9.1.1. Objeto
Para el cumplimiento de las funciones de promoción comercial de ProChile se requiere contratar los servicios de una persona natural o jurídica, en adelante “la Productora”, que entregue soporte y desarrolle los eventos virtuales, semipresenciales y presenciales nacionales definidos por ProChile, a través de la coordinación, producción, organización e implementación para cada uno de ellos, con el fin de llevar a cabo las acciones y/o actividades de promoción establecidas en la planificación de la institución.
Objetivos Específicos
-Ejecutar con eficiencia, eficacia y calidad las acciones o actividades virtuales, semipresenciales y presenciales, de promoción, definidas por ProChile, a nivel nacional.
-Disponer de un equipo que cuente con las herramientas, insumos, materiales y personas para realizar las gestiones de preproducción, producción y postproducción de los eventos, de acuerdo con los objetivos comunicacionales y de imagen definidos por ProChile.
-Implementar y ejecutar los eventos, en todas sus etapas, en base a los lineamientos entregados por ProChile.
9.1.2.- DESCRIPCION GENERAL DE LOS SERVICIOS REQUERIDOS
A). ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LOS EVENTOS QUE DESARROLLA PROCHILE
Corresponde a acciones o actividades de promoción que se realicen en Chile, que pueden ser virtuales, semipresenciales o presenciales, y que cuenta con una convocatoria representativa para la función de la Institución, con asistencia de autoridades o representantes relevantes del sector público y privado, en línea con la imagen país y con los focos estratégicos establecidos por ProChile para la promoción comercial.
Para efectos de la presente contratación, se describen los tipos de eventos virtuales, semipresenciales y presenciales, relacionados a acciones y/o actividades de promoción de ProChile.
B). MODALIDADES DE EVENTOS
i) Eventos Virtuales
El “evento virtual” se define como aquel que involucra a personas que interactúan en torno a una plataforma virtual.
Ejemplo de evento virtual: Transmisión vía streaming del evento, con panelistas, autoridades y moderador conectados de distintas partes del mundo y/o desde Chile, estos eventos pueden ser: seminarios, talleres, coaching y ruedas de negocios.
ii) Eventos Semipresenciales
Este tipo de evento consta de una parte presencial y otra virtual. Las actividades presenciales, en este caso, serían desarrolladas a nivel nacional.
La temática de este tipo de eventos deberá estar en línea con los focos estratégicos de ProChile, mercados y sectores foco para cada año.
Se deberá considerar la implementación y montaje presencial del evento y todo lo necesario en térmnos de conexiones y soporte para su transmisión online.
Ejemplo de evento semipresencial: lanzamientos de programas, charlas o seminarios, inauguraciones, grabaciones en set TV, entre otras.
iii) Eventos Presenciales
Corresponde a aquellas actividades que, por su formato, requieren convocatorias amplias y masivas, y que, además, pueden contemplar más de una actividad en el marco de un mismo gran evento.
Este tipo de evento se desarrolla de manera presencial a nivel nacional. Su temática deberá estar en línea con los mercados y sectores focos de ProChile, se considera un evento de alta convocatoria (exportadores, importadores, autoridades, etc.).
Se deberá considerar la implementación, montaje presencial, desmontaje, organización y ejecución del evento a nivel nacional.
Ejemplo de evento presencial: ENEXPRO, Encuentros de Negocios, plenarias, cenas, lanzamientos de programas, etc.
C). DESCRIPCIÓN Y CARACTERÍSTICAS DE LOS EVENTOS “HITO” PARA PROCHILE
ProChile dentro de su planificación organiza y ejecuta diferentes tipos de eventos de promoción comercial nacional. Estos eventos llamados “eventos hitos” se desarrollan, al menos, una vez al año, con alta convocatoria y en línea con los focos estratégicos. A continuación, detallaremos cada uno de ellos:
i) ENEXPRO
Los Encuentros Exportadores, denominados ENEXPRO, corresponden a ruedas de negocios segmentadas según los distintos sectores productivos del país: Alimentos, Industrias, Servicios e Industrias Creativas. Su principal objetivo es generar oportunidades de vinculación comercial entre exportadores chilenos e importadores de diversos mercados internacionales.
Las empresas participantes, que representan lo más destacado de la oferta exportable chilena, cuentan con el acompañamiento, la gestión y el apoyo de la red nacional de ProChile y de sus más de 50 oficinas comerciales en el exterior.
Este tipo de evento puede desarrollarse de manera semipresencial o presencial y contempla, entre sus actividades, seminarios, charlas, degustaciones de productos, catas de vino, activaciones de marca, cenas, espacios de reuniones bilaterales y presentaciones artísticas, entre otras.
ii) Encuentros de Negocios
Los Encuentros de Negocios tienen por finalidad generar instancias de vinculación entre un sector productivo del país y sus principales socios comerciales. Las empresas chilenas, exportadoras o con potencial exportador, que participan en esta actividad cuentan con el acompañamiento, la gestión y el apoyo de la red nacional de ProChile.
Este tipo de evento puede desarrollarse de manera semipresencial o presencial y contempla actividades tales como presentaciones tipo pitch, charlas, seminarios, almuerzos o cenas de networking, espacios para reuniones bilaterales y muestras de productos, entre otras.
iii) Lanzamientos
Los lanzamientos corresponden a eventos en los que ProChile presenta o comunica una actividad, y se asocian principalmente a la apertura de una convocatoria amplia, al inicio de un programa o a una acción de promoción sectorial relevante.
Este tipo de evento puede desarrollarse de manera semipresencial o presencial. Entre sus ejemplos se incluyen la apertura de convocatorias de herramientas de ProChile, tales como GoGlobal, Fondos Concursales; los lanzamientos o hitos iniciales de programas anuales como Mujer Exporta, Género y Pueblos Originarios y Ecommerce; la celebración de alianzas público-privadas; y el lanzamiento en Chile de eventos como Chile Week o Encuentros de Negocios Internacionales.
Generalmente participan autoridades de ProChile, representantes de otros servicios públicos y actores del sector privado. En la mayoría de los casos, estos eventos contemplan la contratación de speakers, servicios de alimentación —como desayuno, coffee break, almuerzo, brunch o cóctel—, producción técnica y entrega de merchandising o regalos para los asistentes, entre otros servicios asociados.
iv) Plenarias / Inauguraciones
Las plenarias e inauguraciones se desarrollan en el marco de actividades de mayor envergadura, con participación de autoridades de ProChile, representantes de otros servicios públicos y directivos del sector privado. Habitualmente cuentan con una asistencia aproximada de 100 invitados o más y, por lo general, se realizan en locaciones arrendadas especialmente para estos fines.
Este tipo de evento puede desarrollarse de manera semipresencial o presencial y, en la mayoría de los casos, requiere la contratación de speakers, servicios de acreditación para los asistentes, producción técnica, merchandising o regalos, así como servicios de alimentación, tales como desayuno o coffee break.
v) Seminarios o Talleres
Los seminarios o talleres son actividades de carácter técnico y académico, que pueden ser organizadas íntegramente por ProChile o en colaboración con instituciones del sector privado o educacional. Asimismo, pueden desarrollarse de manera individual o formar parte de un ciclo temático.
La finalidad de este tipo de actividad es promover la formación, la reflexión y la generación de conocimiento en materias vinculadas al quehacer institucional de ProChile.
Este tipo de evento puede desarrollarse en modalidad virtual, semipresencial o presencial.
vi) Ferias Nacionales
ProChile participa durante el año en diversas ferias nacionales, a las que asiste con presencia institucional para dar a conocer sus servicios y herramientas a empresas chilenas exportadoras o con potencial exportador.
En este contexto, la participación puede materializarse mediante stands, puntos de atención o activaciones de marca, lo que requiere la implementación del espacio, la impresión e instalación de gráficas, el arriendo de mobiliario, el soporte eléctrico necesario y todos los elementos requeridos para su correcto funcionamiento.
vii) Cooking Show
El cooking show es un evento de degustación cuyo propósito es dar a conocer la oferta exportable chilena de alimentos y bebidas, a través de la preparación realizada por un chef local ante un grupo acotado de invitados, tales como importadores, periodistas y líderes de opinión, entre otros.
Este tipo de evento puede desarrollarse de manera semipresencial o presencial.
viii) Cenas
Las cenas son eventos presenciales que se desarrollan en el marco de actividades de mayor envergadura, con participación de autoridades de ProChile, de otros ministerios o entidades del sector público, y de representantes del sector privado.
Para su implementación se requieren no solo servicios de alimentación, sino también equipamiento técnico, apoyo tecnológico, infraestructura y soporte logístico.
Este tipo de evento puede desarrollarse de manera semipresencial o presencial.
ix) Desayunos
Los desayunos son eventos semipresenciales o presenciales, organizados íntegramente por ProChile, que se desarrollan en el marco de una actividad de mayor envergadura, ya sea como instancia de apertura o de cierre. En general, sus invitados corresponden a autoridades de la institución, así como a representantes del sector público y privado.
Si bien su componente principal corresponde al servicio de alimentación, este tipo de actividad también requiere apoyo logístico y tecnológico para su adecuada ejecución.
D). REFERENCIA DE EVENTOS A EJECUTAR
ProChile informará oportunamente la planificación de los eventos que se desarrollarán durante la vigencia del contrato que las partes suscriban al efecto. Sin perjuicio de ello, y solo a modo referencial, se estima la realización de las siguientes cantidades de eventos:
ENEXPRO: 6
Encuentros de negocios: 4
Lanzamientos: 10
Seminarios o talleres: 6
Plenarias / inauguraciones: 8
Ferias nacionales: 5
Cooking shows: 2
Desayunos: 6
Cenas: 5
E). PROCEDIMIENTO DE OPERACIÓN DEL CONTRATO
i) Modalidad de utilización
ProChile utilizará los servicios contratados de acuerdo a sus necesidades específicas y al proveedor contratado no adquirirá la exclusividad en la prestación del servicio a ProChile.
Asimismo, ProChile no estará obligada a ejecutar la totalidad del monto presupuestado al proveedor contratado, ya que solicitará los servicios de acuerdo a las necesidades que se presenten durante la vigencia del contrato.
ii) Presentación de presupuesto por evento
La Productora, ante un requerimiento de ProChile, deberá presentar en un plazo máximo de 5 días hábiles desde la solicitud formal por parte de ProChile, un “Presupuesto del Evento”, indicando el valor del servicio requerido de conformidad a lo ofertado en el Anexo N° 2: Formulario Oferta Económica.
Asimismo, deberá confirmar en dicho Presupuesto, todos los servicios necesarios para desarrollar el evento solicitado, incluyendo el detalle del equipo de trabajo asignado y cronograma de ejecución del servicio requerido. Esta solicitud será enviada con antelación al evento o actividad, considerando los plazos para ejecutarla y producirla.
El presupuesto deberá estar compuesto por el listado de los servicios y/o productos previamente cotizados en esta licitación, más los servicios y/o productos adicionales que surjan al momento de cotizar un evento en particular.
La Contraparte Técnica de ProChile deberá revisar el presupuesto verificando que todo se encuentre en concordancia con lo señalado en los párrafos anteriores. Una vez comprobado lo anterior, aprobará dicho presupuesto y lo comunicará por escrito mediante correo electrónico a la Productora.
Una vez confirmado el evento, la Contraparte Técnica de ProChile solicitará al Departamento de Compras de ProChile, la emisión de la “Orden de Compra” respectiva, con lo cual se confirmará formalmente a la Productora que deberá proceder a realizar los trabajos, según cronograma y servicios aprobados.
En el caso que se produzca un aumento de los servicios requeridos, no considerados en el presupuesto del evento inicial, una vez finalizado el evento, la Productora deberá remitir un presupuesto adicional de conformidad a lo ofertado en el Anexo N° 2 Formulario Oferta Económica. La Contraparte Técnica de ProChile, revisará y según corresponda, dará su conformidad y solicitará al Departamento de Compras, la emisión de una Orden de Compra complementaria al evento realizado.
Por otra parte, si se produce una disminución en la cantidad de servicios cotizados y contratados para un evento específico con la Productora, por causas no imputables a ésta, éstos serán descontados de la Orden de Compra emitida y corresponderá facturar solo los efectivamente prestados según la recepción conforme de la Contraparte Técnica de ProChile.
Listado de servicios y/o productos cotizados en precios fijos (CLP/pesos chilenos):
Esta modalidad corresponde al presupuesto que se construya en base al ítemizado de servicios y/o productos previamente cotizados para esta licitación, en valores fijos en pesos chilenos, según lo ofertado por el proveedor adjudicado en el ítem I del Anexo N°2: Formulario de Oferta Económica. Estos valores fijos deben contemplar impuestos, tasas, ganancias y cualquier otro que se requiera para la prestación requerida.
Listado de servicios y/o productos cotizados adicionales (CLP/pesos chilenos):
Las solicitudes de producción de eventos que ProChile formule a la Productora podrán incluir servicios que no se encuentren listados ni ofertados en el ítem I del Anexo N° 2, “Formulario de Oferta Económica”, de las presentes Bases.
