Descripción:
El objetivo de la presente contratación es contar con un servicio integral, continuo y especializado de digitalización, clasificación, custodia, administración y resguardo documental, destinado a la documentación de propiedad del Servicio Nacional de Capacitación y Empleo (SENCE), Dirección Regional de Los Lagos, cualquiera sea su soporte, formato o antigüedad.
Dicho servicio tendrá por finalidad asegurar la adecuada gestión documental institucional, garantizando la correcta organización, conservación, disponibilidad, trazabilidad, confidencialidad e integridad de la información, de conformidad con la normativa vigente aplicable a los órganos de la Administración del Estado, así como con los estándares técnicos, de seguridad y de calidad establecidos en las presentes Bases.
Asimismo, la contratación busca optimizar los procesos internos del Servicio, resguardar el patrimonio documental institucional, facilitar el acceso oportuno y eficiente a la información para fines administrativos, operativos y de control, y mitigar los riesgos asociados a la pérdida, deterioro, acceso no autorizado o uso indebido de la documentación, contribuyendo con ello al cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia, probidad, continuidad del servicio público y correcta administración de los recursos fiscales.
En efecto, se necesita administrar un volumen aproximado de 2200 cajas de documentación, contenidas en cajas de archivo modelo americana o similar cuyas medidas son 26 centímetros de alto, 32 centímetros de ancho y 43 centímetros de largo, con lo cual se espera efectuar una gestión más eficiente de la documentación almacenada y contar con niveles adecuados de seguridad respecto a esta.