9.1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

9.1.1.  ANTECEDENTES GENERALES

La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, en adelante “la Subsecretaría”, requiere contratar una persona natural o jurídica, nacional o extranjera para la prestación de los servicios de gestión de viajes para la compra de pasajes aéreos para rutas nacionales e internacionales.

De manera referencial, se presenta a continuación el resumen de los pasajes adquiridos por la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales durante el año 2025 por destino, tipo de pasajes, cantidad y monto en moneda peso:

Cantidad de pasajes:

Pasajes adquiridos en moneda nacional: (M$)

9.1.2. ESPECIFICACIONES GENERALES DEL SERVICIO

La prestación del servicio de gestión de viajes para la compra de pasajes aéreos nacionales e internacionales, será coordinado en la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales por el Departamento de Viajes Institucionales y toda comunicación oficial será dirigida desde la casilla viajes@subrei.gob.cl. El servicio deberá cumplir con cada uno de los requerimientos que se señalan en las “Especificaciones Técnicas del Servicio 9.1.3”, los cuales deberán indicarse detalladamente en el Anexo N° 3 de las presentes Bases.

9.1.3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO

Asesoría Especializada:

El servicio de gestión de viajes para la compra de pasajes aéreos nacionales e internacionales deberá incluir asesoría permanente al Departamento de Viajes Institucionales para cada solicitud en etapa de cotización, reserva y emisión con el objeto de recibir aquellas condiciones más ventajosas que permitan optimizar las condiciones de vuelo de los funcionarios(as) de la Subsecretaría y faciliten la compra de un pasaje aéreo internacional, considerando a lo menos los siguientes aspectos:

Rutas y conexiones más directas.

Información con requisitos de ingreso y sanitarios.

Disposición de reserva de asiento.

Inclusión de equipaje en bodega y cabina.

Entrega como primera opción de tarifas que permitan cambio y devolución sin multas, e informar por escrito cuando una aerolínea no ofrezca dicha alternativa de acuerdo con sus políticas comerciales.

Recotizar y entregar mejores condiciones de vuelos cuando la opción seleccionada presente alzas en su valor al momento de tramitar la reserva o emisión del pasaje aéreo.

*La oferta debe contemplar la totalidad de las asesorías indicadas, por ser de carácter obligatorio, de lo contrario la oferta no será evaluada y será declarada inadmisible. Anexo N°3 II.

Atención Personalizada:

La atención personalizada debe incluir:

Dos Ejecutivos(as) Senior de atención exclusiva con manejo de rutas de alta complejidad y acceso directo para emitir pasajes aéreos: Disponible de manera permanente durante el horario hábil, quienes, en caso de ausencia, deberán ser reemplazados por personas de similar expertise e idoneidad técnica o profesional.

Un Ejecutivo(a) Senior adicional en período de alta demanda con manejo de rutas de alta complejidad y acceso directo para emitir pasajes aéreos: Disponibles durante el horario hábil, en caso de ausencia, deberá ser reemplazado(a) por una persona de similar expertise e idoneidad técnica o profesional.

Un Supervisor(a): Estará a cargo de monitorear el trabajo de los ejecutivos asignados a la cuenta, dando una atención preferencial a los requerimientos específicos del Departamento de Viajes Institucionales de la División de Operaciones y apoyo técnico cuando se requiera.

Un Program Manager: A cargo de monitorear el funcionamiento general de la cuenta, de las contingencias, de la administración y gestión de los convenios con las aerolíneas, y sostener reuniones de trabajo con la contraparte técnica de la Subsecretaría cuando le sea requerido.

Cualquier cambio definitivo del personal del adjudicatario, citado anteriormente, derivado del término de su contrato, cambio de funciones u otra circunstancia similar, deberá ser comunicado con cinco días hábiles de antelación a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales. La designación del reemplazante deberá ser aprobada por la jefatura de la División de Operaciones, antes de que se materialice el cambio. Asimismo, la persona propuesta por el proveedor para el reemplazo deberá mantener, como mínimo, similar idoneidad y experiencia para el cargo que la del personal a reemplazar. Los cambios temporales de personal deberán ser comunicados a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales dentro de las 24 horas de su ocurrencia.

La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales se reserva el derecho de solicitar cambio del (los) Ejecutivo(s) asignado(s), lo que deberá ocurrir en un plazo máximo de 10 días corridos desde la notificación.  Para ello, la contraparte del contrato entregará por escrito los antecedentes fundados que den cuenta del incumplimiento reiterado en la gestión y/o tramitación de las solicitudes de cotización, reserva y/o emisión.

El adjudicatario deberá entregar los contactos telefónicos y casilla de correo electrónico que permitan a la Subsecretaría contactar a los ejecutivos seniors de atención exclusiva asignados, el mismo día de la entrada en vigor del respectivo contrato.

Cotización, reserva y emisión:

La cotización, reserva y emisión de pasajes aéreos se realizarán en actos separados a expresa solicitud del Departamento de Viajes Institucionales de la División de Operaciones, quien entregará a la adjudicataria los contenidos mínimos que deberá contener el formato de cotización, reserva y emisión a utilizar.

La Agencia deberá entregar al Departamento de Viajes Institucionales de la División de Operaciones por cada solicitud, si la ruta lo permite, mínimo tres (3) cotizaciones, con a lo menos 2 líneas aéreas más convenientes en términos de costo, con la información del vuelo que considere siempre reserva de asiento, equipaje en bodega y cabina, tarifas que permitan cambio y devolución sin multas, a excepción de aquellas aerolíneas que por política no tengan esta última condición.

Con el objeto de evaluar el conjunto de condiciones más ventajosas en torno a la calidad de los vuelos que se cotizan, se ponderará el horario de los vuelos, la duración del mismo, de preferencia vuelos con ausencia de escalas o la menor cantidad de éstas. En ese sentido, la Agencia deberá reservar la opción seleccionada e informada exclusivamente por la contraparte de la Subsecretaría.

Para cada Reserva, la Agencia se encargará de incorporar los descuentos correspondientes a los convenios que mantenga la Subsecretaría con líneas aéreas, si los hubiere, lo que deberá ser informado al Departamento de Viajes Institucionales.

Para solicitar la Emisión de Pasajes Aéreos se incluirá la siguiente información:

Autorización: Modalidad de Visto Bueno entregada sólo por el Departamento de Viajes Institucionales de la División de Operaciones.

Proyecto(s) o Centro de Costo: Información que identifica cada centro de costo al que se le imputará el gasto.

CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestaria): Número que certifica la disponibilidad y reserva de fondos.

Formulario Solicitud y/o N° de Resolución o Decreto: Número del Formulario de Viaje y el número de Resolución o Decreto se informa cuando se solicita la emisión del pasaje.

Responsable de Aprobación: se identifica el nombre del ejecutivo(a) del Departamento de Viajes Institucionales de la División de Operaciones que solicita la emisión del pasaje.

Restricciones de cada alternativa:

Junto con la cotización, la Agencia deberá informar al Departamento de Viajes Institucionales de la División de Operaciones, todas las restricciones que aplican para cada ruta, entre éstas:

Vacunas requeridas o recomendadas.

Visas que se deben tramitar.

Horas de escalas y tiempos de vuelo a la ida y al regreso.

Si contempla el pago adicional de asiento.

Si contempla alimentación.

Restricciones de cada pasaje, es decir, si permite cambios y en qué condiciones, cantidad de kilos permitidos en equipaje o similares.

Retoma de reservas:

A solicitud de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales se gestionará de acuerdo con lo que se indica a continuación:

Se podrán retomar hasta 2 reservas.

Dar alerta oportuna a la Subsecretaría, en caso de que existan multas asociadas al hecho de retomar reservas.

