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BASES TECNICAS |
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I SERVICIOS REQUERIDOS
1.1 Descripción
El servicio requerido consiste en la ejecución integral del levantamiento de inventario físico de bienes muebles de uso y bienes muebles fungibles, junto con la implementación y puesta en operación de un software de control y gestión de inventario, para las dependencias de CENABAST ubicadas en Oficina San Eugenio, comuna de Ñuñoa, Bodega Lourdes, comuna de Quinta Normal y Anexo Pelancura ,comuna de San Antonio.
El levantamiento de inventario deberá contemplar la identificación, registro, clasificación y sistematización de los bienes existentes, permitiendo generar una base de datos actualizada, confiable y estructurada que facilite la adecuada gestión y control de los activos institucionales.
Para ello, el proveedor adjudicado deberá realizar el levantamiento físico en terreno, identificando cada bien mediante el registro de sus características relevantes, tales como tipo de bien, descripción, ubicación, estado de conservación, unidad responsable u otra información que permita su correcta identificación y trazabilidad dentro de la institución.
Asimismo, el servicio deberá considerar la provisión, implementación y habilitación de un software de control de inventario, el cual permitirá gestionar digitalmente los bienes inventariados, facilitando su administración, consulta, actualización y generación de reportes.
El proveedor deberá además realizar la carga inicial de los datos obtenidos durante el proceso de inventario en el software implementado, dejando el sistema plenamente operativo para su utilización por parte de CENABAST.
El software deberá mantenerse disponible y operativo por un período mínimo de 12 meses contados desde su implementación, incluyendo soporte básico para el correcto funcionamiento de la plataforma.
El servicio deberá contemplar todas las actividades necesarias para su correcta ejecución, incluyendo la planificación del levantamiento en terreno, la sistematización de la información, la generación de informes y la entrega de los productos asociados al inventario institucional.
1.2 Objetivo general de la contratación
El objetivo de la presente contratación es contar con un inventario actualizado, completo y confiable de los bienes muebles de uso y bienes muebles fungibles pertenecientes a CENABAST, junto con la implementación de una herramienta tecnológica que permita su adecuada gestión y control institucional.
Mediante la ejecución del levantamiento de inventario y la implementación de un software de control de inventario, se busca fortalecer los procesos de administración, registro, seguimiento y control de los bienes institucionales, mejorando la trazabilidad de los activos y facilitando la toma de decisiones en materia de gestión patrimonial.
Asimismo, esta contratación permitirá a la institución disponer de información sistematizada y actualizada sobre sus bienes, contribuyendo a optimizar los procesos administrativos internos, mejorar el control de activos y asegurar una gestión más eficiente y transparente de los recursos institucionales.
CENABAST podrá modificar, ampliar o reemplazar direcciones dentro del territorio nacional, informándolo oportunamente al contratista, siempre que dicha modificación no altere el objeto del contrato ni la naturaleza del servicio contratado.
II. DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS A CONTRATAR
Inventario de Bienes Muebles y Software de Control de Inventario
El servicio requerido contempla la ejecución integral del levantamiento de inventario físico de bienes muebles de uso y bienes fungibles pertenecientes a CENABAST, junto con la implementación, habilitación y operación de un software de control de inventario, que permita la gestión digital de los bienes inventariados.
El proveedor adjudicado deberá ejecutar el servicio considerando estándares técnicos de alta calidad, utilizando metodologías, herramientas tecnológicas y materiales especializados para inventariado, con el fin de asegurar la correcta identificación, trazabilidad y control de los bienes institucionales.
El servicio deberá ejecutarse en las dependencias institucionales ubicadas en Oficina San Eugenio, comuna de Ñuñoa, Bodega Lourdes, comuna de Quinta Normal y en Av. Antonio Núñez de Fonseca N°2217, Pelancura, comuna de San Antonio, o en aquellas que CENABAST determine dentro del alcance de la presente contratación.
