II.- BASES TÉCNICAS

SERVICIO DE ARRIENDO DE IMPRESORAS

La Dirección del Servicio de Salud Metropolitano Central (SSMC) y el Centro Metropolitano de Atención Prehospitalaria (SAMU), a través de una compra conjunta, requieren la contratación del Servicio de Arriendo de 40 Impresoras las que se distribuirán de la siguiente manera, 10 para SAMU y 30 para SSMC, por un periodo de 36 meses, para las siguientes líneas:

1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Se requiere el servicio de arriendo de impresoras multifuncionales en la modalidad de costo fijo más costo variable por hoja impresa, lo que incluye el costo y reposición de tóner y/o cartridge.

Las modalidades requeridas son:

• “Arriendo de impresora costo fijo costo variable impresora multifunción”

Dentro de esta categoría, se requiere el servicio de arriendo de impresoras multifuncionales en la modalidad de costo fijo más costo variable por hoja impresa, lo que incluye el costo y reposición de tóner y/o cartridge.

1.1. Cantidad y consumo promedio mensual

A continuación, se especifica el promedio estimado de copias mensuales y anuales de la actual dotación de impresoras.

La cantidad de impresoras y copias (costo variable) podrá variar en un +/- 30% de las cifras señaladas en el cuadro anterior.

1.2. Condiciones del equipamiento y suministros

a)       Estado y características del equipamiento: todos los equipos ofrecidos deberán ser nuevos o reacondicionados.

Asimismo, los equipos deberán garantizar una vida útil suficiente que asegure su correcto funcionamiento durante todo el período de vigencia del contrato, sin perjuicio de las garantías y mantenimientos que correspondan.

b)      Insumos, accesorios y repuestos: todos los insumos (tóner, unidades de imagen, tambores.), deberán ser originales de fábrica, nuevos, sin uso, y de la misma marca del equipo. Queda expresamente prohibido el uso de insumos genéricos, remanufacturados o compatibles de terceros.

c)       Compatibilidad de software: los equipos multifuncionales deberán contar con drivers actualizados y plenamente compatibles con los sistemas operativos utilizados en la institución, incluyendo Windows (32 y 64 bits), Linux y Mac OS, asegurando su correcta instalación, operación y mantenimiento.

d)      Suministros de respaldo: se deberá contemplar un stock mínimo de insumos críticos en modalidad de respaldo (“back up”) para asegurar la continuidad operacional, incluyendo tóner, unidades de imagen y otros componentes clave. Este stock deberá mantenerse en cada centro o en un punto de distribución de rápida entrega.

e)       Compatibilidad con infraestructura institucional: se deberá garantizar que los equipos sean plenamente compatibles con la infraestructura de red y tecnológica de todos los establecimientos del Servicio de Salud Metropolitano Central y el SAMU Metropolitano, considerando al menos:

1. Conectividad vía red cableada (Ethernet) y/o inalámbrica (Wi-Fi).
2. Escáner en color con capacidad de envío de imágenes a correo electrónico vía protocolo SMTP configurable.
3. Soporte para protocolos estándar de impresión (Ej.: IPP, LPD/LPR, SNMP).
4. Interfaz de usuario en español y accesible.

f)        Responsabilidad técnica del parque instalado: se debe designar técnicos responsables por mantener operativos y disponibles todos los equipos en arriendo, asegurando monitoreo permanente, resolución de incidencias y cumplimiento de los niveles de servicio acordados (SLA).

g)       Mantenimiento preventivo y correctivo: se deberán ejecutar mantenciones periódicas preventivas conforme a las recomendaciones del fabricante, además de mantenimientos correctivos ante fallas o desgaste. Ambos tipos de mantenimiento estarán incluidos en el precio ofertado.

h)      Gestión proactiva del parque de impresión: el proveedor deberá:

1. Monitorear continuamente el estado de los equipos e insumos.
2. Administrar el stock de seguridad de suministros.
3. Entregar reportes periódicos sobre disponibilidad, incidencias, consumos y uso de los equipos.
4. Gestionar el control del parque en arriendo.

i)         Recursos didácticos complementarios: el proveedor deberá disponer de un repositorio digital con materiales de capacitación actualizados (videos tutoriales, infografías, manuales de usuario, preguntas frecuentes, etc.) accesibles para los funcionarios.

