2.1.               Se cobrará una multa de 1 UTM por incumplimiento en tiempo de respuesta por visita solicitada. Lo anterior se aplicará  a partir del tercer día desde emitido el correo solicitando la  visita por reparación, no obstante, se podrá dar una justificación vía correo que será evaluada por profesional del departamento de Equipos Médico. Sí pasado diez días desde  la solicitud de visita aún no se ha efectuado la inspección, se cobrará 1 UTM diaria hasta completar un máximo de 20 días. Concluida esta situación, se podrá evaluar y poner fin a este convenio.

2.2.               Si por alguna razón no se realiza el mantenimiento preventivo debido a motivos ajenos a responsabilidad del HGGB, se cobrará una multa de 10 UTM o se solicitará a empresa externa con experiencia en el rubro del mantenimiento de los equipos que son objeto de la presente licitación, que realice dicho mantenimiento con cargo a la empresa adjudicada de este convenio.

2.3.               Se cobrará una multa de 1 UTM por informe de diagnóstico y cotización  no cumplida en el plazo establecido sin haber realizado justificación previa vía correo a profesional del Departamento de Equipos Médico que realizará  evaluación de esta.

2.4.               Se cobrará una multa de 10 UTM, toda vez que dado un evento de emergencia un equipo necesite ser retirado a Servicio Técnico con una reparación mayor a 3 días y Servicio Técnico no haga envío de equipo en Back Up Comprometido dentro del período de una semana desde retirado el equipo. Si posterior a eso esta situación persiste, HGBB evaluará la opción de arriendo de un equipo mientras dure la reparación lo cual será con cargo a la empresa y se realizará informe de dicha situación pudiendo evaluar el término del contrato.

ESPECIFICACIONES TECNICAS

Servicio de Mantenimiento Preventivo y Reparativo de Monitores Multiparámetros Marca Spacelabs

Del Hospital Clínico Regional Dr. Guillermo Grant Benavente

1. GENERALIDADES

Las Especificaciones técnicas dan cuenta de las condiciones y características necesarias para contratar un servicio de mantenimiento preventivo y reparativo de Monitores Multiparámetros Marca Spacelabs, detallados en anexo Nº1, ubicados en el Hospital Clínico Regional Dr. Guillermo Grant Benavente de Concepción; y, servicios o unidades clínicas de su dependencia que se encuentren fuera del edificio.

El Hospital Clínico Regional Dr. Guillermo Grant Benavente, en adelante el Hospital, dará todas las facilidades del caso para que el Servicio Técnico, pueda realizar los trabajos de mantenimiento, reparación y/o controles, en lo que dice relación con los accesos a dependencias, seguridad e iluminación de las instalaciones y equipos.

El presente convenio tendrá una duración de 24 meses, preventivos a partir de la fecha y condiciones que se estipulen en el contrato.

1. DE LAS EMPRESAS PARTICIPANTES

2.1.               Podrán participar empresas representantes de las marcas de los equipos que son objeto del presente convenio (Anexo N°1), para lo cual se deben adjuntar certificados vigentes, así como también empresas con experiencia demostrable (con órdenes de compra de las licitaciones por convenio) en el mantenimiento de las marcas y modelos de los equipos que son objeto del presente convenio (Anexo N°1).

2.2.               La empresa adjudicataria deberá disponer de equipos patrones necesarios para la revisión (preventiva o reparativa) de los equipos en cuestión (Analizador de corriente de fuga, Seguridad Eléctrica, Analizador ECG, SPO2, PANI, Presión Invasivo entre otros necesarios para modelo y marca de los equipos del anexo 1), con certificación anual de fábrica vigente. La documentación deberá ser incluida en los anexos técnicos de la licitación (Anexo N°7) (REQUISITO EXCLUYENTE).

