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BASES TÉCNICAS - ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN |
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La Organización Comunitaria Funcional "LO BARNECHEA SERVICIOS", conforme a sus Estatutos Refundidos, tiene entre sus objetivos generales el desarrollar entre sus asociados la práctica y fomento de actividades sociales, artísticas y de desarrollo personal, así como promover el sentido de comunidad y solidaridad. De manera fundamental, los Estatutos establecen como objetivo la promoción de la salud y la higiene de los socios y la comunidad en general a través del desarrollo y ejecución de proyectos relacionados con la medicina en general. En este marco, la realización de una corrida familiar nocturna y perrotón se alinea directamente con estos propósitos estatutarios, constituyendo una actividad que fomenta la participación comunitaria, promueve una vida sana y, de manera explícita, aborda una temática de salud pública relevante. Dada la envergadura y complejidad logística que implica la organización de dos eventos de esta naturaleza, que requiere la coordinación de múltiples aspectos técnicos, de seguridad, difusión y participación, se justifica plenamente la contratación de una productora especializada. Esta contratación permitirá asegurar la eficiente ejecución de cada evento, garantizando el cumplimiento de los objetivos de salud y comunidad establecidos en nuestros Estatutos, y maximizando el impacto positivo de la corrida familiar y perrotón en beneficio de los socios y de la comunidad de Lo Barnechea en su conjunto.
Las presentes bases técnicas establecen las disposiciones, condiciones, procedimientos y términos que regularán la contratación del Servicio de Producción y Ejecución de Eventos Deportivos Masivos: Corrida Nocturna y Perrotón 2026, por parte de Lo Barnechea Servicios.
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BASES TÉCNICAS - OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN |
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El objeto de esta licitación es contar con una productora de eventos que se encargue de la organización integral de dos eventos, incluyendo su planificación, logística, montaje, desarrollo y desmontaje, asegurando un estándar de calidad acorde al carácter familiar, deportivo y comunitario de cada actividad.
La licitación será de adjudicación total de ambos eventos, a suma alzada, y en pesos chilenos.
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BASES TÉCNICAS - DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO REQUERIDO |
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EVENTO N°1: CORRIDA FAMILIAR NOCTURNA.
El servicio deberá incluir lo siguiente:
Descripción: Evento familiar, con el fin de generar consciencia sobre la importancia de promover la vida sana a nivel de familia y realizar deporte en comunidad.
Los diseños cuando así corresponda serán proporcionados con la debida antelación por el equipo de Marketing de Lo Barnechea Servicios a través de correo electrónico.
El monto ofertado se deberá individualizar en el Anexo N°4 “Oferta Económica”, para quien resulte adjudicado, deberá además entregar en el plazo establecido para la elaboración del contrato en formato editable, el detalle unitario de cada una de las partidas que contempla el evento.
El Mandante no está obligado a realizar el evento que en las presentes bases de licitación se indica, ya que podría cambiar por otros eventos de similares características y valor e incluso no realizarse, de acuerdo con los intereses y lineamientos de la organización, de acuerdo con causas de fuerza mayor o causas debidamente argumentadas por la Dirección Ejecutiva.
Detalles del servicio:
El oferente adjudicado será responsable de la adecuada ejecución de los servicios y requerimientos, debiendo cumplir con las especificaciones técnicas establecidas, en lo relativo a los ítems que se requieran para el evento, según el siguiente detalle:
Fecha: sábado 28 de marzo de 2026. Puede sufrir cambios o modificaciones.
Cantidad Inscripciones: 1.750. Se realizarán exclusivamente de forma online, en el sitio web denominado: www.lobarnecheadeportes.cl, a través de un formulario habilitado para tal efecto.
Lugar: Pie Andino esquina Panorámica Norte, Lo Barnechea. Puede sufrir cambios o modificaciones.
Recorrido: 4 km. A continuación, se detalla, podrían sufrir cambios o modificaciones:
4 KM: Desde Paseo Pie Andino, en dirección a Camino Los Trapenses, doblando a la izquierda por Pedro Lira Urquieta, para luego subir a la izquierda por camino Las Hualtatas, hasta llegar a Pie Andino para encontrarse con la meta.
De existir alguna modificación en el recorrido, debe ser previamente aprobado por la unidad técnica.
Horario: citación 20:00 horas y largada 20:30 horas. Duración aproximada 2 horas aproximadamente (Puede variar según la hora de anochecer en dicha fecha).
Entrega de kit: Lugar Mall Vivo Los Trapenses, ubicado en Av. José Alcalde Délano N°10.492, Lo Barnechea, el viernes 27 de marzo, de 12:00 a 20:00 horas (puede variar el horario, pero se mantienen las 8 horas de entrega). Adicionalmente, se debe contar con entrega de kits el mismo día de la corrida en un stand, para quienes no pudieron retirar durante el día anterior.
