9.1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

9.1.1.- Objeto de la Licitación

La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales (SUBREI) invita a participar en el proceso de licitación pública para la contratación del servicio de producción de eventos presenciales, virtuales e híbridos en territorio nacional definidos por SUBREI, a través de la planificación, organización y ejecución de cada uno de ellos, con el fin de dar cumplimiento a las acciones y/o actividades establecidas en el marco de la misión de promover una adecuada inserción de Chile en el mundo, mediante la negociación, implementación y administración de acuerdos económicos internacionales, la promoción de exportaciones de bienes y servicios nacionales, la colaboración en el extranjero a las entidades que promocionan la inversión extranjera en Chile y el apoyo a la inversión chilena en el exterior, por el periodo de 24 meses.

El servicio requerido se utilizará de acuerdo con las necesidades o actividades que SUBREI vaya definiendo y realizando, según lo descrito en el numeral 9.1.3 de las presentes Bases.

9.1.2.- Objetivos Específicos

Ejecutar con eficiencia, eficacia y calidad las acciones o actividades, definidas por SUBREI a nivel nacional.

Disponer de un equipo de personas para realizar las gestiones de preproducción, producción y postproducción de las acciones o actividades, de acuerdo con los objetivos definidos por SUBREI, con experiencia en la producción de eventos.

Planificar, organizar e implementar las acciones o actividades, en todas sus etapas, en base a los lineamientos entregados por SUBREI.

Elaborar y proponer diseños, render, layouts de los eventos que sirva como base para la planificación y desarrollo de las actividades.

Para tales efectos, la Productora de Eventos deberá considerar lo siguiente:

Contar con un equipo de trabajo con experiencia en la producción de eventos que preste apoyo técnico antes, durante y post evento, incluyendo su proceso de desmontaje.

Contar con un productor general, asistentes de producción y asistentes técnicos por evento, considerar entre sus funciones la organización previa el evento y preproducción, montajes, pruebas técnicas, desarrollo del evento, desmontaje, organización post evento y postproducción.

Contar con un equipo logístico para la implementación de cada uno de los eventos.

Disponer de locación para el desarrollo de los eventos.

Contar con soporte técnico, en términos audiovisuales, para la implementación de transmisiones en vivo, muestra de material audiovisual en grandes pantallas, grabaciones, etc.

Contar con plataformas de transmisión vía streaming, con capacidad para mínimo 1.000 usuarios y máximo 5.000.- 

Contar con soporte en términos de montaje o habilitación, que cuente con un amplio abanico de opciones disponibles de mobiliario e ítems decorativos para vestir los eventos semipresenciales y presenciales.

Contar con el servicio de impresión e instalación de todo el material gráfico que se desarrolle para los eventos, por ejemplo: tótems, gigantografías, señaléticas, invitaciones, menú, toblerones, tarjetones, pendones, cubos, diseños credenciales, merchandising en general, regalos protocolares, etc.

9.1.3.- Eventos de SUBREI

AMBITO DE APLICACIÓN DE LOS EVENTOS SUBREI:

Corresponde a acciones o actividades de promoción que se desarrollen en Chile, en el marco de la inserción de Chile en el mundo, mediante la negociación, implementación y administración de acuerdos económicos internacionales, la promoción de exportaciones de bienes y servicios nacionales, la colaboración en el extranjero a las entidades que promocionan la inversión extranjera en Chile y el apoyo a la inversión chilena en el exterior, y que cuenta con una convocatoria representativa para la función de la Institución, con asistencia de autoridades o representantes relevantes del sector internacional público, privado.

Clasificación de los Eventos:

I. Según su Naturaleza:

1.Reunión con autoridades extranjeras:  Encuentro formal entre autoridades o representantes de un país y sus contrapartes de otro Estado. Estos encuentros suelen tener como objetivo discutir temas económico - comerciales. Las reuniones con autoridades extranjeras son clave para fortalecer las relaciones bilaterales/multilaterales/plurilaterales/regionales, resolver temas pendientes, firmar acuerdos, o coordinar políticas entre gobiernos o instituciones internacionales. Los participantes de estos encuentros pueden incluir presidentes, ministros, subsecretarios, embajadores, y otros funcionarios de alto rango.

2.Reuniones de negociaciones internacionales: Encuentro formal entre representantes de diferentes países o entidades internacionales para discutir, negociar y llegar a acuerdos sobre temas de interés común entre los países o bloques. Estos temas pueden incluir acceso de mercado, comercio de servicios, inversiones, MiPymes, género y comercio, medio ambiente, entre otros.

Durante este año, tentativamente, se tiene contemplado realizar reuniones de este ámbito con cuatro países, una reunión multilateral y otra dos plurilaterales.

3.Reunión de implementación de Acuerdos Económicos Comerciales: Encuentro entre las partes que han firmado un acuerdo económico - comercial, con el fin de coordinar y asegurar la correcta implementación de los términos establecidos en dicho acuerdo. El objetivo principal de estas reuniones es garantizar que las disposiciones del acuerdo se implementen adecuadamente. En estas reuniones participan representantes de los países, como ministros de comercio, negociadores, expertos legales.

Durante este año, tentativamente se tiene contemplado realizar reuniones de este ámbito con 6 socios comerciales y otra de un acuerdo plurilateral.

II.Según Formato del Evento:

1.Presencial: Encuentro en el que los participantes se reúnen físicamente en un lugar específico para llevar a cabo una actividad. Estas reuniones pueden llevarse a cabo en las dependencias/instalaciones de la institución o en una dependencia externa (hotel, centro de eventos, universidades, entre otros).

2.Híbrido: Encuentro que combina elementos de eventos presenciales y virtuales, permitiendo que los participantes asistan y participen de manera física o a través de plataformas digitales.

3.Virtual: Encuentro que se lleva a cabo completamente online. Todos los asistentes y expositores interactúan a través de plataformas digitales.

