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Bases Administrativas |
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“SERVICIO DE CONSULTORÍA EN GESTIÓN Y GOBERNANZA DE DATOS MAESTROS INSTITUCIONALES PARA LA JUNTA NACIONAL DE JARDINES INFANTILES”.
1. OBJETO DE LA LICITACIÓN
La Junta Nacional de Jardines Infantiles (JUNJI), requiere contratar el “SERVICIO DE CONSULTORÍA EN GESTIÓN Y GOBERNANZA DE DATOS MAESTROS INSTITUCIONALES PARA LA JUNTA NACIONAL DE JARDINES INFANTILES. Se contempla que la consultoría sea realizada en la Región Metropolitana, principalmente en el nivel central; no contempla viajes a regiones. En caso de requerir información regional que no esté disponible en los Departamentos de la Dirección Nacional de la JUNJI, se podrá solicitar a través de los canales formales de la institución, información de potenciales maestros de datos que se manejen en las regiones localmente.
El mandante de esta licitación es la Junta Nacional de Jardines Infantiles, cuyo domicilio para todos los efectos legales de esta convocatoria es calle Marchant Pereira N° 726, comuna de Providencia, Región Metropolitana, representada por su Vicepresidenta Ejecutiva de JUNJI.
Este proceso de Licitación se realizará a través del Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas [http://www.mercadopublico.cl], de acuerdo con lo establecido en la Ley Nº 19.886, sobre la materia y su Reglamento, según condiciones, normas y políticas del uso del portal.
2. DETALLE DEL SERVICIO
La JUNJI necesita efectuar una consultoría que asesore en materia de gestión y gobernanza de datos maestros institucionales, con la finalidad de orientar a la misma hacia la implementación de un futuro software del tipo ERP de clase mundial. Para el logro de este objetivo se entenderá por gobernanza o gobierno de datos la capacidad de la organización para gestionar el conocimiento que tiene sobre su información, de forma que pueda dar respuestas respecto de su gestión. Para ello deberá gestionar su disponibilidad, su uso y la seguridad de la información interinstitucional.
El detalle del servicio requerido se encuentra descrito en las Bases Técnicas para la “CONSULTORÍA EN GESTIÓN Y GOBERNANZA DE DATOS MAESTROS INSTITUCIONALES PARA LA JUNTA NACIONAL DE JARDINES INFANTILES”.
3. NATURALEZA Y MONTO DE LA LICITACIÓN
La presente licitación es de carácter público. Las propuestas deben estar expresadas en la ficha electrónica en moneda nacional, sin incluir impuestos, considerando la operatividad del portal [https://www.mercadopublico.cl].
No obstante, los oferentes deberán tener presente que, al momento que la Junta Nacional de Jardines Infantiles realice la evaluación comparativa de las ofertas económicas, exigirá en el anexo respectivo la consideración del IVA en las ofertas, si es que la contratación en cuestión estuviere gravada con tal tributo.
El presupuesto por parte de la Junta Nacional de Jardines Infantiles para la contratación antes mencionada asciende a la suma de UF 4.000 (cuatro mil Unidades de Fomento), monto de carácter estimado, toda vez que el valor definitivo será declarado en el acto administrativo de Adjudicación, el cual será en función del presupuesto efectivamente asignado.
4. CRONOGRAMA Y PLAZOS DE ESTA LICITACIÓN
Las etapas y fechas de la licitación son las que se detallan a continuación y que además serán publicadas en el sistema de [http://www.mercadopublico.cl]
ETAPAS PLAZOS (*)
Publicación en el Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl] A más tardar al día hábil siguiente de la recepción en la Oficina de Compras de la institución, de la resolución que autorice las presentes Bases, rigiendo la notificación a los interesados conforme a lo dispuesto en el artículo 6º del Reglamento de la Ley N°19.886.
Consultas de los Proveedores Dentro de los seis (06) días siguientes a la publicación en el Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl] de la resolución que llama a licitación.
Respuesta a Consultas y/o Aclaraciones A los cuatro (04) días hábiles siguientes al cierre del período de las consultas de los proveedores.
Recepción de Garantía de Seriedad de la Oferta. Hasta el día hábil anterior a la fecha de cierre de recepción de ofertas.
Cierre Recepción de Ofertas Hasta las 16:00 horas, del trigésimo día (30) contado desde la publicación de las Bases Administrativas y Técnicas en el Sistema de Información de la Dirección y Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl].
Apertura Electrónica de ofertas A las 10:00 horas del día treinta y uno (31) contado desde la fecha de publicación en el portal www.mercadopublico.cl del llamado a licitación pública.
Evaluación de Ofertas Dentro de diez (10) días hábiles contados desde la apertura electrónica de las ofertas.
Decisión de la Licitación Dentro de los diez (10) días siguientes al Informe de Evaluación de la respectiva Comisión. En caso de que la JUNJI no informe la decisión de la licitación dentro de este plazo, se estará conforme a lo establecido en el artículo 6°, del Reglamento de la Ley N°19.886.
Notificación a los Oferentes Según lo establecido en el artículo 6° del reglamento de la Ley N° 19.886, a través del Sistema de Información de Compras y Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl].
Recepción de Garantía de Fiel y Oportuno Cumplimiento Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación de la adjudicación al Proveedor adjudicado.
Suscripción del Contrato En el plazo de doce (12) días hábiles siguientes a la notificación del acto administrativo adjudicatario, conforme a lo establecido en el artículo 6° del Reglamento de la Ley N° 19.886.
(*) Los plazos indicados en el presente cronograma son de días corridos, salvo aquellos en que expresamente se indique como hábiles, entendiéndose como inhábiles los días sábado, domingo y festivos. En el evento que el último día del plazo recayera en un día inhábil, se entenderá prorrogado automáticamente al día hábil siguiente.
Con todo, el plazo de cierre para la recepción de ofertas no podrá vencer en días inhábiles, ni en un lunes o en un día siguiente a un día inhábil, antes de las 15:00 horas.
5. NOTIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO
Salvo estipulación en contrario en la normativa vigente o en las presentes bases administrativas, los actos relativos a este proceso licitatorio, así como su correspondiente documentación, serán publicados en el Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contratación Pública www.mercadopublico.cl, en la fecha indicada en el cronograma en el punto 4 de estas bases y se entenderán notificados desde las 24 horas siguientes a su publicación en el mencionado portal.
6. ACEPTACIÓN DE LAS BASES
Las presentes Bases Administrativas y las Bases Técnicas junto con los anexos de la licitación, como asimismo, cualquier documento que las interprete o complemente, en la medida que no alteren el espíritu y el objeto de la presente licitación, se entenderán conocidas y obligatorias para todos los interesados desde el momento de su notificación en el Sistema de Información y Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl], y para todos los efectos legales serán parte integrante de la relación contractual que se establezca con la Junta Nacional de Jardines Infantiles. Para cumplimiento de este punto los oferentes deberán realizar una declaración jurada simple, según el Anexo N° 1, la cual se deberá adjuntar al Sistema de Información de Compras y Contratación Pública www.mercadopublico.cl al momento de ingresar su oferta.
Todos los participantes deberán haber analizado las presentes bases administrativas, técnicas y anexos, aceptarlas, y tomar el debido y oportuno conocimiento de las aclaraciones efectuadas durante el proceso licitatorio a fin de que sean consideradas al momento de presentar la oferta.
Los costos derivados de la elaboración y presentación de las ofertas serán de cargo exclusivo del oferente, no existiendo para la Junta Nacional de Jardines Infantiles responsabilidad alguna en dicha materia, cualquiera sea el resultado de la licitación.
7. ANTECEDENTES REQUERIDOS PARA OFERTAR
7.1 Declaración jurada simple de habilidad para contratar con la Administración del Estado
Podrán contratar, con la Administración del Estado, todas las personas naturales o jurídicas que no estén afectas a las inhabilidades de los artículos 4° de la Ley N° 19.886 y 8° y 10° de la Ley Nº 20.393. Para ello, bastará que suscriban una declaración jurada simple firmada por el oferente o su respectivo representante legal que indique tal circunstancia.
Esta declaración se encuentra en formato tipo en el Anexo N° 2 de las presentes Bases Administrativas y Técnicas cuya copia, debidamente completada con los antecedentes del oferente, deberá ser adjuntada en anexo en el Sistema de Información de Compras y Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl].
7.2 Identificación del oferente
Los oferentes deberán acompañar una carta de identificación, en formato de documento portátil [.pdf], Word [.doc], Excel [.xls] u otro archivo compatible, que contenga el nombre o razón social, RUT del oferente, teléfono, dirección, correo electrónico, nombre completo y RUN vigente del representante legal.
Dicho documento deberá adjuntarse al Sistema de Información de Compras y Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl] al momento de ingresar su oferta.
Este requisito no será exigido a los oferentes inscritos en el registro Chileproveedores, que hayan ingresado la documentación al portal [http://www.chileproveedores.cl].
7.3 Garantía de seriedad de la oferta
Para garantizar la seriedad de sus ofertas, todos los proponentes deberán entregar una garantía por un monto de $3.000.000.- (tres millones de pesos), la cual deberá ser extendida a nombre de la Junta Nacional de Jardines Infantiles, RUT N° 70.072.600-2, pagadera a la vista, irrevocable, expresarse en pesos, con una vigencia mínima de sesenta (60) días hábiles posteriores a la fecha de cierre de presentación de ofertas publicadas en el Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl].
La boleta de garantía, el vale vista o depósito a la vista, la póliza de seguro electrónica, el certificado de fianza a la vista o cualquier instrumento que asegure el cobro de la garantía de manera rápida y efectiva –siempre que tenga el carácter de irrevocable y pagadera a la vista–, serán aceptados como instrumentos válidos de garantía de seriedad de la oferta.
En caso de tratarse de una Póliza de Seguro, deberá ser de ejecución inmediata, sin liquidador, ni cláusula de arbitraje, emitida por una compañía aseguradora inscrita en la Superintendencia de Valores y Seguros de Chile, extendida a nombre de la Junta Nacional de Jardines Infantiles y que deberá cubrir, ya sea a través de endoso o cláusula, el importe por las multas derivadas de incumplimientos a estas Bases de Licitación, o en su defecto, no deberá considerar en sus cláusulas la exclusión de dichos importes. En este caso, previo a su entrega, el Prestador del Servicio deberá acreditar haber pagado la totalidad de la prima correspondiente al período de vigencia de la Póliza respectiva.
El documento deberá ser entregado físicamente, o bien, enviado por correo certificado y recibido en la Oficina de Partes de la Junta Nacional de Jardines Infantiles, ubicada en calle Marchant Pereira N° 726, comuna de Providencia, ciudad de Santiago. El plazo para la recepción de este documento se extenderá hasta el día hábil anterior al fijado para el cierre de recepción de ofertas, de acuerdo con el cronograma de esta licitación (punto 4), en el siguiente horario:
Lunes a jueves : De 08:30 hasta las 17:30 horas.
Día viernes : De 08:30 hasta las 16:30 horas.
La regla precedente no rige respecto de la póliza de seguro electrónica, la cual se remitirá directamente a través del Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl].