En tales casos, la Productora, a requerimiento de la Contraparte Técnica de ProChile, deberá cotizar detalladamente dichos servicios, presentando, a lo menos, una cotización, la que estará afecta a la aplicación de un FEE (comisión).
Sin perjuicio de lo anterior, cuando se requieran servicios y/o productos adicionales, ProChile podrá presentar directamente una cotización de los servicios requeridos. En caso de que esta cotización sea la más conveniente para los intereses del Servicio respecto de la propuesta presentada por la Productora, ProChile podrá seleccionar dicha cotización. En tal caso, la Productora deberá ejecutar los servicios de conformidad con la cotización finalmente seleccionada por ProChile, en los términos, condiciones y alcances allí establecidos.
La Contraparte Técnica de ProChile seleccionará la alternativa más conveniente, de acuerdo a las cotizaciones presentadas, ponderando precio y calidad, respecto a los requerimientos y objetivos de la del evento de que se trate.
FEE del Servicio:
El FEE del servicio corresponde a la tarifa o comisión de la Productora, expresada como un porcentaje fijo, que se aplicará sobre el costo total de cada evento que se cotice bajo la modalidad de “servicios y/o productos adicionales”.
El Oferente deberá indicar su propuesta de FEE o comisión en el ítem II del Anexo N° 2, “Formulario de Oferta Económica”, de las presentes Bases.
Dicho porcentaje no podrá exceder del 15% (quince por ciento) del valor cotizado para los servicios y/o productos requeridos.
9.1.3.- REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y SERVICIOS
A). Consideraciones generales que debe cumplir la Productora
Contar con un equipo de trabajo adecuado, idealmente con experiencia en producción de eventos (virtuales, semipresenciales y presenciales), que preste apoyo técnico antes, durante y post evento, incluyendo su proceso de desmontaje.
Contar, para cada evento, con un equipo de trabajo que incluya: al menos con: un (1) Productor General, (1) Asistente de Producción y Asistentes Técnicos según las características de cada evento (al menos uno), los que deberán considerar entre sus funciones, la organización previa, preproducción, montajes, pruebas técnicas, desarrollo del evento, desmontaje, organización post evento y postproducción.
La Productora deberá estar disponible para la recepción y respuesta a las solicitudes de cotización que le formule ProChile, en horario de lunes a viernes (excepto festivo) de 9:00 a 19:00 horas. No obstante, la gestión, organización y desarrollo de los eventos podrá realizarse en un horario distinto y/o en días inhábiles, previa coordinación entre las partes.
Contar con un equipo logístico como tramoyas para la implementación de cada uno de los eventos.
Reservar y arrendar locaciones para el desarrollo de los eventos, cuando corresponda.
Contar con personal y equipo que dé soporte técnico, en términos audiovisuales, para la implementación de transmisiones en vivo, muestra de material audiovisual en grandes pantallas, grabaciones, etc.
Contar con plataformas de transmisión vía streaming, con capacidad para un mínimo 1.000 usuarios y un máximo 5.000 usuarios.
Debe contar, en términos de montaje y/o habilitación, con un amplio abanico de opciones disponibles de mobiliario e ítems decorativos para vestir los eventos semipresenciales y presenciales.
Contar con un sistema de acreditación para eventos semipresenciales y presenciales, que contemple: inscripción, validación, impresión y entrega de credenciales a los asistentes.
Contar con el servicio de impresión e instalación de todo el material gráfico que se desarrolle para los eventos; tales como: tótems, gigantografías, señaléticas, invitaciones, menú, toblerones, tarjetones, pendones, cubos, diseños credenciales, merchandising en general, etc.
Diseñar, montar y desmontar puntos de activación de la Marca ProChile u otro, pudiendo ser stands o puntos de atención, de acuerdo con los lineamientos de ProChile.
B). Requerimientos por tipo de evento (referenciales):
El detalle de las prestaciones indicado en el presente numeral tiene un carácter meramente referencial, y se incorpora en esta etapa únicamente con el objeto de entregar a los oferentes una orientación general respecto de los servicios que podrían ser requeridos por ProChile en el marco de la presente contratación. En todo caso, las prestaciones específicas que deberán ejecutarse en cada oportunidad serán definidas por ProChile al momento de efectuar la respectiva solicitud de cotización, de conformidad con la naturaleza, objetivos y características particulares de cada actividad o evento.
i) Virtuales: ENEXPRO, Encuentros de Negocios, Lanzamientos, Seminarios, Talleres, Plenarias e Inauguraciones.
La Productora deberá considerar, para el desarrollo de cada evento, los siguientes requerimientos mínimos:
Plataforma de transmisión vía streaming, con capacidad para un mínimo de 1.000 y un máximo de 5.000 usuarios.
La plataforma debe permitir la interacción entre panelistas e invitados a través de chat (preguntas y respuestas) y video. La plataforma debe permitir mostrar contenido como videos, presentaciones, textos, cámara en vivo, etc.
Monitor de retorno.
Gráfica con nombre de panelista, cargo y empresa para eventos virtuales y semipresenciales.
Integración de logo institucional y partner privado, cuando corresponda.
Contemplar formularios de inscripción y capacidad de registro.
Generación de link de conexión al evento (panelista e invitados).
Canal de traducción simultánea.
Grabación del evento, video editado.
Prueba técnica por cada evento en la fecha y horario que ProChile estime conveniente.
Contratación de moderador. Debe considerarse una propuesta de, al menos, dos alternativas, personas reconocidas en Chile y con habilidades en la conducción de un evento. Se requerirá presentar el CV de las opciones propuestas, cuando ProChile le solicite cotizar el evento o actividad, según “Procedimiento de operación del contrato” establecido en el literal E) del numeral 9.1.2 de las presentes Bases.
Lenguaje de señas con certificación C2, servicio de uno o más intérpretes, en horario establecido, según la actividad.
Servicio de traducción simultánea para eventos semipresenciales: servicio de uno o más intérpretes español-inglés / inglés–español (o idioma que corresponda según las necesidades del evento), en horario establecido, según la actividad.
Equipo de técnico experimentado en términos audiovisuales que preste apoyo antes y durante el evento, para la implementación de transmisiones en vivo.
Adaptación de las gráficas, si se requiere, durante la prueba técnica o cuando se necesite.
Entregar métricas del evento, número de conectados, tiempo de duración, peak de conexiones, porcentaje de rebote, entre otras.
ii) Semipresenciales (híbridos): ENEXPRO, Encuentros de Negocios, Lanzamientos, Seminarios, Talleres, Plenarias e Inauguraciones.
Para el desarrollo de la parte virtual de cada evento, la Productora deberá considerar los siguientes requerimientos mínimos:
Plataforma de transmisión vía streaming, con capacidad para mínimo de 1.000 y máximo de 5.000 usuarios.
La plataforma debe permitir la interacción entre panelistas e invitados a través de chat (preguntas y respuestas) y video.
La plataforma debe permitir mostrar contenido como videos, presentaciones, textos, cámara en vivo, etc.
Contemplar GC con nombre de panelista, cargo y empresa.
Contemplar la integración de logo institucional y partner privado, cuando corresponda.
Contemplar formularios de inscripción y capacidad de registro.
Generación de link de conexión al evento (panelista e invitados).
Grabación del evento, video editado.
Prueba técnica por cada evento en la fecha y horario que ProChile estime conveniente.
Contratación de moderador. Debe considerarse una propuesta de, al menos, dos alternativas, personas reconocidas en Chile y con habilidades en la conducción de un evento. Se requerirá presentar el CV de las opciones propuestas, cuando ProChile le solicite cotizar el evento o actividad, según “Procedimiento de operación del contrato” establecido en el literal E) del numeral 9.1.2 de las presentes Bases.
Lenguaje de señas con certificación C2, servicio de uno o más intérpretes, en horario establecido, según la actividad.
Servicio de traducción simultánea de uno o más intérpretes español-inglés / inglés–español (o idioma que corresponda según las necesidades del evento), en horario, establecido según la actividad.
Equipo técnico experimentado en términos audiovisuales, que preste apoyo antes y durante el evento, para la implementación de transmisiones en vivo.
Adaptación de las gráficas, si se requiere, durante la prueba técnica o cuando se necesite.
Entregar métricas del evento, número de conectados, tiempo de duración, peak de conexiones, porcentaje de rebote, entre otras.
Internet Wi‑Fi.
Para el desarrollo presencial del evento, la Productora deberá considerar un espacio físico —por ejemplo, un salón de hotel, un salón en centro de eventos o un estudio de televisión— que incluya, al menos, las siguientes características:
Salón principal para la grabación, con un tamaño referencial de 256 mt2 (16 x 16 metros) y una altura sobre 4 metros.
Salones aledaños como apoyo para backstage, espera, reuniones, entre otros. Todos los salones deben tener mesas de reuniones con sillas y espacios con llave para guardar artículos personales si se requiere.
Sistema de iluminación profesional para escenario.
Sistema de sonido profesional con todo el equipo audiovisual necesario para el desarrollo del evento, por ejemplo: micrófonos, mesa de control, etc.
Habilitación para mesa técnica.
Back digital, pantalla led gigante, tamaño según salón.
Escenario o tarima, tamaño por definir en base a evento.
1 podio LED.
Mobiliario. Este se definirá una vez confirmado el espacio físico, el que podría contemplar como referencia: poltronas, mesas de apoyo, etc.
Aire acondicionado o calefacción, según corresponda.
Montaje y desmontaje.
Contratación de moderador. Debe considerarse una propuesta de, al menos, dos alternativas, personas reconocidas en Chile y con habilidades en la conducción de un evento. Se requerirá presentar el CV de las opciones propuestas, cuando ProChile le solicite cotizar el evento o actividad, según “Procedimiento de operación del contrato” establecido en el literal E) del numeral 9.1.2 de las presentes Bases.
Considerar espacio para montar coffee break. Considerar un mínimo para 15 personas.
Estacionamientos para equipo ProChile (mínimo 5).
Servicio de coffee break para un mínimo de 15 personas, que considere:
Servicio de Cafetería: deberá incluir, al menos: café, variedad de leches (sin lactosa, descremada, semidescremada, etc.), té, agua sin gas, bocados dulces y salados y galletas.
Servicio de Agua: considerar botellas de agua y vasos para los panelistas, autoridades y otros invitados.
Contemplar personal encargado de la distribución (montaje y desmontaje) y para servir o entregar los alimentos (por ejemplo: garzones, manipuladores de alimentos, etc.).
Considerar productos alimenticios de primera calidad; en caso de entregar algún producto de mala calidad o en mal estado, la Productora deberá reemplazarlos, sin costo para ProChile.
iii) Semipresenciales (híbridos): Cooking shows
Para el desarrollo de la parte virtual de cada cooking show, la Productora deberá considerar los siguientes requerimientos mínimos:
Plataforma de transmisión vía streaming, con capacidad para un mínimo de 1.000 y un máximo 5.000 usuarios.
La plataforma debe permitir la interacción entre chef, panelistas e invitados a través de chat (preguntas y respuestas) y video.
La plataforma debe permitir mostrar contenido como videos, presentaciones, textos, cámara en vivo durante la preparación de cocina, etc.
Contemplar GC con nombre de panelista, cargo y empresa.
Contemplar la integración de logo institucional y partner privado, cuando corresponda.
Contemplar formularios de inscripción y capacidad de registro.
Generación de link de conexión al evento (panelista e invitados).
Grabación del evento, video editado.
Prueba técnica por cada evento en la fecha y horario que ProChile estime conveniente.
Contratación de moderador, debe considerarse una propuesta de al menos dos alternativas, personas reconocidas en Chile y con habilidades en la conducción de un evento. Se requerirá presentar el CV de las opciones propuestas, cuando ProChile le solicite cotizar el evento o actividad, según “Procedimiento de operación del contrato” establecido en el literal E) del numeral 9.1.2 de las presentes Bases.
Lenguaje de señas con certificación C2, servicio de uno o más intérpretes, en horario establecido según la actividad.
Servicio de traducción simultánea de uno o más intérpretes español-inglés / inglés–español (o idioma que corresponda según las necesidades del evento), en horario establecido según la actividad.
Equipo de técnico experimentado en términos audiovisuales, que preste apoyo antes y durante el evento, para la implementación de transmisiones en vivo.
Adaptación de las gráficas, si se requiere, durante la prueba técnica o cuando se necesite.
Entregar métricas del evento, número de conectados, tiempo de duración, peak de conexiones, porcentaje de rebote, entre otras.
Internet Wi‑Fi.
Para el desarrollo de la parte presencial del evento, la Productora deberá considerar un espacio físico destinado al montaje de cocina que contemple, al menos, las siguientes características:
Cocina totalmente equipada para la grabación, con un mesón, para el desempeño del chef, de 3 metros de largo aproximadamente.
Salones aledaños como apoyo para backstage, espera, reuniones, entre otros. Todos los salones deben tener mesas de reuniones con sillas y espacios con llave para guardar artículos personales, si se requiere.
Equipamiento para la cocina:
Cocina encimera o inducción 60 o 75 cm.
Ollas, sartenes, bowls, utensilios de cocina, etc.
Losa y cubiertos para montaje de platos y para los invitados.
Vasos y copas.
