Las presentes Bases Técnicas tienen por objeto dar a conocer las condiciones, exigencias técnicas, requisitos y características específicas que debe contener la propuesta técnica a presentar en la presente licitación.

El Servicio de Salud Metropolitano Central requiere licitar para su Dirección de Atención Primaria el “Servicio de Esterilización de Instrumental Quirúrgico, Clínico, Médico y Odontológico para los Establecimientos Dependientes de la Dirección De Atención Primaria del Servicio de Salud Metropolitano Central”, con el objeto de recoger, esterilizar y distribuir esterilizado, todo el material e insumos clínicos derivados para dicho servicio, en los centros de salud dependientes de la red DAP-SSMC.

1. Que el oferente cuente con Autorización Sanitaria.
2. Que el oferente se encuentre inscrito en el Registro de Prestadores Acreditados de la Superintendencia de Salud.
3. Que el oferente cuente con equipos esterilizadores con carga y descarga automática de mínimo 8STU.

d.  Que el oferente cuente con un sistema de red de agua desmineralizada para autoclaves además de registros de medición de conductividad ph claridad se deben adjuntar registros del último año.

1. Que el oferente cuente con equipo electrógeno o similar ante contingencias por corte de energía eléctrica para continuidad del servicio.
2. El prestador deberá contar siempre con equipamiento y personal suficiente que asegure la óptima realización del proceso completo de esterilización del instrumental entregado, así como su correspondiente traslado y entrega en los centros de salud y de acuerdo con los niveles técnicos ofertados.
3. El servicio entregado debe incluir por cada carga un sistema de trazabilidad y etiquetado donde se especifique: fecha de esterilización y vencimiento, fecha de retiro del material, centro de origen, numero de carga, esterilizador, nombre o código de operador y método de esterilización. Esta información deberá estar disponible para auditorías o fiscalizaciones cuando sea requerida. La empresa deberá tomar las medidas necesarias para resguardar la pérdida de material, asegurando la trazabilidad, a través de supervisiones directas o uso de tecnología digital.
4. El profesional a cargo del área técnica del proveedor adjudicado deberá ser enfermera/o, quien deberá estar registrada como prestador individual en la superintendencia de salud y contar con certificados de especialización en el área. Esta documentación se solicitará actualizada al proveedor adjudicado.
5. El proceso de esterilización deberá ser realizado por profesionales y técnicos que acrediten su idoneidad técnica según la normativa vigente.
6. Los requerimientos técnicos del servicio solicitado se fundamentan en las “Norma General Técnica N° 199 sobre esterilización y Desinfección de Alto nivel y uso de artículos médicos estériles en establecimientos de atención de salud” del MINSAL, aprobada por Res. Exenta N°340 de marzo del 2018. La normativa vigente puede ser actualizada en el transcurso de esta licitación.
7. Los servicios contratados incluyen el proceso de esterilización completo, esto es: lavado, secado, inspección, empaque, esterilización, retiro y despacho. Lo anterior se debe realizar bajo estándares de calidad según la Norma General Técnica N° 199, con énfasis en los siguientes puntos:

i.Retiro de instrumental contaminado desde los Establecimientos de Salud, dependientes de la DAP por parte de funcionarios en móviles del oferente.

ii.Lavado de instrumental: Se debe tener precaución de no rayar el material con el uso de escobillas metálicas y usar solamente detergentes enzimáticos. El secado debe ser efectuado por sopleteo de aire comprimido de uso médico o secado automatizado.

iii.Empaque del instrumental: Se debe empacar en empaques grado médico, mangas de bilaminado, papel crepado y/o polipropileno con cintas indicadoras de esterilización.

iv.Esterilización del instrumental en autoclave de vapor húmedo, con ciclo de priones si se requiere.

v.Despacho y entrega del instrumental estéril a los Centros de Salud.

vi.La empresa deberá contar con procedimientos escritos relacionados con los métodos de esterilización utilizados de acuerdo con los tipos de materiales de uso clínicos enviados, controles de proceso, lavado y secado, inspección y preparación, condiciones de almacenamiento y transporte de material estéril a terceros, que incluya lavado y desinfección de contenedores, carros de transporte, cámaras de autoclave y superficies de trabajo.

vii.La empresa debe entregar un plan de contingencia en caso de fallas de equipamiento, cuyo contenido debe ser la mantención de instrumental quirúrgico diariamente para la continuidad de atenciones clínicas en CESFAM. El plazo para la entrega del plan de contingencia será indicado en la reunión de inicio. 