III.Requerimientos Actividades o Acciones:

1.Catering

a.Desayunos

b.Almuerzos

c.Cenas

d.Coffe break

Consideraciones adicionales: Opciones de menús especiales (vegetariano, vegano, sin gluten, etc.) -  Agua, jugos, bebidas - Personal de servicio (mozos, encargados de limpieza, etc.).

2.Logística      

a.Arriendo de salón

b.Arriendo de mesas, sillas, sillones y otros similares

c.Transporte

d.Sistema de acreditación, impresión de credenciales y entrega de estas a los asistentes.

3.Requerimientos audiovisuales

a. Microfonía

i.Cisne

ii.Inalámbrico

iii.Solapa

b.Computadores

c.Pantallas

d.Iluminación

e.Conectividad a internet

f.Plataforma de transmisión vía streaming / plataforma webinar

4.Material gráfico y Merchandsing

a.Lápices

b.Cuadernos

c.Carpetas

d.Pines

e.Otros elementos (bolsas, camisetas, etc.).

5.Interpretación

a.Cabinas de interpretación

b.Audífonos

c.Interpretes

6.Traída de expertos

a.Pasajes

b.Hoteles

c.Honorarios

7.Presentes protocolares para autoridades

8.Seguridad

a.Personal de seguridad para garantizar la seguridad de los asistentes.

b.Control de acceso

9.Decoración

a.Diseño y decoración del espacio (flores, banderas, banners, etc.).

b.Branding o señalización del evento (carteles con el nombre del evento, horarios, etc.

10.Personal de apoyo

a.Coordinadores del evento, asistentes logísticos, personal de soporte técnico.

11.Fotografía y Video:

a.Servicios de fotografía y video para documentar el evento.

b.Posibilidad de grabar y compartir contenido posterior al evento (como resúmenes, entrevistas, etc.).

Informe de Posproducción del Evento

La productora deberá entregar un informe detallado que resuma los aspectos clave del evento y los servicios contratados. Este informe debe incluir a lo menos:

Nombre del evento

Fecha y lugar de realización

Número y listado de participantes (asistentes presenciales y virtuales, si aplica)

Fotografías de los servicios contratados. Por ejemplo, foto de los equipos, pantallas, salones, coffee, etc.

II. REQUERIMIENTOS, PRESUPUESTO Y ÓRDENES DE COMPRA

Para la realización de un determinado evento, la contraparte técnica de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales solicitará a la productora, vía correo electrónico, la presentación de tres (3) cotizaciones. En el referido correo electrónico, la Subsecretaría identificará la totalidad de los requerimientos, así como la fecha de realización del evento y el monto máximo a pagar. 

La productora deberá enviar las tres (3) cotizaciones en el plazo de cinco (5) días hábiles, contados desde el envío del respectivo correo electrónico.

Una vez recibidas las tres (3) cotizaciones, SUBREI evaluará las propuestas y seleccionará la mejor opción dando respuesta a la productora vía correo electrónico con la opción escogida y/o solicitando modificaciones que estime pertinente. Asimismo, en casos debidamente justificados se podrá presentar menos de las 3 cotizaciones.

La evaluación de SUBREI considerará aspectos como precio, seguridad, ubicación, capacidad y disposición del espacio, servicios adicionales, infraestructura, servicio de alimentación, normas de protocolo, entre otros que contemple SUBREI adecuados para su evaluación.  

Una vez generada la Orden de Compra, esta será enviada por la División de Adquisiciones y Servicios a la productora para su aceptación, todo ello, a través del portal mercado público, y además le avisará vía mail con copia a la Dirección, División o Departamento solicitante del evento, de la generación de la Orden de Compra.

Para efectos de la planificación del evento, SUBREI podrá solicitar reuniones con la productora para coordinar todos los aspectos del evento, logística, responsabilidades, protocolo, plan de trabajo y cronograma entre otros aspectos a considerar.

En el supuesto que se presentaren situaciones emergentes no consideradas, se podrá acordar algunas adecuaciones menores a la contratación relacionada con el evento que se hubiese cotizado inicialmente, siempre que no impliquen una variación en el precio mayor al 10% del valor acordado, en cuyo caso, de ser necesario, se emitirá una orden de compra complementaria.

Para cada evento, la productora deberá preparar un informe post evento que incluya fotografías que acrediten la realización del evento.

9.1.5.- FORMATO DE PRESENTACIÓN Y CONTENIDO DE LA PROPUESTA TÉCNICA Y PROPUESTA ECONÓMICA

La propuesta técnica y económica deberá ser presentada por medios electrónicos mediante el portal www.mercadopublico.cl y contener lo siguiente:

9.1.5.1. OFERTA TÉCNICA

Presentación escrita, atendiendo a lo solicitado en las presentes Bases de Licitación, que debe considerar la totalidad de los servicios requeridos, de acuerdo con el Anexo Nº3 “Formulario Oferta Técnica”. 

La propuesta deberá considerar los siguientes ítems mínimos:

Ítem I: Equipo de Trabajo

Los oferentes deberán acreditar el equipo de trabajo de la productora para los eventos que disponga SUBREI. En particular, se requieren los antecedentes del Productor de Eventos y Asistente de Producción. Serán contabilizados sólo eventos que correspondan a la clasificación indicada en el numeral 9.1.3.I.

SUBREI sólo evaluará estos dos roles mediante la presentación del Anexo N°3 de las presentes bases y de los respectivos CVs, cantidad de eventos en que ha participado en ese rol en la producción de eventos.   

Los miembros del equipo incluidos en la propuesta técnica deberán ser los que, durante la vigencia del contrato, presten efectivamente los servicios. Sin perjuicio de lo anterior, el adjudicatario podrá, por razones debidamente justificadas y con la autorización previa y por escrito de la contraparte técnica de la Subsecretaría, reemplazar a alguno(s) de los miembros del equipo propuesto, siempre que el/los reemplazante(s) cumpla(n) con experiencia equivalente a la del integrante a reemplazar.

