A continuación, se detallan las especificaciones técnicas del “SERVICIO” requerido:
1.- Caracterización y origen de las deudas objeto de cobro.
El Hospital Dipreca, requiere contratar el Servicio de Cobranza Judicial de deudas, las cuales, se originan por diversas causas, siendo las principales, las que se enumeran a continuación:
a) Cobranza Judicial de deudas originadas por prestaciones médicas, respaldadas por facturas y/o pagarés:
Existen pacientes pertenecientes al extrasistema (que no tienen el régimen previsional de Dipreca), que concurren a este Centro de Salud, para sus respectivas atenciones médicas, y a quienes, se les solicita la suscripción de un pagaré, que, en la mayoría de los casos, es validado ante Notario Público, ya sea por los propios pacientes o sus respectivos familiares.
Cuando las facturas de las cuentas médicas no son pagadas por los pacientes, es necesario iniciar acciones tendientes a obtener el recupero de los montos, siendo una de ellas, la gestión de la cobranza extrajudicial, la cual, es efectuada, actualmente, por la Sección de Facturación y Cobranzas del Hospital Dipreca, para luego, y en caso de corresponder, iniciar las gestiones de cobro judicial de las deudas, servicio que requiere ser licitado.
b) Cobranza Judicial de deudas originadas por licencias médicas rechazadas o reducidas por las entidades previsionales, correspondientes a funcionarios y ex funcionarios del Hospital Dipreca:
De conformidad a la ley y a la Jurisprudencia Administrativa de la Contraloría General de la República, el Hospital Dipreca debe pagar la remuneración íntegra de los(as) trabajadores(as), que hagan uso de licencias médicas, debiendo, posteriormente, obtener de las distintas entidades previsionales de salud, el reintegro de los montos pagados a los trabajadores. En caso de que, las licencias médicas hayan sido rechazadas o disminuidas, y así conste en la instancia final de apelación (si la hubiere), ante el Organismo competente, se genera una deuda del(la) funcionario(a), al cual, se le efectúan descuentos en sus respectivas remuneraciones, hasta el pago total de la deuda. Sin embargo, cuando los trabajadores dejan de pertenecer a este Centro de Salud, resulta necesario iniciar acciones de cobro, para el reintegro de los montos correspondientes.
c) Cobranza Judicial de deudas originadas por multas impagas, por parte de las empresas y proveedores del Hospital Dipreca:
Estas deudas tienen su origen ante el incumplimiento contractual de parte de los proveedores del Hospital Dipreca, a quienes, tras el desarrollo de un procedimiento administrativo establecido en las bases de licitación y el contrato (si lo hubiere), se cursan determinadas multas, las que son sancionadas, a través de la resolución correspondiente, una vez que ya no existan instancias administrativas para recurrir de las mismas. Si, la empresa o el proveedor no paga, se deben iniciar acciones judiciales de cobro para obtener el recupero de los montos.
d) Otras acreencias a que el Hospital Dipreca tenga derecho a percibir, y que no han sido pagadas:
Se trata de cualquier deuda originada respecto de terceros (personas naturales, jurídicas o instituciones), que no tengan la condición de beneficiarios del régimen de salud Dipreca, o que se trate de deudas de naturaleza distinta a aquella que presenta una normativa especial para efectos de proceder a su cobro, por lo que éstas, pueden provenir de los distintos departamentos o divisiones del Hospital Dipreca.
2.- Tipo de Gestiones Judiciales o Juicios necesarios para obtener el pago de las deudas generadas con el Hospital Dipreca.
Lo anterior, sin que la enumeración sea taxativa, se indican los siguientes:
a) Juicio Ejecutivo – Mandamiento de Ejecución y Embargo;
b) Gestión Preparatoria de la Vía Ejecutiva;
c) Juicio de Cobro de Pesos;
d) Otros.
3.- Domicilios de deudores del Hospital Dipreca.
Se hace presente que, los domicilios de los deudores del Hospital Dipreca, se encuentran constituidos en todas las regiones del país, por lo que, el oferente deberá contar con la infraestructura, equipamiento y personal suficiente para dar tramitación y continuidad a toda la cartera de cobranza entregada por el Hospital Dipreca. Lo anterior, es requisito esencial para declarar admisible la oferta y continuar en el proceso de evaluación.
4.- Contenido de la Oferta Técnica.
El Hospital Dipreca no garantizará al adjudicado, un procedimiento exclusivo o un número mínimo o determinado de juicios a asignar, haciendo presente que, las cantidades o montos referidos en estas bases, sólo se han incorporado a modo de referencia.
a) La prestación del Servicio de Cobranza Judicial, incluye la tramitación de los procedimientos antes descritos, de tal forma que, los oferentes deberán garantizar en su oferta, un sistema de trabajo, que cuente con un número de abogados, técnicos, procuradores y/o administrativos suficientes para dar tramitación y conclusión a toda la cartera de cobranza asignada por el Hospital Dipreca, independientemente del monto y procedimiento judicial de cobro.
