Licitación ID: 812261-45-LP23
SERVICIO ALMACENAMIENTO FICHAS CLINICAS HLF 4to LLAMADO
Responsable de esta licitación: HOSPITAL CLINICO METROPOLITANO DE LA FLORIDA DOCTORA ELOISA DIAZ, convenios , operaciones , informatica
Reclamos recibidos por incumplir plazo de pago: 61
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Productos o servicios
1
Almacenaje de documentos en carpetas 1 Unidad
Cod: 78131602
SERVICIO DE ALMACENAMIENTO, INVENTARIO, CUSTODIA Y TRASLADO DE DOCUMENTOS Y CARÁTULAS DE FICHAS CLÍNICAS DEL HOSPITAL DE LA FLORIDA  

1. Características de la licitación
Nombre de la licitación:
SERVICIO ALMACENAMIENTO FICHAS CLINICAS HLF 4to LLAMADO
Estado:
Revocada
Descripción:
Las presentes bases de licitación son formuladas para establecer la regulación del proceso de Licitación Pública “SERVICIO DE ALMACENAMIENTO, INVENTARIO, CUSTODIA Y TRASLADO DE DOCUMENTOS Y CARÁTULAS DE FICHAS CLÍNICAS DEL HLF y reglamentan entre otros aspectos las condiciones que deben cumplir las ofertas, las etapas del proceso licitatorio, su forma de evaluación y adjudicación, las condiciones del contrato y todos los aspectos necesarios para el correcto proceso de adquisición.
Tipo de licitación:
Pública-Licitación Pública igual o superior a 1.000 UTM e inferior a 2.000 UTM (LP)
Tipo de convocatoria:
ABIERTO
Moneda:
Peso Chileno
Etapas del proceso de apertura:
Una Etapa
Toma de razón por Contraloría:
No requiere Toma de Razón por Contraloría
Publicidad de ofertas técnicas:
Las ofertas técnicas serán de público conocimiento una vez realizada la apertura técnica de las ofertas.
2. Organismo demandante
Razón social:
HOSPITAL CLINICO METROPOLITANO DE LA FLORIDA DOCTORA ELOISA DIAZ
Unidad de compra:
convenios , operaciones , informatica
R.U.T.:
65.075.485-9
Dirección:
No hay información
Comuna:
No hay información
Región en que se genera la licitación:
Región Metropolitana de Santiago
3. Etapas y plazos
Fecha de cierre de recepción de la oferta: 15-06-2023 16:00:00
Fecha de Publicación: 26-05-2023 16:32:33
Fecha inicio de preguntas: 26-05-2023 17:01:00
Fecha final de preguntas: 31-05-2023 23:59:00
Fecha de publicación de respuestas: 05-06-2023 17:00:00
Fecha de acto de apertura técnica: 15-06-2023 16:01:00
Fecha de acto de apertura económica (referencial): 15-06-2023 16:01:00
Fecha de Adjudicación: 17-07-2023 17:00:00
Fecha de entrega en soporte fisico No hay información
Fecha estimada de firma de contrato No hay información
Tiempo estimado de evaluación de ofertas No hay información
4. Antecedentes para incluir en la oferta
Adicionalmente, todos los proveedores para ofertar en esta licitación, deberán obligatoriamente confirmar y firmar electrónicamente la Declaración Jurada de Requisitos para Ofertar.
Documentos Administrativos
1.- CARPETA ADMINISTRATIVA
Documentos Técnicos
1.- CARPETA TÉCNICA
 
Documentos Económicos
1.- CARPETA ECONÓMICA
5. Requisitos para contratar al proveedor adjudicado
Persona natural
Encontrarse hábil en el Registro de Proveedores, registro que verificará NO haber incurrido en las siguientes causales de inhabilidad:

1 .- Haber sido condenado por cualquiera de los delitos de cohecho contemplados en el título V del Libro Segundo del Código Penal.
 
2 .- Registrar una o más deudas tributarias por un monto total superior a 500 UTM por más de un año, o superior a 200 UTM e inferior a 500 UTM por un período superior a 2 años, sin que exista un convenio de pago vigente. En caso de encontrarse pendiente juicio sobre la efectividad de la deuda, esta inhabilidad regirá una vez que se encuentre firme o ejecutoriada la respectiva resolución.
 
3 .- Registrar deudas previsionales o de salud por más de 12 meses por sus trabajadores dependientes, lo que se acreditará mediante certificado de la autoridad competente.
 
4 .- La presentación al Registro Nacional de Proveedores de uno o más documentos falsos, declarado así por sentencia judicial ejecutoriada.
 
5 .- Haber sido declarado en quiebra por resolución judicial ejecutoriada.
 
6 .- Haber sido eliminado o encontrarse suspendido del Registro Nacional de Proveedores por resolución fundada de la Dirección de Compras.
 
7 .- Haber sido condenado por prácticas antisindicales o infracción a los derechos fundamentales del trabajador.
 
8 .- Registrar condenas asociadas a responsabilidad penal jurídica (incumplimiento artículo 10, Ley 20.393).
 
Persona jurídica
Encontrarse hábil en el Registro de Proveedores, registro que verificará NO haber incurrido en las siguientes causales de inhabilidad:

1 .- Haber sido condenado por cualquiera de los delitos de cohecho contemplados en el título V del Libro Segundo del Código Penal.

2 .- Registrar una o más deudas tributarias por un monto total superior a 500 UTM por más de un año, o superior a 200 UTM e inferior a 500 UTM por un período superior a 2 años, sin que exista un convenio de pago vigente. En caso de encontrarse pendiente juicio sobre la efectividad de la deuda, esta inhabilidad regirá una vez que se encuentre firme o ejecutoriada la respectiva resolución.

3 .- Registrar deudas previsionales o de salud por más de 12 meses por sus trabajadores dependientes, lo que se acreditará mediante certificado de la autoridad competente.

4 .- La presentación al Registro Nacional de Proveedores de uno o más documentos falsos, declarado así por sentencia judicial ejecutoriada.

5 .- Haber sido declarado en quiebra por resolución judicial ejecutoriada.

6 .- Haber sido eliminado o encontrarse suspendido del Registro Nacional de Proveedores por resolución fundada de la Dirección de Compras.

7 .- Haber sido condenado por prácticas antisindicales o infracción a los derechos fundamentales del trabajador.

8 .- Registrar condenas asociadas a responsabilidad penal jurídica (incumplimiento artículo 10, Ley 20.393).

6. Criterios de evaluación
ÍtemObservacionesPonderación
1 Cumplimiento de Requisitos Formales de las Ofertas Se evaluará el cumplimiento formal de los requisitos administrativos, técnicos y económicos, a través del mecanismo de Tabulación, asignándose el siguiente puntaje: TRAMO, REQUISITO O CARACTERISTICA PUNTAJE Presenta oferta con todos los documentos requisitos administrativos, técnicos, económicos y anexos solicitados, en tiempo y forma. 100 Presenta oferta con todos los documentos, requisitos administrativos, técnicos, económicos y anexos solicitados, pero se debe pedir subsanar o enmendar elementos de tipo subsanables a través de foro inverso y proveedor corrige y/o subsana en tiempo y forma. 50 Presenta oferta con todos los documentos, requisitos administrativos, técnicos, económicos y anexos solicitados, pero se debe pedir subsanar o enmendar elementos de tipo subsanables a través de foro inverso y proveedor NO corrige o subsana en tiempo y forma. 0 1%
2 Criterio Técnico Se evaluará el criterio de evaluación técnico a través de los factores, “Certificación ISO 9001”, “, “Experiencia del oferente”, “Comportamiento contractual anterior” y “Plazo de Entrega”, cada uno con la ponderación de 20%, 10, 10% y 60% respectivamente. 38%
3 Condiciones de Empleo y Remuneración Este criterio corresponde a las mejores condiciones laborales para personal no profesional del oferente, situación debidamente acreditada. El mecanismo de tabulación será resultado de la sumatoria de los puntajes obtenidos por el oferente, según la información presentada y acreditada en anexo N° 08 de su oferta y según la siguiente tabla: Condiciones de Empleo y Remuneración Puntaje Políticas de capacitación continua 20 Contratación personas con discapacidad 20 Seguro salud 10 Bono Escolaridad 10 Bono Fiestas Patrias 10 Bono Navidad 10 Políticas de Reajustabilidad remuneraciones 10 Contratación de personas adulto mayor 10 En caso que el oferente no tenga Empleados NO Profesionales en su planta, no recibirá puntaje en este criterio. 1%
4 Criterio Económico El criterio Económico se evaluará según el valor ofertado en el Anexo N° 07 “Carta Oferta”, utilizándose la fórmula “Menor Precio”. Formula de Evaluación: 𝑀𝑒𝑛𝑜𝑟 𝑃𝑟𝑒𝑐𝑖𝑜: ( 𝑀𝑒𝑛𝑜𝑟 𝑃𝑟𝑒𝑐𝑖𝑜 𝑂𝑓𝑒𝑟𝑡𝑎𝑑𝑜 𝑃𝑟𝑒𝑐𝑖𝑜 𝑂𝑓𝑒𝑟𝑡𝑎𝑑𝑜 ) 𝑥 100 El valor ofertado deberá ajustarse al monto de gasto total para esta Licitación. Se establece expresamente que si la oferta del proveedor es de $1 en Mercado Público, su oferta será declarada inadmisible. 60%

