Categorías Licitadas

La Dirección de Compras y Contratación Pública, en este proceso de licitación, licitará los ítems circunscritos a las siguientes Categorías, descritos en la presente cláusula.

• ARCHIVOS Y REGISTROS
• ESCOLAR
• ESCRITURA
• PAPELERÍA
• SUMINISTROS DE OFICINA
• PRODUCTOS RECICLADOS,

Se entenderá por Productos Reciclados aquellos que fueron fabricados con materia prima o productos en desuso, y que tras un proceso fisicoquímico o mecánico fueron transformados nuevamente en metería prima o un producto nuevo. Este proceso consiste en recuperar materiales (reciclables) que fueron descartados y que pueden utilizarse para elaborar otros productos, asegurando un estándar de calidad en comparación a un producto no reciclado.

Presentación de Oferta

Los oferentes deben constatar que el envío de su oferta a través del portal electrónico de compras públicas haya sido realizado con éxito, incluyendo el previo ingreso de todos los Formularios Anexos requeridos, para ello se debe verificar el posterior despliegue automático del “Comprobante de Envío de Oferta” que se entrega en dicho Sistema, el cual puede ser impreso por el proponente para su resguardo.

Las únicas Ofertas válidas serán las presentadas a través del portal electrónico de compras públicas. No se aceptarán Ofertas que se presenten por un medio distinto al establecido en estas Bases. Será responsabilidad de los Oferentes adoptar las precauciones necesarias para ingresar oportuna y adecuadamente sus Ofertas.

De acuerdo a lo anterior y en relación a la presentación de las ofertas, los oferentes:

1.       Deberán tener presente que sólo se considerarán las Ofertas realizadas en los Formularios dispuestos por la DCCP y sólo aquellas ofertas de los proponentes que las hubiesen enviado oportunamente.

2.       Deberán presentar el Anexo N°1 "Formulario Datos del Oferente”.

3.       Podrán omitir realizar oferta para alguna o algunas de las categorías e Ítems  o productos requeridos por la DCCP.

4.       Deberán presentar el precio de los Ítems o productos ofertados en la Ficha Electrónica, en valores netos y en Pesos Chilenos.

5.       Deberán indicar en la Ficha Electrónica de Oferta y cuando corresponda, todas las Condiciones Comerciales y Regionales allí requeridas.

6.       Para proceder al llenado de la Ficha Electrónica de Oferta, los oferentes deberán realizar lo siguiente:

a.    Habiendo ingresado al Portal de Compras Públicas y tras digitar el “Usuario” y “Clave”; En el “Escritorio”, buscar por Número de Adquisición, con el ID 2239-24-LP09. Presionar el Botón “Buscar”.

b.    Se desplegará una página, en la cual se señala: “Se encontró una adquisición para su búsqueda”. Al hacer Click sobre “Ofertar”.

c.     Se abrirá una página con el Paso 1: “Completar Nombre de la Oferta. Completar el nombre de la oferta y una breve descripción de ella. Presionar sobre el Botón “Siguiente Paso”.

d.    Completar oferta económica, en el campo dispuesto para precio, ingresar un valor de referencia, que no será evaluado.

e.    Paso 3, ingreso de documentación anexa, donde deberá adjuntar los archivos administrativos (Anexo N° 1 “Datos del Oferente”).

Además en los anexos económicos deberá presionar            el botón denominado "FORMULARIO CM" y luego se desplegará la Ficha Electrónica de Oferta.

f.     A continuación deberá ingresar todos los datos requeridos en el Paso 1, tales como:

·         Región de Origen

·         Productos Reciclados

·         Nombre de Contacto.

·         Teléfono y Correo Electrónico.

·         Plazos de entrega y reposición.

·         Solución de Flete en Regiones (Porcentaje de recargo por flete).

·         Monto mínimo de despacho

·         Descuento por Monto de Orden de Compra.

g.    Luego en el Paso 2, “Buscar Productos para ofertar”, cliquear en “Agregar Producto”, deberá filtrar por los distintos Tipos de Productos, correspondientes  a las categorías detalladas en el Anexo N°4, de manera de crear los ítems o productos que desee ofertar, deberá ingresar los atributos solicitados y el precio del ítem o producto en las casillas correspondientes. Para gravar total o parcialmente su oferta, debe presionar el botón “Actualizar”. Terminado, el ingreso de los valores solicitados, presione el botón “Siguiente”.     

h.    Paso 3, proceder a guardar el documento, para esto deberá guardar el archivo generado en su computador, buscar la licitación 2239-24-LP09, editar la oferta que estaba realizando y adjuntar el archivo guardado anteriormente como un anexo económico.

i.      Paso 4, “Confirmar y enviar Oferta”, revise la veracidad de los datos, si está todo correcto presione el botón “Ingresar Oferta”.

j.      Paso 5, Finalmente, deberá asegurarse de haber enviado la oferta a través del portal electrónico de compras públicas, para ello se debe verificar el despliegue automático del "Comprobante de Envío de Oferta", el cual puede ser impreso por el proponente para su resguardo.

El contenido de la ficha electrónica se presenta en el Anexo N°5, de las presentes Bases.

Procedimiento de Evaluación de Ofertas

La evaluación de las ofertas será realizada por una comisión, integrada por 3 funcionarios de la DCCP, designados por el Director de la DCCP, con anterioridad al acto de apertura, señalado en el punto 4 de las Bases “Etapas y Plazos”.