Montaje evento: Se realizará el día del evento, es decir, el sábado 28 de marzo de 2026, a partir de las 10:00 horas, el demarcado de la largada deberá comenzar a las 17:45 horas para que los recorridos estén listos a las 19:45 horas.
Desmontaje evento: el mismo día del evento, es decir el sábado 28 de marzo de 2026, una vez terminado el evento y tendrá una duración de 2 horas.
Cronograma:
20:00 |Presentación y calentamiento previo.
20:30 |Largada 4 km.
21:30 |Premiación por sorteo participantes.
Premiación: Se entregarán medallas a todos los participantes y premios por sorteo.
Medallas: 2.000 medallas genéricas. El diseño de estas (circular, cuadrada u otra alternativa distintiva) se definirá de común acuerdo con la unidad técnica.
Premios: Se entregarán premios por sorteo entre los participantes. Estos serán tarjetas de regalo tipo giftcard en un sobre que incluya diseño personalizado y logo Lo Barnechea Deportes. Serán 3 unidades y cada una debe incluir un monto de $50.000 pesos. Además de un cheque gigante de fomex para las fotos (se usará el mismo para todos los ganadores).
Ejecución: Para la correcta ejecución del evento es necesario indicar los tiempos de montaje que requiere la productora, así como una previa aprobación del layout por parte del Mandante. Cualquier cambio que se realice por fuerza mayor en el personal que estará durante el evento, debe ser debidamente informado a los encargados con los justificativos requeridos, así también presentar el reemplazo con todos los papeles al día.
Sin perjuicio de todo lo ya indicado, podrían surgir modificaciones tanto en la fecha, lugar y la cantidad de inscripciones indicadas. Si ocurriera algún cambio, se coordinará con anticipación y en conjunto con el adjudicatario.
Posterior al evento, se deberá entregar todo el material sobrante con guía de despacho en el Gimnasio Municipal de Lo Barnechea Deportes, ubicado en Cuatro Vientos N°13.655, Lo Barnechea. Las cajas deberán estar marcadas sobre su contenido, y para su fácil almacenamiento en la bodega. Además, se deberá mandar un mail a la persona a cargo de la licitación, indicando detalladamente en un Excel el material y las cantidades entregadas (medallas, bastidores, kits sobrantes, poleras sobrantes, etc.).
Permisos: Lo Barnechea Servicios será el encargado de solicitar y obtener los permisos necesarios para la ejecución del evento en la vía pública.
Requerimientos específicos del evento:
A continuación, se detallan los requerimientos específicos indicando su descripción, la cantidad solicitada y la duración en días, del evento considerado en la licitación, lo que deberá ser considerado por los oferentes al momento de presentar su propuesta.
Solicitud de servicios:
La ejecución de los servicios será solicitada vía correo electrónico por el ITS al proveedor, en el que se indicará la fecha, horario y lugar del evento o actividad a desarrollar, material requerido, como también los horarios y plazos de montaje y desmontaje.
Las rectificaciones de los servicios, ya sea por cambio de lugar, fecha o modificaciones técnicas de las solicitudes, también deberán ser indicadas vía correo electrónico al proveedor del servicio.
Todos los servicios deberán incluir los costos de la logística del montaje.
Los servicios serán revisados en el lugar del evento, dejando constancia por escrito de las eventuales faltas.
Cada servicio debe considerar la presencia de un productor en terreno a caro del evento, por parte de la empresa que provea el servicio. Quien deberá estar presente antes, durante y hasta el término de la actividad.
Posterior a la visita a terreno realizada con el ITS y dependiendo de la magnitud del evento, éste podrá solicitar a la productora un layout del montaje.
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BASES TÉCNICAS - DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO REQUERIDO |
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EVENTO N°2: PERROTÓN.
El servicio deberá incluir lo siguiente:
Descripción: Evento familiar, con el fin de generar consciencia sobre la importancia de promover la vida sana a nivel de familia, incluyendo a sus mascotas caninas y realizar deporte en comunidad.
Los diseños cuando así corresponda serán proporcionados con la debida antelación por el equipo de Marketing de Lo Barnechea Servicios a través de correo electrónico.
El monto ofertado se deberá individualizar en el Anexo N°4 “Oferta Económica”, para quien resulte adjudicado, deberá además entregar en el plazo establecido para la elaboración del contrato en formato editable, el detalle unitario de cada una de las partidas que contempla el evento.
El Mandante no está obligado a realizar el evento que en las presentes bases de licitación se indica, ya que podría cambiar por otros eventos de similares características y valor e incluso no realizarse, de acuerdo con los intereses y lineamientos de la organización, de acuerdo con causas de fuerza mayor o causas debidamente argumentadas por la Dirección Ejecutiva.
Detalles del servicio:
El oferente adjudicado será responsable de la adecuada ejecución de los servicios y requerimientos, debiendo cumplir con las especificaciones técnicas establecidas, en lo relativo a los ítems que se requieran para el evento, según el siguiente detalle:
Fecha: sábado 25 de abril de 2026. Puede sufrir cambios o modificaciones.
