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Pacto de integridad |
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La participación en el proceso implica la aceptación de los proponentes de todas y cada una de las disposiciones contenidas en las Bases, sin necesidad de declaración expresa.
El oferente declara que, por el sólo hecho de participar en la presente licitación, acepta expresamente el presente pacto de integridad, obligándose a cumplir con todas y cada una de las estipulaciones contenidas en el mismo, sin perjuicio de las que se señalen en el resto de las Bases de Licitación y demás documentos integrantes. Especialmente, el oferente acepta suministrar toda la información y documentación que sea considerada necesaria y exigida de acuerdo a las presentes Bases de Licitación, asumiendo expresamente los siguientes compromisos:
1.- El oferente se obliga a no ofrecer ni conceder, ni intentar ofrecer o conceder, sobornos, regalos, premios, dádivas o pagos, cualquiera fuese su tipo, naturaleza y/o monto, a ningún funcionario público en relación con su oferta, con el proceso de licitación pública, ni con la ejecución de él o los contratos que eventualmente se deriven de la misma, ni tampoco a ofrecerlas o concederlas a terceras personas que pudiesen influir directa o indirectamente en el proceso licitatorio, en su toma de decisiones o en la posterior adjudicación y ejecución del o los contratos que de ello se deriven.
2.- El oferente se obliga a no intentar ni efectuar acuerdos o realizar negociaciones, actos o conductas que tengan por objeto influir o afectar de cualquier forma la libre competencia, cualquiera fuese la conducta o acto específico y, especialmente, aquellos acuerdos, negociaciones, actos o conductas de tipo o naturaleza colusiva, en cualquiera de sus tipos o formas.
3.- El oferente se obliga a revisar y verificar toda la información y documentación que deba presentar para efectos del presente proceso licitatorio, tomando todas las medidas que sean necesarias para asegurar la veracidad, integridad, legalidad, consistencia, precisión y vigencia de la misma.
4.- El oferente se obliga a ajustar su actuar y cumplir con los principios de legalidad, ética, moral, buenas costumbres y transparencia en el presente proceso licitatorio.
5.- El oferente manifiesta, garantiza y acepta que conoce y respetará las reglas y condiciones establecidas en las Bases de Licitación, sus documentos integrantes, y él o los contratos que de ellos se derivasen.
6.- El oferente se obliga y acepta asumir las consecuencias y sanciones previstas en estas Bases de Licitación, así como en la legislación y normativa que sean aplicables a la misma.
7.- El oferente reconoce y declara que la oferta presentada en el proceso licitatorio es una propuesta seria, con información fidedigna y en términos técnicos y económicos ajustados a la realidad, que aseguren la posibilidad de cumplir con la misma en las condiciones y oportunidad ofertadas.
8.- El oferente se obliga a tomar todas las medidas que fuesen necesarias para que las obligaciones anteriormente señaladas sean asumidas y cabalmente cumplidas por sus empleados y/o dependientes y/o asesores y/o agentes y, en general, todas las personas con que éste o éstos se relacionen directa o indirectamente en virtud o como efecto de la presente licitación, haciéndose plenamente responsable de las consecuencias de su infracción, sin perjuicio de las responsabilidades individuales que también procediesen y/o fuesen determinadas por los organismos correspondientes.
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BASES TÉCNICAS |
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1. INTRODUCCIÓN
En el marco de la ley N°21.180 sobre Transformación Digital del Estado, el cual ha introducido modificaciones a varios cuerpos normativos, incluyendo la ley N°19.880. Esta normativa establece que todos los procedimientos administrativos deben ser completamente electrónicos y prescindir del soporte papel a más tardar en diciembre de 2027.
Para cumplir con este mandato, el Decreto con Fuerza de Ley N°1 del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, junto con la ley N°21.644, que modifica diversos cuerpos legales en materia de transformación digital, definieron los grupos de implementación y el proceso gradual que los órganos de la administración del Estado deben seguir. Estas leyes reconocen los diferentes niveles de madurez tecnológica y proporcionan un marco para la transición digital de nuestra gestión.
La transformación digital es un componente clave de la Agenda de Modernización del Estado y de nuestra Subsecretaría. Por ello, es esencial que todos los procedimientos administrativos del Servicio se integren en una plataforma de gestión documental electrónica. El objetivo principal es garantizar que estos procedimientos se ejecuten de manera electrónica, asegurando claridad, transparencia, probidad y eficiencia.
Para lograrlo, es necesario establecer una estructura documental adecuada a nuestras necesidades, que incluya un flujo de trabajo eficiente, trazabilidad, un sistema integrado, archivo de documentación, firma digital, y clave única. Esta estructura debe alinearse con los siguientes ejes de la ley:
• Comunicaciones Electrónicas.
• Notificaciones Electrónicas.
• Procedimientos Administrativos.