Esta garantía se otorgará para caucionar la seriedad de las ofertas y de todas las obligaciones que se imponen al oferente, pudiendo ser ejecutada unilateralmente por vía administrativa por la entidad licitante, sin forma de juicio, en los siguientes casos:
a) Si se desiste de su propuesta o la retira unilateralmente, durante el período de vigencia de esta.
b) Si presentaré una oferta falsa, manifiestamente errónea o inductiva a error.
c) Si el adjudicatario no suscribe el contrato dentro del plazo respectivo o no se inscribe en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores del Estado (ChileProveedores) previo al plazo de suscripción del contrato.
d) Si el contratista no entrega en forma oportuna la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato y de pago de obligaciones laborales y sociales.
La resolución que disponga el cobro de esa garantía deberá, en todo caso, estar debidamente fundada.
La garantía deberá indicar en su texto o glosa lo siguiente: “en garantía de seriedad de la oferta de la licitación pública para la contratación del servicio de Consultoría en Gestión y Gobernanza de Datos Maestros Institucionales para la Junta Nacional de Jardines Infantiles”.
Respecto del vale vista, dicha glosa deberá consignarse en una declaración jurada simple acompañada a tal instrumento, según formato tipo en el Anexo N° 3.
Toda propuesta que no esté acompañada de la garantía de seriedad de la oferta será declarada inadmisible por la Junta Nacional de Jardines Infantiles por no ajustarse a los términos de las presentes bases.
La devolución de las garantías de seriedad a aquellos proponentes cuyas ofertas hayan sido declaradas inadmisibles se efectuará dentro del plazo de diez (10) días hábiles contados desde la notificación de la resolución que dé cuenta de la inadmisibilidad. La devolución de la garantía del segundo proponente mejor evaluado se efectuará dentro de sesenta (60) días corridos, contados desde la publicación de la adjudicación. Por último, la devolución de las garantías de seriedad a aquellos oferentes cuyas ofertas hayan sido desestimadas, si los hubiere, –salvo el caso del segundo proponente mejor evaluado, como ya se señaló–, se efectuará dentro del plazo de diez (10) días hábiles, contados desde la publicación de la adjudicación.
La Garantía por seriedad de la oferta será devuelta al adjudicatario, una vez que suscriba el contrato correspondiente y se efectúe la entrega de la garantía de Fiel y Oportuno Cumplimiento del contrato a que se refiere el punto N° 18 de las presentes Bases.
La Junta Nacional de Jardines Infantiles se reserva la facultad de solicitar la subsanación de cualquier error o defecto formal, que se contenga en el instrumento de garantía presentado defectuosamente, dentro del plazo previsto para su presentación. Si la subsanación se requiriere el último día de ese término, se concederán tres (03) días hábiles para la corrección del documento de garantía.
7.4 Oferta Económica
Las Ofertas Económicas deberán ser ingresadas por los oferentes en el Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl] en formato de documento portátil [.pdf], Word [.doc], Excel [.xls] u otro archivo compatible, antes de la fecha y hora de cierre de las ofertas, indicada en dicho Sistema de Información y en el cronograma respectivo, según el formato del Anexo N° 4.
El valor que los interesados deben ingresar al Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl] corresponde al valor total neto del servicio ofrecido (sin incluir IVA), el cual debe ser concordante con el documento requerido en el párrafo anterior.
La oferta económica deberá tener un período de validez mínimo de 60 días hábiles desde el cierre del plazo para la recepción de estas, sin perjuicio que para el oferente adjudicatario constituirá el precio del contrato y se mantendrá sin variación durante toda su vigencia.
Los oferentes deberán considerar en su oferta económica todos los gastos, incluidos los de personal, materiales, servicios, equipos, permisos, derechos, otros impuestos y, en general, todo cuanto implique un gasto para el cumplimiento del contrato, sea éste directo, indirecto o a causa de él. Los precios ofertados serán invariables y fijos hasta el total cumplimiento del contrato; no se aceptarán cláusulas relacionadas con futuros reajustes, variaciones, reconsideraciones o alza del precio cotizado, con posterioridad a la propuesta o durante su cumplimiento.
7.5 Oferta Técnica
Los oferentes interesados, deberán adjuntar, antes del cierre de las ofertas, un anexo en el Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl], en formato de documento portátil [.pdf], Word [.doc], Excel [.xls] u otro archivo compatible, que contenga la oferta técnica con la descripción detallada del servicio ofertado, la que como mínimo debe considerar lo requerido en las Bases Técnicas solicitadas por la Junta Nacional de Jardines Infantiles e incorporadas a la presente resolución.
Estos antecedentes se deben ingresar al Portal Mercado Público junto a los antecedentes administrativos, con el nombre de “Oferta Técnica”.
Será responsabilidad de los oferentes proporcionar todos los antecedentes relevantes para que en la evaluación técnica se puedan analizar y ponderar adecuadamente todos los elementos y componentes que integren las respectivas ofertas. La oferta técnica deberá contener como mínimo lo señalado en el Anexo N° 5.
Los oferentes que no presenten todos estos antecedentes no serán evaluados, y serán sus ofertas declaradas inadmisibles.
Las ofertas presentadas tendrán un periodo de validez de sesenta (60) días hábiles, contados desde la fecha de cierre del plazo para la recepción de estas. Respecto de la Oferta Económica, esta constituirá el precio del contrato.
7.6. Otros antecedentes requeridos para ofertar
Los oferentes deberán acompañar los Anexos Nº 6 y Nº 9, de acuerdo a lo establecido en el punto 21.7 de las Bases Administrativas y punto 9 de las Bases Técnicas. Igualmente deberá presentar los Anexos Nº 8 y 10, de conformidad al punto 8 de las Bases Técnicas.
8. PREGUNTAS Y RESPUESTAS
Los interesados en participar en la presente licitación podrán formular consultas y solicitar aclaraciones dentro de los plazos señalados en las presentes bases. Las preguntas deberán formularse a través del Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl]. Estas preguntas y sus respuestas se pondrán en conocimiento de todos los interesados, a través de su publicación en el sitio web antes mencionado, sin indicar el autor de las preguntas, dentro de los plazos señalados.
Para todos los efectos legales, las respuestas y aclaraciones se entenderán que formarán parte integrante de las bases administrativas y bases técnicas de esta propuesta.
9. MODIFICACIONES A LAS BASES
Se podrán modificar las presentes bases y sus anexos por iniciativa propia de esta entidad licitante, o en atención a una aclaración solicitada por alguno de los oferentes, durante el proceso de la propuesta, hasta el día antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.
Las modificaciones que se lleven a cabo serán informadas a través del Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl]. Estas modificaciones formarán parte integral de las bases. Las modificaciones de bases estarán vigentes desde la total tramitación del acto administrativo que las apruebe.
Junto con aprobar la modificación, se podrá establecer un nuevo plazo prudencial para el cierre o recepción de las propuestas, a fin de que los potenciales oferentes puedan adecuar sus ofertas.
10. ANTECEDENTES OMITIDOS EN LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
Se podrá permitir la presentación de certificaciones o antecedentes administrativos que los oferentes hayan omitido presentar al momento de efectuar la oferta, siempre que dichas certificaciones o antecedentes se hayan producido u obtenido con anterioridad al vencimiento del plazo para presentar ofertas o se refieran a situaciones no mutables entre el vencimiento del plazo para presentar ofertas y el período de evaluación. Esta omisión deberá ser corregida en el plazo de 48 horas contadas desde el requerimiento informado a través del sistema.
En estos casos, se procederá en conformidad a lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 40 del Reglamento de la Ley Nº 19.886, asignándose menor puntaje en el criterio “cumplimiento de requisitos formales”.
11. DE LA APERTURA Y ADMISIBILIDAD DE LAS OFERTAS
La apertura de las ofertas de esta licitación, ingresadas al Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contratación Pública www.mercadopublico.cl, se hará en el día señalado en el cronograma y plazos de licitación contenidos en el punto N° 4 de estas bases.
Sólo serán evaluadas las ofertas de aquellos proveedores que hayan dado cumplimiento a lo requerido en los puntos 6 y 7 de estas bases, sin perjuicio de lo establecido en el punto 10 de las mismas.
La Junta Nacional de Jardines Infantiles aceptará el máximo de una (01) propuesta por oferente. En caso de que un proponente presente más de una propuesta, la Junta Nacional de Jardines Infantiles aceptará sólo la primera en orden cronológico, conforme al registro del Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl].
A raíz de lo anteriormente expuesto, serán declaradas inadmisibles aquellas ofertas que omitan los antecedentes o datos, de forma total o parcial, requeridos para ofertar según lo siguiente:
- Punto 6 de las Bases Administrativas: No presentar declaración de aceptación de bases de licitación (Anexo N°1).
- Punto 7.1 de las Bases Administrativas: No presentar declaración jurada (Anexo N° 2).
- Punto 7.2 de las Bases Administrativas: No presentar Identificación del oferente.
- Punto 7.3 de las Bases Administrativas: No presentar Garantía de Seriedad de la Oferta.
- Punto 7.4 de las Bases Administrativas: No presentar Oferta Económica (Anexo N° 4).
- Punto 7.5 de las Bases Administrativas: No presentar Oferta Técnica (Anexo N° 5).
- Punto 21.7 de las Bases Administrativas: No presentar Acuerdo de Confidencialidad (Anexo N° 6).
- Punto 8 de las Bases Técnicas: No presentar Anexos Nºs 8 y 10 como parte de la Propuesta Técnica.
- Punto 9 de las Bases Técnicas: No cumplir con el mínimo solicitado, en cuanto al equipo de profesionales (Anexo N° 9)
12. COMISIÓN EVALUADORA
La evaluación de las ofertas se realizará por parte de una comisión evaluadora, conformada por profesionales de la institución, además del profesional Encargado de la Unidad de Compras, quien sólo actuará como Secretario de Actas, todos/as funcionarios/as de la Junta Nacional de Jardines Infantiles.
En el caso eventual que alguno de los/as funcionarios/as individualizados/as no pudiera asumir sus funciones como miembro de la respectiva comisión, serán remplazados/as de la siguiente manera:
Área Titular Suplente
Departamento Planificación Magdalena Kuzmanich Ávila Gonzalo León Oliva
Departamento Recursos Financieros Andrés Carvajal Rath Susan Soto Gálvez
Sección Estudios y Estadísticas Jorge Retamales Moreno Juan Radrigán Araya
Sección Tecnologías de la Información Marco Ibacache Olguín Claudio Henríquez Rebolledo
Departamento Recursos Financieros Augusto Arteche Prince Paula Gómez Riquelme
Secretario de Actas Enzo Marzán Oyarzun Jaime Allende Cea
Ellos serán los encargados de estudiar, analizar, ponderar y evaluar las ofertas que se presenten.
La Comisión Evaluadora tendrá un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde la apertura electrónica de las ofertas, para evaluar y remitir a la Vicepresidenta Ejecutiva, con copia a la Oficina de Compras el Acta de Evaluación y Adjudicación completa y firmada por los integrantes de esta comisión.