Para lo anterior, el oferente deberá acreditar el personal con que contará para tramitar la cartera de cobranza del Hospital Dipreca, debiendo acompañar el Anexo Técnico de “Calificación Profesional, Técnica y/o Administrativa del Equipo”. En caso de no acompañar este anexo, la oferta será declarada inadmisible (Anexo Técnico N°7).
Se hace presente que, si durante la ejecución del contrato existiere cambio del personal informado en la oferta, el proveedor deberá informar al Administrador del Contrato, dentro de las 24 horas seguidas al cambio efectuado, debiendo arbitrar todas las acciones tendientes a dar continuidad y diligencia a la cartera de cobranza asignada. La infracción a esta obligación dará origen al inicio de procedimiento de aplicación de multas y/o término anticipado del contrato, cuando corresponda.
b) Cada oferente deberá indicar, en forma clara y precisa, para cada tipo de procedimiento de cobro de los mencionados en el N° 2, las acciones a desarrollar en cada juicio, así como el personal comprometido para su tramitación, y contener una o más soluciones de cobro, ya sea, ajustándose a los mínimos establecidos en estas bases o mejorándolos.
Para lo anterior, el oferente deberá presentar un Plan de Trabajo que considere los factores antes descritos. En caso de no acompañar este Plan de Trabajo, la oferta será declarada inadmisible (Anexo Técnico N°6).
c) Condiciones mínimas de equipamiento y sistemas informáticos ofertados. La oferta deberá contener la descripción detallada de los equipos y sistemas o sistemas informáticos de que disponga para la implementación y ejecución del servicio.
El sistema deberá contener información necesaria para identificar los juicios asignados por el Hospital Dipreca; las etapas en que se encuentra cada uno de ellos desde la entrega o derivación efectuada, como toda otra gestión o actuación extrajudicial que corresponda a la tramitación de la misma.
Este sistema, deberá permitir una actualización constante y permanente, para que, el Hospital pueda verificar el grado de cumplimiento de plazos y verificar los datos o antecedentes para validar los respectivos pagos, para lo cual, el proveedor deberá otorgar acceso al Administrador del Contrato, o a quién éste designe para tales efectos.
Este sistema deberá garantizar la continuidad del servicio licitado, debiendo describir los medios de protección, resguardo y respaldo de los datos y asegurar la confidencialidad de la información que el Hospital le proporcione al proveedor, tales como, datos de deudas y deudores o demandados, existiendo expresa prohibición para que estos datos sea objeto de tratamiento, venta, o traspaso a terceros ajenos a la relación contractual, con fines comerciales u otros.
a) La oferta deberá mencionar, si cuenta con otros sistemas informáticos o base de datos, ya sea propios o contratados a terceros, que le permita
b) tener acceso a información para dar tramitación y continuidad a las causas de cobranza asignadas por el Hospital.
e) Descripción de infraestructura de atención de público:
Oficina presencial. La oferta deberá detallar la o las oficinas en que funcionará la empresa, y a la que pueda concurrir el Hospital, a solicitar información, asistir a reuniones, etc., si así lo estimare pertinente. Esta
oficina deberá contar con el equipamiento y sistema informático descrito en la oferta, y deberá estar ubicada dentro de la Región Metropolitana.
Correo electrónico. La oferta, además, deberá proporcionar un correo electrónico, el cual, será considerado como el oficial para efectuar consultas, por parte del Hospital Dipreca, para pedir informes, reportes,
etc., y de parte de los deudores y/o terceros, para solicitar información respecto a sus causas, solicitar pagos, acuerdos, etc.
Teléfono. La oferta deberá considerar un número o números de teléfonos, a los que, el Hospital y/o los deudores puedan comunicarse, al menos,
entro de una jornada hábil de trabajo, esto es, desde las 09:00 a 17:00 horas, de lunes a viernes.
Se deja establecido que, la atención en oficina presencial, así como aquella producida por teléfono, deberá ser de forma inmediata.
En caso del correo electrónico, el proveedor dispondrá de un máximo de 03 días hábiles para responder, salvo que se establezca un plazo distinto para casos especiales, en estas bases de licitación.