Ítem II: Experiencia del Oferente en Eventos.

Listado de servicios de producción de eventos presenciales y/o semipresenciales, entre los años 2016 y 2024. Serán contabilizados sólo eventos que correspondan a la clasificación indicada en el numeral 9.1.3.I. Se deberán presentar al menos 5 presentaciones de eventos clasificados en estas bases e indicar las actividades y acciones prestada en cada una de ellas, según las especificaciones dadas en el número III del numeral 9.1.3.

No se considerarán como experiencia en servicios similares para esta contratación: recitales (musicales), eventos municipales de carácter social o eventos masivos de carácter social.

Cada prestación de servicios deberá ser acreditada mediante la presentación una carta emitida y firmada por el cliente, acompañada de la(s) factura(s) asociadas al respectivo evento.

La carta del cliente para la correcta acreditación de experiencia deberá contener, a lo menos, la siguiente información:

-Nombre de Cliente.

-Año de ejecución (fecha).

-Nombre del evento.

-Declaración de satisfacción del servicio entregado.

-Descripción del evento con carácter internacional.

-Convocatoria del evento (cantidad de asistentes).

-Participación de autoridades (indicar al menos el/los cargo/s).

SUBREI solo evaluará las primeras cinco (5 prestaciones), por tipo de evento, incluidas en el listado del ítem II.- “Experiencia del Oferente en Producción de Eventos”, del Anexo N°3 “Formulario Oferta Técnica”. En el caso de que los servicios hayan sido prestados a SUBREI, no será necesario que se adjunten documentos de acreditación, pero deberá indicarlo expresamente en el mencionado ítem II.

Las propuestas que no contengan todos los anexos y/o éstos no se acompañen debidamente completados conforme a lo indicado en las secciones antes mencionadas, en los formatos indicados, o bien no adjunten los antecedentes requeridos, no serán evaluadas.

9.1.5.2. OFERTA ECONÓMICA

FEE DEL SERVICIO:

El FEE del servicio corresponde a la tarifa o comisión del Oferente, expresada en un porcentaje fijo, que se aplicará al valor total por cada evento que se cotice. Este porcentaje fijo no podrá exceder el 15% (quince por ciento).

El Oferente deberá indicar su propuesta de FEE o Comisión en el Anexo N°2, Formulario de Oferta Económica, de las presentes Bases.

9.1.5.3. ANEXO N°1. FORMULARIO DATOS DEL OFERENTE

El oferente deberá entregar los datos solicitados. Sin embargo, si la información requerida en el Anexo N°1 se encuentra disponible en el Registro de Proveedores del Estado “ChileProveedores”, se considerará como presentada por el oferente. De no incluirse la mencionado Anexo N°1, o si dicha información no está disponible en “ChileProveedores”, la oferta será declarada inadmisible y no será evaluada.

9.1.5.4. ANEXO N°4. DECLARACIÓN JURADA

Presentación de Declaración Jurada de Persona Natural o Jurídica, según corresponda, sobre prácticas antisindicales, infracción a los derechos fundamentales del trabajador y delitos concursales establecidos en el Código Penal.

9.1.6. MODALIDAD DE UTILIZACIÓN DEL CONTRATO

SUBREI utilizará los servicios contratados de acuerdo con sus necesidades específicas y la productora de eventos adjudicada no adquirirá la exclusividad en la prestación del servicio a SUBREI.

Asimismo, SUBREI no estará obligada a ejecutar la totalidad del monto presupuestado con la productora contratada, ya que solicitará los servicios de acuerdo con las necesidades que se presenten durante la vigencia del contrato.

9.2.- REGULACIÓN DE LA LICITACIÓN

La presente licitación se regirá en todo momento por lo dispuesto en la Ley N°19.886, su reglamento y las presentes Bases, las cuales son obligatorias para los que participen en la licitación y se entenderá que son aceptadas por el sólo hecho de formular una oferta.

Los derechos y obligaciones del adjudicatario se regirán por los siguientes documentos, los cuales forman un todo integrado y armónico, sin perjuicio de la preeminencia de las presentes Bases en su interpretación:

-Ley N°19.886 y su reglamento.

-Bases, sus Anexos, Aclaraciones, Respuestas y Modificaciones a las Bases si las hubiere.

-Contrato que suscriba la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales con el -Adjudicatario.

-Oferta del adjudicatario y aclaraciones a la misma.

-Órdenes de Compra que emita la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales.

9.3.- PLAZOS

Los participantes deberán dar cumplimiento a los plazos que se establecen en estas Bases. Para los efectos de la presente Licitación, salvo que se disponga expresamente otra cosa, los plazos se entenderán de días hábiles. Si el plazo vence en sábado, domingo o festivo, se entenderá automáticamente prorrogado hasta el día hábil siguiente sin necesidad de comunicación o resolución alguna.

9.4.- DOMICILIO DE LOS OFERENTES

Toda controversia que se suscite entre la aprobación de las Bases de Licitación y su adjudicación será sometida a conocimiento del Tribunal de Contratación Pública.

Quienes presenten ofertas en esta licitación, deberán, para los efectos del cumplimiento de las obligaciones del contrato, fijar su domicilio en la ciudad y comuna de Santiago, y se someterán a la jurisdicción de sus Tribunales Ordinarios de Justicia, lo que quedará establecido en el convenio correspondiente con el Adjudicatario de la contratación.

9.5.- VIGENCIA DE LAS PROPUESTAS

Desde la fecha de cierre del plazo para presentar las ofertas, los proponentes quedarán obligados a mantener vigentes e invariables sus propuestas técnica - económicas por un plazo de sesenta (60) días.

9.6.- COSTO DE PRESENTACION DE LA OFERTA

Los costos relacionados con la elaboración y presentación de las ofertas serán de cargo exclusivo de cada oferente, no asistiéndole a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales responsabilidad alguna en tal materia, cualquiera sea el resultado de la licitación.