Devolución de pasajes:

La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales dará aviso que no se efectuará el viaje a través del correo viajes@subrei.gob.cl con plazo de hasta 1 día antes a la fecha del vuelo, lo que iniciará el procedimiento de Pasajes no Volados con Solicitud de Devolución de su valor, realizando las siguientes gestiones:

La agencia deberá acusar recibo a la solicitud de cancelación del vuelo mediante correo electrónico e iniciar las gestiones de forma inmediata con la Línea Aérea respectiva, considerando que los boletos adquiridos siempre contemplarán una tarifa que permita devolución.

La respuesta que la agencia obtenga de la Línea Aérea deberá ser informada de inmediato al correo viajes@subrei.gob.cl.

Una vez que la agencia reciba la devolución del valor por parte de la Línea Aérea, deberá notificar la nota de crédito que emita en favor de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales en la misma moneda en que se pagó el pasaje aéreo.

El monto indicado en la nota de crédito deberá ser depositado en la misma fecha de emisión de la nota de crédito con un plazo máximo de 1 semana de desfase.

La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales confirmará por escrito a la agencia la(s) nota(s) de crédito recibidas, el pasaje asociado y el estado en que se encuentre el reintegro de los valores respectivos, solicitando la transferencia inmediata de las sumas que se encontraren pendientes.

Pasajes no volados:

La Subsecretaría deberá dar alerta oportuna antes del vencimiento de cada pasaje no volado, dentro de los plazos que contemplen las distintas líneas aéreas.

Convenios:

Administrar y aplicar los Convenios que la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales suscriba con aerolíneas.

Licencias:

Poner a disposición de la Subsecretaría una terminal GDS SABRE o AMADEUS (al menos 2 licencias y hasta 4, sin costo adicional), que permita a los funcionarios del Departamento de Viajes Institucionales de la División de Operaciones:

Revisar alternativas y frecuencias de vuelos.

Verificar o consultar clase y disponibilidad de asientos.

Comunicaciones:

La Agencia deberá mantener comunicación expedita, para lo cual habilitará número(s) telefónicos exclusivo(s) para atender emergencias y una casilla de correo electrónico que incluya a todos los integrantes del equipo asignado a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales a través de la cual se gestionarán las cotizaciones, reservas, emisión de pasajes y modificaciones que haya lugar.

Horarios de la prestación de los servicios:

La entidad adjudicataria deberá garantizar la prestación de los servicios estipulados en las presentes Bases, las 24 horas del día, durante todos los días del año. Para efectos de las presentes Bases se entenderá como Horario hábil: el tiempo que transcurre de forma continua, de lunes a viernes, excepto festivos, entre las 8:30 y las 19:00 horas. Durante este horario, la atención deberá ser directa con los ejecutivos senior de venta de atención exclusiva, el ejecutivo senior adicional y el supervisor, cuando se le requiera, de acuerdo con lo señalado en literal B del presente numeral.

Emergencias:

La entidad adjudicataria deberá disponer de un servicio de comunicaciones las 24 horas del día, durante los 7 días de la semana (tipo 24/7), con tiempo máximo de acuse recibo e inicio del contacto de 30 minutos, con canal de comunicación directo que tenga acceso a las reservas de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales para atender los requerimientos que se presenten durante el trayecto del vuelo, de tal forma que el funcionario(a) se pueda comunicar de forma directa con la Agencia para solicitar el apoyo requerido cuando el personal de la línea aéreo no esté disponible o no entregue solución en el momento del check-in, embarque o en área de tránsito, a lo menos en los siguientes casos:

Vuelo cancelado por aerolínea: Proteger al pasajero en el siguiente vuelo disponible o iniciar proceso de devolución de pasaje no volado.

Retraso aerolínea mayor a 2 horas: Informar al pasajero y gestionar ante la aerolínea.

Pérdida de conexión: Reemitir tramo no volado y coordinar con aerolínea.

Overbooking o sobreventa: Gestionar vuelo alternativo

Extravío de equipaje: Orientar y apoyar al pasajero en denuncia ante aerolínea

Documentación rechazada en frontera: Asesoría y contacto con aerolínea u organismos, según sea caso.

Asistencia en aeropuerto:

Contar con servicio de Asistencia para el Aeropuerto Internacional Comodoro Arturo Merino Benítez de Santiago, cuando sea solicitado por el Departamento de Viajes Institucionales de la División de Operaciones a través de la casilla viajes@subrei.gob.cl, con un plazo mínimo de 2 días hábiles de anticipación.

Tiempos de Respuesta:

La Agencia, a través de los ejecutivos asignados como exclusivos para la Subsecretaría, deberán acusar recibo de la respectiva solicitud de cotización, reserva y emisión, entre otras solicitudes, al encargado correspondiente, dentro de los 30 minutos siguientes de enviado el correo electrónico.

En cuanto a las respuestas a las solicitudes de cotización y de emergencia, la Agencia deberá responder a los requerimientos dentro del tiempo ofertado, pero en ningún caso éste podrá exceder de:

La emisión y reemisión de los pasajes se realizará mediante sistema de ticket electrónico, dentro del plazo máximo de 1:30 horas hábiles a 1:00 hora hábil, según sea emisión normal o urgente, tiempo contado desde el envío por correo electrónico de la autorización de la emisión del boleto por parte de la Subsecretaría. 

Aplicación de puntos y canje:

La Agencia debe efectuar aplicación de puntos según convenios vigentes y/o el canje de millaje institucional o similares en pasajes aéreos, a solicitud de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales.

9.1.4.  DE LOS CONVENIOS SUSCRITOS ENTRE LA SUBSECRETARÍA DE RELACIONES ECONÓMICAS INTERNACIONALES Y LAS LÍNEAS AÉREAS

La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales se reserva el derecho de celebrar directamente convenios con líneas áreas, para la aplicación de descuentos y el otorgamiento de otros beneficios adicionales para la Institución. En caso de existir convenios entre la Subsecretaría con alguna línea aérea, el Adjudicatario deberá aplicar dichos convenios de la siguiente forma:

Al cotizar deberá incluir e informar la aplicación del Tour Code vinculado a la línea aérea con convenio vigente.

Los beneficios otorgados a la Subsecretaría por las líneas aéreas operarán independientemente de los porcentajes de rebajas a aplicar sobre las tarifas ofrecidas por el Adjudicatario, en el marco de esta licitación.

9.1.5.  PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUDES DE PASAJES Y OTROS 

Todas las solicitudes de itinerarios, de emisión de pasajes y otros servicios, serán efectuadas a la Agencia por los funcionarios del Departamento de Viajes Institucionales de la División de Operaciones. Para tales efectos, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales enviará una nómina por escrito a la Agencia, con indicación de nombre y cédula de identidad de los funcionarios designados para la gestión de pasajes. Del mismo modo, la Subsecretaría informará a la brevedad a la Agencia, de cualquiera modificación que se produzca en dicha nómina.

La Subsecretaría no se hará responsable por los requerimientos que se tramiten por personas no autorizadas para tales efectos, de acuerdo con el procedimiento indicado anteriormente y, por consiguiente, no pagará los costos asociados a dichos requerimientos.

Las solicitudes de itinerarios serán realizadas por el Departamento de Viajes Institucionales de la División de Operaciones a la Agencia, mediante casilla de correo electrónico viajes@subrei.gob.cl. La Agencia responderá, mediante el envío de un mínimo de tres (3) alternativas de itinerario para cada ruta, cuando las hubiere, con el detalle de la clase, cantidad de escalas, duración de cada tramo del vuelo, horas totales de vuelo de ida y de regreso, condiciones de tarifa, impuestos, cargos por servicio, requisitos de visa, política de cambios y devoluciones, así como las restricciones indicadas en el numeral 9.1.3 literal C. Restricciones de cada alternativa, para que proceda con la reserva de la opción que seleccione la Subsecretaría.