5.- Acciones mínimas obligatorias, para cada tipo de procedimiento:
5.1. Para Juicios Ejecutivos:
a) Confeccionar e interponer Demanda Ejecutiva
b) Notificación de la Demanda y requerimiento de pago del deudor
c) Certificación del Vencimiento del Plazo para oponer excepciones
d) Contestación de eventuales excepciones
e) Solicitud de Apremio personal
f) Solicitud de Apremio de bienes
g) Solicitud de Retiro de especies
h) Solicitar el Auxilio de la fuerza Pública, cuando corresponda
i) Solicitud de giro de cheque, en un plazo no superior a 10 días hábiles, desde que conste en el expediente de consignación
j) En caso de llevarse a cabo remate, dar tramitación, diligencia y ejecución a aquel, hasta su finalización
k) Demás solicitudes que tiendan a dar curso progresivo a los autos
5.2. Para Gestiones Preparatorias de la Vía Ejecutiva:
a) Confeccionar e interponer demanda de Gestión Preparatoria
b) Notificación de la demanda
c) Demanda en causa iniciada y requerimiento de pago
d) Certificación del vencimiento para oponer excepciones
e) Contestación de eventuales excepciones
f) Solicitud de apremio personal o de bienes
g) Solicitud de Retiro de especies
h) Solicitar el Auxilio de la fuerza Pública, cuando corresponda
i) Solicitud de giro de cheque
j) Demás solicitudes que tiendan a dar curso progresivo a los autos
5.3. Para demanda de cobro de pesos:
a) Confeccionar e interponer demanda en Juicio Ordinario de Mínima, Menor o Mayor Cuantía sobre cobro de pesos
b) Notificación de la demanda
c) Réplica (en caso que corresponda de acuerdo al procedimiento)
d) Se prohíbe llegar a acuerdo en la audiencia de llamado a conciliación, salvo autorización expresa por parte del administrador del contrato
e) Presentar medios de prueba una vez iniciado el término probatorio
f) Concurrir a audiencia en donde se tomará declaración a testigos (en caso de ser presentados por la contraparte)
g) Realizar observaciones a la prueba (en caso de ser procedente)
h) Sentencia
i) Certificación de Ejecutoria
g) Demás solicitudes que tiendan a dar curso progresivo a los autos
5.4. Para otro tipo de juicios o procedimientos judiciales:
a) Confeccionar e interponer demanda, según el tipo de procedimiento que corresponda
b) Notificación
c) Réplica (en caso de ser procedente)
d) Se prohíbe llegar a acuerdo en la audiencia de llamado a conciliación, salvo autorización expresa por parte del administrador del contrato
e) Presentar medios de prueba una vez iniciado el término probatorio
f) Concurrir a audiencia en donde se tomará declaración a testigos (en caso de ser presentados por la contraparte)
g) Realizar observaciones a la prueba (en caso de ser procedente)
h) Sentencia
i) Certificación de Ejecutoria
j) Demás solicitudes que tiendan a dar curso progresivo a los autos
5.5. Gestión de deudas inferiores a 15 UF respecto de las cuales no es posible continuar su cobro por la Sección Facturación y Cobranza (según Política de Cobranza):
a) Comunicación de Judicialización.
b) Correos electrónicos.
c) Llamadas telefónicas.
d) Propuesta de Pago.
e) Convenios de Pago.
f) Presentación de demanda, según resulte procedente a criterio del adjudicatario, previa consulta al administrador del contrato.
El oferente podrá señalar acciones que mejoren las mínimas requeridas en estas Bases, como por ejemplo, y a modo meramente ejemplar, menores plazos de gestión para diligencias judiciales, gestiones extrajudiciales paralelas, etc.
6.- Acciones mínimas comunes a todos los procedimientos judiciales:
a) El proveedor, deberá remitir mensualmente al Administrador del Contrato, un archivo en formato excel denominado Informe Mensual de Gestión de Causas Judiciales, cuyo formato será proporcionado por el Hospital Dipreca, que indique el detalle de todas las causas judicializadas, incluyendo, a modo de ejemplo, los siguientes datos:
- Tipo de procedimiento iniciado y datos de la causa.
- Nombre deudor o deudores demandados.
- Tipo de documento sujeto a cobro (factura, pagaré, etc.).
- N° y fecha de documento(s) sujeto(s) a cobro.
- Tramo de la deuda (según política de gestión de cobro del Hospital).
- Monto del documento y monto judicializado.
- Fecha de interposición de demanda o inicio del procedimiento.
- Tiempo transcurrido desde el inicio del procedimiento a la fecha de elaboración de la Planilla (N° de días).
- Etapa del procedimiento.
- Fecha de finalización del procedimiento.
- Monto recuperado judicialmente o extrajudicialmente.
- Fecha de emisión de Certificado de Incobrabilidad.
- Observaciones.
- Otros.
Este Informe deberá contener la información referida al periodo inmediatamente anterior, y ser remitida, a través de correo electrónico indicado al efecto, al Administrador del Contrato, dentro de los primeros 05 días hábiles de cada mes. La infracción a esta obligación, será considerada como un incumplimiento grave de las obligaciones que emanan del contrato, y el Hospital podrá dar inicio al procedimiento de aplicación de multas y/o el término anticipado del contrato, con cobro de garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato.
b) El proveedor, deberá mantener una actividad procesal permanente en la cartera de cobranza asignada por el Hospital Dipreca. Para lo anterior, el Administrador del Contrato verificará los antecedentes consignados en la Planilla entregada mensualmente por el proveedor, pudiendo cotejar la información con los datos que obren en la Oficina Judicial Virtual o ingresando a la plataforma de que disponga el proveedor para el registro en la tramitación de causas, debiendo, para lo último, conceder al Administrador del Contrato, o a quien éste designe, la respectiva clave de acceso.
Se considerará como inactividad procesal el transcurso de más de 30 días hábiles, entre una diligencia procesal y la siguiente, siempre que no exista causa justificada y no sea imputable al proveedor, en un 20% o más de las causas asignadas por el Hospital Dipreca. El incurrir en inactividad procesal, será considerado como infracción grave a las obligaciones que emanan del contrato, pudiendo dar inicio al procedimiento de aplicación de multas y/o término anticipado del contrato, con cobro de garantía de fiel y oportuno cumplimiento de contrato.