Evaluación de las Ofertas:

1° Para efectos de esta evaluación, se consideraran los Ítems o productos ofertados que contengan claramente la información requerida en la Ficha Electrónica  y que además correspondan a las categorías y tipos de productos solicitados en esta Licitación.

2° Cumplimiento de los requerimientos establecidos en el punto número 6 “Instrucciones  para Presentación de Ofertas” de las presentes  Bases de Licitación. Aquellas ofertas que no fueran presentadas a través del portal, quedarán marginadas de la propuesta y no serán consideradas en la evaluación de la oferta.

3° La evaluación se realizará por regiones, se evaluará a los oferentes según la región de origen que declaren en la ficha electrónica.

4° Criterios de Evaluación:

La evaluación de las ofertas, se realizará regionalmente por ítem idéntico, es decir ítems o productos con igual Marca, Modelo, Medida y Formato. En los casos que los productos o ítems correspondan a marcas genéricas o propias, es decir aquellas pertenecientes a una cadena de distribución en particular, serán evaluadas regionalmente por ítem similar, es decir ítems o productos con igual Modelo, Medida y Formato. La evaluación de las ofertas se realizará sobre la base de las siguientes Condiciones Comerciales:

Condiciones Comerciales

GLOSARIO

• Precio (P)
• Solución de flete en regiones (SFR)
• Descuento por monto de OC (DOC)
• Monto mínimo de despacho (MMD)
• Productos reciclados (PR)

Formula General:

[(P*0,65)+(SFR*0,15)+(DOC*0,10)+(MMD*0,05)+(PR*0,05)]

DEFINICIÓN Y ASIGNACIÓN DE PUNTAJES

PRECIO: No se considerarán ítems o productos válidamente ofertados, aquellos que correspondan a errores evidentes (Outliers), entendiendo por tales, aquellos en que los precios ofertados estén notoriamente fuera y alejados de la curva de distribución normal de precios. Los errores evidentes serán descartados con el objeto de no distorsionar la evaluación. Para los efectos de determinar los errores evidentes, la DCCP aplicará la siguiente fórmula para cada ítem o producto:

IC=[P - nS, P + nS]

Donde:

IC= Intervalo de Confianza

P= Promedio de los valores ofertados

n= 1

S= Desviación Estándar (*)

Con la fórmula antes referida, se definirá un intervalo de confianza. Los precios que se encuentren por sobre el Limite Superior del intervalo serán considerados errores evidentes y por tanto no considerados para la evaluación, en el caso de los valores que se encuentren bajo el Límite Inferior, se les asignará automáticamente 100 puntos en el criterio precio y no serán considerados para la evaluación de este criterio.

(*) Se entenderá por Desviación Estándar a la dispersión de los datos del valor promedio.

En el Anexo N°6 de las presentes bases se incluye la explicación de la aplicación de la formula antes referida.

Se considerará y comparará el precio por ítem idéntico, considerando para ello, la ficha Electrónica emitida por la DCCP, donde se describe claramente el ítem a ofertar, comparando el precio de cada producto por proveedor con el menor precio ofrecido para el ítem respectivo, mediante la siguiente fórmula:

Puntaje Precio (i) Oferente (j) = [Precio Mínimo /Precio (i) Oferente (j)] x100.

SOLUCIÓN DE FLETE EN REGIONES: Los precios ofertados deben considerar el valor del transporte en la región de origen declarada por el oferente, por lo tanto No Debe indicar un recargo por flete en la región de origen.

En caso de ofrecer entregas en otras regiones, distintas a la de origen, deberán indicar en la Ficha Electrónica de Oferta, el valor ofertado del flete para cada región a cubrir, expresando el porcentaje de recargo sobre el precio, en números enteros, sin decimales.

Para el cálculo de este puntaje por solución de flete en regiones, se seguirá el siguiente procedimiento:

a) Se obtendrá para cada región el porcentaje mínimo ofertado entre todos los oferentes en esa región y será comparado con el porcentaje ofertado por cada proveedor en dicha región, se utilizará la siguiente fórmula:

P1 = (Porcentaje Mínimo Ofertado por Región / Porcentaje ofertado por Oferente) x 100

En el caso que un oferente ofrezca Cero Por ciento (0 %) de Recargo por Flete, en una región distinta a la de origen, se le asignará para esa región el máximo de puntaje (100 puntos) y no se considerará en la fórmula de evaluación general. Si el proveedor declara un flete mayor que cero (>0%) en la región de origen, se le asignará el puntaje mínimo (0 puntos) en esa región y se considerará sin costo el flete en la región de origen. Sin embargo y para ambos casos, sí será considerado el coeficiente de la región en la cual ofertó 0%, para la suma de coeficientes que se utiliza para el cálculo de Flete descrito en el punto c.

b) El resultado obtenido (P1) será multiplicado por el Coeficiente definido para cada Región, obteniéndose así resultados regionales (P2).

P2 = (P1 * Coeficiente Regional)

Los coeficientes definidos para cada región son los siguientes:

c) La suma de los P2 o resultados regionales obtenidos por cada oferente se dividirá, por la suma de coeficientes en los cuales haya participado el oferente.

Puntaje Flete = (Sumatoria Resultados Regionales / sumatoria coeficientes)

Conforme a lo anterior, aquellos proveedores que ofrezcan un 0% como promedio en el recargo por flete, obtendrán automáticamente el máximo puntaje en este criterio y no serán considerados en la fórmula.