7. Montos y duración del contrato
Estimación en base a: Precio Referencial
Fuente de financiamiento: No hay información
Contrato con Renovación: NO
Observaciones Sin observaciones
Tiempo del Contrato 36 Meses
Plazos de pago: 30 días contra la recepción conforme de la factura
Opciones de pago: Transferencia Electrónica, Cheque
Nombre de responsable de pago: Gustavo Hernández Gottschalk
e-mail de responsable de pago: gustavo.hernandez@hospitallaflorida.cl
Nombre de responsable de contrato: Marjorie Castro Herrera
e-mail de responsable de contrato: marjorie.castro@hospitallaflorida.cl
Teléfono de responsable del contrato: 56-2-6121203-
Prohibición de subcontratación: No permite subcontratación
Queda prohibida la subcontratación de los servicios contratados.
8. Garantías requeridas
    Garantías de Seriedad de Ofertas
Beneficiario: Hospital Clínico Metropolitano La Florida
Fecha de vencimiento: 13-01-2024
Monto: 100000 Peso Chileno
Descripción: El oferente o su representante deberá entregar físicamente la garantía en la Unidad de Licitaciones, ubicada en dependencias del Ex CRS (CESFAM Provisorio de La Florida), Avenida Froilán Roa 6420, en horario de lunes a viernes, de 08:30 a 13:00 y de 14:30 a 16:00 horas, antes del Página 8 de 52 día y hora de cierre del proceso de recepción de ofertas en mercado público. Las garantías deben entregarse en sobre cerrado en Unidad de Licitaciones del Hospital La Florida, señalando en el sobre lo siguiente: - GARANTIA SERIEDAD DE LA OFERTA ID: 812261-XX-LP23 (donde se señala XX, se debe reemplazar por el número de la licitación) - IDENTIFICACION DEL OFERENTE El oferente que necesite respaldar la entrega de su garantía deberá acompañar una fotocopia del sobre que entrega. Esta fotocopia será firmada por profesional, indicando la fecha de su recepción y solo si se comprueba que el documento físico viene en su interior. Sin perjuicio de lo señalado anteriormente, la revisión del documento y requisitos de admisibilidad solo se realizará en la apertura de las ofertas. En caso de presentarse una Garantía en Formato Electrónico, deberán ser presentadas junto a la oferta, antes del cierre de la recepción de las ofertas en mercado público. De no presentar la garantía el lugar, día y hora señalados, la(s) oferta(s) presentada(s) será(n) declarada(s) inadmisible(s). Esto último, sin perjuicio de las garantías en formato electrónico que deben ajustarse, además, a las disposiciones de la Ley N°19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, que deberán acompañarse juntamente con la oferta. La garantía podrá ser tomada por el oferente o por un tercero a nombre de él.
Glosa: PARA GARANTIZAR LA SERIEDAD DE LA OFERTA LICITACIÓN PÚBLICA “SERVICIO DE ALMACENAMIENTO, INVENTARIO, CUSTODIA Y TRASLADO DE DOCUMENTOS Y CARÁTULAS DE FICHAS CLÍNICAS DEL HOSPITAL LA FLORIDA” ID: 812261-XX-LP23” (donde se señala XX, se debe reemplazar por el número de la licitación)
Forma y oportunidad de restitución: Las garantías de seriedad de la oferta se podrán hacer efectivas administrativamente, en los siguientes casos: • Si el oferente en cualquier instancia desiste de su oferta. • Si el proponente retira su oferta o se comprueba por el director o por la Comisión de Evaluación, la falsedad de la información presentada, por cualquier medio que resulte procedente. • Si una vez aceptada la oferta, el adjudicatario no acompaña el correspondiente documento de garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato dentro del plazo establecido en las presentes bases. • Si el adjudicatario no se inscribe dentro del plazo establecido al efecto, en el Registro Electrónico Oficial de Contratistas de la Administración “Chileproveedores” en forma previa a la subscripción del contrato. • Si el adjudicatario no firma el contrato y/o no acompaña la documentación necesaria para la suscripción del mismo. Página 9 de 52 Para el cobro de la Garantía de Seriedad de la Oferta, se aplicará el mismo procedimiento utilizado para el cobro de multas, según lo establecido en estas Bases de Licitación. La devolución de las garantías de seriedad de la oferta, de aquellos proponentes cuyas ofertas hayan sido declaradas inadmisibles o desestimadas, se efectuará dentro del plazo de 10 días hábiles, contados desde la notificación de la Resolución que dé cuenta de la inadmisibilidad o adjudicación, salvo respecto del oferente que hubiere obtenido el segundo lugar en el ranking de evaluación, ya que para resguardar una posible readjudicación, su garantía será devuelta una vez suscrito el contrato. Respecto del oferente adjudicado, su garantía de seriedad de la oferta, será devuelta una vez que éste entregue la garantía de fiel cumplimiento del contrato. En todos los casos precedentemente indicados, el oferente o su representante debidamente individualizado y con poder especial ante notario, podrán solicitar la devolución de la boleta de seriedad de la oferta ante el responsable de la licitación, caso en el que éste comunicará tal situación a la Unidad de Tesorería, para que proceda a la devolución del documento.
    Garantía fiel de Cumplimiento de Contrato
Beneficiario: Hospital Clínico Metropolitano La Florida
Fecha de vencimiento: 13-05-2027
Monto: 10 %
Descripción: El oferente o su representante deberá entregar físicamente la garantía en secretaría de Comercialización ubicada en dependencias del Hospital La Florida (primer piso), Avenida Froilán Roa 6542, en horario de lunes a viernes, de 08:30 a 13:00 y de 14:30 a 16:00 horas, dentro de los 10 días hábiles desde la adjudicación. La garantía debe entregarse en sobre cerrado dirigido a la Unidad de Contratos del Hospital La Florida, señalando en el sobre lo siguiente: GARANTIA DE FIEL OPORTUNO CUMPLIMIENTO ID: 812261-XX-LP23 (donde se señala XX, se debe reemplazar por el número de la licitación) IDENTIFICACION DEL OFERENTE El oferente que necesite respaldar la entrega de su garantía deberá acompañar una fotocopia del sobre que entrega. Esta fotocopia será timbrada por profesional, indicando la fecha de su recepción y solo si se comprueba que el documento físico viene en su interior. Página 29 de 52 Sin perjuicio de lo señalado anteriormente, la revisión del documento y cumplimiento de requisitos formales, solo se verificará por la Unidad de Contratos. En caso de presentarse una Garantía en Formato Electrónico, deberán ser enviadas al correo: garantiahlf@redsalud.gov.cl, antes del del vencimiento del plazo de 10 días hábiles desde la adjudicación, indicando en el asunto del correo el ID de la Licitación y el nombre del Oferente. De no presentar dicha garantía en forma, lugar, día y hora señalados, la oferta adjudicada se entenderá desistida. Esto último, sin perjuicio de las garantías en formato electrónico que, además, deben ajustarse a las disposiciones de la Ley N°19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, que deberán acompañarse conjuntamente con la oferta. En el caso de que la garantía entregada contenga errores, se solicitará corregir dentro de los 5 días hábiles siguientes, so pena de no firmarse el contrato respectivo. La no entrega de esta Garantía de Fiel y Oportuno Cumplimiento, dará lugar al cobro de la Garantía de Seriedad de la Oferta (si se ha solicitado en el proceso licitatorio) y el Hospital podrá readjudicar la Licitación o declarar Desierto el proceso. La garantía podrá ser tomada por el oferente o por un tercero a nombre de él.
Glosa: Garantizar el Fiel y Oportuno Cumplimiento del Contrato y las obligaciones laborales del “SERVICIO DE ALMACENAMIENTO, INVENTARIO, CUSTODIA Y TRASLADO DE DOCUMENTOS Y CARÁTULAS DE FICHAS CLÍNICAS” del Hospital de la Florida ID 812261-XX-LP23(donde se señala XX reemplazar por el número de la Licitación)
Forma y oportunidad de restitución: La garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato se podrá hacer efectiva, en caso de incumplimiento por parte del proveedor de cualquiera de las obligaciones del Contrato, sin perjuicio de las multas que corresponda aplicar. Para el cobro de la Garantía de Fiel y Oportuno Cumplimiento, se aplicará el mismo procedimiento utilizado para el cobro de multas, según lo establecido en estas Bases de Licitación. La devolución de la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato se efectuará dentro del plazo de 10 días hábiles contado desde el término del contrato, y/ o una vez acreditado que se han cumplido todas las obligaciones de dicho contrato, mediante Certificación de Conformidad, suscrito por el Jefe de la Unidad de Contratos o quien lo subrogue, para tal efecto, al término del convenio. Un representante de la empresa debidamente individualizado con poder especial ante notario podrá solicitar la devolución ante el Responsable de Contrato de la Unidad de Contratos del Hospital, caso en el que se comunicará a la Unidad de Tesorería. En caso que el Hospital determine necesario aumentar el contrato, el adjudicatario deberá entregar una nueva garantía.
9. Requerimientos técnicos y otras cláusulas
1.- OBJETO DE LAS BASES.
Las presentes bases de licitación son formuladas para establecer la regulación del proceso de Licitación Pública “SERVICIO DE ALMACENAMIENTO, INVENTARIO, CUSTODIA Y TRASLADO DE DOCUMENTOS Y CARÁTULAS DE FICHAS CLÍNICAS DEL HLF y reglamentan entre otros aspectos las condiciones que deben cumplir las ofertas, las etapas del proceso licitatorio, su forma de evaluación y adjudicación, las condiciones del contrato y todos los aspectos necesarios para el correcto proceso de adquisición. Cabe hacer presente que los servicios asociados a esta adquisición deben ajustarse a las especificaciones de estas bases. No podrá el proveedor ofertar servicios distintos a los establecidos en estas bases de licitación ni complementos o extras no contemplados en los requerimientos técnicos. Cualquier extra no requerido no será considerado en la evaluación. El servicio solicitado se encuentra detallado en las bases Técnicas de licitación.
2.- DISPOSICIONES PRELIMINARES.
2.1.- De los oferentes Podrán participar en esta licitación las personas naturales o jurídicas, chilenas o extranjeras que realicen sus ofertas a través del sistema de información www.mercadopublico.cl. Del mismo modo podrán participar en el presente proceso, las personas naturales y/o jurídicas que decidan asociarse a través de la unión temporal de proveedores, regulada en el artículo 67 bis del Decreto Nº 250 del 2004 del Ministerio de Hacienda, que aprueba el reglamento de la Ley Nº 19.886. Tratándose de personas naturales o jurídicas extranjeras, deberán al momento de contratar contar con agencia y domicilio en Chile, con un representante con mandato y poder suficiente para contratar a nombre del mandante, y para responder de las obligaciones que emanen del contrato respectivo, de acuerdo a la normativa vigente, y sin perjuicio de las normas que sobre el particular establezcan tratados o convenios internacionales vigentes suscritos por Chile y por el país de origen de dicha persona natural o jurídica. Para estos efectos, la documentación que deberá exigirse a las empresas extranjeras, se hará conforme a lo dispuesto en la ley N°20.711, en caso de ser ello procedente. En cuanto a la aplicabilidad de los Tratados Internacionales a los que se hace alusión en este apartado, será pertinente en la medida que tales instrumentos hayan sido suscritos y ratificados por Chile. Todo Proponente u Oferente interesado en presentar Oferta deberá estudiar cuidadosamente las Bases Administrativas y Técnicas, debiendo informarse de todas las condiciones que de alguna manera afecten el costo de los bienes y/o servicios ofertados, tales como permisos que deben obtenerse, leyes o reglamentos que puedan ser aplicables, entre otros. Cualquier omisión por parte del Oferente, será a su propio riesgo y sólo él será responsable de los errores u omisiones en que incurra. El Proponente sufragará todos los costos relacionados con la preparación y presentación de su oferta. El Hospital no será responsable en caso alguno de dichos costos, cualquiera sea el resultado de la Licitación. 2.2.- Unión temporal de los proveedores Se entenderá como unión temporal de proveedores, si dos o más proveedores se unen para el efecto de participar en un proceso de compra, deberán establecer, en el documento que formaliza la unión, a lo menos, la solidaridad entre las partes respecto de todas las obligaciones que se generen con la Entidad y el nombramiento de un representante o apoderado común con poderes suficientes. Cuando se trate de adquisiciones inferiores a 1.000 UTM, el representante de la unión temporal de proveedores deberá adjuntar al momento de ofertar, el documento público o privado que da cuenta del acuerdo para participar de esta forma. Página 4 de 52 Para contrataciones iguales o superiores al monto indicado, y sin perjuicio del resto de las disposiciones legales y reglamentarias que resulten aplicables, el acuerdo en que conste la unión temporal deberá materializarse por escritura pública, como documento para contratar, sin que sea necesario constituir una sociedad. Si la Entidad exige la inscripción en el Registro de Proveedores para suscribir el contrato, cada proveedor de dicha unión temporal deberá inscribirse. Al momento de la presentación de las ofertas, los integrantes de la Unión determinarán qué antecedentes presentarán para ser considerados en la evaluación respectiva, siempre y cuando lo anterior no signifique ocultar información relevante para la ejecución del respectivo contrato que afecte a alguno de los integrantes de la misma. La vigencia de esta unión temporal de proveedores no podrá ser inferior a la del contrato adjudicado. 2.3.- Inhabilidades para participar en la Licitación y/o Contratar No podrán participar como oferentes, ni contratar con el estado, las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, afectos a alguna de las prohibiciones, inhabilidades o incompatibilidades para contratar con órganos y organismos de la Administración del Estado, contempladas en los incisos 1º y 6º respectivamente del artículo 4º de la Ley Nº 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios y su normativa complementaria. Tampoco podrán contratar quienes hayan sido condenados, a esta inhabilidad, por el Tribunal de Defensa de la Libre Competencia en conformidad con lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 26, letra d), del DFL N° 1, de 2004, del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción, que fijó el texto refundido, coordinado y sistematizado del DL N° 211, de 1973, que fijó normas para la defensa de la libre competencia Tratándose de personas jurídicas, además, no deben haber sido condenadas a pena de prohibición de celebrar actos y contratos con organismos del Estado, de conformidad con la Ley N° 20.393, que establece la Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas en los Delitos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Delitos de Cohecho que Indica. Tratándose de la unión temporal de proveedores, cualquiera de las causales de inhabilidad para la presentación de las ofertas, para la formulación de la propuesta o para la suscripción de la convención, establecidas en la legislación vigente, afectarán a cada integrante de la Unión individualmente considerado. En caso de afectar una causal de inhabilidad a algún integrante de la Unión, ésta deberá decidir si continuará con el respectivo procedimiento de contratación con los restantes integrantes no inhábiles de la misma o se desiste de su participación en el respectivo proceso. Todo lo anterior, aun cuando, cumplan con los requisitos técnicos establecidos en las presentes bases de Licitación. 2.4.- Aceptación del contenido de las bases Los oferentes por el sólo hecho de presentarse a la Licitación aceptan y se entenderán en cabal conocimiento de estas Bases, así como también de las características de la provisión de los servicios y bienes que se requieren, así como de las Modificaciones de Bases y aclaraciones publicadas en su oportunidad, por el sólo hecho de presentar sus ofertas, por lo que se declaran conformes con ellas y no tienen reservas ni observaciones que formular, debiendo ajustarse a ellas en todo momento. 2.5.- Presentación de documentos El idioma español regirá para todo el proceso de Licitación, para todos los documentos asociados y aquellos que posteriormente origine la materialización de la adjudicación. Todos los antecedentes y formularios deberán ser anexados a la respectiva oferta presentada en idioma español, en formatos digitales utilizando para estos efectos Word (como procesador de textos), Excel (planilla electrónica) e imágenes digitalizadas en formatos PDF. Para estos efectos, la documentación que deberá exigirse a las empresas extranjeras, se hará conforme a lo dispuesto en la ley N°20.711, en caso de ser ello procedente.
3.- ANTECEDENTES QUE RIGEN EL PROCESO DE COMPRA
Junto a la Ley N° 19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios y al Decreto N° 250 de fecha 09 de marzo de 2004, del Ministerio de Hacienda y sus modificaciones, forman parte integrante de los documentos de la presente licitación los que a continuación se señalan, los cuales regirán de forma obligatoria y complementaria, y en caso de discrepancia prevalecerán en el orden de prelación que se indica: • Las presentes Bases Administrativas, Bases Técnicas, Anexos y sus modificaciones. • Las Respuestas y/o Aclaraciones realizadas en esta licitación. • Los antecedentes económicos, técnicos y administrativos presentados por el oferente adjudicado. • Ley 20.584, que Regula Los Derechos y Deberes que tienen las Personas en relación con acciones vinculadas a su atención de salud. Lo anterior, es sin perjuicio de la facultad interpretativa de la Contraloría General de la República y del Tribunal de Contrataciones Públicas.
4.- DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
Se aplicarán en las presentes Bases Administrativas, Bases Técnicas y en los Anexos, los términos y definiciones establecidos en la Ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios y en el Decreto N° 250 de 2004 del Ministerio de Hacienda que aprueba el Reglamento de la Ley 19.886, y sus modificaciones, más los que a continuación se indican: • Hospital Clínico Metropolitano de La Florida Dra. Eloísa Díaz Insunza, Hospital de La Florida, Hospital o HLF: Establecimiento asistencial de alta complejidad, RUT 65.075.485-9, ubicado en Av. Froilán Roa Nº 6542, comuna de La Florida, Santiago de Chile. • Días Hábiles: Son todos los días de la semana, excepto los sábados, domingos y festivos. • Días Corridos: Son los días de la semana que se computan uno a uno en forma correlativa. Salvo que se exprese lo contrario, los plazos de días señalados en las presentes bases de licitación podrán ser de días corridos. En caso que el plazo de día corrido expire en días sábados, domingos o festivos se entenderá prorrogado para el día hábil siguiente. En todos los casos, el plazo de cierre para la recepción de ofertas no podrá vencer en días inhábiles ni en un día lunes o en un día siguiente a un día inhábil, antes de las quince horas. Todos los plazos de días que se haga mención en las presentes bases se entenderán que han de ser completos y correrán además hasta la media noche del último día del plazo. Lo anterior, salvo en aquellos casos en que se indique hora exacta, y siempre y cuando se respeten los plazos mínimos legales establecidos por el ordenamiento jurídico. • Referente Técnico: En la presente licitación pública, la referente técnico es Romina Ávalos, Jefatura Ficha Clínica del Hospital de La Florida.
5.- DISPOSICIONES GENERALES