9.7.- ACLARACIONES

Los interesados en participar en la presente licitación podrán formular consultas y solicitar aclaraciones dentro de los plazos señalados en el numeral 3. “Etapas y Plazos”, de las presentes Bases. Las preguntas deberán formularse a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales pondrá las referidas preguntas y sus respuestas en conocimiento de todos los interesados, a través de su publicación en el Sistema de Información (www.mercadopublico.cl), sin indicar el autor de las preguntas, dentro del plazo señalado en el referido numeral 3. “Etapas y Plazos”.

9.8.- MODIFICACIONES A LAS BASES

La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá modificar las presentes Bases, ya sea por iniciativa propia o en atención a una aclaración solicitada por alguno de los oferentes. En caso de realizarse una modificación antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas, dicho plazo deberá ampliarse en no menos de 5 días, con el objeto de que los Proveedores interesados puedan conocer las modificaciones hechas y adecuar su oferta.

Las modificaciones que se lleven a cabo serán informadas a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). Estas modificaciones formarán parte integral de las bases y serán aprobadas por resolución de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales.

9.9.- PRESENTACIÓN OFERTA TÉCNICA Y ECONÓMICA

Las únicas ofertas válidas serán las presentadas a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). No se aceptarán ofertas que se presenten por un medio distinto al establecido en estas Bases. Será responsabilidad de los Oferentes adoptar las precauciones necesarias para ingresar oportuna y adecuadamente sus ofertas.

De acuerdo con lo anterior y en relación con la presentación de las ofertas, los proponentes deberán tener presente que sólo se considerarán las ofertas realizadas en los Formularios dispuestos por la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, en idioma español y sólo aquellas ofertas de las proponentes enviadas oportunamente.

Deberá completar la Ficha Electrónica de la Oferta, indicando las Condiciones Generales de la Oferta allí requeridas. Respecto del precio, la propuesta deberá indicarse en pesos, con todos los impuestos incluidos. Para estos efectos los oferentes deberán realizar lo siguiente:

-Habiendo ingresado al Sistema de Información (www.mercadopublico.cl) y tras digitar el “Usuario” y “Clave”, en el “Escritorio”, buscar por Número de Adquisición, con el ID 1153624-3-LQ25. Presionar el Botón “Buscar”.

-Se desplegará una página, en la cual se señala: “Se encontró 1 resultado para su búsqueda”.  Hacer click sobre “Ofertar” y luego clickear sobre “Ingresar Nueva Oferta”

-Se abrirá una página con el Paso 1: “Completar Nombre de la Oferta”. Completar el nombre de la oferta y una breve descripción de ella. Luego, presionar sobre el Botón “Siguiente”.

-Paso 2: “Completar oferta económica”, en el campo dispuesto para precio, ingresar un valor de referencia, que no será evaluado, ya que su oferta económica quedará plasmada en el Anexo N° 2 denominado Formulario de Oferta Económica. Luego, presionar sobre el botón “siguiente”.

-Paso 3: “Ingresar Documentación Anexa”, Proceder a ingresar la totalidad de los anexos solicitados en las bases: Anexo N° 1 “Formulario Datos del Oferente”, Anexo N° 2 “Formulario Oferta Económica”, Anexo N° 3 “Formulario Equipo de trabajo y experiencia del oferente” y Anexo N°4 “Declaración Jurada. Una vez completada la carga de los anexos, presionar el Botón “Siguiente”.

-Paso 4: “Confirmar e ingresar oferta”, deberá confirmar el ingreso de su propuesta. Una vez presionado el botón “Ingresar Oferta” se desplegará un comprobante de ingreso, pudiendo imprimir y finalizar el proceso.

9.10.- APERTURA

La apertura se efectuará a través del “Sistema de Información”, en un solo acto, por dos funcionarios de la División Adquisiciones y Servicios, y un abogado del Dirección de Asuntos Jurídicos, todos de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales.

El funcionario de la División de Adquisiciones y Servicios de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales que asista al acto de apertura extenderá un Acta, en que dejará constancia de los nombres, fecha y hora de inicio y cierre del acto de apertura y sus circunstancias, la individualización de los Oferentes con el nombre o razón social y rol único tributario, los antecedentes de las ofertas, y demás documentos recibidos según los requerimientos de las Bases de Licitación. Esta acta será publicada para conocimiento de los participantes.

Si por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, no se pudiere realizar la Apertura Electrónica de las Ofertas, oportuna y electrónicamente ingresadas, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá fijar nueva fecha y hora para la realización de dicho acto.

La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales declarará inadmisible cualquiera de las ofertas presentadas que no cumpla con alguno de los requisitos mínimos establecidos en el acápite 4.- “Antecedentes para incluir en la oferta”.

9.11.- PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE OFERTAS

La evaluación de las ofertas será realizada en una etapa. Sólo se evaluarán aquellas ofertas que cumplan con los requisitos mínimos para ofertar establecidos en los numerales 4. y 9.1.5.

La evaluación será realizada por una Comisión Evaluadora integrada por tres funcionarios designados por la Subsecretaria de Relaciones Económicas Internacionales. Los integrantes de la Comisión evaluarán en conjunto las propuestas.

Serán funciones de la Comisión Evaluadora, las siguientes:

-Evaluar las Ofertas Técnicas y Económicas presentadas, realizando las verificaciones respectivas cuando corresponda.

-Resolver si las ofertas presentadas por cada proponente se ajustan a las especificaciones que forman parte de las Bases de Licitación.  En caso de que ello no ocurra, deberá rechazar la propuesta sin evaluarla.

-Solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales, siempre y cuando las rectificaciones de dichos vicios u omisiones no les confieran a esos oferentes una situación de privilegio respecto de los demás competidores, esto es, en tanto no se afecten los principios de estricta sujeción a las Bases y de igualdad de los oferentes, y se informe de dicha solicitud al resto de los oferentes a través del Sistema de Información.