j)        Sistema de gestión centralizada: se debe incorporar un software de administración del parque de impresión, que permita;

1. Monitoreo en línea del estado de cada equipo.
2. Generación automática de alertas por insumos bajos o fallas.
3. Lectura remota de contadores (impresiones, copias, escaneos).
4. Reportes detallados por equipo y por usuario.
5. Control y trazabilidad del consumo: este sistema debe contar con interfaz web o cliente liviano accesible desde distintos establecimientos, sin costo adicional.

k)       Costos incluidos: todos los costos asociados al cumplimiento de las condiciones anteriormente descritas (equipamiento, insumos, repuestos, mantenimientos, servicios técnicos, traslados, software, capacitaciones, etc.) se entenderán incluidos en el precio ofertado. No se aceptarán cargos adicionales por estos conceptos.

l)         Plan de implementación: El proveedor adjudicado, en un plazo no superior a 05 días hábiles desde la suscripción de contrato, deberá entregar a Usuario Requirente una Carta Gantt detallada que indique los plazos, responsables y etapas del proceso de implementación del parque de impresión (instalación, configuración, capacitación, marcha blanca, etc.).

m)      Reubicación y traslado de equipos: se deberá realizar, sin costo adicional y dentro de plazos razonables, el traslado o reubicación de equipos dentro de los distintos establecimientos, previa solicitud del referente técnico institucional.

1.3. Servicio de post venta

El proveedor deberá garantizar un servicio de postventa integral y continuo durante toda la vigencia del contrato, destinado a asegurar la operatividad del parque de impresoras arrendadas. Este servicio deberá cumplir, al menos, con las siguientes condiciones técnicas:

a)        Horario de atención al cliente: el proveedor deberá ofrecer atención técnica y soporte al cliente de lunes a viernes, entre las 08:30 y las 18:00 horas, exceptuando feriados legales.

b)       Tiempos máximos de atención:

-         Contacto inicial con el organismo comprador; hasta 2 horas hábiles desde la recepción del requerimiento, pudiendo realizarse vía remota.

-         Tiempo máximo de solución en terreno;1 (un) día hábil desde el contacto inicial.

-         En caso de emergencia crítica (equipos totalmente fuera de servicio que afecten la continuidad operacional), se deberá priorizar la atención para su resolución durante el mismo día hábil.

c) Soporte técnico de primer nivel (remoto): se deberá disponer de soporte remoto para la atención de incidentes menores, tales como;

-         Configuración de papel o bandejas.

-         Instalación de insumos.

-         Instalación y configuración de drivers.

-         Reinicio de errores básicos de funcionamiento.

c)    Reemplazo por fallas reiterativas: si un equipo presenta tres (3) fallas reiteradas no imputables al organismo comprador, en un período de doce (12) meses, deberá reemplazado por uno, de iguales o superiores características técnicas, completamente habilitado y operativo.

d)    Instalación y capacitación:

-         Se deberá realizar una capacitación presencial dirigida a personal administrativo y técnico designado, en cada uno de los organismos públicos que reciban equipos.

-         Asimismo, deberá entregar una capacitación virtual (vía video o reunión online grabada) orientada a usuarios generales.

-         Ambas capacitaciones deberán cubrir: operación básica, impresión segura, reemplazo de insumos, gestión de errores y uso del software de control.

e)    Mantenimiento preventivo y correctivo:

-         Se deberá ejecutar mantenciones preventivas conforme a la frecuencia indicada por el fabricante, al menos 2 (dos) veces al año.

-         Todo mantenimiento correctivo deberá realizarse en terreno, sin costo adicional para el organismo comprador.

f)     Provisión de insumos:

-         El proveedor será responsable de asegurar la reposición oportuna y continua de todos los insumos necesarios (tóner, tambores, unidades de imagen, etc.).