viii.Envío de respaldos de registros de instrumental esterilizado a diario por los Centros de Salud.

ix.Envío de controles biológicos realizados por la empresa a la DAP según periodicidad definida por contraparte técnica, lo que no podrá ser menor a un envío mensual.

x.La empresa adjudicada deberá proporcionar bolsas plásticas transparentes, resistentes, de tamaño adecuado para el embalaje y traslado del material sucio desde los establecimientos de salud hasta la planta de esterilización. Estas bolsas deberán permitir la fácil identificación del contenido, estar libres de roturas o filtraciones y cumplir con las condiciones mínimas de bioseguridad exigidas para el transporte de instrumental contaminado. El suministro de estas bolsas será de carácter obligatorio, permanente y sin costo adicional para el contratante, constituyendo parte integral del servicio licitado.

Como referencia, se utilizan habitualmente bolsas en los siguientes tamaños aproximados: chicas (20 x 30 cm), medianas (30 x 40 cm) y grandes (50 x 70 cm), entregándose en promedio 1 a 2 rollos mensuales por cada centro de salud (equivalente a aproximadamente 10 kg por rollo).

La información anterior tiene carácter referencial. No obstante, para la correcta ejecución del servicio, el adjudicatario deberá garantizar la entrega de todas las bolsas que sean necesarias para la prestación continua y segura del servicio licitado, ajustándose a las necesidades reales que surjan en la operación.

xi.El traslado del material se realizará en contenedores rotulados y cerrados, proporcionados por la empresa adjudicada; deberá contar con contenedores exclusivos para el material estéril y contenedores rotulados exclusivos para material contaminado, ambos contenedores deberán estar identificados y deberán ser de distinto color.

xii.La empresa deberá certificar que el material a reponer corresponda al de propiedad de la Dirección de Atención Primaria, lo que será controlado a través del rótulo de este instrumental. El personal asignado de cada establecimiento debe constatar que esto sea así, en conjunto con el personal de la empresa al momento de la recepción del material.

xiii.Si durante la entrega del material estéril se detectan empaques rotos o instrumental con restos orgánicos/inorgánicos que impidan su uso, este o estos no serán recepcionados por el o los centros donde se presente esta incidencia, y serán devueltos a la central de esterilización para reproceso sin costo adicional para la DAP, la entrega del material y/o instrumental sometido a reproceso debe realizarse en máximo un día hábil.

Todos los procesos anteriormente nombrados deberán estar en concordancia con Normas y Protocolos instaurados en Establecimientos DAP-SSMC para que este servicio sea seguro y de calidad.

Todos los procedimientos y protocolos de la empresa deberán ser presentados a la DAP al momento del contrato, donde destaca contar un manual de funcionamiento, actualizado (vigencia máxima 3 años), asociado a las prestaciones, tipos de esterilización que realizan y los flujos de funcionamiento que permitan visualizar la calidad y seguridad del proceso adquirido.

No habrá límites de cantidad o tipo de instrumental a esterilizar por cada solicitud que tengan los establecimientos, aunque se estima que mensualmente se esteriliza alrededor de 131.000 (ciento treinta y un mil) litros como promedio en los establecimientos de la Dirección de Atención Primaria, para lo cual la empresa deberá contar con el personal, infraestructura y equipamiento adecuado para que pueda dar respuesta de forma eficiente a esta demanda. Esta cantidad es de carácter referencial y no compromete a la Dirección de Atención Primaria a adquirir la totalidad antes señalada, por tanto, se pagarán solo aquellos servicios que sean efectivamente prestados y ejecutados, previa solicitud de la Dirección de Atención Primaria y posterior Recepción Conforme por parte del administrador de contratos.

3.1 ASPECTOS GENERALES:

Los servicios solicitados están dirigidos a satisfacer la demanda de material clínico y dental, limpio y 100% estéril mediante vapor y óxido de etileno, de instrumental clínico e insumos médicos, el cual debe dar cumplimiento a las exigencias contenidas en los requerimientos técnicos de las presentes Bases y anexos, según lo establecen las normas de higiene y seguridad médica. Dicho material, una vez utilizado, se almacena en depósitos ad-hoc, hasta ser retirado por la empresa adjudicataria, para luego ser sometido a limpieza y posterior esterilización, terminando dicho proceso con la entrega y despacho de dicho material a los centros para su uso seguro en procedimientos médicos y dentales.