El servicio comprenderá, al menos, los siguientes componentes:
2.1 Levantamiento de Inventario de Bienes Muebles
El proveedor deberá realizar el levantamiento físico completo de los bienes muebles de uso y bienes fungibles existentes en las dependencias institucionales, identificando cada bien mediante un proceso sistemático de registro y clasificación.
El inventario deberá contemplar, al menos, las siguientes actividades:
• Identificación física de los bienes existentes.
• Registro detallado de cada activo.
• Asignación de un código único de identificación para cada bien.
• Registro de características del activo (tipo de bien, descripción, estado, ubicación u otra información relevante).
• Clasificación y organización de los bienes según categorías definidas por CENABAST.
• Registro de la ubicación física del bien dentro de las dependencias institucionales.
• Sistematización de la información levantada en una base de datos estructurada.
El proveedor deberá garantizar la exactitud, integridad y consistencia de la información registrada, asegurando que el inventario refleje fielmente la situación real de los bienes institucionales.
2.2 Ejecución del Inventario
El proveedor adjudicado deberá realizar el levantamiento físico completo del inventario de bienes muebles de uso y bienes fungibles, identificando cada activo existente en las dependencias institucionales definidas en las presentes bases.
Durante el proceso de inventariado, cada bien deberá ser identificado mediante la instalación de una placa de inventario metálica, la cual permitirá su identificación única y trazabilidad dentro del sistema de gestión de inventarios institucional.
Cada activo deberá ser registrado considerando, al menos, la siguiente información:
• Código único de inventario.
• Descripción del bien.
• Tipo o categoría del activo.
• Ubicación física dentro de la dependencia.
• Estado de conservación del bien.
• Unidad o área responsable.
• Año estimado de adquisición o antigüedad del bien, cuando corresponda.
La identificación física de los bienes deberá realizarse mediante placas metálicas grabadas, las cuales deberán cumplir obligatoriamente con las siguientes características técnicas:
Especificaciones técnicas de las placas de inventario
• Material: Placa metálica de alta resistencia (aluminio anodizado o material equivalente de características similares o superiores).
• Tipo de grabado: Grabado permanente o indeleble, que asegure la legibilidad del código durante la vida útil del activo.
• Dimensiones: 6 centímetros de largo por 3 centímetros de ancho.
• Color: gris metálico, propio del material de fabricación.
• Contenido mínimo:
o Identificación institucional.
o Código único de inventario.
o Código de barras o tecnología equivalente para lectura digital.
• Resistencia: alta resistencia a desgaste, manipulación frecuente, humedad, temperatura y condiciones ambientales adversas.
Las placas deberán ser instaladas directamente en cada bien inventariado en un lugar visible que permita su correcta identificación sin afectar la funcionalidad del activo
Además, la etiqueta del bien deberá contener la siguiente leyenda, además de un código QR para cada bien inventariado:
“INVENTARIO CENABAST”
NOMBRE ESTABLECIMIENTO
RBD – N° INVENTARIO”
Con el objeto de asegurar la continuidad del proceso de identificación y control de inventario institucional, el proveedor adjudicado deberá considerar la provisión de los insumos, herramientas o equipamiento necesarios que permitan a CENABAST continuar posteriormente con la identificación de nuevos bienes que ingresen al inventario institucional.
Para estos efectos, si bien no se exigirá la entrega de un stock adicional de placas de inventario, el proveedor deberá dejar disponible el equipamiento o mecanismos necesarios para la generación de nuevas identificaciones, tales como máquina de impresión o grabado de placas, software asociado, plantillas de generación de códigos u otros medios tecnológicos equivalentes, que permitan mantener la continuidad del sistema de identificación implementado.
Dicho equipamiento o mecanismo deberá quedar operativo y disponible para uso institucional, junto con las instrucciones necesarias para su correcta utilización por parte del personal designado por CENABAST.
2.3. Implementación e Instalación del Software de Gestión de Inventario.
El proveedor adjudicado deberá proporcionar, implementar y dejar plenamente operativo un software de gestión y control de inventario destinado a la administración, registro, control y seguimiento de los bienes muebles inventariados en las dependencias de CENABAST.