Para el caso que algún Oferente no complete los valores de flete, en alguna o algunas de las regiones que declara ofertar en el Formulario Electrónico de Oferta, se considerará como valor ofertado "0".

PORCENTAJE DE DESCUENTO POR MONTO DE ORDEN DE COMPRA: Se evaluará el porcentaje de descuento ofertado para órdenes de compra cuyos valores se ubiquen en los siguientes tramos:

Para el cálculo de este puntaje, se seguirá el siguiente procedimiento:

a) Se multiplicará, cada uno de los descuentos ofertados, por el ponderador para cada tramo. Los ponderadores para cada tramo son los siguientes:

b) Luego se obtendrá el promedio de los puntajes obtenidos en a), para cada uno de los oferentes, vale decir, el descuento promedio ponderado.

c) De los descuentos promedio ponderados, calculados en “b”, se obtendrá el puntaje para cada oferente, para ello se considera el máximo valor obtenido y los otros promedio en la siguiente fórmula:

Puntaje = 100 - (0.5 x (Promedio Máximo - Promedio oferente) / Promedio Máximo) x 100

En el caso de que algún proveedor no informare descuento para alguno de los tramos, será considerado como descuento cero (0%), el cual se considerará dentro del promedio final. En el caso que el resultado final de la ponderación resulte 0%, se asignará automáticamente 0 puntos en este criterio.

MONTO MINIMO DE DESPACHO: Se considerará la declaración afirmativa o negativa que el oferente haga, respecto de la aplicación de valores mínimos en el monto de la emisión de una Orden de Compra. Para estos efectos, el oferente deberá señalar en la ficha electrónica, cuál es el monto mínimo de despacho: 100 puntos para No y 0 puntos para Sí.

PRODUCTOS RECICLADOS: Se considerará la declaración afirmativa o negativa que el oferente haga en la ficha electrónica de la oferta, respecto de la presentación de ofertas en la categoría Productos Reciclados, detallados en el Anexo N°4 de las presentes bases: 100 puntos para Sí y 0 puntos para No.

Adjudicación

La DCCP declarará inadmisible cualquiera de las ofertas presentadas que no cumplan los requisitos o condiciones establecidos en las presentes bases, sin perjuicio de la facultad de la DCCP de solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales de acuerdo con lo establecido en la normativa de compras públicas y en las presentes bases.

La Dirección ChileCompra podrá además, declarar desierta la licitación, cuando no se presenten ofertas, o cuando éstas no resulten convenientes a sus intereses. Dichas declaraciones deberán ser por resolución fundada.

La DCCP adjudicará por ítems, a aquellos proveedores que: Obtengan un puntaje igual o superior a 85 puntos ponderados, en el resultado final de su evaluación y cumplan con la condición de obtener un 40% de los ítems ofertados con ese puntaje mínimo. En el caso que un oferente no obtenga el 40% mencionado anteriormente no será adjudicado.

Resolución de Adjudicación

La DCCP adjudicará a través de una resolución fundada que será publicada en www.mercadopublico.cl, una vez que se encuentre totalmente tramitada.

Aclaraciones

Los interesados en participar en la presente licitación podrán formular consultas y solicitar aclaraciones dentro de los plazos señalados en la cláusula 4 de las presentes bases. Las preguntas deberán formularse a través del sistema www.mercadopublico.cl. La DCCP pondrá las referidas preguntas y sus respuestas en conocimiento de todos los interesados, a través de su publicación en www.mercadopublico.cl, sin indicar el autor de las preguntas, dentro del plazo señalado en la referida cláusula 4.

Una vez realizada la apertura electrónica de las ofertas, la DCCP podrá solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales, siempre y cuando las rectificaciones de dichos vicios u omisiones no les confieran a esos oferentes una situación de privilegio respecto de los demás competidores, esto es, en tanto no se afecten los principios de estricta sujeción a las bases y de igualdad de los oferentes, y se informe de dicha solicitud al resto de los oferentes si correspondiere a través del Sistema de Información.

Además la DCCP podrá, durante la evaluación, solicitar aclaraciones o pruebas.

Los oferentes, tendrán un plazo máximo de 48 hrs., para responder lo solicitado por la DCCP. La DCCP no considerará las respuestas recibidas una vez vencido dicho plazo.

Modificaciones a las bases

La DCCP podrá modificar las presentes bases y sus anexos, ya sea por iniciativa propia o en atención a una aclaración solicitada por alguno de los oferentes, durante el proceso de la propuesta, hasta antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas. Junto con aprobar la modificación, se establecerá un plazo prudencial para que los potenciales oferentes puedan adecuar sus ofertas, plazo que no será inferior a los 5 días hábiles, a contar de la fecha de publicación del acto en el ID correspondiente.

Las modificaciones que se lleven a cabo, serán informadas a través del sitio Web www.mercadopublico.cl. Estas modificaciones formarán parte integral de las bases. Las modificaciones de bases deberán someterse al trámite de Toma de Razón y estarán vigentes desde su total tramitación.

Acuerdo Complementario

Por acuerdo entre las entidades y el proveedor adjudicado, podrá suscribirse un acuerdo complementario, en el cual se consigne el monto de la garantía de Fiel Cumplimiento, de acuerdo a lo establecido en artículo 68 del Reglamento de Compras, que en este caso corresponde a un 5% del monto total del mencionado acuerdo, y se especifiquen las condiciones particulares de la adquisición, tales como condiciones especiales de la contratación específica que se trate y oportunidad de entrega, entre otros.