Esta comisión será la encargada de estudiar, analizar, ponderar y evaluar, las propuestas recibidas, emitiendo la respectiva acta e informe de evaluación que cumpla con las exigencias del artículo 40 bis del Reglamento de la Ley N° 19.886 y, de esta manera, determinar la admisibilidad y proceder a la evaluación de las ofertas presentadas. Dicho instrumento será el antecedente necesario para efectos de fundar el acto administrativo conclusivo del procedimiento concursal iniciado por este llamado a licitación, sea a través de la declaración de adjudicación, inadmisibilidad o deserción, según corresponda.
La Comisión Evaluadora emitirá un Informe de Evaluación, el cual será dirigido a la Vicepresidenta Ejecutiva de la Junta Nacional de Jardines Infantiles, en el que se contendrá lo siguiente:
A. Los criterios y ponderaciones utilizados en la evaluación de las ofertas.
B. Las ofertas que deben declararse inadmisibles por no cumplir con los requisitos establecidos en las presentes bases, especificando cuáles son los requisitos que se están incumpliendo.
C. La proposición de declarar la licitación como desierta, cuando no se presentaren ofertas, o bien, cuando la comisión evaluadora juzgare que las ofertas presentadas no resultan convenientes a los intereses de la Institución, dejando expresamente constancia de los motivos que se tienen a la vista para considerar las ofertas como no convenientes.
D. La asignación de puntajes para cada criterio y las fórmulas de cálculo aplicadas para la asignación de dichos puntajes, así como cualquier observación relativa a la forma de aplicar los criterios de evaluación.
E. La proposición de adjudicación, dirigida a la Vicepresidenta Ejecutiva del Servicio.
Los miembros de la Comisión de Evaluación no podrán tener conflictos de intereses con los oferentes, de conformidad con la normativa vigente al momento de la evaluación.
La comisión evaluadora o el Encargado del proceso de compras, a requerimiento de esta última, durante el proceso de evaluación de las ofertas, podrá solicitar aclaraciones a los proponentes a través del foro dispuesto al efecto en el Sistema de Información de la Dirección de Compras y de Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl], siempre y cuando éstas no les confieran una situación de privilegio respecto de los demás competidores, esto es, en tanto no se afecten los principios de estricta sujeción a las bases y de igualdad de los oferentes.
Se prohíbe que los funcionarios que integren las comisiones evaluadoras concedan reuniones a terceros -oferentes o no- sobre materias vinculadas a la evaluación del actual proceso licitatorio. De manera excepcional, el contacto que podrán mantener los oferentes, tanto con la entidad licitante en su totalidad (JUNJI), como la comisión evaluadora, en particular, sólo podrá referirse a los aspectos indicados en el artículo 39 del Reglamento de la Ley N° 19.886.
En virtud de lo dispuesto por el Artículo 62, N° 5, de la Ley N° 18.575, los miembros de la Comisión Evaluadora deberán abstenerse de recibir donativos mientras integren la referida comisión, salvo aquellos oficiales y protocolares, y los considerados por la costumbre como manifestaciones de cortesía y buena educación.
13. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
La evaluación de la presente licitación se realizará en 3 etapas, comenzando por la evaluación de los criterios técnicos: A. Experiencia Oferente y B. Propuesta Consultoría, luego se realizará la evaluación del aspecto económico y requisitos formales. Las ofertas serán ponderadas con un 70% para los aspectos técnicos, con un 25% para los aspectos económicos y con un 5% para la evaluación de los requisitos formales, adjudicándose la licitación a la oferta que obtenga el mayor puntaje como consecuencia de la aplicación de los referidos criterios.
Aquellas empresas que cumplan con el examen de admisibilidad , serán evaluadas de la forma que a continuación se indica:
CRITERIO EVALUACIÓN PONDERACIÓN PUNTAJE MÁXIMO
Oferta Técnica (OT) 75% POT: 75
Experiencia 25% PEX: 25
Propuesta Consultoría 50% PPC: 50
Oferta Económica (OE) 20% POE: 20
Requisitos Formales (RF) 05% PRF: 05
Total 100% PFP: 100
El puntaje final de cada oferente se calculará conforme a la siguiente fórmula:
PFP = POT + POE + PRF
Dónde:
PFP = Puntaje final obtenido por el oferente en la evaluación de la propuesta presentada.
POT = Puntaje obtenido por el oferente en la evaluación de la oferta técnica, el cual corresponde a la suma del Puntaje por la Experiencia (PEX) y el Puntaje por la Propuesta de Consultoría (PPC).
POE = Puntaje obtenido por el oferente en la evaluación de la oferta económica.
PRF = Puntaje obtenido por el oferente en el cumplimiento de los requisitos formales.
EVALUACIÓN DE OFERTA TÉCNICA (75 %)
La evaluación se realizará en base a la documentación presentada por cada oferente al momento de la entrega de sus ofertas y dentro de los plazos establecidos en el cronograma. Para efectos de evaluar las ofertas técnicas, se agruparán bajo 2 criterios de evaluación los requisitos definidos en el numeral 8 de la oferta técnica.
El puntaje técnico será considerando con dos decimales, sin aproximación y no calificarán técnicamente aquellas ofertas que obtengan un Puntaje de la Oferta Técnica (POT) inferior a 60 puntos.
Los requisitos relativos a experiencia de la empresa oferente y del equipo consultor, se evaluarán bajo el criterio “Experiencia” y le corresponderá un 25% del puntaje de la oferta técnica. El restante 50% del puntaje para la evaluación de la oferta técnica corresponderá al detalle el servicio ofertado por el oferente y se clasificará como criterio “Propuesta Consultoría”, la cual debe contener al menos lo descrito en el Anexo N°5.
A. Evaluación de Experiencia (25%):
A continuación, se detalla la metodología y pautas de evaluación de cada uno de los subcriterios:
CRITERIOS SUBCRITERIOS PONDERACIÓN
EXPERIENCIA
25% Experiencia y trayectoria de la empresa en proyectos similares y en implementación de ERP de clase mundial. 9%
Experiencia y conocimiento del equipo de profesionales en proyectos similares. 9%
Experiencia en consultoría y/o trabajos en el sector público. 7%
La experiencia del oferente se medirá bajo tres subcriterios, los cuales se evaluarán conforme a la siguiente metodología.
En el subcriterio “Experiencia y trayectoria de la empresa en proyectos similares y en implementación de ERP de clase mundial” se contará el número de proyectos realizados en las materias solicitadas y que hayan sido terminados en los últimos tres (03) años (2017, 2018, 2019) y aquellos vigentes que hayan sido adjudicados en el periodo mencionado. La información respectiva para la evaluación de este subcriterio deberá ser entregada conforme a la tabla contenida en el Anexo N° 8, la cual deberá venir firmada por el representante legal (o persona natural de corresponder) de dicha entidad.
En el subcriterio “Experiencia y conocimiento del equipo de profesionales en proyectos similares” se medirá qué porcentaje de los profesionales asignados al proyecto cuentan con experiencia en proyectos similares.
En el subcriterio “Experiencia en consultoría y/o trabajos en el sector público”, se entenderá por similar envergadura en el ámbito de las instituciones públicas, aquellas entidades con cobertura nacional que tengan sobre 100 puntos de servicios y con una dotación mayor a 4.000 funcionarios.
El puntaje del oferente en el criterio “Experiencia” (PEX) se calculará de acuerdo con lo siguiente:
Subcriterio Descripción Puntajes
Experiencia y Trayectoria Empresa
(PTE) El oferente presenta experiencia mayor a 10 proyectos. 100 puntos
El oferente presenta experiencia de 6 a 9. Interpolación lineal entre 60 y 90 puntos.
El oferente presenta experiencia de 1 a 5. Interpolación lineal entre 10 y 50 puntos.
El oferente no cuenta con experiencia en estos tipos de proyectos. 1 punto
Experiencia y conocimiento del equipo
(PCE) El equipo completo (100%) asignado al proyecto cuenta con la experiencia y conocimiento necesario, habiendo participado todos sus integrantes en al menos 3 proyectos similares a los requeridos en estas bases. 100 puntos
Existe más del 50% de los integrantes del equipo que cuentan con los conocimientos y la experiencia de haber participado en al menos 3 proyectos similares a los requeridos en estas bases. 50 puntos
Existe un 50% o menos de los integrantes asignados al proyecto que cuentan con los conocimientos y la experiencia requerida de participación en al menos 3 proyectos similares según lo solicitado en estas bases. 10 puntos
Experiencia en el sector Público
(PSP) El oferente cuenta con al menos 3 experiencias en el sector público conforme a lo requerido en las bases. 100 puntos
El oferente cuenta con 1 ó 2 experiencias en el sector público conforme a lo requerido en las bases. 50 puntos
El oferente no cuenta con la experiencia en el sector público requerida en las bases. 1 punto
Conforme a lo anterior, el puntaje (PEX) obtenido por el oferente en el criterio “Experiencia” se calculará de la siguiente forma:
PEX = PTE x 0,09 + PCE x 0,09+ PSP x 0,07B. Evaluación de Propuesta Consultoría (50%):
La propuesta técnica del oferente para abordar y desarrollar la consultoría se evaluará conforme se señala en la siguiente tabla, siendo el puntaje obtenido el que ésta indica, según lo evaluado por la comisión.
Evaluación de Propuesta Consultoría Puntaje (PC)
La propuesta del oferente cumple con todos los ítems requeridos en las bases técnicas, punto 8 - propuesta técnica, para abordar la consultoría. 100 puntos
La propuesta del oferente cumple con al menos 7 de los ítems requeridos en las bases técnicas, punto 8 - propuesta técnica, para abordar la consultoría. 80 puntos
La propuesta del oferente cumple con al menos 6 de los ítems requeridos en las bases técnicas, punto 8 - propuesta técnica, para abordar la consultoría. 60 puntos
La propuesta del oferente cumple con al menos 5 de los ítems requeridos en las bases técnicas, punto 8 - propuesta técnica, para abordar la consultoría. 40 puntos
La propuesta del oferente para abordar la consultoría cumple con menos de 5 de los ítems requeridos en las bases técnicas, punto 8 - propuesta técnica. 1 punto
Conforme a lo anterior, el puntaje (PPC) obtenido por el oferente en el criterio “Propuesta Consultoría” se calculará de la siguiente forma:
PPC = PC x 0,5
Dónde:
PPC = Puntaje Obtenido por el oferente en criterio “Propuesta Consultoría”
Por lo tanto, el puntaje final obtenido en la oferta técnica (POT) de cada oferente se obtendrá como la suma de los puntajes obtenidos en cada criterio, esto es:
POT = PEX + PPC
EVALUACIÓN DE OFERTA ECONÓMICA (25%):
La evaluación de la oferta económica presentada por el oferente se realizará en base a la oferta económica que presente el menor precio, aplicando la siguiente fórmula:
POE = (PMO / POF) x 25
Donde:
POE = Puntaje Obtenido por el oferente en Evaluación de Oferta Económica
PMO = Precio Mínimo Ofertado entre las Ofertas Económicas
POF = Precio Ofertado por el oferente para Evaluación de Oferta Económica
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS FORMALES (5%):
El criterio “Cumplimiento de Requisitos Formales” se evaluará de acuerdo con a lo estipulado en el Art. 40 del Reglamento de la Ley de Compras. Es decir:
1. Si el oferente cumple con los Requisitos Formales, en tiempo y forma, el puntaje a asignar será 100 puntos
2. Si el oferente cumple dentro del plazo adicional de acuerdo con el punto 10, el puntaje a asignar será 50 puntos.
Es decir: PRF = (50 ó 100) x 0.05
14. MECANÍSMO DE RESOLUCIÓN DE EMPATES
De producirse una igualdad en el resultado final de la evaluación, se privilegiará en primer término la oferta que haya obtenido el puntaje más alto en el criterio de evaluación “Propuesta Consultoría”. De mantenerse dicha igualdad, se continuará con la oferta que haya obtenido el puntaje más alto en el criterio de evaluación "Experiencia". De proseguir la igualdad, se privilegiará el criterio denominado “Oferta Económica”.