5.1-Comunicaciones Cualquier comunicación que deba realizar el Hospital a los proponentes, la publicará en el portal www.mercadopublico.cl. Así mismo, cualquier comunicación que los proponentes requieran realizar al Hospital deberá ser a través de igual medio. 5.2.- Consultas y aclaraciones a los Antecedentes de la Licitación. El oferente que tenga dudas respecto de la licitación debe efectuar sus consultas única y exclusivamente a través del Foro del Sistema de Información y de acuerdo al plazo del numeral 5.4 de las presentes bases. No se atenderá ni aceptará ningún tipo de consulta por otro medio. Las consultas que se reciban pasada esa fecha, no obtendrán respuesta. En las consultas, se deberá indicar la página y punto de las bases y/o el número del anexo objeto de la consulta. Se considerará que estas aclaraciones formarán parte integral de las bases y por tanto se presumen conocidas y su aplicación obligatoria para todos los oferentes. El conocimiento del contenido de las aclaraciones emanadas del Hospital La Florida, es de exclusiva responsabilidad de los oferentes. Las respuestas a las consultas se publicarán en www.mercadopublico.cl en un solo documento, a todos los proponentes que participen en la licitación, en el plazo señalado en el numeral 5.4 de las presentes bases. Página 6 de 52 5.3.- Respuesta y aclaraciones a los Antecedentes de la Licitación. Las respuestas a las consultas se publicarán en www.mercadopublico.cl en un solo documento, a todos los proponentes que participen en la licitación, en el plazo señalado en el numeral 5.4 de las presentes bases. Se considerará que estas aclaraciones formarán parte integral de las bases y por tanto se presumen conocidas y su aplicación obligatoria para todos los oferentes. El conocimiento del contenido de las aclaraciones emanadas del Hospital La Florida, es de exclusiva responsabilidad de los oferentes. 5.4.- Cronograma de la licitación Para los efectos de esta licitación se establece el siguiente cronograma: Publicación de Bases de Licitación Las Bases de Licitación se encontrarán publicadas durante 20 (veinte) días corridos, desde la fecha que se suban al portal www.mercadopublico.cl. hasta el día de cierre de las ofertas. Consultas de las Bases El oferente podrá hacer consultas sobre las Bases de Licitación, hasta las 23:59 horas del cinco día corrido contado desde la publicación de estas y sólo a través de www.mercadopublico.cl. Respuestas y Aclaraciones Se dará respuesta a las consultas de las Bases, el décimo día corrido contado desde la publicación de Bases, a través de www.mercadopublico.cl, si el décimo día fuere sábado, domingo o festivo, el plazo se extenderá hasta el primer día hábil siguiente. Cierre de recepción de las ofertas Los oferentes podrán presentar sus ofertas hasta el veinteavo día corrido contado desde la publicación de bases hasta las 16 horas, a través de www.mercadopublico.cl. De acuerdo con lo preceptuado en el inciso penúltimo del artículo 25 del decreto N° 250, de 2004, no podrá vencer en días inhábiles o en un día lunes o en un día siguiente a un día inhábil antes de las 15:00 hrs. Si el veinteavo día fuere sábado, domingo o festivo, el plazo se extenderá hasta el primer día hábil siguiente. Apertura de las ofertas El acto de Apertura se efectuará a través de www.mercadopublico.cl. La apertura se realizará desde las 16:01 horas desde la fecha del cierre de las ofertas y hasta los 5 (cinco) días hábiles siguientes al cierre. Evaluación de admisibilidad La evaluación de admisibilidad se realizará en la apertura de las ofertas y consistirá en la revisión de todos los documentos y anexos obligatorios publicados por los oferentes, exigidos en bases de licitación, junto a la verificación de la entrega física o electrónica del documento en garantía de la seriedad de la oferta (si se ha solicitado en el proceso licitatorio), si esta, ha sido requerida en el proceso. Todo, sin perjuicio ni limitación a que, con posterioridad, pueda detectarse una causal de inadmisibilidad en la presentación de algún oferente durante la etapa de evaluación Administrativa, Técnica y Económica. Evaluación Administrativa, Técnica y Económica de las Ofertas La evaluación Administrativa, Técnica y Económica de las ofertas se realizará desde el día hábil siguiente de la evaluación de admisibilidad y no podrá exceder de 10 días hábiles. Adjudicación de las Ofertas La adjudicación de la Licitación se realizará dentro de los 5 (cinco) días hábiles contados desde el término de la evaluación. Suscripción del contrato El oferente adjudicado estará obligado a firmar el contrato, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío del contrato. 5.5. Modalidad de Propuesta Las propuestas se presentarán a través de www.mercadopublico.cl en pesos $, con valores unitarios sin IVA., indicando si el servicio es Exento o afecto de IVA. Página 7 de 52 Los valores ofertados deberán incluir todos los gastos en los que incurra el adjudicatario en la prestación de los servicios requeridos hasta su total recepción conforme, comprendiéndose entre ellos, por ejemplo, los relativos a capacitación, remuneraciones, fletes incluidos, derechos, patentes, legalización de documentos, si proceden, etc. Los oferentes podrán presentar una sola oferta o bien una oferta principal y otra alternativa. Se deberán, además, presentar todos los anexos solicitados los cuales deberán tener el Servicio requerido claramente identificado. 5.6. Ofertas alternativas Los proponentes podrán presentar una oferta alternativa, la que será estudiada por el Hospital como una oferta más. La oferta alternativa deberá ser identificada en el Portal Mercado Público como “Oferta Alternativa”. 5.7. Validez de las Ofertas Las ofertas deberán tener una validez mínima de ciento ochenta (180) días corridos, contados desde la fecha desde el cierre de las ofertas. La oferta cuyo período de validez sea menor al requerido, dará causa a DECLARARLA INADMISIBLE. Lo anterior, sin perjuicio de que se efectuará la revisión de la totalidad de los antecedentes contenidos en la oferta , según lo establecido en el artículo 9 e Ley 19.886. Con todo, si nada señala la oferta, se entenderá que la oferta tiene una validez de 180 días corridos para todos los efectos. Vencido este plazo, y si no se hubiere realizado la adjudicación o no se haya firmado el contrato, por razones internas del Hospital, este podrá solicitar a los proponentes la prórroga de sus ofertas y garantías. Los proponentes podrán ratificar sus ofertas o retirarlas, formalizando su decisión mediante comunicación escrita dirigida al Hospital y la entrega de nueva garantía. La comunicación se realizará a través de correo electrónico, al correo indicado por el oferente en el ANEXO N°1. El oferente tendrá el plazo de 5 días hábiles para responder y entregar nueva garantía. De no recibir respuesta se entenderá que el oferente no tiene interés en continuar. Desde el día siguiente hábil contado de la comunicación del oferente de no perseverar en la propuesta, o vencido el plazo de respuesta sin que el oferente se pronuncie al respecto, se pondrá a disposición de los proponentes para su devolución la garantía a aquellos que no accedan a la prórroga. 5.8. Garantía de Seriedad de la Oferta El oferente garantizará la seriedad de su oferta mediante la entrega de una garantía por todas las propuestas presentadas, siendo de su exclusiva responsabilidad que dicha garantía sea presentada conforme a las siguientes especificaciones, en consecuencia, cualquier error u omisión en la mencionada garantía, dará causa a declarar inadmisible la o las ofertas. Tipo de Documento Podrán ser presentados como documentos de caución, boletas de garantía, vale vistas, certificados de fianza, póliza de garantía o cualquier otro documento que cumpla con los siguientes requisitos • Sea pagadero a la vista • no sujeto a modalidad • irrevocable • Emitida a favor de Entidad Pública Monto $100.000 ( cien mil pesos) Beneficiario Hospital Clínico Metropolitano La Florida Rut 65.075.485-9 Vigencia 180 días corridos a partir del momento del cierre de la recepción de ofertas. Glosa PARA GARANTIZAR LA SERIEDAD DE LA OFERTA LICITACIÓN PÚBLICA “SERVICIO DE ALMACENAMIENTO, INVENTARIO, CUSTODIA Y TRASLADO DE DOCUMENTOS Y CARÁTULAS DE FICHAS CLÍNICAS DEL HOSPITAL LA FLORIDA” ID: 812261-XX-LP23” (donde se señala XX, se debe reemplazar por el número de la licitación) Forma y oportunidad de Entrega Física El oferente o su representante deberá entregar físicamente la garantía en la Unidad de Licitaciones, ubicada en dependencias del Ex CRS (CESFAM Provisorio de La Florida), Avenida Froilán Roa 6420, en horario de lunes a viernes, de 08:30 a 13:00 y de 14:30 a 16:00 horas, antes del Página 8 de 52 día y hora de cierre del proceso de recepción de ofertas en mercado público. Las garantías deben entregarse en sobre cerrado en Unidad de Licitaciones del Hospital La Florida, señalando en el sobre lo siguiente: - GARANTIA SERIEDAD DE LA OFERTA ID: 812261-XX-LP23 (donde se señala XX, se debe reemplazar por el número de la licitación) - IDENTIFICACION DEL OFERENTE El oferente que necesite respaldar la entrega de su garantía deberá acompañar una fotocopia del sobre que entrega. Esta fotocopia será firmada por profesional, indicando la fecha de su recepción y solo si se comprueba que el documento físico viene en su interior. Sin perjuicio de lo señalado anteriormente, la revisión del documento y requisitos de admisibilidad solo se realizará en la apertura de las ofertas. En caso de presentarse una Garantía en Formato Electrónico, deberán ser presentadas junto a la oferta, antes del cierre de la recepción de las ofertas en mercado público. De no presentar la garantía el lugar, día y hora señalados, la(s) oferta(s) presentada(s) será(n) declarada(s) inadmisible(s). Esto último, sin perjuicio de las garantías en formato electrónico que deben ajustarse, además, a las disposiciones de la Ley N°19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, que deberán acompañarse juntamente con la oferta. La garantía podrá ser tomada por el oferente o por un tercero a nombre de él. Custodia Las garantías serán custodiadas por la Unidad de Tesorería del Hospital de La Florida. Se hace presente que en el edificio ubicado en Avenida Froilán Roa 6420, comuna La Florida, funcionan distintas unidades del Hospital, por lo que será de exclusiva responsabilidad del proveedor entregar correctamente la garantía, en caso que se entregue en un lugar distinto del indicado precedentemente, se tendrá por no presentado el documento. Si se presenta más de una oferta a concurso por un mismo oferente (oferta principal y oferta alternativa), este solo deberá presentar una garantía por ambas ofertas publicadas. 5.9.- Devolución y Cobro de la Garantía de Seriedad de la Oferta Las garantías de seriedad de la oferta se podrán hacer efectivas administrativamente, en los siguientes casos: • Si el oferente en cualquier instancia desiste de su oferta. • Si el proponente retira su oferta o se comprueba por el director o por la Comisión de Evaluación, la falsedad de la información presentada, por cualquier medio que resulte procedente. • Si una vez aceptada la oferta, el adjudicatario no acompaña el correspondiente documento de garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato dentro del plazo establecido en las presentes bases. • Si el adjudicatario no se inscribe dentro del plazo establecido al efecto, en el Registro Electrónico Oficial de Contratistas de la Administración “Chileproveedores” en forma previa a la subscripción del contrato. • Si el adjudicatario no firma el contrato y/o no acompaña la documentación necesaria para la suscripción del mismo. Página 9 de 52 Para el cobro de la Garantía de Seriedad de la Oferta, se aplicará el mismo procedimiento utilizado para el cobro de multas, según lo establecido en estas Bases de Licitación. La devolución de las garantías de seriedad de la oferta, de aquellos proponentes cuyas ofertas hayan sido declaradas inadmisibles o desestimadas, se efectuará dentro del plazo de 10 días hábiles, contados desde la notificación de la Resolución que dé cuenta de la inadmisibilidad o adjudicación, salvo respecto del oferente que hubiere obtenido el segundo lugar en el ranking de evaluación, ya que para resguardar una posible readjudicación, su garantía será devuelta una vez suscrito el contrato. Respecto del oferente adjudicado, su garantía de seriedad de la oferta, será devuelta una vez que éste entregue la garantía de fiel cumplimiento del contrato. En todos los casos precedentemente indicados, el oferente o su representante debidamente individualizado y con poder especial ante notario, podrán solicitar la devolución de la boleta de seriedad de la oferta ante el responsable de la licitación, caso en el que éste comunicará tal situación a la Unidad de Tesorería, para que proceda a la devolución del documento. 5.10.- Modificación de las Bases En cualquier momento, antes del cierre de recepción de ofertas, el Hospital podrá introducir modificaciones a los documentos de licitación por medio de un acto administrativo publicado a través del portal electrónico www.mercadopublico.cl, si estima que ello resulta esencial para los fines y/o correcto desarrollo del proceso licitatorio. En caso de que lo anterior ocurra, el Hospital La Florida deberá otorgar un plazo prudencial a los oferentes para que puedan conocer y adecuar sus ofertas a las modificaciones introducidas, pudiendo o no, modificar la fecha de cierre para estos efectos, lo cual será informado por el portal Mercado Público junto con las modificaciones, una vez que el acto administrativo que las aprueba se encuentre totalmente tramitado. En el evento de modificarse la fecha de cierre, el plazo para ofertar se ampliará en la cantidad de días que se señale en www.mercadopublico.cl. Es exclusiva responsabilidad del Proponente la revisión del Portal, con el objeto de informarse sobre lo expuesto en este punto y en el punto 5.3. Así mismo, es obligación del oferente, una vez cerrada la presentación de ofertas, revisar el Foro Inverso y responder las aclaraciones que se le soliciten por esta vía. 5.11.- Pacto De Integridad El oferente declara que, por el sólo hecho de participar en la presente licitación, acepta expresamente el presente pacto de integridad, obligándose a cumplir con todas y cada una de las estipulaciones contenidas en el mismo, sin perjuicio de las que se señalen en el resto de las bases de licitación y demás documentos integrantes. Especialmente, el oferente acepta el suministrar toda la información y documentación que sea considerada necesaria y exigida de acuerdo a las presentes bases de licitación, asumiendo expresamente los siguientes compromisos: 1. El oferente se obliga a no ofrecer ni conceder, ni intentar ofrecer o conceder, sobornos, regalos, premios, dádivas o pagos, cualquiera fuese su tipo, naturaleza y/o monto, a ningún funcionario público en relación con su oferta, con el proceso de licitación pública, ni con la ejecución de él o los contratos que eventualmente se deriven de la misma, ni tampoco a ofrecerlas o concederlas a terceras personas que pudiesen influir directa o indirectamente en el proceso licitatorio, en su toma de decisiones o en la posterior adjudicación y ejecución del o los contratos que de ello se deriven. 2. El oferente se obliga a no intentar ni efectuar acuerdos o realizar negociaciones, actos o conductas que tengan por objeto influir o afectar de cualquier forma la libre competencia, cualquiera fuese la conducta o acto específico, y especialmente, aquellos acuerdos, negociaciones, actos o conductas de tipo o naturaleza colusiva, en cualquiera de sus tipos o formas. 3. El oferente se obliga a revisar y verificar toda la información y documentación, que deba presentar para efectos del presente proceso licitatorio, tomando todas las medidas que sean necesarias para asegurar la veracidad, integridad, legalidad, consistencia, precisión y vigencia de la misma. 4. El oferente se obliga a ajustar su actuar y cumplir con los principios de legalidad, ética, moral, buenas costumbres y transparencia en el presente proceso licitatorio. 5. El oferente manifiesta, garantiza y acepta que conoce y respetará las reglas y condiciones establecidas en las bases de licitación, sus documentos integrantes y él o los contratos que de ellos se derivase. 6. El oferente se obliga y acepta asumir, las consecuencias y sanciones previstas en estas bases de licitación, así como en la legislación y normativa que sean aplicables a la misma. Página 10 de 52 7. El oferente reconoce y declara que la oferta presentada en el proceso licitatorio es una propuesta seria, con información fidedigna y en términos técnicos y económicos ajustados a la realidad, que aseguren la posibilidad de cumplir con la misma en las condiciones y oportunidad ofertadas. 8. El oferente se obliga a tomar todas las medidas que fuesen necesarias para que las obligaciones anteriormente señaladas sean asumidas y cabalmente cumplidas por sus empleados y/o dependientes y/o asesores y/o agentes y en general, todas las personas con que éste o éstos se relacionen directa o indirectamente en virtud o como efecto de la presente licitación, incluidos sus subcontratistas, haciéndose plenamente responsable de las consecuencias de su infracción, sin perjuicio de las responsabilidades individuales que también procediesen y/o fuesen determinadas por los organismos correspondientes.
6. DE LAS PROPUESTAS
Es responsabilidad de los oferentes presentar sus propuestas en tiempo y forma, es decir, en el plazo fijado en el numeral 5.4 y con toda la información requerida en las presentes bases, de manera tal que permita una evaluación objetiva, certera, entendible y transparente de todas y cada una de ellas. Los archivos, documentos y/o anexos, que constituyan la oferta y que deben publicarse en el portal www.mercadopublico.cl por el oferente, deben ingresarse al portal con el nombre asignado en estas bases, de modo que sean fácilmente identificables para el evaluador, ejemplo: Anexo Nº 02 Declaración Jurada. Debe respetarse dicha fórmula de nomenclatura y el formato electrónico de cada anexo, a fin de facilitar la identificación de los documentos y el proceso de evaluación, es decir incorporarse con la mencionada formula de nomenclatura y en el formato electrónico en el que originalmente figura el anexo (Excel, Word u otro). Los anexos Nº 01 y 02 se deben presentar uno por cada oferente, es decir, si un oferente presenta oferta alternativa, no es necesario ingresarlos por cada una de las ofertas. La no presentación de cualquiera de los Anexos señalados como OBLIGATORIOS, hará inadmisible la oferta. Lo anterior, sin perjuicio de que se efectuará la revisión de la totalidad de los antecedentes contenidos en la oferta, de acuerdo al artículo 9 de la Ley N° 19.886. Los antecedentes solicitados en la presente licitación deben subirse a las carpetas disponibles del proceso en www.mercadopublico.cl, agrupadas según se señala a continuación: CARPETA ADMINISTRATIVA. ANEXO NOMBRE ANEXO DESCRIPCIÓN ANEXO 01 PRESENTACIÓN DEL OFERENTE Documento en el cual el oferente indica información básica y esencial respecto de su identificación. Debe adjuntarse en la carpeta administrativa con el nombre: Anexo N° 01 Presentación Del Oferente. 