Todas las solicitudes de emisión se materializarán por medio del sistema de autorización que se haya acordado con la Agencia adjudicataria.

La Agencia deberá acusar recibo de la respectiva petición al encargado correspondiente, dentro de los treinta minutos siguientes, contados desde el envío de la solicitud de itinerario. En caso de que la Agencia no acuse recibo de las respectivas peticiones de servicios, se entenderá que ha recibido la solicitud, comenzando a correr los plazos para la prestación del servicio correspondiente, de acuerdo con lo contemplado en la oferta contenida en su propuesta para “Tiempos de Respuesta”. En el caso que la Agencia disponga de un sistema de respuesta automática para correos electrónicos, el tiempo máximo para acusar recibo se computará a partir de la recepción de dicha respuesta automática.

9.1.6.  PROCEDIMIENTOS REGULARES

Se contemplan distintos tiempos de respuesta para la entrega de cotizaciones en horario hábil por parte de la Agencia adjudicataria, dependiendo del tipo de solicitud que haga la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales:

Itinerario nacional o internacional simple: Se consideran solicitudes de este tipo aquéllas que contemplen itinerarios que no implican la emisión de más de un pasaje, independiente de si el pasajero hace una o más escalas utilizando la misma línea aérea u otra que se incluya dentro de un convenio de aerolíneas del que la primera forma parte.

Itinerario internacional complejo: Se consideran solicitudes de este tipo, aquéllas que contemplen itinerarios en que el pasajero deberá utilizar más de un pasaje, al momento de hacer una o varias conexiones para llegar a su destino final.

Asimismo, para efecto del tiempo de respuesta, se considerarán solicitudes de este tipo aquéllas en que la cotización sea para un grupo de 10 personas o más.

Solicitudes urgentes: Estas solicitudes se calificarán como tales por la jefatura de la División de Operaciones, y pueden ser de dos tipos:

Para itinerario nacional o internacional simple o complejo.

Para reemisiones o emisiones urgentes.

La Agencia deberá dar prioridad a viajes según las fechas del vuelo, lo que será indicado por el Departamento de Viajes Institucionales de la División de Operaciones o de acuerdo con las urgencias calificadas como tales por la jefatura del Departamento de Viajes Institucionales de la División Operaciones.

9.1.7.  PROCEDIMIENTO EXCEPCIONAL - EMERGENCIA EN HORARIO INHÁBIL

Estos procedimientos corresponderán a solicitudes urgentes que se realicen en días feriados, durante el fin de semana o de lunes a viernes, antes de las 08:30 horas o después de las 19:00 horas.

Para las solicitudes de este tipo, el Oferente deberá indicar el procedimiento y vía de comunicación que tendrá disponible para ellas, considerando lo expresado en el Numeral 9.1.3. letras L. Emergencias y letra N. Tiempos de Respuesta y lo ofertado en el Anexo N°3 III. el que no debe superar los 30 minutos.

9.1.8.  EMISIÓN Y ENTREGA DE LOS PASAJES REQUERIDOS

Los pasajes deberán ser puestos a disposición del encargado correspondiente, mediante el sistema de ticket electrónico, con copia al correo electrónico viajes@subrei.gob.cl dentro de un plazo máximo de dos (2) horas hábiles o corridas, según corresponda, contado desde la autorización de la emisión del pasaje.

Serán de cargo de la Agencia, todos los gastos por concepto de gestiones de emisión y entrega de pasajes.

9.1.9.  SOPORTE MÍNIMO REQUERIDO

El Adjudicatario deberá contar con casilla(s) de correo electrónico para contacto exclusivo con la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales y un sistema de comunicaciones sea telefónico, de mensajería y/o similar, que permitan contactar en forma expedita y directa a los ejecutivos senior de atención exclusiva y al servicio de emergencia dispuesto para la esta Subsecretaría.

9.1.10.  ENCARGADO DEL CONTRATO

El Adjudicatario designará por escrito y dentro de los 15 días corridos contados desde la fecha de suscripción del contrato, a la persona que actuará como “Encargado del Contrato”, como a su reemplazante, en caso de ausencia. Esta persona será quien represente al Adjudicatario, de manera permanente, ante la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, por lo que deberá estar siempre disponible para una comunicación rápida y fluida con los funcionarios el Departamento de Viajes Institucionales de la División de Operaciones de la Subsecretaría.

9.1.11.  MODALIDAD DE LA UTILIZACIÓN DEL CONTRATO

Se hace presente que la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales utilizará el servicio de acuerdo con sus necesidades específicas, no adquiriendo el adjudicatario exclusividad en la prestación del servicio a esta Subsecretaría.

Por lo tanto, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales quedará facultada para recurrir a otro proveedor si la tarifa o las condiciones de vuelo publicadas por la línea aérea e informadas por la Agencia resultan más gravosas para la Subsecretaría, que aquellas informadas por el otro proveedor o el Adjudicatario no puede cumplir definitivamente con la entrega de los itinerarios dentro del plazo establecido en la respectiva solicitud.

Lo anterior, en ningún caso, será considerado como una infracción de contrato por parte de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, ni generará ningún tipo de responsabilidad ni obligación de indemnizar al Adjudicatario de este proceso de licitación.

Asimismo, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales no estará obligada a utilizar la totalidad del monto estimado, ya que los servicios se irán solicitando al Adjudicatario de acuerdo con las necesidades que se presenten durante la vigencia del contrato.

9.1.12. CONTENIDO DE LA PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA

La propuesta técnica y económica deberá ser presentada por medios electrónicos, a través del portal www.mercadopublico.cl y contener lo siguiente:

Anexo N°1: Formulario Datos del Oferente

Se debe entregar la información requerida en el Anexo N°1 definida como obligatoria, los campos opcionales podrán omitirse.  Si la información requerida en el Anexo N°1 se encuentra disponible en el Registro de Proveedores del Estado “Chile Proveedores”, se considerará como presentada por el oferente.

Anexo N°2: Formulario Oferta Económica.

Los oferentes deberán completar Anexo N°2 “Formulario Oferta Económica”, indicando los valores del servicio en dólares de los Estados Unidos de América, por el periodo de 24 meses, precios que deberán incluir impuestos y costos asociados para todos los servicios de acuerdo con el referido Anexo Nº 2.

Anexo N°3: Formulario Oferta Técnica.

Para efectos de la elaboración de la Propuesta Técnica (Anexo Nº 3), los Proponentes deberán describir los siguientes aspectos:

Ítem I. Descripción del servicio requerido. Señalar un listado y descripción de los puntos indicados en el numeral 9.1.3. Especificaciones Técnicas del Servicio de las presentes Bases de Licitación.

Ítem II. Asesoría especializada.

Ítem III. Tiempos de respuesta para cotización.

Item IV. Experiencia del Oferente (Agencia). Señalar la experiencia que posee el oferente en la prestación de servicios similares al requerido en la presente licitación que hayan sido prestados desde el año 2023 a la fecha, adjuntando a su oferta los documentos que lo acrediten (documentos especificados en el mismo anexo). En el evento de incluirse más de los 5 servicios requeridos, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales evaluará sólo los 5 primeros por orden de presentación que figuren en el Numeral IV del Anexo Nº 3 “Formulario Oferta Técnica”, teniendo por no presentados los restantes.

Los documentos que se acompañen para acreditar experiencia deben ser en formato digital (escaneados), adjuntarse a la propuesta técnica e indicar expresamente el nombre del cliente, tipo de servicio, monto, año del servicio prestado y documento de acreditación. No se evaluará aquella información no respaldada mediante la documentación solicitada.

Item V. Personal de la Agencia asignado a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, el oferente deberá adjuntar a su propuesta el currículum vitae y los certificados correspondientes, que acreditan la formación académica o técnica y los años de experiencia laboral por cada cargo que se indique en la nómina.

