BASES ADMINISTRATIVAS
CONVENIO DE SUMINISTRO ARRIENDO DE IMPRESORAS CON TONER Y SERVICIO DE MANTENCIÓN
- ANTECEDENTES GENERALES
La Municipalidad de Laja requiere contratar ser servicio de arriendo de impresoras láser Multifuncionales para las Direcciones Municipales (Alcaldía comunicaciones, Administración Dirección de Administración y Finanzas, Tesorería, Contabilidad, Dirección Desarrollo Comunitario, Dirección de Secplan, Dirección de Obras, Dirección de Tránsito, Dimaao, Secretaria Municipal y Unidad de Adquisiciones, Oficina de Partes, Egis, Oficina Asistentes Sociales, Juzgado Policía Local, Prodesal, Programas Sociales, Oficina Subsidios, Biblioteca y RSH, este convenio será por un periodo desde Enero a Diciembre 2022.
II.-PARTICIPANTES
Los oferentes, personas Naturales o Jurídicas deben presentar una oferta relacionada con el servicio de arriendo mensual de impresoras, scanner y además el servicio de impresión esto de acuerdo a las características indicadas en el Anexo Técnico- Económico Nº 2 y Anexo N°3, adjunto y las presentes Bases.
III Requerimientos:
El proveedor deberá ingresar oferta en Anexo Técnico Económico adjunto: las impresoras requeridas son las siguientes:
El equipamiento ofertado debe cumplir las siguientes características mínimas:
• 40 páginas por minuto mínimo
• Dos bandejas alimentación de papel de 550 hojas c/u
• Pantalla de acceso 7” táctil mínimo
• Procesador mínimo 1 Ghz.
• Memoria RAM 1 GB
• Tiempo de Salida primera página Máximo 6 seg.
• Bypass 100 hojas
• Alimentador automático documentos 100 hojas
• Dúplex automático (copia/imprime ambos lados)
• Escáner color
• Reducción hasta 25%
• Ampliación hasta 400%
• Adjuntar ficha técnica en PDF e imagen
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CANTIDAD
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MODELO DE IMPRESORAS MULTIFUNCIONALES
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12
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Impresoras Láser Impresora blanco y negro similar a Samsung M4020ND
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3
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Impresoras Láser color similar a HP E55040
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9
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Impresoras Láser Multifuncional Blanco y Negro Similar a Samsung M4080FX
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4
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Scanner Carga Superior similar a Brother ADS 2400N
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La oferta deberá cumplir con los siguientes requerimientos:
• Insumos originales (Tóner y otros, excepto papel).
• Repuestos necesarios para reemplazar por desgaste.
• Plataforma Web y Telefónica para asistencia técnica
• Retiro y Reciclaje de insumos
• Limpieza, lubricación, chequeos y ajustes mensuales sin cargo al municipio.
• Servicio Técnico. Tiempo de respuesta por solicitud de asistencia técnica 1 hora. Tiempo de solución a problemas, 24 horas.
• El tiempo de instalación previsto es máximo 1 día después de generada lo orden de compra.
• Capacitación al personal Municipal en el uso de los equipos.
• El servicio es costo variable y costo fijo, no considera un mínimo de copias mensuales, y debe considerar la reposición de todos los insumos y repuestos que se requiera para mantener el servicio operativo (se excluye solamente el papel que será provisto por el Municipio).
• Todo costo necesario para la mantención periódica y/o reparación del equipo debe estar considerado en el valor del servicio.
• El adjudicatario deberá acudir al llamado del municipio cuando se requiera en el caso de mantención o reparación del equipo dentro del plazo ofertado.
• El adjudicatario deberá contar con servicio técnico propio y certificado, con personal correctamente identificado e idóneo para la reparación y mantención de los equipos cuando el municipio requiera de estos servicio
El servicio de arriendo de impresoras, scanner y de impresión deberá ser suministrado de manera mensual por el proveedor de acuerdo a su oferta indicada la cual será facturada mensualmente según consumo y arriendo de impresoras y scanner.
IV.-REQUISITOS MINIMOS PARA PARTICIPAR DE LA OFERTA
Los requisitos para presentar la oferta se encuentran establecidos en el punto 4 de las Bases (formulario de postulación), los cuales deben ser completados con la información requerida.
