1.- ASPECTOS GENERALES.            

SERVICIO DE ARRIENDO DE 05 IMPRESORAS MULTIFUNCIONALES MONOCROMÁTICA Y 01 IMPRESORA MULTIFUNCIONAL COLOR, AMBAS DEL TIPO EMPRESARIAL.

El CESFAM requiere implementar solución integral de reproducción de documentos; es decir, impresoras láser multifuncionales que permitan imprimir, escanear y fotocopiar, de acuerdo con la infraestructura actual del establecimiento.

Con esta solución se busca mejorar la productividad, tener tecnología de punta en equipos digitales, simplificar nuestros procesos, mejorar el control y la supervisión de los servicios.

Además, los equipos deben contar obligatoriamente con un sistema de autenticación de usuarios para la impresión, permitiendo llevar registro y conteo de las impresiones realizadas por cada usuario individual, fortaleciendo la seguridad y el control de acceso. Este sistema debe permitir la identificación mediante PIN, tarjeta, credenciales u otro método, para restringir y monitorear el uso de impresión por persona. Debe incluir la funcionalidad de generación de informes detallados de volumen de impresión por usuario o grupo, accesibles para la administración del CESFAM.

EQUIPOS

Impresoras

Los oferentes deberán cotizar el servicio de reproducción de documentos mediante impresoras multifuncionales láser que incluyan autenticación de usuarios y funciones de control de impresión individual, tal como lo requiere el CESFAM. El servicio comprenderá el uso de equipos en pleno funcionamiento, debiendo el oferente informar claramente si los equipos ofertados son nuevos o usados, e incorporando la instalación en todos los puestos de trabajo requeridos, mantención, reparación, incorporación de repuestos o piezas de recambio cuando fuere necesario, como asimismo los insumos básicos tales como, tóner, unidad de imagen, varillas de limpieza, unidades desarrolladoras, contenedores de tóner y/u otros elementos similares para el óptimo funcionamiento de los equipos.

CARACTERÍSTICAS GENERALES

Los equipos deben contar con conectividad a red mediante protocolo TCP/IP y puerto USB. Deben ser de tecnología láser, digitales y multifunción (impresora, fotocopiadora y escáner)

- Tener tarjeta red 10/100/1000 y conexión USB.

- Disponer de controladores de impresión para sistemas operativos Windows 7, 10, 11.

- Contar con sistema de autenticación de usuario y registro detallado del volumen de impresión por usuario.

MANTENCIÓN

Esta mantención debe ser realizada en terreno, incluyendo la provisión de insumos, mantenciones preventivas y correctivas, garantía de insumos, partes y piezas, servicio técnico y reemplazo de equipos si fuese necesario.

SOPORTE Y ASISTENCIA TÉCNICA EN TERRENO

El soporte debe ser en terreno, teniendo en consideración:

• Soporte de emergencia en caso de fallas o desperfectos del o los equipos.

• Revisión y diagnóstico del problema.

• Reparación y/o recambio de piezas, o del equipo defectuoso.

• Reemplazo del o los equipos en caso de que no se puedan reparar en el lugar o cuyo tiempo de reparación exceda las 24 horas hábiles.

• Informe final al Inspector Técnico del Servicio.

 TIEMPO DE RESPUESTA SERVICIO TÉCNICO (9 horas hábiles). El tiempo máximo de respuesta para la atención técnica no podrá exceder de 9 horas hábiles, debiendo un técnico estar presente en las dependencias del CESFAM en caso de presentar fallas que impidan el normal funcionamiento de alguna impresora.

El personal de dotación del oferente, que realice el soporte y/o las mantenciones deberá estar debidamente identificado ante el funcionario encargado del CESFAM y portar credencial o identificación que lo acredite..

DEL SERVICIO TÉCNICO

Los oferentes deberán contar con Servicio Técnico certificado por el fabricante; se exigirá la presentación de certificaciones del fabricante que acrediten la idoneidad de los técnicos que presten soporte.

El CESFAM se reserva el derecho de chequear la documentación y certificación con el fabricante o su representante en el país.

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

El oferente deberá contar con una Mesa de Ayuda accesible mediante telefonía fija (línea gratuita 800), página web u otro canal similar, sin costo para el CESFAM. Esta Mesa debe asignar un número/código a cada requerimiento y dejar constancia de quién lo solicita, junto al nombre de quien atiende, fecha y hora. Podrán considerar un help desk asociado a una página web en la que queden registradas, en una base de datos, todas las solicitudes de asistencia del CESFAM.