Las propuestas que no contengan todos los anexos o éstos no se acompañen debidamente completados, en los formatos indicados, o bien no adjunten los antecedentes requeridos, no serán evaluadas

9.2.- REGULACIÓN DE LA LICITACIÓN

La presente licitación se regirá en todo momento por lo dispuesto en la Ley N°19.886, su Reglamento y las presentes Bases, las cuales son obligatorias para los que participen en la licitación y se entenderá que son aceptadas por el sólo hecho de formular una oferta.

Los derechos y obligaciones del adjudicatario se regirán por los siguientes documentos, los cuales forman un todo integrado y armónico, sin perjuicio de la preeminencia de las presentes Bases en su interpretación:

Ley N°19.886 y su Reglamento.

Bases, sus Anexos, Aclaraciones, Respuestas y Modificaciones a las Bases si las hubiere.

Oferta del adjudicatario y aclaraciones a la misma.

Contrato suscrito entre el adjudicatario y la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales

Orden de Compra que emita la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales.

9.3.- PLAZOS

Los participantes deberán dar cumplimiento a los plazos que se establecen en estas Bases. Para los efectos de la presente Licitación, salvo que se disponga expresamente otra cosa, los plazos se entenderán de días hábiles. Si el plazo vence en sábado, domingo o festivo, se entenderá automáticamente prorrogado hasta el día hábil siguiente sin necesidad de comunicación o resolución alguna.

9.4.- DOMICILIO DE LOS OFERENTES

Toda controversia que se suscite entre la aprobación de las Bases de Licitación y su adjudicación será sometida a conocimiento del Tribunal de Contratación Pública.

Quienes presenten ofertas en esta licitación, deberán, para los efectos del cumplimiento de las obligaciones del contrato, fijar su domicilio en la ciudad y comuna de Santiago, y se someterán a la jurisdicción de sus Tribunales Ordinarios de Justicia, lo que quedará establecido en el convenio correspondiente con el Adjudicatario de la contratación.

9.5.- VIGENCIA DE LAS PROPUESTAS

Desde la fecha de cierre del plazo para presentar las ofertas, los proponentes quedarán obligados a mantener vigentes e invariables sus propuestas técnica - económicas por un plazo de sesenta (60) días.

9.6.- COSTO DE PRESENTACION DE LA OFERTA

Los costos relacionados con la elaboración y presentación de las ofertas serán de cargo exclusivo de cada oferente, no asistiéndole a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales responsabilidad alguna en tal materia, cualquiera sea el resultado de la licitación.

9.7.- ACLARACIONES

Los interesados en participar en la presente licitación podrán formular consultas y solicitar aclaraciones dentro de los plazos señalados en el numeral 3. “Etapas y Plazos”, de las presentes Bases. Las preguntas deberán formularse a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales pondrá las referidas preguntas y sus respuestas en conocimiento de todos los interesados, a través de su publicación en el Sistema de Información (www.mercadopublico.cl), sin indicar el autor de las preguntas, dentro del plazo señalado en el referido numeral 3. “Etapas y Plazos”.

9.8.- MODIFICACIONES A LAS BASES

La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá modificar las presentes Bases, ya sea por iniciativa propia o en atención a una aclaración solicitada por alguno de los oferentes. En caso de realizarse una modificación antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas, dicho plazo deberá ampliarse en no menos de 5 días, con el objeto de que los Proveedores interesados puedan conocer las modificaciones hechas y adecuar su oferta.

Las modificaciones que se lleven a cabo serán informadas a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). Estas modificaciones formarán parte integral de las bases y serán aprobadas por resolución de la Subsecretaria de Relaciones Económicas Internacionales.

9.9.- PRESENTACIÓN OFERTA TÉCNICA Y ECONÓMICA

Las únicas ofertas válidas serán las presentadas a través del Sistema de Información (www.mercadopublico.cl). No se aceptarán ofertas que se presenten por un medio distinto al establecido en estas Bases. Será responsabilidad de los Oferentes adoptar las precauciones necesarias para ingresar oportuna y adecuadamente sus ofertas.

De acuerdo con lo anterior y en relación con la presentación de las ofertas, los proponentes deberán tener presente que sólo se considerarán las ofertas realizadas en los Formularios dispuestos por la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, en idioma español y sólo aquellas ofertas de las proponentes enviadas oportunamente.

Las propuestas que no contengan todos los anexos o éstos no se acompañen debidamente completados, en los formatos indicados, o bien no adjunten los antecedentes requeridos, no serán evaluadas y sus ofertas serán declaradas inadmisibles.

Deberá completar la Ficha Electrónica de la Oferta, indicando las Condiciones Generales de la Oferta allí requeridas. Respecto del precio, la propuesta deberá indicarse en dólares, con todos los impuestos incluidos. Para estos efectos los oferentes deberán realizar lo siguiente:

Habiendo ingresado al Sistema de Información (www.mercadopublico.cl) y tras digitar el “Usuario” y “Clave”, en el “Escritorio”, buscar por Número de Adquisición, con el ID 1153625-8-LE26. Presionar el Botón “Buscar”.

Se desplegará una página, en la cual se señala: “Se encontró 1 resultado para su búsqueda”.  Hacer click sobre “Ofertar” y luego clickear sobre “Ingresar Nueva Oferta”

Se abrirá una página con el Paso 1: “Completar Nombre de la Oferta”. Completar el nombre de la oferta y una breve descripción de ella. Luego, presionar sobre el Botón “Siguiente”.

Paso 2: “Completar oferta económica”, en el campo dispuesto para precio, ingresar un valor de referencia, que no será evaluado, ya que su oferta económica quedará plasmada en el Anexo N°2 denominado Formulario de Oferta Económica. Luego, presionar sobre el botón “siguiente”.

Paso 3: “Ingresar Documentación Anexa”, Proceder a ingresar la totalidad de los anexos solicitados en las bases: Anexo N°1 “Formulario Datos del Oferente”, Anexo N°2 “Formulario Oferta Económica”, Anexo N°3 “Formulario Oferta Técnica”,Anexo N°4 “Declaración Jurada”, Anexo 6 Pacto de Integridad Obligatorio y Anexo 7 “Programa de Integridad”. Una vez completada la carga de los anexos, presionar el Botón “Siguiente”.

Paso 4: “Confirmar e ingresar oferta”, deberá confirmar el ingreso de su propuesta. Una vez presionado el botón “Ingresar Oferta” se desplegará un comprobante de ingreso, pudiendo imprimir y finalizar el proceso.

9.10.- APERTURA

El acto de apertura se realizará automáticamente a través del “Sistema de Información”, al momento de cumplirse la fecha y hora de cierre definidas en las presentes Bases de Licitación.

9.11.- PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE OFERTAS

La evaluación de las ofertas será realizada en una etapa. Sólo se evaluarán aquellas ofertas que cumplan con los requisitos mínimos para ofertar, de acuerdo con lo establecido en el acápite 4.- “Antecedentes para incluir en la oferta”.

La evaluación será realizada por una Comisión Evaluadora integrada por tres funcionarios de la División de Operaciones de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, los que serán individualizados en la resolución que se dicte al efecto. Los integrantes de la Comisión evaluarán en conjunto las propuestas.

Serán funciones de la Comisión Evaluadora, las siguientes:

Evaluar las Ofertas Técnicas y Económicas presentadas, realizando las verificaciones respectivas cuando corresponda.

Resolver si las ofertas presentadas por cada proponente se ajustan a las especificaciones que forman parte de las Bases de Licitación.  En caso de que ello no ocurra, deberá rechazar la propuesta sin evaluarla.

Solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales, siempre y cuando las rectificaciones de dichos vicios u omisiones no les confieran a esos oferentes una situación de privilegio respecto de los demás competidores, esto es, en tanto no se afecten los principios de estricta sujeción a las Bases y de igualdad de los oferentes, y se informe de dicha solicitud al resto de los oferentes a través del Sistema de Información.