Considerar todos los productos o insumos de alimentos y bebidas que se requieran para la elaboración del cooking.
Mobiliario para los asistentes: mesas y sillas.
Mantelería.
Decoración para las mesas.
Sistema de iluminación profesional para cocina.
Pantalla superior para mostrar el mesón de cocina durante el cooking.
Sistema de sonido profesional con todo el equipo audiovisual necesario para el desarrollo del cooking show, por ejemplo: micrófonos, mesa de control, etc.
Habilitación para mesa técnica.
Montaje y desmontaje.
Contratación de moderador. Debe considerarse una propuesta de, al menos, dos alternativas, personas reconocidas en Chile y con habilidades en la conducción de un evento. Se requerirá presentar el CV de las opciones propuestas, cuando ProChile le solicite cotizar el evento o actividad, según “Procedimiento de operación del contrato” establecido en el literal E) del numeral 9.1.2 de las presentes Bases.
Contratación de garzones.
Contratación del chef seleccionado por ProChile para el desarrollo de un evento.
Considerar degustación de las mismas preparaciones realizadas por el Chef para los invitados al evento. Esta debe considerar alimentación para un mínimo de 20 personas, incluyendo:
3 alternativas de cóctel.
3 alternativas de entradas.
3 alternativas de fondos.
3 alternativas de postre y servicio de café.
Cada tiempo con su maridaje de vinos.
Servicios de agua, jugos y bebidas.
Productos alimenticios de primera calidad; en caso de entregar algún producto de mala calidad o en mal estado, la Productora deberá reemplazarlos, sin costo para ProChile.
Estacionamientos para equipo de ProChile (mínimo 5).
iv) Presenciales: ENEXPRO y Encuentros de Negocios.
La Productora deberá considerar, para el desarrollo del evento, los siguientes requerimientos mínimos:
Disponer de un lugar para el desarrollo del evento, contemplando salones y foyer, con capacidad para, al menos, 100 personas (sea arriendo, comodato o de propiedad de la Productora).
Estacionamientos para el equipo de producción. Considerar, al menos, 5 para el equipo de ProChile.
Personal de seguridad.
Sistema de acreditación que contemple inscripción, validación, impresión de credenciales y entrega de éstas a los asistentes.
Servicio de traslado de pasajeros para las delegaciones e invitados, con señalética (buses y van).
Hotelería: alojamiento por noche, en hotel, para invitados al evento, lo que deberá ser previamente autorizado por la Contraparte Técnica.
Mobiliario para vestir el evento. Considerar: sillas, mesas, sofás, escenario, podio, mesones de atención y acreditación, tótems con gráfica, señalética, pendones, cubos, back, basureros, etc.
Decoración o ambientación para el evento.
Sistema eléctrico disponible para apoyo en reuniones, seminarios, salones y foyer (zapatillas, salidas eléctricas, etc.).
Impresión e instalación de gráficas y gigantografías, considerar gráficas asociada a mobiliarios, credenciales, merchandising, etc.
Elementos audiovisuales, tales como proyectores, pantallas, equipos de proyección, micrófonos, etc.
Soporte técnico en términos audiovisuales, para la muestra de material audiovisual en grandes pantallas, grabaciones, etc.
Sistema de iluminación.
Sistema de sonido y amplificación.
Internet Wifi de buen funcionamiento para todas las áreas del recinto.
Servicio de traducción simultánea, de uno o más intérpretes español-inglés / inglés–español (o idioma que corresponda según las necesidades del evento), en horario establecido según la actividad. Se requerirá su asistencia presencial al evento.
Servicio de alimentación: coffee break, desayunos, coctel, almuerzos y cenas, según corresponda.
Maestro de ceremonia.
Espectáculo o “show artístico”, si se requiere.
Fotógrafo.
v) Presenciales: Lanzamientos, Seminarios, Talleres, Inauguraciones y Plenarias.
La Productora deberá considerar, para el desarrollo del evento, los siguientes requerimientos mínimos:
Disponer de un lugar para el desarrollo del evento, contemplando salones y foyer, con capacidad para, al menos, 50 personas. (sea arriendo, comodato o de propiedad de la productora).
Estacionamientos para el equipo de producción. Considerar, al menos, 4 para el equipo ProChile.
Personal de seguridad.
Internet Wi‑Fi.
Sistema de acreditación, que contemple inscripción, validación, impresión de credenciales y entrega de éstas a los asistentes.
Mobiliario para vestir el evento. Considerar: sillas, mesas de apoyo, poltronas, podio, tótems con gráfica, señalética, pendones, cubos, back, basureros, escenario, etc.
Decoración o ambientación para el evento.
Sistema de sonido y amplificación.
Impresión e instalación de gráficas y gigantografías, considerar gráficas asociada a mobiliarios, credenciales, merchandising, etc.
Elementos audiovisuales, considerar: proyectores, pantallas, equipos de proyección, micrófonos, etc.
Soporte técnico en términos audiovisuales, para la muestra de material audiovisual en grandes pantallas, grabaciones, etc.
Maestro de ceremonia.
Servicio de alimentación: coffee break, coctel, almuerzos o cenas, según corresponda.
Fotógrafo.
Espectáculo, show artístico, DJ, de ser necesario.
vi) Presenciales: Ferias Nacionales
La Productora deberá considerar, para el desarrollo del evento, los siguientes requerimientos mínimos:
Montaje, habilitación y desmontaje del stand o punto de atención.
Impresión e instalación de gráficas y gigantografías, considerar gráficas asociada a mobiliarios, merchandising (pendones, cubos, lanyard, etc.).
Equipamiento audiovisual, pantallas led, iPad, etc., de ser necesario.
Mobiliario para vestir el stand o punto de atención (mesas, sillas, poltronas, mesones de atención, etc.).
Iluminación.
Decoración o ambientación para el stand.
Internet Wifi.
Fotógrafo.
Personal de seguridad.
vii) Presenciales: Cooking shows.
La Productora deberá considerar, para el desarrollo del evento, los siguientes requerimientos mínimos:
Disponer de lugar y/o salón para el desarrollo del evento (sea arriendo, comodato o de propiedad de la productora).
Cocina totalmente equipada para la grabación, con un mesón, para el desempeño del chef, de 3 metros de largo aprox.
Salones aledaños como apoyo para backstage, espera, reuniones, entre otros. Todos los salones deben tener mesas de reuniones con sillas y espacios con llave para guardar artículos personales si se requiere.
Equipamiento para la cocina:
Cocina encimera o inducción 60 o 75 cm.
Ollas, sartenes, bowls, utensilios de cocina, etc.
Losa y cubiertos para montaje de platos y para los invitados.
Vasos y copas.
Considerar todos los productos o insumos de alimentos y bebidas que se requieran para la elaboración del cooking.
Mobiliario para los asistentes: mesas y sillas.
Mantelería.
Decoración de las mesas.
Sistema de iluminación profesional para cocina.
Pantalla superior para mostrar el mesón de cocina durante el cooking.
Sistema de sonido profesional con todo el equipo audiovisual necesario para el desarrollo del cooking show, por ejemplo: micrófonos, mesa de control, etc.
Habilitación para mesa técnica.
Montaje y desmontaje.
Contratación de moderador. Debe considerarse una propuesta de, al menos, dos alternativas, personas reconocidas en Chile y con habilidades en la conducción de un evento. Se requerirá presentar el CV de las opciones propuestas, cuando ProChile le solicite cotizar el evento o actividad,
según “Procedimiento de operación del contrato” establecido en el literal E) del numeral 9.1.2 de las presentes Bases.
Contratación de garzones.
Contratación del chef para el desarrollo del cooking show. Debe considerarse una persona reconocida del rubro, con trayectoria nacional y/o internacional. Se requerirá presentar el CV de las opciones propuestas, cuando ProChile le solicite cotizar el evento o actividad, según “Procedimiento de operación del contrato” establecido en el literal E) del numeral 9.1.2 de las presentes Bases.
Considerar degustación de las mismas preparaciones realizadas por el Chef para los invitados al evento. Esta debe considerar alimentación para un mínimo de 20 personas, incluyendo:
3 alternativas frías.
3 alternativas calientes.
3 alternativas dulces.
Servicio de café.
Cada tiempo con su maridaje de vinos.
Servicios de agua, jugos y bebidas.
Estacionamientos para equipo ProChile (mínimo 5).
viii) Presenciales: Cenas
La Productora deberá considerar, para el desarrollo del evento, los siguientes requerimientos mínimos:
Disponer de lugar y/o salón para el desarrollo del evento (sea arriendo, comodato o de propiedad de la productora), considerando salón y foyer con capacidad para, al menos, 100 personas.
Estacionamientos para el equipo de producción. Considerar, al menos, 5 para el equipo de ProChile.
Personal de seguridad.
Sistema de acreditación, que contemple inscripción, validación, impresión de credenciales y entrega de estas a los asistentes.
Servicio de traslado de pasajeros para las delegaciones e invitados. Los buses o van deben contar con señalética.
Mobiliario para vestir el evento, considerar: sillas, mesas, escenario, podio, mesones de atención y acreditación, gigantografías, escenario, pendones, cubos, back, etc.
Decoración de mesas y ambientación para el evento.
Sistema eléctrico disponible para apoyo en el salón y foyer (zapatillas, salidas eléctricas, etc.).
Impresión e instalación de gráficas y gigantografías, considerar gráficas asociada a mobiliarios y merchandising, etc.
Elementos audiovisuales, considerar: proyectores, pantallas, equipos de proyección, micrófonos, amplificación, etc.
Soporte técnico en términos audiovisuales, para la muestra de material audiovisual en grandes pantallas, grabaciones, etc.
Sistema de iluminación.
Sistema de sonido y amplificación.
Internet Wifi de buen funcionamiento para todas las áreas del recinto.
Servicio de traducción simultánea, de uno o más intérpretes español-inglés / inglés–español (o idioma que corresponda según las necesidades del evento), en horario establecido según la actividad. Se requerirá su asistencia presencial al evento.
Considerar cena para los invitados del evento, aprox. 100 personas o según la envergadura del evento, incluyendo:
3 alternativas de coctel.
3 alternativas de entradas.
3 alternativas de fondos.
3 alternativas de postre y servicio de café.
Cada tiempo con su maridaje de vinos.
Servicios de agua, jugos y bebidas.
Productos alimenticios de primera calidad; en caso de entregar algún producto de mala calidad o en mal estado, la Productora deberá reemplazarlos, sin costo para ProChile.
Equipamiento para la cocina:
Cocina encimera o inducción 60 o 75 cm.
Ollas, sartenes, bowls, utensilios de cocina, etc.
Losa y cubiertos para montaje de platos y para los invitados.
Vasos y copas.
Considerar todos los productos o insumos de alimentos y bebidas que se requieran para la elaboración de la cena.
Mantelería.
Espectáculo o “show artístico”, si se requiere.
Fotógrafo.
Contratación de garzones.
Contratación de moderador. Debe considerarse una propuesta de, al menos, dos alternativas, personas reconocidas en Chile y con habilidades en la conducción de un evento. Se requerirá presentar el CV de las opciones propuestas, cuando ProChile le solicite cotizar el evento o actividad, según “Procedimiento de operación del contrato” establecido en el literal E) del numeral 9.1.2 de las presentes Bases.
Contratación del chef para el desarrollo del cooking show, debe considerarse una persona reconocida del rubro, con trayectoria nacional y/o internacional. Se requerirá presentar el CV de las opciones propuestas, cuando ProChile le solicite cotizar el evento o actividad, según “Procedimiento de operación del contrato” establecido en el literal E) del numeral 9.1.2 de las presentes Bases.
9.1.4.- CONTENIDO DE LA PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA
La propuesta técnica y económica deberá ser presentada por medios electrónicos mediante el portal www.mercadopublico.cl y contener lo siguiente:
ANEXO N°1: Formulario Datos del Oferente
Se debe entregar la información requerida en el Anexo N° 1 definida como obligatoria, los campos opcionales podrán omitirse. Si la información requerida en el Anexo N° 1 se encuentra disponible en el Registro de Proveedores, se considerará como presentada por el oferente.
De no incluirse el mencionado Anexo N°1, o si dicha información no está disponible en El Registro de Proveedores, la oferta será declarada inadmisible y no será evaluada.
ANEXO N°2: Formulario Oferta Económica
Los oferentes deberán completar el Anexo N°2 de las presentes Bases, indicando el valor total por ítem descrito, el que deberá incluir impuestos y costos asociados.
Para efectos de la elaboración de la Propuesta Económica, los oferentes deberán cotizar los siguientes aspectos:
Ítem I.- Listado de servicios y/o productos enlistados: Indicar el precio chilenos, para cada uno de los ítems, según el formato establecido en Anexo N°2.
Ítem II.- FEE para servicios y/o productos adicionales: Indicar el % de comisión ofertada correspondiente a la gestión del servicio para requerimientos adicionales.
El porcentaje de comisión o FEE para la gestión de servicios adicionales, no podrá exceder de 15%, de lo contrario su oferta será declarada inadmisible y no será evaluada
De no incluirse el mencionado Anexo N°2; si dicho Anexo no contiene toda la información solicitada; si no considera uno o más ítems o si la propuesta supera los máximos establecidos en las presentes bases, la oferta será declarada inadmisible y no será evaluada.
