BASES TECNICAS
"SERVICIO DE MANTENCIÓN PREVENTIVA Y REPARATIVA EN ELECTROMECANICA DE EQUIPAMIENTO INDUSTRIAL, MEDICO Y OTRAS PRESTACIONES DEL RUBRO PARA EL HOSPITAL CLAUDIO VICUÑA DE SAN ANTONIO”.
- OBJETIVO:
Compra de servicios de mantenimiento electromecánico que permita efectuar procesos de apoyo logístico de calidad y oportunos en el área de los equipos médicos e industriales, e, instalaciones, todas del Establecimiento, ello para contribuir al buen servicio de atención de Pacientes y Usuarios.
B. CANTIDAD:
Definidas por el establecimiento.
C. GENERALIDADES
Los presentes Términos de Referencia, forman parte integrante de las Bases para la licitación del Servicio de Mantención preventiva y reparativa en electromecánica de equipamiento industrial, médico menor y otras prestaciones del rubro, para Hospital Claudio Vicuña de San Antonio. Estos incluyen el velar por la ejecución de actividades antes mencionadas del Hospital y de todas sus dependencias a partir del Edificio Principal, Consultorio Adosado (CAE), Club Escolar, Sede Social, y las Unidades Satélites de Salud Mental.
Esta prestación implica mantener en condiciones de funcionamiento en todas las dependencias del Hospital, todo el equipo médico y el industrial incluidas las instalaciones de electricidad, gases clínicos y vacío, equipos de aire acondicionado y calefacción, redes de vapor, sus generadores y sistemas de control y distribución; equipos de respaldo utilizados en caso de emergencias del Hospital (Grupos Electrógenos). En resumen, aquello del rubro que no se encuentre afecto a otros convenios externos. Asimismo, deberá velar por el correcto funcionamiento de Equipos Críticos y Relevantes (apoyo médico), afectos a otros Convenios de Mantenimiento, tanto en lo administrativo como en lo técnico.
Debido a la creciente y emergente informatización de los sistemas de salud, el oferente debe implementar software de mantenimiento en formato WEB, que permita al equipo trabajar online.
Se deja constancia que el Hospital Claudio Vicuña de San Antonio no será responsable de eventuales pérdidas que pudiera tener la empresa en el interior de los establecimientos involucrados en este contrato.
- COORDINACION
La coordinación entre El Hospital de San Antonio y la Empresa/Prestador que se adjudique el Contrato, se hará mediante Correo Electrónico Institucional, proporcionado por el Hospital.
Todos los trabajos serán solicitados a través de correo electrónico desde CR. Mantenimiento y SSGG, de esta forma se llevará un registro electrónico de todos los trabajos ejecutados el cual será entregado a la empresa a fin de mes para ser presentado en Adquisiciones y Contabilidad.
Esta coordinación, dirigida y ejecutada por los funcionarios designados para tal cometido; el primero, por el CR Mantenimiento y Servicios Generales del Hospital o aquel que éste designe para tal función, el cual deberá pertenecer al CR. Mantenimiento y SSGG del Hospital y el segundo, el Supervisor de la Empresa /Prestador, el cual no tendrá ninguna relación contractual con el Hospital.
E. DESCRIPCION DEL SERVICIO
En las jornadas de trabajo, el Prestador deberá cumplir responsablemente y en su totalidad con todos los requerimientos propios de una prestación de este tipo de servicios, al interior de un establecimiento Hospitalario, entre otros:
- Identificación.
- Buena presentación personal.
- Cumplir con un programa de mantención preventiva y correctiva, del equipamiento, instalaciones y especies afectas a este convenio y presentada por el Prestador. En este punto, es importante señalar la existencia en el Centro de Responsabilidad Mantenimiento y Servicios Generales de un Catastro de Equipamiento afecto al Contrato, en el que se describen los equipos con que actualmente cuenta el Hospital.