Elaborar un Acta de Evaluación en la que dejará constancia, por orden decreciente, de la puntuación obtenida por cada una de las propuestas evaluadas, así como también debe informar las ofertas que deben declararse inadmisibles por no ajustarse a los requerimientos señalados en estas Bases de licitación, la Ley de Compras o su reglamento. Además, dejará constancia sobre cualquier hecho relacionado con el proceso de evaluación que le merezca comentar.

La Comisión Evaluadora podrá durante la evaluación, a través de la División de Adquisiciones y Servicios solicitar aclaraciones a los oferentes respecto de sus respectivas propuestas. Los oferentes, tendrán un plazo máximo de 1 día hábil, para responder lo solicitado. La Comisión Evaluadora no considerará las respuestas recibidas una vez vencido dicho plazo. Asimismo, en caso de estimarlo necesario, la Comisión Evaluadora podrá solicitar a un oferente acreditar cualquier hecho contenido en su propuesta, debiendo éste acompañar los documentos requeridos dentro del plazo que se le indique.

En caso de solicitar aclaraciones los oferentes para responder deberán seguir los siguientes pasos:

Paso 1, habiendo ingresado al Sistema de Información (www.mercadopublico.cl) y tras digitar el “Usuario” y “Clave”; En el “Escritorio”, hacer clic en “Búsqueda de Licitaciones para Ofertar”, buscar por Número de Adquisición, con el ID 1153625-8-LE26. Presionar el Botón “Buscar”.

Paso 2, seleccionar la opción ofertas en la columna “Acciones”.

Paso 3, en opciones seleccionar “Foro Inverso”.

Paso 4, ingresar la respuesta a la consulta y anexar la documentación requerida, en caso de solicitarse, y finalmente enviarla.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN:

La evaluación de las ofertas se realizará sobre la base de los siguientes criterios y ponderaciones respectivas:

EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA TÉCNICA (60%)

El puntaje de la Propuesta Técnica de cada oferente se obtendrá del resultado de la evaluación del promedio ponderado considerando las notas obtenidas en cada uno de los criterios de evaluación y los porcentajes asignados a dichos factores.

A.1. Evaluación del criterio Tiempo de respuesta . (Anexo 3.III) (40%)

Este factor se evaluará en base a los tiempos de respuesta que indique el oferente en su propuesta, para atender los requerimientos de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales según los respectivos itinerarios. El tiempo de respuesta en horas hábiles o corridas, según corresponda, se contará desde el acuse de recibo de la solicitud de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales por parte del Adjudicatario o directamente con el envío de las alternativas cotizadas. Para estos efectos, aplicarán las siguientes tablas de puntajes:

Cotización Itinerario nacional simple.

Cotización Itinerario internacional simple.

Cotización Itinerario nacional complejo.

Cotización Itinerario internacional complejo.

Cotización Urgente itinerario nacional o internacional simple o complejo.

Emisión y reemisión.

Emisión y reemisión urgentes.

Emergencia.

Para efectos de las presentes bases, son horas hábiles las que transcurren entre lunes y viernes, excepto feriados, de 8:30 a 19:00 horas. En caso de que las horas hábiles de un determinado tiempo de respuesta no alcancen a transcurrir en un mismo día, el tiempo restante comenzará a contabilizarse el día hábil siguiente, en horario hábil. Sin embargo, tratándose de solicitudes urgentes y emergencia los plazos son de horas corridas. 

El puntaje final para este criterio será el promedio simple de las notas obtenidas por cada ítem de i al viii.

A.2. Evaluación del criterio Experiencia y preparación técnica del Equipo de trabajo (35%)

Para la evaluación de este criterio es necesario que cada oferente adjunte a su propuesta el Currículum Vitae (formato libre) de: i) Supervisor a cargo de la cuenta la Subsecretaría, ii) Ejecutivos Senior de Venta de atención exclusiva y iii) Program Manager, con copia simple de los certificados que acrediten su preparación técnica o profesional.

La evaluación de este criterio tomará en cuenta factores académicos y experiencia laboral:

Del Supervisor a cargo de la cuenta.

Este factor reflejará la evaluación de la información entregada por el oferente acerca de la persona que se asignará como Supervisor de la cuenta la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, como resultado de la suma del puntaje obtenido, de acuerdo con las siguientes dos tablas:

Experiencia Laboral:

Preparación Profesional o Técnica:

El puntaje final para este criterio será el promedio simple de las notas obtenidas por el Supervisor a cargo.

De los Ejecutivos Senior de Ventas de atención exclusiva.

Se evaluarán los antecedentes de cada Ejecutivo Senior de atención exclusiva, en lo que respecta a su experiencia laboral y profesional y/o técnica, de acuerdo con las dos tablas que se indican a continuación:

Experiencia Laboral:

Preparación Profesional:

El puntaje final para este criterio será el promedio simple de las notas obtenidas por los Ejecutivos Senior de Ventas de atención exclusiva.

Del Program Manager

Este factor reflejará la evaluación de la información entregada por el oferente acerca de la persona que se asignará como Program Manager, de acuerdo con cada una de las dos tablas siguientes:

Experiencia Laboral:

Preparación Profesional o Técnica:

El puntaje final para este criterio será el promedio simple de las notas obtenidas por el Program Manager.

A.3. Evaluación del criterio Propuesta de Ejecutivo Senior Adicional períodos de alta demanda (10%)

La evaluación de este criterio toma en consideración los antecedentes del Ejecutivo Senior Adicional para atención en períodos de alta demanda, su experiencia laboral y preparación profesional y/o técnica, de acuerdo con las dos tablas que se indican a continuación.

Experiencia Laboral Ejecutivo Senior Adicional:

Preparación Profesional o Técnica Ejecutivo Senior Adicional

El puntaje final para este criterio será el promedio simple de las notas obtenidas por Ejecutivo Senior Adicional.

A.4. Evaluación del criterio Experiencia de la Agencia (15%)

Para la evaluación de este criterio, se considerará la experiencia de la Agencia en la prestación de servicios similares a los licitados, con cinco (5) clientes corporativos, relevantes, desde el año 2023 a la fecha. El oferente debe haber facturado a dichos clientes por venta de pasajes aéreos nacionales e internacionales, reservas de hoteles u otros servicios similares del rubro, por una suma anual e individual igual o superior a $500.000.000.- (quinientos millones de pesos), debidamente acreditada.

Serán consideradas para la evaluación no más de 5 prestaciones similares.

Para contabilizar las prestaciones indicadas por el oferente, cada prestación de servicios deberá ser acreditada mediante la presentación de alguno de los siguientes documentos: una copia de factura, copia íntegra de contrato, copia de orden de compra (en la que conste la aceptación del servicio) o una carta emitida por el cliente. Los documentos que se acompañen para acreditar experiencia deben ser en formato digital (escaneados), adjuntarse a la propuesta técnica e indicar expresamente el nombre del cliente, tipo de servicio, monto, año del servicio prestado y documento de acreditación. No se evaluará aquella información no respaldada mediante la documentación solicitada.

Sin embargo, en el caso que los servicios hayan sido prestados a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, no será necesario que se adjunten documentos de acreditación.

