La Ilustre Municipalidad de Colchane requiere disponer de un Convenio de Suministro. Con el objetivo de hacer más eficiente el proceso de compra de pasajes aéreos nacionales e internacionales para los Establecimientos Educacionales y para los profesionales del Departamento de Administración Educación Municipal de la comuna de Colchane.

            Esta especificación define los aspectos técnicos mínimos necesarios que se deben cumplir para el suministro y sus condiciones operativas. Además, de definir las condiciones del servicio y los requerimientos que los participantes deben considerar en la elaboración y presentación de su oferta técnica y económica.

            La presente licitación tiene como objetivo disponer de una empresa con contrato de aprovisionamiento por el periodo de 14 meses aproximadamente. El cual, tiene como objetivo la contratación de un servicio de gestión de viajes para la compra de pasajes aéreos nacionales e internacionales y compra de pasajes vía terrestre fuera de la comuna de Colchane, el cual será coordinado por el departamento de educación por la unidad de finanzas de la misma unidad técnica.

3.- PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUDES DE PASAJES Y OTROS.

El proveedor, entregara las cotizaciones solicitados por el Departamento de Educación de Colchane, mediante el siguiente procedimiento:

a)      Solicitud de entrega de 03 cotizaciones.

b)      Emisión y envió de orden de compra respectiva por el portal de compras públicas.

c)      Entrega de servicio y factura.

d)     Pago contra factura a 30 días.

4.- REQUISITOS

La prestación del servicio de gestión de viajes para la compra de pasajes aéreos nacionales e internacionales, será coordinada por la unidad de finanzas del Departamento de Educación. El servicio, deberá cumplir con cada uno de los requerimientos que a continuación se señalan, de lo contrario, la oferta será declarada inadmisible y no será evaluada.

4.1. Atención Personalizada:

a)      Un ejecutivo exclusivo: Disponible de manera permanente durante el horario hábil, quien en caso de ausencia, deberá reemplazarlo por una persona de similar experiencia e idoneidad técnica o profesional.

b)      Un Back Up: Es el profesional de reemplazo definido que podrá ejecutar las mismas funciones de la ejecutiva asignada en caso que la ejecutiva titular no este.

c)      Un Supervisor Monitor: Estará a cargo de monitoreo el trabajo del ejecutivo asignado a la cuenta, dando atención preferencial a los requerimientos específicos del Departamento de Educación.

Cualquier cambio definitivo del personal adjudicatario, referido en el párrafo anterior, derivado del término de su contrato, cambio de funciones u otra circunstancia similar, deberá ser comunicado con 05 días hábiles de anticipación a la Unidad Técnica. La designación del reemplazante deberá ser aprobada por la jefatura del Departamento de Educación, antes de que se materialice el cambio. Asimismo, la persona propuesta por el proveedor para el reemplazo, deberá mantener, como mínimo, similar idoneidad y experiencia para el cargo que la del personal a reemplazar. Los cambios temporales de personal, deberá ser comunicado al Departamento de Educación dentro de las 24 horas de su concurrencia.

5. COTIZACIÓN Y RESERVA

            El contratista deberá entregar a la unidad de finanzas, (3) cotizaciones las cuales, pueden ser más convenientes en término de costo y calidad, (Incluyendo una maleta de 23 Kilos y 08 de mano). Con el objetivo de evaluar la calidad de los vuelos que se cotizan, se tomara en cuenta el horario de los vuelos y la duración del mismo, de preferencia con ausencia de escalas o la menor duración de estas. El contratista deberá reservar la opción seleccionada por la Unidad Técnica.

5.1. Restricciones de cada alternativa:

Junto con cada cotización, el contratista debe informar a compras, acerca de todas las restricciones que aplican para cada ruta o destino, entre estas:

a)      Vacunas requeridas o recomendadas.

b)      Visas que se deben tramitar.

c)      Horas de escalas y tiempo de vuelo a la ida y regreso.

d)     Restricciones de cada pasaje, es decir, si permite cambios, devolución, multas, cantidad de kilos permitidos en equipaje o similares.

5.2. Retornar reservar en forma continua a pedido de la Unidad Técnica, de acuerdo a lo que se indica a continuación:

a) Se podrá retomar hasta 2 reservas.

b) Dar alerta oportuna a la Unidad Técnica, en caso que existan multas asociadas al hecho de retomar reservas.

5.3. Dar alerta oportuna antes del vencimiento de cada pasaje no volado, dentro de los plazos que contemplen las distintas líneas aéreas, y que deberán constar en los informes mensuales que se entreguen a la Unidad Técnica.

5.4. Informar en las cotizaciones que presenten a la Unidad Técnica, los descuentos correspondientes a compras en grandes volúmenes de personas.

5.5. Informes de gestión de pasajes.

            a) Informe mensual de los pasajes efectivamente utilizados en el periodo respectivo (Informe de gestión de pasajes)

5.6. Proveer de disponibilidad 24 horas de un sistema telefónico que permita a la Unidad Técnica, contactara los ejecutivos asignados exclusivamente al servicio, en caso de emergencia.

5.7. Horarios de la prestación de los servicios:

            La entidad adjudicataria deberá garantizar la prestación de los servicios estipulados en las presentes bases, las 24 horas del día, durante todos los días del año. Para efectos de las presentes bases, se entenderá como horario hábil el que trascurre de forma continua, de lunes a viernes, excepto festivos, entre las 08:00 y las 19:00 horas. Durante este horario, la atención deberá ser directa, mediante el ejecutivo de venta.

5.8. Tiempo de respuesta:

El adjudicatario deberá acusar recibo de la respectiva petición al encargado correspondiente, dentro de una hora hábil o corrida según corresponda, contada desde el  envio de la solicitud de itinerario.

5.9. Respuesta a la solicitud de Cotizaciones:

            El contratista deberá responder a los requerimientos de cotizaciones por parte de la Unidad Técnica, dentro del tiempo ofertado, pero en ningún caso esta podrá exceder de:

            La emisión de los pasajes será mediante sistema de ticket electrónico, dentro del plazo máximo de cuatro (4) horas hábiles o corridas según corresponden, desde la autorización de la emisión del boleto por parte de  la Unidad Técnica.

6. EMISIÓN Y ENTREGA DE LOS PASAJES REQUERIDOS:

            Los pasajes deberán ser puestos a disposición del encargado correspondiente, mediante el sistema de ticket electrónico, con copia al correo electrónico de compras (finanzasdaem@imcolchane.cl, jefedaem@imcolchane.cl ), dentro de un plazo máximo de cuatro (4) horas promedio según corresponda, contando desde la autorización de la emisión del pasaje.

            Serán de cargo del adjudicatario, todos los gastos por concepto de gestiones de emisión y entrega de pasajes.