02 DECLARACIÓN JURADA Documento en el cual el oferente declara cumplir con las disposiciones generales de la Ley de Compras y su respectivo Reglamento para ofertar y contratar con el Estado. Debe adjuntarse en la carpeta administrativa con el nombre: Anexo N° 02 Declaración Jurada Del Oferente. Por contener este documento la Declaración Jurada exigida para ofertar, este anexo se considera un ANEXO OBLIGATORIO, por tanto, su no presentación hará inadmisible la oferta. Si el oferente es una UTP (Unión Temporal de Proveedores), cada integrante de la UTP deberá presentar junto a la oferta la Declaración Jurada como oferente de forma individual junto a la oferta de la UTP antes del cierre de la Licitación. No están obligados a presentar este Anexo N°02 Declaración Jurada, aquellos oferentes que estén inscritos y en estado hábil en el portal www.chileproveedores.cl y que posean en este registro publicado la declaración para ofertar exigida por Ley a la fecha del cierre de las ofertas. Página 11 de 52 Además, los oferentes deben identificarse y acreditar su existencia, para ello deberá acompañar los siguientes documentos en la Carpeta Administrativa: • Si es persona natural: - Imagen digitalizada de la cédula nacional de identidad. • Si es persona jurídica: El oferente deberá acreditar la vigencia de la sociedad, y para ello deberá presentar uno de los siguientes documentos: ▪ Imagen digitalizada del certificado de vigencia de la sociedad oferente de data no superior a tres (3) meses contados desde la presentación de la oferta, emitido por el Conservador de Bienes Raíces. ▪ Imagen digitalizada de la escritura pública de constitución de la sociedad y de todas sus modificaciones. ▪ Imagen digitalizada del certificado de vigencia emitido por el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo para aquellas empresas creadas bajo el régimen establecido por la Ley N° 20.659, de data no superior a tres (3) meses contados desde la presentación de la oferta. El oferente deberá acreditar la vigencia de poderes del Representante Legal de la Sociedad, y para ello deberá presentar la imagen digitalizada del RUT del oferente y de la cédula de identidad de su representante legal y uno de los siguientes documentos: ▪ Imagen digitalizada del certificado de vigencia de poderes del representante legal del oferente, de data no superior a tres (3) meses contados desde la presentación de la oferta, emitido por el Conservador de Bienes Raíces. ▪ Imagen digitalizada del certificado de vigencia de la sociedad oferente de data no superior a tres (3) meses contados desde la presentación de la oferta, emitido por el Conservador de Bienes Raíces, en que consten los poderes otorgados al representante legal de la empresa. ▪ Imagen digitalizada del certificado de estatuto actualizado emitido por el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo para aquellas empresas creadas bajo el régimen establecido por la Ley N° 20.659, de data no superior a tres (3) meses contados desde la presentación de la oferta. No están obligados a acreditar su existencia y vigencia aquellos oferentes que estén inscritos y en estado hábil en el portal www.chileproveedores.cl a la fecha del cierre de las ofertas cuyos respaldos e información para acreditar su existencia y vigencia, se encuentren ya publicados en dicho portal. CARPETA TÉCNICA ANEXO NOMBRE ANEXO DESCRIPCIÓN ANEXO 03 ESPECIFICACIONES TECNICAS Documento Excel en el cual el oferente debe indicar si cumple con la información técnica respecto del bien y/o servicio ofertado. Para acreditar si cumple o no el requisito técnico, debe adjuntar todos los documentos, fotografías y/o certificados que respalden su información, según los requerimientos de las presentes bases. El proponente deberá descargar archivo Excel “Anexo N°03 Especificaciones Técnicas” publicado en el portal www.mercadopublico.cl. y completar con la información señalada según cumpla o no las características solicitadas. Las propuestas que no cumplan con alguno de los requisitos técnicos OBLIGATORIOS o no logren ser acreditados, serán declaradas inadmisibles y no serán evaluadas. Una vez completada la tabla Excel con la información requerida, debe adjuntarse en la carpeta técnica con el nombre: Anexo N°03 Especificaciones Técnicas. ANEXO OBLIGATORIO, por tanto, su no presentación hará inadmisible la oferta. Lo anterior, sin perjuicio de que se efectuará la revisión de la totalidad de los antecedentes contenidos en la oferta, de acuerdo al artículo 9 de la Ley N° 19.886. Página 12 de 52 04 PLAZO DE ENTREGA PLAZOS DE DIAS: PLAZO TRASLADO E INVENTARIO INICIAL: Documento en que se indica el Plazo Traslado Inicial de Documentos y el plazo de inventario de las primeras 4000 cajas, de acuerdo a las Bases Administrativas y demás documentos que forman parte de la licitación. El plazo de Traslado e inventario inicial de documentos se entiende comenzará, a partir de la fecha de la firma del contrato y hasta inventariar la totalidad de los documentos en el lugar de almacenaje respectivo y el ingreso de estos al Sistema Informático de Administración de Documentos, para lo cual se requerirá la recepción conforme del Referente Técnico. PLAZO CAPACITACION SERVICIO INFORMATICO: plazo que oferta para capacitar a los funcionarios que trabajaran con sistema informático. El Plazo de Capacitación del Personal, se entiende comenzará, a partir desde la fecha de la firma del contrato. Y debe considerar hasta el término de la capacitación del personal y recepción conforme por parte de la Referente Técnica. PLAZO TRASLADO E INVENTARIO MENSUAL: plazo establecido para trasladar cajas desde el Hospital a bodega e inventariar, según demanda mensual del HLF. El Plazo de traslado e inventario mensual, comenzará, a partir desde la fecha de la solicitud realizada por el Referente Técnico del Hospital y hasta inventariar la totalidad de los documentos en el lugar de almacenaje respectivo y el ingreso de estos al Sistema Informático de Administración de Documentos, para lo cual se requerirá la recepción conforme del Referente Técnico. PLAZO ENTREGA CAJAS: plazo para la entrega de las cajas que se adquieran por el Hospital. El Plazo de entrega comenzará, a partir desde la fecha de la solicitud realizada por el Referente Técnico del Hospital Se establece que el límite base para ofertar estos plazos, es de un 1 día hábil (es decir tiempo mínimo), cualquier otro inferior se considerará con igual puntaje a dicho límite de referencia. Es decir, se debe ofertar desde 1 día en adelante. En caso de presentar un rango de días, se evaluará basándose en el mayor periodo de tiempo especificado (a modo de ejemplo: si oferta señala plazo de inicio entre 2 a 5 días, se evaluará como si se hubiera ofertado 5). Estos plazos se deberán expresar en día hábiles. Si el proveedor señala en su oferta días corridos, su oferta será declarada inadmisible. Si el proveedor no señala expresamente en su oferta si son días hábiles o corridos, se entenderán que son días hábiles, para todo efecto. Página 13 de 52 PLAZOS DE HORAS: PLAZO DE RESPUESTA: Tiempo de respuesta ante solicitud de documentos normal y/o urgente. El Plazo de respuesta comenzará, a partir desde la fecha de la solicitud realizada por el Referente Técnico del Hospital. Se establece que el tiempo máximo para ofertar respecto del Plazo de respuesta de carácter normal es de 48 horas, (entrega dentro de horario hábil), por lo que cualquier oferta superior a este plazo será declarada inadmisible. Se establece que el tiempo máximo para ofertar respecto del Plazo de respuesta de carácter urgente es de 3 horas, (entrega dentro de horario hábil), por lo que cualquier oferta superior a este plazo será declarada inadmisible. Se entenderá por horario hábil: de Lunes a Viernes de 8:00 am a las 17:00 pm. Se establece que el límite base para ofertar este plazo, es de un 1 hora (es decir tiempo mínimo), cualquier otro inferior se considerará con igual puntaje a dicho límite de referencia. Es decir, se debe ofertar desde 1 hora en adelante. En caso de presentar un rango de horas, se evaluará basándose en el mayor periodo de tiempo especificado (a modo de ejemplo: si oferta señala plazo de inicio entre 2 a 4 horas, se evaluará como si se hubiera ofertado 4). Este plazo se deberá expresar en horas. Si el proveedor señala en su oferta días, su oferta será declarada inadmisible. Si el proveedor no señala expresamente en su oferta si son días u horas, se entenderán que son horas, para todo efecto. ANEXO OBLIGATORIO, por tanto, su no presentación hará inadmisible la oferta. Lo anterior, sin perjuicio de que se efectuará la revisión de la totalidad de los antecedentes contenidos en la oferta, de acuerdo al artículo 9 de la Ley N° 19.886. 05 CERTIFICADO COMPORTAMIENTO CONTRACTUAL ANTERIOR Documentos que indican la identificación de los clientes con los que tenga o haya tenido contratos del mismo rubro y envergadura de los bienes requeridos en la presente licitación y que certifican que el oferente ha tenido un comportamiento contractual intachable. Para estos efectos se considerarán del mismo rubro, contratos referidos a la prestación de los mismos servicios requeridos en esta adquisición y se considerará de la misma envergadura cuando los contratos se hayan celebrado con instituciones de salud públicas o privadas. Si no concurre en ambas condiciones, el certificado no será considerado en la Evaluación. Los Certificados de Acreditación de Buen Comportamiento Contractual Anterior, deberán presentarse firmados por un representante de la entidad pública o privada, identificado en el mismo documento, como tal y con el timbre de la Institución a la cual pertenece. El Hospital se encontrará facultado para confirmar los antecedentes entregados, contactando a las respectivas Instituciones que hayan otorgado dichas certificaciones. Página 14 de 52 En consecuencia, los antecedentes y clientes del oferente, que no puedan ser acreditados o confirmados a través de la presentación y revisión de estos certificados, se entenderán como no presentados, para efectos de la evaluación. Para la Evaluación se considerará sólo la presentación hasta un máximo de 6 certificados de clientes que hayan adquirido los servicios en los últimos 36 Meses desde la publicación de esta Licitación. Si el oferente presenta más de 6 certificados, solo se considerarán los 6 certificados donde consten las contrataciones de fechas más recientes. Estos certificados deben adjuntarse en la carpeta técnica con el nombre: “Anexo N°05 Certificado Comportamiento Contractual Anterior”. 06 ORDENES DE COMPRA Anexo en el cual el proveedor deberá ingresar las órdenes de compra: • Para organismos de salud pública, órdenes de compra de Mercado Publico aceptadas por el oferente y donde conste expresamente su recepción conforme. • Para organismos de salud privada, orden de compra y factura correspondiente. Se deberá acreditar experiencia en venta del mismo bien y/o servicio ofertado dentro de los 24 meses anteriores a la presentación de oferta. Se deberán adjuntar las órdenes de compra en la carpeta técnica con el nombre Anexo N°06 “Órdenes de compra” 08 CONDICIONES DE EMPLEO Y REMUNERACIÓN Documento en el cual el oferente declara la cantidad de mejoras en las condiciones laborales de sus trabajadores NO PROFESIONALES, con sus respectivos respaldos. Debe adjuntarse en la carpeta técnica con el nombre correspondiente que permita su inequívoca identificación. Anexo N°8: Condiciones de empleo y remuneración. CARPETA ECONÓMICA ANEXO NOMBRE ANEXO DESCRIPCIÓN ANEXO 07 CARTA OFERTA Documento donde se oferta el valor unitario mensual, sin IVA y en pesos, incluidos todos los gastos en los que incurra el adjudicatario en la prestación del servicio, hasta su total recepción conforme, incluidos todos los seguros, capacitación, especificaciones técnicas licencias, remuneraciones, equipos, implementos accesorios necesarios para prestación del servicio, etc. Una vez completado el documento, debe adjuntarse en la carpeta Económica con el nombre: Anexo N°07 Oferta Económica. El oferente deberá asegurarse que los valores contenidos en los documentos que conforman la oferta, sean iguales a los valores ingresados en el campo correspondiente en el portal www.mercadopublico.cl. En caso de existir discrepancias entre el valor indicado en el anexo y el valor ingresado en el portal, prevalecerá la oferta subida en a www.mercadopublico.cl. El valor total de la oferta se deberá ajustar al monto total asignado para esta Licitación, según lo señalado en estas Bases. Página 15 de 52 Se establece expresamente que si la oferta del proveedor es de $1 en Mercado Público, su oferta será declarada inadmisible. ANEXO OBLIGATORIO, por tanto, su no presentación hará inadmisible la oferta. Lo anterior, sin perjuicio de que se efectuará la revisión de la totalidad de los antecedentes contenidos en la oferta, de acuerdo al artículo 9 de la Ley N° 19.886. Si falta alguno de los anexos OBLIGATORIOS o no se logra acreditar su contenido la oferta será declarada inadmisible. Lo anterior, sin perjuicio de que se efectuará la revisión de la totalidad de los antecedentes contenidos en la oferta, de acuerdo al artículo 9 de la Ley N° 19.886. 6.1.-Enmienda de los Documentos presentados Cada oferta deberá cumplir con todos los requisitos de admisibilidad administrativa, técnica y económica, sin embargo, es dable señalar que cada uno de los documentos, antecedentes o anexos, por su naturaleza podrá ser “esencial” o podrá ser “subsanable” es decir, con la posibilidad de enmienda o de subsanar errores u omisiones. Conforme a lo anterior, los documentos, antecedentes o anexos, se pueden clasificar en “esencial” o “subsanable”, según el siguiente detalle: a.1 Documento, antecedente o anexo Esencial: Son aquellos, que no admiten corrección, enmienda, rectificación o subsanación, por ende, si alguna de las propuestas no cumple con la presentación conforme y/o el correcto llenado del documento, antecedente o anexo, según se solicita en estas bases, la oferta será declarada inadmisible. Lo anterior, sin perjuicio de que se efectuará la revisión de la totalidad de los antecedentes contenidos en la oferta, de acuerdo al artículo 9 de la Ley N° 19.886. Se entenderán Documentos, antecedentes o anexos esenciales los siguientes: ▪ Anexo N°02 Declaración Jurada ▪ Anexo N° 07 Carta Oferta ▪ Anexo N° 04 Plazos de entrega ▪ Garantía de Seriedad de la oferta a.2 Documento, Antecedente o Anexo Subsanable: Son aquellos que adolecen de defectos de forma o errores no esenciales o de tipeo, que obedecen a una justa causa de error u omisión, siempre que aquello defectuoso, omitido o erróneo, no se refiera a aspectos esenciales, no altere el tratamiento igualitario de todos los proponentes y no genere una situación de privilegios respecto de los demás oferentes, a modo de ejemplo, Anexo 03 que presente errores pero, cuya información a enmendar, se encuentre acreditada con los correspondientes documentos , certificados o fotografías. Los oferentes podrán enmendar sus omisiones u errores, dentro de un plazo de 24 o 48 horas según explicite el Hospital La Florida, contado desde su requerimiento, mediante el foro inverso del proceso licitatorio a través de www.mercadopúblico.cl. De ser solicitada enmienda, la propuesta será evaluada con una calificación inferior, conforme al numeral 8.4.1 de las presentes bases
7. DE LA APERTURA DE LA PROPUESTA
La apertura electrónica de las propuestas que se hayan ingresado en el portal www.mercadopublico.cl. Se efectuará de acuerdo al calendario de plazos del numeral 5.4, debiendo levantarse acta de lo obrado. Se realizará en ella, la revisión de los requisitos de admisibilidad esencial dejando constancia de los oferentes que no cumplan con dichos requisitos en la Apertura Electrónica que se publica en www.mercadopublico.cl. Una vez verificado el cumplimiento de los oferentes, de los requisitos exigidos en las presentes bases de licitación y confeccionada la correspondiente Acta de Apertura, se procederá a la evaluación administrativa, técnica y económica de los oferentes y sus ofertas, por parte de la Comisión Evaluadora, designada por el Hospital en las presentes bases.
8. DE LA EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
8.1. Comisión de Evaluación La Comisión de Evaluación estará integrada por las siguientes personas o sus subrogantes legales: 1. Jefe Abastecimiento. 2. Jefe Finanzas 3. Jefe CR. 4. Jefa Contratos 5. Referente/s Técnico/s. 6. Responsable de la licitación. Las autoridades y funcionarios, así como los contratados a honorarios o las personas ajenas a la administración, (en los casos en que excepcionalmente participen en procedimientos de contratación), deberán abstenerse de participar en la evaluación y distintas etapas de los procedimientos de contratación, cuando exista cualquier circunstancia que les reste imparcialidad. Para ello, previa evaluación, cada uno de sus integrantes, firmará una Declaración Jurada de no tener Conflicto de Interés. En caso de que alguno de los integrantes esté contratado a honorarios o se trate de personas ajenas a la administración, estos solo tendrán derecho a voz, debiendo siempre la Comisión estar conformada por mayoría simple de miembros a contrata. La comisión revisará, las ofertas recepcionadas e inscritas en el Acta de Apertura y dará inicio al proceso de evaluación Administrativa Técnica y Económica de las ofertas formuladas. La Comisión de Evaluación, podrá ser asesorada por una Comisión Técnica compuesta por un máximo de 3 profesionales de las áreas correspondientes al proceso en análisis. La comisión de Evaluación será presidida según el siguiente orden de prelación: 1. Jefe Abastecimiento. 2. Jefa Contratos. 3. Jefe CR. 4. Referente Técnico. 5. Responsable de Licitación. La comisión podrá sesionar con un mínimo de 3 de sus integrantes en los días y horas citadas para los efectos de evaluación. Las decisiones se tomarán conforme la metodología de evaluación indicada en el punto 8.3. 8.2. Examen de antecedentes La Comisión de evaluación verificará los Antecedentes presentados por los oferentes e informará al director, quien en virtud de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley Nº 19.886, podrá declarar, mediante resolución fundada, inadmisible aquellas ofertas que no cumplan los requisitos establecidos en las bases. El Hospital Clínico Metropolitano La Florida se reserva el derecho de declarar inadmisible las ofertas cuando no cumplieren con los requisitos exigidos en las presentes Bases. A su vez, el Hospital declarará desierta la licitación cuando no se presenten ofertas, o bien, cuando éstas no resulten convenientes a sus intereses. En todos los casos, los oferentes no tendrán derecho a indemnización alguna por estas circunstancias. La decisión de inadmisibilidad o de declaración de desierta, se efectuará por resolución fundada, que será publicada en www.mercadopublico.cl. 8.2.1.-Aclaración y complementación de antecedentes en FORO INVERSO de www.mercadopublico.cl El Hospital La Florida de conformidad con el artículo 40 inciso 1º del Decreto Nº 250 que aprueba el reglamento de la Ley Nº 19.886, podrá solicitar a los oferentes aclaraciones o que salven errores u omisiones formales, siempre y cuando las rectificaciones de dichos vicios u omisiones no les confieran a esos oferentes una situación de privilegio respecto de los demás competidores, esto es, en tanto no se afecten los principios de estricta sujeción a las bases y de igualdad de los oferentes, informándose debidamente dicha solicitud al resto de los oferentes a través del Portal Mercado Público. El plazo que tendrán los oferentes, en este caso Página 17 de 52 para dar cumplimiento a lo solicitado por el mandante, no podrá ser superior a 24 o 48 horas, según defina el Hospital, contadas desde la fecha de publicación de la solicitud por parte del Hospital. Si la aclaración solicitada no se presenta dentro del plazo asignado, se asumirá que el requisito en duda no se cumple y la oferta recibirá el puntaje correspondiente establecido en el criterio “cumplimiento de requisitos formales”. 8.3. Metodología de evaluación La evaluación se hará asignando puntuación según los rangos que se indican, a los aspectos que se detallan; la oferta que logre la puntuación más alta será propuesta para adjudicación. La evaluación de las propuestas será realizada por la Comisión de Evaluación conforme a los criterios de evaluación, analizando los antecedentes admisibles aportados por los oferentes a través del Portal www.mercadopublico.cl. Se ponderarán los puntajes obtenidos, estableciéndose un ranking, del cual se seleccionará la oferta que obtenga el mayor puntaje y que cumpla de mejor forma los intereses del Hospital. Se elaborará el Acta de Evaluación según el análisis realizado para cada uno de los criterios evaluados. 