ANEXO N°3: Formulario Oferta Técnica
Presentación escrita, atendiendo a lo solicitado en las presentes Bases de Licitación, que debe considerar la totalidad de los servicios requeridos, de acuerdo a lo establecido en el Anexo Nº3.
La propuesta técnica deberá considerar los siguientes ítems:
Ítem I: Descripción de la metodología para llevar a cabo los servicios requeridos
Los oferentes deberán describir su propuesta técnica la metodología para llevar a cabo los servicios descritos en el numeral 9.1. de las presentes bases, que dé cuenta del cumplimiento de lo solicitado.
La descripción deberá incorporar, según corresponda a cada tipo de evento: equipo de trabajo, cronogramas de plazos, principales tareas, protocolos (plan de seguridad), imágenes, render (imagen 3D) de cada uno de los tipos de eventos e imágenes de referencia respecto a imagen y decoración, y/o cualquier otro elemento que se estime relevante para llevar a cabo los servicios requeridos.
Ítem II: Propuesta creativa de producción de evento
Los oferentes deberán presentar una propuesta creativa referencial, aplicada a un evento de ProChile, de conformidad con los lineamientos establecidos en el Anexo N°6 de las presentes Bases.
Dicha propuesta deberá dar cuenta de los siguientes aspectos:
-Cronograma propuesto para el evento, considerando producción, logística e implementación del evento.
-Concepto creativo y storytelling del evento: enfoque conceptual y visual planteado para el desarrollo del evento.
-Locaciones (en uno o más recintos, según corresponda a las ofertas presentadas).
-Propuesta técnica audiovisual (pantallas, sonido, iluminación, etc).
-Escenografía y ambientación.
-Propuesta de alimentación (Coffee, coctel, almuerzo/brunch y cena).
-Perfil de Maestro/a de ceremonia.
-Shows artísticos y activaciones chilenas.
-Merchandinsing y/o regalos para importadores, relacionados con la oferta exportable e imagen país de Chile.
-Material POP (elementos publicitarios por ejemplo exhibidores, carteles, stands, entre otros situados en el lugar).
-Propuesta de mecanismo de acreditación.
-Staff y equipo técnico para asegurar la ejecución de lo ofertado.
-Deseable el uso de materiales reciclables.
-Otros aspectos que se estimen relevantes en materias de narrativa general, ambientación, recursos escenográficos, experiencia de los asistentes, elementos gráficos y/o cualquier otro componente que el oferente estime pertinente para reflejar su capacidad creativa y de ejecución, en concordancia con la naturaleza y objetivos del evento propuesto.
Ítem III: Experiencia del Oferente en Producción de Eventos
El oferente deberá completar el listado del ítem III.- “Experiencia del Oferente en Producción de Eventos”, del Anexo N°3 “Formulario Oferta Técnica”, con un máximo de 10 (diez) servicios similares al requerido en la presente licitación, los que deberán cumplir con los siguientes requisitos:
-Ejecutados entre los años 2023 a 2026, ambos inclusive.
-Los servicios declarados deberán encontrarse finalizados a la fecha de cierre de recepción de ofertas.
-Se considerarán servicios similares aquellos relacionados con eventos presenciales y/o semipresenciales, desarrollados a nivel nacional, tales como congresos, seminarios, lanzamientos de programas, ruedas de negocios o eventos similares, con presencia de autoridades, y que tengan relación con las temáticas de promoción internacional e internacionalización de empresas chilenas y/o con actividades de carácter diplomático y protocolar. Sólo se considerarán eventos de, al menos, 150 asistentes (medianos y/o grandes eventos).
-No se considerarán como experiencia en servicios similares para esta contratación: recitales (musicales), eventos municipales de carácter social o eventos masivos de carácter social.
-Monto mínimo de la contratación: $50.000.000 (cincuenta millones de pesos) por evento.
Cada prestación de servicios deberá ser acreditada mediante la presentación de los siguientes documentos (debe adjuntar ambos para validar experiencia)
(1) Carta o Certificado emitido y firmado por el respectivo cliente; y
(2) Copia de Factura(s) correspondiente al evento.
Los documentos utilizados para acreditar la experiencia deberán contener, al menos, la siguiente información (obligatoria):
-Nombre de Cliente.
-Año de ejecución (fecha).
-Nombre del evento.
-Descripción del evento.
-Convocatoria del evento (cantidad de asistentes).
-Monto de la contratación (con su equivalencia en pesos chilenos en caso de corresponder).
-Participación de autoridades (indicar al menos el/los cargo/s).
-Declaración de entrega a conformidad del servicio contratado.
En el evento de que se incluyan más de 10 servicios similares al solicitado, ProChile sólo evaluará 10 incluidos en el listado presentado por el oferente.
No serán considerados como válidos los comprobantes que se deban obtener o consultar en otra fuente que no sea la documentación contenida en la propuesta.
En el caso de que los servicios hayan sido prestados a ProChile, no será necesario que se adjunte documento de acreditación, pero si deberá indicarlo expresamente en el mencionado Anexo N° 3.
Ítem IV: Criterio sustentables e inclusivos
En relación con la evaluación del criterio de evaluación inclusivo, los oferentes deberán completar el formulario establecido en el ítem IV del Anexo N° 3 y adjuntar la documentación solicitada para verificar lo declarado, de acuerdo con el siguiente detalle:
A Sello Empresa Mujer: El/la oferente acredita “Sello Empresa Mujer” que identifica las empresas lideradas por mujeres que son proveedoras del Estado y es validado, a través del Certificado Empresa Mujer, disponible en el Registro de Proveedores. En el caso de que el proveedor sea una persona natural, la única condición necesaria es ser mujer (información del Registro Civil). En el caso que el proveedor, sea una institución sin fines de lucro, instituciones públicas u otro similar, podrá incorporar una certificación equivalente al Sello Empresa Mujer.
B Contratación de personas con discapacidad: El oferente deberá señalar si cuenta con personas con discapacidad dentro de la empresa. Para acreditar lo anterior deberá adjuntar: (1) contrato de trabajo vigente, firmado por ambas partes (dicho contrato debe ser indefinido o considerar una vigencia de al menos todo el periodo de la contratación) y (2) credencial de discapacidad correspondiente o el certificado de discapacidad.
C Convenio de disposición y/o reciclaje de desechos: El oferente deberá indicar si dispone de convenios de disposición y/o reciclaje de desechos, considerando insumos usados en sus procesos productivos, papel, latas, vidrios u otros. Para acreditar este hecho deberá adjuntar copia de contrato firmado, convenio o certificado que acredite que se encuentra vigente al momento de la apertura de la presente licitación.
No se considerarán otras acreditaciones distintas a las antes señaladas.
Ítem V: Programa de Integridad y Ética Empresarial.
De acuerdo a lo exigido por el artículo 17 del Decreto N° 661, de 2024, del Ministerio de Hacienda, que aprobó el Reglamento de la Ley N° 19.886, el proveedor adjudicado deberá acreditar la existencia de programas de integridad y ética empresarial los cuales deben ser efectivamente conocidos y aplicados por su personal, lo que deberá ser declarado por los oferentes, completando el formulario contenido en el numeral V. del Anexo N°3 de este pliego de condiciones.
Para efectos del presente proceso de licitación, se entenderá como programa de integridad y ética empresarial un conjunto de políticas, procedimientos y herramientas diseñados para prevenir, detectar y responder a conductas irregulares, fraudes, corrupción y otros riesgos que puedan afectar la transparencia, legalidad y eficiencia en la gestión de los recursos públicos, promoviendo una cultura de cumplimiento.
El cumplimiento de lo anterior deberá ser acreditado por los oferentes, según lo informado al ofertar en el ítem V del Anexo N°3. Además, los oferentes deberán adjuntar copia del programa y el documento correspondiente que acredite su difusión, tales como, correos electrónicos institucionales, actas de recepción, toma de conocimiento o recepción a conformidad firmada por los trabajadores, comunicado interno que conste en su página web y/o intranet, copia de reglamento interno dónde conste la aplicación del programa, u otro.
Al respecto, cabe señalar que, conforme con lo señalado en el Dictamen N° E370752, de 2023, de la Contraloría General, las declaraciones juradas o cláusulas del pacto de integridad son insuficientes para cumplir con la señalada acreditación.
En el caso de que los oferentes presenten su oferta como persona natural y la contratación no requiera de un equipo de trabajo, sólo será requisito contar con un Programa de Integridad y Ética empresarial, pues, por lógica, la sola presentación del documento se entenderá como el medio de acreditación para su difusión.
Cuando las ofertas sean presentadas por UTP, todos los integrantes deberán cumplir con lo señalado y adjuntar la documentación si corresponde.
Para efectos de la evaluación del ítem referido al “Programa de Integridad y Ética empresarial” se considerará la información proporcionada por los proveedores en el ítem V del Anexo N°3 de las presentes Bases.
Consideración final ANEXO N°3:
De no incluirse el mencionado Anexo N° 3; si dicho Anexo no se encuentra firmado; si no contiene toda la información solicitada en el ítem I; o si la propuesta no da cuenta del cumplimiento expreso de los requisitos establecidos en el numeral 9.1 de las presentes bases, la oferta será declarada inadmisible y no será evaluada.
ANEXO N°4 “Declaración jurada de oferta de empresas relacionadas y pertenecientes a un grupo empresarial”.
Se debe entregar la información requerida en el Anexo N°4. Si la información requerida en el Anexo N° 4 se encuentra disponible en el Registro de Proveedores del Estado, se considerará como presentada por el oferente.
De no incluirse el mencionado Anexo N°4, o si dicha información no está disponible en El Registro de Proveedores, la oferta será declarada inadmisible y no será evaluada.
9.1.5.- PRIMACÍA DE LAS BASES
En caso de existir disconformidad entre las presentes bases de licitación y la información contenida en la ficha electrónica de licitación que figure en el portal www.mercadopublico.cl, primarán las presentes bases, las cuáles se encontrarán dentro de los archivos adjuntos, de la citada ficha de licitación.
9.2.- REGULACIÓN DE LA LICITACIÓN
La presente Licitación se regirá en todo momento por lo dispuesto en la Ley N° 19.886 y sus modificaciones, su Reglamento y las presentes Bases, las que son obligatorias para los que participen en la Licitación y se entenderá que son aceptadas por el sólo hecho de formular una oferta.
Los derechos y obligaciones del proveedor adjudicado se regirán por los siguientes documentos, los cuales forman un todo integrado y armónico, sin perjuicio de la preeminencia de las presentes Bases en su interpretación:
Ley N°19.886 y sus modificaciones y el Decreto Supremo N° 661, de 2024, del Ministerio de Hacienda, que aprobó su Reglamento.
Bases, sus Anexos, Aclaraciones, Respuestas y Modificaciones a las Bases si las hubiere.
Contrato que suscriba ProChile con el proveedor adjudicado.
Oferta del proveedor adjudicado y aclaraciones a las mismas.
Órdenes de Compra que emita ProChile.
9.3.- PLAZOS
Los participantes deberán dar cumplimiento a los plazos que se establecen en estas Bases. Para los efectos de la presente Licitación, salvo que se disponga expresamente otra cosa, los plazos se entenderán de días corridos.
Si el plazo vence en día sábado, domingo o festivo, se entenderá automáticamente prorrogado hasta el día hábil siguiente sin necesidad de comunicación o resolución alguna.
9.4.-DOMICILIO DE LOS OFERENTES
Quienes presenten ofertas en esta Licitación, deberán, para los efectos del cumplimiento de las obligaciones del contrato, fijar su domicilio en la ciudad y comuna de Santiago, Región Metropolitana y se someterán a la jurisdicción de sus Tribunales Ordinarios de Justicia, lo que quedará establecido en el convenio correspondiente con el Adjudicatario de la contratación.
9.5.- VIGENCIA DE LAS PROPUESTAS
Desde la fecha de cierre del plazo para presentar las ofertas, los proponentes quedarán obligados a mantener vigentes e invariables sus propuestas técnico – económica por un plazo de sesenta (60) días.
9.6.- COSTO DE PRESENTACION DE LA OFERTA
Los costos relacionados con la elaboración y presentación de las ofertas serán de cargo exclusivo de cada oferente, no asistiéndole a ProChile responsabilidad alguna en tal materia, cualquiera sea el resultado de la Licitación.
9.7.- ACLARACIONES
Los interesados en participar en la presente Licitación podrán formular consultas y solicitar Aclaraciones dentro de los plazos señalados en el numeral 3.- “Etapas y Plazos”, de las presentes Bases. Las Preguntas deberán formularse a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl), en el ID de la licitación respectiva. ProChile pondrá las referidas Preguntas y sus Respuestas en conocimiento de todos los interesados, a través de su publicación en el Sistema de Información (www.mercadopublico.cl), sin indicar el autor de las preguntas, dentro del plazo señalado en el referido numeral 3.- “Etapas y Plazos”.