En caso de que, el Hospital detecte la concurrencia de la inactividad procesal, solicitará al proveedor un informe por escrito, debidamente firmado por el adjudicatario, el cual deberá contener las causas o motivos por los cuales no ha existido movimiento y/o actividad procesal en los procedimientos respectivos, y ser remitido dentro de los 05 días hábiles siguientes a la fecha de su solicitud.
Lo anterior, no obsta a que, el Hospital solicite al proveedor un informe por cualquier causa asignada, debiendo cumplir, igualmente, con el plazo de envío de 05 días hábiles.
c) Ejecutar, como mínimo, las siguientes acciones procesales, cuando corresponda:
- Interposición de la demanda o gestión preparatoria.
- Notificación.
- Custodia de documentos y/o títulos ejecutivos.
- Requerimiento de pago.
- Contestar excepciones o incidentes y tramitarlos hasta obtener sentencia.
- Interponer recursos legales y alegarlos. En caso de ser interpuestos por la contraparte, ofrecer alegatos y comparecer en segunda instancia.
- Solicitar certificaciones de cumplimiento de plazo o ejecutoria.
- Solicitudes de apremio.
- Mandamiento de ejecución y embargo.
- Designar bienes y depositario provisional para embargo.
- Solicitar oficios e informes.
- Solicitar auxilio de la fuerza pública.
- Solicitud de giro de cheque o transferencia.
- Demás gestiones para dar curso progresivo a los autos.
d) Generar y entregar a “EL HOSPITAL”, cuando corresponda, los respectivos Certificados de Incobrabilidad. Estos Certificados serán solicitados por el Hospital Dipreca o bien, remitidos de oficio por el proveedor, los cuales, deberán atender a las causales de otorgamiento, previstas en la Política de Gestión de Cobro de Deudas del Hospital Dipreca, aprobada mediante Resolución Exenta N° 754, de fecha 13 de marzo de 2023, o el instrumento normativo que lo reemplace, o el que disponga el Administrador del Contrato del Hospital.
7.- Administración del Contrato.
El Hospital Dipreca, supervisará periódicamente la ejecución del contrato suscrito entre las partes, velando por el correcto cumplimiento de las obligaciones contraídas por el proveedor. Para lo anterior, el Hospital designa como Administrador de Contrato, al Jefe del Servicio Jurídico o quién lo subrogue o reemplace, o a un(a) abogado(a), del mismo Servicio. Sin que la siguiente enumeración sea taxativa, El(la) Administrador(a) de Contrato, tendrá las siguientes funciones:
a) Velar por el correcto cumplimiento de las obligaciones emanadas del contrato.
b) Fiscalizar y velar por el cumplimiento de los plazos otorgados.
c) Evaluar los resultados de la tramitación y gestiones de la cartera de cobranza asignada al proveedor.
d) Verificar la información proporcionada por el proveedor para los estados de pago, y visar los mismos.
e) Visar las facturas emitidas por el proveedor.
f) Solicitar información, reportes o subsanación de distintas acciones en la tramitación de la cartera de cobranza entregada al proveedor.
g) Coordinar reuniones entre las partes del contrato y entre el proveedor y los deudores o terceros, cuando corresponda.
h) Acceder a la base de datos o sistema informático de que disponga el proveedor para verificar el cumplimiento de la tramitación.
i) Solicitar la aplicación de multas o término anticipado del contrato, cuando sea procedente.
j) Resolver las dificultades que se susciten entre las partes, con ocasión de la ejecución del contrato.
k) otras necesarias para dar cumplimiento al contrato.
De igual forma, el Proveedor deberá designar a un representante, coordinador o administrador, para que se constituya como la contraparte formal del Hospital Dipreca, y con quien éste se relacionará para dar cumplimiento a la ejecución del contrato. En caso de que, el proveedor cambie o reemplace a su representante, ya sea, de forma temporal o permanente, debe dar aviso al Administrador del Contrato del Hospital, dentro de las 24 horas siguientes al cambio. En caso de no dar cumplimiento al plazo señalado, el Hospital podrá iniciar el procedimiento de aplicación de multas.
8. Prestación del Servicio.
8.1. Acuerdos Operativos.
Con la finalidad de desarrollar un trabajo conjunto y coordinado entre las partes contratantes, es que, se podrán acordar y suscribir acuerdos operativos que tengan por objeto, regular situaciones que no hayan sido previstas en las bases de licitación, o bien, habiendo sido reguladas, se requiera complementar, con el único fin de dar continuidad, eficiencia y correcto cumplimiento al objeto del contrato. Se hace presente que, en ningún caso, estos acuerdos operativos podrán modificar o alterar el objeto de las bases de licitación y el contrato, salvaguardando el principio de estricta sujeción a las bases de licitación e igualdad de los oferentes.
Los acuerdos operativos deberán ser firmados por ambas partes en señal de aprobación, pudiendo el Hospital requerir, cuando proceda, la suscripción de una modificación contractual.