Regulación de la licitación y del Convenio Marco

La presente licitación se regirá en todo momento por lo dispuesto en la Ley 19.886, su reglamento y las presentes Bases. Asimismo, formarán parte de las bases, las modificaciones y las aclaraciones escritas que emita la DCCP, sea que ellas fueren requeridas por los mismos participantes o bien impartidas por esta Dirección de oficio.

Los interesados en conocer los documentos señalados anteriormente, podrán hacerlo accediendo al Sitio www.mercadopublico.cl, desde donde podrán bajar dicha documentación.

Condiciones contractuales

Las condiciones se ajustarán a las cláusulas siguientes:

Vigencia de las condiciones comerciales

Las condiciones comerciales del Convenio Marco Artículos de Escritorio, ofertadas por el Adjudicatario, serán publicadas en el catálogo electrónico de Convenios Marco y se mantendrán vigentes por toda la duración del Convenio Marco, salvo que se produzca una modificación de acuerdo con las modalidades establecidas en el presente Convenio Marco. Asimismo, el Catálogo Electrónico contendrá los precios de los productos catalogados.

El Adjudicatario se compromete a mantener en Convenio Marco, las mejores condiciones comerciales ofertadas a sus clientes, de los Artículos de Escritorio adjudicados. En caso que el Adjudicatario ofrezca mejores condiciones comerciales, deberá incorporar dichas condiciones en el Catálogo Electrónico de Convenios Marco.

De acuerdo a lo anterior, en cualquier momento, durante la vigencia del presente Convenio Marco, el o los proveedores adjudicados podrán aumentar sus descuentos o rebajar los precios para todas las Entidades, de todos o algunos de los ítems o productos adjudicados. Estas rebajas se mantendrán hasta el término del convenio, salvo que exista una nueva modificación de acuerdo con lo establecido en el presente convenio. La DCCP publicará en el catálogo los nuevos valores en el plazo de 5 días hábiles contados desde la recepción de la solicitud del Adjudicatario.

Operatoria del Convenio Marco

Una vez que el presente Convenio Marco entre en vigencia, operará a través del Catálogo Electrónico disponible en el sitio www.mercadopublico.cl al cual cualquier Entidad, podrá acceder y emitir a través de él directamente Órdenes de Compra al Adjudicatario, quien para todos los efectos legales se relacionará comercial y contractualmente de manera directa con cada Entidad.

Para los efectos del presente convenio marco,  las Órdenes de Compra deberán acompañar como archivo adjunto, el certificado extendido por la autoridad competente, acreditando que cuenta con la debida disponibilidad presupuestaria para adquirir los productos requeridos y que se generen y emitan a través del sitio  www.mercadopublico.cl. El cumplimiento de este requisito se considera esencial para obligar válidamente a la entidad pública requirente.

El Adjudicatario sólo podrá rechazar las Órdenes de Compra válidamente emitidas en conformidad a este convenio en los siguientes casos:

a)      Que la Entidad que emite la orden de compra tenga una deuda vencida con el Adjudicatario o con cualquier proveedor de este Convenio Marco, acreditado por antecedentes objetivos y fidedignos presentados por el propio Adjudicatario.

b)      Que el valor de la orden de compra recepcionada por el Adjudicatario, sea inferior al valor mínimo declarado por el oferente en su oferta.

c)       No adjuntar a la orden de compra,  el certificado debidamente autorizado por la autoridad competente, que acredite la disponibilidad presupuestaria que posee el organismo requirente para adquirir los productos consignados en ella.

El Adjudicatario no podrá establecer diferencias arbitrarias en el trato que dé a las Entidades que requieran sus servicios, a través de las emisiones de Órdenes de Compra que se ajusten al presente convenio.

Reajustabilidad

Los precios podrán ser reajustados cada 3 meses, a partir del inicio de la vigencia del Convenio Marco, de acuerdo con lo dispuesto a continuación.

Para las categorías adjudicados, la reajustabilidad será calculada considerando para ello, la ponderación de las variables involucradas en el precio, por el factor de costo respectivo. Estos factores y variables son los siguientes:

Factores de Costo:

·         Factor de costo atribuido al valor del dólar (FC_USD).

·         Factor de costo atribuido al IPC (FC_IPC).

·         Factor de costo atribuido al preció del barril de petróleo (FC_P).

·         Factor de costo atribuido al precio de la celulosa (FC_CEL)

Variables:

·         Variación del valor del dólar (DUSD).

·         Variación del IPC (DIPC).

·         Variación del precio del barril de petróleo (DP_P).

·         Variación en el precio de la celulosa (DP_CEL).

Dado lo anterior, el precio reajustado vendrá dado por la siguiente fórmula general:

P_R = P_A ´ [1 + (FC_USD ´ DUSD) + (FC_IPC ´ DIPC) + ( FC_P ´ DP_P) +         ( FC_CEL ´ DP_CEL)]

P_R: Precio reajustado.

P_A: Precio actual.

Para solicitar el reajuste, el Adjudicatario deberá considerar lo siguiente:

1.       Las solicitudes de reajustabilidad de los Ítems adjudicados, deberán realizarse a través del sistema electrónico disponible para tal efecto. Estas solicitudes deberán ser presentadas de acuerdo al criterio de reajustabilidad establecido en las presentes bases de licitación.