Para la evaluación de este criterio, se aplicará el siguiente cuadro:

Nota Final PROPUESTA TÉCNICA = (Nota Tiempo de respuesta x 0,4) + (Nota Experiencia y preparación técnica del equipo de trabajo x 0,35) + (Nota Propuesta del Ejecutivo(a) Adicional x 0,1) + (Nota Experiencia del Oferente (Agencia) x 0,15)

EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA (35%):

B.1 Montos de los FEE

Para la evaluación de este factor, se tendrá en cuenta la nota promedio de los costos de los fee que el oferente cobre por la emisión, canje de pasajes y reemisión de pasajes, devolución de pasajes emitidos, canje de millaje institucional, fee por grupo de diez o más personas, que el oferente haya incluido en el número I, del Anexo N°2 de su propuesta, según el siguiente promedio ponderado:

El puntaje de cada oferente, por cada concepto de Fee se calculará aplicando la siguiente fórmula:

Nota Oferente:           Valor Fee de la oferta de menor Fee    x 4

Valor Fee de la oferta que se analiza

Nota oferente PROPUESTA ECONÓMICA = Nota Fee pasaje Nacional x 10% + Nota Fee pasaje Sudamérica o Continental x 15% + Nota Fee pasaje Resto del Mundo o Intercontinental x 35% + Nota Fee por Canje de Pasaje x 5% + Nota Fee por Reemisión x 10% + Nota Fee por Devolución x 15% + Nota Fee por Canje de Millaje institucional x 5% + Nota Fee por Grupo de diez o más personas x 5%

Programa de Integridad (3%)

Para la evaluación de este criterio, se evaluará si el oferente posee un programa de integridad que sea conocido por su personal, lo cual deberá ser declarado en el Anexo N°7. Se entenderá por programas de integridad cualquier sistema de gestión que tenga como objetivo prevenir y si resulta necesario, identificar y sancionar las infracciones de leyes, regulaciones, códigos o procedimientos internos que tienen lugar en una organización, promoviendo una cultura de cumplimiento”. A fin de comprobar su declaración se deberá adjuntar a la oferta el referido programa de integridad.

De acuerdo con lo señalado, la asignación de puntajes en este criterio se realizará según la siguiente tabla:

Sello Huella Chile (2%)

Para la evaluación de este criterio, se evaluará si el oferente posee certificado “sello Huella Chile” (entregado por www.huellachile.mma.gob.cl): iniciativa oficial del Gobierno de Chile, para la gestión de las emisiones de gases de efecto invernadero (GEI) a nivel organizacional, disponible gratuitamente para toda organización pública y privada del país.  El Programa Huella Chile entrega sellos de reconocimiento a las organizaciones participantes, dependiendo de su desempeño en la gestión del carbono. Los niveles de certificación a nivel organizacional son: Cuantificación, Reducción, Neutralización y Excelencia.

A fin de comprobar su declaración se deberá adjuntar a la oferta el o los certificados obtenidos.

La oferta mejor evaluada será aquella que obtenga el mayor puntaje que resulte de la suma ponderada en la Propuesta Técnica, Propuesta Económica, programa de integridad y sello huella Chile, esto es:

PF = 0,6 x PT +  0,35 x PE + 0,03 x PI + 0,02 SHC

Donde:

PF: puntaje final

PT: puntaje de la Propuesta Técnica

PE: puntaje de la Propuesta Económica

PI: puntaje del Programa de Integridad

SHC: puntaje Sello Huella Chile

En caso de que dos o más oferentes obtuvieren el mismo puntaje final, se aplicarán los siguientes criterios de desempate, en orden de precedencia, si es que éste persistiere:

Mayor puntaje total obtenido en el criterio Propuesta Técnica

Mayor puntaje total obtenido en el criterio Oferta Económica

Mayor puntaje total obtenido en el criterio Programa de Integridad

9.12.- ADJUDICACIÓN

Terminada la evaluación, y en la medida que sea conveniente para los intereses del Servicio, se aceptará la oferta más ventajosa, considerando los criterios de evaluación con sus correspondientes puntajes y ponderaciones establecidos en estas Bases.

La adjudicación se efectuará a través de una resolución fundada que será publicada en www.mercadopublico.cl, una vez que se encuentre totalmente tramitada, la que incluirá las declaraciones de inadmisibilidad correspondientes.

En caso de que la Adjudicación no se realice dentro del plazo señalado en el numeral N° 3.- “Etapas y plazos”, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales informará en el Sistema de Información las razones que justifican el incumplimiento del plazo para adjudicar e indicará un nuevo plazo para la adjudicación.

La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales declarará inadmisibles las ofertas presentadas que no cumplan con alguno de los requisitos mínimos establecidos en el numeral 4.- “Antecedentes para incluir en la oferta”.

La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá además declarar desierta la Licitación, cuando no se presenten ofertas, o cuando éstas no resulten convenientes a sus intereses.

Dichas declaraciones se efectuarán por resolución fundada. Los proponentes cuyas ofertas hayan sido rechazadas no tendrán derecho a solicitar indemnización alguna por este hecho.

9.13.- DEJAR SIN EFECTO LA ADJUDICACIÓN

Se podrá dejar sin efecto la adjudicación, por resolución fundada concurriendo alguna de las siguientes causales:

Si el oferente rechaza expresamente la adjudicación.

Si el Adjudicatario adquiere un conflicto de interés con Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales.

Si el Adjudicatario no acredita encontrarse hábil en el Registro de Proveedores que está a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública.

Si el Adjudicatario no adjunta la Declaración Jurada exigida para la emisión de la Orden de Compra.

Si el Adjudicatario no cumple con las condiciones comerciales estipuladas en su propuesta, Técnica y Económica.

Si los documentos presentados por el Adjudicatario hubiesen inducido a un error esencial del Servicio, que de no existir no se habría adjudicado la Licitación a éste.

Verificada alguna de las causales anteriores, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá readjudicar la licitación al segundo proponente mejor evaluado, y así sucesivamente, conforme el orden de las propuestas consignado en el Acta de Evaluación, o declarar desierta la licitación si estima que el resto de las ofertas presentadas no resultan convenientes para los intereses del Servicio.

9.14.- CONDICIONES CONTRACTUALES

Dentro del plazo de quince (15) días hábiles contados desde la publicación de la resolución adjudicatoria en el “Sistema de Información” (www.mercadopublico.cl) y siempre que el adjudicatario haya acompañado la documentación legal respectiva, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales elaborará y gestionará la firma del contrato por el oferente adjudicatario, debiendo éste devolverlo suscrito en un plazo no superior a cinco (5) días hábiles, contado desde la fecha en que se le solicite la suscripción. Si no se suscribiera dentro de este término, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales podrá dejar sin efecto el acto administrativo en virtud del cual se adjudicó al proveedor. En tal caso, se hará efectivo el documento de garantía de seriedad de la oferta, a favor de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales.

Junto con la devolución del contrato firmado y la correspondiente Declaración Jurada, conforme al Anexo 4 mismo, que además asegurará el pago de las obligaciones laborales y sociales.

Para la elaboración del contrato, el adjudicatario deberá remitir a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales los siguientes Antecedentes Legales:

1.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Natural (chilena o extranjera):

Declaración Jurada, según formato Anexo N° 5-A, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en los artículos 4° y 35 quáter de la Ley N°19.886.

2.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Jurídica con fines de lucro:

Copia de la documentación en que consten los poderes del representante legal de la persona jurídica, con facultades para celebrar contratos de la naturaleza de la presente Licitación, con certificación de vigencia, de una fecha no superior a 60 días anteriores a la de su presentación.

Copia de Inscripción de constitución de la sociedad en el Registro de Comercio, con anotaciones marginales completas emitida por el Conservador de Comercio correspondiente, de fecha no superior a 60 días anteriores a la fecha de adjudicación, con certificación de vigencia.

Copia de la Escritura Pública de Constitución de la sociedad y de sus modificaciones sociales, si correspondiere.

Fotocopia simple de la publicación del extracto de escritura de constitución de la persona jurídica en el Diario Oficial y de las modificaciones, si correspondiere.

Fotocopia simple de las inscripciones de las modificaciones realizadas por la persona jurídica, en el Conservador de Comercio respectivo, si las hubiere.

Declaración Jurada, según formato Anexo N° 5-B, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en los artículos 4° y 35 quáter de la Ley N° 19.886 y que identifique los principales socios o accionistas del Adjudicatario.