Las respuestas del foro se entenderán forman parte integral de las presentes bases de licitación y deberán ser aprobadas mediante el correspondiente acto administrativo dictado por la autoridad competente. Dicho acto administrativo se publicará en el Sistema de Información, en los plazos dispuestos para ello de acuerdo con lo señalado en el numeral 3, de las presentes bases.
En caso de que el número de preguntas que se reciba sea superior a 50, la entidad licitante podrá aumentar el plazo de publicación de respuestas hasta por 3 días hábiles administrativos (entendiéndose por estos los días comprendidos entre lunes y viernes, ambos inclusive, con excepción de los festivos de carácter nacional).
En cualquier caso, la nueva fecha de publicación de respuestas será informada en el portal www.mercadopublico.cl, en el ID de la licitación, sin necesidad de dictar un acto administrativo para tales efectos.
9.8.- MODIFICACIONES A LAS BASES
ProChile podrá modificar las presentes Bases, ya sea por iniciativa propia o en atención a una aclaración solicitada por alguno de los oferentes, antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas. En caso de realizarse una modificación a las Bases, el plazo para presentar ofertas deberá ampliarse en no menos de 2 días, con el objeto de que los Proveedores interesados puedan conocer las modificaciones hechas y adecuar su oferta.
Asimismo, las modificaciones también podrán extender el plazo para ampliar la fecha de cierre para la presentación de las ofertas, con el objeto de aumentar la participación de los oferentes, o en caso de ocurrir la hipótesis de cantidad de preguntas planteada en el numeral precedente.
Las modificaciones que se lleven a cabo serán informadas, a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). Estas modificaciones formarán parte integral de las Bases y serán aprobadas por resolución de ProChile totalmente tramitada.
9.9.- PRESENTACIÓN OFERTA TÉCNICA Y ECONÓMICA
Las únicas ofertas válidas serán las presentadas, a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). No se aceptarán ofertas que se presenten por un medio distinto al establecido en estas Bases. Será responsabilidad de los Oferentes adoptar las precauciones necesarias para ingresar oportuna y adecuadamente sus ofertas.
De acuerdo a lo anterior y en relación a la presentación de las ofertas, los proponentes deberán tener presente que sólo se considerarán las ofertas realizadas en los Formularios dispuestos por ProChile, en idioma español y sólo aquellas ofertas enviadas oportunamente.
Deberá completar la Ficha Electrónica de la Oferta, indicando las Condiciones Generales de la Oferta ahí requeridas. Respecto del precio, la propuesta deberá indicarse en Pesos chilenos, con todos los impuestos incluidos. Para estos efectos los oferentes deberán realizar lo siguiente:
Habiendo ingresado al Sistema de Información (www.mercadopublico.cl) y tras digitar el “Usuario” y “Clave”, en el “Escritorio”, buscar por Número de Adquisición, con el ID 1082957-14-LR26. Presionar el Botón “Buscar”.
Se desplegará una página, en la cual se señala: “Se encontró 1 resultado para su búsqueda”. Hacer click sobre “Ofertar” y luego clickear sobre “Ingresar Nueva Oferta”.
Se abrirá una página con el Paso 1: “Completar Nombre de la Oferta”. Completar el nombre de la oferta y una breve descripción de ella. Luego, presionar sobre el Botón “Siguiente”.
Paso 2: “Completar oferta económica”, en el campo dispuesto para precio, ingresar un valor de referencia, que no será evaluado, ya que su oferta económica quedará plasmada en el Anexo N° 2 denominado Formulario de Oferta Económica. Luego, presionar sobre el botón “siguiente”.
Paso 3: “Ingresar Documentación Anexa”, Proceder a ingresar la totalidad de los anexos solicitados en las bases: Anexo N° 1 “Formulario Datos del Oferente”, Anexo N° 2 “Formulario Oferta Económica” y Anexo N° 3 “Formulario Oferta Técnica”. Una vez completada la carga de los anexos, presionar el Botón “Siguiente”.
Paso 4: “Confirmar e ingresar oferta”, deberá confirmar el ingreso de su propuesta. Una vez presionado el botón “Ingresar Oferta” se desplegará un comprobante de ingreso, pudiendo imprimir y finalizar el proceso.
9.10.- APERTURA
La apertura se efectuará, a través del “Sistema de Información”, en un solo acto, por un/a funcionario/a del Departamento de Compras, de la Dirección Administrativa de ProChile.
El/la funcionario/a del Departamento de Compras revisará y verificará el cumplimento de los antecedentes indicados en el numeral “4. Antecedentes para Incluir en la Oferta”, y dejará constancia del o los oferentes que no cumplan dichos requisitos mínimos exigidos en la presente bases, lo cual quedará reflejada en la apertura electrónica declarando como inadmisibles dichas postulaciones. Esta acta será de conocimiento de los participantes.
Si por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, no se pudiere realizar la Apertura Electrónica de las Ofertas, oportuna y electrónicamente ingresadas, ProChile podrá fijar nueva fecha y hora para la realización de dicho acto.
Conforme con el inciso cuarto del artículo 51 Decreto Supremo N° 661, de 2024, del Ministerio de Hacienda, que aprobó el Reglamento de la Ley N°19.886, los proponentes podrán efectuar observaciones dentro de las veinticuatro horas siguientes a la apertura de las ofertas. Estas observaciones deberán efectuarse a través del Sistema de Información
9.11.- PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE OFERTAS
La evaluación de las ofertas será realizada en una etapa. Sólo se evaluarán aquellas ofertas que cumplan con los requisitos mínimos para ofertar.
La evaluación será realizada por una Comisión Evaluadora integrada por tres funcionarios(as) de ProChile. Los integrantes de la Comisión evaluarán en conjunto las propuestas.
Serán funciones de la Comisión Evaluadora, las siguientes:
-Respecto de las ofertas que hayan sido rechazadas en el acto de apertura, deberán pronunciarse señalando en el Acta de Evaluación de Ofertas las razones que lo justifican.
-En cuanto a las ofertas que hayan sido aceptadas, serán sujetas a una fase de análisis de admisibilidad por parte de la Comisión evaluadora, la que tendrá como fin determinar si cada oferta presentada da cumplimiento a los requerimientos establecidos en las Bases de Licitación.
-Aquellas ofertas que resulten admisibles deberán ser evaluadas por la comisión en función de los criterios de evaluación establecidos en las Bases de Licitación, considerando todos los parámetros definidos para el proceso, realizando las verificaciones respectivas cuando corresponda.
-Solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales, siempre y cuando las rectificaciones de dichos vicios u omisiones no les confieran a esos oferentes una situación de privilegio respecto de los demás competidores, esto es, en tanto no se afecten los principios de estricta sujeción a las Bases y de igualdad de los oferentes, y se informe de dicha solicitud al resto de los oferentes, a través del Sistema de Información.
-La Comisión Evaluadora podrá durante la evaluación, a través del Departamento de Compras, solicitar aclaraciones a los oferentes respecto de sus respectivas propuestas. Los oferentes, tendrán un plazo máximo de 2 días hábiles, para responder lo solicitado. La Comisión Evaluadora no considerará las respuestas recibidas una vez vencido dicho plazo.
-Dejar constancia, en el Acta de Evaluación de ofertas, por orden decreciente, de la puntuación obtenida por cada una de las propuestas evaluadas. Además, se dejará constancia, en general, sobre cualquier hecho relacionado con el proceso de evaluación que le merezca comentar.
-Recomendar a la autoridad competente el(los) proveedor(es) adjudicado(s).
Por otro lado, los miembros de la Comisión Evaluadora no podrán:
- Tener contacto con los oferentes, según los términos dispuestos en el artículo 35 ter de la ley N°19.886
- Aceptar solicitudes de reunión, de parte de terceros, sobre asuntos vinculados directa o indirectamente con el proceso de licitación, mientras sea parte de la Comisión Evaluadora.
- Aceptar donativos por parte de terceros, entendiéndose como terceros, entre otros, a empresas que prestan servicios de asesoría, o bien, sociedades consultoras, asociaciones, gremios o corporaciones.
En caso de solicitar aclaraciones los oferentes para responder deberán seguir los siguientes pasos:
- Paso 1, habiendo ingresado al Sistema de Información (www.mercadopublico.cl) y tras digitar el “Usuario” y “Clave”; En el “Escritorio”, hacer clic en “Búsqueda de Licitaciones para Ofertar”, buscar por Número de Adquisición, con el ID 1082957-14-LR26. Presionar el Botón “Buscar”.
- Paso 2, seleccionar la opción ofertas en la columna “Acciones”.
- Paso 3, en opciones seleccionar “Foro Inverso”.
- Paso 4, ingresar la respuesta a la consulta y anexar la documentación requerida, en caso de solicitarse, y finalmente enviarla.
Criterios de Evaluación
La evaluación de las ofertas se realizará sobre la base de los siguientes criterios y ponderaciones respectivas:
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CRITERIOS A EVALUAR
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Porcentaje
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A.- Propuesta Económica Servicios y Productos Enlistados
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20%
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B.- Propuesta Económica FEE del servicio
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10%
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C.- Descripción de la Propuesta Metodológica
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20%
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D.- Descripción de la Propuesta Creativa
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20%
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E.- Experiencia del Oferente en producción de eventos
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25%
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F.- Criterios sustentables e inclusivos
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3%
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G.- Programa de Integridad y Ética Empresarial
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2%
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A.- Criterio Propuesta Económica Productos Enlistados (20%)
Para la evaluación de este criterio se considerará lo ofertado por cada proveedor en el ítem I del Anexo Nº 2 “Formulario Oferta Económica.
Para ello, se evaluará el precio ofertado para cada ítem en pesos chilenos, de acuerdo a lo establecido en el ítem I, del Anexo Nº 2 “Formulario Oferta Económica”, incluidos impuestos y costos asociados.
La propuesta de menor valor económico de cada ítem será calificada con el mayor puntaje asignado para este criterio (Nota 4), las siguientes serán calificadas con el puntaje proporcional a dicha propuesta, de acuerdo a la siguiente fórmula:
Nota Oferente: Valor económico de la oferta de precio fijo de menor valor x 4
Valor de la oferta que se analiza
A continuación, se obtendrá el promedio simple de las notas obtenidas, considerando la totalidad de los ítems, obteniendo una nota final promedio para cada oferta, de acuerdo a la siguiente fórmula.
Nota Oferente: Sumatoria de las notas obtenidas para cada uno de los ítems requeridos
Cantidad de ítems requeridos
B.- Criterio Propuesta Económica FEE del servicio (10%)
Para la evaluación de este criterio se considerará el porcentaje ofertado como FEE o comisión, en el ítem II, del Anexo Nº 2 “Formulario Oferta Económica”, y será evaluado según la siguiente tabla:
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Calificaciones
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Justificación
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Nota 4
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Oferta un fee menor o igual a 7%
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Nota 3
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Oferta un fee entre 8% y 9%
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Nota 2
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Oferta un fee entre 10% y 12%
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Nota 1
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Oferta un fee de 13% y 15%
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El porcentaje máximo ofertado no podrá exceder el 15%, el que se aplicará para cada evento contratado.
C.- Criterio Descripción de la Propuesta Metodológica (20%)
La evaluación de este criterio se realizará en base a la precisión y detalle de la descripción entregada por el oferente en el ítem I del Anexo N° 3, de acuerdo a los servicios detallados en el numeral 9.1. de las presentes Bases de Licitación.
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Calificaciones
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Justificación
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Nota 4
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Presenta una propuesta técnica que describe detalladamente la metodología a utilizar para ejecutar lo solicitado, identificando con precisión y describiendo claramente con detalle los servicios ofertados, en concordancia con los objetivos y requerimientos detallados en las especificaciones técnicas de las presentes Bases de Licitación, considerando todos los tipos de eventos.
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Nota 3
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Presenta una propuesta técnica que describe la metodología a utilizar para ejecutar lo solicitado, identificando los servicios ofertados, en concordancia con los objetivos y requerimientos detallados en las especificaciones técnicas de las presentes Bases de Licitación, sin embargo, carece de descripción o detalle en un tipo de evento requerido.
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Nota 1
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Presenta una propuesta técnica que describe la metodología a utilizar para ejecutar lo solicitado, identificando los servicios ofertados, en concordancia con los objetivos y requerimientos detallados en las especificaciones técnicas de las presentes Bases de Licitación, sin embargo, carece de descripción o detalle en más de un tipo de evento requerido.
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D.- Criterio Descripción de la Propuesta Creativa (20%)
La evaluación de este criterio se realizará en base a la propuesta realizada por el Oferente, de acuerdo con los lineamientos señalados en el Anexo N° 6 de las presentes Bases.
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Calificaciones
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Justificación
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Nota 4
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Presenta una propuesta clara y explícita con los objetivos del evento, desarrollando un concepto creativo sólido, coherente y bien articulado. Incorpora elementos innovadores y diferenciadores que generan alto valor agregado a la experiencia del evento. Existe plena coherencia entre la propuesta conceptual y su ejecución técnica y operativa, evidenciando una propuesta factible y de alto impacto.
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Nota 3
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Presenta una propuesta general con los objetivos del evento y un concepto creativo definido, aunque con oportunidades de mayor profundidad o integración. Incluye algunos elementos de valor agregado o innovación, de impacto moderado. La propuesta es coherente en términos generales, aunque presenta leves debilidades en su articulación o viabilidad.