-Elaborar un Acta de Evaluación en la que dejará constancia, por orden decreciente, de la puntuación obtenida por cada una de las propuestas evaluadas. Además, dejará constancia sobre cualquier hecho relacionado con el proceso de evaluación que le merezca comentar.

-La Comisión Evaluadora podrá durante la evaluación, a través de la División de Adquisiciones y Servicios solicitar aclaraciones a los oferentes respecto de sus respectivas propuestas. Los oferentes, tendrán un plazo máximo de 1 día hábil, para responder lo solicitado. La Comisión Evaluadora no considerará las respuestas recibidas una vez vencido dicho plazo. Asimismo, en caso de estimarlo necesario, la Comisión Evaluadora podrá solicitar a un oferente acreditar cualquier hecho contenido en su propuesta, debiendo éste acompañar los documentos requeridos dentro del plazo que se le indique.

En caso de solicitar aclaraciones los oferentes para responder deberán seguir los siguientes pasos:

-Paso 1, habiendo ingresado al Sistema de Información (www.mercadopublico.cl) y tras digitar el “Usuario” y “Clave”; En el “Escritorio”, hacer clic en “Búsqueda de Licitaciones para Ofertar”, buscar por Número de Adquisición, con el ID 1153624-3-LQ25. Presionar el Botón “Buscar”.

-Paso 2, seleccionar la opción ofertas en la columna “Acciones”.

-Paso 3, en opciones seleccionar “Foro Inverso”.

-Paso 4, ingresar la respuesta a la consulta y anexar la documentación requerida, en caso de solicitarse, y finalmente enviarla.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN:

La evaluación de las ofertas se realizará sobre la base de los siguientes criterios y ponderaciones respectivas:

1. Criterio Oferta Económica (30%)

FEE de Servicio 

Para la evaluación de este criterio se considerará el porcentaje ofertado como FEE, según la propuesta ingresada en el Anexo Nº 2 “Formulario Oferta Económica”, y será evaluado según la siguiente tabla:

El porcentaje máximo ofertado no podrá exceder el 15%, el que se aplicará para cada evento contratado.

2.- Criterio Equipo de trabajo (20%)

Se evaluará la experiencia del equipo de trabajo en base a la información proporcionada por el proponente en el Ítem I del Anexo N°3 “Formulario Oferta Técnica”, la que deberá estar debidamente acreditada con la documentación indicada en el numeral 9.1.5.1 ítem I y ANEXO N°3, Ítem I de estas bases.

La evaluación de este criterio se realizará en base a la cantidad de eventos en su rol a cargo de cada uno de los integrantes del equipo de trabajo, según la siguiente tabla:

La experiencia se acreditará mediante la presentación de los CVs de cada uno de los integrantes asignados a esta licitación de la productora de eventos.

Se evaluará de acuerdo con sus roles: 1) Productor de Eventos y 2) del Asistente de Producción.

La nota final de este criterio resultará del promedio simple de las notas de los 2 integrantes del equipo.

3.- Experiencia del Oferente en Eventos (40%)

Se evaluará la experiencia de los oferentes en base a la información proporcionada por el proponente en el Ítem II del Anexo N°3 “Formulario Oferta Técnica”, la que deberá estar debidamente acreditada con la documentación indicada en el numeral 9.1.5.1 ítem II y ANEXO N°3, Ítem II de estas bases.

Lo anterior, dice relación con la cantidad de eventos similares ejecutados entre los años 2016 y 2024. Para la evaluación de este criterio se aplicará la siguiente tabla:

4.- Programa de Integridad (5%)

Para la evaluación de este criterio, se evaluará si el oferente posee un programa de integridad que sea conocido por su personal, lo cual deberá ser declarado en el Anexo N°7. Se entenderá por programas de integridad cualquier sistema de gestión que tenga como objetivo prevenir y si resulta necesario, identificar y sancionar las infracciones de leyes, regulaciones, códigos o procedimientos internos que tienen lugar en una organización, promoviendo una cultura de cumplimiento”. A fin de comprobar su declaración se deberá adjuntar a la oferta el referido programa de integridad.

De acuerdo con lo señalado, la asignación de puntajes en este criterio se realizará de acuerdo a lo siguiente:

5.- Perspectiva de Género Sello Mujer (5%)

Para la evaluación de este criterio, se evaluará si el oferente posee certificado “sello empresa mujer” (entregado por ChileCompra): Otorgado a las empresas lideradas por mujeres en las que se puede establecer que éstas tienen la propiedad o el control de las operaciones. El Sello Empresa Mujer, se asigna a todas las proveedoras que cumplan con alguno de los siguientes criterios:

-Tener más del 50% de propiedad de mujeres

-Tener una gerenta general

-Tener más del 50% de representantes legales mujeres

A fin de comprobar su declaración se deberá adjuntar a la oferta el referido certificado, igualmente el sello será verificado en www.mercadopublico.cl, en la Ficha del Registro del Proveedor

En caso de que dos o más oferentes obtuvieren el mismo puntaje final, se procederá a aplicar los siguientes criterios de desempate en orden de precedencia si es que éste persiste:

-Mayor puntaje total obtenido en el criterio denominado “Experiencia del Oferente en Eventos”.

-Mayor puntaje total obtenido en el criterio denominado “Oferta económica”.

-Mayor puntaje en el criterio “Equipo de Trabajo”.

-Programa de Integridad

9.12.- ADJUDICACIÓN

Terminada la evaluación, y en la medida que sea conveniente para los intereses del Servicio, se aceptará la oferta más ventajosa, considerando los criterios de evaluación con sus correspondientes puntajes y ponderaciones establecidos en estas Bases.

La adjudicación se efectuará a través de una resolución fundada que será publicada en www.mercadopublico.cl una vez que se encuentre totalmente tramitada, la que incluirá las declaraciones de inadmisibilidad correspondientes.

