hábiles sin que el contratista haya formulado descargos, el INACH aplicará la multa, en caso que ello sea procedente.
La multa será aplicada mediante resolución, la que será notificada al contratista por carta certificada dirigida al domicilio señalado en el Registro de Proveedores de Mercado Público, la que se entenderá practicada a contar del tercer día hábil siguiente a su recepción en la oficina de correos correspondiente.
El contratista podrá interponer recurso de reposición en contra de la resolución que le aplique la multa, dentro del plazo de cinco días hábiles contados desde la fecha de su notificación, por escrito, a los correos electrónicos a inach@inach.cl con copia al correo electrónico mlarrain@inach.cl e igimenez@inach.cl
El INACH resolverá la reposición presentada, acogiendo total o parcialmente los fundamentos dados por el contratista, o bien, lo rechazará confirmando la multa aplicada, sin perjuicio de los demás recursos que contempla la ley N° 19.880, que sean procedentes.
Para los efectos la aplicación de la multa al adjudicatario, la causal será la siguiente y por los montos que se señalan:
SITUACIÓN MULTA
Si reemplaza a alguno de los miembros del equipo de trabajo sin previa autorización de la contraparte técnica de INACH. 60 UF
En el caso que el/la adjudicataria se atrase en la entrega de los productos y servicios solicitados en las Bases Técnicas, cuyo incumplimiento afecte gravemente el desarrollo de la Conferencia y reunión de delegados se aplicará la multa señalada por cada día de atraso.
80 UF diarias con tope de 10 días.
Incumplimiento en la entrega del informe final. 30 UF diarias con tope de 15 días.
Incumplimiento en la prestación en servicio La multa no podrá ser superior al 1% del monto contratado, por cada incumplimiento, con un tope de 10 incumplimientos.
En caso de que se produzca la aplicación efectiva de 10 multas, el INACH podrá poner término a la contratación de acuerdo a lo estipulado en las presentes bases.
El valor de la Unidad de Fomento (U.F.) a utilizar será el del día en que se incurre en la falta que amerita la multa.
El contratista podrá pagar la/s multa/s directamente en la oficina de Tesorería del INACH, debiendo otorgársele recibo para tal efecto. En caso contrario, el monto total de las multas impagas y que no se encuentren con reclamación pendiente o con el plazo vigente para reclamar de ellas, será descontado del pago que corresponda.
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