2.       La DCCP se reserva el derecho de aceptar o rechazar la solicitud, en el plazo de 10 días hábiles de recepcionada, a través de las herramientas que disponga la DCCP para estos efectos.

3.       Los organismos y sitios oficiales para obtener la información de la variación de las variables consideradas, y sus links respectivos son:

Variación del valor del dólar (DUSD).

Banco Central.

http://si2.bcentral.cl/Basededatoseconomicos/951_455.asp?f=D&s=TC-OBS-DIA&LlamadaPortada=SI

Variación del IPC (DIPC).

Instituto Nacional de Estadísticas – INE.

http://www.ine.cl/canales/chile_estadistico/estadisticas_precios/ipc/nuevo_ipc/nuevo_ipc.php

Pinchar en: IPC General (Niveles y Variaciones)

Variación del precio del petróleo (DP_P).

Banco Central.

http://si2.bcentral.cl/Basededatoseconomicos/951_455.asp?f=M&s=Precio-petroWTI

Variación en el precio de la celulosa (DP_CEL).

Banco Central.

http://si2.bcentral.cl/basededatoseconomicos/951_455.asp?f=M&s=Precio-celulosa&idioma=E&c=n&d=3

Queda de manifiesto que la utilización de las variables y factores dependerá de la categoría en donde este inmerso el ítem o producto  que se quiera reajustar. Es así como existirán casos en que tanto el factor como la variable no se considerarán, de modo que en ese caso ambos serán cero y no participan de la fórmula general. Por categoría se tendrán las siguientes fórmulas específicas:

PAPELERIA

P_R = P_A ´ [1 + (FC_IPC ´ DIPC) + ( FC_CEL ´ DP_CEL)]

Donde:

FC_IPC = 40%

FC_CEL = 60%

ARCHIVOS Y REGISTROS

P_R = P_A ´ [1 + (FC_USD ´ DUSD) + (FC_IPC ´ DIPC) + ( FC_P ´ DP_P) +         ( FC_CEL ´ DP_CEL)]

Donde:

FC_USD = 15%

FC_IPC = 30%

FC_P = 40%

FC_CEL = 15%

SUMINISTROS DE OFICINA

P_R = P_A ´ [1 + (FC_USD ´ DUSD) + (FC_IPC ´ DIPC) + ( FC_P ´ DP_P)]

Donde:

FC_USD = 40%

FC_IPC = 10%

FC_P = 50%

ESCRITURA

P_R = P_A ´ [1 + (FC_USD ´ DUSD) + (FC_IPC ´ DIPC) + ( FC_P ´ DP_P)]

Donde:

FC_USD = 50%

FC_IPC = 10%

FC_P = 40%

ESCOLAR

P_R = P_A ´ [1 + (FC_USD ´ DUSD) + (FC_IPC ´ DIPC) + ( FC_P ´ DP_P) +         ( FC_CEL ´ DP_CEL)]

Donde:

FC_USD = 30%

FC_IPC = 10%

FC_P = 40%

FC_CEL = 20%

PRODUCTOS RECICLADOS

P_R = P_A ´ [1 + (FC_IPC ´ DIPC) + ( FC_P ´ DP_P) + ( FC_CEL ´ DP_CEL)]

Donde:

FC_IPC = 30%

FC_P = 35%

FC_CEL = 35%

4.       Sin perjuicio de lo anterior, se analizará caso a caso la periodicidad de los reajustes de precio de aquellas categorías cuyos costos experimenten fuertes alzas en algún componente que se vea afectado por el comportamiento de variables nacionales o internacionales.

En estos casos, la DCCP podrá aceptar solicitudes de reajuste al momento de la publicación del Convenio Marco en el Catálogo Electrónico Chilecompra Express o con una periodicidad distinta a los 3 meses.

Descuentos Especiales (Ofertas)

El Adjudicatario, cuando lo estime conveniente, podrá otorgar descuentos especiales para todas las Entidades sobre los precios o descuentos vigentes en el convenio, independiente del monto de la compra que se trate. Con todo, estos descuentos especiales tendrán el carácter de oferta y se deberán mantener por un plazo mínimo de 3 días hábiles desde su publicación en el Catálogo. La DCCP publicará en el Catálogo los  descuentos especiales, al día siguiente hábil, contados desde la recepción de la solicitud del Adjudicatario.

Extensión de Ofertas Especiales a las Entidades

El Adjudicatario que resulte adjudicado, no podrá ofrecer a alguna o algunas Entidades mejores condiciones que las adjudicadas y catalogadas en convenio marco, sin extender estos beneficios al resto de las Entidades. Toda rebaja de precios o descuentos especiales a una determinada Entidad deberá realizarse, siempre, a través del Catálogo Electrónico de Convenios Marco y extenderse a todas las Entidades.

Compras iguales o mayores a UTM 1.000 (mil UTM)

Cuando se trate de compras o contrataciones de montos iguales o superiores a UTM 1.000 (mil UTM), las Entidades contratantes deberán:

1.       Comunicar a través del sistema, la intención de compra a todos los proveedores adjudicados en dicho convenio marco del ítem o producto a contratar.

2.       Esta comunicación se realizará a través del sistema, por parte de la Entidad, informando, además, a los correos electrónicos que los proveedores mantienen en las fichas electrónicas de Convenio Marco.