V.- ANTECEDENTES LEGALES PARA SER CONTRATADO
Los antecedentes legales para poder ser contratado, sólo se requerirán respecto del proveedor adjudicado y deberán estar disponibles en ChileProveedores, de no estar acreditados mediante ChileProveedores
VI.-ETAPAS Y PLAZOS DE LICITACIÓN
Los plazos de esta licitación estarán dados según lo determina en forma automática el portal www.MercadoPúblico.cl
VII.-PREGUNTAS Y RESPUESTAS
Los interesados en participar en la presente licitación podrán formular consultas y solicitar aclaraciones dentro de los plazos señalados en la cláusula 3, “Etapas y Plazos” de las presentes bases.
Las preguntas deberán formularse a través del sistema www.MercadoPublico.cl .
La Municipalidad pondrá las referidas preguntas y sus respuestas en conocimiento de todos los interesados, a través de su publicación en www.MercadoPublico.cl , sin indicar el autor de las preguntas, dentro del plazo señalado en la referida cláusula
VIII.- CONDICIONES DE PAGO
El pago se efectuará contra factura mensual en conformidad con el cobro mensual de las impresiones registradas en los contadores de las impresoras, y arriendo de impresoras y scanner con un máximo estipulado por ley de 30 días. El proveedor deberá ingresar o enviar la 4ª copia Cedible, para el proceso de pago de su factura. El proveedor recibirá el pago de forma electrónica o bien mediante documento bancario.
IX.-PRESUPUESTO PARA EL CONVENIO.-
Los recursos para esta compra están contemplados con recursos Municipales , por un monto total con impuesto de $ 9.000.000.-
La Municipalidad en el acto de Apertura rechazará la(s) oferta(s) que superan el presupuesto disponible, declarándolas fuera de Bases.
Se considerarán los siguientes criterios de evaluación para evaluar las ofertas:
X.- CRITERIOS DE EVALUACION
Los criterios de adjudicación para esta acción están determinados por los siguientes parámetros:
Oferta económica 40%
Precio mínimo ofertado/precio oferta x 100
Oferta Técnica 30%
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PROPUESTA TÉCNICA
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SI la propuesta contempla todo el requerimiento e indica especificaciones técnicas (Impresoras y Scanner) Servicio de impresión, mantención, de iguales características a lo solicitado en las Bases.
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100 puntos
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Si la propuesta contempla todo el requerimiento e indica especificaciones técnicas de similares características a lo solicitado (otros modelos de impresoras y/ escáner), Servicio de impresión, mantención.
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30 puntos
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Sí la propuesta no contempla la totalidad del requerimiento, se declarará fuera de Bases.
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No indica, propuesta técnica, se declarará fuera de Bases
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Experiencia 10%
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EXPERIENCIA ACREDITADA
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PUNTAJE
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Acredita 2 o más años (adjudicaciones de similares características, contratos, orden de compra, certificados)
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100 puntos
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Acredita menos de 2 años hasta 1 año
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80 puntos
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Acredita menor a 1 año
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20 puntos
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No acredita experiencia
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0 puntos
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Servicio Técnico 10 % (Acreditar con patente Comercial vigente)
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(Acreditar con patente Comercial vigente)
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PUNTAJE
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-Cuenta con Servicio Técnico en la Región
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100 puntos
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-Cuenta con Servicio Técnico fuera de la Región
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40 puntos
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Tiempo de Respuesta 10%
(Plazo para agendar la ejecución o tiempo para realizar la mantención o provisión de repuestos) “especificar en horas”.
Tiempo de respuesta mínimo/tiempo de respuesta ofertado x 100
XI.-CONDICIONES DE SERVICIO:
El proveedor adjudicado deberá provisionar las Impresoras requeridas y scanner, como también el suministro de tóner para su reemplazo, el que deberá estar incluido en el arriendo sin costo para la Municipalidad, además de reemplazar las impresoras y/o scanner en el caso de presentar falla en esta, como también el servicio técnico cuando se solicite vía telefónica o presencial si es el caso, todo es deberá ser suministrado por el proveedor.
El proveedor adjudicado deberá contar con servicio técnico propio y certificado, con personal correctamente identificado para la reparación y mantención de los equipos cuando el municipio requiera de estos servicios además de contar con un tiempo de respuesta técnica de 1 hora o hasta 24 hrs para brindar la solución al problema.