8.3.1 Mecanismos de Evaluación: La obtención de los puntajes de los requerimientos para cada evaluación podrá ser del tipo tabulación, dicotómico o porcentual. a) Mecanismo de Tabulación: Para el caso de evaluación a través de tabulación, se asignará un puntaje por tramo, requisito o característica indicada según orden de importancia, el resultado será ponderado según el porcentaje asignado al criterio. b) Mecanismo Dicotómico: Para el caso del puntaje dicotómico, el cumplimiento del requerimiento significará la obtención del puntaje máximo y en caso contrario, el puntaje obtenido será cero. c) Mecanismo Porcentual: Para el caso del puntaje porcentual, este se obtendrá dependiendo de si se aplica el criterio del mayor valor o menor valor, donde la fórmula de cálculo para cada caso es la siguiente: c.1) Criterio Mayor Valor: El oferente obtendrá el puntaje máximo del requisito evaluado toda vez que su valor ofertado sea igual al mayor valor ofertado, del conjunto de las ofertas. Cada valor ofertado distinto al mayor valor ofertado, en consecuencia, generará un puntaje menor para el requerimiento en evaluación. c.2) Criterio Menor Valor : El oferente obtendrá el puntaje máximo del requerimiento evaluado, toda vez que su valor ofertado sea igual al menor valor ofertado, del conjunto de las ofertas. Cada valor ofertado distinto al menor valor ofertado, en consecuencia, generará un puntaje menor para el requerimiento en evaluación. 8.4.-Criterios de Evaluación Se evaluará principalmente la seriedad, capacidad y aptitud de los oferentes para prestar el servicio requerido, sin afectar los principios de igualdad de los mismos y con estricta sujeción a las bases, de acuerdo a las ponderaciones que se señalan: Página 18 de 52 8.4.1 Cumplimiento de Requisitos Formales de las Ofertas (1%) Se evaluará el cumplimiento formal de los requisitos administrativos, técnicos y económicos, a través del mecanismo de Tabulación, asignándose el siguiente puntaje: TRAMO, REQUISITO O CARACTERISTICA PUNTAJE Presenta oferta con todos los documentos requisitos administrativos, técnicos, económicos y anexos solicitados, en tiempo y forma. 100 Presenta oferta con todos los documentos, requisitos administrativos, técnicos, económicos y anexos solicitados, pero se debe pedir subsanar o enmendar elementos de tipo subsanables a través de foro inverso y proveedor corrige y/o subsana en tiempo y forma. 50 Presenta oferta con todos los documentos, requisitos administrativos, técnicos, económicos y anexos solicitados, pero se debe pedir subsanar o enmendar elementos de tipo subsanables a través de foro inverso y proveedor NO corrige o subsana en tiempo y forma. 0 CRITERIOS PONDE RACIÓN FACTORES PONDER ACIÓN SUBFACTORES PONDER ACIÓN SUBSUBFACTOR PONDER ACIÓN PUNTAJE MÁXIMO Cumplimiento s de Requisitos Formales 1% 100 Criterio Técnico 38% Certificación ISO 9001 20% 100 Experiencia del oferente 10% Comportamien to contractual 10% Plazo de Entrega 60% Plazo traslado e inventario inicial 30% Plazo capacitación Servicio informático 10% Plazo Traslado e Inventario mensual 20% Plazo de entrega cajas 10% Plazo de Respuesta 30% Plazo respuesta normal 50% Plazo respuesta urgente 50% Condiciones de empleo y remuneración 1% 100 Económico 60% 100 Página 19 de 52 8.4.2 Criterio Técnico (38%) Se evaluará el criterio de evaluación técnico a través de los factores, “Certificación ISO 9001”, “, “Experiencia del oferente”, “Comportamiento contractual anterior” y “Plazo de Entrega”, cada uno con la ponderación de 20%, 10, 10% y 60% respectivamente. 8.4.2.1 Certificación ISO 9001 (20%) Este factor evaluará certificación ISO 9001 vigente del proveedor bajo la siguiente pauta de evaluación: Pauta de Evaluación: REQUERIMIENTO EVALUACIÓN PUNTAJE Certificación ISO 9001 vigente SÍ 100 NO 0 8.4.2.2 Experiencia del Oferente (10%) Este criterio se evaluará a través del mecanismo de Tabulación, en base a lo siguiente: Se medirá y acreditará la experiencia del oferente tanto en el sector público como en el privado, con la evaluación de órdenes de Compra, según lo siguiente: Experiencia en sector público: con la presentación de “Órdenes de Compra de Mercado Público aceptadas y con recepción conforme” que hayan presentado los oferentes, adjuntas en la carpeta Técnica, estos documentos deben indicar los clientes con los que tenga o haya tenido contratos del mismo rubro y envergadura de los servicios requeridos en la presente licitación, emitidas en el portal de mercado público, aceptadas por el oferente y donde conste expresamente su recepción conforme, que acreditan la experiencia del proveedor en la venta de los bienes y/o servicios requeridos. Experiencia en Sector Privado: con la presentación de “Órdenes de Compra con su correspondiente factura” que hayan presentado los oferentes, adjuntas en la carpeta Técnica, estos documentos deben indicar los clientes con los que tenga o haya tenido contratos del mismo rubro y envergadura del servicio requerido en la presente licitación. Para ambos tipos de experiencia se considerarán del mismo rubro, las Ordenes de compras de MP y las Ordenes de compras con sus respectivas facturas, referidas a la venta del mismo servicio requerido en esta adquisición y se considerará de la misma envergadura cuando dichos contratos se hayan celebrado con organismos de salud públicos o privados. Si no concurren estas dos condiciones en conjunto, las Orden de Compra de Mercado Público o las Ordenes de compras con sus facturas, no serán consideradas como antecedente para la Evaluación. Las órdenes de compra tanto de mercado público como del sector privado, deberán presentarse una por cada cliente. Si presenta más de una orden de compra emitida por la misma Institución Pública o Privada, solo será considerada la Orden de Compra de fecha más actual. El Hospital se encontrará facultado para confirmar los antecedentes entregados revisando el portal mercado público y SII de ser necesario, contactando a las respectivas Instituciones y empresas que hayan emitido dichas órdenes. En consecuencia, los antecedentes y clientes del oferente, que no puedan ser acreditados o confirmados a través de la presentación y revisión de estas Órdenes de Compra de Mercado Público que no cuenten con Recepción conforme, o las Órdenes de compra de sector privado que no se presenten junto a su correspondiente factura, se entenderán como no presentadas, para efectos de la evaluación. Para la Evaluación se considerará sólo la presentación hasta un máximo de 6 órdenes de compra de clientes distintos que hayan adquirido los mismos servicios en los últimos 24 Meses desde la publicación de esta Licitación. Si el oferente presenta más de 6 órdenes de compra, solo se considerarán las 6 órdenes de compra donde consten las contrataciones de fechas más recientes. Página 20 de 52 REQUERIMIENTO PUNTAJE Presenta órdenes de compra de 6 clientes 100 Presenta órdenes de compra de 5 clientes 80 Presenta órdenes de compra de 4 clientes 60 Presenta órdenes de compra de 3 clientes 40 Presenta órdenes de compra de 2 clientes 20 Presenta órdenes de compra de 1 clientes 10 No presenta órdenes de compra 0 8.4.2.3 Comportamiento Contractual Anterior (10%) Este Factor se evaluará a través del mecanismo de Tabulación, en base a lo siguiente: Se medirá el comportamiento contractual anterior del oferente con la evaluación del documento Anexo N°05, “Certificado Comportamiento Contractual Anterior”, suscrito por clientes con los que tenga o haya tenido contratos del mismo rubro y envergadura de los servicios requeridos en la presente licitación que declaren la conducta intachable del oferente sin multas, sanciones ni termino anticipado de contrato. Para estos efectos se considerarán del mismo rubro, contratos referidos a la venta de los mismos servicios requeridos en esta adquisición y se considerará de la misma envergadura cuando los contratos se hayan celebrado con instituciones pertenecientes al sector de salud público o privado. Si no concurren estas dos condiciones en conjunto, el certificado no será considerado en la Evaluación. Los Certificados de Comportamiento Contractual Anterior, deberán presentarse firmados por un representante de la entidad pública, identificado en el mismo como tal y con el timbre de la Institución que adquirió el producto. El Hospital se encontrará facultado para confirmar los antecedentes entregados, contactando a las respectivas Instituciones que hayan otorgado dichas certificaciones. En consecuencia, los antecedentes y clientes del oferente, que no puedan ser acreditados o confirmados a través de la presentación y revisión de estos certificados, se entenderán como no presentados, para efectos de la evaluación. Para la Evaluación se considerará sólo la presentación hasta un máximo de 6 certificados de clientes distintos, que hayan adquirido los servicios en los últimos 36 Meses desde la publicación de esta Licitación. Si el oferente presenta más de 6 certificados, solo se considerarán los 6 certificados donde consten las contrataciones de fechas más recientes. Estos certificados deben adjuntarse en la carpeta técnica con el nombre: “Anexo N°05 Certificado Comportamiento Contractual Anterior”. REQUERIMIENTO PUNTAJE Presenta Certificados de 6 clientes 100 Presenta Certificados de 5 clientes 80 Presenta Certificados de 4 clientes 60 Presenta Certificados de 3 clientes 40 Presenta Certificados de 2 clientes 20 Presenta Certificados de 1 clientes 10 No presenta certificados o estos no pueden ser corroborados con la entidad emisora 0 Página 21 de 52 8.4.2.4 Plazo Entrega Este Factor se evaluará a través de 5 subfactores: “Plazo traslado e Inventario Inicial “, “Plazo capacitación Servicio Informático”, “Plazo traslado e Inventario Mensual”, “Plazo Respuesta“ y “Plazo entrega Cajas”, con una ponderación de 30%, 10%, 20%, 30% y 10% respectivamente. 8.4.2.4.1 Los Subfactores de Plazos de Entrega en Días: “Plazo traslado e Inventario Inicial “, “Plazo capacitación Servicio Informático”, “Plazo traslado e Inventario Mensual”, “Plazo entrega Cajas” se evaluarán cada uno aplicando el mecanismo Porcentual del Menor Valor, según lo siguiente: REQUERIMIENTO PUNTAJE MÁXIMO Plazo de Entrega (Anexo N°04) 100 𝑀𝑒𝑛𝑜𝑟 𝑃𝑙𝑎𝑧𝑜: ( 𝑀𝑒𝑛𝑜𝑟 𝑃𝑙𝑎𝑧𝑜 𝑂𝑓𝑒𝑟𝑡𝑎𝑑𝑜 𝑃𝑙𝑎𝑧𝑜 𝑂𝑓𝑒𝑟𝑡𝑎𝑑𝑜 ) 𝑥 100 Se establece que el límite base para ofertar estos plazos, es de un 1 día hábil (es decir tiempo mínimo), cualquier otro inferior se considerará con igual puntaje a dicho límite de referencia. Es decir, se debe ofertar desde 1 día en adelante. En caso de presentar un rango de días, se evaluará basándose en el mayor periodo de tiempo especificado (a modo de ejemplo: si oferta señala plazo de inicio entre 2 a 5 días, se evaluará como si se hubiera ofertado 5). Estos plazos se deberán expresar en día hábiles. Si el proveedor señala en su oferta días corridos, su oferta será declarada inadmisible. Si el proveedor no señala expresamente en su oferta si son días hábiles o corridos, se entenderán que son días hábiles, para todo efecto. 8.4.2.4.2 El subfactor de Plazo de entrega en horas : “Plazo respuesta”, se evaluara a través de 2 subsubfactores : “ Plazo respuesta Normal” y Plazo respuesta Urgente” ponderando 50% cada uno respectivamente. a.- Sub subfactor Plazo respuesta Normal: Se evaluará el tiempo que demora el proveedor en realizar la entrega de documentación en la Unidad de Ficha Clínica Digital en plazo normal. El tiempo de entrega se considera desde la solicitud de despacho de documentos por parte del hospital. Se evaluará a través del mecanismo tabulación, según lo ofertado por el proveedor en el Anexo N°4: REQUERIMIENTO PUNTAJE Proveedor propone un tiempo de entrega de los documentos solicitados de menos 12 horas 100 puntos Proveedor propone un tiempo de entrega de los documentos solicitados de 12 horas o menor de 24 horas 80 puntos Proveedor propone un tiempo de entrega de los documentos solicitados de 24 horas 60 puntos Página 22 de 52 Proveedor propone un tiempo de entrega de los documentos solicitados de menos de 48 horas y superior a 24 horas 40 puntos Proveedor propone un tiempo de entrega de los documentos solicitados de 48 horas 0 puntos Se establece que el tiempo máximo para ofertar respecto del Plazo de respuesta de carácter normal es de 48 horas, (entrega dentro de horario hábil), por lo que cualquier oferta superior a este plazo será declarada inadmisible. Se entenderá por horario hábil: de Lunes a Viernes de 8:00 am a las 17:00 pm. Se establece que el límite base para ofertar este plazo, es de un 1 hora (es decir tiempo mínimo), cualquier otro inferior se considerará con igual puntaje a dicho límite de referencia. Es decir, se debe ofertar desde 1 hora en adelante. En caso de presentar un rango de horas, se evaluará basándose en el mayor periodo de tiempo especificado (a modo de ejemplo: si oferta señala plazo de inicio entre 2 a 4 horas, se evaluará como si se hubiera ofertado 4). Este plazo se deberá expresar en horas. Si el proveedor señala en su oferta días, su oferta será declarada inadmisible. Si el proveedor no señala expresamente en su oferta si son días u horas, se entenderán que son horas, para todo efecto. b.- Sub subfactor Plazo respuesta Urgente: Se evaluará el tiempo que demora el proveedor en realizar la entrega de documentación en la Unidad de Ficha Clínica Digital, cuando el requerimiento sea de carácter urgente. El tiempo de entrega se considera desde la solicitud de despacho de documentos por parte del hospital. Se evaluará a través del mecanismo tabulación, según lo ofertado por el proveedor en el Anexo N° 10: REQUERIMIENTO PUNTAJE Proveedor propone un tiempo de entrega de los documentos solicitados de menos de 3 horas 100 puntos Proveedor propone un tiempo de entrega de los documentos solicitados de 3 horas 0 puntos Se establece que el tiempo máximo para ofertar respecto del Plazo de respuesta de carácter urgente es de 3 horas, (entrega dentro de horario hábil), por lo que cualquier oferta superior a este plazo será declarada inadmisible. Se entenderá por horario hábil: de Lunes a Viernes de 8:00 am a las 17:00 pm. Se establece que el límite base para ofertar este plazo, es de 1 hora (es decir tiempo mínimo), cualquier otro inferior se considerará con igual puntaje a dicho límite de referencia. Es decir, se debe ofertar desde 1 hora en adelante. En caso de presentar un rango de horas, se evaluará basándose en el mayor periodo de tiempo especificado (a modo de ejemplo: si oferta señala plazo de inicio entre 2 a 4 horas, se evaluará como si se hubiera ofertado 4). Este plazo se deberá expresar en horas. Si el proveedor señala en su oferta días, su oferta será declarada inadmisible. Si el proveedor no señala expresamente en su oferta si son días u horas, se entenderán que son horas, para todo efecto. Página 23 de 52 8.4.3 Condiciones de empleo y remuneración (1%) Este criterio corresponde a las mejores condiciones laborales para personal no profesional del oferente, situación debidamente acreditada. El mecanismo de tabulación será resultado de la sumatoria de los puntajes obtenidos por el oferente, según la información presentada y acreditada en anexo N° 08 de su oferta y según la siguiente tabla: Condiciones de Empleo y Remuneración Puntaje Políticas de capacitación continua 20 Contratación personas con discapacidad 20 Seguro salud 10 Bono Escolaridad 10 Bono Fiestas Patrias 10 Bono Navidad 10 Políticas de Reajustabilidad remuneraciones 10 Contratación de personas adulto mayor 10 En caso que el oferente no tenga Empleados NO Profesionales en su planta, no recibirá puntaje en este criterio. 8.4.4 Evaluación Económica (60%) El criterio Económico se evaluará según el valor ofertado en el Anexo N° 07 “Carta Oferta”, utilizándose la fórmula “Menor Precio”. Formula de Evaluación: 𝑀𝑒𝑛𝑜𝑟 𝑃𝑟𝑒𝑐𝑖𝑜: ( 𝑀𝑒𝑛𝑜𝑟 𝑃𝑟𝑒𝑐𝑖𝑜 𝑂𝑓𝑒𝑟𝑡𝑎𝑑𝑜 𝑃𝑟𝑒𝑐𝑖𝑜 𝑂𝑓𝑒𝑟𝑡𝑎𝑑𝑜 ) 𝑥 100 El valor ofertado deberá ajustarse al monto de gasto total para esta Licitación. Se establece expresamente que si la oferta del proveedor es de $1 en Mercado Público, su oferta será declarada inadmisible. 8.5.- Situación de Empate: En caso de que dos o más ofertas obtengan igual puntaje total, se resolverá el empate según los siguientes criterios: a) Se seleccionará aquella oferta que presente el puntaje más alto en el criterio Técnico. REQUERIMIENTO PUNTAJE MAXIMO Mejores Condiciones de empleo y remuneración debidamente acreditadas, Anexo Nº 08 100 Página 24 de 52 b) Si subsistiese el empate, se seleccionará aquella oferta que presente el mejor puntaje en el Criterio Económico. c) Si subsistiese el empate, se seleccionará aquella oferta que presente el mejor puntaje en el factor plazo entrega. d) Si subsistiese el empate, se seleccionará aquella oferta que presente el mejor puntaje en el factor Comportamiento Contractual. e) Si subsistiese el empate, se seleccionará aquella oferta que presente el mejor puntaje en el factor Certificación ISO 9001 f) Si subsistiese el empate, se seleccionará aquella oferta que presente el mejor puntaje en el factor Experiencia del oferente g) Si subsistiese el empate, se seleccionará aquella oferta que presente el mejor puntaje en el criterio Condiciones de Empleo y Remuneración. h) Si subsistiese el empate, se seleccionará aquella oferta que fuese ingresada primero, según la fecha y hora en el portal Mercado Publico. 8.6.- Acta de Evaluación La Comisión de Evaluación elaborará el "Informe o Acta Final de Evaluación" el cual contendrá: • La identificación de los integrantes de la Comisión de Evaluación que asistieron a evaluar. • La identificación de los asesores expertos invitados a la Evaluación, si es que existieron. • La identificación de las ofertas que no cumplieron alguno de los requerimientos obligatorios de bases, siendo rechazadas sus ofertas en la apertura, quedando por lo tanto fuera de evaluación y aquellas que fueron evaluadas pero se determinó de igual manera que no cumplieron alguno de los requerimientos obligatorios de bases, por tanto se deben proponer junto a las rechazadas, para ser declaradas inadmisibles por la autoridad y la información detallada sobre cuál o cuáles requerimientos no fueron cumplidos por todas estas ofertas. • Un cuadro comparativo de las propuestas con las respectivas puntuaciones parciales obtenidas en cada uno de los criterios de evaluación, así como también un resumen de la Evaluación realizada con especificación del puntaje final. • Un análisis final de evaluación y/o las observaciones, si proceden. • Cuando no se hayan presentado ofertas, la constancia de esta situación para declarar Desierto el proceso. • Los fundamentos de declarar desierto el proceso en base a ofertas presentadas y evaluadas que no resulten convenientes para los intereses del establecimiento, cuando proceda. • La recomendación o propuesta final, a la autoridad competente, de adjudicación del oferente mejor evaluado o de declarar desierto el proceso, según sea el caso, fundada en razones objetivas y no discriminatorias.
9.- DE LA ADJUDICACIÓN DE PROPUESTA
9.1 Criterios de Adjudicación La adjudicación se hará por el Servicio requerido en estas bases. Se adjudicará a aquel proponente cuya oferta haya sido evaluada como la más ventajosa para los intereses de la institución, considerando los criterios de evaluación establecidos en las presentes Bases y conforme las facultades y prerrogativas establecidas en la normativa sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios. 9.2.- Comunicación de la Adjudicación El Hospital Clínico Metropolitano La Florida adjudicará la oferta mediante acto administrativo, el cual tendrá plena vigencia una vez que se encuentre totalmente tramitado y notificado al adjudicatario y al resto de los oferentes a través de www.mercadopublico.cl. En dicho acto administrativo, se especificarán los criterios de evaluación aplicados, de acuerdo a lo establecido en las presentes Bases. Si no se adjudicase en el plazo indicado en el punto 5.4 de estas Bases, se avisará a través del Portal las razones de ello, indicando un nuevo plazo para la adjudicación o la decisión de declarar desierto. Página 25 de 52 9.3.- Peticiones o Reclamos del Proponente Adjudicado Adjudicada la propuesta, no podrá el proponente formular petición o reclamo de ninguna especie fundado en el desconocimiento de estas Bases Administrativas, de las Bases Técnicas y los anexos y sus modificaciones; las cuales se entienden plenamente conocidas y aceptadas por el solo hecho de presentación de su oferta. 9.4.- De la Readjudicación El Hospital Clínico Metropolitano La Florida podrá readjudicar la licitación al oferente que siga en orden de prelación de acuerdo con el puntaje total obtenido, dejando sin efecto la adjudicación previa, en los siguientes casos: 1.-Si el adjudicatario desiste de su oferta. 2.-Si el adjudicatario se desiste de firmar el contrato. 3.-Si el adjudicatario no entrega garantía de fiel y oportuno cumplimiento o cualquier otro documento solicitado para la firma del contrato en tiempo y forma. 4.-Si el adjudicatario es inhábil para contratar con el estado en los términos del artículo cuarto, incisos 1° y 6° de la Ley 19.886, o según lo establecido en el inciso segundo del artículo 26, letra d), del DFL N° 1, de 2004, del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción sobre condena establecida por el Tribunal de Defensa de la Libre Competencia, o lo dispuesto en la Ley N° 20.393 Sobre Responsabilidad Penal de Personas Jurídicas condenadas por delitos de Cohecho , Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo o no proporciona los documentos que sean requeridos para verificar dicha condición o le sobreviene una inhabilidad. El Hospital podrá elegir si adjudica a la segunda oferta mejor evaluada o deserta el proceso, para efectuar un nuevo llamado a licitación, emitiéndose para cada caso la respectiva resolución. 9.5.- Revocación de la Licitación Si se ha detectado una ilegalidad en y durante el proceso o aconteciere durante su tramitación un hecho considerado como Imprevisto, Caso Fortuito o Fuerza mayor, que haga imposible e improcedente adjudicar la Licitación, en virtud de la falta de oportunidad o el interés público, el Hospital Clínico Metropolitano La Florida, podrá realizar la revocación de esta, previo acto administrativo que justifique tal situación, sin perjuicio de otras causales específicas de las normas especiales vigentes, aplicables a los actos del Estado.