8.2. Instrucciones de trabajo.
El Hospital Dipreca, a través del Administrador del Contrato, podrá impartir instrucciones de trabajo escritas al proveedor, con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones emanadas del contrato, por lo que, el proveedor, deberá dar cumplimiento dentro de los plazos establecidos.
8.3. Asignación de causas y traspaso de juicios.
Una vez que, el contrato entre en vigencia, el Hospital Dipreca proporcionará al proveedor, una nómina o planilla con la descripción de aquellas causas que se encuentren actualmente en tramitación y el estado de cada una de ellas, para que, el proveedor asuma el respectivo patrocinio, dando continuidad a las mismas.
En relación a las nuevas causas que surjan en el transcurso de la relación contractual, el Hospital hará entrega al proveedor de los respectivos Set de Cobro, los cuales contendrán los documentos necesarios para interponer la respectiva acción judicial. Sin perjuicio de ello, el proveedor podrá requerir información u otros documentos que crea correspondientes, previa aprobación del Administrador del Contrato.
En relación a lo anterior, se hace presente que, se podrán asignar set de cobranzas para la respectiva interposición de acciones judiciales, aún cuando el instrumento de cobro (ejem: pagaré o factura) se encuentre vencido o haya transcurrido un plazo mayor a 5 años desde la emisión del documento. Lo anterior, con la finalidad de dar cumplimiento a las instrucciones de los organismos fiscalizadores, que dicen relación, con agotar todas las instancias judiciales para efectuar el cobro de las deudas.
El Hospital determinará la mejor forma para constituir patrocinio y poder, y conferir mandato judicial al proveedor para la tramitación de la cartera de cobranza judicial.
El plazo de entrega de la nómina o planilla de causas de cobranza, dependerá de la entrada en vigencia del contrato y la emisión de los actos administrativos necesarios para conceder patrocinio y mandato judicial.
8.4. Plazo de tramitación de las causas de cobranza.
Desde la recepción de las respectivas causas de cobranza, por parte del Hospital Dipreca, el proveedor contará con el plazo de 1 año para dar conclusión a las mismas, esto es, con el resultado de recupero total o parcial de la deuda, o bien, con la emisión del respectivo “Certificado de Incobrabilidad”. Para lo anterior, el proveedor deberá remitir un informe detallado que contenga el resultado de las causas. Sin perjuicio de lo anterior, el plazo señalado no se aplicará en el caso de aquellos sets de cobranza asignados posterior al inicio del último año de vigencia del contrato, o bien, de aquellas causas que, por razones no imputables al proveedor, sobrepasen el plazo señalado. De todas formas, el Hospital podrá pedir la devolución de las causas que considere necesarias, dando por terminado el encargo, debiendo el proveedor hacer entrega de un informe que detalle los plazos y las gestiones efectuadas, pagando el Hospital aquellos gastos procesales que procedan.
El Administrador del Contrato, considerará el cumplimiento de esta obligación al momento de proponer la continuidad o término del Servicio, en los casos que corresponda.
8.5. Causales de Incobrabilidad.
El Hospital Dipreca, podrá requerir al proveedor, la emisión de certificados de incobrabilidad, los cuales deberán atender a las causales de otorgamiento, previstas en la Política de Gestión de Cobro de Deudas del Hospital Dipreca, aprobada mediante Resolución Exenta N° 754, de fecha 13 de marzo de 2023, o el instrumento normativo que lo reemplace, o el que disponga el Administrador del Contrato de este Hospital.
De conformidad a lo anterior, se deberá considerar lo siguiente:
Definiciones.
a) Cobranza Judicial: Proceso orientado a obtener el pago de una deuda, a través de un procedimiento judicial, sometido al conocimiento de un tribunal de justicia.
b) Incobrabilidad: Estado en que se encuentra una deuda respecto de la cual, no se puede obtener su recupero, por diversas circunstancias, tales como, prescripción de la deuda; insolvencia absoluta del deudor; domicilio inubicable del deudor o sus herederos; inexistencia o defecto de título ejecutivo; desproporción del monto de la deuda en relación a los gastos judiciales comprometidos, etc.
Emisión de certificados.
Cuando las gestiones judiciales sean infructuosas, se deberá emitir por parte del proveedor un Certificado de Incobrabilidad, que contenga, como mínimo, la causal invocada, individualización del deudor o razón social, monto de la deuda, instrumento sujeto a cobro, individualización de la causa, diligencias efectuadas, etc., lo anterior, acompañado de todos los documentos que respalden la causal de incobrabilidad invocada, tales como, sentencia judicial, resoluciones, estampes receptoriales, etc.
Los Certificados de Incobrabilidad podrán ser requeridos por el Hospital, o bien, serán emitidos, de oficio por el proveedor, previa solicitud efectuada al Administrador del Contrato, a quien se deberán acompañar todos los antecedentes para el adecuado análisis y aprobación.
Se deja establecido que, el Hospital Dipreca podrá requerir al proveedor un análisis de los antecedentes o documentos que se quieran someter a cobro judicial, para evaluar la efectividad de la acción judicial, o bien, declarar la deuda como incobrable.
El proveedor dispondrá de un plazo de 05 días hábiles para remitir al Administrador del Contrato, los certificados de incobrabilidad solicitados.
