Artículo 30°: Facultades y responsabilidades: El requirente o solicitante, es decir, el Administrador del Servicio, es quien manifiesta formalmente la necesidad de adquirir o contratar bienes al proveedor del servicio, coordinará y controlará el correcto cumplimiento del contrato entre el contratista y la Zona de Bienestar, tendrá al efecto y entre otras, las siguientes facultades y responsabilidades:
- Mantener actualizado un archivo con la totalidad de los antecedentes y saldos de la contratación.
- Verificar y certificar la recepción conforme del servicio, revisando materialmente la correlación entre lo requerido y ejecutado por el proveedor, debiendo cotejar la Orden de Compra con el servicio proporcionado.
- Entregar o dar la recepción del servicio materialmente a entera satisfacción de la “Zona de Bienestar”.
- Informar por escrito el incumplimiento de las obligaciones del prestador del servicio al administrador del centro de gestión y adquisiciones dentro del plazo de 72 horas contadas desde su ocurrencia, por escrito.
- Coordinar y controlar el correcto cumplimiento del contrato entre el contratista y la Zona de Bienestar.
- Citar al contratista por cualquier medio a una reunión con el objetivo de efectuar o adoptar decisiones, solicitudes, definiciones y acuerdos.
- Solicitar el cambio de la garantía de fiel cumplimiento del contrato, si corresponde.
- Solicitar el presupuesto al proveedor del servicio, el cual deberá cotejar con el itemizado de la licitación el cual deberá tener a lo menos el siguiente contenido:
- Verificar, corroborar y certificar que los servicios indicados en el presupuesto se encuentren dentro del itemizado de la licitación.
- Verificar, corroborar y certificar que el precio de los servicios indicados en el presupuesto se encuentre dentro del itemizado de la licitación.
- Verificar que contenga unidades de medidas, cantidad, precio unitario y precio total e identificación o descripción detallada de cada servicio requerido.
- Nombre del proveedor y rut.
- Número de cotización.
- Fecha del presupuesto.
- Contengan un plazo o fecha de ejecución del servicio.
- Indicar la fecha de emisión del presupuesto.
- La fecha indicada sea de días corridos.
- Indicar el número de licitación.
- El Administrador del Servicio deberá rechazar el presupuesto si contiene el siguiente contenido:
- Servicios que no se encuentren dentro del itemizado de la licitación.
- Precios de servicios que no guarden relación con el itemizado de la licitación valorizado por el proveedor.
- No contenga las unidades de medidas, cantidad, precio unitario y precio total e identificación o descripción detallada de cada servicio requerido.
- Presupuestos con descripciones globales de servicios.
- Presupuestos con montos globales de servicios, sin detallar el precio unitario de cada uno de ellos.
- Presupuestos sin indicar el precio total.
- Presupuestos cuyo plazo de entrega sea indicado en días hábiles.
- Presupuestos sin detallar la unidad de medida de cada bien.
- Presupuestos sin detallar la cantidades.
- No indique el nombre del proveedor y rut.
- No indique el número de cotización.
- No indique la fecha de emisión del presupuesto.
- No contenga un plazo o fecha de ejecución del servicio.
- No indique el número de licitación.
- Dar la conformidad de factura antes de presentarla al Centro de Gestión y Adquisiciones revisando lo siguiente:
- La emisión de la factura debe ser posterior a la emisión de la Orden de Compra.
- Verificar, corroborar y certificar la correlación exacta entre el monto de la factura y el monto de la Orden de Compra.
- Verificar, corroborar y certificar que los servicios indicados en la factura sean los mismos que se encuentran señalados en la Orden de Compra.
- La factura emitida sea pago a crédito a 30 días, debiendo entregar la copia cedible.
- Demás disposiciones relativas a esta materia emitidas por el escalón superior.
- Solicitar al administrador del centro de gestión y adquisiciones la certificación administrativa de la recepción en el portal de compras pública a entera satisfacción de la “Zona de Bienestar” del servicio contratado, a petición del requirente del mismo mediante correo electrónico o una comunicación breve.
Por su parte, el contratista deberá designar un delegado que se relacionará con el administrador del servicio para todos los efectos señalados y especialmente para coordinar aspectos administrativos referentes a la entrega y cumplimiento del servicio para la contratación del servicio de reparación y mantenimiento de los vehículos fiscales dependientes de “la Zona de Bienestar”, con el objeto de informar sobre el cumplimiento del contrato.
Para efectos de efectuar o adoptar decisiones, solicitudes, definiciones y acuerdos, deberá el proveedor solicitar una reunión mediante carta certificada dirigida al Comandante de la Zona de Bienestar Concepción, al término de esta se dejará constancia a través de un acta levantada, la que para produzca efectos legales y obligue a los contratantes deberá ser suscrita por las partes del contrato o quien les subrogue o delegue y aprobada a través de la resolución administrativa correspondiente, la cual será notificada a través del “Sistema de Información de Compras.
Toda solicitud efectuada por un medio distinto al anteriormente descrito no producirá obligaciones de ningún tipo o naturaleza para la “Institución”, siendo nulas y de ningún valor.