15. DECISIÓN DE LA LICITACIÓN
La entidad licitante declarará inadmisibles cualquiera de las ofertas presentadas que no cumplan los requisitos o condiciones establecidos en las presentes bases de licitación, sin perjuicio de la facultad para solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales de acuerdo con lo establecido en la normativa de compras públicas y en las presentes bases.
La entidad licitante podrá, además, declarar desierta la licitación cuando no se presenten ofertas o cuando estas no resulten convenientes a sus intereses.
Dichas declaraciones deberán materializarse a través de la dictación de una resolución fundada.
La Junta Nacional de Jardines Infantiles, aceptará la propuesta más ventajosa, considerando los criterios de evaluación con sus correspondientes puntajes, establecidos en las presentes Bases Administrativas.
La Junta Nacional de Jardines Infantiles no estará obligada a adjudicar al proponente cuya oferta económica sea la de menor valor.
En caso de que la Junta Nacional de Jardines Infantiles no realice la adjudicación dentro del plazo señalado en el cronograma contenido en el punto 3 de estas bases, se estará conforme a lo señalado en el inciso 2° del artículo 41, del Decreto N°250, del 2004, del Ministerio de Hacienda, que “Aprueba el Reglamento de la Ley N°19.886 de Bases Sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestaciones de Servicio”, que establece que “cuando la adjudicación no se realice dentro del plazo señalado en las bases de licitación, la entidad deberá informar en el Sistema de Información las razones que justifican el incumplimiento del plazo para adjudicar e indicar un nuevo plazo para la adjudicación, debiendo estar contemplada en las bases esta posibilidad”.
La Institución no podrá adjudicar la licitación a una oferta que no cumpla con lo requerido en las bases técnicas de la presente licitación, entendiéndose que lo señalado en ellas constituye lo mínimo requerido por la JUNJI.
En caso de que el adjudicado en primer lugar no dé cumplimiento a los requerimientos para contratar, se podrá adjudicar al siguiente proveedor mejor evaluado, declarar desierta la licitación si no se presentaren oferentes o si las ofertas presentadas no fueren convenientes a los intereses de la institución.
La adjudicación se materializará a través de una Resolución Exenta de la Vicepresidenta Ejecutiva, basado en el informe de la comisión de evaluación de la propuesta.
El Departamento de Recursos Financieros a través de la Oficina de Compras emitirá la respectiva Orden de Compra por parte de la Junta Nacional de Jardines Infantiles, a través del sitio www.mercadopublico.cl y su aceptación por parte del oferente adjudicado, a través del mismo sitio, en un plazo no superior a 24 horas, esto una vez emitida la resolución exenta que autorice el respectivo contrato.
16. READJUDICACIÓN
De conformidad al artículo 41 inciso final del Reglamento de la Ley N° 19.886, si el adjudicatario se desistiere de firmar el contrato, o aceptar la orden de compra a que se refiere el artículo 63 del Reglamento, o no cumpliese con las demás condiciones y requisitos establecidos en las Bases para la suscripción o aceptación de los referidos documentos, la Entidad Licitante podrá, junto con dejar sin efecto la adjudicación original, adjudicar la licitación al Oferente que le seguía en puntaje, dentro del plazo de treinta (30) días corridos contados desde la publicación de la adjudicación original.
17. NOTIFICACIONES
El acto administrativo decisorio referente al presente procedimiento concursal será publicado en el Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl], en la fecha indicada en el cronograma de esta licitación y se entenderá notificado desde las 24 horas siguientes a su publicación.
18. GARANTÍA DE FIEL Y OPORTUNO CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO Y CONDICIONES LABORALES
Para garantizar el fiel y oportuno cumplimiento del contrato y el pago de obligaciones laborales y sociales, el proveedor contratado deberá presentar una garantía por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor total de la contratación, la cual deberá ser extendida a nombre de la Junta Nacional de Jardines, RUT Nº 70.072.600-2, pagadera a la vista, irrevocable, expresarse en pesos chilenos, con una vigencia mínima de sesenta (60) días hábiles, posteriores a la fecha de término del contrato.
La boleta de garantía, el vale vista o depósito a la vista, la póliza de seguro electrónica, el certificado de fianza a la vista o cualquier instrumento que asegure el cobro de la garantía de manera rápida y efectiva – siempre que tenga el carácter de irrevocable y pagadera a la vista –, serán aceptados como instrumentos válidos de garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato y del pago de obligaciones laborales y sociales.
En caso de tratarse de una Póliza de Seguro, deberá ser de ejecución inmediata, sin liquidador, ni cláusula de arbitraje, emitida por una compañía aseguradora inscrita en la Superintendencia de Valores y Seguros de Chile, extendida a nombre de la Junta Nacional de Jardines Infantiles y que deberá cubrir, ya sea a través de endoso o cláusula, el importe por las multas derivadas de incumplimientos a estas Bases de Licitación, o en su defecto, no deberá considerar en sus cláusulas la exclusión de dichos importes. En este caso, previo a su entrega, el Prestador del Servicio deberá acreditar haber pagado la totalidad de la prima correspondiente al período de vigencia de la Póliza respectiva.
El documento deberá ser entregado físicamente, o bien, enviado por correo certificado y recibido en la Oficina de Partes de la Junta Nacional de Jardines Infantiles, ubicada en calle Marchant Pereira N° 726, comuna de Providencia, dentro del plazo de cinco (05) días hábiles desde la notificación indicada en el punto Nº 17 de estas Bases Administrativas, en el siguiente horario:
Lunes a jueves : De 08:30 hasta las 17:30 horas.
Día viernes : De 08:30 hasta las 16:30 horas.
La regla precedente no rige respecto de la póliza de seguro electrónica, la cual se remitirá directamente a través del Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl].
La garantía deberá indicar en su texto lo siguiente: “En garantía de fiel cumplimiento del contrato para la contratación de Servicio de Consultoría en Gestión y Gobernanza de Datos Maestros Institucionales”.
Respecto del vale vista, dicha glosa deberá consignarse en una declaración jurada simple acompañada a tal instrumento, según formato tipo en el Anexo N° 3.
La Junta Nacional de Jardines Infantiles se reserva la facultad de solicitar la subsanación de cualquier error u omisión formal que se presente en el instrumento de garantía presentado, dentro del plazo previsto para su presentación. Si esta se requiere el último día de ese término, se concederán tres (03) días hábiles para la corrección del documento de garantía.
En caso de cobro de la garantía, el proveedor deberá reponer la caución por igual monto y por el mismo plazo de vigencia que la que reemplaza, dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes, contados desde el cobro de la primera, so pena del término anticipado del contrato sin derecho a indemnización alguna.
La resolución que disponga el cobro de la mencionada garantía deberá, en todo caso, estar debidamente fundada.
Será responsabilidad del contratado mantener vigente la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato y de pago de obligaciones laborales y previsionales en los términos señalados en la presente licitación.
En caso de renovación del contrato, y cuando la boleta tenga una fecha de vencimiento anterior al término de dicha renovación, el contratado deberá reemplazarla, dentro de los últimos cinco (05) días de vigencia de esta, por otra de iguales características, que cumpla con el plazo de vigencia referido, so pena del término anticipado del contrato, sin derecho a indemnización alguna. Mientras se encuentre vigente el contrato, las renovaciones de esta garantía serán de exclusiva responsabilidad del proveedor.
El plazo de reemplazo indicado en el párrafo anterior también aplicará para los casos de aumentos, modificaciones y renovaciones, indicados en los puntos N° 21.3 y 21.4 de las presentes bases administrativas.
La restitución de la respectiva garantía será realizada sesenta (60) días hábiles después de la fecha de término del contrato y su devolución la efectuará la Oficina de Tesorería ubicada en calle Darío Urzúa Nº 1938, primer piso, comuna de Providencia, previo visto bueno de la Sección de Estudios y Estadísticas del Departamento de Planificación.
19. ACREDITACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES LABORALES Y SOCIALES
En cada liquidación de pago, el contratista deberá presentar un certificado en que se acredite el cumplimiento de las obligaciones laborales y cotizaciones previsionales por parte de la Empresa adjudicada para con sus trabajadores. Este deberá ser emitido por la Inspección del Trabajo o por empresas autorizadas para extender este tipo de certificados. En caso de que el certificado arroje deudas o saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones previsionales, los primeros estados de pago producto del contrato licitado deberán ser destinadas al pago de dichas obligaciones, debiendo el oferente adjudicado acreditar que la totalidad de las obligaciones se encuentran liquidadas al cumplirse la mitad del periodo de ejecución del contrato. El incumplimiento de esta obligación, como asimismo la falta de presentación de dicho certificado, habilitará a la Junta Nacional de Jardines Infantiles para poner término al contrato en forma anticipada, hacer efectiva la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato y obligaciones laborales y sociales y se podrá llamar a una nueva licitación, sin que el oferente adjudicado pueda participar en este nuevo proceso.
Lo anterior es sin perjuicio de las acciones que la Junta Nacional de Jardines Infantiles pueda ejercer para exigir el cumplimiento forzado de lo pactado o la resolución del contrato, en ambos casos con la correspondiente indemnización de perjuicios. El incumplimiento comprende también el cumplimiento tardío o imperfecto de las obligaciones del contratista.
20. REQUISITO DE INSCRIPCIÓN
La Junta Nacional de Jardines Infantiles exigirá al oferente adjudicado, al momento de contratar, encontrarse inscrito en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores del Estado de Chile Proveedores. (Registro Avanzado o Contratación).
En caso de que el oferente seleccionado no se encuentre inscrito y no se inscriba en el Registro establecido en el párrafo anterior a la fecha de suscripción del contrato, se procederá conforme a lo indicado en el punto 16 de estas bases, o bien, se declarará desierta la licitación, de acuerdo con los intereses del Servicio.
21. DEL CONTRATO
Se suscribirá un contrato de prestación de servicios entre la Junta Nacional de Jardines Infantiles y el adjudicatario, que comenzará a regir desde la emisión de la orden respectiva y la aceptación por parte del proveedor en el portal www.mercadopublico.cl, la que requerirá la total tramitación del acto administrativo aprobatorio de la convención en rigor. No obstante lo anterior, el plazo de ejecución del contrato no podrá exceder los seis (06) meses previstos para su realización, teniendo como fecha límite para la ejecución el día 31 de agosto de 2020.