10.- DEL CONTRATO
10.- DEL CONTRATO De acuerdo a lo estipulado en el Artículo 63° del Reglamento de la ley N° 19.886 aprobado por el decreto Nº 250/2004 del Ministerio de Hacienda, la formalización del contrato en este proceso se llevará a cabo según lo siguiente: a) La firma de un contrato escrito será obligatoria en esta adquisición para los oferentes que adjudiquen un monto total igual o mayor a 100 UTM, ya sea por la adjudicación de una o varias líneas. b) Para los oferentes que adjudiquen un monto entre 50 y 99 UTM, su contratación se formalizará a través de la emisión y aceptación de la correspondiente Orden de Compra, más la presentación de la Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato, de acuerdo a lo estipulado en el punto 10.8 de estas Bases. c) Para los oferentes que adjudiquen montos inferiores a 50 UTM, su contratación se formalizará a través de la emisión y aceptación de la correspondiente Orden de Compra. 10.1.- Entrega de Documentación y Antecedentes para Suscribir el Contrato El adjudicatario deberá hacer llegar toda la documentación necesaria para la suscripción definitiva de su contrato y/o la correspondiente emisión de la Orden de Compra, según corresponda, a la Unidad de Contratos de Abastecimiento del Hospital, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la adjudicación y según el siguiente detalle: • Garantía de Fiel y oportuno cumplimiento: Solo el proveedor adjudicado cuyo contrato sea igual o superior a 50 UTM debe presentar garantía o caución para asegurar el fiel y oportuno cumplimiento de contrato según monto y glosa, de acuerdo a lo establecido en numeral 10 de las presentes Bases. • Acreditación poderes del representante legal: El proveedor adjudicado en el caso que fuera persona jurídica, deberá acreditar la vigencia de los poderes del representante legal a través de certificado de vigencia de Página 26 de 52 poderes emitido por el Registro de Comercio o por la institución que corresponda, de data no superior a 3 meses contados desde la fecha en que deba suscribir el contrato escrito. • Declaraciones juradas: El oferente adjudicado, deberá presentar las siguientes declaraciones juradas: a) Anexo N°02 Declaración Jurada Simple: en formato físico firmada por el representante legal de la empresa o la persona natural, según corresponda, en la cual se consigna que no se encuentra unido por los vínculos de parentesco descritos en la letra B) del artículo 54 de la ley 18.575, que no se encuentra afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 4° de la ley Nº19.886, y que tratándose de personas jurídicas, además, no ha sido condenado a pena de prohibición de celebrar actos y contratos con Organismos del Estado, de conformidad con la ley Nº20.393. Si se trata de una Unión Temporal de Proveedores, cada uno de los integrantes deberá presentar su Declaración Jurada de forma Individual. b) Si el contrato es igual o superior a 1000 UTM y el adjudicado es una unión temporal de proveedores: Los oferentes adjudicados que se unan de esta forma, deberán presentar la Escritura Pública que materialice la unión temporal de proveedores. Dicho documento deberá establecer la solidaridad entre las miembros de la unión temporal de proveedores y el nombramiento de un representante o apoderado común con poderes suficientes, además de tener una vigencia que no podrá ser inferior a la vigencia del contrato que se adjudica mediante el proceso licitatorio, incluyendo las renovaciones del mismo si existiesen, conforme a lo regulado en el art. 67 bis, del Reglamento de la ley N°19.886 aprobado por el decreto Nº 250/2004 del Ministerio de Hacienda • Cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales: El proponente adjudicado deberá presentar un certificado en que se acredite el cumplimiento de las obligaciones laborales y cotizaciones previsionales por parte del proveedor adjudicado para con sus trabajadores, éste deberá ser emitido por la Inspección del Trabajo o por empresas autorizadas para extender este tipo de certificados. En caso de que el certificado arroje deudas o saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones previsionales, los primeros estados de pago producto del contrato licitado deberán ser destinados al pago de dichas obligaciones, debiendo el oferente adjudicado acreditar que la totalidad de las obligaciones se encuentran liquidadas al cumplirse la mitad del período de ejecución del contrato. El incumplimiento de esta obligación, como, asimismo, la falta de presentación de dicho certificado habilitará al Hospital, para poner término al contrato y podrá llamar a una nueva licitación, sin que el oferente adjudicado pueda participar en este nuevo proceso. 10.2. - Inscripción en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores Del Estado. El proveedor al momento de adjudicar y contratar deberá estar inscrito en el registro nacional www.chileproveedores.cl. Si al momento de adjudicar el proveedor no se encuentra inscrito en este registro, tendrá un plazo excepcional de 10 días hábiles contados desde la notificación de la adjudicación para inscribirse, sin perjuicio de lo anterior, deberá hacer entrega de todos los demás antecedentes según lo dispuesto en párrafo primero del numeral 10.1 La no inscripción en Chileproveedores o la no entrega de cualquiera de los documentos y antecedentes ya señalados, configurará causal suficiente para dejar sin efecto la resolución de adjudicación respectiva. En tal caso se procederá al cobro de la garantía de seriedad de la oferta correspondiente pudiendo el Hospital readjudicar al 2º mejor oferente evaluado, el que deberá acreditar las mismas exigencias de los párrafos anteriores, o bien, declarar desierta la licitación, cuando la 2da mejor oferta evaluada no resulte conveniente a sus intereses, en conformidad al artículo Nº 9 de la Ley N° 19.886. Será responsabilidad del adjudicatario cumplir en tiempo y forma, con todas las exigencias antes descritas. 10.3 Suscripción Del Contrato Y Aceptación De La Orden De Compra: 10.3.a Firma de contrato: Una vez adjudicada la Licitación, cuando proceda, se hará llegar al adjudicatario el documento de contrato vía correo electrónico, al correo informado por el proveedor en el Anexo N°01 de su oferta. El oferente adjudicado estará obligado a firmar y devolver contrato firmado en 3 copias en formato físico, en sobre cerrado a nombre de Unidad de Contratos del Hospital La Florida, indicándose la siguiente referencia “CONTRATO ID 812261-XX-LP23 (donde XX, se debe reemplazar por el número de la licitación). El sobre deberá ser entregado en Unidad de Contratos ubicada en dependencias del Departamento de Comercialización del Hospital, dentro del plazo estipulado en el numeral 5.4. de las bases. 10.3.b Resolución que aprueba contrato: Una vez firmado y devuelto el contrato por el proveedor, se procederá a firmar por la autoridad competente del Hospital y se dictará la correspondiente Resolución que aprueba dicho contrato. Página 27 de 52 10.3.c Emisión de Orden de compra: se emitirá orden de compra por mes vencido, a través del sistema de información www.mercadopublico.cl. Si el adjudicado es una Unión Temporal de proveedores se podrá excepcionalmente solicitar por su representante, que las ordenes de compras sean emitidas a nombre de cada profesional especialista que conforman dicha UTP, de forma individual y según el valor que corresponda proporcionalmente a los servicios prestados por cada uno. Esta solicitud deberá hacerse de manera formal dirigida a Jefe de Unidad de Contratos a través de correo electrónico y debe ser aprobada por la autoridad competente del Hospital. En los casos que proceda la suscripción de contrato escrito, la orden de compra se podrá emitir antes de la completa tramitación de la Resolución que aprueba el Contrato, por razones excepcional de buen servicio. Sin perjuicio de que esta, debe encontrarse totalmente tramitada al momento de pagar dicha Orden de compra. 10.3.d Aceptación de la Orden de compra por el proveedor: El proveedor deberá aceptar la Orden de compra en el plazo de 24 horas desde su publicación en el sistema de información www.mercadopublico.cl. Vencidas las 24 horas sin respuesta en el portal, se entenderá que la Orden de compra ha sido aceptada tácitamente por el proveedor, comenzando a correr los plazos de entrega y cumplimiento de todas las obligaciones del contrato. Todo, sin perjuicio, de que, para el pago de factura, esta Orden de compra deberá encontrarse aceptada expresamente en el sistema de información y con recepción Conforme, aceptación y recepción, sin la cual el pago no se llevará a cabo. El proveedor no podrá imponer un monto mínimo de despacho para aceptar la Orden de Compra. 10.4.- Contenido del Contrato. El contrato contendrá todas y cada una de las cláusulas necesarias para su efectivo cumplimiento, especificará el objeto, precio, modalidad de pago, entre otras. Se comprende dentro del objeto de la obligación del Oferente adjudicado, todo lo señalado en su oferta. El incumplimiento de lo ofertado será considerado incumplimiento grave de las obligaciones contraídas en el contrato y podrá dar origen a su término y al cobro de la respectiva garantía, sin perjuicio de las acciones legales correspondientes que pueda ejercer el servicio. Las cláusulas del respectivo contrato serán aplicables tanto a las obligaciones principales, como las obligaciones accesorias y complementarias y se cumplirán del modo natural que a ellas correspondieren. El Oferente adjudicado será empleador único y exclusivo de su personal y por lo tanto, directamente responsable ante las autoridades administrativas y del trabajo, Tribunales de Justicia, organismos previsionales, y en general ante cualquier tercero, del cumplimiento fiel y oportuno de todas las obligaciones laborales y previsionales que le correspondan en dicha calidad y en general de todas y cada una de las obligaciones que nacen del contrato de trabajo, y de aquellas establecidas por el Código del Trabajo. No existiendo vínculo laboral alguno entre el Hospital y el Oferente adjudicado ni con sus trabajadores. El Hospital podrá requerir en todo momento, información relativa al cumplimento de las obligaciones laborales y previsionales que le asisten al empleador respecto de sus trabajadores, y especialmente respecto de aquellos que estén involucrados directa o indirectamente en las prestaciones de que trata la presente licitación y el respectivo contrato. 10.5.- Vigencia y Duración del Contrato El contrato que se celebre comenzará a regir a contar de la total tramitación del acto administrativo que lo apruebe, o desde la aceptación de la respectiva Orden de Compra, según corresponda, salvo en aquellos casos en los cuales, por razones de buen servicio, y mediante resolución fundada, las prestaciones contenidas en el contrato escrito, deban iniciarse desde el momento de su suscripción, sin perjuicio, de que no proceda pago alguno antes de la total tramitación del acto administrativo que lo aprueba. Página 28 de 52 La duración del contrato será de 36 meses o hasta que se alcance el gasto total máximo adjudicado, lo que ocurra primero. La justificación del plazo de vigencia responde al gran volumen de información sensible que merece ser tratada y conservada de forma permanente, implicando una necesidad de continuidad en la prestación del servicio. 10.6.- Renovación del Contrato En vista de las condiciones establecidas en las presentes bases de licitación, no procede la renovación para este proceso. 10.7.- Modificación Del Contrato Mediante Resolución fundada, el HLF podrá modificar el contrato en cualquiera de las situaciones que se señalan a continuación: a) Mutuo acuerdo entre los contratantes, sin que pueda alterarse la aplicación de los principios de estricta sujeción a las bases y de igualdad de los oferentes, ni que pueda aumentarse el monto del contrato más allá del 30% del monto originalmente pactado. b) Si así lo exigiera el interés público o la seguridad nacional. c) Las demás causales establecidas en el artículo 77 del reglamento de la Ley 19.886. 10.8.- Garantía de Fiel y Oportuno Cumplimiento del Contrato Junto a la firma del Contrato y para cautelar el cumplimiento de la correcta ejecución de este, el adjudicatario deberá entregar una caución o garantía, siendo de su exclusiva responsabilidad que dicha caución o garantía sea presentada conforme a las especificaciones que a continuación se indican. Tipo de Documento Podrán ser presentados como documentos de caución, boletas de garantía, vale vistas, certificados de fianza, póliza de garantía o cualquier otro documento que cumpla con los siguientes requisitos • Sea pagadero a la vista • no sujeto a modalidad • irrevocable • Emitida a favor de Entidad Pública Monto 10% de monto total adjudicado con IVA incluido en pesos Beneficiario Hospital Clínico Metropolitano La Florida; Rut: 65.075.485-9 Vigencia 36 meses más 120 días hábiles, a contar de la adjudicación. Glosa Garantizar el Fiel y Oportuno Cumplimiento del Contrato y las obligaciones laborales del “SERVICIO DE ALMACENAMIENTO, INVENTARIO, CUSTODIA Y TRASLADO DE DOCUMENTOS Y CARÁTULAS DE FICHAS CLÍNICAS” del Hospital de la Florida ID 812261-XX-LP23(donde se señala XX reemplazar por el número de la Licitación) Forma y oportunidad de Entrega Física El oferente o su representante deberá entregar físicamente la garantía en secretaría de Comercialización ubicada en dependencias del Hospital La Florida (primer piso), Avenida Froilán Roa 6542, en horario de lunes a viernes, de 08:30 a 13:00 y de 14:30 a 16:00 horas, dentro de los 10 días hábiles desde la adjudicación. La garantía debe entregarse en sobre cerrado dirigido a la Unidad de Contratos del Hospital La Florida, señalando en el sobre lo siguiente: GARANTIA DE FIEL OPORTUNO CUMPLIMIENTO ID: 812261-XX-LP23 (donde se señala XX, se debe reemplazar por el número de la licitación) IDENTIFICACION DEL OFERENTE El oferente que necesite respaldar la entrega de su garantía deberá acompañar una fotocopia del sobre que entrega. Esta fotocopia será timbrada por profesional, indicando la fecha de su recepción y solo si se comprueba que el documento físico viene en su interior. Página 29 de 52 Sin perjuicio de lo señalado anteriormente, la revisión del documento y cumplimiento de requisitos formales, solo se verificará por la Unidad de Contratos. En caso de presentarse una Garantía en Formato Electrónico, deberán ser enviadas al correo: garantiahlf@redsalud.gov.cl, antes del del vencimiento del plazo de 10 días hábiles desde la adjudicación, indicando en el asunto del correo el ID de la Licitación y el nombre del Oferente. De no presentar dicha garantía en forma, lugar, día y hora señalados, la oferta adjudicada se entenderá desistida. Esto último, sin perjuicio de las garantías en formato electrónico que, además, deben ajustarse a las disposiciones de la Ley N°19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, que deberán acompañarse conjuntamente con la oferta. En el caso de que la garantía entregada contenga errores, se solicitará corregir dentro de los 5 días hábiles siguientes, so pena de no firmarse el contrato respectivo. La no entrega de esta Garantía de Fiel y Oportuno Cumplimiento, dará lugar al cobro de la Garantía de Seriedad de la Oferta (si se ha solicitado en el proceso licitatorio) y el Hospital podrá readjudicar la Licitación o declarar Desierto el proceso. La garantía podrá ser tomada por el oferente o por un tercero a nombre de él. Custodia Las garantías serán custodiadas por la Unidad de Tesorería del Hospital. Se hace presente que en el edificio ubicado en Avenida Froilán Roa 6542, funcionan distintas unidades del Hospital, por lo que será de exclusiva responsabilidad del proveedor entregar correctamente la garantía, en caso de que se entregue en un lugar distinto del indicado precedentemente, se tendrá por no presentado el documento. En caso de que el Hospital determine necesario aumentar el contrato, el adjudicatario deberá renovar la garantía de fiel y oportuno cumplimiento, conforme al nuevo plazo y monto que se estime para estos efectos. La garantía original será devuelta una vez que se haya entregado la nueva garantía. 10.9.- Devolución y Cobro de la Garantía de Fiel y Oportuno Cumplimiento del Contrato. La garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato se podrá hacer efectiva, en caso de incumplimiento por parte del proveedor de cualquiera de las obligaciones del Contrato, sin perjuicio de las multas que corresponda aplicar. Para el cobro de la Garantía de Fiel y Oportuno Cumplimiento, se aplicará el mismo procedimiento utilizado para el cobro de multas, según lo establecido en estas Bases de Licitación. La devolución de la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato se efectuará dentro del plazo de 10 días hábiles contado desde el término del contrato, y/ o una vez acreditado que se han cumplido todas las obligaciones de dicho contrato, mediante Certificación de Conformidad, suscrito por el Jefe de la Unidad de Contratos o quien lo subrogue, para tal efecto, al término del convenio. Un representante de la empresa debidamente individualizado con poder especial ante notario podrá solicitar la devolución ante el Responsable de Contrato de la Unidad de Contratos del Hospital, caso en el que se comunicará a la Unidad de Tesorería. En caso que el Hospital determine necesario aumentar el contrato, el adjudicatario deberá entregar una nueva garantía. 10.10.- Resciliación Del Contrato por Mutuo Acuerdo. Las partes podrán poner término al contrato de común acuerdo, en forma anticipada, suscribiendo el documento respectivo. Página 30 de 52 10.11.- Prohibición de Cesión El proveedor no podrá ceder ni transferir en forma alguna, total ni parcialmente los derechos y obligaciones que nacen del desarrollo de la presente licitación, y en especial los establecidos en el contrato definitivo, salvo que una norma legal especial permita la cesión de derechos y obligaciones. Lo anterior, es sin perjuicio que los documentos justificativos de los créditos que emanen de estos contratos podrán transferirse de acuerdo a las normas del derecho común. 10.12.- Subcontratación Queda prohibida la subcontratación de los servicios contratados. 10.13.-Reajustabilidad de los Precios El precio adjudicado no se reajustará durante la vigencia del contrato. 10.14.- Solución de controversias. Las diferencias que se puedan originar entre el Oferente Adjudicado y el Hospital serán dirimidas por los Tribunales Ordinarios de Justicia de Santiago, sin perjuicio de las atribuciones que competen al Tribunal de Contratación Pública y a la Contraloría General de la República. 10.15.- Reserva de información. El Oferente adjudicado queda especialmente obligado a resguardar la reserva y confidencialidad de toda la información que el Hospital le proporcione directa o indirectamente, o a la información que tenga acceso, con ocasión de la ejecución del servicio que se contrate. En caso de que, el Oferente adjudicado infringiere alguna de las obligaciones establecidas en esta cláusula, será responsable de todo daño o agravio que ello pueda producir al Hospital o a terceras personas.