3.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Jurídica sin fines de lucro:

Copia de la escritura pública que contenga los estatutos de la persona jurídica o del acta Constitutiva aprobatoria de los Estatutos.

Copia de la publicación en el Diario Oficial del Decreto del Ministerio que otorgó personalidad jurídica.

Certificado de vigencia con indicación del representante legal, emitido por el organismo oficial competente, de una fecha no superior a 60 días anteriores a la de su presentación.

Declaración Jurada, según formato Anexo N° 5-C, que acredite que no se encuentra en algunas de las circunstancias contempladas en éste.

4.- En caso de que el Adjudicatario sea una Persona Jurídica Extranjera:

Declaración Jurada, según formato Anexo N° 5-D, que acredite que no se encuentra afectado por alguna de las inhabilidades contempladas en los artículos 4° y 35 quáter de la Ley N° 19.886 y que identifique los principales socios o accionistas de la empresa Adjudicatario.

Documentos que acrediten su existencia legal, como, asimismo, las facultades del o los representantes legales de éste. Además de lo anterior, deberá remitir los datos que permitan individualizar a su o sus representantes legales facultados para suscribir el contrato correspondiente (nacionalidad, número de documento de identificación), como también, los nombres de sus socios o de sus principales accionistas.

Los antecedentes legales para poder ser contratado, sólo se requerirán respecto del Adjudicatario, quien deberá remitirlos dentro del plazo fijado en la correspondiente adjudicación, que en ningún caso podrá ser inferior a 5 días hábiles.

El Adjudicatario sólo deberá remitir a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales aquellos antecedentes que no estén en el Registro de Proveedores. En caso de que el Adjudicatario no esté inscrito en el Registro de Proveedores, deberá inscribirse dentro del plazo previsto para la suscripción del Contrato.

En el caso que se trate de una Unión Temporal de Proveedores (UTP), el acuerdo en que conste la Unión Temporal deberá materializarse por escritura pública, como documento para contratar, sin que sea necesario constituir una sociedad.

9.15.- MODIFICACIÓN DEL CONTRATO

En caso de que se presentaren situaciones emergentes no consideradas en el contrato, ambas partes de común acuerdo podrán efectuar modificaciones a éste en la medida que no impliquen variaciones en el precio acordado y se refieran a situaciones imprevistas, que hagan necesario contar con servicios menores directamente relacionados o complementarios a los contratados.

9.16.- DEL PAGO

Los pagos al Adjudicatario serán realizados en dólares de los Estados Unidos de América directamente por la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales para todos los viajes internacionales, en tanto que, los viajes nacionales, serán pagados en moneda nacional.

La factura deberá ser enviada a la casilla viajes@subrei.gob.cl en un plazo máximo de 4 días hábiles desde la emisión del pasaje aéreo, y deberá contener la siguiente información en su descripción o detalle:

Ruta

Número de proyecto

Número de Certificado Disponibilidad Presupuestaria (CDP)

Número de Formulario

Número de Acto Administrativo autorizatorio

Valor del boleto desglosado en:

Tarifa neta

Impuestos

Fee por servicio de agencia

Valor total, en moneda dólar o pesos, según corresponda.

Tipo de cambio moneda dólar del día de la emisión del boleto

Aerolínea

Número de boleto

Fecha de salida y fecha de regreso.

El pago se realizará de la siguiente forma:

Cada pago se realizará dentro de los treinta (30) días siguientes a la recepción de la respectiva Factura, emitida de acuerdo con lo establecido en el Contrato correspondiente, y siempre que cuente con aprobación de la contraparte técnica.

El Adjudicatario emitirá la Factura electrónica correspondiente y ésta debe ser enviada al correo electrónico: 62000670-k@prd.inbox.febos.cl.  De no ser electrónica, la hará llegar a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, por medio de su Oficina de Partes, ubicada en calle Bombero Salas N° 1345, Santiago Centro, Región Metropolitana.

En el caso de presentar Factura no electrónica, previo al pago, el Departamento de Finanzas de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales deberá confirmar con el Adjudicatario que el cuadruplicado cobro ejecutivo cedible de la respectiva factura no ha sido transferido a un tercero. Ratificado tal hecho, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales procederá a pagar al adjudicatario y éste entregará a su vez el mencionado cuadruplicado para su inutilización.

Cada factura deberá ser emitida a nombre de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, señalando como “Giro”: Actividades de la Administración Pública General y como “Dirección”: Teatinos Nº 180, Santiago (en caso contrario no se podrá proceder al pago y el documento será devuelto).

El pago está sujeto a que se encuentre totalmente tramitado el acto administrativo que aprueba el Contrato y aceptada la Orden de Compra a través de www.mercadopublico.cl.

El pago podrá efectuarse a través de transferencia electrónica, para lo cual el proponente adjudicatario deberá informar el banco, número de cuenta y demás datos que sean necesarios para girar los fondos.

9.17.- CONTRAPARTE TÉCNICA

Como contraparte técnica de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, actuará la Jefatura del Departamento de Viajes Institucionales de esta Subsecretaría, quien será individualizada en el Contrato, a quien le corresponderá la coordinación, supervisión y control del fiel y oportuno cumplimiento de lo contratado y la aprobación de los servicios que se estipulen en el contrato. En caso de ausencia o impedimento, será la correspondiente jefatura quien designará al reemplazante.

Sin perjuicio de las responsabilidades de las respectivas jefaturas, la contraparte técnica tendrá las siguientes funciones:

Administrar la operación del Contrato y ser contraparte técnica para el(la) coordinador(a) del contrato definido por el Adjudicatario.

Monitorear el seguimiento y avance de las actividades y de los hitos de los contratos, velando por el cumplimiento técnico de cada uno de ellos de conformidad a lo establecido en el Contrato.

Reportar a la Unidad encargada de Adquisiciones y Servicios los hitos relevantes del Contrato, las problemáticas de operación y gestión, avances, posibles riesgos, atrasos, incidentes, multas y cualquier otro tema relevante sobre la marcha y ejecución del contrato.

Sugerir la renovación del contrato emitiendo el informe respectivo, en caso de que corresponda.

Sugerir a la autoridad competente el término anticipado del Contrato derivado del incumplimiento de las obligaciones que el mismo impone al proveedor de los productos o servicios.

Certificar oportunamente la recepción conforme del bien o servicio recibido o informar del rechazo de recepción para proceder al pago de los bienes o servicios.

Evaluar al proveedor de acuerdo con los parámetros que se le solicite.

9.18.- PLAZO DE VIGENCIA

El contrato entrará en vigor una vez que se encuentre totalmente tramitada la resolución de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales que lo apruebe y se extenderá por un período de 24 meses o hasta que la Subsecretaría haya pagado la suma total de U$50.000.- (cincuenta mil dólares) por los servicios prestados, evento que acontezca primero.

9.19.- TÉRMINO ANTICIPADO DE LA CONTRATACIÓN

La contratación podrá terminarse anticipadamente por la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales sin derecho a indemnización alguna para el Adjudicatario, si concurre alguna de las causales que se señalan a continuación:

La muerte o incapacidad sobreviniente de la persona natural, o la extinción de la personalidad jurídica de la sociedad contratista.

Resciliación o mutuo acuerdo de las partes, siempre que el adjudicatario no se encuentre en mora de cumplir sus obligaciones.

Incumplimiento grave de las obligaciones contraídas por el adjudicatario, entendiéndose por tal la aplicación de cuatro multas durante la vigencia del contrato.

Si el adjudicatario se encuentra en un procedimiento concursal de liquidación en calidad de deudor o se encuentra en manifiesta insolvencia financiera, a menos que se mejoren las cauciones entregadas.