El Prestador deberá trabajar en base a un protocolo de mantención implementado de común acuerdo con el Hospital, alineado con las políticas internas y del Servicio de Salud Valparaíso San Antonio, del cual depende el Hospital. Esto incluirá, programación de mantenciones preventivas, mantener Hojas de Vida actualizada, procedimientos normalizados por tipos de equipos, etc.
Asimismo, deberá:
- Mantener un control técnico y administrativo, ordenado con respecto a las acciones de Mantenimiento, como también de la solicitud de materiales e insumos, y, el uso efectivo de éstos en los trabajos a realizados, tanto en Mantenimiento preventivos como reparativos.
- Cumplir con la ejecución oportuna de las Órdenes de Trabajo encomendadas.
- No abandonar su puesto de trabajo sin haber finalizado las tareas encomendadas, salvo autorización CR Mantenimiento y SS.GG, la que deberá constar por escrito.
El Hospital podrá determinar unilateralmente y por necesidades de buen servicio, la priorización de alguna prestación, la que será comunicada al prestador por Jefe CR Mantenimiento y SS.GG.
El prestador, será responsable de mantener el orden y aseo del área de talleres proporcionados por el Hospital, así como el área de trabajo.
Todas las novedades sucedidas a consecuencia de su labor, deberán quedar registradas por escrito en las Hojas de Vida y Mantención del equipamiento.
Estos Informes serán visados diariamente o regularmente por el Supervisor de la Empresa/Prestador, como también en forma discrecional, por el Encargado CR Mantenimiento y SS.GG. y/o la persona que éste designe.
Mantener eficazmente el funcionamiento del equipamiento médico e industrial del Establecimiento y sus instalaciones, velando por la seguridad de los funcionarios que los utilizan.
Informar con criterio técnico una falla del equipamiento, y la opción de resolución técnica a nivel interno, o mediante contratación de Servicios Técnicos externos. La determinación para la derivación del equipamiento con fallas a los Servicios Técnicos externos es de resolución exclusiva del Hospital.
La empresa adjudicada deberá entregar de forma anual actualización de inventario y deberá poseer a lo menos los siguientes
ITEMS: Unidad o CC, Nombre del Equipo, Marca, Modelo, Numero de inventario. Número de Licitación u OC, Fecha de inicio de instalación, Fecha de término de garantía, responsable del mantenimiento, frecuencia de mantenimiento.
El oferente deberá entregar de forma mensual pautas de mantenimiento preventivo correspondientes a la planificación Anual del mantenimiento, la cual deberá ser firmada por el Jefe de Mantenimiento, la pauta tendrá a lo menos los siguientes ítems: Título (Pauta de Mantenimiento Preventivo), Nombre del Equipo, Marca, Modelo, Número de Serie, Número de inventario, protocolos aplicados según equipo, Nombre, firma y timbre del técnico que realizó la inspección.
F. REQUERIMIENTO DE LA PRESTACION Y JORNADAS DE TRABAJO
Para la mantención y operación de equipamientos y sistemas afectos a esta propuesta, como mínimo se debe contar con los siguientes funcionarios:
- 1 Ayudante Técnico eléctrico.
- 1 Apoyo administrativo.
Se estipula que todos los trabajadores de la empresa antes mencionados, deberán cumplir con el siguiente horario laboral:
v Lunes a Viernes: 9 horas diarias en horario de 08:00 a 17:00 horas.
v Sin perjuicio de lo anterior, y atendida la continuidad de servicio que debe otorgar el Hospital Claudio Vicuña, el prestador deberá estar disponible para llamado en situaciones de emergencia las 24 horas del día los siete días de la semana.
v En las antedichas situaciones de emergencia, el prestador deberá presentarse dentro de los 30 minutos siguientes al llamado.
La presencia del Prestador y su Personal, en horarios fuera de la jornada ordinaria de trabajo, no implica costos adicionales para el Hospital. Con todo, el Hospital se reserva el derecho de modificar los horarios de trabajo de la prestación.