2.3.               Previo a la suscripción del contrato, el Adjudicatario deberá presentar un listado del personal que desempeñará su labor en el Hospital, el cual debe estar debidamente capacitado para realizar el servicio de mantenimiento para el modelo y marca de los equipos que son objeto de la presente licitación, debiendo adjuntar certificados de capacitación respectivos. Anexo Nº 6.

2.4.               El adjudicatario deberá contar con acceso a las llaves de Software y password de servicio que sean necesarias tanto para la realización de mantenimiento preventivo como para la instalación de repuestos.

2.5.               El adjudicatario deberá informar oportunamente y por escrito la incorporación de nuevos funcionarios, en caso de reemplazar los ya existentes. En este caso, se requerirá que él o los nuevo (os) funcionario (os) cumpla con los mismos requisitos de capacidad comprometidos en la  propuesta, según 2.3, lo cual deberá ser informado al Hospital previo a iniciar su trabajo, reservándose el Hospital, la facultad de rechazar o aceptar al mismo.

2.6.               Se prohíbe ejecutar trabajo contratado con personal o funcionarios del Hospital, independiente que esto se realice fuera de las horas de trabajo normal.

2.7.               Los técnicos de la empresa adjudicada mientras presten servicio en el establecimiento  deberán portar identificación que contenga los nombres, apellidos, fotografía reciente, razón social y logo de la empresa.

2.8.               El personal de la empresa que realizará los mantenimientos, deberá cumplir el protocolo de visita para mantenimiento de servicios técnicos externos al Hospital, según Anexo N° 2.

1. TRABAJOS A REALIZAR

3.1.               Los trabajos cubiertos por el Convenio incluirán los costos de mano de obra, limpieza, ajuste, calibraciones, lubricación y diagnóstico de posibles fallas, e insumos básicos, como lubricantes, filtros y otros. No habrá costos adicionales para el Hospital por estos conceptos.

3.2.               Servicio de Mantenimiento Preventivo: Se realizarán DOS mantenimientos preventivos anuales por cada equipo considerado en anexo N°1, durante el período que dure el presente convenio (24 meses) y según la calendarización dispuesta por el Departamento de Equipos Médicos del Hospital.

3.2.1.   Se entenderá como Mantenimiento Preventivo al conjunto de actividades que incluyen chequeos técnicos de los equipos de todas sus piezas y partes, controles de servicio y funcionamiento, pruebas de rendimiento, actualizaciones de programas, todo conforme a pautas del servicio preventivo exigidas por fábrica.

3.2.2.   El adjudicatario deberá presentar el protocolo de fábrica a implementar para los equipos en cuestión, lo cual debe ser especificado en la oferta el cual debe contener como mínimo los campos indicados en la lista de chequeo del Anexo N° 3.

3.2.3.   Luego del primer mantenimiento, el adjudicatario deberá entregar un informe detallado del estado de los equipos en convenio.

3.2.4.   Los Mantenimientos se ejecutarán dentro de cada periodo, de acuerdo con el Supervisor de los Trabajos con asiento en el Centro de Responsabilidad de Operaciones, específicamente en el Departamento de Equipos Médicos del Hospital.

3.2.5.   En caso de reprogramaciones de fechas de mantenimientos previamente acordadas, estas deberán ser informadas formalmente por lo menos con 48 h de anticipación.

3.2.6.   El convenio incluirá todas las Actualizaciones de Software y kit de mantenimiento preventivo que sean necesarios para el normal funcionamiento de los equipos en cuestión.

3.3.               Servicio de Mantenimiento Reparativo: Se solicitará según necesidad por todas las veces que corresponda, según requerimiento durante el periodo de duración del Convenio.

3.3.1.   Se entenderá como Mantenimiento Correctivo al conjunto de actividades a realizar, originadas a partir de una falla, avería o funcionamiento inesperado de los equipos que son objeto del presente convenio. La detección de estas podrán ser a través de personal del Hospital o de actividades de mantenimiento preventivo realizadas por personal de la empresa adjudicataria.