El plazo de ejecución del proyecto que propongan los oferentes en su oferta técnica no podrá superar el plazo previsto de a lo más seis (06) meses. Dicho plazo deberá quedar consignado tanto en el plan de trabajo, así como en la carta Gantt y demás documentos presentados en la oferta técnica. El plazo propuesto por el oferente para la efectiva ejecución o prestación del servicio que se contrate comenzará a regir en forma posterior a la realización de una reunión inicial de coordinación con la contraparte técnica de la institución, donde asistirá el equipo del proyecto Visualiza y el jefe de la Sección de Estudios y Estadísticas, del Departamento de Planificación de la Junta Nacional de Jardines Infantiles, o por el profesional que se designe.
Sin perjuicio de lo anterior, el plazo efectivo de ejecución del servicio quedará definido en detalle en la carta Gantt ajustada, que se definirá en las reuniones de planificación según lo acordado con JUNJI y lo estipulado en el punto 6 de las bases técnicas. Dicha carta Gantt deberá ser incorporada al contrato que se suscriba.
El plazo de ejecución del estudio podrá ser extendido, por necesidades del servicio y otras razones fundadas. Para estos efectos, la solicitud de prórroga deberá efectuarse por escrito, en lo posible con a lo menos treinta (30) días corridos de anticipación respecto de la fecha de término inicialmente prevista y estipulada. Será facultad privativa de la Administración acceder a la prórroga del referido plazo.
Su firma se realizará en dependencias del Departamento Jurídico, ubicada en calle Marchant Pereira Nº 726, comuna de Providencia, ciudad de Santiago, en el siguiente horario:
Lunes a jueves : De 08:30 hasta las 17:30 horas.
Día viernes : De 08:30 hasta las 16:30 horas.
El plazo para firmar el contrato será el indicado en el punto Nº 4 de las presentes Bases Administrativas, esto es, en el plazo de treinta (30) días hábiles siguientes a la notificación del acto administrativo decisorio.
21.1 ANTECEDENTES REQUERIDOS PARA CONTRATAR
El adjudicatario deberá presentar los siguientes antecedentes:
a) Fotocopia de la escritura pública o documento legal en la cual constare la personería de él o de los representantes legales del contratante, si procediere.
b) Fotocopia del Rol Único Tributario (R.U.T.) vigente del adjudicatario y de la cédula de identidad de su representante legal o persona natural.
c) Certificado de vigencia de la sociedad o empresa en la cual conste la inscripción (fojas, número y año), o fotocopia del certificado de vigencia de la persona jurídica, según corresponda, ambas con una antigüedad no superior a sesenta (60) días contados desde la publicación de la resolución que dispone la contratación en el Sistema de Información de la Dirección de Compras y Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl].
d) Garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato y de pago de obligaciones laborales y sociales, según lo establecido en el punto Nº 18 de estas Bases Administrativas.
e) Suscripción del acuerdo de confidencialidad, referido en el punto 21.7, contenido en el anexo N° 6, de estas bases.
Los antecedentes requeridos en los literales a), b) y c) precedentemente indicados no serán exigidos al adjudicatario que se encontrare registrado oficialmente en ChileProveedores [http://www.chileproveedores.cl] (Registro Avanzado o Contratación), y cuya documentación publicada en dicho registro sea la correspondiente y suficiente para la suscripción del contrato respectivo.
21.2 CONSECUENCIA DE LA OMISIÓN DE LOS ANTECEDENTES REQUERIDOS PARA CONTRATAR.
La Junta Nacional de Jardines Infantiles podrá dejar sin efecto el acto administrativo adjudicatorio, hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta y disponer la readjudicación de esta licitación al siguiente proponente mejor calificado, o declarar desierta la licitación si las ofertas presentadas no son convenientes a los intereses de este Órgano de la Administración del Estado, o si concurre alguna de las siguientes circunstancias:
a) Si el adjudicatario omitiere los antecedentes contemplados en el punto anterior.
b) Si el adjudicatario no suscribiere el contrato, por causas que le sean imputables, dentro del plazo contemplado en el punto Nº 4 de estas Bases Administrativas.
c) Si el adjudicatario no se inscribiere en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores del Estado ChileProveedores (Registro Avanzado o Contratación), previo al plazo de suscripción del contrato.
21.3 MODIFICACIONES
La JUNJI se reserva el derecho de ordenar al contratista, en cualquier momento durante la vigencia del contrato respectivo, modificaciones del servicio requerido en la presente licitación, a través de requerimiento escrito emanado del Encargado de la Sección de Estudios y Estadísticas del Departamento de Planificación.
El requerimiento aludido en el párrafo anterior deberá contener, a lo menos, la descripción de la modificación en cuestión, la razón por la cual la Institución requiere lo mencionado y los ítems y/o servicios necesarios para la realización de dicha modificación, de acuerdo con la información entregada por el proveedor en su oferta económica.
De conformidad al inciso final del artículo 77 del Reglamento de la Ley N° 19.886, la modificación no podrá alterar la aplicación de los principios de estricta sujeción a las bases y de igualdad de los oferentes, así como tampoco podrá aumentarse el contrato más allá de un treinta por ciento (30%) del monto originalmente pactado.
Serán consideradas modificaciones aquellas que tengan relación con –de acuerdo a lo indicado en las normas que regulan el derecho común– los elementos de la esencia y/o de la naturaleza del servicio que permitan una mejora en la provisión o en la calidad del servicio licitado, aquellos ajustes al servicio surgidos como producto de cambios en la normativa legal que rija para entidades públicas, aquellos que produzcan un aumento y/o disminución de los servicios contratados –por la incorporación de una nueva dependencia, por darse de baja alguna de ellas, por ejemplo–; y aquellos que permitan una actualización tecnológica de los servicios contratados cuando el desarrollo de nuevas tecnologías signifiquen una depreciación de más de un 20% del monto acordado para la prestación de los mismos.
El plazo para la realización de lo indicado se contará desde la fecha de firma del acuerdo modificatorio, aunque su pago sólo se verificará una vez que la resolución aprobatoria del acuerdo se encuentre totalmente tramitada, y estará sujeto al plazo de implementación.
Todas las modificaciones solicitadas durante el periodo de vigencia del acuerdo respectivo, se incorporarán en nuevos anexos, las que, para todos los efectos legales, formarán parte integrante del mismo; lo anterior, sin perjuicio de que en la respectiva convención se consigne, por razones de buen servicio, que las prestaciones que derivan de ella se iniciarán con anterioridad, no obstante que el aumento en el pago derivado de éstas, únicamente podrá efectuarse una vez verificada la total tramitación de dicho acto aprobatorio.
21.4 RENOVACIONES
Durante la vigencia del contrato, las partes de común acuerdo, y por una sola vez, podrán renovarlo total o parcialmente por motivos fundados, al precio adjudicado, reajustado en función de la variación del IPC de los últimos seis meses de vigencia el contrato.
21.5 TÉRMINO ANTICIPADO
La Junta Nacional de Jardines Infantiles está facultada para declarar administrativamente el término anticipado del contrato, en cualquier momento, sin derecho a indemnización alguna, respecto del proveedor, si concurriere alguna de las causales que se señalan a continuación:
a. El estado de notoria insolvencia del contratante, esto es, cuando se haya declarado la liquidación concursal del proveedor, a menos que se mejoren las cauciones entregadas o las existentes sean suficientes para garantizar el cumplimiento del contrato.
b. Si se disuelve la empresa contratista.
c. Por incumplimiento de la obligación de confidencialidad establecida en las presentes bases.
d. Por incumplimiento grave de las obligaciones contraídas por el contratante.
e. Cuando de común acuerdo, la entidad licitante y el respectivo proveedor resuelvan poner término al contrato.
f. Si en el ejercicio presupuestario siguiente no existen recursos disponibles para contratar el servicio.
g. No existiendo una garantía de fiel cumplimiento de respaldo el cualquier momento.
h. Registrar saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos (02) años, de acuerdo con lo indicado en el punto N° 19 de las Bases Administrativas.
i. Cuando la multa cursada, o la suma de ellas, excedan del 20% del valor total original del contrato.
Se entenderá por incumplimiento grave la inejecución o ejecución parcial por parte del adjudicatario de las obligaciones correspondientes a la prestación de los servicios según las respectivas Bases Administrativas y Técnicas, que importe una vulneración a los elementos esenciales del contrato, siempre y cuando no exista alguna causal que le exima de responsabilidad, y siempre que dicho incumplimiento le genere a la Junta Nacional de Jardines Infantiles un perjuicio significativo en el cumplimiento de sus funciones.
La resolución que disponga el término anticipado del contrato deberá, en todo caso, estar debidamente fundada.
En los casos señalados anteriormente, si procediere, y si fuera imputable al proveedor, se podrá además hacer efectiva la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato y condiciones laborales, y se pagará al oferente adjudicado los servicios efectivamente entregados y recibidos a satisfacción.
Lo anterior, es sin perjuicio de las acciones que la Junta Nacional de Jardines Infantiles, pueda ejercer para exigir el cumplimiento forzado de lo pactado o la resolución del contrato, en ambos casos, con la correspondiente indemnización de perjuicios.
21.6 DE LA SUPERVISIÓN DEL CONTRATO
La supervisión administrativa de la relación contractual estará a cargo de la Sección de Abastecimiento, Oficina de Administración de Contratos, y la supervisión técnica estará a cargo de la Unidad de Proyectos y Mejora Continua, del Departamento de Recursos Financieros en específico el equipo del Proyecto Visualiza de la Dirección Nacional de la Junta Nacional de Jardines Infantiles.
El responsable de la Supervisión Administrativa deberá:
- Supervisar y poner a disposición de la contraparte técnica el mecanismo para evaluar el servicio contratado.
- Brindar las herramientas administrativas para apoyar la toma de decisión de la contraparte técnica
- Mantener disponible los antecedentes de la licitación tanto para JUNJI, como para el proveedor.
- Realizar los actos administrativos que se deriven de la toma de decisión por parte de la contraparte técnica, dentro del ámbito de sus competencias; o requerirlos a quien corresponda, en su caso.
El responsable de la Supervisión Técnica deberá:
- Supervisar y controlar el desarrollo de la prestación de los servicios, velando por el cumplimiento de sus objetivos y plazos acordados.
- Proporcionar la información necesaria a la empresa adjudicada para la correcta prestación.
- Revisar y aprobar los trabajos finales, y certificación de éstos según corresponda.
- Solicitar a la autoridad competente el término anticipado del contrato en caso de requerirlo la institución, ya sea por incumplimiento o por motivos presupuestarios.
- Solicitar a la autoridad competente la aplicación de multas por incumplimiento.
- Solicitar ampliación, disminución o modificación del servicio, en caso de así requerirlo la institución.
- Otorgar su conformidad previa al pago.