3.       En la comunicación las Entidades, deberán señalar el volumen del producto o servicio específico a adquirir, los tiempos y lugares de entrega, la fecha de la compra, entre otros, plazo que en ningún caso será inferior a los 10 días corridos antes de la emisión de la Orden de Compra.

4.       El proveedor por su parte, podrá efectuar una oferta especial de conformidad a lo señalado en punto 11, “Descuentos Especiales (ofertas)”.

5.       La entidad deberá seleccionar la oferta más conveniente según el resultado del cuadro comparativo que deberá confeccionar sobre la base de los criterios de evaluación y ponderaciones definidos en estas bases de licitación.

6.       La entidad no considerará en el cuadro comparativo aquellos proveedores que dentro del plazo señalado en el punto 3, informaren, expresamente, que no están en condiciones de atender el requerimiento.

7.       La entidad estará obligada a adjuntar dicho cuadro comparativo a la Orden de Compra respectiva.

8.       El resultado del proceso será publicado en el sistema.

Desarrollo Comercial del Convenio

Dentro del ámbito comercial que involucra el desarrollo del Convenio, el Adjudicatario podrá desarrollar las siguientes actividades:

i.      Posicionamiento de ítems o productos. El Adjudicatario podrá desarrollar distintas actividades con el propósito de posicionar, entre las Entidades, su participación como proveedor de Artículos de Escritorio ofertados, los servicios asociados, promociones especiales, jornadas de capacitación masivas, entre otros.

ii.     El Adjudicatario podrá realizar acciones para activar ítems o productos de baja rotación en el Catálogo, durante la vigencia del convenio, pudiendo lanzar promociones especiales para ser difundidas en el Catálogo.

iii.   En caso de que la DCCP desarrolle actividades de difusión de Convenios Marco, tales como encuentros, ferias u otros, el Adjudicatario podrá participar en estas actividades con el fin de dar a conocer sus productos con las Entidades.

Actualización de productos Adjudicados

Durante la vigencia del Convenio Marco, el Adjudicatario, deberá mantener en el Catálogo Electrónico los Artículos de Escritorio con condiciones más ventajosas para las Entidades, para ello, el Adjudicatario podrá solicitar lo siguiente:

1.    Eliminar uno o más Ítems o productos adjudicados.

2.    Bloquear uno o más Ítems o productos adjudicados por un período de tiempo, con la previa autorización de la DCCP.

3.    Reemplazar Ítems o productos por otros similares, para ello será requisito lo siguiente:

a)      La no existencia de los Ítems o productos al momento de la oferta.

b)      La identidad del ítem o producto específico con las categorías licitadas.

c)       La mantención de las condiciones comerciales adjudicadas, establecidas en la ficha electrónica de la oferta, de acuerdo a lo señalado en el punto 11, “Requerimientos Técnicos y Otras Clausulas”, en el acápite “Presentación de Ofertas” de las presentes bases.

4.    Agregar ítems o productos, para ello será requisito lo siguiente:

d)      La no existencia de los Ítems o productos al momento de la oferta.

e)      La identidad del ítem o producto específico con las categorías licitadas.

f)       La mantención de las condiciones comerciales adjudicadas, establecidas en la ficha electrónica de la oferta, de acuerdo a lo señalado en el punto 11, “Requerimientos Técnicos y Otras Clausulas”, en el acápite “Presentación de Ofertas” de las presentes bases.

En caso que el ítem o producto que se pretenda agregar no se encuentre en el catálogo del presente convenio marco, la DCCP verificará que el precio sea igual o menor al mejor precio ofrecido por el proveedor a sus clientes, mediante  un número representativo de facturas, listados públicos u otros documentos que estime necesarios, y que deberá presentar el adjudicatario solicitante. En el caso que el ítem o producto que se pretenda agregar se encuentre en el catálogo del presente convenio marco, se aplicará la fórmula de evaluación contemplada en estas bases, por lo que su resultado deberá ser igual o superior a los 85 puntos.

5.     Mejorar las condiciones comerciales ofrecidas, tales como disminuir los precios de los ítems o productos, aumentar los porcentajes de descuento ofrecidos por volumen, disminuir los plazos de entrega y de reposición, rebajar los valores de flete, ya sea para algunas o todas las regiones ofrecidas y la incorporación de otros servicios adicionales sin costo.

6.     Transferir parte o el total de los descuentos por volumen al valor de los ítems o productos adjudicados.

Las actualizaciones de los Ítems o productos adjudicados señalados precedentemente, deberán solicitarse a través de las herramientas que la DCCP destine para dichos efectos en el Catalogo Electrónico.

La DCCP realizará un análisis de las solicitudes, pudiendo aceptarlas, rechazarlas o acordar modificaciones con el Adjudicatario, en un plazo de 10 (DIEZ) días hábiles, contados desde su recepción. El silencio de la DCCP, transcurrido el plazo antes referido, se entenderá como aceptación de la solicitud.

Sanciones

Multas

El  Adjudicatario podrá ser sancionado por la DCCP o por las Entidades con el pago de multas, por atrasos en la entrega los ítems o productos, las cuales podrán hacerse efectiva a través de descuentos en el respectivo pago con un tope de 10 días.

Las multas por atraso en la entrega se aplicarán por cada día hábil de atraso, y se calcularán como un 3% del valor del ítem o producto solicitado y aplicable a las cantidades que se entreguen atrasadas, por cada día hábil de atraso, respecto del plazo de entrega acordado, con un tope de 10 días.

