ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

CONTRATO DE SUMINISTRO DE ARRENDAMIENTO Y PROVISIÓN DE SISTEMA DE GESTIÓN

1. DISPOSICIONES GENERALES:

El presente documento describe los requerimientos mínimos que debe cubrir una solución integral para la administración de procesos municipales, tanto en la entidad central como en las áreas vinculadas (por ejemplo, salud o cementerio). Se busca asegurar la continuidad de la operación, la integridad de la información y un soporte adecuado a lo largo de la vigencia del contrato.

2. EQUIPAMIENTO MÍNIMO A CONSIDERAR:

El adjudicatario proporcionará y configurará la infraestructura necesaria que permita la ejecución fluida de todos los módulos. Entre los elementos indispensables, se incluyen:

Servidor Principal con características suficientes para procesar las aplicaciones requeridas.

Equipamiento obligatorio a proveer e instalar:

Servidor: Según especificaciones técnicas detalladas como mínimo.

Rack para Servidor: Acorde al tipo de servidor y necesidades del servicio.

Detalles del hardware Servidor, similar o superior:

➢     Servidor Supermicro SuperServer 2U 6029P-WTR

➢     2 procesadores Intel SKYLAKE-SP4112

➢     64 GB RAM (4 módulos de 16 GB DDR4 ECC)

➢     SSDs y HDDs para configuración RAID (tanto principal como de respaldo)

➢     Fuente de poder redundante de alta eficiencia

➢     Unidad de Almacenamiento de Energía (UPS) de 3 kVA como mínimo. con capacidad para sostener el funcionamiento del servidor, dispositivos de red y demás equipos críticos en caso de interrupción eléctrica.

El servidor deberá ser instalado en el espacio físico que la Ilustre Municipalidad de Hualqui disponga para tal efecto.

Licenciamiento requerido o los necesarios para el óptimo funcionamiento:

8 licencias de Windows Server 2019 Standard Core.

100 licencias de Windows Server CAL 2019.

4 licencias de SQL Server 2017 Standard Core.

En el caso de que faltasen licencias, el oferente deberá de proveer las licencias necesarias para el correcto funcionamiento de los servicios

Mantenimiento:

Se incluye el mantenimiento preventivo y correctivo de todo el hardware provisto, como parte del contrato de arrendamiento del sistema.

Relojes de Control Biométricos (reconocimiento facial) en las ubicaciones necesarias, a fin de gestionar la asistencia del personal. Estos equipos deben contar con la capacidad de almacenar y proteger los datos de manera segura.

3. PROVISIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

El servicio tiene como objeto proporcionar los Sistemas de Gestión de uso diario del municipio. Lo anterior debe incorporar las actualizaciones de los sistemas según cambios en la normativa vigente que afecte al municipio. Se debe incluir, además de las aplicaciones en sí, el servicio de soporte orientado a resolver requerimientos del municipio en caso de haber problemas de operación de los sistemas. El adjudicatario deberá contar con una plataforma de soporte que incluya personal profesional y técnico especializado que proporcione un servicio adecuado, oportuno y de calidad. El oferente deberá especificar en su oferta el detalle de su plataforma de soporte.

La Municipalidad, con el objeto de mantener consistencia y plena integración en la administración de su información, adjudicará todos los sistemas a un solo proveedor.

Contratación de un Sistema de Gestión de Procesos que permita la gestión documental electrónica, con firma electrónica avanzada, trazabilidad, control de expedientes y capacidad de integración con sistemas municipales existentes (RRHH, Contabilidad, Patentes Comerciales, Dirección de Obras, entre otros), en cumplimiento de la Ley 19.799, Ley 19.880 y Ley 21.180 de Transformación Digital del Estado.

3.1 Requerimientos Técnicos:           

El sistema de Gestión De la Información ofertado debe satisfacer los requerimientos descritos en las presentes bases y estar desarrollado sobre la base de herramientas existentes en el mercado, en plataforma Windows Server y motor de base de datos SQL Server.

Se requiere que exista coherencia entre la solución de software y Hardware.

Los sistemas deben ser similares o superiores a los sistemas actualmente en uso. Es menester indicar que el actual proveedor es la Empresa de Sistemas Modulares de Computación SMC SPA.