En caso de que la adjudicación no se realice dentro del plazo señalado en el numeral 3.- “Etapas y plazos”, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, mediante Resolución fundada, señalará las razones que justifican el incumplimiento del plazo para adjudicar e indicará un nuevo plazo para la adjudicación, la que además deberá ser publicada en el Sistema de Información.

La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá asimismo declarar desierta la licitación, cuando no se presenten ofertas o cuando éstas no resulten convenientes a sus intereses. Dichas declaraciones se efectuarán por resolución fundada. Los proponentes cuyas ofertas hayan sido rechazadas no tendrán derecho a solicitar indemnización alguna por este hecho.

9.13.- DEJAR SIN EFECTO LA ADJUDICACIÓN

La adjudicación será dejada sin efecto por resolución fundada en los siguientes casos:

-Si el oferente rechaza expresamente la adjudicación;

-Si el oferente no acompaña la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato al momento de suscribirlo;

-Si el adjudicatario adquiere un conflicto de intereses con la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales;

-Si el adjudicatario no acredita encontrarse hábil en el Registro de Proveedores que está a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública, al momento de la suscripción del contrato;

-Si el adjudicatario no adjunta la totalidad de la documentación exigida para la firma del contrato dentro del plazo fijado para este fin en la resolución adjudicataria.

-Si el adjudicatario no devuelve firmado el contrato dentro del plazo fijado en el acápite 9.14.- “Condiciones contractuales”.

-Si los documentos presentados por el adjudicatario hubiesen inducido a un error esencial del Servicio, que de no existir no se habría adjudicado la licitación a éste; la misma sanción se aplicará si el error se detecta durante la vigencia del contrato.

En tales casos la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá readjudicar la licitación al segundo proponente mejor evaluado, y así sucesivamente, conforme el orden de las propuestas consignado en el Acta de Evaluación, o declarar desierta la licitación si estima que el resto de las ofertas presentadas no resultan convenientes para los intereses del Servicio.

9.14.- CONDICIONES CONTRACTUALES

Dentro del plazo de quince (15) días hábiles contados desde la publicación de la resolución adjudicatoria en el “Sistema de Información” (www.mercadopublico.cl) y siempre que el adjudicatario haya acompañado la documentación legal respectiva, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales elaborará y gestionará la firma del contrato por el oferente adjudicatario, debiendo éste devolverlo suscrito en un plazo no superior a cinco (5) días hábiles, contado desde la fecha en que se le solicite la suscripción. Si no se suscribiera dentro de este término, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá dejar sin efecto el acto administrativo en virtud del cual se adjudicó al proveedor. En tal caso, se hará efectivo el documento de garantía de seriedad de la oferta, a favor de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales.

Junto con la devolución del contrato firmado y la correspondiente Declaración Jurada, conforme al Anexo 4, el Adjudicatario deberá entregar el documento de garantía de fiel y oportuno cumplimiento del mismo, que además asegurará el pago de las obligaciones laborales y sociales.

Para la elaboración del contrato, el adjudicatario deberá remitir a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales los siguientes Antecedentes Legales:

1.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Natural (chilena o extranjera):

-Declaración Jurada, según formato Anexo N° 5-A, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en el artículo 4° de la Ley N°19.886.

2.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Jurídica con fines de lucro:

-Copia de la documentación en que consten los poderes del representante legal de la persona jurídica, con facultades para celebrar contratos de la naturaleza de la presente Licitación, con certificación de vigencia, de una fecha no superior a 60 días anteriores a la de su presentación.

-Copia de Inscripción de constitución de la sociedad en el Registro de Comercio, con anotaciones marginales completas emitida por el Conservador de Comercio correspondiente, de fecha no superior a 60 días anteriores a la fecha de adjudicación, con certificación de vigencia.

-Copia de la Escritura Pública de Constitución de la sociedad y de sus modificaciones sociales, si correspondiere.

-Fotocopia simple de la publicación del extracto de escritura de constitución de la persona jurídica en el Diario Oficial y de las modificaciones, si correspondiere.

-Fotocopia simple de las inscripciones de las modificaciones realizadas por la persona jurídica, en el Conservador de Comercio respectivo, si las hubiere.

-Declaración Jurada, según formato Anexo N° 5-B, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en el artículo N° 4 de la Ley N° 19.886 y que identifique los principales socios o accionistas del Adjudicatario.

3.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Jurídica sin fines de lucro:

-Copia de la escritura pública que contenga los estatutos de la persona jurídica o del acta Constitutiva aprobatoria de los Estatutos.

-Copia de la publicación en el Diario Oficial del Decreto del Ministerio que otorgó personalidad jurídica.

-Certificado de vigencia con indicación del representante legal, emitido por el organismo oficial competente, de una fecha no superior a 60 días anteriores a la de su presentación.

-Declaración Jurada, según formato Anexo N° 5-C, que acredite que no se encuentra en algunas de las circunstancias contempladas en éste.

4.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Jurídica Extranjera:

-Declaración Jurada, según formato Anexo N° 5-D, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en el inciso 6° del artículo N° 4 de la Ley N° 19.886 y que identifique los principales socios o accionistas de la empresa Adjudicatario.

-Documentos que acrediten su existencia legal, como, asimismo, las facultades del o los representantes legales de éste. Además de lo anterior, deberá remitir los datos que permitan individualizar a su o sus representantes legales facultados para suscribir el contrato correspondiente (nacionalidad, número de documento de identificación), como también, los nombres de sus socios o de sus principales accionistas.

Los antecedentes legales para poder ser contratado, sólo se requerirán respecto del Adjudicatario, quien deberá remitirlos dentro del plazo fijado en la correspondiente adjudicación, que en ningún caso podrá ser inferior a 5 días hábiles.