3.3.2.   El objetivo del servicio de mantenimiento reparativo es recuperar o corregir funcionalidad anómala del equipo. Estas actividades podrán ser programadas o de realización inmediata, no superando un plazo de respuesta de 48 horas una vez notificada, formalmente, la empresa adjudicataria.

3.3.3.   Toda vez que los equipos deban ser retirados de las unidades o servicios, esto debe realizarse con todas sus piezas y partes, y devueltos al lugar de origen con la hoja de servicio y de mantenimiento preventivo respectivo, demostrando a quien lo recibe el funcionamiento correctamente operativo del equipo.

3.3.4.   El servicio técnico deberá entregar resumen con los repuestos que es necesario reponer, según prioridad.

3.3.5.   El equipo devuelto en el Hospital,  debe ser armado y entregado por el servicio técnico.

3.4.               Servicio de Emergencia: El Servicio Técnico deberá prestar Servicio Especial de Emergencia (tiempo de respuesta), durante todo el periodo que dure el convenio, comprometiéndose, el Servicio Técnico, a estar presente en el Establecimiento dentro de los plazos ofrecidos en la oferta. Como máximo el tiempo será 48 horas, desde solicitado el requerimiento.

3.4.1.   El servicio de emergencia se solicitará en días hábiles como también en días feriados.

3.4.2.   Se debe incluir equipo en Back – Up para reparaciones mayores a 10 días.

3.4.3.   Esta emergencia será solicitada vía telefónica o correo institucional.

1. ACCIONES DE MANTENIMIENTO

4.1.               El servicio técnico debe entregar una hoja con  el registro del servicio prestado, que debe cumplir las características que se detallará en Anexo N°4.

4.2.               Durante la estadía del servicio técnico en el establecimiento, debe informar oportunamente los hechos relevantes, como equipos fuera de servicio y/o  envíos a laboratorio de la empresa; en este último caso, si el técnico no retira el equipo, debe desmontarlo para ser enviado.

4.3.               Toda vez que se necesite retirar un equipo, por parte del servicio técnico, este debe informar oportunamente esta situación, la cual será evaluada y posteriormente aprobada o no. De ser aprobada, entonces, deberá esperar la autorización para el retiro a través de una guía de salida elaborada y autorizada por personal del Departamento de Equipos Médicos.

4.4.               Toda la información que genere el mantenimiento de los equipos asociados a la presente licitación, deberá ser entregada al Supervisor del convenio con asiento en el Centro de Responsabilidad Operaciones a través de una hoja de servicio, la cual será utilizada en el llenado de Hoja de Vida del o los equipos en convenio (Anexo N° 4). Esta documentación será el respaldo para el pago de facturas por mantenimiento efectivamente realizado. Los informes que mencionen algún motivo por el cual no se realizó el mantenimiento preventivo, no se considerarán para pago hasta que efectivamente se realice dicho mantenimiento.

4.5.               Sólo realizará el pago por mantenimiento preventivo ejecutado. Para esto, se deben considerar la siguiente cantidad de mantenimientos dentro del convenio:

• Mantenimientos Preventivos Monitores              : 164 mantenimientos.
• Mantenimientos Preventivos Central Monitoreo    : 12 mantenimientos.
• Mantenimientos Preventivos Módulo de Gases     : 16 mantenimientos.

4.6.               Se incluirá en la factura para pago cuando se realice la inspección del monitor y se recomiende la baja por motivos concluyentes. 

4.7.               En cada mantenimiento el servicio técnico deberá colocar en cada uno de los equipos un adhesivo que registre: nombre de la empresa, Nº de serie del equipo, Nº de inventario y fecha de mantenimiento,  deberá ser actualizado en  cada mantenimiento.