Los presentes términos de referencia tienen por objeto servir de marco técnico– administrativo a las actividades a realizar, no pretendiendo ser exhaustivos, pero sí contienen los requerimientos mínimos para cada servicio solicitado.

3.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:

La esterilización es un proceso capaz de eliminar toda forma de vida microbiana incluyendo esporas microbianas mediante métodos físicos (calor seco, vapor), químicos (líquidos o gaseosos), fisicoquímico (como los que combinan gases químicos y vapores a baja temperatura) o plasma (peróxido de hidrógeno). Los métodos utilizados deben garantizar la destrucción total de cualquier forma de vida microbiana (incluidos los virus), en la superficie y en la profundidad del objeto a esterilizar, así como sus mecanismos de resistencia como esporas y priones.

El servicio de esterilización será costeado en litros, en relación con volumen de cámara del esterilizador. El servicio de esterilización a contratar incluye el retiro del material contaminado desde los Centros de Salud y la posterior entrega de material esterilizado desde la institución adjudicada al centro de salud correspondiente.

3.3 HORARIOS DE DISTRIBUCIÓN:

Los establecimientos DAP-SSMC requieren entrega y retiro de instrumental dos veces al día por cada centro de salud, al inicio de la jornada desde las 07:30 hrs, a medio día 12:30 hrs y/o al fin de la jornada, a las 16:00 hrs. El horario definitivo se acordará con la empresa adjudicada, de acuerdo con rutas establecidas por cada establecimiento, incluyendo el detalle del retiro y entrega en SAPU, incluyéndose los fines de semana.

3.4 CALIDAD DEL SERVICIO:

El prestador adjudicado deberá realizar el servicio completo de esterilización para todos los centros de salud que componen la Dirección de Atención Primaria. Esto incluye:

• La continuidad y oportunidad en el servicio, será medido a través de la asistencia diaria de la empresa o institución adjudicada, de acuerdo con horario de funcionamiento de los establecimientos de salud.
• El prestador una vez adjudicado y una vez al año, deberá presentar los protocolos del proceso de limpieza, esterilización, almacenamiento y distribución de materiales que su empresa realiza a los Centros de Salud, referente técnico DAP y administrador de contrato.
• La empresa adjudicada debe tener en posesión todos los documentos para las medidas de seguridad de la empresa y del trabajador, según sea la empresa aseguradora a la que está adscrita. Los cuales pueden ser solicitados una vez al año.
• Para la certificación de los procesos de esterilización la empresa deberá enviar mensualmente informe de controles biológicos solicitados (1 mensual por equipo) vía correo electrónico al administrador de contrato con copia a referente técnico DAP.
• La empresa deberá mantener informe actualizado acerca de mantenciones preventivas y correctivas de los equipos de esterilización, junto con una calendarización de las mismas, las cuales pueden ser solicitadas semestralmente, vía correo electrónico por parte del administrador de contrato.
• En caso de fallas de los equipos en uso, la empresa deberá avisar dentro de 24 horas vía telefónica y correo electrónico de esta situación al administrador de contrato, e informar de las medidas que determinó para subsanar esta falla y mantener la continuidad del servicio.

Desde los Centros de Salud se debe enviar material en condiciones óptimas y funcionales para incluir en el proceso de esterilización. Si la empresa detecta material que no se encuentra en las condiciones descritas deberá avisar al administrador de contrato para evitar que estas situaciones sigan repitiéndose.

Indicador:

Cumplimiento de Estándares de Calidad del Servicio de Esterilización (ICSE).

Objetivo:

Evaluar periódicamente la calidad del servicio de esterilización entregado por el prestador adjudicado, en base al cumplimiento de criterios técnicos definidos por la Dirección de Atención Primaria (DAP), a través de indicadores de calidad que serán definidos y entregados en una reunión de coordinación entre el administrador de contrato con el proveedor adjudicado.

Los resultados de esta permanente evaluación serán comunicados periódicamente a la empresa adjudicada, con el objetivo de que esta última se comprometerá a incorporar las mejoras que corresponda, si así fuera el caso.