El sistema deberá permitir la gestión integral del inventario institucional, asegurando la trazabilidad entre la identificación física de los bienes mediante placas metálicas de inventario y su correspondiente registro digital dentro de la plataforma. Para estos efectos, el software deberá permitir el registro, consulta, actualización y administración de los activos institucionales, incorporando la información levantada durante el proceso de inventariado.
El proveedor deberá realizar la instalación, configuración y puesta en marcha del sistema, incluyendo la carga inicial de todos los bienes inventariados, de manera que el software quede completamente operativo y disponible para su utilización por parte de CENABAST al término del proceso de implementación.
El sistema deberá permitir el registro de los bienes inventariados mediante códigos únicos de identificación asociados a códigos de barras, los cuales deberán estar vinculados a las placas metálicas instaladas en cada activo. Asimismo, deberá permitir el registro de información relevante de los bienes, tales como descripción, categoría, ubicación física, estado de conservación, unidad responsable y cualquier otra información necesaria para una adecuada gestión del inventario institucional.
El software deberá permitir la consulta, búsqueda y generación de reportes de inventario, así como la exportación de información en formatos digitales compatibles con herramientas de uso institucional, tales como planillas electrónicas u otros formatos de datos estructurados que faciliten su análisis y gestión administrativa.
Asimismo, el sistema deberá permitir la actualización permanente de la información del inventario, incluyendo modificaciones en la ubicación de los bienes, cambios en su estado de conservación, incorporación de nuevos activos y registro de bajas administrativas, permitiendo que la institución mantenga actualizado su inventario institucional una vez finalizado el contrato.
El software ofertado deberá corresponder a una plataforma informática autoadministrable por parte de CENABAST, permitiendo la gestión autónoma de usuarios, registros y actualización de información, sin requerir desarrollos adicionales del proveedor para su operación habitual. No se considerarán válidas soluciones basadas exclusivamente en planillas electrónicas, tablas dinámicas, bases de datos simples u otras herramientas de similar naturaleza que no correspondan a un software de gestión de inventario con funcionalidades propias de administración, trazabilidad, control y consulta de activos
El proveedor deberá garantizar el correcto funcionamiento del software por un período mínimo de 12 meses, incluyendo soporte técnico básico para la resolución de incidencias asociadas al funcionamiento del sistema.
Finalmente, el proveedor deberá asegurar que el software implementado permita su utilización posterior al término del contrato por parte de CENABAST, debiendo otorgar una licencia, gratuita y de uso indefinido para la institución, que permita el acceso, consulta, administración y actualización de la información registrada en el sistema, sin requerir pagos adicionales asociados al uso de la plataforma una vez finalizada la ejecución contractual
2.3.1 Equipamiento para Lectura de Códigos de Barra
Con el objeto de asegurar la correcta identificación, registro y gestión de los bienes inventariados, el proveedor adjudicado deberá contemplar dentro del servicio la provisión e implementación de equipamiento destinado a la lectura de códigos de barra asociados a las placas metálicas de inventario.
Para estos efectos, el proveedor deberá proporcionar al menos un dispositivo lector de códigos de barra, compatible con el software de inventario implementado, que permita realizar de manera ágil y precisa las tareas de identificación, registro y actualización de los activos dentro del sistema.
El lector de códigos de barra deberá permitir la captura rápida de la información contenida en las placas de inventario, facilitando los procesos de levantamiento de inventario físico, actualización de registros, verificación de activos y control institucional.
Dicho equipamiento deberá quedar operativo y disponible para uso institucional, debiendo el proveedor asegurar su correcta integración con el software de inventario implementado.
Asimismo, el proveedor deberá entregar las instrucciones de uso, configuración e integración del dispositivo con el sistema de inventario, junto con las orientaciones necesarias para su correcta utilización por parte de los funcionarios designados por CENABAST.
