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| Centros de conferencias | 1 | Unidad | SERV. PRODUCCION SEMINARIO PROYECTO FIC SC 4219
2.- Especificaciones y requerimientos para el desarrollo del Servicio de Producción, Seminario Internacional Proyecto FIC Transformación digital: Pymes de la región del Biobío, para la Vicerrectoría de Innovación y Postgrado de la Universidad Del Bío-Bío:
2.1 Previo a la realización del evento, la empresa adjudicada deberá realizar:
2.1.1 Base de datos
La empresa es responsable de la elaboración de la base de datos de empresarios manufactureros regionales que serán convocados al evento.
2.1.2 Gestión de Invitaciones
La empresa, será responsable del diseño de invitaciones, convocatoria, plataforma de registro de invitados, confirmación de asistencias.
2.1.3 Material de difusión
Todos los diseños deben ser aportados por la empresa adjudicada, incluido el formato de ppt que deben usar los expositores. La empresa adjudicada deberá además diseñar, disponer e Imprimir material gráfico del proyecto, incluido un (1) video de presentación del proyecto, gestionar e instalar el material gráfico corporativo de las instituciones participantes (Proyecto, Universidad del Bio-Bío, Gremios, Gobierno Regional, etc.) y responsable de su devolución.
Todo material de difusión debe ser de acuerdo con el manual de difusión del Gobierno Regional y además validado por este. Esta gestión de validación la realiza el proyecto con el ejecutivo técnico del Gobierno Regional, pero los diseños los provee el prestador de servicio.
El servicio debe incluir un plan de difusión para el evento que incluya por ejemplo publicaciones y/o campañas por diferentes medios.
2.2 En la realización del evento, la empresa adjudicada deberá contar con lo siguiente:
2.2.1 Infraestructura
La empresa debe disponer de una infraestructura completa para el desarrollo del evento, considerando al menos:
• Un mínimo de 150 estacionamientos.
• Acceso a baños.
• Zona de recepción de invitados con mesa para acreditación y todo lo necesario para ello.
• Zonas para café.
• Salón principal para seminario con aforo para 120 personas.
• Sillas distribuidas en formato seminario.
• Pódium.
• Sillones y decoración para moderador y relatores panel.
• Decoración: decoración del salón principal y secundario con imagen corporativa del evento (incluir los pendones corporativos de los actores principales del evento).
2.2.2 Amplificación (audio-video)
• Pantalla panorámica en escenario para presentaciones y videos relacionados con el evento.
• Pantallas (televisores) en salón de recepción y salón principal.
• Sistema de amplificación integrado.
• 1 micrófono en pódium.
• 1 micrófono de solapa.
• 1 micrófono inalámbrico para preguntas del público.
• Pantalla para el relator.
• Notebook.
• Pasa diapositivas.
• 1 operador de sonido y video.
• Música ambiental.
• Disponibilidad de internet wifi.
2.2.3 Libreto
Elaboración del libreto del presentador con el programa completo del seminario. La validación del libreto ante el Gobierno Regional lo hará el equipo de proyecto de la Universidad del Bio-Bío.
2.2.4 Acreditación de asistentes
Disponer de personal y mesas para la acreditación de los participantes al seminario. Se deberá contar con una plataforma informática que permita registrar en línea y a través de un formulario los registros previos de los invitados y el día del evento realizar la acreditación o check in de los asistentes reales al evento, a través de módulos conectados a la plataforma, lo que servirá como verificador de la asistencia final.
El sistema informático deberá mediante un algoritmo llamar las personas registradas previamente desde la base de datos, para lograr un acceso expedito y breve en la acreditación.
2.2.5 Presentador/a del evento
Disponer de un presentador oficial para todo el evento encargado de conducir los tiempos y ejecutar el programa del evento.
2.2.6 Servicio de alimentación
Disponer de un servicio de alimentación que incluya coffe break de acuerdo a lo considerado en el programa del seminario. Este servicio deberá ser para 120 personas, además de contar con agua purificada y vaso para moderador, relatores y el panel. Adicionalmente deben disponer de un almuerzo privado para 10 personas en el mismo lugar de la realización del evento (Considerando que la realización del evento debe existir, al menos tres servicios de restaurante a menos de 100 metros a la redonda).
2.2.7 Presentador, relatores, panelistas, moderadores
Disponer de al menos un (1) responsable de la empresa durante toda la ejecución del evento.
El proveedor del servicio adjudicado, deberá gestionar y hacerse cargo de toda la logística y gastos asociados a relatores, moderadores y presentador del evento. Esto es honorario, hotel, traslado, alimentación, otros. El equipo de proyecto de la Universidad del Bío-Bío, proveerá los contactos de los relatores al prestador de servicio para que este haga efectiva su participación.
Por lo anterior, se deberá contar con lo siguiente:
• Contar con 1 (un) presentador oficial del event | SERV. PRODUCCION SEMINARIO PROYECTO FIC SC 4219
2.- Especificaciones y requerimientos para el desarrollo del Servicio de Producción, Seminario Internacional Proyecto FIC Transformación digital: Pymes de la región del Biobío, para la Vicerrectoría de Inno |
$ 9.151.261,00
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