Artículo 31°: Responsabilidades, facultades y obligaciones del Administrador del Suministro: El Administrador del Suministro será el encargado de coordinar y controlar el correcto cumplimiento del contrato entre el proveedor y la “Zona de Bienestar”, quién tendrá al efecto las siguientes facultades, obligaciones y responsabilidades:
- Mantener actualizado un archivador con la totalidad de los antecedentes de cada contratación.
- Solicitar el presupuesto al proveedor.
- Cotejar el presupuesto solicitado con el itemizado de la licitación el cual deberá tener a lo menos el siguiente contenido:
- Verificar, corroborar y certificar que el precio de los bienes indicados en el presupuesto sean los ofertados en el itemizado de la licitación.
- Verificar que contenga unidades de medidas, cantidad, precio unitario y precio total e identificación o descripción detallada de cada bien requerido.
- Nombre del proveedor y rut.
- Numero de cotización.
- Fecha del presupuesto.
- Dirección de despacho de los productos.
- Contengan un plazo o fecha de entrega de los productos.
- La fecha indicada sea de días corridos.
- Indicar el número de licitación.
- El Administrador del Suministro deberá rechazar el presupuesto si contiene el siguiente contenido:
- Los bienes indicados en el presupuesto no se encuentren dentro del itemizado de la licitación.
- Los precios de los bienes indicados en el presupuesto no sean los ofertados en el itemizado de la licitación valorizado por el proveedor.
- No contenga las unidades de medidas, cantidad, precio unitario y precio total e identificación o descripción detallada de cada bien requerido.
- Presupuestos con descripciones globales de los bienes.
- Presupuestos cuyo plazo de entrega sea indicado en días hábiles.
- No indique el nombre del proveedor y rut.
- No indique el número de cotización.
- No indique la fecha de emisión del presupuesto.
- No indique la dirección de despacho de los productos.
- No contenga un plazo de entrega de los productos.
- No indique el número de licitación.
- Verificar y certificar la recepción conforme del suministro, revisando materialmente la correlación entre lo requerido y entregado por el proveedor, debiendo cotejar el presupuesto con la Orden de Compra y los bienes proporcionados.
- Solicitar por escrito la recepción de los bienes materialmente a entera satisfacción de la “Zona de Bienestar”.
- Informar por escrito el incumplimiento de las obligaciones del prestador del suministro al Centro de Gestión y Adquisiciones dentro del plazo de 72 horas contadas desde su ocurrencia, por escrito, mediante una comunicación breve.
- Dar la conformidad de factura antes de presentarla al Centro de Gestión y Adquisiciones revisando lo siguiente:
- La emisión de la factura debe ser posterior a la emisión de la Orden de Compra.
- Verificar, corroborar y certificar la correlación exacta entre el monto de la factura y el monto de la Orden de Compra.
- Verificar, corroborar y certificar que los bienes indicados en la factura sean los mismos que se encuentran señalados en la Orden de Compra.
- La factura emitida sea pago a crédito a 30 días, debiendo entregar la copia cedible.
- Demás disposiciones relativas a esta materia emitidas por el escalón superior.
h. Solicitar al Centro de Gestión y Adquisiciones la certificación administrativa de la recepción en el portal de compras pública a entera satisfacción de la “Zona de Bienestar” del suministro contratado, a petición del requirente del mismo mediante correo electrónico o una comunicación breve.
Por su parte, el oferente adjudicado deberá designar un delegado que se relacionará con el Administrador del Suministro para todos los efectos señalados, y especialmente para coordinar aspectos administrativos referentes a la entrega y cumplimiento del suministro de panadería, pastelería, frutas y verduras para la Zona de Bienestar “Concepción” y las Instalaciones Recreacionales, dependientes de esta.
Para efectos de efectuar o adoptar decisiones, solicitudes, definiciones y acuerdos, el contratista será citado mediante un correo electrónico dirigido al proporcionado en el Anexo N.º 3 “formulario de datos del oferente” o el informado a través del Sistema de Información de Compras, en caso de que el contratista solicite una reunión, deberá hacerlo mediante un correo electrónico dirigido a la casilla zbconcepcion@ejercito.cl, al término de esta reunión se dejará constancia a través de un acta levantada, la que para produzca efectos legales y obligue a los contratantes deberá ser suscrita por las partes del contrato o quien les subrogue con poder suficiente y aprobada a través de la resolución administrativa correspondiente, la cual será notificada a través del “Sistema de Información de Compras”.
Toda solicitud efectuada por un medio distinto al anteriormente descrito no producirá obligaciones de ningún tipo o naturaleza para la “Institución”, siendo nulas y de ningún valor.