Suspensión Temporal del Catálogo Electrónico

El Adjudicatario podrá ser sancionado por la DCCP con la suspensión temporal en el Catálogo Electrónico de los productos que tiene en el presente Convenio Marco, en los siguientes casos:

i.         No entrega de la información solicitada para catalogación de los ítems o productos en los plazos convenidos.

ii.       Atraso en la entrega de los ítems o productos, superiores a 10 días hábiles desde el cumplimiento del plazo ofertado y/o acordado, según corresponda. Cabe señalar que e este caso, el tiempo de suspensión temporal en el catálogo será de 2 veces el tiempo que se incurrió en atraso.   

iii.      3 reclamos mensuales de una o más Entidades. Cabe señalar que, en este caso, el tiempo de suspensión temporal en el catálogo será por un período de 7 días corridos.

iv.     Entre 4 y 6 reclamos mensuales de una o más Entidades. Cabe señalar que, en este caso, el tiempo de suspensión temporal en el catálogo será por un período de 15 días corridos.

v.       No renovación oportuna de la Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato, de acuerdo a lo establecido en el Punto 9, “Montos y Duración del Contrato” de las presentes bases. Para estos efectos, se considera renovación oportuna la entrega dentro del plazo de 5 días hábiles antes del vencimiento de la garantía, de una nueva, con las mismas características que la anterior, que la reemplace, por todo el periodo de vigencia o renovación que corresponda.

En los casos i y v la suspensión temporal se extenderá hasta que se subsane la situación que da origen a la aplicación de la sanción.

Cobro de la Boleta de Garantía por Fiel Cumplimiento de Contrato

El Adjudicatario podrá ser sancionados por la DCCP con el cobro de Boleta de Garantía por Fiel Cumplimiento de Contrato, en los siguientes casos:

i.      No pago de multas dentro del plazo establecido, a requerimiento fundado de las Entidades.

ii.       Más de 6 reclamos mensuales de una o más Entidades.

iii.      Aplicación de 2 o más veces de alguna de las sanciones establecidas, a requerimiento fundado de una o más Entidades.

iv.     Incumplimientos de las exigencias técnicas de los ítems o productos adjudicados, establecidas en este convenio marco, a requerimiento fundado de las entidades.

v.       Incumplimiento de las obligaciones impuestas por las Bases y el Contrato, a requerimiento fundado de las Entidades o a iniciativa de la DCCP por esta misma causa.

En el caso de los reclamos, la DCCP se reserva el derecho de revisar que estos sean válidamente emitidos, los cuales serán informados al Adjudicatario.

Procedimiento para Aplicación de Sanciones

Para que la DCCP proceda a aplicar al Adjudicatario la sanción de Suspensión Temporal del Catálogo Electrónico o la del Cobro de la Boleta de Garantía por Fiel Cumplimiento de Contrato, deberá seguirse el siguiente procedimiento:

La Entidad afectada deberá remitir a la DCCP un oficio, donde conste lo siguiente:

·         Número de la Orden de Compra.

·         Fecha de emisión de la Orden de Compra.

·         Razones que fundamentan la solicitud de aplicación de la sanción requerida.

·         Explicación del proveedor, si la hubiere.

·         Copia de la Orden de Compra.

·         Solicitud expresa a la DCCP de la aplicación de alguna de las sanciones establecidas en el presente convenio.

En el caso de retraso en la entrega de los productos, deberá indicarse además:

·         La identificación de los productos con rezago.

·         Las cantidades rezagadas y,

·         Los días hábiles de atraso en la entrega.

En caso que la DCCP aplique alguna de las sanciones establecidas en el presente convenio, lo realizará por resolución fundada.

Término Anticipado del Convenio Marco

El Convenio Marco podrá terminarse anticipadamente por la DCCP sin derecho a indemnización alguna para el Adjudicatario, si concurre alguna de las causales que se señalan a continuación:

i.       Resciliación o mutuo acuerdo de las partes.

ii.      Incumplimiento grave de las obligaciones contraídas por el adjudicatario. Se entenderá por incumplimiento grave la no ejecución o la ejecución parcial en la entrega de los productos indicados en la orden de compra, sin que exista alguna causal que le exima de responsabilidad por el incumplimiento, lo que le genera a la entidad contratante un perjuicio significativo en el cumplimiento de sus funciones.

iii.    Quiebra o el estado de notoria insolvencia del adjudicatario, a menos que se mejoren las cauciones entregadas.

iv.    Si los representantes o el personal dependiente del adjudicatario no observan los más altos niveles éticos o cometan actos de fraude, corrupción, soborno y extorsión.

v.     No entrega oportuna de la Garantía de Fiel Cumplimiento, de acuerdo  lo establecido en el Punto 10, “Naturaleza y Montos de la Garantía” de las presentes bases.

vi.    Registrar, a contar de los 6 meses de vigencia del convenio marco, saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos 2 años.

Para concretar lo indicado en el párrafo precedente la DCCP notificará por escrito al adjudicatario, con un aviso previo de 10 (DIEZ) días corridos. Sin perjuicio de lo señalado, el adjudicatario deberá satisfacer íntegramente las órdenes de compra recibidas antes de la notificación del referido término anticipado.

En todos los casos señalados anteriormente, no operará indemnización alguna para el Adjudicatario.