El Adjudicatario sólo deberá remitir a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales aquellos antecedentes que no estén en el Registro de Proveedores. En caso de que el Adjudicatario no esté inscrito en el Registro de Proveedores, deberá inscribirse dentro del plazo previsto para la suscripción del Contrato.

En el caso que se trate de una Unión Temporal de Proveedores (UTP), el acuerdo en que conste la Unión Temporal deberá materializarse por escritura pública, como documento para contratar, sin que sea necesario constituir una sociedad.

9.15.- MODIFICACIÓN DEL CONTRATO

En caso de que se presentaren situaciones emergentes no consideradas en el contrato, ambas partes de común acuerdo podrán efectuar modificaciones a éste y se refieran a situaciones imprevistas, que hagan necesario contar con servicios adicionales directamente relacionados o complementarios a los contratados y sujeto a una mayor disponibilidad presupuestaria.

En ningún caso, el monto de estas modificaciones podrá exceder, independientemente o en su conjunto con las demás modificaciones realizadas al contrato durante su vigencia, el equivalente al treinta por ciento del monto originalmente convenido.

9.16.- DEL PAGO

La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales realizará el pago en pesos chilenos, y por períodos vencidos, de la siguiente forma:

-Cada pago se realizará dentro de los treinta (30) días siguientes a la recepción de la respectiva Factura, emitida de acuerdo con lo establecido en la Orden de Compra emitida por cada Evento, y siempre que cuente con aprobación de la contraparte técnica.

-Cada factura deberá ser enviada al correo electrónico: 62000670-k@prd.inbox.febos.cl.

Cada factura deberá ser emitida a nombre de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales (en caso contrario no se podrá proceder al pago y el documento será devuelto), señalando como “Giro”: Actividades de la Administración Pública General y como “Dirección”: Teatinos Nº180, Santiago.

-En el caso de presentar Factura no electrónica, previo a cada pago, la División de Finanzas de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales deberá confirmar con el adjudicatario que el cuadruplicado cobro ejecutivo cedible de la respectiva factura no ha sido transferido a un tercero. Ratificado tal hecho, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales procederá a pagar al adjudicatario y éste entregará a su vez el mencionado cuadruplicado para su inutilización.

-Cada pago estará sujeto a que se encuentre totalmente tramitado el acto administrativo que apruebe el contrato suscrito al efecto y aceptada la Orden de Compra emitida a través de www.mercadopublico.cl

9.17.- CONTRAPARTE TÉCNICA

Actuará como contraparte técnica en la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, el Jefe de la División de Adquisiciones y Servicios o quién lo subrogue, a quien le corresponderá la coordinación, supervisión y control del fiel y oportuno cumplimiento de lo contratado, la aprobación de los servicios que se estipulen en el contrato y las garantías asociadas. En caso de ausencia o impedimento, será la correspondiente jefatura quien designará al reemplazante.

Sin perjuicio de las responsabilidades de las respectivas jefaturas, la contraparte técnica tendrá las siguientes funciones:

-Administrar la operación del Contrato y ser contraparte técnica para el(la) coordinador(a) del contrato definido por el Adjudicatario.

Monitorear el seguimiento y avance de las actividades y de los hitos de los contratos, velando por el cumplimiento técnico de cada uno de ellos de conformidad a lo establecido en el Contrato.

-Reportar a la Unidad encargada de Adquisiciones y Servicios los hitos relevantes del Contrato, las problemáticas de operación y gestión, avances, posibles riesgos, atrasos, incidentes, multas y cualquier otro tema relevante sobre la marcha y ejecución del contrato.

-Sugerir la renovación del contrato emitiendo el informe respectivo, en caso de que corresponda.

-Sugerir a la autoridad competente el término anticipado del Contrato derivado del incumplimiento de las obligaciones que el mismo impone al proveedor de los productos o servicios.

-Certificar oportunamente la recepción conforme del bien o servicio recibido o informar del rechazo de recepción para proceder al pago de los bienes o servicios.

-Evaluar al proveedor de acuerdo con los parámetros que se le solicite.

9.18.- PLAZO DE VIGENCIA DEL CONTRATO

El contrato entrará en vigor una vez que se encuentre totalmente tramitada la Resolución de SUBREI que lo apruebe y se extenderá por un período de 24 meses o hasta que SUBREI haya pagado la totalidad de los recursos disponibles por los servicios prestados, evento que acontezca primero.

9.19.- TÉRMINO ANTICIPADO DEL CONTRATO

El Contrato podrá terminarse anticipadamente por la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales sin derecho a indemnización alguna para el Adjudicatario, si concurre alguna de las causales que se señalan a continuación:

      i.        La muerte o incapacidad sobreviniente de la persona natural, o la extinción de la personalidad jurídica de la sociedad contratista.

     ii.        Resciliación o mutuo acuerdo de las partes, siempre que el adjudicatario no se encuentre en mora de cumplir sus obligaciones.

    iii.        Incumplimiento grave de las obligaciones contraídas por el adjudicatario, entendiéndose por tal la aplicación de tres o más multas durante la vigencia del contrato.

    iv.        Si el adjudicatario se encuentra en un procedimiento concursal de liquidación en calidad de deudor o se encuentra en manifiesta insolvencia financiera, a menos que se mejoren las cauciones entregadas.

     v.        La imposibilidad de ejecutar la prestación en los términos inicialmente pactados, cuando no sea posible modificar el contrato. En tal caso, la Subsecretaría sólo pagará el precio por los bienes y/o servicios que efectivamente se hubieren entregado o prestado, según corresponda, durante la vigencia del contrato. Asimismo, en el evento que la imposibilidad de cumplimiento del contrato obedeciere a motivos imputables al adjudicatario, procederá que se ejecute la garantía d fiel cumplimiento.

    vi.        Por exigirlo el interés público o la seguridad nacional.

   vii.        Por la incapacidad de la empresa adjudicataria para seguir adelante con la ejecución del contrato, derivada de problemas internos, como en caso de huelga de sus trabajadores, entre otros.

  viii.        Si los representantes o el personal dependiente de la empresa adjudicataria no observan los más altos niveles éticos o cometen actos de fraude, corrupción, soborno y extorsión.

    ix.        No entrega oportuna de la Garantía de Fiel Cumplimiento, si correspondiere.

     x.        Registrar saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, a la mitad del período de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses.

    xi.        Si los documentos presentados por el adjudicatario hubiesen inducido a un error esencial del Servicio, ya sea durante el proceso de licitación o durante la vigencia del contrato.

   xii.        Si se impusiere al proveedor la medida de inhabilitación para contratar con el Estado, en los términos previsto en la ley Nº 21.595 de Delitos Económicos.