REEMPLAZO DE EQUIPOS

En casos en que la reparación de un equipo requiera de un tiempo superior al establecido, el oferente deberá reemplazarlo, dentro de un plazo de 24 horas hábiles, por un modelo de prestaciones igual o superior al afectado. En estos casos, todos los costos asociados a la operación del equipo serán de cargo del adjudicatario.

Se entiende por horario hábil el indicado anteriormente, excluyendo sábados, domingos y festivos.

Lunes a Jueves de 08:00 a 17:00 horas

Viernes de 08:00 a 16:00 horas

SUMINISTROS PARA LAS IMPRESORAS

El oferente deberá garantizar la entrega de tóner, unidades de imagen y demás suministros, dentro de las 24 horas hábiles siguientes al requerimiento realizado por el CESFAM.

El oferente deberá entregar un tóner (o set de recambio) adicional por cada modelo de equipo, para ser almacenado como reserva en bodega del CESFAM.

RETIRO DE SUMINISTROS UTILIZADOS/VACÍOS

El oferente deberá presentar un plan mensual o trimestral para el retiro de insumos utilizados o vacíos (tóner, unidades de imagen, etc.), coordinando previamente con el encargado designado del CESFAM. Cada retiro deberá contar con un comprobante firmado que detalle la cantidad y tipo de insumos retirados.

Los insumos retirados deberán ser gestionados conforme a la normativa ambiental vigente, garantizando su adecuada disposición o reciclaje.

El CESFAM podrá solicitar retiros extraordinarios en caso de acumulación excesiva y requerirá informes periódicos que acrediten el destino final de los materiales retirados, asegurando el cumplimiento de las normas ambientales.

ENTREGA Y FUNCIONAMIENTO DE LOS EQUIPOS

Todos los equipos deberán estar entregados y en funcionamiento como máximo dentro de los 30 días desde la vigencia del Contrato que se suscriba.

INSTALACIÓN Y CAPACITACIÓN.

El adjudicatario será exclusivamente responsable de la instalación, conexión y configuración completa de cada impresora en los equipos donde se realizará la impresión, quedando expresamente excluida la participación de personal del CESFAM en dichas tareas técnicas. Esta instalación deberá garantizar que los equipos queden operativos y correctamente integrados a la red y sistemas del CESFAM.

Además, el adjudicatario deberá realizar la capacitación al personal de las unidades o sectores donde se instale cada impresora, así como a funcionarios de las áreas de Unidad TIC, Dirección, Abastecimiento, Gestión de Personas, Contabilidad y el resto del Área Clínica y Administrativa, sobre el software de control de impresión y correcto uso del equipo. El adjudicatario presentará un programa de capacitación que deberá comenzar antes del inicio del servicio, incluyendo como mínimo:

• Demostración práctica de las funciones de las impresoras.
• Capacitación en la generación de informes de auditoría interna.
• Capacitación para el cambio de consumibles (tóner, tambor si aplica) y uso específico para impresión en sobres, transparencias, tarjetas, etiquetas, entre otros.

ARCHIVOS Y MANUALES

Los oferentes deberán adjuntar archivos electrónicos con todas las especificaciones técnicas para cada uno de los modelos ofrecidos. Los manuales de operación deben estar en español.

PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS

Adicional a los anexos Administrativos y Técnicos Solicitados, cada oferente debe entregar un documento llamado “Propuesta Técnica”, el que como mínimo debe contener los siguientes conceptos:

• Presentación de la empresa
• Plan y carta Gantt de implementación
• Propuesta de Servicios
  • Niveles de Servicio
  • Atención de Incidentes
  • Equipos Backup (Solo si los ofrece, no se evalúa)
  • Proceso de Activación de equipos Backup (Solo si los ofrece, no se evalúa)
• Mantenciones Preventivas y Correctivas
• Provisión de Tóner e insumos, retiro de insumos vacíos/utilizados.
• Plan de inducción
• Otros que el oferente estime necesario

Si el documento Propuesta Técnica contiene “Responsabilidades del cliente”, la sola presentación de este documento no implica necesariamente la aceptación de dichas responsabilidades por parte del CESFAM.

DE LA OPERABILIDAD DE LOS EQUIPOS

Las máquinas o equipos que el adjudicatario ponga a disposición del CESFAM serán operados por personal propio del CESFAM, preparados previamente por el adjudicatario según el programa de capacitación.