8.6. Informe final de entrega de causas de cobranza.
El proveedor, con 30 días corridos de anticipación al vencimiento del plazo del contrato, deberá entregar al Administrador del Contrato, un Informe Final de Gestión de Causas Judiciales, en formato excel, que contenga un consolidado de todas las causas asignadas por el Hospital Dipreca, indicando la etapa en que se encuentra cada una de ellas y su resultado, con detalle de los montos recuperados total o parcialmente, así como cualquier otro dato que sea requerido por el Administrador del Contrato. La infracción a esta obligación será causal para hacer efectivo el cobro de la garantía por fiel cumplimiento del contrato.
8.7. Obligaciones y prohibiciones esenciales del proveedor.
Sin perjuicio de la obligación de dar tramitación a la cartera de cobranza judicial entregada por el Hospital Dipreca, y de dar cumplimiento a las obligaciones contenidas en estas bases, le corresponderá al proveedor cumplir con las siguientes obligaciones:
1.- Ajustarse a las instrucciones impartidas por el Administrador del Contrato, en la ejecución del contrato.
2.- Efectuar las gestiones y encargos procesales que sean necesarios para dar continuación a la tramitación de las causas, debiendo, por ejemplo, contar con receptores dispuestos a realizar toda clase de diligencias, siendo de exclusiva responsabilidad del proveedor, velar por el cumplimiento y encargo de estas gestiones.
3.- Gestionar e informar de forma inmediata al Hospital, en caso del pago total o parcial de las deudas, o la voluntad de celebrar convenios de pago, con el Hospital Dipreca.
4.- Atender y dar respuesta oportuna a los deudores o terceros que deseen obtener información sobre sus causas, para efectos de celebrar convenios de pago u otros motivos. Para ello, se deberá atender a los canales formales informados por el proveedor en su oferta.
5.- Acreditar el cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales respecto a sus trabajadores, debiendo remitir los formularios o documentos solicitados por el Hospital Dipreca, al momento de requerir cada estado de pago.
6.- Dar respuesta al Hospital, ante cualquier información o requerimiento efectuado, dentro de los plazos establecidos.
7.- Utilizar la información y datos aportados por el Hospital, únicamente para los fines establecidos en el contrato.
8.- Se prohíbe la utilización del nombre del Hospital Dipreca, con el objeto de asociar o confundir con la marca o razón social del proveedor, salvo que se trate para fines de acreditar experiencia, lo que, en todo caso, deberá ser previamente autorizado por el Administrador del Contrato.
9.- Se prohíbe que, el personal del proveedor reciba directamente dinero, ya sea en efectivo, instrumento bancario, depósito o transferencia en sus cuentas bancarias, por concepto de pago total o parcial de deudas con el Hospital Dipreca, que requieran efectuar los deudores o terceros.
8.8. Respecto al pago de deudas durante la tramitación judicial.
En el caso de que, durante la tramitación del proceso, se celebre un acuerdo judicial o extrajudicial, los pagos deberán ser depositados o transferidos a la cuenta corriente del Hospital Dipreca, debiendo el proveedor, remitir los comprobantes que figuren en la causa junto con las certificaciones respectivas. No se podrán conceder más de 6 cuotas para enterar la deuda. El monto sujeto al acuerdo judicial o extrajudicial, deberá incorporar los gastos receptoriales, notariales y otros correspondientes. Sin perjuicio de lo anterior, el proveedor podrá solicitar autorización al Administrador del Contrato, para aumentar el monto de las cuotas, en consideración a la capacidad económica del deudor, naturaleza y monto de la deuda.
En el caso de que, el deudor decidiera suscribir un convenio de pago directamente con la Sección Facturación y Cobranzas del Hospital Dipreca, el proveedor deberá informar al deudor que, debe dirigirse personalmente hacia las dependencias del hospital, remitiendo los antecedentes necesarios, haciendo presente que, el resultado y suscripción de este tipo de convenios será informado al proveedor, para efectos de paralizar la tramitación de la causa, hasta verificar el pago completo de la deuda, en caso contrario, se continuará con su consecución.
8.9. Referencia de Cartera Judicial de Cobranza.
Sin que los siguientes montos correspondan efectivamente a la totalidad de la cartera de cobranza judicial de deudas del Hospital Dipreca, sólo a modo de referencia, y sin que otorgue derechos de ninguna clase y naturaleza al oferente adjudicado, se incorpora la siguiente tabla:
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Tipo de cobranza
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Monto estimado (pesos)
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Cobranza Judicial de deudas originadas por prestaciones médicas
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$ 500.000.000-
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Cobranza Judicial de deudas originadas por licencias médicas rechazadas o reducidas por las entidades previsionales, correspondientes a funcionarios y ex funcionarios del Hospital Dipreca
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$ 1.000.000.000.-
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Cobranza Judicial de deudas originadas por multas impagas, por parte de las empresas y proveedores del Hospital Dipreca
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$ 100.000.000.-
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Se deja establecido que, la cartera de cobranza inicial entregada al proveedor podrá aumentar o disminuir, dependiendo de la revisión de antecedentes; trámites de cobranza extrajudicial; criterios de judicialización, etc., no siendo el Hospital Dipreca responsable por mantener o entregar al proveedor un cierto número de causas o asignar un cierto tipo de procedimiento judicial.