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Nota 2
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Presenta una propuesta parcial o poco clara con los objetivos del evento. El concepto creativo es débil, genérico o poco desarrollado. La incorporación de elementos innovadores o de valor agregado es limitada o poco relevante. Se observan inconsistencias entre el planteamiento creativo y su ejecución técnica u operativa.
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Nota 1
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No presenta una propuesta clara con los objetivos del evento, carece de un concepto creativo estructurado y/o presenta una propuesta genérica. No incorpora elementos de valor agregado ni innovación y/o la propuesta resulta incoherente o inviable en su ejecución.
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Nota 0
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No presenta propuesta creativa.
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E.- Criterio Experiencia del Oferente en Producción de Eventos (25%)
Se evaluará en base a la experiencia declarada por el Oferente en el Anexo N°3, respecto a servicios similares a lo solicitado. Deberá considerar los requisitos e información indicados en el numeral 9.1.4 de las Bases de Licitación.
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Calificaciones
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Justificación
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Nota 4
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Acredita 10 eventos similares.
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Nota 3
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Acredita entre 7 a 9 eventos similares.
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Nota 2
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Acredita entre 4 a 6 eventos similares.
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Nota 1
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Acredita entre 1 y 3 eventos similares.
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Nota 0
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No entrega información suficiente o no acredita servicios similares al licitado.
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F.- Criterios sustentables e inclusivos (3%)
En relación con el criterio de evaluación sustentable e inclusivo, los oferentes deberán completar el formulario establecido en el Anexo N° 3 y adjuntar la documentación solicitada para verificar lo declarado. Se consideran como “criterios sustentables e inclusivos”, los siguientes:
Sello Empresa Mujer
Contratación de personas con discapacidad
Convenio de disposición y/o reciclaje de desechos
La propuesta se calificará de acuerdo al cuadro que se indica a continuación:
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Calificaciones
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Justificación
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Nota 4
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Acredita 3 iniciativas sustentables y/o inclusivas.
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Nota 3
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Acredita 2 iniciativas sustentables y/o inclusivas.
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Nota 2
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Acredita 1 iniciativa sustentable y/o inclusiva.
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Nota 0
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No se entrega información suficiente o no acredita las iniciativas sustentables y/o inclusivas.
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G.- Criterio Programa de Integridad y Ética Empresarial (2%)
La evaluación de este criterio se realizará en base a si el oferente posee un Programa de Integridad y Ética Empresarial que sea conocido y aplicado por su personal, y acompaña los antecedentes requeridos, lo que será evaluado según lo indicado en el Anexo N° 3 de las presentes Bases.
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Calificaciones
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Justificación
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Nota 4
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El oferente declara poseer un programa de integridad y ética empresarial conocido y aplicado por su personal, adjunta copia de dicho Programa y de los medios que acrediten que éste es conocido y aplicado por su personal.
En caso de personas naturales, declara poseer un programa de integridad y ética empresarial y adjunta copia de dicho Programa.
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Nota 0
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El oferente declara no poseer un programa de integridad y ética empresarial; o no adjunta copia del programa de integridad y ética empresarial declarado y/o no acredita que sea conocido y aplicado por su personal.
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Criterios de desempate
El resultado de la evaluación se obtendrá del promedio ponderado considerando los puntajes obtenidos en cada uno de los criterios de evaluación y los porcentajes asignados a dichos factores.
En caso de que dos o más oferentes obtuvieren el mismo puntaje final, se procederá a aplicar los siguientes criterios de desempate en orden de precedencia si es que éste persiste:
Mayor puntaje total obtenido en el criterio denominado “Experiencia del oferente en producción de eventos”.
Mayor puntaje total obtenido en el criterio denominado “Descripción de la propuesta metodológica”.
Mayor puntaje total obtenido en el criterio denominado “Descripción de la propuesta creativa”.
Mayor puntaje total obtenido en el criterio denominado “Propuesta Económica Productos Enlistados”.
Mayor puntaje total obtenido en el criterio denominado “Propuesta Económica FEE del servicio”.
Mayor puntaje total obtenido en el criterio denominado “Criterios sustentables e inclusivos”.
9.12.- ADJUDICACIÓN
Terminada la evaluación y en la medida que sea conveniente para los intereses del Servicio, se aceptará la oferta más ventajosa, considerando los criterios de evaluación con sus correspondientes puntajes y ponderaciones establecidos en estas Bases.
La adjudicación producirá efectos una vez que se encuentre totalmente tramitada la Resolución que la apruebe.
En caso de que la adjudicación no se realice dentro del plazo señalado en el numeral N° 3.- “Etapas y plazos”, ProChile informará en el Sistema de Información www.mercadopublico.cl las razones que justifican el incumplimiento del plazo para adjudicar, e indicará un nuevo plazo para la adjudicación, sin necesidad de dictar un acto administrativo para tales efectos.
De acuerdo al artículo 59 del Reglamento de la Ley N° 19.886, ProChile declarará inadmisible cualquiera de las ofertas presentadas que no cumpla con alguno de los requisitos mínimos establecidos en el numeral 4.- “Antecedentes para incluir en la oferta”, o cuando estas no se ajusten a lo establecido en las Bases de Licitación, la Ley N°19.886 y sus modificaciones o su Reglamento.
Se declarará inadmisible una o más ofertas cuando se presentaren en un procedimiento de contratación, ofertas simultáneas respecto de un mismo bien o servicio por parte de empresas pertenecientes al mismo grupo empresarial o relacionadas entre sí, según dispone el inciso segundo del artículo 9 de la Ley N° 19.886. En este caso, ProChile considerará para efectos de la evaluación de la presente licitación pública, solo la oferta más conveniente de los respectivos proveedores del mismo grupo empresarial o relacionadas entre sí, según los criterios establecidos en las Bases, y declarará inadmisibles las demás. Será considerada como oferta más ventajosa la de menor precio, siempre que no sea considerada una oferta “riesgosa o temeraria” de acuerdo a la definición establecida en el artículo 61 del Reglamento de la Ley N° 19.886, es decir, se entenderá que la oferta es temeraria cuando el precio de la oferta presentada por un oferente sea menor al 50% del precio presentado por el oferente que le sigue y se verifique por la Contraparte Técnica de ProChile que los costos de dicha oferta son inconsistentes económicamente.
Cuando una oferta sea considerada “riesgosa o temeraria”, ProChile podrá solicitar una garantía de Fiel Cumplimiento por un porcentaje mayor a lo establecido en el presente documento, lo que deberá ser justificado en el acto administrativo que apruebe el respectivo contrato.
Adicionalmente, y de acuerdo con lo señalado en el artículo 62 del Reglamento de la Ley N° 19.886, ProChile, podrá declarar desierta la Licitación cuando no se presenten ofertas, cuando todas las ofertas presentadas no fueran admisibles y/o cuando estas últimas no resulten convenientes a sus intereses.
Dichas declaraciones se efectuarán por resolución fundada. Los proponentes cuyas ofertas hayan sido rechazadas, no tendrán derecho a solicitar indemnización alguna por este hecho.
Consulta sobre la Adjudicación
Los oferentes podrán hacer consultas sobre la adjudicación a la entidad licitante, dentro del plazo fatal de 2 días hábiles, contados desde la publicación de la resolución de adjudicación en el sistema www.mercadopublico.cl, a través de la siguiente casilla electrónica comprasprochile@prochile.gob.cl.
Responsabilidades y obligaciones del proveedor adjudicado
Velar por mantenerse habilitado en el Registro de Proveedores durante todo el periodo de contratación.
El proveedor adjudicado liberará de toda responsabilidad a la entidad licitante en caso de acciones entabladas por terceros debido a transgresiones de derechos intelectuales, industriales, de patente, marca registrada y de diseños, como los indicados en la Ley N°17.336, sobre propiedad intelectual.
Velar por la calidad y oportunidad en la entrega de los bienes y/o servicios entregables requeridos en virtud de los servicios encomendados, so pena de la medida que esta pueda aplicar en caso de incumplimiento de lo solicitado.
Entregar oportunamente la documentación que le sea solicitada por ProChile, esto es, en los plazos que se determine para la entrega de estos.
Proveer de los servicios que fueron adjudicados en los plazos comprometidos, según su oferta adjudicada, y cumpliendo las especificaciones y requerimientos técnicos correspondientes establecidos en las Bases de Licitación.
El proveedor será responsable, en forma exclusiva, y sin que la enumeración sea taxativa, del pago oportuno de las remuneraciones, honorarios, indemnizaciones, desahucios, gratificaciones, gastos de movilización, beneficios y, en general, de toda suma de dinero que, por cualquier concepto, deba pagar a sus trabajadores.
Acreditar, a la mitad del periodo de vigencia del contrato, y con un máximo de seis meses, el cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales.
Cumplir con las demás obligaciones que le impone las Bases de licitación y el contrato de prestación de servicios.
El cumplimiento de las normativas del Código del Trabajo y otras normas relacionadas como la Ley Karin, son de exclusiva responsabilidad del proveedor adjudicado.
9.13.- DEJAR SIN EFECTO LA ADJUDICACIÓN
La adjudicación será dejada sin efecto por resolución fundada en los siguientes casos:
Si el proveedor adjudicado rechaza expresamente la adjudicación;
Si el proveedor adjudicado no acompaña la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato al momento de suscribirlo;
Si el proveedor adjudicado adquiere un conflicto de intereses con ProChile;
Si el proveedor adjudicado no se encuentra hábil en el Registro de Proveedores, a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública, al momento de la suscripción del contrato;
Si el proveedor adjudicado no adjunta la totalidad de la documentación exigida para la firma del contrato dentro del plazo fijado para este fin en la resolución adjudicataria.
Si la oferta presentada no emana de quien tiene poder suficiente para representar al respectivo Oferente, sin perjuicio de la ratificación que se realice en conformidad a la ley.
Si la oferta no cumple con las condiciones y requisitos establecidos en las bases.
Si el proveedor adjudicado no devuelve firmado el contrato dentro del plazo fijado en el numeral 9.14.- “Condiciones contractuales”.
Si los documentos presentados por el proveedor adjudicado hubiesen inducido a un error esencial del Servicio, que de no existir no se habría adjudicado la licitación a éste.
Verificada alguna de las causales anteriores, ProChile podrá, dentro de un plazo de 60 días contados desde la publicación del acto administrativo que adjudicó, dejar sin efecto la adjudicación y adjudicar nuevamente la licitación al segundo proponente mejor evaluado, y así sucesivamente, conforme el orden de las propuestas consignado en el Acta de Evaluación, o declarar desierta la licitación si estima que el resto de las ofertas presentadas no resultan convenientes para los intereses del Servicio.
9.14.- CONDICIONES CONTRACTUALES
Notificada la adjudicación en el portal www.mercadopublico.cl, no deberá mediar un plazo superior a los 20 días hábiles, salvo razones fundadas calificadas por el Servicio que justifiquen su ampliación, para la celebración del respectivo contrato, período en que debe gestionarse la presentación de antecedentes por parte del proveedor adjudicado, la elaboración del contrato, firma de éste y tramitación del acto administrativo que lo apruebe.
Juntamente con la devolución del contrato firmado y la Declaración Jurada, conforme al Anexo N° 5, el proveedor adjudicado deberá entregar el documento de garantía de fiel y oportuno cumplimiento del mismo, que además asegurará el pago de las obligaciones laborales y sociales de sus trabajadores.
Para la elaboración del respectivo contrato, el adjudicatario deberá remitir a ProChile los siguientes Antecedentes Legales:
1.- En caso de que el proveedor adjudicado sea una Persona Natural (chilena o extranjera):
Declaración Jurada, según formato ANEXO N°5-A, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en el artículo 35 quáter de la Ley N°19.886 y sus modificaciones y en el artículo 33 de la Ley N°21.595.
Cédula de identidad del Adjudicatario.
Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, los antecedentes señalados en el presente listado deberán ser presentados por cada una de las personas naturales que la integran.
Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, que den cuenta del acuerdo para participar de esta forma, de acuerdo con lo establecido en los artículos 180 y 181 del Reglamento de la Ley N° 19.886.
2.- En caso de que el proveedor adjudicado sea una Persona Jurídica con fines de lucro:
Copia de la documentación en que consten los poderes del representante legal de la persona jurídica, con facultades para celebrar contratos de la naturaleza de la presente licitación, con certificación de vigencia, de una fecha no superior a 60 días anteriores a la de su presentación.
Copia de Inscripción de constitución de la sociedad en el Registro de Comercio, con anotaciones marginales completas emitida por el Conservador de Comercio correspondiente, de fecha no superior a 60 días anteriores a la fecha de adjudicación, con certificación de vigencia.
Copia de la Escritura Pública de Constitución de la sociedad y de sus modificaciones sociales, si correspondiere.
Fotocopia simple de la publicación del extracto de escritura de constitución de la persona jurídica en el Diario Oficial y de las modificaciones, si correspondiere.
Fotocopia simple de las inscripciones de las modificaciones realizadas por la persona jurídica, en el Conservador de Comercio respectivo, si las hubiere.