SISTEMAS REQUERIDOS

Se requieren los siguientes sistemas para utilización del Municipio:

a) Contabilidad Gubernamental:

Administrar las herramientas para lograr el objetivo de la contabilidad: proporcionar información fidedigna y oportuna, destinado a apoyar el proceso de toma de decisiones en los distintos niveles jerárquicos a través de esta herramienta, se debe administrar las transacciones contables-financiera que realiza la Dirección de Administración y Finanzas de la Municipalidad, Dirección de Salud y Administración de Cementerio, a modo de controlar los procesos financieros, incorporando los conceptos de contabilidad, presupuesto y tesorería, así como de egresos e ingresos, con el fin de conocer en línea y tiempo real, el estado contable y financiero de la Municipalidad, Dirección de Salud Municipal y Cementerio, logrando de este modo, una gestión contable integrada con la totalidad de los módulos que afecten en su gestión, de acuerdo a las leyes y reglamento que afecten la contabilidad gubernamental. Considerando que este es el sistema principal con el cual se relacionan todos los demás sistemas de finanzas, centralizando toda la información, permitiendo entre otras funciones, reflejar el resultado de la gestión durante determinados periodos, controlar el presupuesto, las cuentas corrientes, deudores y acreedores, informar en detalle de cada partida de ingreso y gastos, tanto como obligado, devengado y realizado y administrar los decretos de pago.

b) Conciliación Bancaria:

Módulo que debe permitir el control de los saldos de las cuentas corrientes a través de la comparación de los registros de movimientos de fondos con los del Banco, como consultar el libro del banco, consultar documentos no conciliados, nulos y caducados, etc. Todo lo anterior en conjunto con el sistema contable.

c) Tesorería:

Sistema que debe permitir registrar y proporcionar información fidedigna y oportuna, destinada a apoyar el proceso de control de todo el movimiento financiero de ingresos de la municipalidad. A través de esta herramienta, se debe registrar y controlar toda suma de dinero que el municipio perciba de sus contribuyentes o gire a sus proveedores, además de realizar las conciliaciones bancarias correspondientes, así como también, debe considerar administrar la información relativa a las deudas por concepto de impuestos municipales, principalmente de patentes, para luego realizar el cobro administrativo a los contribuyentes morosos y de acuerdo a lo que estima la Ley. El sistema, debe además tener la capacidad de administrar la información consolidada respecto a los datos almacenados a las unidades municipales que la soliciten, y generar las estadísticas necesarias para evaluar la gestión de la unidad encargada de esta labor.

d) Portal de Pagos:

Se debe proveer al menos una aplicación de pago online de Permisos de Circulación y otros que se requieran en el transcurso de la vigencia del contrato, debidamente validados con firma electrónica y con integración en línea con los sistemas.

e) Patentes Comerciales:

Sistema que permita administrar la información de las patentes registradas en la comuna de forma ordenada, permitiendo la notificación y emisión de las patentes, para poder captar los recursos necesarios para todo el municipio. Además, administrar otros procesos propios a la sección de rentas y patentes, como derechos de aseo, cobranzas, emitir formularios de pago, informes de morosidad, certificados, permisos provisorios, entre otros.

f) Adquisiciones:

Sistema que debe permitir administrar la gestión de compra de bienes y servicios requeridos por el municipio, teniendo presente la legislación vigente, con integración directa con la plataforma de mercado público. Esta herramienta debe proveer la generación de órdenes de compras directa desde mercado público al sistema de adquisiciones en forma automática; todo lo anterior, integrado con el sistema contable y presupuesto; bodega y activos fijo.

g) Activo Fijo:

Sistema que debe proveer y permitir el control de los bienes muebles e inmuebles de la Municipalidad; Dirección de Salud y Cementerio, en cumplimiento con las normas de la Contraloría General de la Republica, emitiendo informes de apoyo a la gestión, registrando las altas, traslados, ubicación, responsables, readecuaciones, bajas, entre otros.

h) Bodega:

Sistema que permita administrar en forma ordenada todos los procesos relacionados al almacenamiento de artículos, integrados con los sistemas de adquisiciones, activos fijos, contabilidad y presupuesto.

i) Personal:

Sistema que permita procesar el ingreso de los antecedentes de los funcionarios municipales, ingresando datos personales, datos curriculares, contratos, grupo familiar, cargas familiares, ausencias, sumarios, calificaciones, licencias médicas (registro y devengamiento integrado con los sistemas de Tesorería y Contabilidad), emitir certificados, resoluciones, decretos y generar las estadísticas necesarias para poder evaluar la gestión del personal.

j) Control de Asistencia:

Sistema que debe permitir administrar la información referente a la asistencia del personal y generar estadísticas como también informes de salida que permitan controlar la gestión. Para efectuar el control de la asistencia del personal, debe considerar un sistema de registro biométrico superior al existente.

k) Remuneraciones:

Sistema que permita ordenar en forma ordenada y completa todo el proceso relacionado a las remuneraciones del personal que laboran en la municipalidad. Este sistema debe permitir el proceso de cálculo y pago de remuneraciones, funcionando en forma integrada con el sistema de personal.

 l) Intranet Recursos Humanos:

Sistema en red basada en Intranet, que permita el acceso a la información de los funcionarios de todas las unidades, con acceso controlado, para obtener información personal de liquidaciones, informes, certificados, permisos, Horas extras compensadas en tiempo, entre otros.

m) Bienestar:

Sistema que permita el registro de socios, asignación y control de la entrega de beneficios por distintos conceptos, la obtención de préstamos y control de pagos de los mismos, la entrega y control de beneficios, operando bajo su propia contabilidad y conciliación bancaria.

n) Gestión Documental:

Sistema que permita realizar el seguimiento de documentos, debe permitir controlar, derivar, almacenar y responder en forma eficiente todos los documentos que fluyen dentro de la municipalidad, tanto como los documentos que llegan desde el exterior como otros que se generan internamente hacia otras unidades municipales, definición de rutas de documentos para procesos internos, además de contar con firma electrónica avanzada individual y masiva, ajustándose a la normativa vigente.

Ñ) Permisos de Circulación:

Sistema que permita llevar un registro comunal del parque vehicular, datos del vehículo, valores por tasación, etc., con el objeto de notificar y emitir los permisos de circulación.

p) Licencia de Conducir:

Sistema que permita controlar el proceso de emisión de licencias de conducir, desde la definición de los distintos trámites hasta el seguimiento de los distintos exámenes necesarios para la obtención de licencia de conducir. Registrar la inscripción de todo contribuyente que requieran tramitar una licencia de conducir, controlar cada una de las pruebas y exámenes hasta la emisión y entrega de la respectiva licencia de conducir. Se debe considerar el almacenar todos los datos resultantes de las pruebas y exámenes, captura de fotografía digital del contribuyente y controlar, a partir del sistema, el cumplimiento de la normativa legal que posibilita el otorgamiento o denegamiento de la licencia de conducir, el sistema debe permitir la integración y vinculación a otros sistemas provistos para el caso.

q) Organizaciones Comunitarias:

Sistema que permita registrar y administrar la información referente a las organizaciones comunitarias de la comuna.

r) Obras Municipales:

Sistema que debe permitir el flujo de documentos desde la solicitud de en trámite hasta la entrega de certificado o permiso, pasando por cada instancia administrativa necesaria.

s) Cementerio:

Sistema que permita registrar y administrar la información referente a roles relacionados a cementerio y servicios asociado. Además, debe permitir, según el servicio, la identificación de difuntos y generación de orden de ingreso para cobro del derecho respectivo.

t) Juzgado de Policía Local:

Sistema que permita administrar la información relacionada con las causas registradas en el Juzgado de Policía Local, además de proveer de información consolidada de acuerdo a la legislación vigente. El sistema deberá entregar las herramientas que apoyen los variados procesos, tareas y necesidades de información para la gestión. El sistema debe tener la capacidad de almacenar, mantener y procesar un registro de todas las causas que se ingresan al Juzgado de Policía Local, de manera de entregar la información en línea y contener todas las etapas de un proceso judicial.

El sistema de gestión de la información que se requiere contratar debe presentar una estructura de gestión modular, con el fin de garantizar una integración eficiente y adaptable a las necesidades cambiantes del Municipio, para asegura una gestión más ágil y efectiva, optimizando recursos y maximizando la capacidad de respuesta ante futuros eventos.