21.7 SUSCRIPCIÓN DEL ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD
El contratista deberá guardar absoluta confidencialidad sobre los antecedentes que, con dicho objeto, la Junta Nacional de Jardines Infantiles le proporcione para efectuar su trabajo, suscribiendo al efecto el acuerdo de confidencialidad que se presenta en Anexo Nº 6, que forma parte integrante de estas bases, y debe adjuntarse al Sistema de Información de Compras y Contratación Pública [http://www.mercadopublico.cl].
La omisión en la suscripción del referido acuerdo en los plazos indicados en esta licitación tendrá las consecuencias señaladas en las presentes bases administrativas.
22. DEL PAGO
La Junta Nacional de Jardines Infantiles pagará al contratista por los servicios requeridos la suma bruta única y total que se determinará de acuerdo con lo indicado por el contratista en su oferta económica. El pago se realizará en seis (06) cuotas:
CUOTAS ENTREGABLES MONTO PARA PAGAR PLAZO DE ENTREGA ESTIMADO
1° Cuota Entrega y aprobación del Informe N° 1 2% del monto total del contrato A más tardar la segunda semana de iniciada la consultoría.
2° Cuota Entrega y aprobación del Informe N° 2 15% del monto total del contrato A más tardar la décima segunda semana de iniciada la consultoría.
3° Cuota Entrega y aprobación del Informe N° 3 13% del monto total del contrato A más tardar la décima sexta semana de iniciada la consultoría.
4° Cuota Entrega y aprobación del Informe N° 4 20% del monto total del contrato A más tardar la vigésima semana de iniciada la consultoría.
5° Cuota Entrega y aprobación del Informe N° 5 20% del monto total del contrato A más tardar la vigésima cuarta semana de iniciada la consultoría.
6° Cuota Entrega y aprobación del Informe N° 6 30% del monto total del contrato A más tardar la vigésima cuarta semana de iniciada la consultoría.
TOTAL 100%
NOTA: respetando la entrega de los seis informes señalados en este cuadro, el proveedor podrá definir en el ítem “e) Carta Gantt propuesta para el desarrollo de la consultoría...” de la Propuesta Técnica, los plazos de entrega de los seis hitos de pagos, en función de su Plan de Trabajo presentado.
Cada cuota será considerada como abonos parciales que la JUNJI efectúa durante el curso de los servicios contratados, y tendrán sólo el carácter de un adelanto concedido al adjudicatario a cuenta del valor total del servicio. En ningún caso se considerará este adelanto como la aceptación por parte de JUNJI de la totalidad del servicio encargado al contratista y a la cual corresponde dicho abono.
El pago se realizará, contra presentación del documento tributario a cobro, dentro del plazo de treinta (30) días corridos siguientes a contar de la recepción conforme de los servicios contratados.
El monto de la contratación dependerá de lo indicado en la oferta económica del oferente, y los montos de pago asociados a cada hito del proyecto quedarán fijados en el texto del contrato definitivo.
La factura electrónica que deberá llevar consignado el Nº de orden de compra asociado al proceso de compras, sólo podrá ser emitida después que se haya dado la visación por parte de la Unidad de Procesos y Mejora Continua del Departamento de Recursos Financieros, y deberá ser remitida en formato XML al correo electrónico facturacionjunji@junji.cl o el que se indique en su reemplazo, conforme a las indicaciones del Servicio de Impuestos Internos.
La visación de cada cuota y aceptación de facturas o documentos electrónicos tributarios (DTE) de cobro, se realizarán dentro del plazo de 08 días corridos desde su recepción en el Servicio de Impuestos Internos, a través del Registro de Aceptación y Reclamo dispuesto por dicho Servicio, conforme a lo establecido en el artículo 3° de la Ley N° 19.983.
Todo documento tributario que no cumpla con las condiciones señaladas previamente será reclamado en el Servicio de Impuestos Internos, perdiendo así su título ejecutivo, y quedará bajo responsabilidad del proveedor su regularización mediante la emisión de una Nota de Crédito que anule el documento reclamado y emitiendo uno nuevo que cumpla con las condiciones señaladas.
La Junta Nacional de Jardines Infantiles efectuará el pago vía transferencia de fondos en cuenta corriente, para lo cual el proveedor deberá indicar el número de cuenta corriente, el Banco, razón social, RUT y el correo electrónico.
Si el oferente adjudicado quisiese utilizar la alternativa de factorizar su factura, de acuerdo con lo indicado en el artículo 4° inciso primero letra b) de la ley 19.983, podrá hacerlo una vez que haya sido prestado el servicio y emitida la Recepción Conforme por parte de la Sección de Estudios y Estadísticas del Departamento de Planificación, informando oportunamente a la Junta Nacional de Jardines Infantiles de los contratos de factoring que haya suscrito. En aquellos pagos acordados a treinta (30) días, se entenderá por oportuna aquella información realizada a lo menos con quince (15) días de anticipación a la fecha de pago.
La Junta Nacional de Jardines Infantiles no entregará anticipos de ninguna especie.
De conformidad al artículo 75 del Reglamento de la Ley N° 19.886, la Junta Nacional de Jardines Infantiles deberá cumplir con lo establecido en los contratos de factoring suscritos por sus contratistas, siempre y cuando no existan obligaciones o multas pendientes.
23. DE LAS MULTAS
Sin perjuicio del cobro de la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato y de pago de las obligaciones laborales y sociales a las que se refieren las presentes bases, si el adjudicatario no presta el servicio en los términos indicados en las Bases Administrativas y Técnicas, como también en el contrato suscrito, por razones no atribuibles a la Junta Nacional de Jardines Infantiles, procederá a la aplicación de multas según lo establecido en estas bases mediante resolución fundada, según lo siguiente:
Tipo de Multa:
23.1 CAMBIO PERSONAL CLAVE INFORMADO EN OFERTA TÉCNICA
Si el adjudicatario sustituye a uno o más miembros del equipo de profesionales informado en la oferta técnica, personal clave en el desarrollo del proyecto de consultoría, sin el conocimiento ni la aprobación escrita previa del o los reemplazantes por parte de la contraparte técnica, se impondrá una multa del 5% del valor del contrato, por cada profesional sustituido. Si ello ocurriese en una segunda oportunidad se podrá poner término anticipado al contrato.
23.2 CUMPLIMIENTO DE PLAZOS
Si producto de razones atribuibles al oferente, la entrega y aprobación de los informes parciales 1, 2, 3 y 4 tienen un retraso superior a dos (02) días, se aplicará una multa de uno por ciento (1%) del valor del contrato por cada día corrido que dicho atraso impacte en la fecha de cierre del proyecto.
Si producto de razones atribuibles al oferente, la entrega y aprobación de los informes parciales 5 y 6 tienen un retraso superior a dos (02) días, se aplicará una multa de uno coma cinco por ciento (1,5%) del valor del contrato por cada día corrido que dicho atraso impacte en la fecha de cierre del proyecto.
Si producto de razones atribuibles al oferente la realización de las actividades comprometidas no es efectuada en las fechas acordadas, lo que deriva en una extensión del plazo de ejecución en más de cinco (05) días a la fecha de término definida, se aplicará una multa de un tres por ciento (3%) del valor del contrato por cada día hábil superior a los tres (03) días desde el cierre del proyecto.
Los plazos estarán determinados conforme a la carta Gantt y a los hitos de pago establecidos en las presentes bases.
23.3 PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN DE MULTAS
El proceso de aplicación de multas se ceñirá al procedimiento que se contiene en este numeral, se efectuará por vía administrativa y podrá iniciarse en cualquier tiempo mientras no haya transcurrido el plazo de prescripción de la acción para ello.
Detectada una situación que amerite la aplicación de multas por parte del área a cargo de la supervisión técnica del contrato o funcionario responsable, se le comunicará al Departamento de Recursos Financieros, para que proceda a notificar al adjudicatario la infracción detectada, los hechos que la constituyen y el monto de la multa a aplicar mediante carta certificada a la dirección consignada en el contrato respectivo, la que se entenderá practicada a contar del tercer día hábil siguiente a su ingreso para despacho en oficina de correos que corresponda.
A contar de la notificación de la comunicación precedente, el adjudicatario tendrá un plazo de cinco (05) días hábiles, para efectuar sus descargos, acompañando todos los antecedentes que estime pertinentes.
Vencido el plazo sin presentar descargos, la Institución dictará la respectiva resolución o acto administrativo aplicando la multa.
Si el adjudicatario hubiera presentado descargos en tiempo y forma, la JUNJI tendrá un plazo de hasta treinta (30) días hábiles a contar de la recepción de éstos, para rechazarlos o acogerlos, total o parcialmente, lo que se determinará, mediante resolución o acto administrativo, lo que se notificará al adjudicatario, por carta certificada.
Las notificaciones por carta certificada se entenderán practicadas a contar del tercer día hábil siguiente a su recepción, en la oficina de Correos que corresponda.
Las multas se cursarán a través de una resolución, la cual, en todo evento, deberá estar debidamente fundada. Sin perjuicio de lo anterior, el contratista podrá disponer del mecanismo contemplado en el artículo 59 de la Ley Nº 19.880, en contra de dicho acto administrativo, adjuntando los debidos antecedentes que le permitan sustentar su posición.
Las multas no serán aplicables en situaciones de caso fortuito o fuerza mayor, circunstancias que deberán ser acreditadas por el contratista en la forma establecida en el párrafo anterior.
La multa aplicada se deducirá preferentemente del estado de pago más próximo; de la garantía de fiel cumplimiento del contrato, sin forma de juicio; o se cobrarán judicialmente, en su caso.
La Junta Nacional de Jardines Infantiles no podrá aplicar multas que excedan del 20% del monto total neto del contrato. Sin perjuicio de lo anterior, una vez alcanzado el límite establecido, se procederá a poner término anticipado al contrato y a hacer efectiva la Garantía de Fiel y Oportuno Cumplimiento de Contrato.
24. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Al término de la entrega del servicio, la Sección de Abastecimiento de la Dirección Nacional de la Junta Nacional de Jardines Infantiles, calificará el comportamiento que haya tenido el oferente adjudicado a través del sistema denominado “Evaluación de Proveedores” en los siguientes puntos:
- Oportunidad en la entrega de los productos y/o servicios.
- Cumplimiento de las especificaciones y oferta técnica.
La información obtenida servirá de base para:
- Respaldo de término anticipado de contrato si procediere.
- Futuras evaluaciones de las que sea objeto el proveedor.
25. SUBCONTRATACIÓN Y PROHIBICIÓN DE CESIÓN DE DERECHOS
De conformidad con lo señalado en el artículo 74 del reglamento de la Ley 19.886, queda expresamente prohibido al contratista ceder y/o transferir en forma alguna, total ni parcialmente los derechos y obligaciones que nazcan del desarrollo de la presente licitación.
Lo anterior, es sin perjuicio que los documentos justificativos de los créditos que emanen del contrato respectivo y sus anexos podrán transferirse de acuerdo con las normas del derecho común. Asimismo, el contratista se obliga a informar en forma previa y oportunamente por escrito a la JUNJI, si hace cesión de créditos o facturas o usa la figura de factoring.
No procederá la subcontratación si el profesional del subcontratista no cumple con los requisitos establecidos para el contratista en las presentes bases.