Para concretar lo indicado en el párrafo precedente, una vez así calificado la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales deberá notificarlo por escrito al adjudicatario, con un aviso de 10 (diez) días corridos previo a la fecha de término que se fije. Asimismo, una vez dictada la correspondiente resolución fundada, esta deberá publicarse en el Sistema de Información (www.mercadopublico.cl), a más tardar dentro de las 24 horas de dictada.

9.20.- SANCIONES

El Adjudicatario será sancionado por la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales con el pago de multas en los siguientes casos:

-Por incumplimiento en los plazos de presentación de las cotizaciones del evento solicitado, se aplicará una multa de un 3 UTM por cada día hábil de atraso con un tope de 5 días.

-Por no proporcionar los servicios contratados en conformidad con la cotización aprobada, por causas que le sean imputables, se aplicará una multa del 10% del monto total del evento contratado.

-Incumplimiento en los plazos de implementación del evento solicitado, por cada hora de atraso se aplicará una multa de un 3% del monto total del evento contratado, con un tope de 15%.

El total de las multas aplicadas no podrá superar el treinta por ciento del precio del contrato.

La multa no se aplicará si el evento se produce por caso fortuito o fuerza mayor.

Si la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales considerare que existe mérito suficiente para la aplicación de una multa, comunicará por escrito su decisión al Adjudicatario, indicando el monto y fundamento de la misma. El Adjudicatario dispondrá de un plazo de cinco días hábiles a contar de la comunicación para formular descargos. Con el mérito de los descargos o transcurrido el plazo aludido sin que éstos se hubiesen formulado, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales resolverá sobre el particular mediante Resolución fundada, previa ponderación de los antecedentes, remitiéndole al Adjudicatario, copia del Acto Administrativo pertinente.

En caso de que la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales determine la procedencia de la aplicación de la multa conforme al procedimiento anterior, descontará el monto de la multa de la facturación pendiente de pago y/o podrá hacer efectiva la Garantía de fiel cumplimiento del Contrato. En todo caso, de devengarse multas su pago no exonera a la Adjudicataria del cumplimiento de la obligación principal.

Se establece como tope máximo a acumular por concepto de multas la cantidad a equivalente a un 15% del monto total del contrato.

Sin perjuicio de lo anterior, el referido acto administrativo será impugnable por el adjudicatario por la vía de la interposición del correspondiente recurso jerárquico, acorde con disposiciones Ley 19880.

9.21.- APLICACIÓN DEL PAGO A OBLIGACIONES PENDIENTES CON LOS TRABAJADORES (Sólo respecto de las personas naturales con domicilio en Chile y las personas jurídicas chilenas)

De conformidad a lo dispuesto en el artículo 4º inciso 2º de la Ley Nº 19.886, modificada en este punto por la Ley Nº 20.238, la empresa adjudicataria que hubiese declarado que registra saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad  social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, deberá acreditar que la totalidad de las obligaciones se encuentran liquidadas al cumplirse la mitad del período de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses.

La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, previo al pago de los servicios contratados, exigirá que la empresa adjudicataria proceda a dichos pagos y le presente los comprobantes y planillas que demuestren el total cumplimiento de la obligación

El incumplimiento de estas obligaciones por parte de la empresa contratada dará derecho a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales a hacer efectiva la boleta de garantía prevista en el acápite 8.- “Garantías requeridas” y a poner término anticipado al contrato, pudiendo llamarse a una nueva licitación en la que la empresa referida no podrá participar.

9.22.- POLITICA DE CANCELACIÓN O MODIFICACIÓN

En caso de que se decida cancelar o modificar un evento, por motivos de fuerza mayor, desastres públicos o naturales, casos fortuitos, actos de terrorismo, participación insuficiente, fluctuaciones del mercado, regulación gubernamental o por otras razones similares, la productora contratada deberá aceptar los cambios propuestos, sin derecho al pago de indemnización alguna, los cuales serán informados, al menos, con 20 días de anticipación. Lo anterior, podrá implicar la cancelación total de lo requerido o bien, si la antelación de la notificación es menor a 20 días, se podrá pagar los gastos en que haya incurrido la Productora hasta esa fecha para la prestación de los servicios requeridos, lo que deberá ser debidamente acreditado mediante la documentación de respaldo correspondiente, aprobado por la Contraparte Técnica y sancionado por un acto administrativo.

9.23.- CONFIDENCIALIDAD

El personal del Adjudicatario que realice las tareas objeto de esta licitación, estará obligado a guardar estricta reserva o confidencialidad sobre los datos personales a los que tengan acceso en virtud de la misma, cuando provengan o hayan sido recolectados de fuentes no accesibles al público, como asimismo sobre los demás datos y antecedentes relacionados con un banco de datos, obligación que no cesa por haber terminado sus actividades en ese campo, según lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley N°19.628.

Asimismo, el Adjudicatario quedará obligado a guardar absoluta reserva y confidencialidad acerca de la información de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales a que pueda tener acceso debido a la ejecución del contrato. Esta obligación recaerá, además, en las personas que le presten servicios, permanentes o no y a cualquier título, asumiendo el Adjudicatario la responsabilidad por el cumplimiento de dicha obligación.