3.5 CAPACITACIÓN CONTINUA Y ASESORÍA TÉCNICA:

El oferente deberá considerar dentro de su propuesta la entrega de las capacitaciones técnicas, dirigidas a los funcionarios de los establecimientos dependientes de la Dirección de Atención Primaria del SSMC, incluyendo a TENS, TONS y profesionales de salud, con especial foco en:

• Preparación, clasificación y embalaje del material sucio para retiro.
• Acopio y condiciones adecuadas de almacenamiento previo al traslado.
• Correcto llenado de guías de despacho, formularios asociados y reportes en la plataforma de incidencias del Servicio, según el flujo definido por la DAP-SSMC.

Las instancias formativas deberán ser certificadas o, al menos, verificables, mediante:

• Registro de lista de asistencia firmada.
• Entrega de material educativo digital y/o físico.
• Respaldo formal entregado a la DAP-SSMC para su revisión y archivo.

Estas instancias formativas deberán contemplar contenidos teóricos y prácticos, pudiendo ser presenciales o virtuales, y deberán considerar especialmente a funcionarios nuevos o sin inducción previa, así como funcionarios antiguos de la DAP SSMC para reforzar aspectos técnicos, según lo requerido por el administrador del contrato.

Las capacitaciones deberán ser impartidas por profesionales idóneos pertenecientes al equipo del oferente adjudicado, tales como enfermeras/os u otros profesionales con formación y experiencia en procesos de esterilización, lo cual deberá ser acreditado.

Las capacitaciones deberán ser planificadas en conjunto con el administrador del contrato, quién coordinará previamente con el referente técnico de la DAP y los establecimientos involucrados. Estas capacitaciones deberán ser programadas con una anticipación mínima de dos semanas, con el fin de asegurar la participación del personal designado y la adecuada coordinación operativa. La frecuencia de estas capacitaciones se deberá realizar al menos una vez al año o bien cuando sea requerido y lo amerite, previa evaluación del administrador de contrato con el solicitante.

Asimismo, la empresa adjudicada deberá entregar asesoría técnica continua al administrador del contrato, a los referentes técnicos designados por la DAP y/o a sus reemplazos, en caso de ser requerido, durante toda la vigencia del contrato.

INTERLOCUTORES:

El canal oficial de comunicación con el proveedor será a través del administrador de contrato y/o su subrogante, en coordinación con el equipo del Departamento de Gestión de Procesos de la Subdirección de Administración y Finanzas, quienes tendrán a su cargo la atención de requerimientos administrativos, de coordinación, procesos operativos, conformidades, entre otros aspectos.

El administrador de contrato será responsable de derivar la información o instrucciones —según corresponda— al destinatario adecuado, ya sea a nivel de CESFAM o a la contraparte técnica de la Dirección de Atención Primaria (DAP). En consecuencia, los requerimientos y observaciones de carácter técnico serán canalizados, cuando corresponda, a través del referente técnico de Apoyo Clínico y/o su subrogante, correspondiente a la contraparte técnica de la Subdirección Médica.

En casos que requieran coordinación inmediata con los CESFAM, tales como entrega o retiro de material, o situaciones que requieran resolución local en los establecimientos, el proveedor deberá notificar de forma inmediata a los encargados designados en cada CESFAM, informando paralelamente al administrador de contrato. Este último, a su vez, tomará contacto con el encargado/a de apoyo clínico y su subrogante, el coordinador odontológico y un miembro del equipo directivo del establecimiento de salud, a fin de otorgar un soporte integral al CESFAM afectado.

Es por todo lo anterior que, una vez adjudicado el contrato, el administrador de contrato entregará al proveedor los contactos oficiales (correos electrónicos y números telefónicos) actualizados, tanto a nivel de los establecimientos como de la contraparte técnica de la Subdirección Médica.

3.6 INSTRUMENTAL ESTERILIZADO:

La empresa adjudicada asume el compromiso que, ante eventualidades de no disponer del instrumental esterilizado necesario para responder a los requerimientos de los establecimientos de la Dirección de Atención Primaria, deberá reemplazarlo por idéntico material de su propiedad, en igual cantidad y calidad, de modo de no alterar el servicio.

De igual forma la empresa adjudicada será la responsable del instrumental perdido y deberá reponerlo.

En caso de entregas incompletas atribuibles a fallas técnicas, errores logísticos u otras omisiones imputables a la empresa adjudicada, esta deberá reponer el material faltante en un plazo máximo de 6 horas desde la notificación por parte del establecimiento afectado.

El reemplazo deberá realizarse con instrumental de similares características y condiciones de uso, ya sea re-esterilizable o desechable, y no deberá generar ningún costo adicional para el contratante.