G. REQUISITOS DEL PERSONAL
El Personal del Prestador, para desarrollar funciones al interior del recinto Hospitalario, al menos debe cumplir con los siguientes requisitos:
v Mayor de 21 años.
v Situación militar al día (cuando corresponda)
v Certificados de Títulos Profesionales y/o Técnicos de las Personas que prestaran el Servicio dependientes de la Empresa Oferente. Reconocidos por el MINEDUC.
v Certificado de Antecedentes.
v Certificados de Experiencia en Organizaciones Públicas o Privadas que acrediten la prestación del Servicio propio de la Presente Licitación.
Lo anterior no excluye las exigencias propias de la Empresa Prestadora para sus trabajadores. Las cuales, en conjunto deben apuntar a la prestación de un buen servicio.
El Prestador deberá presentar Certificados de Antecedentes Civiles, de sus Trabajadores, al inicio del convenio y cada vez que renueve su dotación.
H. EVALUACION DEL PERSONAL
Es requisito permanente del Prestador evaluar al personal en función de las actividades que desarrollan. El Hospital se reserva el derecho de evaluar al personal del Prestador en función de la prestación adquirida, e informarle sobre sus observaciones.
El Hospital se reserva el derecho a objetar y solicitar al Prestador el cambio de sus trabajadores, que a su juicio no cumplen con los requisitos adecuados (Bases Técnicas letra G) para trabajar en el centro asistencial.
El Prestador deberá otorgarles capacitación necesaria a sus trabajadores, sin perjuicio de que el personal asista a los cursos de capacitación que imparte el Hospital.
I. VESTUARIO DEL PERSONAL
Con el objeto de mantener una buena presentación del personal de mantención, el Prestador deberá proporcionar un uniforme consistente en una Chaqueta (administrativo) y buzo de trabajo (ayudante técnico) y zapatos de seguridad (ambos trabajadores), los cuales deberán ser usados en forma permanente por los trabajadores del Prestador y mantenerlos en correcta presentación. El Proveedor adjudicado deberá presentar una constancia de entrega de dichos elementos con la documentación del segundo mes del contrato.
Adicionalmente, según la necesidad de cada requerimiento en particular: guantes, casco de seguridad, antiparras y protectores auditivos, y todos los elementos de protección personal necesarios para cumplir con su función.
El Prestador debe proporcionar a cada uno de sus trabajadores que labora en el Hospital una identificación personal. Dicha identificación debe usarse permanentemente y en un lugar visible. La Empresa será responsable por las acciones de su personal dentro de las dependencias del Hospital.
J. RESPONSABILIDADES DEL PRESTADOR
El Prestador responderá directa o indirectamente de todo perjuicio, merma o deterioro que se produzca en las dependencias a su cargo, cualquiera sea su causa u origen.
En función de lo anterior, el Prestador faculta a Hospital para hacer uso del documento pertinente, es decir, Pólizas, Boletas de Garantía o Vales Vistas, todas de Fiel Cumplimiento del Contrato. Cualquier cambio interno en la organización del Prestador y que afecte el cumplimiento del contrato en los términos suscritos, deberá ser comunicado en forma escrita dentro de los 5 días siguientes a los cambios. Éstos no deberán afectar la continuidad del servicio contratado, el cual deberá ser garantizado expresa y oportunamente por la empresa, haciéndose esta responsable por todos los perjuicios que ocasione.
El Prestador deberá asumir la política interna de mantención del Hospital, la cual se entregará como documento de trabajo al ser adjudicado y formará parte del contrato.
En caso de situación de catástrofe o extrema urgencia, los trabajadores del Prestador deben colaborar con el Hospital, asumiendo los roles y funciones que se le asignen.
K. INICIO DE PROCESO Y DESARROLLO DEL SERVICIO
El inicio de la prestación de los servicios será informado y coordinado con el CR Mantenimiento y SSGG del Hospital.
L. DESCRIPCION GENERAL DEL REQUERIMIENTO
• El Prestador adjudicado estará encargado de los servicios de mantenimiento predictiva, preventiva y/o correctiva en el ámbito de la electromecánica, de equipamiento mecánico, eléctrico y sistemas de iluminación e instalaciones, y sistemas de gases clínicos, además de reparaciones, menores de equipos médicos, equipos de laboratorio, de alta y baja complejidad, equipamiento industrial del Hospital, de acuerdo a lo estipulado en este convenio.