4. CONTENIDO DE LA OFERTA ECONÓMICA.
JUICIOS:
El oferente, deberá ingresar el respectivo Anexo Económico, indicando los valores ofertados, correspondientes a cada ítem, los que, en todo caso, deberán respetar los montos máximos establecidos por el Hospital Dipreca.
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Resultado de causa asignada
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Monto máximo a pagar (% - UF)
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Pago total o parcial de la deuda judicializada.
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Hasta 17% de lo obtenido total o parcialmente.
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Pago total o parcial de deudas no judicializadas cuyo tramo en la política de cobranza sea inferior a las 15 UF (esto es los tramos primero y segundo), y respecto de las cuales no es posible continuar su cobro por la Sección Facturación y Cobranza.
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Hasta 17% de lo obtenido total o parcialmente.
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Causas incobrables con derecho a honorarios.
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Hasta 1,5 UF por causa.
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Se entenderá como causas incobrables con derecho a honorarios, aquellas en que se haya emitido el Certificado de Incobrabilidad, por alguna de las causales establecidas en la Política de Cobranza o cualquier otra que surja en la tramitación, siempre que aquella no sea imputable al proveedor.
GASTOS PROCESALES:
El oferente, deberá ingresar el respectivo Anexo Económico, indicando los valores ofertados correspondientes a los gastos procesales efectivos que sean reembolsables por parte del Hospital, los que deberán ser debidamente respaldados con documentos, tales como, estampes receptoriales, certificaciones, u otros documentos que sean pertinentes y sirvan de respaldo para acreditar aquello. En todo caso, se deberán respetar los montos máximos establecidos por el Hospital. En caso de que se realice cualquiera de estas gestiones, y se pague un monto mayor al establecido en esta tabla, sólo se efectuará el reembolso hasta el máximo a pagar.
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Gestión
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Monto máximo a pagar
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Búsqueda negativa
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$25.000
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Búsqueda positiva (2) + Notificación por artículo 44 CPC
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$95.000
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Requerimiento y Oposición al embargo
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$18.000
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Notificación personal
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$60.000
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Notificación por cédula
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$45.000
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Embargo frustrado
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$45.000
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Embargo bienes muebles
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$85.000
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Embargo vehículo
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$85.000
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Embargo inmueble
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$85.000
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Embargo cuentas corrientes
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$85.000
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Embargo con fuerza pública
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$100.000
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Retiro de especies con fuerza pública
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$110.000
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Flete retiro de especies (incluye iva)
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$145.000
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Oposición al retiro
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$18.000
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Honorarios Cerrajero
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$30.000
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Si existieren otros gastos procesales reembolsables no incluidos en la tabla anterior, y siempre que se originen con motivo de la tramitación de las causas señaladas, el Hospital reembolsará los montos pagados por el proveedor, siempre que se encuentren justificados y sean acompañados por documentos fundantes (boletas, facturas, etc), lo anterior, previa visación del Administrador del Contrato.
El valor de la UF a considerar, será el del día en que se efectúe la diligencia, gestión o se obtenga el documento.
SOLICITUDES ESPECIALES:
El Hospital, reembolsará al proveedor, las diligencias que se realicen para acreditar, por ejemplo, la existencia de bienes del deudor, tales como, certificados del Conservador de Bienes Raíces, certificados del Registro de Vehículos Motorizados, etc., o para inscribir embargos o prohibiciones en los registros respectivos, Lo anterior, siempre que estas solicitudes y documentos tengan su origen en la tramitación de la causa
correspondiente, y hasta un máximo de 03 certificados por causa asignada.
Para el reembolso, se deberán acompañar los documentos fundantes, solicitud que deberá ser previamente visada por el Administrador del Contrato.
5. CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD
En atención a las presentes bases, las partes le otorgan la calidad de confidencial, esto es, de secreta y reservada, a toda aquella información, que es entregada por el Hospital Dipreca al proveedor ya sea por medio de documento formato papel o electrónico, o cualquier soporte. De igual forma es confidencial, esto es secreta y reservada, la información que el proveedor deba entregar a la institución ya sea por medio de papel o electrónico, o cualquier soporte en que se pueda dar, relativo a la obligación principal del proveedor de informar respecto a la cartera de cobranza judicial, debiendo entregar la respuesta única y exclusivamente al Hospital Dipreca.
Para lo anterior la comunicación de la información confidencial sólo podrá darse de la forma pactada en el contrato, quedando prohibido cualquier otro medio, por poner en peligro la confidencialidad de la información. En el mismo sentido le queda prohibido al proveedor el almacenar la información en medios de terceros, salvo autorización expresa de oficio emitido por el Director del Hospital.
El incumplimiento del presente pacto de confidencialidad por parte del proveedor lo hace exclusivo responsable de cualquier daño, incluyendo el moral, que pudiese provocarse a un deudor del Hospital Dipreca o uno o más de sus familiares. En este sentido el proveedor se obliga a hacerse parte en cualquier proceso judicial o extrajudicial a que se encuentre adscrito esta institución por esta razón, previo emplazamiento del Hospital.