-           Deberá mantener un stock de seguridad equivalente a un mes de consumo promedio, sin necesidad de solicitud previa del organismo.

g)    Reporte mensual de gestión del servicio: se deberá entregar un informe mensual con, al menos, los siguientes elementos:

1. Listado y detalle de tickets o incidentes atendidos.
2. Tiempo de respuesta y de solución.
3. Cantidad de impresiones/copias realizadas por cada equipo, desglosadas por blanco/negro y color.
4. Tiempo de operatividad (uptime) de cada equipo.
5. Detalle de insumos entregados por equipo.

h)    Sistema de control de impresión: se deberá implementar un sistema de contabilidad o software de gestión de impresión que permita;

1. Monitorear el estado de los equipos.
2. Obtener lecturas en línea de contadores (por usuario y por tipo de uso: impresión, copia, escaneo).
3. Generar alertas por niveles bajos de insumos o fallas técnicas.
4. Emitir reportes exportables por equipo, usuario y tipo de impresión. Este sistema deberá ser instalado en el servidor del organismo público o bien disponer de acceso web seguro. El organismo facilitará el acceso remoto mediante VPN, habilitando el puerto TCP 443 y acceso mediante red RJ45 (UTP CAT5e o superior).

i)     Punto de contacto y canal de comunicación:

1. El proveedor deberá designar un contacto técnico fijo y un suplente, e informar sus datos de contacto (nombre, teléfono y correo electrónico) dentro de los primeros 10 días hábiles contados desde la adjudicación.
2. Además, deberá habilitar una casilla de correo electrónico exclusiva para cada organismo público participante, destinada a la recepción de incidencias y solicitudes.

j)     Informe de instalación: se deberá emitir un informe de avance del proceso de instalación y habilitación de los equipos en cada organismo comprador, indicando fechas, ubicaciones, características del equipo instalado y responsable de la instalación.

k)    Responsabilidad sobre los equipos durante el arriendo: el proveedor será plenamente responsable por el funcionamiento, mantención, reposición y actualización de los equipos arrendados, incluyendo:

1. Reparación de partes y piezas, salvo en casos de pérdida por mal uso demostrado o extravío imputable al comprador.
2. Reposición por robo, alza de voltaje, derrumbe, sismo, inundación, incendio, vandalismo u otros eventos fortuitos o de fuerza mayor.
3. Actualización de software y firmware.
4. Impresión segura mediante autenticación (PIN o clave).
5. Licencias y costos asociados al software deberán estar incluidos en la oferta.

l)     Condiciones técnicas complementarias:

1. Los equipos deberán garantizar una vida útil suficiente que asegure su correcto funcionamiento durante todo el período de vigencia del contrato, sin perjuicio de las garantías y mantenimientos que correspondan.
2. Se deberá mantener las condiciones exigidas por el fabricante para conservar la garantía del equipo.
3. Los equipos ofertados con una o dos bandejas deberán ser del mismo modelo para todos los organismos.
4. Cada equipo deberá conectarse a red mediante cable RJ45 UTP CAT5e o superior.
5. Se deberá configurar todos los equipos definidos por el Servicio de Salud direccionados a las impresoras solicitadas. Se, deberá entregar instructivo de configuración detallado y gratuito durante la ejecución del contrato.

m)    Vigencia del soporte técnico: todos los equipos deberán contar con disponibilidad garantizada de insumos y repuestos por un período mínimo de 36 meses desde el inicio del contrato, lo que deberá acreditarse mediante carta del oferente adjudicado

1. CARACTERÍSTICAS MINIMAS OBLIGATORIAS PARA LOS EQUIPOS

A continuación, se detallan las características técnicas obligatorias que deben cumplir los equipos a arrendar. El proveedor deberá adjuntar en formato libre, su propuesta técnica. Asimismo, deberán adjuntar la ficha técnica de cada equipo. En caso de que la ficha no cumpla con lo solicitado, especificar upgrade necesario para cumplir con la especificación técnica. En caso de no declarar estas condiciones mínimas, su oferta será desestimada.

• LÍNEA N° 1     :           MULTIFUNCIONAL BLANCO NEGRO CARTA/OFICIO/A3

CANTIDAD      :           19

• LÍNEA N°2      :           MULTIFUNCIONAL BLANCO NEGRO CARTA/OFICIO

CANTIDAD      :           18

• LÍNEA N°3            :           MULTIFUNCIONAL COLOR CARTA/OFICIO/A3

CANTIDAD           :           3

1. DEPENDENCIA, LUGAR Y TIPO DE IMPRESORA

3.1. Cantidad de equipos para SSMC (36 meses)

3.2. Cantidad de equipos para SAMU metropolitano (36 meses)