La Institución no estará obligada a autorizar la subcontratación, aun cuando se dé cumplimiento a todo lo anteriormente indicado.
26. DOMICILIO
Para los efectos de la presente licitación y suscripción del contrato respectivo, las partes fijan domicilio en la ciudad de Santiago de Chile.
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Bases Técnicas |
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BASES TÉCNICAS PARA CONTRATAR “SERVICIO DE CONSULTORÍA EN GESTIÓN Y GOBERNANZA DE DATOS MAESTROS INSTITUCIONALES”.
1. MARCO REFERENCIAL
La Junta Nacional de Jardines Infantiles, JUNJI, trabaja día a día para que la educación parvularia de calidad llegue a todos los rincones del país, posicionándola como el primer peldaño para garantizar la igualdad de oportunidades desde la cuna. Según se indica en su sitio web http://www.junji.cl, es una institución del Estado de Chile vinculado al Ministerio de Educación y cuyo fin es atender la educación inicial del país.
El compromiso de la JUNJI consiste en entregar educación parvularia de calidad a niños y niñas, preferentemente menores de cuatro años y en situación de vulnerabilidad social tendiendo a la universalidad, para así generar las mejores condiciones educativas y contribuir a la igualdad de oportunidades.
Tiene presencia en todo el territorio nacional, con sus diversos programas educativos, desde Putre hasta la Antártida, incluyendo Isla de Pascua y Juan Fernández.
La gestión financiera de JUNJI tiene un funcionamiento desconcentrado, es decir, las direcciones regionales son autónomas en la administración de sus recursos, llevándose el registro financiero en el sistema SIGFE . Este sistema es la plataforma que permite a la Dirección de Presupuesto (DIPRES), la captura, procesamiento y exposición de la ejecución presupuestaria de todas las instituciones del sector público. Actualmente con el nivel de resolución de datos que maneja JUNJI, a través de sus sistemas internos no es posible rescatar información relevante.
Su estructura está organizada por una Dirección Nacional y 16 Direcciones Regionales que tienen como labor, entre otras, la coordinación de su quehacer con las autoridades regionales, provinciales y comunales. JUNJI cuenta con más de 19.000 funcionarios y más de 3.200 unidades educativas (puntos de servicio).
La Dirección Nacional, se encuentra ubicada en la comuna de Providencia, Región Metropolitana y su estructura organizacional es:
Se debe considerar que la institución además definió en su plan estratégico para el periodo 2019-2023 tres objetivos estratégicos, siendo uno de ellos potenciar el desarrollo de una gestión articulada con la Subsecretaría de Educación Parvularia, y modernizar la gestión interna, con el fin de dar respuestas efectivas a los nuevos desafíos y lograr que el servicio prestado este en concordancia con el sistema de aseguramiento de la calidad.
Para el logro es este objetivo estratégico, se definieron objetivos específicos y proyectos estratégicos los cuales apuntan a “Modernizar la gestión de la JUNJI”. Dentro los proyectos priorizados están:
Modernizar el sistema de recursos financieros, presupuesto y control de gestión para que permita visualizar, ordenar, planificar y presupuestar el gasto/costo por unidad educativa, mediante un cambio cultural y la implementación de un sistema ERP.
Implementar los procesos de modelamiento de datos que permitan contar con una base de datos corporativa con el fin de entregar información de calidad y confiable, mediante mecanismos de alta disponibilidad.
Detectar y desarrollar oportunidades de mejoras en temas de eficiencia y austeridad dentro de la institución.
2. OBJETIVO GENERAL
El objetivo general de la presente licitación es efectuar una consultoría que asesore a la JUNJI en materia de gestión y gobernanza de datos maestros institucionales, con la finalidad de orientar a la misma hacia la implementación de un futuro software del tipo ERP de clase mundial. Para el logro de este objetivo, se entenderá por gobernanza o gobierno de datos la capacidad de la organización para gestionar el conocimiento que tiene sobre su información, de forma que pueda dar respuestas respecto de la labor desarrollada. Para ello deberá encargarse de su disponibilidad, su uso y la seguridad de la información interinstitucional.
3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Para cumplir lo establecido en el punto anterior, se espera que el servicio otorgado cumpla con los siguientes objetivos específicos:
a) Realizar un diagnóstico, evaluación y análisis de los datos maestros de JUNJI contenidos en sus actuales aplicaciones y/o sistemas legados a través de una auditoría. Lo anterior, con el fin de que la migración de los registros a un futuro sistema ERP de clase mundial se ejecute asegurando su integridad, calidad, completitud y exactitud.
b) Realizar un levantamiento y análisis de las estructuras de datos maestros contenidos en las actuales aplicaciones y/o sistemas legados. En función de dicho levantamiento, identificar las brechas de datos con las estructuras que en términos generales requiere la implementación de un ERP de clase mundial.
c) Proponer un modelo de madurez, gobierno y gestión de los datos maestros que asegure a la institución contar con las políticas, tecnologías, procedimientos, normativas, recursos, responsables y roadmap pertinentes de actividades a ejecutar en el corto, mediano y largo plazo para instalar en la institución una adecuada gobernanza de datos.
4. ALCANCE DEL PROYECTO
Se contempla que la consultoría se realice en la Región Metropolitana, principalmente en el nivel central, no contemplando viajes a regiones. En caso de requerir información regional que no esté disponible en los Departamentos de la Dirección Nacional de la JUNJI, se podrá solicitar a través de los canales formales de la institución, información de potenciales maestros de datos que manejen las regiones localmente.
5. DETALLE DE LOS SERVICIOS SOLICITADOS:
Para el logro de los objetivos previamente señalados, se espera que el proveedor al menos realice las siguientes actividades para su cumplimiento:
5.1 En lo relativo al diagnóstico de datos maestros
Realizar un levantamiento acabado de los datos de la institución, en cuanto a su ubicación, calidad, exactitud y confiabilidad. Revisar arquitectura utilizada en la actualidad y realizar propuestas de mejoras a los maestros de datos, explicitando en este diagnóstico qué datos existen y cuáles faltan.
Proponer estrategias en términos de iniciativas para corregir, crear, limpiar o transformar los datos actuales. Estas estrategias deben acompañarse de una estimación de esfuerzos y plazos, declarando en forma detallada los pasos a seguir por cada responsable a nivel de área responsable.
Para efectos de obtener el perfilamiento actual de los datos institucionales será necesario realizar una auditoría de la calidad de la información con el fin de identificar las potenciales causas raíz de los errores, las cuales pueden estar dadas por: diversidad de fuentes de información, fallas en la incorporación de nuevos registros, problemas en las validaciones de entradas de datos, etcétera.
La auditoría de calidad de los datos deberá informar el nivel cualitativo y cuantitativo de los datos, con porcentaje de errores, datos duplicados o redundantes, incompletos o desactualizados. Una vez obtenido los valores se deberá proponer y/o establecer iniciativas correctivas que busquen mejorar la calidad de estos y definir plazos en que debieran ser ejecutadas como parte del proceso de migración de datos del futuro proyecto de implementación del ERP.
5.2 En lo relativo al análisis de estructuras de datos maestros,
Realizar el levantamiento y análisis de las estructuras de datos maestros existentes en los sistemas legados y/o aplicaciones actualmente en uso en la institución.
Realizar una comparación con las estructuras mínimas requeridas por un ERP de clase mundial.
Identificar las brechas para los datos que en general los ERP identifican como obligatorios en comparación con lo existente en la actualidad en los sistemas legados y/o aplicaciones de la institución.
Una vez que los datos de las actuales aplicaciones y/o sistemas legados hayan sido perfilados se deberá desarrollar un conjunto preciso de especificaciones de mapeo basadas en este perfil, considerando los requisitos de cada dato y el nuevo estándar de codificación que se debiera mantener en el ERP. Esta fase involucra las siguientes actividades:
Diseñar el proceso de mapeo de datos y reglas de transformación. La combinación de la elaboración de perfiles y mapeo de datos será el primer paso del ejercicio de conversión de estos en mira al futuro ERP. Los datos históricos resumidos a migrar deben identificarse claramente, los cuales se cargarán en el sistema ERP de manera consolidada y se separarán de los datos transaccionales abiertos y los saldos iniciales.
Se deberá entregar la estructura de todos los maestros que requiere la institución (campos de cada uno de los maestros), señalando además cuáles de esos datos existen y cuáles no. En ese contexto, se espera recibir una base poblada con la información disponible de cada uno de los maestros que debiera tener la institución, y respecto de los datos inexistentes, se deberá entregar el listado de tareas que JUNJI deberá ejecutar para completar dichos maestros, así como, de las actividades que se deberán implementar para mantener actualizados y ordenados dichos maestros hasta la implementación del futuro ERP. Se requiere que esta asesoría entregue al menos los procesos detallados de creación, almacenamiento y actualización de los Datos Maestros, para su gestión posterior.
5.3 En lo relativo al Gobierno de Datos,
Proponer política de gobierno de datos (Revisión, adecuación y definición de los datos; Roles y cargos necesarios para la adecuada gestión de la gobernanza).
Recomendar tecnología asociada al gobierno de datos (ETL, arquitectura y herramientas).
Para la propuesta del Modelo de Madurez, Gobierno y Gestión de los Datos se espera al menos indicar:
• Fuentes de Información: Determinar el mapa de fuentes de información disponibles en la institución para poder incorporar después dichos datos a los casos de uso que se identifiquen.
• Calidad del Dato: Establecer una metodología y las herramientas necesarias para asegurar un proceso adecuado para mejorar la calidad del dato, en concordancia con lo levantado y definido en el trabajo de auditoría de datos institucionales y en la estructura de datos maestros para un futuro ERP.
• Modelos y Políticas: Revisar/definir los modelos y políticas necesarias para la implantación del modelo de gobierno del dato.
• Roles y Funciones: Definir los roles y funciones necesarios para la implantación del modelo de Gobierno de Datos.
• Modelo de Relación: Establecer el modelo de relación entre las diferentes áreas, comités y órganos del gobierno, así como, los KPI necesarios para el seguimiento de las actividades y su grado de éxito.
• Seguridad: Identificar los puntos clave de la seguridad de datos para cumplir con las necesidades de la institución y con los requisitos legales, para lo cual se deberá revisar y considerar la normativa al respecto que el gobierno está impulsando para el sector público.
6. PRODUCTOS ESPERADOS
Los entregables que se indican a continuación deberán ser presentados en una reunión previa a su entrega formal por escrito, a fin de explicar en detalle al equipo contraparte la metodología utilizada y resultados alcanzados. Dicha reunión, además de posibilitar el entendimiento cabal de lo realizado, permitirá generar feedback al proveedor a través de observaciones y sugerencias, facilitando posteriormente la etapa de validación y visto bueno para el proceso de pago.
6.1. Planificación ajustada de la consultoría
ENTREGABLE DESCRIPCIÓN
Informe N°1
Kick Off Al inicio del servicio, y en conjunto con el equipo Visualiza, se deberá definir y validar la metodología a utilizar, planificación detallada, carta Gantt ajustada, alcance y entregables (sin cambiar fechas de hitos de pagos propuestos por el oferente en su Carta Gantt), así como modelo de seguimiento y control de la consultoría.