Declaración Jurada, según formato Anexo N° 5-B, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en el artículo 35 quáter de la Ley N°19.886 y sus modificaciones y los artículos 33 y 50 de la ley N° 21.595 y que identifique los principales socios o accionistas del Adjudicatario.
Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, el antecedente señalado precedentemente deberá ser presentado por cada una de las personas jurídicas que la integren.
Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, que den cuenta del acuerdo para participar de esta forma, de acuerdo con lo establecido en los artículos 180 y 181 del Reglamento de la Ley N° 19.886.
3.- En caso de que el proveedor adjudicado sea una Persona Jurídica sin fines de lucro:
Copia de la escritura pública que contenga los estatutos de la persona jurídica o del acta Constitutiva aprobatoria de los Estatutos.
Copia de la publicación en el Diario Oficial del Decreto del Ministerio que otorgó personalidad jurídica.
Certificado de vigencia con indicación del representante legal, emitido por el organismo oficial competente, de una fecha no superior a 60 días anteriores a la de su presentación.
Declaración Jurada, según formato Anexo N° 5-C, que acredite que no se encuentra en algunas de las circunstancias contempladas en el artículo 35 quáter de la Ley N°19.886 y sus modificaciones y el articulo 33 en concordancia con el artículo 50, de la Ley N°21.595.
Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, el antecedente señalado precedentemente deberá ser presentado por cada una de las personas jurídicas que la integren.
Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, que den cuenta del acuerdo para participar de esta forma, de acuerdo con lo establecido en los artículos 180 y 181 del Reglamento de la Ley N° 19.886.
4.- En caso de que el proveedor adjudicado sea una Persona Jurídica Extranjera:
Declaración Jurada, según formato Anexo N° 5-D, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en el artículo 35 quáter de la Ley N°19.886 y sus modificaciones y el articulo 33 en concordancia con el artículo 50, de la Ley N°21.595 y que identifique los principales socios o accionistas de la empresa Adjudicatario
Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, el antecedente señalado precedentemente deberá ser presentado por cada una de las personas jurídicas que la integren.
Documentos que acrediten su existencia legal, como asimismo, las facultades del o los representantes legales de éste. Además de lo anterior, deberá remitir los datos que permitan individualizar a su o sus representantes legales facultados para suscribir el contrato correspondiente (nacionalidad, número de documento de identificación), como también, los nombres de sus socios o de sus principales accionistas.
Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores, que den cuenta del acuerdo para participar de esta forma, de acuerdo con lo establecido en los artículos 180 y 181 del Reglamento de la Ley N° 19.886.
Los antecedentes legales para poder ser contratado, sólo se requerirán respecto del proveedor adjudicado, quien deberá remitirlos dentro del plazo fijado en la correspondiente adjudicación, que en ningún caso podrá ser superior a 5 días hábiles.
El proveedor adjudicado sólo deberá remitir a ProChile aquellos antecedentes que no estén en el Registro de Proveedores.
En los casos de que el proveedor adjudicado sea una empresa pública, se requerirá el acto administrativo de nombramiento de su representante legal o su equivalente, conforme lo determine la normativa aplicable al caso, y toda la documentación anteriormente citada, en los casos que sea procedente conforme con la naturaleza de la empresa pública
9.15.- MODIFICACION DEL CONTRATO
De acuerdo a lo establecido en el artículo 129 del Reglamento de la Ley N° 19.886, el contrato podrá modificarse, en los siguientes casos:
Aumento del monto total contratado. Esta modificación no deberá superar el 30 %.
Aumento del plazo de vigencia del contrato. Esta modificación será hasta completar el total del monto máximo aumentado que no deberá superar el 30 %.
Modificaciones menores a los bienes y/o servicios comprometidos en el contrato.
Con todo, no podrá aumentarse el monto del contrato más allá del 30% del monto originalmente pactado. Todo aumento se realizará siempre que se cuente con la disponibilidad presupuestaria para ello. Cualquier modificación de aquellas señaladas previamente, deberá aprobarse mediante acto administrativo fundado en el que se consignen las razones que justifiquen las modificaciones efectuadas al contrato, y deberá ser publicado en el Sistema de Información www.mercadopublico.cl.
En caso de materializar la modificación del contrato, el proveedor deberá renovar o complementar o constituir una nueva garantía de fiel cumplimiento de contrato, según corresponda, en los términos y con las formalidades exigidas en el capítulo 8. GARANTÍAS REQUERIDAS.
9.16.- DEL PAGO
El pago será en pesos chilenos, de acuerdo a la propuesta económica realizada por el proveedor contratado en el Anexo N° 2, y se efectuará mediante el sistema de “facturación por evento”.
Cada pago se realizará dentro de los treinta (30) días siguientes a la recepción de la respectiva Factura, emitida de acuerdo a lo establecido en la respectiva Orden de Compra, por los servicios contratados, y siempre que cuente con aprobación de la Contraparte Técnica.
Las facturas electrónicas deben ser enviadas a los correos electrónicos: “prochilerecepcion@custodium.com” y “dipresrecepcion@custodium.com”.
Cada factura deberá ser emitida a nombre de la Dirección General de Promoción de Exportaciones (en caso contrario no se podrá proceder al pago y el documento será devuelto). Lo anterior, señalando como “Giro”: Actividad de la Administración Pública en General “Dirección”: Teatinos N°180, Santiago.
Cada pago estará sujeto a que se encuentre totalmente tramitado el acto administrativo que apruebe el contrato suscrito al efecto y aceptada/s la/s Órdenes de Compra emitidas a través de www.mercadopublico.cl
Los pagos podrán efectuarse, a través de transferencia electrónica, para lo cual el proveedor contratado deberá informar el banco, número de cuenta y demás datos que sean necesarios para girar los fondos.
Sin perjuicio de lo indicado se hace presente que contratación está sujeta a la disponibilidad de fondos que la respectiva Ley de Presupuestos contemple para el año 2027 y 2028, respectivamente.
No obstante lo anterior, ProChile sólo pagará al proveedor contratado el precio por los bienes y/o servicios que efectivamente se hubieren entregado o prestado, según corresponda, durante la vigencia del contrato, de acuerdo a lo indicado en el numeral 9.19.- TÉRMINO ANTICIPADO DEL CONTRATO de las presentes Bases.
Asimismo, con respecto a los pagos se deberá tener presente lo siguiente:
El precio ofertado por el proveedor contratado se reajustará anualmente de acuerdo a la variación del Índice de Precios al Consumidor (IPC), determinado por el Instituto Nacional de Estadísticas o por el organismo que lo suceda o reemplace legalmente. Para aplicar el reajuste, se entenderá que un (1) año se cumple a los 12 meses contados a partir de la fecha de total tramitación del acto administrativo que apruebe el contrato respectivo, siempre y cuando exista disponibilidad presupuestaria.
9.17.- CONTRAPARTE TÉCNICA
Actuará como contraparte técnica en ProChile, la Jefatura del Subdepartamento de Eventos, a quien le corresponderá gestionar el contrato, la coordinación, supervisión y control del fiel cumplimiento de lo contratado, la aprobación de los servicios que se estipulen en el contrato y las garantías asociadas. En caso de ausencia o impedimento, será la correspondiente jefatura quien designará al reemplazante.
9.18.- PLAZO DE VIGENCIA DEL CONTRATO
El contrato entrará en vigor una vez que se encuentre totalmente tramitada la Resolución de ProChile que lo apruebe y se extenderá por un período máximo de 24 meses o hasta que ProChile haya pagado la suma total de $695.000.000.- (Seiscientos noventa y cinco millones de pesos), por los servicios prestados, evento que acontezca primero.
Sin perjuicio de lo señalado, la extensión de su vigencia más allá del ejercicio presupuestario anual quedará supeditado a la existencia de recursos suficientes para este efecto. Por lo anterior, ProChile queda, desde ya, facultado para poner término anticipado al contrato que para los efectos de la ejecución del servicio se celebre, invocando como fundamento, la falta de recursos suficientes en el ejercicio presupuestario de que se trate, sin que ello deba hacerse con una anticipación determinada y sin que genere responsabilidad alguna para el Servicio. Por lo cual, dicha decisión unilateral no implicará el pago de suma alguna por ningún concepto que no sea el pago de los servicios efectivamente prestados por el proveedor contratado, lo cual deberá ser certificado por la Contraparte Técnica de ProChile.
9.19.- TÉRMINO ANTICIPADO DEL CONTRATO
El contrato podrá terminarse anticipadamente por ProChile sin derecho a indemnización alguna para el proveedor contratado, si concurre alguna de las causales que se señalan a continuación:
La muerte o incapacidad sobreviniente de la persona natural, o la extinción de la personalidad jurídica de la sociedad contratista.
Resciliación o mutuo acuerdo de las partes, siempre que el proveedor contratado no se encuentre en mora de cumplir sus obligaciones.
Incumplimiento grave de las obligaciones contraídas por el proveedor contratado, entendiéndose por tal la aplicación de más de cinco multas o sanciones, o se haya superado el porcentaje máximo establecido en el numeral 9.20. SANCIONES de las presentes bases.
Estado de notoria insolvencia del proveedor contratado, a menos que se mejoren las cauciones entregadas o las existentes sean suficientes para garantizar el cumplimiento del Contrato.
Por exigirlo el interés público o la seguridad nacional.
Por la ocurrencia de un caso fortuito o fuerza mayor que hagan imposible o dificulte significativamente la prestación de los servicios de la manera en que fueron contratados.
Por la incapacidad del proveedor contratado de ejecutar la prestación en los términos inicialmente pactados, cuando no sea posible modificar el contrato, según se indica en el N° 5 del artículo 130 del Reglamento de la Ley N° 19.886
Si los representantes o el personal dependiente del proveedor contratado cometen actos de fraude, corrupción, soborno y extorsión.
No renovación o reposición de la Garantía de Fiel y Oportuno Cumplimiento, según lo dispuesto en el párrafo final del numeral “8. GARANTÍAS REQUERIDAS” de las presentes Bases
Incumplimiento de cláusula de “CONFIDENCIALIDAD” señalada en el contrato.
Si el proveedor contratado -en virtud de una petición de ProChile conforme al artículo 4 de la Ley N° 19.886- no presenta comprobantes y planillas que acrediten que no registra saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, a la mitad del período de ejecución del Contrato, con un máximo de seis meses.
Si los documentos presentados por el proveedor contratado hubiesen inducido a un error esencial del Servicio, ya sea durante el proceso de Licitación o durante la vigencia del Contrato.
En caso que al proveedor contratado se le imponga una pena de Inhabilitación para contratar con el Estado, lo que produce la extinción de pleno derecho de los efectos de los actos y contratos que el Estado haya celebrado con el proveedor condenado, de acuerdo al artículo 33, inciso segundo, de la Ley N° 21.595, de Delitos Económicos, así como en el caso que al proveedor se trate de una persona jurídica y se le imponga la pena de inhabilitación para contratar con el Estado, regulada en los artículos 8° y 10 de la Ley N° 20.393 sobre responsabilidad penal de las personas jurídicas.
En caso de la imposibilidad de ejecutar la prestación en los términos inicialmente pactados, y cuando no sea posible modificar el contrato conforme a lo indicado en el numeral 9.15. de las presentes Bases ProChile pagará el precio sólo por los bienes y/o servicios que efectivamente se hubieren entregado o prestado, según corresponda, durante la vigencia del contrato, lo que deberá ser verificado por la Contraparte Técnica de ProChile.
En el caso en que se configure alguna causal de término anticipado del contrato que sea imputable al proveedor contratado, será utilizado el mismo procedimiento para la aplicación de sanciones descrito en el numeral 9.20. de las presentes Bases, en aquellas secciones que corresponda.
Se dictará una resolución fundada disponiendo el término anticipado de la contratación, la cual se pronunciará sobre el alcance de la terminación, la fecha a partir de la cual ésta entrará en vigor y los descargos efectuados, si existieren. El referido acto administrativo será impugnable por el proveedor contratado, por la vía de la interposición del correspondiente recurso de reposición y/o jerárquico, acorde con las disposiciones de la Ley N° 19.880, que establece las Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.
Una vez dictada la correspondiente resolución fundada, esta deberá publicarse en el Sistema de Información (www.mercadopublico.cl), a más tardar dentro de las 24 horas de dictada.
Conforme con lo señalado en el artículo 135 del Reglamento de la Ley N° 19.886, ProChile deberá cobrar la Garantía de fiel cumplimiento del contrato en caso de término anticipado del contrato, salvo en los casos que la imposibilidad del cumplimiento del contrato no obedeciere a motivos imputables al Proveedor.
