10.12.- Presentación de Informes del Estudio.

El consultor deberá entregar a cada organismo perteneciente a la contraparte técnica los informes que a continuación se indican:

10.12.1.- Informes Parciales.

Las 3 primeras etapas descritas en el punto 10.9.10 darán origen a informes parciales por etapas que se elaborarán de acuerdo con los requisitos de las bases y la práctica común para proyectos de Vialidad Urbana. Estos informes se entregarán en 6 ejemplares del mismo tenor (no copias) y contendrán la información pertinente a la etapa, siguiendo la siguiente estructura básica.

a)  Memoria descriptiva de actividades realizadas.

b)  Memoria técnica que contengan los antecedentes de la etapa.

c)   Anexos que sean necesarios.

d)    Planos correspondientes, elaborados en ambiente AUTOCAD y presentados según las exigencias de Serviu Región de Antofagasta.

e)    Respaldo en Cd de toda la información entregada en soporte papel.

10.12.2.- Informe Final y Respaldos de Proyecto Definitivo.

En la fecha prevista de la entrega de esta etapa, el consultor entregará a Serviu Región de Antofagasta un informe  pre final, que incluye la elaboración, resultados y conclusiones del trabajo desarrollado, el que será sometido al procedimiento de revisión y correcciones por la contraparte técnica del estudio.

Una vez subsanada las observaciones, el consultor deberá entregar el informe final corregido considerando las observaciones e indicaciones de la contraparte técnica en la etapa de corrección del informe pre-final. Se deberá entregar en 6 ejemplares, además de los originales de textos y planos y un respaldo del proyecto completo en disco compacto (DVD) o disco duro externo.

10.12.3.- Informe Ejecutivo y Maqueta Electrónica.

Del informe final se deberá realizar un informe ejecutivo, el que deberá contener una síntesis de los trabajos realizados y las principales conclusiones del mismo, considerando básicamente lo siguiente: análisis de situación actual, alternativas desarrolladas, elección y descripción de alternativa elegida, análisis económico, proyectos de servicios, presupuestos y planos representativos del estudio. De este informe ejecutivo se debe entregar 15 ejemplares y un respaldo del informe en un disco compacto (DVD). En dicho archivo se incluirá la maqueta virtual del diseño aprobado, conforme al punto 3.1.5, c.5) de las Bases Técnicas.

10.12.4.- Exposiciones.

El consultor deberá considerar realizar una exposición de cada informe presentado, a la contraparte técnica, lo que ocurrirá cuando el encargado del contrato del estudio, determine que el informe está en condiciones de ser sometido al análisis de los servicios de apoyo a la contraparte técnica. El lugar fecha y hora será consensuada con él Consultor, estimando en primera instancia que podrán ser en instalaciones de SERVIU o MINVU. En dichas reuniones podrán surgir observaciones, para lo cual se dará un plazo a los organismos para formularlas o serán recogidas en la misma exposición. Además deberá considerar una exposición una vez terminado el estudio a la Comisión de Infraestructura del Ministerio de Desarrollo Social  para la obtención de la recomendación o RS.

10.12.5.- Reuniones de Trabajo.

Con el objeto de avanzar lo más rápido posible en todas las actividades del proyecto, el consultor considerará que debe sostener reuniones de trabajo, periódicas, con profesionales del Departamento Técnico del Serviu Antofagasta y de la Secretaria Ministerial de Antofagasta de Vivienda y Urbanismo en las oficinas de dicho Departamento.

A dichas reuniones de trabajo asistirá obligatoriamente el jefe de proyecto por parte del adjudicatario y al menos el equipo profesional que tenga relación directa con los temas o actividades a tratar en cada una de las reuniones indicadas.

Serviu se reserva el derecho de solicitar y coordinar reuniones adicionales si lo estima necesario, en otro recinto y con diferentes participantes.

10.12.6.- Coordinaciones.

El Adjudicatario será el responsable de realizar las coordinaciones respectivas con los diversos organismos, con el fin de recopilar la información sobre infraestructura, recorridos y proyecciones de tránsito, MOP y sus Direcciones, u otros que necesite para la confección del proyecto.

Estas reuniones y/o coordinaciones deberán ser informadas al Encargado del Contrato de Serviu, vía correo electrónico.

10.12.7.- Aprobaciones.

El adjudicatario será el responsable de obtener las aprobaciones de todos los organismos correspondientes asociados a todas las especialidades desarrolladas en el presente estudio especialmente; Municipios, Concesionarios, Dirección de Puentes. DGA, DOH, SEREMI de Transporte, Empresas de Servicios, etc.

El ingreso de documentos y solicitudes a las empresas de servicios y organismo públicos será realizado por el consultor adjuntando copias por  oficio al Serviu  Región de Antofagasta.

Todo documento asociado al proyecto que sea recibido por el contratista de parte de dichas empresas u organismo públicos deberá ser entregado en original a Serviu a través del Encargado del Contrato ya sea en formato papel o vía correo electrónico, tan pronto sea recibido por el adjudicatario.

Las aprobaciones, ya sean oficios, planos, etc., deberán ser entregados al Encargado del Contrato de Serviu, en original y escaneados en formato PDF o similar.

El adjudicatario debe ser proactivo en este desarrollo, informando el avance mensual de su gestión y solicitando apoyo oportuno a Serviu, si lo requiriere.