4.8.               El servicio técnico debe realizar el mantenimiento preventivo del total de los equipos contratados correspondiente a cada periodo. Entregará las copias de las hojas de servicio al supervisor del convenio a medida que se realicen los mantenimientos; también entregará las hojas de servicio de los equipos que por motivos de fuerza mayor no se pudo realizar mantenimiento, estas hojas de servicio deben ser validadas por el responsable del Servicio Clínico. Esta situación obliga a reagendar el mantenimiento preventivo.

4.9.               El servicio técnico deberá contar con un registro propio de las actividades (preventivas, reparativas o de emergencia) realizadas por cada equipo (hoja de vida) de manera cronológica. Este registro podrá ser consultado en cualquier momento por personal del hospital.

1. DE LOS REPUESTOS

5.1.               Se deberán incluir solamente los repuestos descritos en el anexo N°1, originales. Si no son originales los repuestos, estos deberán tener las mismas propiedades y características técnicas equivalentes a los originales lo cual deberá ser respaldado por documentación y certificados respectivos y contar con garantía el mismo tiempo de durabilidad que un original (REQUISITO EXCLUYENTE).

5.2.               En el anexo N°1, el listado de repuestos deben ser originales con certificado que lo acredite y valorizados en pesos chilenos.  

5.3.               El adjudicado debe tener a disposición, es decir stock suficiente, los repuestos necesarios para hacer frente a las contingencias para futuras reparaciones.

5.4.               Monitor enviado a Servicio Técnico debe tardar como máximo 7 días hábiles para hacer llegar el informe de diagnóstico y cotización por repuestos que no se encuentren en anexo N° 1.

1. MODIFICACIONES

6.1.               Se podrán retirar o incorporar equipos al convenio, lo que deberá disminuir o aumentar según el caso, el valor del mismo de acuerdo a los precios por equipos ya cotizados. El retiro de equipos dentro del convenio, contemplados en el Anexo N°1, serán notificados por escrito por el supervisor del convenio y eliminados en forma inmediata, no pudiendo ser considerados en las siguientes facturaciones.

6.2.               El o los equipos que estando en convenio de mantenimiento fuesen dados de baja, podrán ser reemplazados por otro(s) equipo(s) si fuese necesario.  

1. OTROS ELEMENTOS

7.1.               Se podrán solicitar capacitaciones y/o manuales de usuario, según sea solicitado lo cual no tendrá un costo adicional en el convenio.

7.2.               Cuando alguno de los equipos en convenio o parte de éste, requiera ser trasladado fuera  del Hospital, la decisión del traslado, será tomada en conjunto con el Coordinador y el Jefe de Equipos Médicos del Hospital.

7.3.               Todos los repuestos que sean cambiados, serán entregados al Supervisor del Hospital, con el fin de verificar y controlar los trabajos efectivamente ejecutados por parte del servicio técnico.

7.4.               El pago por el servicio de mantenimiento comprende todos los gastos directos e indirectos  derivados de la prestación del servicio tales como remuneraciones, movilización, alojamiento, viáticos, gastos de fletes, de los instrumentos, herramientas y otros elementos que deba proporcionar éste, costo de mano de obra e insumos y se considerarán incorporado en el presupuesto del convenio.

7.5.               La vigencia del convenio se considerará a partir de la Resolución del apruebo del Contrato.

7.6.               El proveedor con sólo presentar su oferta, declara en el Anexo N°5, el estudio de todos los                                                         documentos de la licitación, aceptando las condiciones de la misma. 

7.7.               Podrá acordarse entre las partes la extensión del contrato por plazo no superior a 6 meses en caso fortuito o fuerza mayor debidamente calificada y/o cuando producto de las circunstancias no previstas en el nuevo proceso licitatorio, no sea posible contar oportunamente con un nuevo contrato y siempre que dicha extensión no supere las 1000 UTM.

7.8.               En caso de extenderse el contrato, la boleta de garantía por fiel cumplimiento de Contrato deberá canjearse por otra de un valor similar a la que se reemplaza bajo los mismos requisitos de forma y plazo. De no hacerlo, facultará al Hospital para ejecutar dicha  boleta de garantía.