9.20.- SANCIONES
El proveedor contratado será sancionado por ProChile al pago de multas, en los siguientes casos, conforme con lo señalado en el artículo 136 del Reglamento de la Ley N° 19.886, las que, en todo caso, no podrán superar el 30% del monto total del contrato:
a. Incumplimiento en el plazo máximo establecido para la respuesta de cotizaciones. Por cada día hábil de atraso imputable a la Productora se aplicará una multa de un 3% del monto total del evento y/o actividad contratada.
b. Por no proporcionar los servicios contratados y/o por el incumplimiento bajo las modalidades exigidos en estas Bases de Licitación Pública y ofrecidas por el proveedor contratado en su Propuesta, por causas que le sean imputable. En tal caso se aplicará una multa por evento, según el tipo de gravedad de la falta, de acuerdo al siguiente detalle:
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Nivel de criticidad
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Definición
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Aplicación
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Monto de multa
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Crítico
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Incumplimientos que hacen imposible, frustran total o casi totalmente la ejecución del evento, o generan una afectación de máxima entidad respecto de la continuidad operativa, la seguridad, el cumplimiento normativo, la experiencia de asistentes y clientes, o la exposición institucional de ProChile.
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Comprende, entre otros, la no prestación total del servicio contratado; la no ejecución bajo la modalidad exigida cuando ello torne inviable el evento; la cancelación, suspensión o interrupción total del evento; la ocurrencia de hechos que comprometan gravemente la seguridad de las personas; incumplimientos normativos graves con consecuencias materiales o sancionatorias; o daños severos a la imagen institucional.
Ejemplos:
Cancelación, suspensión total o frustración del evento por causa imputable al proveedor.
No implementación de la modalidad exigida en bases, cuando ello vuelve inviable la realización del evento.
Ausencia total del equipamiento, personal o infraestructura crítica necesaria para ejecutar el evento.
Fallas graves de seguridad que comprometan la integridad física o seguridad de asistentes, autoridades, funcionarios y/o trabajadores.
Incumplimiento normativo grave que exponga a ProChile a sanciones, clausuras, prohibiciones o contingencias legales relevantes.
Colapso operativo general del evento por deficiente coordinación del proveedor, impidiendo el cumplimiento de su finalidad principal.
Afectación severa, notoria o difícilmente reversible de la imagen de ProChile, especialmente cuando involucren alta visibilidad pública, autoridades, medios de comunicación, actores estratégicos o difusión externa relevante.
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60 UTM por eventos y/o actividad.
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Alto
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Incumplimientos que impiden, frustran o desnaturalizan la ejecución de una parte sustancial del evento o actividad o que comprometen seriamente la continuidad operativa, la seguridad, el cumplimiento normativo o la experiencia de los asistentes.
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Comprende, entre otros, la omisión de prestaciones críticas, interrupciones relevantes del evento, incumplimientos graves de seguridad o normativa, o afectaciones severas a asistentes, clientes o a la imagen institucional.
Ejemplos:
Falta de disponibilidad de la infraestructura.
Suspensión o interrupción prolongada de una parte esencial del evento por fallas técnicas imputables al proveedor.
Ausencia de prestaciones comprometidas, como sistema audiovisual principal, traducción simultánea, streaming, acreditación o soporte logístico esencial.
Incumplimiento de medidas de seguridad, impliquen incumplimientos normativos relevantes, pero que no pongan en riesgo inminente la seguridad de las personas ni imposibiliten la ejecución del servicio.
Montaje deficiente que impide el uso normal de escenarios, pantallas, puntos de atención o espacios críticos del evento.
Alteración relevante en la percepción, presentación, protocolo o estándar institucional del evento, sin generar exposición pública de alta connotación ni comprometer gravemente la reputación de ProChile.
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30 UTM por eventos y/o actividad.
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Medio
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Incumplimientos que afectan de manera relevante la correcta ejecución del evento y/o actividad, la calidad del servicio o la modalidad comprometida, pero que no producen la imposibilidad de su realización.
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Comprende, entre otros, fallas operativas que obligan a reprogramaciones parciales, omisión de prestaciones relevantes, incumplimiento de exigencias técnicas esenciales no críticas o afectación significativa de la experiencia de asistentes en temas como calidad de atención, comodidad y accesibilidad, gestión de acreditaciones y flujos, entre otros de similares características.
Ejemplos:
Omisión de una prestación relevante comprometida, como personal de apoyo, equipamiento secundario o servicios complementarios necesarios para una correcta ejecución.
Fallas de audio, iluminación, streaming o soporte técnico que obligan a suspender momentáneamente una actividad o alterar parte importante del programa.
Deficiencias relevantes en acreditación, registro o control de acceso que generan congestión o deterioran la experiencia de asistentes.
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15 UTM por eventos y/o actividad.
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Bajo
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Incumplimientos que no impiden la realización del evento y/o actividad ni alteran de manera sustancial su ejecución y/o continuidad operativa, pero generan desviaciones menores respecto de lo comprometido.
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Comprende, entre otros, errores administrativos subsanables, incumplimientos parciales de especificaciones no críticas, deficiencias menores en la coordinación operativa, entre otros de similares características.
Ejemplos
Error menor en una pieza gráfica secundaria o en una credencial, sin afectar información crítica del evento.
Omisión parcial de un elemento no esencial de ambientación o mobiliario, reemplazado oportunamente durante la jornada.
Retraso menor del personal de apoyo o de coordinación, sin afectar el desarrollo global de la actividad.
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10 UTM por eventos y/o actividad.
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La multa no se aplicará si el evento se produce por caso fortuito o fuerza mayor.
Si ProChile considerare que existe mérito suficiente para la aplicación de una multa, comunicará por escrito su decisión al contratado, indicando el monto y fundamento de la misma. El proveedor contratado dispondrá de un plazo de cinco días hábiles a contar de la comunicación para formular descargos.
En los descargos, el proveedor contratado deberá señalar todas las circunstancias o antecedentes de hecho y de derecho que eximan o atenúen el posible incumplimiento, así como nieguen la efectiva concurrencia de los hechos, o que demuestren que esto no constituye infracción. Todo ello, sin perjuicio de otras presentaciones o antecedentes posteriores que se hagan valer en el curso del procedimiento sancionatorio con el mismo objeto. Asimismo, deberán solicitarse las diligencias probatorias pertinentes.
Con el mérito de los descargos o transcurrido el plazo aludido sin que éstos se hubiesen formulado, ProChile resolverá sobre el particular, mediante resolución fundada, dentro del plazo de diez días hábiles, previa ponderación de los antecedentes, remitiéndole al contratado, copia del Acto Administrativo pertinente.
Sin perjuicio de lo anterior, el referido acto administrativo será impugnable por el proveedor contratado por la vía de la interposición del correspondiente recurso de reposición y/o jerárquico, acorde con las disposiciones del artículo 59 de la Ley Nº 19.880.
En caso de que ProChile determine la procedencia de la aplicación de la multa conforme al procedimiento anterior, el proveedor contratado deberá pagar directamente la multa mediante Vale Vista Bancario emitido a nombre de la Dirección General de Promoción de Exportaciones, en un plazo no superior a 5 días contados desde su notificación mediante la resolución fundada. De no efectuarse el pago dentro del plazo señalado, ProChile quedará facultado para descontar el monto de la multa de la facturación pendiente de pago, o bien, hacer efectiva la Garantía de Fiel Cumplimiento del Contrato. En todo caso, de devengarse multas su pago no exonera al proveedor contratado del cumplimiento de la obligación principal.
9.21.- APLICACIÓN DEL PAGO A OBLIGACIONES PENDIENTES CON LOS TRABAJADORES (Sólo respecto de las personas naturales con domicilio en Chile y las Personas Jurídicas chilenas)
De conformidad a lo dispuesto en el artículo 4 inciso 2º de la Ley Nº 19.886, modificada en este punto por la Ley Nº 20.238, el Adjudicatario que hubiese declarado que registra saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, deberá acreditar que la totalidad de las obligaciones se encuentran liquidadas al cumplirse la mitad del período de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses.
ProChile, previo al pago de los servicios contratados, exigirá que el proveedor contratado proceda a dichos pagos y le presente los comprobantes y planillas que demuestren el total cumplimiento de la obligación.
El incumplimiento de estas obligaciones por parte del oferente contratado dará derecho a ProChile a hacer efectiva la boleta de garantía prevista en el numeral 8.- “Garantías requeridas” y a poner término anticipado al contrato, pudiendo llamarse a una nueva Licitación en la que el proveedor contratado no podrá participar.
9.22.- CONFIDENCIALIDAD
El personal del proveedor contratado que realice las tareas objeto de esta licitación, estará obligado a guardar estricta reserva o confidencialidad sobre los datos personales a los que tengan acceso en virtud de la misma, cuando provengan o hayan sido recolectados de fuentes no accesibles al público, como asimismo sobre los demás datos y antecedentes relacionados con un banco de datos, obligación que no cesa por haber terminado sus actividades en ese campo, según lo dispuesto en el Artículo 7 de la Ley 19.628.
Asimismo, el proveedor contratado quedará obligado a guardar absoluta reserva y confidencialidad acerca de la información de ProChile a que pueda tener acceso en razón de la ejecución del contrato. Esta obligación recaerá, además, en las personas que le presten servicios, permanentes o no y a cualquier título, asumiendo el proveedor contratado la responsabilidad por el cumplimiento de dicha obligación.
9.23.-PACTO DE INTEGRIDAD
El oferente declara que, por el sólo hecho de participar en la presente licitación, acepta expresamente el presente pacto de integridad, obligándose a cumplir con todas y cada una de las estipulaciones contenidas el mismo, sin perjuicio de las que se señalen en el resto de las bases de licitación y demás documentos integrantes. Especialmente, el oferente acepta el suministrar toda la información y documentación que sea considerada necesaria y exigida de acuerdo con las presentes bases de licitación, asumiendo expresamente los siguientes compromisos:
i. El oferente se compromete a respetar los derechos fundamentales de sus trabajadores, entendiéndose por éstos los consagrados en la Constitución Política de la República en su artículo 19, números 1º, 4º, 5º, 6º, 12º, y 16º, en conformidad al artículo 485 del Código del Trabajo. Asimismo, el oferente se compromete a respetar los derechos humanos, lo que significa que debe evitar dar lugar o contribuir a efectos adversos en los derechos humanos mediante sus actividades, productos o servicios, y subsanar esos efectos cuando se produzcan, de acuerdo con los Principios Rectores de Derechos Humanos y Empresas de Naciones Unidas.
ii. El oferente se obliga a no ofrecer ni conceder, ni intentar ofrecer o conceder, sobornos, regalos, premios, dádivas o pagos, cualquiera fuese su tipo, naturaleza y/o monto, a ningún funcionario público en relación con su oferta, con el proceso de licitación pública, ni con la ejecución de el o los contratos que eventualmente se deriven de la misma, ni tampoco a ofrecerlas o concederlas a terceras personas que pudiesen influir directa o indirectamente en el proceso licitatorio, en su toma de decisiones o en la posterior adjudicación y ejecución del o los contratos que de ello se deriven.
iii. El oferente se obliga a no intentar ni efectuar acuerdos o realizar negociaciones, actos o conductas que tengan por objeto influir o afectar de cualquier forma la libre competencia, cualquiera fuese la conducta o acto específico, y especialmente, aquellos acuerdos, negociaciones, actos o conductas de tipo o naturaleza colusiva, en cualquiera de sus tipos o formas.
iv. El oferente se obliga a revisar y verificar toda la información y documentación, que deba presentar para efectos del presente proceso licitatorio, tomando todas las medidas que sean necesarias para asegurar su veracidad, integridad, legalidad, consistencia, precisión y vigencia.
v. El oferente se obliga a ajustar su actuar y cumplir con los principios de legalidad, probidad y transparencia en el presente proceso licitatorio.
vi. El oferente manifiesta, garantiza y acepta que conoce y respetará las reglas y condiciones establecidas en las bases de licitación, sus documentos integrantes y él o los contratos que de ellos se derivase.
vii. El oferente reconoce y declara que la oferta presentada en el proceso licitatorio es una propuesta seria, con información fidedigna y en términos técnicos y económicos ajustados a la realidad, que aseguren la posibilidad de cumplir con la misma en las condiciones y oportunidad ofertadas.
viii. El oferente se obliga a tomar todas las medidas que fuesen necesarias para que las obligaciones anteriormente señaladas sean asumidas y cabalmente cumplidas por sus empleados, dependientes, asesores y/o agentes y, en general, todas las personas con que éste o éstos se relacionen directa o indirectamente en virtud o como efecto de la presente licitación, incluidos sus subcontratistas, haciéndose plenamente responsable de las consecuencias de su infracción, sin perjuicio de las responsabilidades individuales que también procediesen y/o fuesen determinadas por los organismos correspondientes.
9.24.- POLITICA DE CANCELACIÓN O MODIFICACIÓN
En caso que se decida cancelar o modificar un evento, por motivos de fuerza mayor, desastres públicos o naturales, casos fortuitos, actos de terrorismo, participación insuficiente, fluctuaciones del mercado, levantamiento de alertas sanitarias, regulación gubernamental o por otras razones similares, el Proveedor contratado deberá aceptar los cambios propuestos, sin derecho al pago de indemnización alguna, los cuales serán informados, al menos, con 15 días de anticipación. Lo anterior, podrá implicar la cancelación total de lo contratado o bien, si la antelación de la notificación es menor a 15 días, se podrá pagar los gastos en que haya incurrido el Proveedor hasta esa fecha para la prestación de los servicios contratados, lo que deberá ser debidamente acreditado, aprobado por la Contraparte Técnica y sancionado por un acto administrativo.