• Se establece que el costo de esta prestación es por mano de obra, por lo tanto, el Hospital proporcionará los elementos, repuestos y materiales para las mantenciones y reparaciones de equipamientos, como también, herramientas básicas y los insumos que estas mismas requieran, para realizar los trabajos respectivos.
Los trabajos se desarrollarán en el establecimiento, en boxes asignados para Taller, con todas las instalaciones respectivas y necesarias para el desarrollo de las actividades propias de este servicio.
No obstante, en casos justificados, el Prestador puede atender los requerimientos del Hospital en Talleres particulares.
Los consumos básicos que implique la prestación, justificados en su uso, serán de cargo del Hospital.
• El Prestador deberá cumplir con su función en el marco de lo establecido en el convenio coordinado con el CR de Mantenimiento y SS.GG., siendo éstos, los trabajos encomendados y programados por Órdenes de Trabajo, velando por la buena utilización de los recursos disponibles en función de la mantención, principalmente preventiva. Por lo anterior, el Prestador deberá implementar programas de mantención preventiva a partir de las mantenciones correctivas, basados en los lineamentos de las Políticas de Mantenimiento y protocolo interno del Servicio de Salud Valparaíso-San Antonio, del cual depende el Hospital.
Este Programa, de común acuerdo y ejecución, será entregado al Prestador y formará parte del convenio.
Dentro de este ámbito se señalan los siguientes ítems, a título enunciativo:
- Mantención de grupo(s) electrógeno(s) (Preventiva)
- Mantención de equipos de la Central de Alimentación (Preventiva – Correctiva)
- Mantención de equipos de los Sistemas de Calefacción Centralizada (Bombas de Calor) (Preventiva – Correctiva)
- Mantención de sistema de aire climatizado (Preventiva – Correctiva)
- Mantención de sistema de iluminación (Preventiva – Correctiva)
- Mantención de sistema de oxígeno y vacío (preventiva – Correctiva)
- Mantención menor de equipos médicos (preventiva – correctiva) a excepción de los con convenio específico en donde solo será la contraparte técnica.
- Mantención menor de equipos de Laboratorio y Banco de Sangre (preventiva – correctiva) a excepción de los con convenio específico en donde solo será la contraparte técnica.
- Todos aquellos que dependan de la atención inmediata de CR Mantenimiento y/o CC Servicios Generales. A excepción de los convenios específico en donde solo será la contraparte técnica.
El responsable del seguimiento de vida útil para el equipamiento médico a nivel institucional es el Jefe CR. Mantención y SS.GG. del Hospital Claudio Vicuña.
El prestador deberá ejecutar los servicios con sujeción a los protocolos que se encuentren vigentes en el Hospital.
El Oferente debe considerar para su desarrollo de actividades que todos los equipos e instalaciones que se utilizan en el Hospital Claudio Vicuña están sometidas a continuo desgaste, ya que en su mayor parte funcionan de día y de noche. El Hospital necesita de estos para poder funcionar, por lo que se requiere de todos los esfuerzos posibles para evitar una interrupción y cuando esto suceda, es urgente tomar las medidas para restituir el servicio interrumpido a la brevedad.
El mantenimiento preventivo que le corresponda realizar programadamente, juega un rol vital en la tarea de maximizar la disponibilidad de los equipos e instalaciones, ya que pequeñas reparaciones, ajustes o reemplazos que se realicen a tiempo, contribuirán a prevenir reparaciones mayores que pueden ser más costosas, complejas y largas.
1) Objetivo:
- Prolongar la vida útil de operación a través de procesos preventivos y correctivos.
- Asegurar el proceso de atención clínica del paciente.
- Detectar oportunamente requerimientos respecto de reposición de equipos, en términos de vida útil y análisis técnico.