Del Pago

El pago de los productos, objeto del presente convenio,  serán en pesos chilenos y será efectuado directamente por cada Entidad, dentro de los 30 días siguientes, a la recepción conforme de la factura respectiva, la cual deberá ser entregada acompañada de una copia de la Orden de Compra respectiva y de las Guías de Despacho en la cual se certifique la recepción conforme de los ítems o productos. La recepción conforme deberá ser acreditada por la Entidad que hubiere efectuado el requerimiento.

Con todo, la DCCP no es responsable del pago de los ítems o productos que se adquieran o soliciten a través del presente Convenio Marco. Dicha responsabilidad recae únicamente en las Entidades que en cada caso actúen como compradores.

Confirming

Las Entidades contratantes podrán otorgar a los proveedores respectivos, la opción de acceder al sistema de liquidación de facturas  habilitado al efecto por la Dirección de Compras y Contratación Pública, con el fin de que se les anticipen sus respectivos pagos por parte de entidades financieras que participen del mismo. 

Reposición de los Bienes

Los proveedores adjudicados deberán reponer los Bienes sin costo a las Entidades, en caso de existir falla, daño o diferencia en la entrega de estos cuando dichas Entidades así lo requieran.

El plazo de reposición se contará desde que la Entidad presenta el reclamo o desde que el Adjudicatario recibe el bien para su reposición. El plazo de reposición será el informado en las condiciones comerciales de la Ficha Electrónica. Sin perjuicio de lo anterior, la Entidad y Adjudicatario podrán fijar de mutuo acuerdo otro plazo de reposición.

Plazo de Vigencia del Convenio Marco

La vigencia del presente convenio marco se extenderá hasta que se cumplan 36 meses desde la total tramitación del acto administrativo que aprueba la adjudicación, a menos que cualquiera de las partes manifieste su intención de ponerle término, mediante el envío de carta certificada con a lo menos 40 días corridos de anticipación.

La DCCP, con la antelación suficiente, procederá a licitar nuevamente este Convenio Marco. Con todo, por causas no imputables a ella, el proceso se extendiese más allá de los límites previstos, podrá prorrogar este convenio sólo por el tiempo en que se procede a un nuevo proceso de licitación, para un nuevo Convenio Marco, lo cual no podrá superar los 9 meses.

Coordinador del Convenio Marco

El Adjudicatario, deberá nombrar un coordinador del Convenio Marco, el que deberá ser informado a través del formulario que la DCCP destine para estos efectos, dentro de  los 10 días hábiles siguientes a la firma del presente convenio.

El desempeño de su cometido deberá ser:

1.       Representar al Adjudicatario en la discusión de las materias relacionadas con la ejecución del Convenio.

2.       Establecer procedimientos para el control de la información manejada por las partes.

3.       Informar cualquier cambio regulado por las bases de este convenio.

4.       Coordinar las acciones que sean pertinentes para la operación de este convenio con la Institución que requiera sus servicios.

Todo cambio, relativo a esta designación, deberá ser informado a la DCCP, por el representante legal del Adjudicatario.

Responsabilidad del Adjudicatario

Durante la vigencia del Convenio Marco, el Adjudicatario deberá administrar y mantener el catálogo de servicios adjudicados, lo cual implicará las siguientes responsabilidades:

1.       Entregar toda la información que sea necesaria para la catalogación de los ítems o productos adjudicados, tales como descripciones, especificaciones, fotografías u otros datos que correspondan, en los plazos y formatos establecidos por la DCCP. Para estos efectos, el Adjudicatario podrá trabajar en forma directa, o a través de alguna fábrica de contenidos disponible en el mercado, cuya elección será de su absoluta responsabilidad.

2.       Disponer de los recursos humanos y técnicos que sean necesarios para mantener actualizados los productos catalogados y sus respectivas condiciones comerciales, asegurando que las Entidades dispongan siempre de los mejores precios y de listas de productos vigentes, de manera de evitar problemas por discontinuidad o por falta de stock.

3.       Incorporar al catálogo aquellos ítems o productos licitados en este proceso y adjudicados al proveedor, de los cuales se tenga conocimiento que son de interés de las Entidades.

4.       Conocer y operar adecuadamente el sistema de administración de Catálogo, disponible para los proveedores de Convenio Marco, a través del sitio www.mercadopublico.cl.

5.       Responder y gestionar, según corresponda, todos los casos de reclamos y/o consultas reportados por la DCCP y/o las Entidades, en un máximo de 24 horas.

6.       Los proveedores deberán asegurar la catalogación de su oferta, disponiendo de los recursos humanos necesarios para que esto se materialice.

Comportamiento ético del Adjudicatario

El Adjudicatario, sus dependientes y en general quienes directa o indirectamente entreguen el suministro o presten el servicio licitado en el Convenio marco correspondiente, no podrán ofrecer obsequios, ofertas especiales al personal adscrito a una Entidad licitante, o cualquier regalía que pudiere implicar un conflicto de intereses presente o futuro entre dicho adjudicatario y la Entidad compradora, debiendo observar el más alto estándar ético exigible a los funcionarios públicos.

Propiedad Intelectual

El proveedor que resulte adjudicado deberá siempre entregar el producto de acuerdo a la especificación técnica, marca y modelo que haya declarado en su oferta. La DCCP podrá en todo momento, requerir información a las Entidades compradoras acerca del cumplimiento de la presente cláusula, por sí o a través de  asociaciones vinculadas a la industria.