6. CLÁUSULA SOBRE CONVENIOS DE PAGO
Para efectos de las presentes Bases y del contrato, se entenderá por Convenio de Pago el acuerdo suscrito entre el mandatario (prestador del servicio de cobranza judicial) y el deudor, en virtud del cual este último se obliga a solucionar el crédito moroso objeto de la cobranza en cuotas periódicas, mensuales y sucesivas, sin perjuicio de los intereses, reajustes y costas que correspondan conforme a la normativa vigente y a las instrucciones impartidas por el mandante.
El Convenio de Pago constituye un instrumento de gestión de cobro que permite normalizar la deuda sin necesidad de proseguir o intensificar las acciones judiciales durante su vigencia, siempre que el deudor cumpla con las condiciones pactadas. Su suscripción no implica novación de la obligación ni renuncia a las acciones ejecutivas que el mandante hubiere iniciado o se encuentren pendientes.
Para efectos de la generación del convenio de pago referido, éste deberá contener los siguientes elementos: Identificación del deudor y del crédito; monto total adeudado (capital, intereses y costas) a la fecha de suscripción; número de cuotas; monto y fecha de vencimiento de cada cuota; condición resolutoria por incumplimiento; y firma o registro electrónico del deudor.
Todo Convenio de Pago que el prestador celebre con el deudor, en ejercicio del mandato conferido por el mandante, estará sujeto a un límite máximo de 8 cuotas mensuales, salvo que el mandante autorice expresamente un número mayor mediante instrucción escrita y fundada emitida durante la ejecución del contrato.
Las cuotas deberán ser de carácter mensual y consecutivo, encontrándose expresamente prohibido el otorgamiento de períodos de gracia, cuotas extraordinarias diferidas o cualquier otra modalidad que altere la periodicidad mensual pactada, a menos que exista autorización escrita del mandante.
Dado que el contrato tendrá una duración de treinta y seis (36) meses, el prestador deberá asegurarse de que ningún Convenio de Pago se extienda más allá de la fecha de término del contrato. Para ello, a contar del mes veinticinco (25) del contrato, el número máximo de cuotas que podrá pactarse quedará limitado por la vigencia residual del contrato, conforme a la siguiente tabla de tramos:
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Período del Contrato
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Máximo de Cuotas Permitidas
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Condición de Vencimiento
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Mes 36 (último mes)
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1 cuota
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Vence al término del contrato
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Meses 35–36 (2 meses restantes)
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Hasta 2 cuotas
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Última cuota ≤ mes 36
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Meses 34–36 (3 meses restantes)
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Hasta 3 cuotas
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Última cuota ≤ mes 36
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Meses 33–36 (4 meses restantes)
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Hasta 4 cuotas
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Última cuota ≤ mes 36
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Meses 29–36 (5 a 8 meses restantes)
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Hasta 8 cuotas
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Última cuota ≤ mes 36
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Meses 1–28 (más de 8 meses restantes)
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Hasta 8 cuotas
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Sin restricción de tramo
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La vigencia residual se calculará desde el mes en que se suscriba el respectivo Convenio de Pago hasta el mes 36 inclusive, ambos considerados como meses completos. La última cuota del convenio deberá vencer, a más tardar, dentro del mes calendario correspondiente al último mes de vigencia del contrato.
Para determinar la vigencia residual del contrato y, consecuentemente, el número máximo de cuotas admisibles, se aplicará la siguiente fórmula:
Cuotas máximas permitidas = 36 − Mes de suscripción del Convenio + 1
Siendo “Mes de suscripción del Convenio” el número de mes del contrato en que el Convenio de Pago es suscrito por el deudor. En ningún caso el resultado de la fórmula podrá superar ocho (8) cuotas, que constituye el límite absoluto.
El incumplimiento de cualquiera de las cuotas del Convenio de Pago por parte del deudor hará caducar de pleno derecho los beneficios del convenio, habilitando al prestador para retomar y/o intensificar las acciones de cobranza judicial conforme a las instrucciones del mandante. Dicho incumplimiento deberá ser comunicado al mandante dentro del plazo de cinco 5 días hábiles contado desde la fecha de vencimiento de la cuota impaga.
Ante el término del contrato, cualquier Convenio de Pago suscrito y vigente a esa fecha deberá ser traspasado al mandante o a quien éste determine, con todos sus antecedentes.
El prestador deberá llevar un registro actualizado de todos los Convenios de Pago suscritos, el que deberá incluir, a lo menos, la siguiente información:
a) Individualización del deudor y número de causa judicial;
b) Monto total adeudado al momento de la suscripción;
c) Número de cuotas pactadas y monto de cada una;
d) Fecha de suscripción y fecha de vencimiento de la última cuota;
e) Estado de cumplimiento (vigente / cumplido / incumplido);
f) Mes del contrato en que fue suscrito y número máximo de cuotas aplicable según tramo.
Dicho registro deberá ser remitido al mandante con periodicidad mensual, dentro de los primeros 5 días hábiles de cada mes.