6.2. Diagnóstico, evaluación y análisis de los datos maestros de JUNJI contenidos en sus actuales aplicaciones y/o sistemas legados.
ENTREGABLE DESCRIPCIÓN
Informe N°2
Diagnóstico (As-Is) Resultado de la exploración y levantamiento de datos de la institución, arquitectura utilizada, análisis de las estructuras existentes en los sistemas legados y/o aplicaciones.
Detalle de auditoría de la calidad de los datos con identificación de las causas raíz de los errores, indicando el nivel cualitativo y cuantitativo de los datos con porcentaje de errores, datos duplicados o redundantes, incompletos o desactualizados.
Informe N°3
Propuestas de Mejoras para los Datos Proponer estrategias en términos de iniciativas para corregir, crear, limpiar o transformar los datos actuales en las aplicaciones y sistemas legados, que incluya actividades a realizar, estimación de esfuerzos, responsables y plazos.
6.3. Levantamiento y análisis de las estructuras de datos maestros contenidos en las actuales aplicaciones y/o sistemas legados e identificación de brechas de datos con las estructuras que en términos generales requiere la implementación de un ERP de clase mundial.
ENTREGABLE DESCRIPCIÓN
Informe N°4
Diseño Mapeo de Datos Entregar el diseño del proceso de mapeo de datos y reglas de transformación de éstos, incluyendo nuevos modelamientos.
Entregar diagramas conceptuales de los modelos y sus relaciones.
Realizar una comparación del As-Is con las estructuras mínimas requeridas por un ERP de clase mundial.
Informe N°5
Maestros de Datos Entregar la estructura de todos los maestros que requiere la institución (campos de cada uno de los maestros y sus principales características) señalando además cuales de esos datos existen actualmente en la institución y cuáles no. Respecto de los datos inexistentes, se deberá entregar el listado y alcance de tareas que JUNJI deberá ejecutar para completar dichos maestros.
6.4. Modelo de Madurez, Gobierno y Gestión de los Datos Maestros.
ENTREGABLE DESCRIPCIÓN
Informe N°6
Gobernanza de Datos Informe conteniendo los siguientes aspectos relacionados con el Gobierno de Datos:
Roles y funciones: Documento con los roles y funciones definidas actualmente y con las propuestas de nuevos roles y/o adecuación de lo definido actualmente para implantar un modelo de gobierno adecuado.
Modelo de Relación: Definición del modelo de relación entre áreas para la gestión adecuada del Dato. Incluye formato de reuniones (comités, etc.) y reporte (KPI de seguimiento de la actividad, etc.).
Seguridad y privacidad: Reglas de seguridad para proteger los datos y su adecuado acceso, tanto desde el punto de vista del control (accesos, encriptado de datos, etc.) como de auditoría y control (monitorización del adecuado acceso a los datos).
Modelos y Políticas: Definición de políticas y procedimientos para las diferentes etapas del ciclo de vida del dato para un correcto gobierno de éste.
Data Quality: Metodología, participantes y herramientas para la implementación de un sistema de calidad del dato robusto, ágil y escalable.
Mapa de Datos: Inventario de fuentes de información y de utilización actual (con trazabilidad técnica y funcional a alto nivel).
Arquitectura: Identificación de las actuales arquitecturas de datos (infraestructuras y repositorios de datos) y definición de las nuevas necesidades (Big Data).
Herramientas: Definición de los modelos de explotación y de las herramientas necesarias para cada tipo de explotación (Data Discovery, Analytics, Autoservicio, Reporting). Identificación de herramientas y/o desarrollos necesarios para el soporte a todas las iniciativas identificadas (Gobierno, Diccionario de Datos, MDM).
Roadmap: Calendario priorizado para la implementación de las iniciativas identificadas.
7. CONSIDERACIONES RESPECTO DE LOS DATOS MAESTROS
En el contexto de que a esta Institución le corresponderá en el mediano plazo migrar a un futuro ERP, para efectos de este proyecto de consultoría se deberá considerar los datos maestros esenciales para la ejecución de los procesos financieros contables de la Institución y que serán convertidos y migrados al nuevo ERP. Por lo anterior, la consultoría deberá al menos considerar los siguientes maestros de datos:
• Inventario de activos fijos (infraestructura de unidades educativas, mobiliario, equipos computacionales, entre otros).
• Maestro de materiales (códigos asignados a los materiales utilizados por la Institución).
• Estructura organizativa / dotación de personal (datos utilizados por la Institución en los procesos de Administración de Personas y gestión de cometidos).
• Plan de cuentas: corresponde al plan de cuenta SIGFE que se encuentra actualmente en operación (conjunto de cuentas indicadas por la NICSP utilizadas para el registro de las transacciones financiero-contables y presupuestarias de la Institución).
• Centros de Costos: Es objetivo central de la institución, consolidar los costos a nivel de centro de costos, la definición inicial es que los centros de costos se determinen a nivel de unidad educativa (jardín).
• Proveedores (datos utilizados por la Institución en el proceso de compras y que contemplan los datos generales y financieros de cada proveedor).
Adicionalmente, es preciso tener en consideración que:
- La Institución no cuenta con un inventario sólido de activos fijos a nivel nacional (ubicación, estado de depreciación, entre otros).
- La institución no cuenta con un stock sólido de material en las diferentes ubicaciones de almacenaje de la Institución, incluyendo Jardines Infantiles.
- La institución no cuenta con un modelo de gobierno de datos para todas las áreas de la institución.
- Existen avances en materia de gobernanza de datos en lo relativo a la información de párvulos y jardines infantiles.
- En la actualidad, la Institución cuenta con un maestro de materiales que se rige por distintas tipologías de códigos internos, por lo que se requiere de un levantamiento y análisis de los distintos códigos existentes para definir el mapeo de la estructura con los códigos a tomar en el nuevo sistema ERP. Entre las tipologías identificadas están:
a) Materiales antiguos que se perdieron su trazabilidad y, por ende, su código, y son designados con DTT.
b) Códigos tomados de Mercado Público.
c) Código para productos descontinuados o que no figuran dentro de la plataforma de Mercado Público.
8. PROPUESTA TÉCNICA
La propuesta técnica del oferente deberá describir en detalle el servicio ofertado, incorporando como mínimo los siguientes ítems:
a) Objetivo general y específicos de la consultoría.
b) Señalar metodología con que se abordará el proyecto en su conjunto.
c) Diseño metodológico y estrategia para lograr cada objetivo.
d) Plan de trabajo, donde se detalle cómo se abordarán los objetivos del proyecto.
e) Carta Gantt propuesta para el desarrollo de la consultoría, con programación detallada para el cumplimiento de los hitos y sus entregables. La programación deberá dejarse establecida en semanas, y la fecha de inicio efectivo del proyecto será la primera reunión de trabajo que se realice entre la JUNJI y el equipo de consultores de la empresa adjudicada.
f) Modelo de control y seguimiento de avances del proyecto, el cual debe contener mecanismos de identificación de riesgos y alertas.
g) Antecedentes que permitan evaluar experiencia y trayectoria de la empresa tanto en consultorías similares, así como, en implementación de sistemas ERP de clase mundial. Esta información se deberá adjuntar en el formato indicado en el Anexo N° 8.
h) Informar el equipo de profesionales propuesto para el desarrollo de la consultoría. Además de informar la estructura y roles de cada uno se deberá indicar conocimiento y experiencia en proyectos similares , lo que deberá ser evidenciado a través de referencias concretas y demostrables, a través de documentos que acrediten la experiencia señalada, o permitiendo su verificación por parte de la Institución mediante los contactos proporcionados. Esta información se deberá adjuntar en el formato indicado en el Anexo N° 9.
i) Experiencia comprobable de la empresa en instituciones públicas con cobertura nacional. Esta información se deberá adjuntar en el formato indicado en el Anexo N° 10.
9. EQUIPO DE PROFESIONALES PARA EL DESARROLLO DE LA CONSULTORÍA
El oferente deberá identificar al personal clave que va a trabajar en el desarrollo de la consultoría, las responsabilidades que le corresponderán a cada uno y el tiempo que destinarán a su ejecución. Para ello se deberá indicar la estructura del equipo que va a realizar la consultoría, especificando claramente los roles de cada uno de los integrantes.
Esta información deberá ser incluida en la propuesta técnica en no más de tres (03) páginas y de manera complementaria a la información que se deberá entregar de las competencias y experiencia requerida de cada integrante del equipo según el anexo N° 9.
Con el objeto de hacer comparables las propuestas, el proveedor deberá considerar en la estructura del equipo un mínimo de tres (03) profesionales, considerando entre ellos un líder de proyecto y especialistas que cubran las dimensiones de la consultoría. Si el Anexo Nº 9 no cuenta con la totalidad de la información requerida, será causal de inadmisibilidad de la oferta.
9.1 PERFILES Y FUNCIONES DEL EQUIPO
El equipo propuesto para el desarrollo del proyecto debe contar con conocimientos en estructuras de datos maestros, auditorías de datos, sistemas ERP y gobierno de datos. Para el líder del proyecto se solicita una experiencia laboral mínima de doce (12) años y para los profesionales a su cargo una experiencia laboral de a lo menos seis (06) años.
Respecto del rol de cada integrante del equipo, así como, del alcance de las funciones a realizar durante la ejecución del proyecto, se espera que al menos esté contemplado lo siguiente:
9.1.1. Líder Proyecto
Responsable de la relación formal con la contraparte de JUNJI.
Experiencia y conocimiento metodológico del servicio prestado.
Ejercer el liderazgo del equipo.
Supervisar la calidad de los entregables.
Supervisar ejecución de las actividades de la consultoría.
Responsable de reportar los avances, riesgos, problemas presentados durante la ejecución del proyecto, así como, proponer estrategias y alternativas de solución y/o mitigación.
Participar en todas las instancias necesarias para el logro del proyecto.
9.1.2. Equipo Consultores/Especialistas
Realizar el levantamiento, análisis y evaluación de la calidad de los datos.
Analizar estructuras de los maestros de datos actuales.
Identificar para todos los datos que se utilizan en los maestros, las fuentes y sus respectivas políticas de creación, administración y mantención.
Identificar brechas de maestros de datos actuales con los requeridos para la implementación de un ERP.
Revisar y analizar los escenarios alternativos para atacar las brechas identificadas.
Identificar y priorizar problemas detectados durante la auditoría de la calidad de datos.
Identificar datos críticos para la institución, y evaluar su manejo actual, efectuando las propuestas de mejoras que se estimen pertinentes dada su criticidad.
Desarrollar un modelo de madurez, gobierno y gestión de los datos maestros.
Definir una propuesta detallada con el listado de tareas que JUNJI deberá ejecutar para completar los maestros conforme a los resultados obtenidos, así como, de las actividades que se deberán implementar para mantener actualizados y ordenados dichos maestros hasta la implementación del futuro ERP.
Definir detalladamente los procesos de creación, almacenamiento y actualización de los Datos Maestros, para su gestión posterior.
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