1. MULTAS

8.1.               Se cobrará una multa de 1 UTM por incumplimiento en tiempo de respuesta por visita solicitada. Lo anterior se aplicará  a partir del tercer día desde emitido el correo solicitando la  visita por reparación, no obstante, se podrá dar una justificación vía correo que será evaluada por profesional del departamento de Equipos Médico. Sí pasado diez días desde  la solicitud de visita aún no se ha efectuado la inspección, se cobrará 1 UTM diaria hasta completar un máximo de 20 días. Concluida esta situación, se podrá evaluar y poner fin a este convenio.

8.2.               Si por alguna razón no se realiza el mantenimiento preventivo debido a motivos ajenos a responsabilidad del HGGB, se cobrará una multa de 10 UTM o se solicitará a empresa externa con experiencia en el rubro del mantenimiento de los equipos que son objeto de la presente licitación, que realice dicho mantenimiento con cargo a la empresa adjudicada de este convenio.

8.3.               Se cobrará una multa de 1 UTM por informe de diagnóstico y cotización  no cumplida en el plazo establecido sin haber realizado justificación previa vía correo a profesional del Departamento de Equipos Médico que realizará  evaluación de esta.

8.4.               Se cobrará una multa de 10 UTM, toda vez que dado un evento de emergencia un equipo necesite ser retirado a Servicio Técnico con una reparación mayor a 3 días y Servicio Técnico no haga envío de equipo en Back Up Comprometido dentro del período de una semana desde retirado el equipo. Si posterior a eso esta situación persiste, HGBB evaluará la opción de arriendo de un equipo mientras dure la reparación lo cual será con cargo a la empresa y se realizará informe de dicha situación pudiendo evaluar el término del contrato.

Concepción, Octubre del 2021.

Anexo N°1

Anexo N°2

PROTOCOLO VISITA MANTENCIÓN SERVICIO TECNICO EXTERNOS DEL HGGB

Los técnicos de empresas externas que hagan mantenimiento de equipos médicos en el Hospital Guillermo Grant Benavente deben:

1. Presentarse en el Departamento de Equipos Médico con el Supervisor o su reemplazante responsable del convenio. Si no se encuentra, avisar en la secretaria del Departamento de Equipos Médico e informar el lugar donde va a trabajar.

2. Dirigirse al lugar de trabajo (Servicio Clínico), allí debe presentarse con el profesional encargado.

3.  Una vez realizado el mantenimiento, debe entregar el o los equipo(s) al profesional encargado del Servicio Clínico. Dejar un informe técnico por equipo en donde se describe el trabajo realizado y observaciones con letra legible con nombre, apellidos y firma. La Hoja de Servicio Técnico debe ser recepcionada y visada con nombre, apellidos y firma por el profesional encargado del Servicio Clínico una vez probado el equipo.

4. El profesional del Servicio o Unidad Clínica, tiene derecho a dejar consignado en la Hoja de Servicio Técnico observaciones del trabajo realizado.

5. Cuando el técnico termina su mantención, debe comunicar al Departamento de Equipos Médico (a la persona individualizada en el punto 1) sobre el trabajo realizado, hacer entrega de los informes técnicos que se visó en la Unidad o Servicio Clínico y entregar los repuestos reemplazados según corresponda.

Representante de la empresa     :

RUT                                        :

Firma                                     :

Anexo N°3

PROTOCOLO DE MANTENCIÓN PREVENTIVA

Describir trabajos a realizar de acuerdo a instrucción de fábrica, de:

1. La inspección, mantenimiento y pruebas técnicas que determine la seguridad y efectividad del equipo para su correcto funcionamiento. LISTA DE CHEQUEO.