- Asesorar y proporcionar los antecedentes necesarios a la alta dirección, para contribuir a la eficiente y efectiva toma de decisiones respecto de planificar proyectos de inversión de mediano y largo plazo.
2) Alcance:
La presente Licitación implica todo el personal de Logística y Mantención donde el adjudicatario de la Mantención Preventiva de equipos médicos, debe tener una constante coordinación con los servicios clínicos y C.R. Administración y Finanzas, en lo relativo al correcto uso de los equipos e instalaciones y la evaluación de requerimientos. El programa de mantenimiento, se aplicará en el equipamiento clínico determinado como de nivel crítico, descrito en el programa a cargo de las empresas externas a las cuales se ha externalizado estas funciones y será de responsabilidad de CR Mantenimiento y SSGG, revisar su cumplimiento, tanto de los programas determinados y que estos sean realizados con la seguridad, calidad y en los tiempos programados.
3) Equipos: Sin perjuicio del catastro mencionado en el punto E de las presentes Bases técnicas el Hospital destaca los siguientes equipos:
3.1 Equipos Críticos:
Son todos aquellos equipos cuyo funcionamiento es vital para la seguridad de los pacientes. Se definen como tales los siguientes:
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Nº
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EQUIPAMIENTO MEDICO CRITICO
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FRECUENCIA O PERIODICIDAD DE LA MANTENCION
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1
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Monitores Multiparámetros
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Semestral
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2
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Monitores Desfibriladores
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Semestral
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3
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Máquinas de anestesia
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Semestral
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4
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Incubadoras
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Semestral
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5
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Incubadoras de transporte
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Semestral
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6
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Ventiladores mecánicos
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Semestral
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3.2 Equipos Relevantes:
Son todos aquellos equipos que sin intervenir con el paciente directamente, son necesarios para la pronta respuesta de los exámenes de las muestras tomadas a los pacientes. Se definen como tales los siguientes:
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Nº
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EQUIPAMIENTO RELEVANTE DE LAS UNIDADES DE APOYO
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FRECUENCIA O PERIODICIDAD DE LA MANTENCION
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1
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Autoclaves
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bimensual
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2
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Campanas de flujo o gabinete de bioseguridad
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semestral
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3
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EQUIPOS LABORATORIO Y UMT
- Contadores hematológicos.
- Equipos para determinación de electrolitos y gases.
- Analizadores automatizados de Química Clínica
- Equipos Automatizados para microbiología, hormonas e inmunología.
- Lectores de ELISA.
- Refrigeradores y congeladores para sangre y hemoderivados.
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Anual
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6
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EQUIPOS IMAGENOLOGIA (todos)
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Mensual
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4) La Empresa que se adjudique debe velar en conjunto con el CR. Mantenimiento, que los equipos tengan etiquetas adhesivas que indiquen:
- Tipo de mantenimiento efectuado.
- Fecha de ejecutado y próxima fecha de mantención preventiva.
- Identificación del técnico que ejecuto
- Para equipos con indicación de “Calibración”, se colocará sello respectivo.
- La empresa deberá entregar un informe detallado de todas las intervenciones realizadas en los equipos a su cargo y debe mantener actualizada la hoja de vida del todo el equipamiento bajo su responsabilidad.
Nota: En la posibilidad de que estas o solo algunas de estas mantenciones requieran de trabajos externos, se considerará como Prestaciones Externas a aquellas intervenciones y/o reparaciones que requiera de un trabajo técnico más específico, para lo cual se hace necesario el uso de herramientas de alta precisión de acuerdo a la especialidad requerida, por ejemplo:
• Trabajos de torno, fresa, etc.
• Bobinados de motores.
• Trabajos complejos de electrónica y electricidad.
Queda establecido que el Prestador será un asesor de las decisiones del rubro que le compete, por lo tanto, deberá llevar un control administrativo mediante bitácoras por equipo que permita ir determinado el desarrollo de la vida útil de los equipos del Hospital. El Prestador deberá coordinar este trabajo con el Jefe de CR. Mantenimiento y SSGG del Hospital o con la persona que éste designe.