4. DESCRIPCIÓN DE LA SOLUCIÓN DE GESTIÓN:

La plataforma incluye todos los sistemas y subsistemas de carácter informático que la institución requiere para sus labores diarias. Dichas aplicaciones deben compartir una base de datos única y normalizada, de modo que las distintas áreas accedan a la misma información en tiempo real, preservando la coherencia y evitando la duplicidad de registros.

El servidor que aloja estos componentes deberá instalarse en dependencias que disponga la municipalidad en territorio nacional, con la finalidad de garantizar el control y la soberanía de los datos. Durante la vigencia del contrato, el adjudicatario se hará cargo de la mantención y actualización tecnológica que asegure el adecuado rendimiento del sistema.

5. MÓDULOS REQUERIDOS:

A continuación, se enumeran los módulos a suministrar, los cuales podrán ampliarse o disminuirse según las necesidades:

⮚      Contabilidad Gubernamental (municipalidad, salud, cementerio).

⮚      Conciliación Bancaria (integrada con Contabilidad) (municipalidad, salud, cementerio).

⮚      Tesorería (control de ingresos, egresos y recaudación).

⮚      Portal de Pagos en Línea/Web (para el cobro de derechos, permisos y otros).

⮚      Patentes Comerciales (gestión y emisión de patentes).

⮚      Permisos de Circulación (emisión y renovación).

⮚      Personal (datos laborales, administrativos y contratos).

⮚      Remuneraciones (cálculo y pago de sueldos, incluidas prestaciones en salud y cementerio).

⮚      Adquisiciones (compras de bienes y servicios, conectado con otros sistemas).

⮚      Bodega (registro de existencias y movimientos de stock).

⮚      Activo Fijo (altas, traslados, bajas y mantención de bienes).

⮚      Control de Asistencia (mediante los relojes biométricos indicados).

⮚      Gestión Documental (derivación, trazabilidad y firma electrónica).

⮚      Licencias de Conducir (con herramientas para registros y exámenes).

⮚      Juzgado de Policía Local (registro de causas y seguimiento).

⮚      Bienestar (administración de beneficios y préstamos para funcionarios).

⮚      Cementerio (gestión de sepulturas y cobros asociados, cuando corresponda).

⮚      Sistema de obras.

⮚      Administración

⮚      Intranet de Recursos Humanos (acceso a liquidaciones, certificados, entre otros).

⮚      Respaldo Virtualizado de base de datos (soporte de copia de seguridad en ubicación remota).

⮚      Sistema de Gestión de Procesos que permita la gestión documental electrónica, de acuerdo a Ley 19.799, Ley 19.880 y Ley 21.180.

Además, solicitamos relojes control en las siguientes dependencias.

⮚      1 Reloj control en Errázuriz 510 (Dirección de Obras Municipales)

⮚      1 Reloj Control en Freire 351 (Edificio Consistorial Municipalidad)

⮚      1 Reloj Control en Patricio Lynch 675 (Dirección de Salud Municipal)

⮚      1 Reloj Control en Bulnes 690 (CESFAM)

⮚      1 Reloj Control en Calle Gabriela Mistral N" 117 Villa Los Poetas (CECOSF)

⮚      1 Reloj Control en Calle Cementerio s/n (Administración de Cementerio)

⮚      1 Reloj Control en Calle comercio con colo-colo s/n (Posta rural, Talcamavida)

⮚      1 Reloj Control en Calle principal s/n (Estación médico rural, Unihue)

⮚      1 Reloj Control en la puntilla alta s/n (Posta rural, Quilacoya)

Los módulos no implementados efectivamente, deberán ser descontados de la facturación, y si la institución necesita algún módulo adicional, se podrá integrar dentro de las condiciones que se acuerden con el adjudicatario.

6. CARACTERÍSTICAS GENERALES:

El sistema deberá permitir la gestión de usuarios con rol de administrador, cada vez que la Municipalidad lo requiera, sin afectar el funcionamiento normal del sistema.

Control de Acceso: Cada usuario contará con credenciales personales y perfiles de uso (consulta, ingreso, administración total, etc.), restringiendo la visibilidad y la edición de datos según sea necesario.

Procesamiento en Tiempo Real: Deberá garantizarse la fluidez de las operaciones, sobre todo en la atención presencial a vecinos.

Actualizaciones Normativas: Se incluyen las adecuaciones pertinentes a cambios legales o reglamentarios que afecten a las herramientas de gestión municipal.