Cantidad Inscripciones: 1.000. Se realizarán exclusivamente de forma online, en el sitio web denominado: www.lobarnecheadeportes.cl, a través de un formulario habilitado para tal efecto.
Lugar: Pie Andino esquina Panorámica Norte, Lo Barnechea. Puede sufrir cambios o modificaciones.
Recorrido: 4 km. A continuación, se detalla, podrían sufrir cambios o modificaciones:
4 KM: Inicia en Av. Paseo Pie Andino, hasta esquina las Hualtatas, para doblar a la izquierda dando una vuelta en u y volver a subir por Pie Andino hasta el cruce de Panorámica Norte. Este circuito se realizará dos veces, para completar los 4 km.
De existir alguna modificación en el recorrido, debe ser previamente aprobado por la unidad técnica.
Horario: Citación 10:00 horas y largada 10:30 horas. Duración aproximada 2 horas aproximadamente.
Entrega de kit: Lugar Espacio Urbano La Dehesa, ubicado en calle El Rodeo N°12.850, Lo Barnechea, el viernes 25 de abril de 12:00 a 20:00 horas (puede cambiar el horario, pero se mantienen las 8 horas de retiro). Adicionalmente, se contará con entrega de kits el mismo día de la perrotón en una carpa de Lo Barnechea Deportes, para quienes no pudieron retirar durante el día previo.
Montaje evento: Se realizará el día anterior del evento, desde las 15:00 horas aproximadamente en el sector de la largada y llegada. Durante la madrugada del sábado el demarcado del recorrido y el cierre de las calles correspondientes deberá comenzar a las 7:00 horas para que los recorridos estén listos a las 9:15 horas.
Desmontaje evento: el mismo día del evento, es decir el sábado 25 de abril de 2026, una vez terminado el evento y tendrá una duración de 2 horas.
Cronograma:
10:00 |Presentación y calentamiento previo.
10:30 |Inicio del evento.
11:30 |Premiación y actividades.
Premiación: Se entregarán premios a los ganadores, elegidos por el público.
Premios: Premios para sorteo serán tarjetas de regalo tipo giftcard, en un sobre que incluya diseño personalizado y logo Lo Barnechea Deportes. Serán 3 unidades y cada una debe ser por un monto de $50.000 pesos. Además de un cheque gigante de fomex para las fotos (se usará el mismo para todos los ganadores).
Ejecución: Para la correcta ejecución del evento es necesario indicar los tiempos de montaje que requiere la productora, así como una previa aprobación del layout por parte del Mandante. Cualquier cambio que se realice por fuerza mayor en el personal que estará durante el evento, debe ser debidamente informado a los encargados con los justificativos requeridos, así también presentar el reemplazo con todos los papeles al día.
Sin perjuicio de todo lo ya indicado, podrían surgir modificaciones tanto en la fecha, lugar y la cantidad de inscripciones indicadas. Si ocurriera algún cambio, se coordinará con anticipación y en conjunto con el adjudicatario.
Posterior al evento, se deberá entregar todo el material sobrante con guía de despacho en el Gimnasio Municipal de Lo Barnechea Deportes, ubicado en Cuatro Vientos N°13.655, Lo Barnechea. Las cajas deberán estar marcadas sobre su contenido, y para su fácil almacenamiento en la bodega. Además, se deberá mandar un mail a la persona a cargo de la licitación, indicando detalladamente en un Excel el material y las cantidades entregadas (medallas, bastidores, kits sobrantes, poleras sobrantes, etc.).
Permisos: Lo Barnechea Servicios será el encargado de solicitar y obtener los permisos necesarios para la ejecución del evento en la vía pública.
Requerimientos específicos del evento:
A continuación, se detallan los requerimientos específicos indicando su descripción, la cantidad solicitada y la duración en días, del evento considerado en la licitación, lo que deberá ser considerado por los oferentes al momento de presentar su propuesta.
Solicitud de servicios:
La ejecución de los servicios será solicitada vía correo electrónico por el ITS al proveedor, en el que se indicará la fecha, horario y lugar del evento o actividad a desarrollar, material requerido, como también los horarios y plazos de montaje y desmontaje.
Las rectificaciones de los servicios, ya sea por cambio de lugar, fecha o modificaciones técnicas de las solicitudes, también deberán ser indicadas vía correo electrónico al proveedor del servicio.
Todos los servicios deberán incluir los costos de la logística del montaje.
Los servicios serán revisados en el lugar del evento, dejando constancia por escrito de las eventuales faltas.
Cada servicio debe considerar la presencia de un productor en terreno a caro del evento, por parte de la empresa que provea el servicio. Quien deberá estar presente antes, durante y hasta el término de la actividad.
Posterior a la visita a terreno realizada con el ITS y dependiendo de la magnitud del evento, éste podrá solicitar a la productora un layout del montaje.
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