XII.-COMISION DE EVALUACION.
La comisión de Evaluación de ofertas es la encargada de analizar y priorizar las propuestas. Ella estará constituida por:
Profesional Finanzas
Profesional Informática
Encargado de Adquisiciones (S)
En caso de no encontrarse el titular, asistirá el subrogante
Al finalizar este proceso, la Comisión entregará un Acta con las evaluaciones respectivas de cada oferente al señor Alcalde para su aprobación, el cual procederá a dictar la resolución de adjudicación.
XIII.- DEL CONTRATO
El contrato se formalizará mediante la suscripción de un contrato entre las Partes, el cual el proveedor adjudicatario tendrá un plazo máximo de 5 días hábiles desde la publicación de la Resolución de Adjudicación, para concurrir a firmarlo de lo contrario se procederá a dejar sin efecto el Decreto de Adjudicación dando paso a la Readjudicación.
La Municipalidad de Laja, a través de la Unidad de Compras de la Dirección de Administración y Finanzas, generará una Orden de Compra mensual por el total de impresiones realizadas mensualmente por todas las Direcciones y Unidades donde se encuentren ubicadas las impresoras arrendadas. Los cobros mensuales deberán ajustarse a los montos indicados en su oferta económica no teniendo variación alguna.
El proveedor adjudicatario deberá concurrir a tomar en terreno la lectura de los contadores que poseen cada uno de los equipos en arriendo, para obtener la cantidad de fotocopias impresas en el mes en curso, la cual será informada a la Unidad de Adquisiciones quién girará una orden de compra mensual por el consumo por el portal www.MercadoPublico.cl.
El proveedor deberá aceptar la Orden de Compra que se le emite a través del sitio www.MercadoPublico.cl.
XIV.- GARANTIAS EN SOPORTE PAPEL
1) GARANTÍA FIEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO
Para garantizar el Fiel Cumplimiento del respectivo Contrato, se solicitará al proveedor adjudicado, un Documento financiero a la Vista, pagadero a la vista e irrevocable y de cobro rápido y efectivo por un valor de $500.000 (Pesos Chilenos), el cual deberá ser extendido a nombre de la Municipalidad de Laja R.U.T. 69.170.300-2, pagadero a la vista e irrevocable y de cobro rápido y efectivo, tomada por uno o varios integrantes del oferente, no se aceptarán garantías emitidas a favor del oferente por parte de terceros, con una vigencia hasta 60 días hábiles desde el término del contrato.
En el caso de presentar una garantía a la Vista deberá ir acompañando con un documento en el cual venga expreso un texto con lo siguiente, para caucionar el Fiel Cumplimiento del Contrato ID 3734-94-LE21 “Convenio Suministro Arriendo de Impresoras con Toner y Mantención”.
En el caso de presentar otro tipo de garantía (Boleta de Garantía, Certificado de Fianzas, etc), deberá indicar expresamente para caucionar el Fiel Cumplimiento del Contrato Licitación Pública ID 3734-94-LE21 Convenio Suministro Arriendo de Impresoras con Toner y Mantención”.
La empresa u oferente tendrá un plazo de 5 días hábiles para presentar la garantía de Fiel Cumplimiento del Contrato, mediante un sobre cerrado en cual venga expreso el nombre de la Licitación, garantía y remitente, y que deberá ser ingresada en la Oficina de Partes de la Municipalidad de Laja, calle Balmaceda Nº 292 Laja, en horario de 08:30 a 13:30 hrs.
La No presentación de la garantía del Fiel Cumplimiento del Contrato, dará lugar a la Re-adjudicación de la licitación a la oferta con el segundo mayor puntaje en la evaluación y a su vez facultará a la Municipalidad de Laja para hacer efectivo el cobro de la garantía de la Seriedad de la Oferta por incumplimiento a las condiciones establecidas en las presentes Bases Administrativas.
En caso de cobro de esta garantía derivado del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que imponen las presentes Bases, se procederá al término anticipado del contrato sin derecho a indemnización alguna.