4. Clasificación de Bienes Muebles y Vida Útil
El proveedor adjudicado deberá realizar la clasificación técnica de los bienes muebles inventariados, con el propósito de ordenar, sistematizar y facilitar la gestión administrativa y patrimonial de los activos institucionales de CENABAST.
Para estos efectos, los bienes levantados durante el proceso de inventario deberán ser identificados, categorizados y registrados dentro del sistema de gestión de inventario, considerando su naturaleza, características funcionales, estado de conservación y su uso dentro de la institución.
Asimismo, el proveedor deberá incorporar dentro del registro de cada activo una estimación de su vida útil referencial, considerando criterios técnicos generalmente utilizados en la administración de bienes institucionales, tales como el tipo de bien, su uso habitual, antigüedad estimada y estado de conservación al momento del levantamiento del inventario.
Esta clasificación permitirá disponer de información sistematizada que facilite la administración del inventario institucional, la toma de decisiones respecto de la mantención, renovación o baja administrativa de los bienes, así como la adecuada gestión de los activos institucionales.
La clasificación de los bienes deberá quedar incorporada dentro de la base de datos del inventario y del software de gestión implementado, permitiendo su consulta, actualización y administración posterior por parte de los funcionarios designados por CENABAST.
El proveedor deberá asegurar que la información registrada permita identificar de manera clara la categoría del bien, su condición operativa y su estimación de vida útil, de modo de contribuir a una gestión patrimonial ordenada, transparente y acorde con las prácticas de administración de activos utilizadas en el sector público
5. Base de Datos y Archivos Digitales.
Como resultado del proceso de levantamiento de inventario, el proveedor adjudicado deberá generar y entregar a CENABAST una base de datos digital estructurada que contenga la totalidad de los bienes inventariados, la cual deberá estar asociada al software de gestión de inventario implementado y a las placas metálicas de identificación instaladas en cada activo.
La base de datos deberá ser entregada en formatos digitales compatibles con herramientas de uso institucional, permitiendo su consulta, administración y actualización posterior por parte de la institución.
La información contenida en la base de datos deberá incluir, al menos:
• Código único de inventario asociado a la placa metálica instalada en el bien.
• Descripción y clasificación del activo.
• Ubicación física del bien dentro de la dependencia.
• Estado de conservación del activo.
• Unidad o área responsable.
• Estimación de vida útil u otros antecedentes relevantes del bien.
El proveedor deberá entregar, además, los archivos digitales consolidados del inventario institucional, incluyendo respaldos de la base de datos generada durante el proceso de inventariado.
Toda la información generada durante la ejecución del servicio será de propiedad exclusiva de CENABAST, debiendo quedar disponible para su utilización, consulta y actualización posterior por parte de la institución, sin dependencia del proveedor adjudicado.
6. Informes y Certificados
El proveedor adjudicado deberá elaborar y entregar a CENABAST los informes técnicos que den cuenta del proceso de levantamiento de inventario realizado, así como de los resultados obtenidos durante la ejecución del servicio.
Estos informes deberán permitir verificar la correcta ejecución del inventario, la identificación de los bienes institucionales y la información incorporada al sistema de gestión implementado.
El proveedor deberá entregar, al menos, los siguientes documentos:
• Informe de avance del proceso de inventario, cuando sea requerido por la contraparte técnica de CENABAST, con el detalle del estado de ejecución del levantamiento en las dependencias consideradas.
• Informe final de inventario, que contenga el consolidado de los bienes inventariados, su clasificación, ubicación y estado de conservación.
• Certificación del proceso de inventariado, que acredite que el levantamiento de inventario fue realizado conforme a lo establecido en las presentes bases técnicas.
• Documentación técnica asociada al proceso, incluyendo reportes generados por el sistema de inventario y antecedentes que respalden la información registrada.
Los informes deberán ser entregados en formato digital y en formatos compatibles con herramientas de uso institucional, permitiendo su revisión, análisis y respaldo por parte de CENABAST.
7. Informe Final de Levantamiento de Inventario
Una vez finalizado el servicio, el proveedor deberá entregar un informe final del levantamiento de inventario, el cual deberá contener:
• Consolidado del inventario institucional.