• Expedientes Electrónicos.
• Digitalización de Documentos.
• Principio de Interoperabilidad.
2. ANTECEDENTES GENERALES
Durante el período 2019-2020, en el contexto de la pandemia, se llevó a cabo una consultoría para el diseño del sistema de Gestión Documental. Esta consultoría resultó con el levantamiento de todos los flujos documentales del Servicio a través de los siguientes aspectos:
• Diagnóstico institucional en materia de gestión documental.
• Política de Gestión Documental y Administración de archivos.
• Flujos documentales clasificados por tipo de documentos.
• Procedimientos y protocolos asociados al ciclo de vida de los documentos.
• Especificaciones de requerimientos funcionales del sistema informático.
Durante la crisis sanitaria, la consultoría realizó el levantamiento de los flujos documentales bajo un modelo de teletrabajo, lo que llevó a la adaptación de los flujos a un formato híbrido, combinando documentos electrónicos y en papel. Sin embargo, estos flujos, aunque funcionales en ese contexto, ya no se alinean con las necesidades actuales del Servicio y el mandato de la Ley.
Es importante señalar que, aunque estos procedimientos fueron útiles para la identificación de nuestra documentación, no se ajustaron a la normativa técnica establecida por la ley N°21.180 sobre transformación digital, ya que estas fueron publicadas con posterioridad, a través del Diario Oficial año 2023. Para esta nueva actualización del Sistema de Gestión Documental, es fundamental considerar estas normas, para dar sustento al proyecto y así mismo contar con los lineamientos propios de la Ley de Transformación Digital.
Para el año 2023, nuestra Subsecretaría, bajo la supervisión de Gobierno Digital y conforme al Decreto Exento N°347 del Ministerio de Hacienda, con fecha 12 de noviembre de 2022, definió la Fase de Preparación para todos los Órganos del Estados, en materia de declarar los procedimientos administrativos que el Servicio considere adaptar a un modelo electrónico. En esta fase, nuestro Servicio se comprometió a implementar 40 procedimientos administrativos para desarrollar en formato electrónico, con un plazo establecido hasta 2027, como se indica en la gradualidad de la implementación de esta Ley. Los procedimientos que se declararon por parte de nuestro Servicio son prioritarios para este proyecto. De igual forma la Consultoría debe abarcar todos los flujos documentales del Servicio.
Actualmente, la Subsecretaría de Previsión Social dispone de una plataforma de Gestión Documental plenamente operativa. Este avanzado sistema optimiza la elaboración de oficios y resoluciones electrónicas, integrándose de manera eficiente con el sistema de gobierno DocDigital. La plataforma a pesar de que gestiona procesos y flujos documentales es necesario potenciar los expedientes electrónicos, en base al procedimiento que lo contenga, de igual forma proporciona el seguimiento y trazabilidad de los documentos elaborados electrónicamente, entre otras funcionalidades claves que definen su capacidad como gestor documental. Cabe destacar que esta plataforma fue adquirida mediante un convenio con el Consejo para la Transparencia y que las fuentes de esta plataforma se encuentran habilitadas para realizar cualquier ajuste u optimización, como las que se han hecho con Gobierno Digital, en materia de interoperabilidad con firma.gob.cl para que los documentos se firmen de manera electrónica avanzada y la integración con la plataforma oficial de comunicaciones entre los Servicios del Estado DocDigital.
Finalmente, la Subsecretaría realizará la entrega de todos los insumos mencionados para su actualización. No obstante, es importante tener en cuenta que, a partir del 09 de julio de 2024, nuestro Servicio ha establecido una nueva estructura funcional y orgánica para la Subsecretaría de Previsión Social, según la Resolución Exenta N°621. Por lo tanto, el levantamiento de información y la actualización deben realizarse de acuerdo con esta nueva estructura vigente en 2024.
3. ESTRUCTURA FUNCIONAL Y ORGÁNICA.
La Subsecretaría de Previsión Social es la institución dependiente del Ministerio del Trabajo y Previsión Social encargada de asesorar al Ministra/o del ramo en la elaboración de políticas y planes correspondientes al ámbito de la previsión social, como asimismo en el análisis estratégico, planificación y coordinación de los planes y acciones de los servicios públicos del sector.
Así, le corresponde estudiar y proponer las normas y reformas legales relacionadas con la Seguridad Social, además de definir y coordinar la implementación de estrategias para dar a conocer el sistema de previsión social y facilitar a la población el ejercicio de sus derechos conforme a las políticas sociales que se implementen.
Tiene como entidades relacionadas, al Instituto de Previsión Social (IPS), la Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO), la Superintendencia de Pensiones (SP) y el Instituto de Seguridad Laboral (ISL)Además, en materia de gestión presupuestaria la Subsecretaria se vincula con la Dirección de Previsión de Carabineros de Chile (DIPRECA) y la Caja de Previsión de Defensa Nacional (CAPREDENA).