El incumplimiento de este plazo podrá ser considerado falta leve o grave, según la recurrencia y el impacto en la continuidad del servicio, y dará lugar a la aplicación de las sanciones estipuladas en estas bases.

Se prohíbe el retorno de instrumental proveniente de otros establecimientos o instituciones de salud, fuera de nuestra red asistencial, así como la devolución de material distinto al enviado.

En el caso de despacho erróneo de material a los centros de salud, en donde se reciba material de otro centro o institución clínica, éste podrá ser devuelto y reportado, informando del error ocurrido a través de formato “Reporte de Incidencias”. De repetirse el error, será nuevamente informado y considerado en la evaluación de la empresa, disminuyendo el grado de satisfacción del cliente.  Adicionalmente, se considerará aplicar la multa definida en estas bases de licitación.

3.7 DESPACHO Y RECEPCIÓN:

La empresa seleccionada se obliga a efectuar sus entregas, así como también los retiros de instrumental desde cada uno de los Centros de Salud de la Dirección de Atención Primaria, estableciendo contacto con los funcionarios autorizados para recepcionar los materiales esterilizados. Para estos efectos el administrador de contrato de la DAP-SSMC entregará oportunamente a la empresa adjudicada, listado con los nombres de los funcionarios responsables y que cuenten con autorización formal en cada establecimiento, para que el proceso se pueda cumplir de forma oportuna y eficiente.

El proceso de retiro requiere que exista la revisión del material de acuerdo a inventario y contabilización del material entregado (revisión que realizan por parte de los CESFAM al momento de la confección del formulario en donde se describe el material y sus cantidades) para evitar las pérdidas de éste, la entrega de instrumental en mal estado se debe dejar consignado en las observaciones de este proceso en el debido documento de entrega y recepción de material, el que debe ser firmado por representante de la empresa que retira el material y encargado del establecimiento de salud que entrega el material. El procedimiento de contabilización y revisión es requerido para el despacho de material limpio, realizándose el mismo procedimiento de firma de conformidad de ambas partes.

En este sentido, cualquier entrega o retiro de instrumental realizado, estableciendo contacto con personas no autorizadas en el Centro de Salud, no será reconocido como entrega formal por parte de la Dirección de Atención Primaria, dado que en este proceso se podrán suscitar pérdidas de material que tendrá que ser repuesto por la empresa.

Por su parte, será responsabilidad de la DAP-SSMC, a través de su contraparte técnica, nombrar y encargar a una persona determinada las tareas propias que demande la externalización del servicio, puntualmente en lo relacionado a entrega y recepción del instrumental, según protocolo establecido por DAP y consensuado con el oferente adjudicado.

3.8 RESPALDOS:

La empresa seleccionada debe procurar que las guías sean registradas y firmadas al recepcionar el material sucio y al hacer entrega del material esterilizado.

Dichas guías constituirán el respaldo de los Centros de Salud, para los efectos de la conformidad que mensualmente deben entregar acerca del servicio prestado.

Si existe desconformidad por alguna de las partes y se tiene respaldo, tanto la empresa como el Centro de Salud se hará responsable de dar solución a lo registrado.

El listado de los centros en los cuales se requerirá de la prestación del servicio en cuestión es el siguiente:

Algunos de los establecimientos indicados tienen Servicios de Atención Primaria de Urgencias (SAPU) o Servicio de Urgencias de Alta Resolutividad (SAR).

En caso de ser necesario, la DAP-SSMC podrá incluir otros Centros de Salud de la DAP-SSMC o disminuir, lo que será previamente informado al proveedor. En caso de que deba procederse a la incorporación de nuevos centros de Salud, se mantendrá el mismo precio ofertado por el adjudicatario.

La incorporación de nuevos Centros de Salud sólo podrá efectuarse siempre que exista la disponibilidad presupuestaria correspondiente.

Para el plazo de entrega de los bienes y/o servicios requeridos se estará a lo dispuesto en las presentes Bases.

Los bienes y/o servicios que se produzcan en cumplimiento del contrato serán de propiedad exclusiva de la Dirección de Atención Primaria del Servicio de Salud Metropolitano Central (SSMC).  En razón de lo anterior, es la Dirección de Atención Primaria quien determina las formas de uso futuro de los mismos.

El contratante no podrá difundir o reproducir, en cualquier forma o medio, total o parcialmente, el producto resultante del cumplimiento del contrato que se adjudique por la presente licitación pública.