5) MODELO DE GESTIÓN: MANTENIMIENTO DE EQUIPOS MÉDICOS E INDUSTRIALES:
5.1. Objetivo.
Establecer una forma de trabajo que nos permita llevar un control del mantenimiento preventivo y correctivo de equipos médicos e industriales en el establecimiento Hospital Claudio Vicuña, el modelo de gestión es complementario a las especificaciones técnicas y administrativas que regulan el contrato de mantenimiento
5.2. Alcance.
- Equipos Críticos.
- Equipos de Apoyo o Relevantes
- Equipos Industriales.
- Equipamiento Medico
- Equipos de Laboratorio.
5.3. Desarrollo.
La forma de trabajo dispuesta será del mantenimiento Macro al Mantenimiento Especifico de cada equipo el contrato de mantenimiento de equipos médicos deberá disponer de:
- El adjudicado:
- Deberá Realizar Mantenimiento Preventivo a todos los equipos Médicos, equipamiento médico, industriales y climatización del establecimiento.
- Por cada mantenimiento deberá existir una Orden de trabajo Emitida desde el CR. Mantenimiento y SSGG
o en su defecto deberá realizar mantenimiento según Carta Gantt.
- Todos los Mantenimientos realizados a los equipos deberán ser registrados de forma digital y enviados por correo al Jefe de mantenimiento para firma y VB, esta documentación deberá ser presentada a final de mes junto a la facturación.
- La pauta de mantenimiento deberá contener una foto del equipo y una foto de la placa donde se identifica Número de Serie, fabricación, etc.
- Deberá Informar de todos los equipos que requieran mantenimiento correctivo y realizar seguimiento.
- Resolver problemáticas de mantenimiento correctivo menores.
- Deberá mantener actualizar el inventario del establecimiento, actualizando el estado del Equipo: Malo, Bueno, Regular, Baja.
- Administrativo:
- Deberá Realizar Informe de Justificación
- Deberá Hacer seguimiento de lo mismo
- Deberá Realizar Recepciones Conformes de Facturas
- Deberá Coordinar con empresas externas Mantenimientos, Capacitaciones, etc.
- Deberá llevar un control y seguimiento administrativo del mantenimiento correctivo de los equipos.
- Deberá Informar requerimientos de los servicios mediante Informe de Justificación
- Deberá realizar seguimiento de todos los trabajos realizados.
- Deberá coordinar mantenimiento correctivo especializado con empresas de representación de la marca.
- Deberá gestionar contrato externo adicional de mantenimiento correctivo especializado de equipos críticos, deberá validar mantenimiento realizado y recepcionaran cada uno de los trabajos
- Deberá supervisar el orden y limpieza de los talleres.
- Deberá responder directamente al Jefe de mantenimiento y SSGG.
- Deberá llevar un control del Mantenimiento mediante Carta Gantt.
- Deberá confeccionar pautas de mantenimiento según equipos.
- Maestro Eléctrico:
- Deberá realizar mantenimiento preventivo y correctivo de todos los equipos de iluminación.
- Deberá adaptar e implementar tecnología LED a los equipos actuales.
- Deberá realizar ronda semanal por cada servicio del establecimiento, revisando, enchufes, alumbrados, transformadores, tableros eléctricos.
- Deberá enviar informe de las observaciones y mantenimiento correctivo y preventivo según corresponda.
- Deberá responder a todas las llamadas de corte eléctrico y solucionar dichas problemáticas.
- Deberá realizar instalaciones menores eléctricas dentro del establecimiento.
- Deberá prestar apoyo en su especialidad a todo su equipo de trabajo.
5.4. Esquema de Modalidad de trabajo:
5.5. Jerarquía en Unidad de Mantenimiento.
Anexo A:
Pauta de Mantenimiento preventivo: Se adjunta pauta de mantenimiento preventivo estándar para todos los equipos médicos e industriales del establecimiento, la cual debe ser entregada a jefe de CR mantenimiento y Servicios Generales para su visto bueno y al administrativo encargado del control físico y digital del mantenimiento.