La Subsecretaría de Previsión Social se rige de acuerdo a las normas establecidas en el Decreto con Fuerza de Ley N°25 de 1959, que crea el Ministerio del Trabajo y Previsión Social, y en la Ley N°20.255 de 2008, que establece la Reforma Previsional.
Su estructura funcional y orgánica, se compone de la siguiente manera:
Fuente: https://previsionsocial.gob.cl/wp-content/uploads/2024/07/ORGANIGRAMA-2024-v2.png
Esta estructura se organiza desde la autoridad del Servicio, correspondiente al Subsecretaria/o de Previsión Social, junto a su División de Gabinete, la cual se compone de dos áreas, una de control y la otra de asesorías.
Por su parte, la referida División de Gabinete, se organiza mediante sus áreas estratégicas (Dirección de Educación Previsional, Dirección de Estudios Previsionales, Dirección de Coordinación Institucional y División de Asesoría Legislativa y Coordinación Internacional) y sus áreas de soporte (Dirección de Administración y Finanzas y Dirección de Tecnologías de la Información).
En relación a su dotación es de 104 funcionarios.
Además, la Subsecretaría, otorga soporte técnico, administrativo y presupuestarios para el funcionamiento de la Comisión de Usuario del Sistema de Pensiones, Consejo Consultivo Previsional, Comité de ministros de Seguridad Laboral y Consejo Consultivo de Seguridad Laboral.
4. OBJETIVOS
a. Objetivo General
Actualizar el Modelo de Gestión Documental de la Subsecretaría de Previsión Social para cumplir con los requerimientos técnicos de la Ley de Transformación Digital (Ley 21.180). Este modelo abarcará tanto documentos físicos como digitales, y se medirá mediante la implementación de un nuevo sistema de gestión documental existente que permita una transición efectiva a los formatos digitales conforme a las normativas vigentes.
b. Objetivos Específicos
• Realizar un nuevo diagnóstico respecto al nivel de desarrollo alcanzado en materia de Gestión Documental por parte de la SPS.
• Revisar y actualizar una Política de Gestión Documental.
• Revisar y actualizar los procedimientos asociados al ciclo de vida de los documentos por áreas.
• Levantar y actualizar los flujos documentales según los distintos tipos documentales.
• Presentar propuestas de mejoras de los procedimientos asociados al gestor documental.
• Formular los requerimientos funcionales del sistema informático a nivel de arquitectura tecnológica que apoyará los procesos de Gestión Documental, identificando los flujos documentales y los documentos electrónicos asociados.
5. PRODUCTOS ESPERADOS
La Subsecretaría de Previsión Social (SPS), en adelante "la Subsecretaría", requiere la actualización integral de su Sistema de Gestión Documental, que permita gestionar de manera eficiente los documentos físicos y digitales de la institución, en consonancia con el proceso de Transformación Digital del Estado, en el marco de la Ley 21.180. Los resultados de esta actualización serán fundamentales para adaptar nuestras plataformas y para la integración electrónica de los procedimientos administrativos.
Específicamente, los servicios solicitados en esta consultoría comprenden lo siguiente:
1. Plan detallado de trabajo y validación de metodología propuesta:
• Describir las fases, actividades, plazos y responsables involucrados en la implementación de la actualización del Sistema de Gestión Documental. Considerando que el plan garantizará un enfoque estructurado y alineado con los objetivos de la Subsecretaría de Previsión Social (SPS) y las exigencias normativas de la Ley 21.180 sobre Transformación Digital del Estado.
2. Diagnóstico de Gestión Documental:
• Realizar un diagnóstico del estado actual de la gestión documental en la Subsecretaría y proponer estrategias para asegurar su correcta implementación en las plataformas digitales, asegurando la trazabilidad conforme a los requisitos institucionales y el marco normativo vigente, tanto a nivel general como específico.
• El diagnóstico deberá contemplar las siguientes funciones principales de la gestión documental:
o Creación
o Captura
o Ingreso
o Almacenamiento
o Uso
o Difusión
o Consulta
o Conservación / Archivo
o Eliminación / Expurgo
3. Propuesta de Política de Gestión Documental:
• Actualizar o elaborar una Política de Gestión Documental para la Subsecretaría, ajustados a la Norma Técnica de Documentos y Expedientes Electrónicos en la gestión de los procedimientos administrativos.
4. Flujos Documentales:
• Reformular y documentar los procedimientos actuales (AS IS) y propuestos (TO BE), adaptados al gestor documental de la Subsecretaría, bajo un enfoque de expediente y las normas técnicas de Transformación Digital, incorporando los respectivos diagramas de flujo utilizando herramientas como Bizagi (para su posterior publicación en intranet), para al menos las siguientes funciones:
o Creación
o Captura
o Ingreso
o Almacenamiento
o Uso
o Difusión
o Consulta
o Conservación / Archivo
o Eliminación / Expurgo
5. Procedimientos asociados al ciclo de vida de los documentos.
Procedimiento de Digitalización Documental:
• Definir el procedimiento de digitalización documental que contemple:
o Digitalización durante los procesos de trabajo.
o Propuesta de digitalización para grandes volúmenes de documentos existentes.