Toda devolución de garantía deberá ser solicitada al Sr. Alcalde en soporte papel o mail ingresado en la Oficina de Partes, en la cual se debe indicar los antecedentes de la garantía a devolver, luego para retirar el documento en el Municipio deberá acreditar con presentación de la Cédula de Identidad en caso de ser persona Natural que irá acompañado de una Declaración Jurada Simple y en caso de de tratarse de persona Jurídica deberá presentar un poder Notarial de representante de la Sociedad.
En el caso que se solicite el envío del documento por vía correo certificado el interesado deberá asumir los costos de envío e indicar en su solicitud que se hace responsable ante la pérdida o extravío, excluyendo al Municipio de toda responsabilidad.
XV.-MODIFICACIONES A LAS BASES
La Municipalidad podrá modificar las presentes bases y sus anexos, ya sea por iniciativa propia o en atención a una aclaración solicitada por alguno de los oferentes, durante el proceso de la propuesta, hasta antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.
Las modificaciones que se lleven a cabo, serán informadas a través del sitio www.MercadoPublico.cl . Estas modificaciones formarán parte integral de las bases y estarán vigentes desde la total tramitación del acto administrativo que las apruebe.
Junto con aprobar la modificación, se establecerá un nuevo plazo prudencial para el cierre o recepción de las propuestas, a fin de que los potenciales oferentes puedan adecuar sus ofertas.
XVI.- CONSULTAS Y ACLARACIONES
Las consultas o aclaraciones requeridas por los interesados podrán ser enviadas mediante el foro de consultas del portal www.MercadoPublico.cl , dentro del plazo definido.
La Municipalidad de Laja, una vez realizada la apertura electrónica de las ofertas, podrá solicitar a los oferentes salvar errores u omisiones formales, siempre y cuando las rectificaciones de dichos vicios u omisiones no confieran a esos oferentes una situación de privilegio respecto de los demás competidores y no afecten los principios de estricta sujeción a las bases y de igualdad de los oferentes.
Además la Municipalidad de Laja podrá, durante la evaluación, solicitar aclaraciones a las ofertas presentadas por los proponentes, en caso de ser necesario.
Se podrá permitir, asimismo, la presentación de las certificados y/o antecedentes que hayan omitido presentar al momento de efectuar la oferta, siempre que dichas certificaciones o antecedentes se hayan producido u obtenido con anterioridad al vencimiento del plazo para presentar ofertas o se refieran a situaciones no mutables entre el vencimiento del plazo para presentar ofertas y el periodo de evaluación.
Los oferentes o empresas tendrán un plazo máximo de 48 horas corridas, contadas desde la notificación del respectivo requerimiento, para responder a lo solicitado por la Municipalidad de Laja, o para acompañar los antecedentes requeridos por ésta.
La Municipalidad no considerará las respuestas recibidas una vez vencido dicho plazo. La responsabilidad de revisar el “foro inverso”, disponible en www.MercadoPublico.cl , a través del cual se solicitan los antecedentes y aclaraciones durante el periodo de evaluación, recae exclusivamente en los oferentes.
XVII.-DE LA ADJUDICACIÓN.
La Comisión de Evaluación presentará al Alcalde, una nómina de los proponentes ordenados de acuerdo a la evaluación obtenida por cada uno de ellos en base a: Monto de la oferta y requerimientos, etc. El Alcalde se pronunciará respecto de la propuesta de la Comisión, tras lo cual se dictará el Decreto Alcaldicio correspondiente para su adjudicación, notificándose por medio del portal www.MercadoPublico.cl.
La Municipalidad de Laja declarará inadmisible cualquiera de las ofertas presentadas que no cumplan los requisitos, condiciones establecidas en las presentes Bases, sin perjuicio de la facultad para solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales de acuerdo a lo establecido en la normativa de Compras Públicas 19.886.
La Entidad licitante podrá, además, declarar desierta la licitación cuando no se presenten ofertas o cuando éstas no resulten convenientes a sus intereses.
La Licitación se adjudicará al proveedor que cumpla con todo el requerimiento y que haya obtenido el más alto puntaje, de acuerdo con los criterios de evaluación y sus ponderaciones, establecidos en las presentes Bases, a través de una resolución que será publicada en www.MercadoPublico.cl , una vez que se encuentre totalmente tramitada.