Soporte Remoto: El adjudicatario habilitará canales de asistencia virtual y asistencia telefónica, con la meta de resolver incidentes y dudas en tiempos razonables.

Capacitación: Se contemplan instancias de capacitación en modalidad online durante la duración del contrato, o cuando estas sean solicitadas por la contraparte municipal. En caso de que la municipalidad requiera capacitaciones presenciales, estas deberán ser previamente cotizadas y aceptadas, garantizando en todo momento la continuidad y calidad del servicio.

7. IMPLEMENTACIÓN Y MIGRACIÓN:

El adjudicatario deberá presentar un cronograma detallado que indique los tiempos destinados a la configuración e implementación de los sistemas.

En caso de existir información histórica en una plataforma anterior, esta deberá ser migrada de manera íntegra, garantizando la continuidad de los servicios sin interrupciones.

El plazo máximo para la instalación, implementación y ejecución de pruebas será de 20 días hábiles, con el objetivo de asegurar el inicio de la operación definitiva en el menor tiempo posible.

8. SEGURIDAD Y RESTRICCIÓN DE ACCESOS:

Cada módulo contará con mecanismos de validación para permitir la edición o solo la consulta de datos, dependiendo de la función de cada usuario.

Se definirá uno o varios responsables del sistema para crear y modificar los perfiles de acceso. Asimismo, estos responsables podrán verificar los registros de auditoría y autorizar acciones en casos especiales.

Los procesos de respaldo locales y remotos se ejecutarán sin interrumpir la operación cotidiana, garantizando la salvaguarda de la información.

Las actualizaciones de los módulos del sistema deberán ser realizadas directamente por el adjudicatario, asegurando la correcta implementación de mejoras, parches de seguridad y compatibilidad con la infraestructura municipal.

La plataforma permitirá que todos los perfiles de usuario, sin excepción, puedan gestionar de forma autónoma y segura sus propias credenciales de acceso (por ejemplo, cambiar su contraseña). Esta funcionalidad es un pilar fundamental para garantizar la integridad y confidencialidad de la información, y aplicará a todos los roles definidos en el sistema, incluyendo:

Administradores: Usuarios con privilegios elevados para la gestión global de los sistemas.

Usuarios Editores (Mantenedores): Personal autorizado para crear, modificar y eliminar registros según sus permisos asignados.

Usuarios de Consulta (Visualizadores): Funcionarios que requieren acceso de solo lectura a la información para el desempeño de sus labores.

9. DETALLES DE ASESORÍA Y SOPORTE:

Asesoría Continua

El adjudicatario deberá designar una persona de contacto, disponible vía telefónica y/o virtual, con la preparación técnica y profesional adecuada para aclarar consultas, entregar soporte oportuno e implementar mejoras sugeridas por la institución.

Asimismo, el adjudicatario se compromete a disponer y enviar personal calificado cuando existan requerimientos específicos o incidencias que requieran atención en terreno, previa cotización y aceptación por parte de la municipalidad, garantizando en todo momento la continuidad y calidad del servicio.

10. EXIGENCIAS SOBRE LA SOLUCIÓN:

Auditable: El sistema debe conservar registros de actividad que permitan examinar puntualmente cualquier cambio o acceso realizado por los usuarios.

Interoperable: Debe poder exportar e importar datos en formatos estándar, integrándose sin complicaciones con las plataformas que requiera la entidad.

Íntegro y Confiable: Se procura proteger la coherencia de la base de datos ante fallas puntuales.

Escalable: La plataforma debe permitir la incorporación de nuevos módulos o mayor volumen de usuarios sin degradar su rendimiento.

Propiedad de la Información: Todos los datos pertenecen a la institución. Al término del contrato, se deberá proporcionar una copia de la base de datos y una forma de acceder a ella para resguardar la continuidad del servicio.

11. PROVISIÓN DEL SERVICIO:

Incluye tanto el software como el servicio de arriendo, el soporte y las mejoras derivadas de cambios legales.

Se garantiza la alta disponibilidad del servidor principal, supervisión regular y la aplicación de parches o actualizaciones que mantengan la seguridad y la fiabilidad.

El respaldo Virtualizado se debe realizar por el oferente en intervalos predefinidos de tiempo y será verificado mediante reportes periódicos cada 15 días, enviados a la contraparte municipal.