Procedimiento de Eliminación Documental:
• Elaborar el procedimiento para la eliminación documental, asegurando el cumplimiento normativo y la correcta gestión de documentos.
6. Estructura Documental:
• Desarrollar la estructura base para la generación documental, incluyendo:
o Cuadro de Clasificación Documental.
o Tabla de Valorización Documental.
o Tabla de Retención Documental.
7. Informe de Requerimientos funcionales, para implementación de Procedimientos a Gestor Documental
• Elaborar informe de requerimientos de cada procedimiento (TO BE) para su futura implementación en plataforma de gestión documental. Estos requerimientos deben definir las funciones que la plataforma debe realizar, tanto en la transformación de los procedimientos sobre las entradas y salidas.
• Definir una estructura básica de metadatos para la correcta gestión documental.
8. Diseño Conceptual, Lógico y Físico:
• Elaborar el diseño conceptual, lógico y físico de un Repositorio Documental, que integre las plataformas necesarias para cumplir con los procedimientos identificados.
Se debe asegurar que se cumplan los requerimientos técnicos para la medición de procedimientos administrativos electrónicos, bajo el Programa de Mejoramiento de la Gestión 2024.
6. CONTENIDOS DE LA OFERTA TÉCNICA
La oferta técnica del oferente deberá contener a lo menos los siguientes tópicos:
• Metodología de trabajo: La metodología deberá detallar el empleo de normas y estándares por el cual se regirá el trabajo ofertado, indicando el uso de estándares, tales como: ISO 9001; ISO 15489; ISO 30300, BPMN y casos de uso con UML.
• Plan de trabajo (carta Gantt): Es de responsabilidad del oferente el entregar una carta Gantt en la cual detalle las actividades comprometidas, los recursos necesarios y tiempos estimados para la entrega de todos los servicios solicitados, en ella se deben considerar al menos los siguientes hitos:
1. Plan detallado de trabajo y validación de metodología propuesta.
2. Diagnóstico en Gestión Documental.
3. Propuesta de Política en Gestión Documental
4. Flujos documentales.
5. Procedimientos asociados al ciclo de vida de los documentos.
6. Estructura Documental
7. Informe de Requerimientos funcionales, para implementación de Procedimientos a Gestor Documental
8. Diseño Conceptual, lógico y físico para Repositorio Documental
• Acreditar experiencia en materia de Gestión Documental. Anexo N°5.
• Presentación del equipo de trabajo asignado a la consultoría (Anexo N°6). El oferente deberá presentar currículo de cada profesional ofertado, adjuntando certificados de títulos y de postítulos o postgrados relacionados con la materia objeto del presente llamado. De no tener la siguiente conformación la oferta será declarada inadmisible por la Comisión Evaluadora.
• El equipo deberá estar conformado por un equipo multidisciplinario de la siguiente forma:
o Profesional carrera del Área Administración de a lo menos 8 semestres otorgado por una Universidad o Instituto Profesional del Estado o reconocido por éste o aquellos validados en Chile de acuerdo con la legislación vigente (Ej. Ingeniero Civil; Ingeniero Comercial o similar). Este será el jefe de proyecto para los efectos de esta consultoría.
o Profesional carrera de Derecho (Un abogado), deseable con conocimiento en Derecho Administrativo, con la finalidad que todo el trabajo, gestiones, procesos, futuros procedimientos, etc. se ajusten al marco normativo que son aplicables a los Servicios Públicos. Como por ejemplo: D.F.L. 520 DE 1929, del Ministerio de Educación Decreto 291 de 1974, del Ministerio del Interior Decreto 1193 de 1994, del Ministerio del Interior ley Nº 19.799 de 2002, del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción decreto 181 de 2002 del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción, ley 19.628 de 1999, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, Ley N° 20.285 de Transparencia, etc. Por tanto, se entiende fundamental un análisis del marco normativo que rige a la SPS y su observancia del punto de vista de gestión documental y administración de archivos. Particular relevancia adquiere este análisis dada la reciente promulgación de la Ley N° 21.180 de Transformación Digital del Estado, junto a sus normas técnicas.
o Profesional carrera del Área de Filosofía y Humanidades de a lo menos 8 semestres otorgado por una Universidad o Instituto Profesional del Estado o reconocido por éste o aquellos validados en Chile de acuerdo con la legislación vigente (Licenciado en Gestión de Información, Bibliotecología y Archivística o similar)
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