XVIII.-Re Adjudicación
Si el respectivo adjudicatario se desiste de su oferta informando por algún medio, no presenta la garantía de Fiel Cumplimiento del Contrato, no firma el contrato, no se inscribe en ChileProveedores en los plazo establecidos en las presentes Bases, no acepta la orden de compra, la entidad licitante podrá dejar sin efecto la adjudicación y seleccionar al oferente que, de acuerdo al resultado de la evaluación le siga en puntaje, y así sucesivamente, a menos que, de acuerdo a los intereses del servicio, se estime conveniente declarar desierta la licitación y facultará a la Municipalidad para hacer efectiva el cobro de la garantía de la seriedad de la oferta por vía administrativa, no dando derecho alguno a indemnización a favor del proveedor
XIX.-Fecha de Adjudicación
Si por causas no imputables a la Entidad licitante, las que serán oportunamente informadas, no se puede cumplir con la fecha indicada en las Bases para adjudicar, se publicará una nueva fecha en el portal www.mercadopublico.cl.
XX.-Resolución de Empates
En caso de presentarse un empate entre 2 o más ofertas, ello se resolverá adjudicando al oferente que hubiese obtenido el mayor puntaje en el criterio “Propuesta técnica”.
Si aplicando la fórmula anterior aún persiste el empate entre oferentes, dicha situación se resolverá adjudicando al oferente que hubiese obtenido el mayor puntaje en el criterio “Precio”.
Si aplicando la fórmula anterior aún persiste el empate entre oferentes, dicha situación se resolverá adjudicando al oferente que hubiese obtenido el mayor puntaje en el criterio “Experiencia”.
Finalmente, si aún persiste el empate, se seleccionará a la propuesta que ingresó primero en www.mercadopublico.cl
XXI-MULTAS POR ATRASO DEL SERVICIO
El incumplimiento en la entrega del servicio en el tiempo y forma estipulada en las presentes Bases, debido a causas imputables al oferente, dará derecho a cobrar una multa. La aplicación de la multa se realizará administrativamente, sin forma de juicio, y se deducirá del pago de las facturas generadas por el oferente al que se deja constancia de la calidad desfavorable del servicio.
Las multas se cursarán por:
a) Retrasos en la reposición de los insumos para impresoras no justificados, por cada ocasión que suceda, por día de retraso 1/1000 del valor total de la factura.
Notificada la multa al oferente, especificando infracción y monto, ésta deberá emitir nota de crédito y entregarla dentro de los tres (3) días corridos siguientes, a la Unidad de Adquisiciones, a fin de que sea rebajada de la facturación que corresponde.
b) Esta multa será aplicada por la Unidad Técnica por vía administrativa y se descontará del pago respectivo, con un atraso máximo de 5 días.
c) Para efectos del cálculo de días sujetos a multas, se considerará como atraso la diferencia existente entre el plazo efectivo de la notificación de reposicion de insumos (toner) emitida por la municipalidad (correo electrónico).
d) El proveedor no estará afecto a multa si la Municipalidad solicita mediante oficio o mail notificando al proveedor una fecha distinta de entrega por razones justificadas.
XXII.- APELACIONES A SANCIONES O MULTAS.
Toda multa podrá ser apelada por el proveedor dentro de los 3 días hábiles siguientes a la notificación de la multa. Esta apelación deberá ser por escrito y dirigida a la Comisión Evaluadora. La apelación deberá ser informada dentro de los 4 días hábiles siguientes a la recepción de ésta, por los funcionarios integrantes de la Comisión Evaluadora del respectivo proceso licitatorio con resolución del Sr. Alcalde y en su ausencia quien le subrogue.
El resultado de dicha apelación será comunicada al proveedor por escrito o mail institucional.
XXIII- AUMENTO DEL CONTRATO O ARRIENDO ADICIONAL
El valor a postular deberá ser por unitario, ya que, si existe la necesidad y disponibilidad presupuestaria, se podrá aumentar el contrato hasta un 30% del valor total adjudicado, generando un arriendo adicional de impresoras y/o scanner. El proveedor deberá mantener los precios y condiciones de acuerdo a su propuesta técnica económica.
XXIV.-RESPONSABLE DEL CONTRATO
La Unidad de Adquisiciones actuará como Unidad de técnica, para lo cual verificará el Fiel Cumplimiento del Contrato.