La imposibilidad de ejecutar la prestación en los términos inicialmente pactados, cuando no sea posible modificar el contrato. En tal caso, la Subsecretaría sólo pagará el precio por los bienes y/o servicios que efectivamente se hubieren entregado o prestado, según corresponda, durante la vigencia del contrato. Asimismo, en el evento que la imposibilidad de cumplimiento del contrato obedeciere a motivos imputables al adjudicatario, procederá que se ejecute la garantía d fiel cumplimiento.

Por exigirlo el interés público o la seguridad nacional.

Por la incapacidad de la empresa adjudicataria para seguir adelante con la ejecución del contrato, derivada de problemas internos, como en caso de huelga de sus trabajadores, entre otros.

Si los representantes o el personal dependiente de la empresa adjudicataria no observan los más altos niveles éticos o cometen actos de fraude, corrupción, soborno y extorsión.

Registrar saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, a la mitad del período de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses.

Si los documentos presentados por el adjudicatario hubiesen inducido a un error esencial del Servicio, ya sea durante el proceso de licitación o durante la vigencia del contrato.

Si se impusiere al proveedor la medida de inhabilitación para contratar con el Estado, en los términos previsto en la ley Nº 21.595 de Delitos Económicos.

Para concretar lo indicado en el párrafo precedente, una vez así calificado la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales deberá notificarlo por escrito al adjudicatario, con un aviso de 10 (diez) días corridos previo a la fecha de término que se fije. Asimismo, una vez dictada la correspondiente resolución fundada, ésta deberá publicarse en el Sistema de Información (www.mercadopublico.cl), a más tardar dentro de las 24 horas de dictada.

En caso de que el contrato se termine anticipadamente, el contratado se obliga a asegurar a la Subsecretaría la mantención de la solución entregada por el tiempo que se requiera para ejecutar una transición ordenada a un nuevo contratado.

9.20.- SANCIONES

El adjudicatario será sancionado por la Subsecretaría con el pago de multas de 3 UTM, por faltas, cometidas durante la prestación del servicio contratado, entendiendo como tales, las siguientes:

Ingreso de datos personales del pasajero al sistema de reservas con errores.

Cotizaciones, reservas o emisiones de e-tickets mal emitidos, que no se ajusten a la información solicitada, tales como rutas, fechas, clase y condiciones del vuelo.

Información con errores en la descripción o detalle de la factura emitida, que no se ajuste a lo solicitado.

Atraso en la entrega de respuesta a las solicitudes de itinerario nacional o internacional, sean simples o complejos, y solicitudes urgentes, sean hechas en horario hábil o inhábil, de acuerdo con lo ofertado por el proveedor (Ver 9.1.3 literal N).

Atraso en la emisión y reemisión de pasajes según tipo de solicitud (ver numeral 9.1.3, literal N).

Presentación de cotizaciones incompletas o con error, en lo relativo a la ruta, horarios solicitados o clase.

No informar de las restricciones que incluye cada ruta o tarifa al entregar las cotizaciones. Por ejemplo: Vacunas, visas, tiempo límite de emisión, escalas, horas de vuelo u otras similares.

Cualquier modificación en las reservas tomadas sin autorización de la Subsecretaría.

Falta de acuse recibo por parte de los ejecutivos senior asignados de forma exclusiva a la Subsecretaría, por más de 30 minutos, entendiéndose que conjuntamente se ha excedido el tiempo de respuesta según tipo de solicitud (Ver numeral 9.1.3, literal N).

Falta de respuesta del Servicio de Urgencia propuesto para horario inhábil (Ver 9.1.3 literal N). 

No cumplir con el servicio de Asistencia para el Aeropuerto Internacional Comodoro Arturo Merino Benítez, de Santiago (Ver numeral 9.1.3, literal M).

No disponer del ejecutivo senior adicional, en tiempo de alta demanda, informado por la Subsecretaría.

Poner los pasajes a disposición del encargado correspondiente de la Subsecretaría, mediante el sistema de ticket o pasaje electrónico, con copia al correo electrónico de viajes@subrei.gob.cl, en un plazo mayor a 2 horas de haber autorizado la emisión del boleto (Ver numeral 9.1.9).

No dar aviso a la Subsecretaría del reemplazo temporal de personal, dentro de las 24 horas de ocurrido el hecho.

No aplicar el TOUR CODE a cada reserva o pasaje emitido con la(s) línea(s) aéreas en convenio o realizar el canje de millaje institucional a solicitud de la Subsecretaría.

En caso de que la Agencia efectúe un cambio definitivo de alguno de los Ejecutivos de Ventas Exclusivos y del Supervisor asignado a la Subsecretaría, sin autorización previa de la Contraparte Técnica de la Subsecretaría.

En caso de que la Agencia no efectúe el cambio de Ejecutivo de Ventas Exclusivo solicitado por la Subsecretaría en un plazo superior a 10 días corridos.

No entregar la información solicitada como asesoría para cada cotización, reserva y emisión.

Remitir la factura de un pasaje emitido en un plazo superior a 4 días hábiles a la casilla viajes@subrei.gob.cl.

Efectuar el depósito correspondiente al monto indicado en la nota de crédito de un pasaje no volado en un plazo superior a una (1) semana.

La multa de 3 UTM se aplicará cuando se acumulen 15 faltas cada 3 meses, sean cualquiera de las indicadas en el presente numeral, con tope de 4 multas.

La multa no se aplicará si el evento se produce por caso fortuito o fuerza mayor.

Si la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales considerare que existe mérito suficiente para la aplicación de una multa, comunicará por escrito su decisión al Adjudicatario, indicando el monto y fundamento de la misma. El Adjudicatario dispondrá de un plazo de cinco (5) días hábiles a contar de la comunicación para formular descargos. Con el mérito de los descargos o transcurrido el plazo aludido sin que éstos se hubiesen formulado, la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales resolverá sobre el particular mediante resolución fundada, previa ponderación de los antecedentes, remitiéndole al Adjudicatario, copia del acto administrativo pertinente.

En caso de que la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales determine la procedencia de la aplicación de la multa conforme al procedimiento anterior, descontará el monto de la multa de la facturación pendiente de pago. En todo caso, de devengarse una multa su pago no exonera a la Adjudicataria del cumplimiento de la obligación principal.

Sin perjuicio de lo anterior, el referido acto administrativo será impugnable por el adjudicatario por la vía de la interposición del correspondiente recurso, acorde con las disposiciones de la Ley N°19.880.

9.21.- APLICACIÓN DEL PAGO A OBLIGACIONES PENDIENTES CON LOS TRABAJADORES (Sólo respecto de las personas naturales con domicilio en Chile y las personas jurídicas chilenas)

De conformidad a lo dispuesto en el artículo 4º inciso 2º de la Ley Nº 19.886, modificada en este punto por la Ley Nº 20.238, la empresa adjudicataria que hubiese declarado que registra saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad  social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, deberá acreditar que la totalidad de las obligaciones se encuentran liquidadas al cumplirse la mitad del período de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses.

La Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, previo al pago de los servicios contratados, exigirá que la empresa adjudicataria proceda a dichos pagos y le presente los comprobantes y planillas que demuestren el total cumplimiento de la obligación

El incumplimiento de estas obligaciones por parte de la empresa contratada dará derecho a la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales a hacer efectiva la boleta de garantía prevista en el acápite 8.- “Garantías requeridas” y a poner término anticipado al contrato, pudiendo llamarse a una nueva licitación en la que la empresa referida no podrá participar.

9.22.- CONFIDENCIALIDAD

El adjudicatario y su personal se obliga a guardar estricta reserva o confidencialidad sobre los datos personales a los que tengan acceso en virtud de esta contratación, cuando provengan o hayan sido recolectados de fuentes no accesibles al público, como asimismo sobre los demás datos y antecedentes relacionados con un banco de datos, obligación que no cesa por haber terminado sus actividades en ese campo, según lo dispuesto en el artículo 7° de la Ley N°19.628.