11. DE LAS ACTIVIDADES
El inicio formal de las actividades comenzará previa coordinación con el Referente técnico, con el fin de dar continuidad a los servicios requeridos y no afectar el regular funcionamiento del Hospital. Los adjudicatarios deberán ceñirse estrictamente a las instrucciones y coordinación que le sean impartidas por el Hospital de La Florida, a través del referente técnico.
12.- SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO
12.1.- Término Anticipado Del Contrato El Hospital podrá, previa calificación de las circunstancias y emisión de resolución fundada de su director, poner administrativamente término al contrato, en forma anticipada, unilateral e inmediata, en caso de incumplimiento del contrato celebrado, considerándose como causales de dicho término, las indicadas en el artículo Nº 13 de la Ley Nº 19.886, en el artículo Nº 77 del Decreto Nº 250 de 2004 que contiene el Reglamento de la Ley N° 19.886, además de las siguientes causales específicas: a) La aplicación de dos o más multas dentro un plazo de tres (3) meses, durante la vigencia del contrato, cualquiera sea su fuente, de las enumeradas en el punto 12.3, o por la acumulación de multas cuyo monto total sea igual o superior al 30% del monto del contrato. b) Evaluación Técnica deficiente del proveedor emitida por el Hospital. Según lo señalado en el número 12.1.1 de las bases administrativas. c) Cambio o modificación unilateral del precio ofertado, del servicio, condiciones de su oferta, calidad, u otra condición establecida por la Entidad u ofertada por el proveedor. d) Realización de actividades que pongan en riesgo al establecimiento y/o a sus funcionarios. e) Incurrir en falsedad en la documentación presentada relativa al servicio adjudicado. f) Cuando la Empresa adjudicada, a juicio de la Unidad Técnica, demuestre incapacidad técnica para ejecutar el contrato o incumpliere las observaciones e instrucciones impartidas por la Unidad Técnica para la ejecución de este. g) Si el proveedor fuere declarado en quiebra o cayera en estado de notoria insolvencia. h) Si falleciese el proveedor o se disolviese la empresa o perdiere su personalidad jurídica. En tal evento, se procederá a efectuar la liquidación del contrato determinando las obligaciones que quedasen. i) Si el adjudicatario cede o transfiere total o parcialmente los derechos y obligaciones que nacen de la presente licitación, y en especial los establecidos en el contrato definitivo, salvo que una norma legal Página 31 de 52 especial permita la cesión de derechos y obligaciones. Lo anterior, es sin perjuicio que los documentos justificativos de los créditos que emanen de estos contratos podrán transferirse de acuerdo a las normas del derecho común. j) Si la persona jurídica ha sido condenada penalmente de conformidad a la Ley Nº 20.393. k) Si el adjudicatario cede o subcontrata total o parcialmente el contrato. l) Si el adjudicatario durante la vigencia del contrato es condenado por prácticas antisindicales o infracción a los derechos fundamentales del trabajador, ejecutoriada o que cause ejecutoria dicha condena. m) Las demás causales que se establezcan en la Ley Nº 19.886 y su normativa reglamentaria. Terminado que sea en forma anticipada el contrato, el Hospital queda facultado para hacer efectiva la Boleta de Fiel Cumplimiento de Contrato, sin que el adjudicatario tenga derecho a indemnización siempre que se haya debido a responsabilidad del proveedor. 12.1.1.- Evaluación Técnica Durante toda la vigencia del contrato, el referente técnico, podrá evaluar el servicio a fin de dar cuenta de su ejecución conforme, según los niveles de servicio exigidos en las Base Técnicas y sus correspondientes indicadores. En el evento de evaluarse como NO RECOMENDABLE, se podrá dar término al contrato según lo estipulado en la letra b el numeral 12.1. y servir dicha evaluación, a futuro, como herramienta en un próximo proceso licitatorio para evaluar al oferente en el Criterio Comportamiento contractual anterior. 12.2.- Amonestación. Constituye un documento firmado por las partes, que deja constancia de cualquier falta menor y objetiva, cometida por el adjudicatario, y que, en atención a su importancia, no está afecta a cobros pecuniarios, salvo que exista acumulación según se describe más adelante. 12.3.- Multas El Hospital La Florida podrá, previa calificación de las circunstancias y resolución fundada del director del Hospital, aplicar y cobrar multas al adjudicatario por incumplimiento de sus obligaciones contractuales, por el monto que se indica, y con un tope máximo de un 30% del total del contrato. a) Se aplicará una multa de 2 UTM por incumplimiento de las instrucciones impartidas por el Hospital, a través del administrador interno del contrato. b) Se aplicará una multa de 10 UTM por vulnerar normas referidas al uso de información reservada o confidencial al que se tenga acceso en razón del servicio contratado. c) Se aplicará una multa de 5 UTM por ocultar información respecto de irregularidades que atente contra los bienes del Estado y sus funcionarios o el servicio prestado por la Institución. d) Se aplicará una multa de 10 UTM por realizar declaraciones públicas a los medios de comunicación, entregar información del Hospital etc. e) Se aplicará una multa de 0.5 UTM por no asistir a reuniones solicitadas de tipo presencial en dependencias del Hospital y/o por videoconferencias. f) Se aplicará una multa de 1 UTM por la aplicación de 3 amonestaciones dentro de 2 meses. g) Se aplicará una multa de 0.5 UTM por cada hora o fracción de hora de retraso en los plazos de respuesta normal o urgente, según lo ofertado h) Se aplicará una multa de 1 UTM por cada día de retraso en los Plazos de traslado e inventario Inicial, Plazo Traslado e Inventario Mensual, o Plazo entrega Cajas., según lo ofertado. i) Se aplicará una multa de 0.5 UTM por cada día de retraso en la Capacitación del Personal, respecto del uso del Sistema Informático de Administración de Documentos. El valor de la UTM será el que corresponde al mes en que se emita la Resolución de aplicación de multa. 12.4 Registro de comportamiento El proveedor que sea sancionado durante la vigencia del contrato, por aplicación de multa(s), cobro de garantía o por causal imputable de término anticipado de contrato, será ingresado a los siguientes registros: • Registro Nacional de Incumplimiento de Chileproveedores y • Registro interno de Evaluación del Hospital Registro de Proveedores sancionados, que lleva la Unidad de Contratos del Hospital, para estos efectos. La información en ellos registrada podrá ser utilizar en la evaluación del proveedor en futuros procesos de adquisición que lleve a cabo el Hospital y en cuyas bases se incorpore como herramienta para medir el correspondiente Criterio de Comportamiento Contractual Anterior. Página 32 de 52 12.5. Procedimiento para aplicación de sanciones, cobro de multas y/o Término Anticipado de Contrato La determinación de una situación o condición que diere lugar a la aplicación de una sanción, multa y/o termino anticipado de contrato, se originará a partir de un informe que emane desde el Referente Técnico administrador del contrato, dirigido a la Unidad de contratos del Departamento de Abastecimiento. Recibido el informe, ésta evaluará si la situación es de aquellas consideradas como causales para la aplicación de una sanción, multa y/o termino anticipado de contrato según Bases y tratándose de multas calculará los montos a pagar. La Unidad de Contratos notificará al adjudicatario, a través del módulo de sanciones y aplicativo de gestión de contratos dispuesto en www.mercadopublico.cl , además se podrá intensificar la notificación pondrá en conocimiento del proveedor, por escrito a través de correo electrónico, al correo indicado por el proveedor en anexo 01 de su oferta, del informe emanado por el Referente Técnico Administrador de contrato/ o por ella y la causal que origina la sanción, Multa o el término anticipado de contrato según corresponda y si se trata de la aplicación de Multa , el monto a pagar, a fin de que el proveedor manifieste sus descargos acompañando todos los antecedentes que estime pertinente dentro del término de 5 días hábiles desde dicha notificación, a través del módulo gestión de contratos. Una vez vencido el plazo sin presentar descargos, el Hospital dictará la respectiva resolución aplicando la medida y detallando las circunstancias fácticas que hicieron procedente dicha sanción. Si el adjudicatario hubiera presentado descargos en tiempo y forma, el Hospital tendrá un plazo de 30 días hábiles a contar de la recepción de los mismos para rechazarlos o acogerlos, total o parcialmente. Al respecto, el rechazo total o parcial de los descargos del proveedor deberá formalizarle a través de una resolución fundada del Hospital, en el cual deberá detallarse el contenido y las características de la sanción, Multa o el término anticipado de contrato según corresponda y si se trata de la aplicación de Multa, el monto a pagar. La indicada resolución deberá notificarse al proveedor adjudicado mediante carta certifica remitida por la Unidad de Contratos al proveedor a la dirección indicada en el Anexo N°1 e informarse en el módulo de sanciones del portal www.mercadopublico.cl Las notificaciones por carta certificada se entenderán practicadas a contar del tercer día siguiente a su recepción en la oficina de correos que corresponda. Contra la resolución que aplique la medida respectiva procederán los recursos establecidos en la Ley N°19.880 Ley de Bases de Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado. La entidad compradora tendrá la obligación de registrar las medidas indicadas en la presente clausula a través del módulo de gestión de contratos dispuesto en plataforma www.mercadopublico.cl. 12.6. El pago de la multa podrá ser cobrado: a) Directamente al adjudicatario quien deberá pagar dentro de los 10 días corridos desde su notificación, o b) Se podrá retener su monto al momento del pago de las facturas pendientes. En este caso, se descontarán administrativamente del pago de las facturas que no hayan sido pagadas por el Hospital. Serán descontadas del pago, no de la factura, es decir, el proveedor deberá facturar por el total sin descontar las multas que se le aplicasen. Estas serán descontadas al momento de girar el pago respectivo por parte de la Unidad Financiera, o c) Con todo, de no hacer pago directo el proveedor o de no existir facturas pendientes por pagar, se podrá hacer el cobro de las multas haciendo efectiva la garantía de fiel y oportuno cumplimiento, sin más trámite. 12.7 Procedimiento para interponer recurso: El proveedor dispondrá de un plazo de cinco días hábiles, contados desde la notificación mediante carta certificada remitida por la Unidad de Contratos al proveedor a la dirección indicada en el Anexo N°01, para impugnar dicho acto administrativo, debiendo acompañar todos los antecedentes que justifiquen eliminar, modificar o reemplazar la respectiva sanción, mediante un escrito o carta ante la autoridad máxima del servicio por la sanción aplicada. Esta presentación se debe realizar mediante carta certificada o con entrega presencial en la Oficina de Partes del respectivo servicio público. El Hospital tendrá un plazo no superior a 30 días hábiles para resolver el citado recurso. Mientras se encuentre pendiente la resolución de recurso de reposición, no se hará efectiva la respectiva sanción. Página 33 de 52 La resolución que acoja el recurso podrá modificar, reemplazar a dejar sin efecto el acto impugnado, se deberá ingresar la respuesta mediante el módulo de gestión de contratos. Ahora bien, en el evento de que la sanción sea finalmente cursada, sea total o parcialmente, ésta se hará efectiva mediante el cobro directo en un plazo máximo de 20 días, debiendo pagar en un plazo de hasta 10 días una vez notificado el cobro, o bien, se hará efectivo a través del cobro de la o las garantías de fiel cumplimiento, según cuál sea el caso.
13.- DE LA GARANTIA TÉCNICA DE LOS SERVICIOS ADJUDICADOS
El oferente se obliga a mantener garantía técnica de los servicios ofertados durante toda la vigencia del Contrato más 120 días hábiles.
14.- DE LA FACTURACIÓN
El oferente por el sólo hecho de presentar su oferta renuncia a sus políticas de facturación y se somete al requerimiento del Hospital, en consecuencia, no podrá imponer el oferente un monto mínimo de facturación para ningún efecto. El oferente solo podrá facturar la Orden de Compra aceptada, una vez que esta se encuentre con su recepción conforme publicada en el portal mercadopublico.cl En caso de que la factura presente algún error o no cuente la orden de compra respectiva con la recepción conforme señalada anteriormente, el Hospital dispondrá de 08 días corridos para hacer las observaciones correspondientes al adjudicatario o rechazarla. El proveedor dispondrá de 08 días corridos para subsanar si se tratara de errores subsanables. La nueva factura o Nota de Crédito según sea el caso, sufrirá el mismo trámite formal que el documento original, salvo que, por tratarse de una segunda tramitación, el plazo para su pago será de 20 días hábiles desde su recepción conforme por parte del Hospital.
15.- DEL PAGO
La obligación de pago por parte del Hospital se perfecciona a partir de la comunicación que realice la Unidad de Contratos del Departamento de Abastecimiento del Hospital al Departamento de Finanzas, previa confirmación de los siguientes antecedentes: a) Orden de Compra aceptada por el proveedor en el portal www.mercadopublico.cl b) El acta de recepción conforme firmada por la Unidad Técnica Administradora del Contrato. c) La eventual aplicación de multas y sanciones. d) Recepción conforme en la plataforma de Mercado Público, siendo esta última recepción en el portal, la que dará origen a la facturación electrónica. e) Formulario 30, Solicitud de Certificado de Antecedentes Laborales y Previsionales. Para iniciar el proceso de pago de manera correcta y oportuna, es fundamental que el adjudicatario haya aceptado expresamente la orden de compra en la plataforma de mercado público. El pago de facturas se realizará por mes vencido, dentro de los 30 días corridos por Tesorería General de La República, desde la fecha de la aceptación de la correspondiente factura. La recepción conforme de los bienes y/o los servicios, conlleva la validación y emisión de OC lo cual se realizará en 10 días hábiles. Lo anterior se funda en los plazos internos existentes, considerando los procesos administrativos de la institución. En caso que el adjudicatario registre saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, aplicará lo estipulado en el artículo 4º de la Ley 19.886. Tratándose de UTP y en caso de haber sido autorizada la emisión de órdenes de compra de manera individual para cada integrante de esta, se podrá proceder al pago también de manera individual de manera proporcional y según las correspondientes OC y facturas emitidas por cada uno de ellos. 15.1.- Pagos con Trasferencias electrónicas. Página 34 de 52 La Tesorería General de la República está facultada para realizar pagos a través de transferencia electrónica a los proveedores que completen de manera correcta la autorización notarial adjunta para pago con transferencia electrónica. Una vez completado, este mandato debe ser legalizado ante notario y posteriormente debe ser entregado en Tesorería o Secretaria de Finanzas del Hospital de La Florida, ubicada en el tercer piso de la institución. Este mandato una vez entregado, no puede ser modificado por el oferente durante la duración del contrato. AUTORIZACIÓN NOTARIAL PARA PAGO CON TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA Yo, ____________________________________________, RUN: _________________________, en calidad de representante legal de la empresa, ________________________________________________ R.U.T. _______________________________ ; autorizo al Hospital Clínico La Florida Dra. Eloísa Díaz Insunza, para que pague con transferencia electrónica bancaria, documentos por cobrar que existan con dicha entidad, en la cuenta que detallo a continuación: Cta.Corriente Cta.Débito Cta.deAhorro Cta.Vista Nº Cuenta: Banco: R.U.T. empresa: Nombre empresa: Mail confirmación de pago: Firma Representante Lega
16.- RESPETO DE LA NORMATIVA DEL HOSPITAL LA FLORIDA Y DEBIDO CUIDADO A SUS BIENES
Para la ejecución del contrato, el Hospital permitirá la entrada del personal del adjudicatario, debidamente acreditado, a las dependencias involucradas en la ejecución de éste. En tal caso, el personal del adjudicatario deberá solicitar acatar las medidas de resguardo y control de los recintos institucionales y el adjudicatario será responsable, y quedará obligado a la reparación o reposición, de cualquier desperfecto, daño o perdida que puedan sufrir el inmueble del Hospital La Florida y/o los bienes muebles que lo guarnecen. Cabe hacer presente, que el ingreso tanto el adjudicatario como su personal al Hospital La Florida, para efectos de ejecutar su contrato, estarán sujetos a protocolos de seguridad que deberá coordinar con el funcionario designado para tal efecto y que será oportunamente informado.
17. ADMINISTRACIÓN Y FISCALIZACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO.
17.1 Administración por parte del Hospital Con el objeto de coordinar y controlar el correcto cumplimiento del contrato, se designa a Romina Ávalos en calidad de Referente Técnico Administradora del Contrato o quien lo subrogue como su Suplente, quienes, junto a la Unidad de Contratos del Departamento de Comercialización del Hospital, tendrán las siguientes responsabilidades: Referente técnico administradora de contrato: Página 35 de 52 • Fiscalizar el estricto y oportuno cumplimiento de las obligaciones contractuales, en especial la calidad y entrega oportuna de los servicios • Proponer la aplicación de multas, en caso de verificarse alguna de las infracciones consignadas en las presentes bases, notificando la infracción o incumplimiento a través de un informe, a la Unidad de Contratos. Unidad de Contratos: • Mantener actualizado un archivo con la totalidad de los antecedentes del contrato. • Llevar registro de sanciones y multas aplicadas al proveedor • Llevar el control del consumo y ejecución del contrato hasta su término en cuanto a su precio total. • Proveer el estado de recepción conforme e informar los descuentos y/o multas a que hubiere lugar, para que se verifique el pago por parte de la Unidad de Finanzas. • Revisar procedencia y autorizar la devolución de la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato o solicitar se haga efectiva, si procede. En general, ambos deberán desarrollar todas las acciones referidas al control y gestión de las acciones que faciliten la ejecución del contrato. 17.2 Encargado del Contrato por parte del Proveedor Por su parte, el adjudicatario deberá designar un Encargado de Contrato que se relacionará con el Administrador del contrato para los efectos señalados y que deberá señalar en su Anexo N° 1.
18. LEY Nº 20.584.
Tanto el adjudicatario como su personal, deberán en todo momento observar estrictamente la normativa que establece la Ley Nº 20.584, que Regula Los Derechos y Deberes que tienen las Personas en relación con acciones vinculadas a su atención de salud.
19. DEBER DE CONFIDENCIALIDAD