• Detalle de bienes registrados.
• Clasificación de activos.
• Resultados del proceso de inventariado.
• Recomendaciones para la gestión futura del inventario institucional.
8. Capacitación a Funcionarios
El proveedor adjudicado deberá realizar una capacitación técnica dirigida a los funcionarios designados por CENABAST, con el propósito de transferir los conocimientos necesarios para la correcta administración, actualización y continuidad del sistema de inventario institucional una vez finalizado el contrato.
La capacitación deberá estar orientada a entregar herramientas prácticas y operativas que permitan a la institución mantener y actualizar su inventario de manera autónoma, incluyendo la incorporación de nuevos bienes, modificaciones de registros y procesos administrativos asociados a la gestión de activos.
La capacitación deberá contemplar, al menos, las siguientes materias:
• Procedimientos para la realización de levantamientos físicos de inventario y verificación de bienes institucionales.
• Metodologías para la identificación, registro y etiquetado de activos, incluyendo la correcta utilización de placas metálicas de inventario y lectura de códigos de barra.
• Procedimientos para la actualización del inventario institucional, tales como cambios de ubicación de bienes, incorporación de nuevos activos y registro de bajas administrativas.
• Uso, administración y operación del software de gestión de inventario implementado, incluyendo la generación de reportes, consultas y actualización de registros.
El proveedor deberá entregar material de apoyo y documentación técnica asociada a la capacitación, incluyendo manuales o guías de uso del sistema y orientaciones para la correcta gestión del inventario institucional.
La capacitación deberá asegurar que los funcionarios designados por CENABAST cuenten con los conocimientos necesarios para operar el sistema de inventario, realizar procesos de actualización del inventario y mantener la continuidad del control de activos institucionales con posterioridad a la ejecución del contrato.
RESUMEN DE HITOS
N° Hito del Servicio Descripción del Hito Producto o Entregable
1 Inicio del servicio y planificación Reunión de inicio con la contraparte técnica de CENABAST para definir planificación del levantamiento de inventario, metodología de trabajo, cronograma de ejecución y coordinación de acceso a las dependencias institucionales. Plan de trabajo y cronograma de ejecución del inventario.
2 Levantamiento físico de inventario Ejecución del inventario físico en las dependencias institucionales, incluyendo identificación, registro y clasificación de los bienes muebles existentes. Registro preliminar de bienes inventariados.
3 Instalación de placas de inventario Identificación de los activos mediante la instalación de placas metálicas grabadas de 6 cm x 3 cm, color gris, con código único y código de barras, utilizando adhesivo industrial de alta resistencia. Bienes etiquetados e identificados mediante placas metalizadas.
4 Implementación del software de inventario Instalación, configuración y puesta en marcha del software de gestión de inventario, incluyendo la carga inicial de los bienes inventariados y su vinculación con las placas de identificación. Sistema de inventario implementado y operativo
5 Integración de lector de código de barras Provisión e integración de dispositivo lector de códigos de barra, compatible con el software implementado, permitiendo la lectura y gestión de los activos inventariados. Lector de código de barras configurado y operativo.
6 Generación de base de datos institucional Consolidación de la información levantada en una base de datos digital estructurada, asociada al sistema de inventario y compatible con herramientas institucionales Base de datos digital del inventario institucional
7 Entrega de informes técnicos Elaboración y entrega de informes que den cuenta del proceso de inventariado, resultados obtenidos y consolidado de los bienes registrados. Informe final de levantamiento de inventario y reportes asociados.
8 Capacitación a funcionarios Capacitación técnica a funcionarios designados por CENABAST en el uso del software de inventario, lectura de códigos de barra y procedimientos para la realización y actualización de inventarios institucionales. Capacitación realizada y entrega de manuales de uso.
9 Entrega final del servicio Entrega final de todos los productos del servicio, incluyendo software operativo, base de datos, informes y herramientas necesarias para la continuidad del inventario institucional Acta de entrega y recepción conforme del servicio.
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