2. Frecuencia, etc.

Representante de la empresa     :

RUT                                        :

Firma                                     :

LISTA DE CHEQUEO DE MONITORES MULTIPARAMETROS

                            Mantenimiento:

             Equipo:

           Marca:                                   Modelo:

N° Inventario:                                                          N° Serie:

Localización/

Servicio:

                                                                                                                      Paso  Fallo  N/A

1.- TEST GENERAL                                                                                                                      

            - Carcaza, fijaciones y accesorios                                                                   

- Alimentación a red

- Test de batería

- Interruptores/pulsadores y conmutadores

- Indicadores luminosos y displays

- Sensores, manguitos, cables

- Aspecto exterior

2.- LIMPIEZA                                                                                                   

                  - Limpieza externa

            - Limpieza interna

            - Limpieza de accesorios

3.- AJUSTE Y COMPROBACION DE FUNCIONAMIENTO  

                 Test de ECG

-          Trazado, amplitud, frecuencia, alarmas, etc.

Test de Pulsioximetría

-          Saturación, frecuencia, alarma, etc.

Test de Presión no invasiva

-          Fugas, ajuste de cero, alarmas, etc.

Test de Presión invasiva

-          Ajuste cero, alarmas, etc.

Resultados de la Revisión

No apto:         Apto:                    Ha sido reparado:              Requiere nueva visita: 

Observaciones:

Nombre y firma técnico:                                            Nombre firma servicio clínico

Anexo N° 4

HOJA DE SERVICIO PRESTADO

La empresa que se adjudique la licitación de Mantenimiento Preventivo y Reparativo de equipos médico, debe entregar una hoja de servicio por equipo, que debe cumplir las siguientes características:

1. Ser foliada.
2. En triplicado (1 hoja para el Servicio Clínico, 1 hoja para la unidad de Equipos Médico Crítico (original) y 1 para el Servicio Técnico.)            
3. Identificar el número de inventario, marca, modelo, serie, horas de uso (en    caso que corresponda), localización del equipo que se hace mantenimiento.
4. Descripción del protocolo de inspección y mantenimiento.
5. Estado del Equipo.
6. Comentario y observaciones.
7. Identificación del Técnico que realiza la mantención (nombre, apellidos y firma).
8. Identificación del Profesional del Servicio Clínico que recibe el equipo al que se le realizó mantención (nombre, apellidos y firma) .
9. Fecha y
10. Tiempo, en horas, que destinó al mantenimiento (Preventivo y/o Reparativo) del equipo.

Representante de la empresa     :

RUT                                        :

Firma                                     :

Anexo N° 5

DECLARACIÓN SIMPLE

El proponente, abajo firmante, por el sólo hecho de presentar su oferta, declara y acepta explícitamente lo siguiente:

1. Haber estudiado todos los antecedentes de la propuesta y verificado la concordancia entre ellos. Haber revisado los términos de la presente licitación: las Bases Administrativas, Bases Técnicas, Especificaciones Técnicas, Formularios de presentación de la oferta y reglamentación sobre la materia.

2.   Estar conforme con las condiciones generales de la propuesta, aceptar las condiciones y procedimientos, tanto en lo administrativo como en lo técnico, establecidos en: Las Bases Administrativas, Bases Técnicas,  Especificaciones Técnicas, respuestas, aclaraciones y todo otro documento oficial que haya servido de base para el llamado a licitación, en el entendido que formarán parte del contrato que firmen las partes y que renuncia, desde el momento de la presentación de su propuesta, a cualquier recurso judicial o extrajudicial en contra del Mandante o su representante legal y el cobro de cualquier indemnización con motivo de su aplicación.

Nombre de la Empresa       :

RUT de la empresa             :

Representante de la empresa     :

Rut                                        :

Firma                                     :

Fecha                                     :

Anexo N°6

DOTACION DE RECURSO HUMANO

                Se debe incluir antecedentes.

Representante de la empresa     :

Rut                                        :

Firma                                     :

Fecha                                     :

Anexo Nº 7

EQUIPOS PATRONES

Representante de la empresa     :

Rut                                        :

Firma                                     :

Fecha                                     :