Durante el desarrollo del contrato, como al término de éste, el adjudicatario y/o su personal no podrá divulgar o hacer uso de la información a que haya tenido acceso con ocasión del mismo, constituyendo su infracción, incumplimiento grave de su obligación de confidencialidad, facultando al Hospital La Florida para ejercer las acciones judiciales que estime pertinentes para el resarcimiento de todos sus perjuicios. Lo anterior, teniendo en especial consideración lo dispuesto en la Ley Nº 19.928 de Protección de Datos de Carácter Personal. El proveedor no podrá utilizar para ninguna finalidad ajena a la ejecución de los servicios contratados, la documentación, los antecedentes y, en general, cualquier información, que haya conocido o a la que haya accedido, en virtud de la ejecución del contrato, o de cualquier actividad relacionada con éste durante la vigencia del mismo. El proveedor, así como sus consultores y/o personal dependiente que de una u otra manera se haya vinculado a la ejecución de los servicios, en cualquiera de sus etapas, deben guardar confidencialidad sobre los antecedentes vinculados con el desarrollo de dichos servicios. La responsabilidad del respectivo proveedor en este ámbito, será solidaria respecto de la de sus administradores, representantes, personeros, empleados, consultores, subcontratistas o cualquier tercero quien en función de su cargo tenga acceso a la documentación, antecedentes, datos e información, en cualquiera de sus formas, entregadas por el proveedor del servicio. El proveedor debe dar garantías respecto al resguardo de la confidencialidad de la información, reservándose la Entidad contratante el derecho de ejercer las acciones legales que correspondan, de acuerdo a las normas legales vigentes. Las partes declaran y reconocen que toda la información que derive del uso de la aplicación y/o solución licitada, generada exclusivamente con motivo de los servicios materia de este proceso y toda información que a partir de ella pudiese derivarse, será reservada, no pudiendo, ninguna de ellas, reproducir, usar, gozar, distribuir, comercializar de cualquier forma dicha información.
20. DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACION
El proveedor deberá dar cumplimiento a la normativa vigente aplicable al contrato, durante toda su vigencia. En especial deberá dar cumplimiento a los siguientes cuerpos normativos: • Normativa del sector salud: DFL N° 1, del 24 de abril de 2006, Ministerio de Salud, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado del Decreto Ley N° 2.763, de 1979 y de las leyes N° 18.933 y 18.469; DFL N° 725, Ministerio d Salud, Código Sanitario; la Ley N°20.584, referida a Deberes y Derechos que Página 36 de 52 tienen las Personas en relación con acciones vinculadas a su Atención de Salud ; Decreto N° 41, del 24 de julio 2012, del Ministerio de Salud, Reglamento de Ficha Clínica; Decreto N° 31, del 15 de junio 2012, del Ministerio de Salud, Reglamento sobre entrega de información y expresión de consentimiento Informado en las atenciones de Salud; ley 20.724, del 2014, que modifica el Código Sanitario en materia de la regulación de medicamentos; ley 20.850, del 2016, que crea un sistema de protección financiera para diagnósticos y tratamientos de alto costo y rinde homenaje póstumo a son Luis Ricarte Soto Gallegos; ley 19.966, de 2004, que establece un régimen de garantías de salud; Ley 19.650, que perfecciona normas del área de la salud; ley 20.120 de 22 de septiembre 2006, sobre la investigación científica en el ser humano, su genoma, y prohíbe la clonación humana y demás normativa del área de la salud. • En Materia de documentos electrónicos: Ley 19.799 del 12 abril de 2002 y su normativa complementaria, especialmente el Decreto Supremo N° 83, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, publicado el 12 de enero de 2005 en el Diario Oficial; El Decreto N°14, de 2014, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia. • En materia de protección de datos personales: el art.19 N°4 de la Constitución Política de la República y la ley de protección de datos personales N° 19.628 y su normativa complementaria; la ley 20.575 sobre el principio de la finalidad en el tratamiento de datos personales • En materia de delitos informáticos: lo dispuesto en la ley 19.223 sobre delitos informáticos. Ley 20.009 sobre clonación de tarjetas de crédito • Leyes de aplicación general: Ley 19.880 de bases de los procedimientos administrativos; Ley NUM 21.180, de transformación digital del Estado; ley 20.285 de transparencia y acceso a información pública; Ley 19.886 de compras públicas. En caso de que alguna de estas normas sea modificada o sustituida el proveedor deberá adaptarse a los requerimientos de la nueva normativa. Para lo anterior el proveedor deberá adjuntar y completar en el contrato una DECLARACION JURADA DE CONFIDENCIALIDAD válida como cláusula de confidencialidad del contrato.
II. BASES TÉCNICAS
1.- OBJETO El objetivo de las presentes bases técnicas, es describir los aspectos técnicos que requiere la adquisición del “SERVICIO DE ALMACENAMIENTO, INVENTARIO, CUSTODIA Y TRASLADO DE DOCUMENTOS Y CARÁTULAS DE FICHAS CLÍNICAS DEL HOSPITAL DE LA FLORIDA”. Con el objeto de cumplir de manera oportuna y eficiente con las prestaciones de salud entregadas por el Hospital La Florida a sus usuarios y usuarias, es que se requiere el Servicio de Almacenamiento, Custodia y Traslado de Documentos y Carátulas. 2.- DEL SERVICIO Las presentes especificaciones técnicas, describen las características y tiempo requerido del servicio. De tal forma que los oferentes de la licitación cuenten con todos los antecedentes necesarios para formular su oferta en igualdad de condiciones y en estricta sujeción a las bases. Las cantidades son estimadas y podrán variar durante la vigencia del contrato según la necesidad del Hospital. 1. Antecedentes Preliminares ITEM SERVICIO REQUERIDO ESPECIFICACIONES DE REQUERIMIENTO Y CANTIDADES ESTIMADAS MONTO DE GASTO TOTAL ESTIMADO PARA 36 MESES CON IVA INCLUIDO EN UTM 1 SERVICIO DE TRASLADO E INVENTARIO INICIAL DE DOCUMENTOS Y CARATULAS FICHAS CLÍNICAS QUE EXISTEN ACTUALMENTE EN HOSPITAL • 4000 CAJAS CON DOCUMENTOS Y FICHAS CLINICAS tipo americana de 40.5x30x26cm 1200 SERVICIO MENSUAL DE ALMACENAMIENTO, INVENTARIO, CUSTODIA Y TRASLADO DE DOCUMENTOS Y CARÁTULAS DE FICHAS CLÍNICAS DEL HLF MAS CAJAS Y SERVICIO SISTEMA INFORMATICO DE AADMINISTRACION DE DOCUMENTOS • 10 CAJAS MENSUALES CON DOCUMENTOS Y FICHAS CLINICAS tipo americana de 40.5x30x26cm • 20 CAJAS MENSUALES NUEVAS • 10 USUARIOS DE SISTEMA INFORMACIÓN • SOLICITUD DE RESPUESTA SOLICITUDES DE DOCUMENTACIÓN NORMAL O CON CARÁCTER DE URGENCIA Página 38 de 52 El servicio se prestará de acuerdo a las condiciones, modalidades y demás estipulaciones que se establecen en las presentes Bases Técnicas. El contrato a suscribir con el proveedor considera el servicio mensual de almacenamiento de cajas de documentos, inventario, la custodia y el traslado de estos cuando sea requerido. Además, el adjudicatario deberá proveer de los materiales necesarios para la correcta ejecución del servicio. 2. Objetivo General Contratar servicios de administración, almacenamiento, inventario , custodia y traslado de los documentos y carátulas de fichas clínicas de pacientes en formato papel, los que deberán estar a disposición permanente del HLF, asegurando un estándar de los niveles de calidad, seguridad, puntualidad, organización, clasificación y ordenamiento. Que permita la administración, consulta, mantención y control en línea de los activos de documentos y carátulas fichas clínicas del HLF en custodia, mediante un sistema informático que entregue información oportuna y actualizable, orientado a la generación de reportes periódicos detallados de los procesos de envío, solicitudes, crecimiento de consultas, devoluciones, etc. Que permitan el control y administración de los activos de fichas clínicas. Como requisito excluyente no debe de tener límite de páginas ni cantidad en el envío y entrega de documentación. 3. Requerimientos técnicos 3.1 Cantidad de cajas a almacenar: El oferente deberá ofrecer un servicio que permita el retiro, ordenamiento, inventario, custodia, almacenaje y administración inicial de 4000 cajas aproximadamente, que se encuentra actualmente en bodega externa del Hospital ubicada en El Pinar 205, comuna de San Joaquín, en cajas de archivo tipo americana de 40.5x30x26cm ordenada y clasificada. El crecimiento estimado del servicio requerido es de 10 cajas mensuales aproximadamente. El proveedor deberá prestar el servicio utilizando cajas de archivo tipo americana de 40.5x30x26 cm 3.2 Sistema de orden y rotulado: El oferente debe permitir al HLF un rápido y expedito acceso a la documentación archivada según necesidades. Pudiendo ser identificadas con un código de barras único, que comprenda el número o código de cliente y número de caja respectiva, pudiendo mantener la actual codificación, sin perjuicio que, si el adjudicado desee utilizar su propia nomenclatura propuesta, sea de costo de éste. Este sistema deberá permitir la identificación tanto del tipo de documento como las fechas, tipo y contenido de dicho registro. Debiendo contener al menos los siguientes datos en el sistema informático: Campos Descripción Tipo de identificador Corresponde al tipo de identificador, pudiendo ser RUT, Pasaporte u otro tipo de identificador. Identificador Número o secuencia alfanumérica del tipo de identificador Lote Corresponde a la denominación del tipo de caja y su contenido. Caja Corresponde al número correlativo que se asigna a cada caja Carátula Corresponde a carpeta de documentos con etiqueta del RCE del HLF. Carpeta Corresponde a carpeta sin etiqueta del RCE del HLF Legajo Corresponde a un conjunto de documentos bajo el mismo identificador, en una misma caja. Tomo Corresponde al número asignado en la portada de una carátula, cuando se cuenta con más de una. Fecha Inicio Corresponde a la fecha más antigua de los documentos de la carátula, carpeta o legajo. Página 39 de 52 Fecha Fin Corresponde a la fecha más reciente de los documentos de la carátula, carpeta o legajo. Descripción Corresponde a la descripción del contenido de cada carátula, carpeta o legajo, indicando el tipo de documentos contenidos según el siguiente listado: - Carátula completa - Consentimientos informados - Evaluación preanestésica - Registros pabellón - Administración de medicamentos - Hojas de UPC - Hojas de maternidad - Otros Se debe considerar la búsqueda en el sistema informático por cualquiera de las variables descritas, pudiendo incluir otras, siempre y cuando comprendan las solicitadas. El servicio prestado debe responder a estrictas normas de confidencialidad de la información contenida en ellas. Para ello debe ofrecer sellos de seguridad para las cajas. 3.3 Envío de documentación original desde bodega del proveedor al Hospital: El servicio debe contemplar cumplir con el envío de documentos y carátulas de fichas clínicas originales solicitadas, los que deben ser entregados en la Unidad de Ficha Clínica Digital del HLF. 3.4 Sistema informático de administración de archivos: El oferente deberá detallar las características funcionales del sistema informático de administración de archivos que utiliza, especificaciones técnicas de los computadores para poder trabajar en el software y señalar especialmente lo relativo a las facilidades para el HLF en cuanto lo siguiente: - Mecanismo para solicitar servicios y consultas sobre el estado de los requerimientos - Reportes de control de movimientos y servicios prestados durante el mes. - Stock de cajas en custodia, etc. (periodicidad, modalidad de acceso, modelos de reportes). El proveedor debe garantizar la continuidad del sistema informático, por lo que cualquier mantención o fuerza mayor de la no disponibilidad de consulta de documentos del HLF, deberá ser suplida por una vía informada y coordinada que cumpla con los protocolos de despacho y entrega en los plazos establecidos. Los documentos entregados en custodia podrán ser solicitados para consulta por el equipo de la Unidad de Ficha Clínica Digital, para estos efectos la nómina de personas autorizadas será comunicado al proveedor adjudicado. Estos deben tener perfiles de acceso en el sistema informático de manera individual. 4. Condiciones de Seguridad El oferente deberá proporcionar las condiciones de seguridad sobre los archivos e instalaciones que permita garantizar la custodia, integridad, confidencialidad, resguardo y recuperabilidad de los documentos encomendados. El proveedor debe estar adherido a un organismo administrador de la Ley N°16.744, y deberá tener constituido el respectivo Comité Paritario de Higiene y Seguridad. Las condiciones generales de seguridad requeridas para esta prestación de servicios, consideran los siguientes puntos: Página 40 de 52 4.1 Infraestructura de las dependencias, y en particular de las bodegas específicas destinadas a la prestación del servicio, ubicación de las instalaciones, metros cuadrados construidos para almacenaje, condiciones y estándares de construcción de dichas dependencias. Conforme a lo señalado, debe acompañarse copias del o los títulos de dominio bajo el cual se detentan las dependencias o instalaciones referidas, tales como los derivados de contratos de compraventa, debiendo, en su caso, haberse celebrado con anterioridad a la fecha de publicación de las presentes bases de licitación. Se excluyen como títulos, el contrato de subarrendamiento y los títulos de mera tenencia correspondiente a comodato, comodato precario. Si el terreno es arrendado deberá adjuntar contrato de arrendamiento vigente y consignar año de término de éste. 4.2 Seguridad de las instalaciones de bodegas y archivos EL proveedor contempla elementos que aseguren la integridad física de los documentos archivados, considerando hechos de la naturaleza (sismos, humedad, plagas, temperatura) y eventos provocados por personas (incendio, robos, destrucción) que pudieran constituir factores de riesgo para la documentación archivada. 4.3 Seguridad en el traslado de los documentos: Proveedor debe mantener la seguridad de los documentos trasladados, ya sea dentro de las dependencias destinadas al almacenaje, como fuera de ella. Principalmente durante el traslado desde y hacia las dependencias del HLF, debiendo disponer para ello de los medios de movilización propios cerrados y con sistema de monitoreo GPS adecuados para realizar dicha función, como también del personal que reúna las condiciones y aptitudes para realizar aquellas labores además debe dar aviso al HLF cuando ocurra cualquier incidencia con la documentación. 4.4 Seguridad de los accesos a los sistemas computacionales: Proveedor debe contar con elementos de seguridad que impidan los accesos no autorizados a los sistemas computacionales de administración de archivos, y de las auditorías periódicas que se practican y que pudiesen derivar en la pérdida o corrupción de dichos archivos. 4.5 Seguridad en los procesos de administración de archivos: El servicio debe contemplar elementos que garanticen la custodia y recuperabilidad de los documentos ante requerimientos del HLF. Asimismo, deberá señalar si se cuenta o no con la certificación externa de procesos y el tipo de certificación. La mantención de estas medidas de seguridad podrá ser verificada por el administrador del contrato. 4.6 Otros requerimientos obligatorios a incorporar en cuanto a las condiciones de seguridad: 4.6.1 Medidas antisísmicas y protocolos de seguridad en la materia. 4.6.2 Programa de fumigación contra plagas en el lugar donde están almacenados los documentos, periodicidad mínima una vez al año. 4.6.3 Sistema de detección temprana de humo, aspiración de aire y plan de acción en caso de incendios que incluya red húmeda que le permita combatir un incendio de la forma más eficaz posible. 4.6.4 En cuanto a la estantería en donde permanecerán almacenados los documentos, estas no podrán estar a nivel del suelo y deberán estar a una altura mínima de diez (10) centímetros respecto del suelo y/o algún sistema que garantice la integridad de las cajas. 4.6.5 Resguardo de las instalaciones mediante guardias durante las 24 horas del día, los 365 días del año. 4.6.6 Circuito cerrado de TV, interior y exterior. 4.6.7 Protocolos de seguridad, control de ingreso y salida de las personas en las dependencias. Durante la ejecución del contrato, estas condiciones podrán ser verificadas por el administrador del contrato. 5. Traslado de documentación Página 41 de 52 5.1 La empresa adjudicada debe ser la responsable del traspaso de cajas desde donde se encuentran, hasta el espacio físico determinados en oferta por el proveedor. Asimismo, debe disponer de insumos como cajas, etiquetas de codificación, sellos u otros medios de seguridad si se requieren. El proveedor deberá realizar el traslado inicial en vehículos, de toda la documentación señalada precedentemente. Al momento de ejecutarse el traslado inicial, se deberá levantar un acta por el traslado correctamente ejecutado. Esta acta será suscrita entre el interlocutor del proveedor y el jefe de Ficha Clínica Digital del HLF o quien designe como responsable de esta actividad. El oferente deberá indicar mecanismo de solicitud de estas cajas y medios de seguridad y/o rotulación desde el HLF, adjuntando formulario tipo del proveedor para dicha solicitud. 5.2 Horario de transporte de la documentación: El traslado de documentos debe realizarse en horarios hábiles, específicamente de lunes a viernes de 8:00 a 18:00 hrs. 5.3 La solicitud de traslado de cajas o documentos desde y hacia el HLF: el oferente debe indicar mecanismo mediante el cual se realizará la solicitud de retiro y/o entrega desde y hacia HLF, así como también el procedimiento mediante el cual este mecanismo queda ingresado en el sistema informático para generar trazabilidad y medición de tiempos de respuesta. 5.4 Los documentos podrán ser solicitados para su despacho en cajas, sobres u otro sistema que el proveedor describa en punto 5.3. Estos deberán ser entregados personalmente en la Unidad de Ficha Clínica Digital a los usuarios autorizados, según el siguiente tiempo de respuesta deseable: Tipo de requerimiento Tiempo de Entrega Urgente Máximo 3 horas Normal Máximo 48 horas Se debe considerar que los tiempos de entrega se consideran en horas y comienzan desde que se envía la solicitud del requerimiento por parte de los funcionarios autorizados a través del medio establecido en punto 5.4, hasta la recepción por parte del hospital. Cualquier plazo superior al máximo , hará inadmisible la oferta. 6. Otros El proveedor deberá asignar al servicio las siguientes funciones: 6.1 Creación de nuevos usuarios en sistema informático. Proveedor deberá crear de manera inicial, la cantidad de usuarios requeridas por parte del hospital, en el Sistema Informático de Administración de Archivos. Asimismo, deberá crear nuevos usuarios en Sistema Informático de Administración de Archivos cada vez que sea requerido por parte del hospital. 6.2 Capacitación a usuarios en sistema informático y operación del proveedor Proveedor deberá capacitar a usuarios del hospital de manera inicial, respetando el plazo ofertado en Anexo N° 4. Además, el proveedor debe tener disposición de capacitar nuevos usuarios del hospital cada vez que sea requerido. 6.3 Solución de problemas Página 42 de 52 Ante eventos o problemas ocurridos en la ejecución del servicio, el hospital pondrá en conocimiento al proveedor, quien deberá otorgar una respuesta en el plazo máximo de 24 horas, contadas desde que el hospital da aviso de la situación. 6.4 Supervisión Sistema Informático de Administración de Archivos, permite evaluar lo ejecutado en bodega. Por ejemplo, cajas ingresadas a bodega con fecha, hora y contenido ingresado. 6.5 Creación de reportes Sistema computacional debe permitir a usuario obtener reportes por periodo de tiempo que permitan validar el servicio otorgado, incluyendo todos los movimientos ejecutados en punto anterior. 6.6 Materiales de Almacenaje El proveedor, mensualmente deberá entregar los materiales necesarios al hospital para el correcto almacenaje de documentos, y que estos estén a disposición y en las condiciones adecuadas para su administración y traslado. Mensualmente se solicitarán aproximadamente 20 cajas tipo americanas de 40.5x30x26 cm.