El adjudicatario deberá entregar junto con la factura los siguientes antecedentes:
Certificados de cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales vigente, de la Inspección del trabajo correspondiente, en original, que acredite que el contratista y/o el subcontratista no tiene obligaciones laborales ni reclamaciones pendientes con relación a la obra, de aquellos trabajadores dependientes que se desarrollen en la ejecución del proyecto. Este certificado debe corresponder a los meses que corresponden al período de las obras ejecutadas.
Además, deberá acompañar copia de todos los contratos de trabajo (trabajadores de la obra) y sus respectivas liquidaciones de sueldo.
La adjudicataria deberá entregar Fotografías que muestren el avance de las obras.
La Adjudicataria deberá remitir los Permisos respectivos (si corresponde), Acta de Entrega de Terreno, fotografía que dé cuenta de la instalación del letrero de obras y fotografía que dé cuenta de la instalación de la placa recordatoria, y en caso de haberse solicitado, certificación de autenticidad de las Garantías solicitadas por el contratista a la institución bancaria emisora.
La Defensoría mediante Certificado del Inspector Fiscal o ITO acreditara que el o los certificados de cumplimiento de obligaciones laborales entregados de acuerdo a la letra anterior, corresponden a todos los contratos y subcontratos existentes en la obra.
Respecto al “Certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales” que se exige:
Es el certificado que dice relación a la Ley de Subcontratación, distinto al certificado de antecedentes laborales.
En este último caso, cuando quiénes forman parte del equipo de trabajo están contratados a honorarios sin vínculo de subordinación ni dependencia, lo cual debe ser declarado por escrito (declaración jurada notarial). Esta declaración será exigida para el pago respectivo.
Se deberá adjuntar por la empresa contratada, una nómina de trabajadores de la obra que deberá actualizarse cuando corresponda lo que será responsabilidad de la misma empresa. Si la empresa contratada subcontrata, deberá adjuntar igual nómina y en la misma oportunidad, respecto de trabajadores de la subcontratada. En este último caso, también debe actualizarse la nómina cuando corresponda, lo que será responsabilidad de la empresa contratada.
Los certificados mencionados se emiten con información de el o los meses en que se ejecutaron las obras cuyo pago se solicita, lo cual deberá verificar la Defensoría antes de remitir al Gobierno Regional el estado de pago respectivo.
En el caso de que los permisos y certificados de recepción y cualquier otro documento, que dependa de otros servicios públicos, quedara cautelado contra la garantía de fiel cumplimiento de contrato, el contratista deberá acreditar que los respectivos trámites se encuentran en proceso, siendo el Inspector Técnico de Obra (ITO) quien resuelva a este respecto. De requerirse algún permiso o certificado, el contratista debe tomar en cuenta los tiempos de estos e incorporarlos en su cronograma, de manera que, al término de la obra, las tramitaciones de éstos no entorpezcan la recepción definitiva.
La Defensoría efectuará la recepción provisoria conforme del proyecto, levantando un acta de recepción de obras con o sin observaciones. En dicha acta, se consignará si corresponden días de atraso que tuviere el contratista y su calificación conforme a lo dispuesto en estas Bases. De existir observaciones, éstas quedarán establecidas en el acta provisoria pudiendo otorgarse por la Defensoría un plazo adicional para que la empresa adjudicada subsane dichas observaciones. Este plazo adicional no se considerará para efectos de multas por retraso. Si no hay observaciones se efectuará la recepción definitiva conforme del proyecto.
La obra se entenderá recepcionada en conformidad por la mandataria, una vez cumplidos los requerimientos establecidos en las bases, aceptación que quedará registrada en el Acta de Recepción Definitiva. Esta acta se efectuará una vez transcurrido el plazo de ejecución del contrato y se procederá a efectuar la liquidación el contrato, lo que deberá ser aprobado por Resolución para luego remitirse al Gobierno Regional.
El término del contrato se producirá, sólo cuando el contratista haya entregado las obras con toda la documentación requerida, según la Ley General de Urbanismo y Construcción y su respectiva Ordenanza General de Urbanismo y Construcción, además de lo establecido en el plan regulador de la comuna. En caso de no hacerlo se hará el cobro de las respectivas garantías y multas que corresponda, previo informe del ITO solicitando el término del contrato por incumplimiento de las obligaciones contractuales.